Generalitat de Catalunya - Les EINES per …educacio.gencat.cat/documents/IPCAministracioElectron/...de la Societat de la Informació a les AA.PP. Catalanes 2001 Creació del Consorci

Les EINES per desenvolupar l’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA

La gestió documental

Sessions de formació obertes a usuaris

9 de novembre de 2019

2

Índex

1. Introducció2. El model corporatiu3. La gestió documental4. Aspectes organitzatius5. Torn obert de paraules

3

Canvis Organitzatius

1. Introducció. Concepte

• l’eficiència interna• la transparència• l’eficàcia pública• la qualitat en la prestació de serveis

• Inter-administratives • Amb ciutadans, empreses i

organitzacions• Intra-administratives

En les relacions:Millorar:

Un nou model: cap a l’administració electrònica

L’AE: modernització i transformació de les administracions

L’AE:una gran

oportunitatCanvis TIC

Canvis jurídics

Canvis culturals

empleats públics

Canvis en el tràmit: REPENSAR

Canvis en la manera de treballar: REORGANITZAR

Canvis en les eines a utilitzar: MODERNITZAR

4

1. Introducció. Antecedents del desplegament de l’AE a la Generalitat

2001Pacte per a la Promoció i Desenvolup. de la Societat de la Informació a les AA.PP. Catalanes

2001Creació del Consorci Administració Oberta de Catalunya (CAOC)

2003Portal CAT365

2007Llei 11/2007 d’accés electrònic als serveis públics

2008Inici PICA-Plataforma d'Integració i Col·laboració Administrativa

2009Decret56/2009Impuls dels mitjans electrònics

2010Llei 26/2010Règim Jurídic i Procediment de les Administracions Públiques Catalanes

2011OVT- Oficina Virtual de Tràmits

2011Inici FUEFinestreta Única Empresarial

2010Acord del Govern09/10/10Projecte d’obertura de

dades públiques de la Generalitat

2015Llei 39/2015 Procediment Administratiu ComúLlei 40/2015 de Règim jurídic del Sector Públic

2014Llei 19/2014Transparència, accés a la informació pública i bon govern

2010Llei 29/2010d’ús dels Mitjans Electrònics al Sector Públic de Catalunya

2003Portal EPOCA

2010Intranet/portal de

centres

2003AAPP Catalanes

Decret 232/2013 de 15 d'octubre, pel qual es crea la Seu electrònica.

2013Decret creació Seu electrònica

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa/?documentId=646293&action=fitxa

5

2. El model corporatiu català i aplicació al Departament

Pilars del model conceptual corporatiu

Es basa en una visió global de totes les AAPP catalanes. El Consorci d’Administració Oberta de Catalunya com

òrgan impulsor d’aquesta cooperació i col·laboració

ESTRATÈGIA: VISIÓ INTEGRADA DE PAÍS

Model tecnològic integrador basat en una arquitectura

corporativa d’eines comuns integrables als sistemes

d’informació dels departaments.

ARQUITECTURA TECNOLÒGICA INTEGRADORA

1

23 Model organitzatiu basat en una distribució de

competències en les funcions de desenvolupar

l’AE entre òrgans corporatius i òrgans

departamentals.

MODEL ORGANITZATIU DESCENTRALITZAT

6

2. El model corporatiu català

Aconseguir la millor solució per al conjunt de les administracions públiques catalanes amb una visió integrada de país.

MISSIÓCol·laborar amb les administracions públiques catalanes en l’adopció i desenvolupament de polítiques per a la millora dels serveis públics,

mitjançant el desenvolupament de serveis i eines pel nou model administració electrònica

1 Estratègia: visió integrada de país

i-ArxiuArxiu històric de documents electrònics

7

CTTI

2

Empleat Públic

Ciutadà

Empreses i intermediaris

Departament de Polítiques digitals i Administració pública

Direcció General d'Atenció Ciutadana

Oficina de Gestió Empresarial (OGE)Departament d’Empresa i Coneixement

Gestió DocumentalDepartament de Cultura

Departament de la Presidència

Oficina de Processos i Administració Electrònica

DEPARTAMENTS

Altres Adm.

