Gerencia de Costos- 2013 - V1

7/26/2019 Gerencia de Costos- 2013 - V1

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Material de propiedad de Jalime Elhadem M. PMP.

Gerencia de ProyectosSobre la Base Metodolgica del

PMBOK versin 5

Project Management Institute


CONTEXTO DE LOSPROCESOS DE PLANEACION

Ref : Project Management Institute PMBOK Pag 61

Ubicacin de los procesos dePlaneacin dentro del Mapa deprocesos propuesto por PMI ensu estndar Project ManagementBody of Knowledge PMBOK

V5

Gerencia de Costos


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GERENCIA DE COSTOSGrupo deProceso

Nombre del proceso Principal Salida

Planeacin

Plan de gestin de Costos Plan de Gestin de losCostos

Estimar CostosEstimados de costo de lasactividades

Actualizacin al Plan deGestin de Costos

Determinar el PresupuestoLnea base del Costo

Requerimientos definanciacin

Monitoreoy Control Control de Costos

Lnea Base del Costo(Actualizada)Mediciones deRendimiento

Proyecciones de Costos


GERENCIA DE COSTOS


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PLAN DE GESTION DE COSTOS Es el proceso que establece las polticas, procedimientos y

documentacin para planear, gastar y controlar los costos del proyecto.El beneficio de este proceso es que provee una gua y direccin de cmolos costos del proyecto pueden ser manejados a travs del proyecto.

Un plan de gestin de costos busca apoyar la definicin de condicionescomo:

Nivel de precisin / Umbral de Control Rubros y elementos Clasificacin de los costos Unidades de medida. Enlaces con los procedimientos de la organizacin. Reglas de valor ganado y Formatos de informe. Proceso gua disponible.


ENTRADAS1. Plan de gestin del

Proyecto2. Project Charter

3. Factores ambientales dela Organizacin4. Activos de los procesos

organizacionales

HERRAMIENTAS1.Juicio experto

2.Tecnicas analticas3. Reuniones

SALIDAS1. Plan de Gestin del

Costo

Plan de Gestin del Proyecto


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Plan de Gestin del ProyectoProject Charter. Provee un presupuesto global aprobadoy en trminos de qu nivel de precisin fue aprobado.

Factores ambientales de la organizacin. Condiciones de Mercadeo Informacin de Publicidad comercial.

Procesos activos de la organizacin. Estructura de la organizacin que puede influir en

los costos las polticas de estimacin de costos Tarifas por ciudad o territorio, Sistemas de Informacin las plantillas de estimacin de costos la informacin histrica las lecciones aprendidas


Juicio Experto Tcnicas analticas. Puede involucrar opciones paraadministrar los fondos del proyecto, maneras tambin definanciar el proyecto ( hacer, comprar, rentar, leasing).Estas decisiones pueden afectar en proyecto en trminosde alcance, tiempo y riesgos. En trminos financieros laspolticas de la organizacin contemplan tcnicasfinancieras que se emplean para demostrar el punto deretorno de la inversin, su periodo de repago, tasa internade retorno, valor presente neto, etc.Reuniones. Los equipos pueden sostener reuniones paradesarrollar el plan de gestin de los costos para elproyecto, estas reuniones debern asistir los stakeholdersque tengan injerencia en el tema de costos y desde luegoel sponsor.


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Plan de gestin de los Costos del proyecto. Documento quedescribe cmo los costos del proyecto sern planeados,estructurados y controlados.

Contiene lo siguiente:o Unidades de medidao Nivel de precisin : nivel de redondeo del costo de la

unidad, por debajo o por encimao Nivel de exactitud. Rango permitido de ( +,- 10%)

aplicable a reserva incluyendo la de contingencia.o Enlaces a los procesos de la organizacin. Enlace de

control con las cuentas de control de la WBS.o Umbrales de control. Nivel de desviacin permitido,

aplicable un % permitido sobre la lnea base.o Reglas y medidas de rendimiento ( EVM).o Formatos para informes.o Descripcin de los procesoso Informacin adicional

SALIDAS


Nombre delEstimado

Grupo de Procesos Rango - Tolerancia

Order of magnitud INICIO -25% to +75%Budget PLANEACION -10% to +25%

Definitive PLANEACION -5% to +10%

Tabla de precisin de estimados / umbrales de control.