Organització


Els òrgans corporatius donen les eines i les instruccions als departaments

CTTI: Centre de Telecomunicacions i Tecnologies de la Informació

8

Direcció de Serveis

Àrea TIC

Polítiques digitals i Adm.

pública (OPAE)

Arxiu Registre

Cultura

Servei d’immobles i

Serveis Generals

Gabinet Tècnic

Servei de Projectes

Estratègics i Transparència

Presidència (DGAC)

Servei de Difusió

OPAE: Oficina de Processos i Administració ElectrònicaOGE: Oficina de Gestió EmpresarialDGAC: Direcció General d'Atenció CiutadanaCTTI: Centre de Telecomunicacions i Tecnologies de la Informació

Servei de personal

Polítiques digitals i AP

(DG Funció Pública)

Servei d'Organització

SG de personal d’Administració

i Serveis

SG de Gestió Econòmica,

Contractació i Patrimoni

Presidència (DGAC)

Servei de gestió administrativa de

serveis i programes educatius

Polítiques digitals i AP

(CTTI)

Secretaria General

1. Introducció. El model corporatiu català (cont.)

9

Gestor documental Corporatiu

Arquitectura tecnològica corporativa

Eines transversals

Portals/webcorporatius de tramitació electrònica

GencatEACAT Canal empresa

PICA- Plataforma d’Integració i Col·laboració Administrativa

Interoperabilitat Tramitació Mòduls comuns

Aplicacions

ARESTA- Plataforma de gestió documental

Aplicacions Departaments

SAIPSol·licituds

transparència

TAISTramitador d’Ajudes i

Subvencions

ATRI

GEECGestor

electrònic expedients

contractació

GECATGestió

econòmica

Gestor de consultes

(CQS)

Portal de centres


Seguretat, Traçabilitat, Monitorització i Compliment LOPD

garanteix

TGTramitador

Genèric

10

2. El model corporatiu català: Procediment Administratiu

Certificats documents adjunts

Recollir documentació a diferents organismes

presentar-la físicamentCiutadàs’ha de

desplaçar

Ciutadà pot fer-ho

des de casa

Sol·licitud

Omplir manualment

Formulari Electrònic(pre-càrrega dades,

simplificació,...)

Informació interoperable no

és necessari adjuntar-la

Tramitació Expedients

Expedient electròniceCòpies

Arxiu definitiu

Arxiu Físic

Arxiu Electrònic

Administració en paper

Administració Electrònica

Informes

Valises

Comunicacions internes

Resolució

Notificació Presencial

Notificació Telemàtica

eSignatura

Registre d’entrada

Manual

Registre Telemàtic

(confirmació de recepció)eCòpies

Còpies compulses

iArxiu

SAIP: Sol·licituds d’Accés a la Informació Pública

Gestió documental

11

3. La gestió documentalLa vida d’un document

L’Administració va realitzant les actuacions

relacionades amb un procediment

administratiu i en va deixant constància

documental als expedients. La

tramitació clou amb la resolució definitiva de

l’expedient.

Document que ha finalitzat la fase de tramitació, el procediment al que fa

referència està tancat però cal conservar. La unitat de gestió el transfereix a l’arxiu central del

Departament (en el cas dels centres s’ha acordat que es transfereix als

arxius comarcals), seguint els codis de classificació establerts.

Document que cal conservar segons s’hagi definit per les Taules d’Accés i

Avaluació Documental

Document que s’ha valorat de conservació permanent, i que l’arxiu

central transfereix a l’arxiu històric.

Fase de Tramitació Fase de Vigència Fase de conservació permanent

La gestió documental comença des de l’inici de creació del document

EXPEDIENT OBERT EXPEDIENT TANCAT

12

3. La gestió documentalConceptes generals

01 Gestió documental en paper

02 Document electrònic

Document tradicional= forma fixa

El document electrònic ja no és només una forma fixa de

document sinó que també poden ser dades relacionades.

Tots els documents signats electrònicament són documents

originals en format electrònic que s’han d’arxivar seguint el

mateix procediment i criteris que els documents en paper.

La gestió documental suposa classificar, ordenar i descriure la

documentació producte de les tasques de la unitat administrativa

corresponent, d’acord amb els quadres de classificació dels documents de

gestió i d’explotació, i altres elements del sistema general de gestió de la documentació administrativa que li

siguin d’aplicació

13

3. La gestió documental

Totes les unitats

Les persones interlocutores

de l’arxiu

Documents definitius

Quan? Com fer-ho?Qui

Unitats de xarxa (quan la documentació no està vinculada amb un aplicatiu que incorpori un repositori documental)

Gestor documental, només a través d’una aplicació

Seguir mateixes pautes i criteris documentació en paper

14

• Determina les condicions tècniques i organitzatives de classificació funcional, seguretat i disposició de documents des de l’inici del procediment administratiu fins la conservació i transformació (art. 6.2.7.3. còpies autèntiques)

Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu Ordre CLT/172/2014

3. La gestió documentalNormativa

• Modifica la llei 10/2001 d’arxius i documents per adaptar-la al nou marc legal de transparència i accés a la informació pública (totes les administracions públiques han de disposar d’un únic sistema de gestió documental que garanteixi el tractament correcte dels documents en les fases activa, semiactiva i inactiva i que permeti complir amb les obligacions de transparència).

Llei 20/2015 de MODIFICACIÓ de la llei 10/2001, d’arxius i documents

• L’objecte d’aquesta Llei és impulsar la gestió i garantir la preservació de la documentació de Catalunya, tant pública com privada, d’acord amb els seus valors, per a posar-la al servei dels interessos generals; establir els drets i deures dels qui en són titulars, i també dels ciutadans en relació amb l’esmentada documentació, i regular el Sistema d’Arxius de Catalunya.

Llei 10/2001 d’arxius i documents

15

3. La gestió documentalNormativa

Article 17: arxiu de documents1. Cada Administració ha de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents electrònics que corresponguin a procediments finalitzats, en els termes que estableixi la normativa reguladora aplicable.2. Els documents electrònics s'han de conservar en un format que permeti garantir l'autenticitat, la integritat i la conservació del document, així com la seva consulta independentment del temps transcorregut des que es va emetre.

Llei 39/2015 del procediment administratiu comú de les administracions públiques

24.4. Per a fer efectiu el dret a l’ús dels mitjans electrònics les administracions públiques han de garantir un sistema de gestió i conservació dels documents electrònics que formen part d’un expedient i que afecten els drets i els interessos dels ciutadans.

LLEI 26/2010 de règim jurídic i de procediment de les administracionspúbliques de Catalunya.

16

3. La gestió documentalConceptes generals

Document electrònic: informació de qualsevol natura en forma electrònica, arxivada en suport electrònic segons un format determinat i susceptible d’identificació i tractament diferenciats

És tota expressió en llenguatge oral, escrit, d’imatges o de sons, natural o codificat, recollida en qualsevol mena de suport material, i qualsevol altra expressió gràfica que constitueixi un testimoni de les funcions i les activitats socials de l’home i dels grups humans, amb exclusió de les obres d’investigació o de creació

Document

Grup de documents, organitzats de tal manera que formin una unitat coherent i rellevant en termes de les activitats conduïdes per la Generalitat. Un expedient és fruit d’una cadena d’accions documentades, accions que se succeeixen en el temps i s’encadenen per una relació de causa-efecte fins que s’arriba a una acció resolutòria o de finalització. Un expedient no és una simple carpeta, no és un simple contenidor de documents: l’expedient és la unitat bàsica de gestió.

Expedient

Expedient electrònic: és el conjunt de documents electrònics corresponents a un procediment administratiu independentment del tipus d’informació que continguin.

17


Quins documents cal arxivar: Tipologia de documents, recomanacions generals i conceptes que cal tenir en compte

Eines per a la gestió documental: Informació sobre el gestor documental corporatiu

AB

C

Com arxivar documents electrònics a la xarxa: Procediment per gestionar i arxivar els documents administratius en format electrònic

Com fer-ho?

18

3. La gestió documentalA

LA DOCUMENTACIÓ HA DE SER ORIGINAL I DEFINITIVA:

• Documents signats amb signatura electrònica i que, per tant, són els documentsoriginals. Aquesta signatura electrònica ha de ser amb certificat digital per ser reconegudaamb la mateixa validesa que la signatura en paper.

• Documents/arxius/dades electrònics definitius que no són necessàriament documentssignats, però que acompanyen els documents signats i que són necessaris en el procedimentadministratiu.

A. Quins documents cal arxivar (I)

Cal arxivar la documentació de la mateixa manera i amb els mateixos criteris que la documentació en paper. El document electrònic l’ha d’arxivar la unitat que gestiona i és responsable de l’expedient.

Exemple : La documentació d’un expedient on intervenen moltes unitats en la seva elaboració, quiel gestiona i qui té l’expedient sencer és qui l’ha de guardar. Un document que ha estat signat per un superior jeràrquic, una Subdirecció i que el gestiona un Servei depenent, qui l’ha d’arxivar és la unitat que el gestiona i no la unitat superior que el signa.

19


RECOMANACIONS GENERALS

• S’ha d’arxivar l’ofici (anomenat justificant en el servei de l'eValisa o qualsevol altre) amb ladocumentació annexa sota el mateix concepte.

• No s’han de guardar els documents que no són definitius, els esborranys i els documentsde treball que s’han fet servir per preparar aquells documents definitius. Aquests documentss’han d’arxivar, si així es considera, en una altra unitat de xarxa.

• Cal arxivar de forma conjunta les entrades i sortides relacionades amb el mateixprocediment, d’aquesta manera es tindrà tot el procés arxivat sota el mateix concepte.

A

A. Quins documents cal arxivar (II)

20


B

Fins que no disposem d’aplicació informàtica per a la gestió del procediment la gestió delsdocuments electrònics que generem s’ha d’arxivar a la UNITAT DE XARXA que té cadaunitat administrativa.

Els passos a seguir són:

01

02

03

Assegurar-se que es tracta d'un document original

Etiquetar el document electrònic

Arxivar el document a la xarxa

B. Com arxivar documents a la xarxa (que no estan integrats en una aplicació)

21


B

Només s'han d’arxivar els documents electrònics que són documents originals (és a dir,que estan signats electrònicament) o bé els documents definitius que acompanyen elsoriginals.Exemples

01

01

Cal assegurar-se que es tracta d'un document original

• Document PDF anomenat "Justificant_E_9032_xxxxx_2016_S_9032_xxxxx_2016." que

genera la valisa electrònica i que està signat amb un certificat digital de la mateixa

aplicació.

• Document PDF signat electrònicament amb un certificat personal.

• Document PDF dels serveis d'EACAT

• Document PDF anomenat "justificant" que genera l'eNOTUM (servei de notificacions

electròniques).

B. Com arxivar documents electrònics a la xarxa

22


B02

02 Etiquetatge del document electrònic

Podem optar per:• Deixar el nom que dóna per defecte l’eina informàtica (per exemple el nom de

“Justificant_E_9032_xxxxx_2018_S_9032_xxxxx_2018.” que crea eValisa)

• Podem canviar-lo per un altre que l’identifiqui de forma clara (opció recomanada). Les

tipologies de documents es podem, si escau, abreujar per no fer tan llarg el nom del document.

Sigui quina sigui l’opció triada:

• Ha de tenir la data d’entrada del document.

• Podem separar les diferents paraules amb un guió baix.(és uma convenció)

• No farem servir ni articles, ni preposicions, ni conjuncions, ni altres partícules

• No farem servir ni accents, ni símbols, ni caràcters especials com &,%,...


23


B02

Una Acta del Consell Escolar de l’Institut Arraona de Sabadell que rep la Secció de Centres Docents dels Serveis Territorials del Vallès Occidental tindria aquest nom:

20190211_ acta_cons_escolar_Arraona

ON: 20190211: data d’entrada, 11 de febrer de 2019Acta cons escolar Arraona: nom del document (acta del consell escolar de I'Institut Arraona)

Exemples d’etiquetatge:

Exemple 1:

Un informe sobre retribucions complementàries dels Serveis Territorials del Vallès Occidental que rep el Servei de Personal d’Administració i Serveis tindria aquest nom:

20190211_ informe_retrib_complem

ON: 20150210: data d’entrada, 11 de febrer de 2019Informe retrib_complem: nom del document (informe sobre retribucions complementàries)

Exemple 2:

24


B02

Etiquetatge del document electrònic:

CODIFICACIÓ DELS TIPUS DE DOCUMENTS

El nom del document ha de contenir la informació descriptiva suficient per identificar-lo fàcilment. Podem fer servir les tipologies de documents abreviades quan així ho indiqui l’Arxiu central.

Exemples:

ACO: Acord DILG: Diligència MAN: Manual ACT: Acta EDC: Edicte MEM: MemòriaADD: Addenda ESTD: Estadística NOM: Nomenament ANX: Annex EST: Estudi NOT: NotificacióCER: Certificat INF: Informe OFI: Ofici COM: Comunicat INST: Instancia REC: RecursCONT: Contracte INTR: Instrucció REG: RegistreCONV: Conveni JUST: Justificant REGL: ReglamentDEN: Denúncia LLIC: Llicència RES: Resolució

Per fer ús de qualsevol abreviatura nova us heu de posar en contacte amb l’Arxiu central

25

Recomanacions bàsiques


B

03

• Cal guardar el document en una carpeta que alhora formi part d’una altra

carpeta fins que es formi l’arbre de carpetes necessari per gestionar la

documentació.

• Es recomana separar la documentació per anys o cursos, per així adequar-la a

les instruccions de transferència de la documentació a l’Arxiu central del

Departament.• Cal crear un arbre de carpetes i subcarpetes que identifiqui cada expedient i que

englobi una determinada tipologia documental. En aquest sentit, és obligatoriindicar:

• El codi de procedència de la unitat que es pot trobar en el Pla d’arxiu que técada unitat

• El codi de la sèrie documental seguint els Quadres de Classificació delsdocuments de Gestió (G) o d’Explotació (Y) del Departament.

03 Arxivar el document a la xarxa


26


B

03

Aquestes carpetes han de seguir el procediment de nivell de concreció següent:

Identificador de la unitat que arxiva la documentació1. Primer nivell:Crear una carpeta amb el codi numèric SAC de la unitat administrativa on es treballa.

Identificador de la sèrie documental2. Segon nivell:Crear una subcarpeta on es reprodueix l’estructura del Quadre de classificació per funcions i activitats: codis dels documents de gestió (G) o d’explotació (Y) amb indicació del nou codi de sèrie documental per àmbits.

Identificador de l’expedient3. Tercer nivell:Crear una altra subcarpeta per identificar l’expedient. En aquesta subcarpeta cal posar l’any o curs de creació de l’expedient, acompanyat d’un codi alfanumèric. Les diferents paraules del codi de l’expedient s’han de separar amb un guió baix. Tampoc no s’han de posar accents ni signes especials.

Identificador del document4. Quart nivell:Correspon al nivell de document on apareixeran els diferents documents que formen part d’aquest expedient o carpeta, amb indicació de la data d’entrada del document i del nom que l’identifica. Les diferents paraules s’han de separar amb un guió baix.

27

Exemple 1:


B

NIVELLS DE CONCRECIÓ DE L’ARXIVAMENT DE LA DOCUMENTACIÓ

Exemples:

1670 UNITAT PRODUCTORAY0248_Gestio_consell_centre_educatiu_ED00228 SÈRIE

2019_08024765 EXPEDIENT20190211_acta_cons_escolar_Arraona DOCUMENT

On: 1670 és el codi SAC que identifica la unitat que arxiva la documentació. Entre parèntesi, el codi donat per l’Arxiu Central (1406). Cada unitat té un codi diferent.Y0248_Gestio_consell_centre_educatiu_ED00228 identifica la sèrie documental de la documentació que es vol arxivar201_08024765 Identifica l’expedient que conté els documents que es volen arxivar amb indicació de l’any o curs.20190211_acta_cons_escolar_Arraona identifica el document. La identificació del document té primerament la data i desprès el nom del document

Qualsevol altre document referent al consell escolar de l’Institut Arraona s’hauria d’identificar en aquesta darrera carpeta amb la data d’entrada i el tema.

Exemple :20181210_relacio_membres20190109_reclamacio_obres

03

28

Exemple 2:


B

NIVELLS DE CONCRECIÓ DE L’ARXIVAMENT DE LA DOCUMENTACIÓ

Exemples:

03

18172 UNITAT PRODUCTORAG0418_Confeccio_nomina_OR00123 SÈRIE

2019_Valles_Occidental_retrib_complem EXPEDIENT20150211_informe_retrib_complem DOCUMENT

On: 18172 és el Codi SAC que identifica la unitat que arxiva la documentació per a la integració a ARESTA. Cada unitat té un codi diferent.G0418_Confeccio_nomina_OR00123 identifica la sèrie documental de la documentació que es vol arxivar.2019_Valles_Occidental_retrib_complem Identifica l’expedient que conté els documents que es volen arxivar amb indicació de l’any o curs.20190211_informe_retrib_complem. identifica el document. La identificació del document té primerament la data i desprès el nom del document.

Qualsevol altre document referent al consell escolar de l’Institut Arraona s’hauria d’identificar en aquesta darrera carpeta amb la data d’entrada i el tema.

Exemple: 20190202_relacio_perceptors20190212_reclamacio_triennis

29


B

03

COM CERCAR LA DOCUMENTACIÓ A LA UNITAT DE XARXA

La documentació es pot cercar per:

• Codi SAC de procedència o d’unitat (exemple: 1670)

• Codi de document del Quadre de classificació dels documents de gestió (G)o d’explotació (Y)

• Any o curs de l’expedient (2019, 2018-2019)

• Data d’entrada del document (20190211)

30


B02

Eliminació dels documents electrònics:

• Tant la documentació en paper com la documentació electrònica es regeixen per les

mateixes pautes en el moment de l’avaluació i tria, és a dir, en el moment de saber si es

pot o no eliminar.

• Qualsevol destrucció de documentació definitiva per part dels arxius de gestió, s’ha de

comunicar prèviament a l'Arxiu central per a que doni el seu vist i plau, i pugui ser

controlada mitjançant el llibre de registre de control de destrucció de documents.

• Documents que es poden eliminar sense comunicació prèvia a l’arxiu central:

- còpies

- versions no definitives que identificarem amb v1, v2 ...

- documents de treball per a elaborar l’expedient

• Documentació que no es pot eliminar sense comunicació prèvia a l’arxiu central:

- documents electrònics definitius

31


B02

Eliminació dels documents en paper que passen a format electrònic:

L’eliminació dels documents originals en paper que hagin estat digitalitzats de forma segura, amb validesa d’originals o substituïts per altres suports, s’ha de dur a terme aplicant les condicions i procediments previstos a:

• L’Acord 1/2010 de la CNAADT sobre les condicions de substitució de documents en suport físic per còpies electròniques de documents amb validesa d'originals.

• L’article 11.4 del Decret 13/2008 d’accés, avaluació i tria de documents.

ELS DOCUMENTS ORIGINALS EN PAPER UN COP S’HAGIN DIGITALITZAT DE FORMA SEGURA NOMÉS ES PODRAN DESTRUIR SEMPRE SOTA SUPERVISIÓ PRÈVIA DE L’ARXIU CENTRAL.

Abans de procedir a la seva destrucció les unitats administratives s’han de posar en contacte amb l’arxiu per a rebre les instruccions oportunes.

32


B02

L’Expedient híbrid:

• Els expedients híbrids són aquells que contenen documents que s’han tramitat en

suport paper i en suport electrònic.

• Aquest format d’expedient continuarà vigent mentre no s’implanti de forma definitiva

l’administració electrònica.

• Durant la convivència i per tal que no es perdi la integritat de l’expedient, s’ha de

vincular les dues parts de la documentació amb la mateixa codificació d’expedient.

• S’ha d’indicar a la portada de la carpeta de la documentació en paper que aquest

expedient té una part de la documentació en format electrònic: EXPEDIENT HÍBRID

33


B02

Transferència de la documentació electrònica de les unitats de xarxaa l’arxiu central:

• La documentació electrònica, que les diferents unitats productores van entrant a les

unitats de xarxa, NO ES TRANSFERIRÀ a l’Arxiu central del Departament.

• Ja es comunicarà el protocol a seguir quan es puguin transferir aquestes dades.

• El fet que no es transfereixi la documentació no vol dir que no es guardi la

informació amb les condicions marcades pel protocol de conservació dels

documents electrònics.

• Quan un expedient es tanca, els usuaris no s’han de preocupar per futurs canvis de

format, ni de la llegibilitat de la informació, etc., tots aquests procediments es fan

de forma automàtica.

34

Exemple de concreció de l’arxivament de la documentació en UNITATS DE XARXA


35


Primer nivell: Identificador de la unitat que arxiva la documentacióCrear una carpeta amb el codi numèric SAC i el nom de la unitat administrativa on es treballa (codi de procedència que té la unitat).

Segon nivell: Identificador de la sèrie documentalCrear una subcarpeta on es reprodueix l’estructura del Quadre de classificació per funcions i activitats: codis dels documents de gestió (G) o d’explotació (Y).

36


Tercer nivell:

Identificador de l’expedientCrear una altra subcarpeta per identificar l’expedient. En aquesta subcarpeta cal posar l’any o curs acompanyat d’un codi alfanumèric.

37


Quart nivell:

Identificador del document

Correspon al nivell de document on apareixeran els diferents documents que formen part d’aquest expedient o carpeta, amb indicació de la data d’entrada del document i del nom que l’identifica.

38


Exemple de com organitzar l’arxiu de documents a la xarxa

39


C

TramitadorGenèric

Sistemes d’informació departamentals

Arxius electrònics i tramitació administrativa (ARESTA)

Serveis de gestió documental en fase tramitació

Tancament i foliat

d’expedients

Plataforma de Serveis de Gestió Documental (PSGD)

Quadre classificació funcional

Quadre de tipus documental

Esquema de metadades

Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu

Fase de Tramitació Fase de Vigència

Garanteix el tractament homogeni de la documentació

No cal preocupar-se pels canvis de versió, pels canvis d’infraestructura, caducitat de signatures o per l’adaptació a qualsevol normativaque afecti a la GD.

C. Eines per a la gestió documental

Caldrà definir: SÈRIE, EXPEDIENT I DOCUMENT

40


C

Què és?

És una aplicació de gestió d’expedients que permet enregistrar, emmagatzemar i tractar entrades d’informació i la documentació associada a la gestió interna.Cal configurar-la per cada tipus d’expedient

Solució corporativa i transversal

Aplicació integrada a eines d’Administració Electrònica

Per a qui?

Per a la gestió d’expedients del ciutadà

Casos d’aplicació d’una adaptació del TG

Tramitador d’Ajudes i

Subvencions

TAISSol·licituds

transparència

SAIP

C. Eines per a la gestió documental: el tramitador genèric

C

41

El Protocol de GD i arxiu implica un canvi organitzatiu– La gestió documental es realitza des de l’inici en la configuració del tràmit– Nou rol de la figura de l’arxiver

GRUPDETREBALL

MULTIDISCIPLINARI

Quèfa?

4. Aspectes organitzatius

Creació del Grup de Treball Multidisciplinari (GTM)

• Vetlla per l’aplicació de les directrius i l’ús delsinstruments tècnics de gestió documentalestablerts en aquest protocol, incloent-hi elssistemes d’informació ja existents i la sevaadaptació.

• Assessora les unitats promotores de projectesque incloguin la gestió de documents electrònicso la gestió de documentació amb expedientshíbrids, per tal que la seva formulació compleixiles directrius del protocol.

• Estudia les metadades (dades que identifiquenun document electrònic) a informar per a ladocumentació generada en cadascun delsprocessos.

42

RESOLUCIÓ de 24 de novembre de 2016, per la qual es crea el grup de treball multidisciplinari de gestió documental del Departament d’Ensenyament de la Generalitat de Catalunya (en compliment de l’Ordre CLT/172/2014)

Servei Organització

Gestió documental i

arxiuÀrea TIC

Agenda

Creació del Grup de Treball Multidisciplinari

Establir criteris i actuacions en la gestiódocumental

T R A N S V E R S A L I T A T


Caldrà la implicació de les unitatsgestores, que són les que coneixen elprocediment

43


Agenda

Organitzar, sota el primer nivell de concreció, una estructura a la xarxaper emmagatzemar els documents electrònics d’acord amb els criterisd’arxiu

Utilitzar el gestor documental corporatiu, per part de l’àrea TIC:• Integració de la nostra aplicació de gestió• Utilitzar el Tramitador genèric

S’està creant una unitat de xarxa a cada unitat administrativa amb elprimer nivell de concreció que identifica la unitat gestora

44


Tota la informació la trobareu a la INTRANET

45


INTERLOCUTOR de la vostra unitat

INTRANETPORTAL DE CENTRES

• Referent d’arxiu de la seva unitat (Usuari SIGEDA)• Responsable de l’Arxiu central administratiu:

[email protected]

Servei d’Organització: [email protected]

USUARIS

46

4. Torn obert de paraula

Gràcies per la vostra atenció[email protected]