PLAN DE GESTION DE COSTOS


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Tabla de precisin de estimados / umbrales de control.Rango de Costos.

Tolerancias.

Rough. Order ofmagnitud

Estimate +/-50%

Definitive(or control)

Estimate- 5%,+10%

BudgetEstimate

-10%,+25%

IP

E

S

PLAN DE GESTION DE COSTOS


Este proceso implica desarrollar una aproximacin delos costos que tendrn los recursos necesarios paracompletar cada una de las actividades delcronograma .

Debe considerarse que pueden haber algunasvariaciones en los costos y sus estimados a razn de lainclusin del costo de los Riesgos, debe recordar queel cronograma como los recursos influyennotablemente en los costos y viceversa.

ESTIMAR COSTOS


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Las polticas de la organizacin fijan lineamientos para estimar ydeterminar el presupuesto , al nivel de detalle requerido siempre ycuando se tenga la informacin actualizada; tambin define el nivel deprecisin requerida y especifica los rubros representativos. Hay quetener en cuenta que de acuerdo a esto se define la exactitud delpresupuesto.

Se debe conocer el Cmo se determina la precisin del precio y elumbral de desviacin permitido por desfases e incumplimientos. ( Costopara una organizacin).

Tambin se debe tener en cuenta que la organizacin puede determinarcuales recursos y rubros se estiman y se asignan a proyectos, para luegohacer la distribucin, que ya es un tema contable.

ESTIMAR COSTOS


Proceso en donde se estiman los costos de cada actividad, este paso se llamaestimacin , luego, se determinar el PRESUPUESTO.( Budget).

Todo el trabajo que debe ser estimado, puede incluir:Costo de los recursos para las actividades del cronograma o costo por paquetes de

trabajo reportados por las reas funcionalesCosto de las actividades de gerencia del proyecto ( alcance de Proyecto)Costos Directos e Indirectos ( Fijos y Variables)

Costos por fuera del cronograma ( horas extras, taxis, representacion,etc)Costos para conferir Recompensas / reconocimientos, cuando apliqueCostos del Personal por NominaCosto del esfuerzo en Calidad (costo de conformidad)Costos generados de actividades de contingencia de Riesgos y otras respuestasCostos por Licencias, importaciones, timbres, plizas, garantas

NO OLVIDE CALCULAR LA UTILIDAD COMO LO INDIQUE SUEMPRESA

ESTIMAR COSTOS


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Algunos rubros de ejemplo en los proyectos

CONCEPTO DE RUBROSClase (

Dir/Indir)Tipo ( Fijo /

Var) VALORCarga al

proyecto (S/N)

rea quereporta el

costoPeriodo de

reporteMano de Obra del recurso PropioMano de Obra de recurso TemporalCapacitacin al recursoRecurso Infraestructura fsicaUso de equipos logsticos de la organizacinUso por alquiler de equiposServicios de LuzServicio de aguaServicio de cafeteraAdministracin del Proyecto ( GP)Administracin de Pagos, Proveedores, ComprasCosto de servicio de trabajo por reaCostos de PublicidadRecurso de maquinaria PesadaRecurso de equipos de tecnologaRecursos de centro de computoServicio de respaldo a la informacinServicio de contingencia en maquinasServicio de Administracin PMOGastos de Viaje - ViticosGastos de Viaje - PasajesGastos de Viaje - Transporte y alojamientoGastos de Seguridad fsicaCosto por uso de s alas de juntasUso de parqueaderosHoras extras ( disponible)

AlimentacinTaxisPago a proveedoresPapeleraFotocopiadora, Fax ew impresionesRecursos Logsticos ( Puesto de trabajo)Gastos de representacinLicenciamiento de uso para el equipoLicencias de SoftwareTramites y permisos


AL ESTIMAR COSTOS DETALLADAMENTE o A NIVEL DEW.P o de Cuentas de Control:Encontramos el Costo de cada ACTIVIDAD esto es til para Encontramos el Costo de cada WORK PACKAGE esto es til para Encontramos el Costos de cada CUENTA DE CONTROL o ENTREGABLE o FASEdel proyecto esto es til para Y luego, ya se tendra el costo del trabajo del proyecto mas NO AUN el costodel PRESUPUESTO


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ENTRADAS1. Plan de gestin del Costo2. Plan de Recurso Humano3. Linea base del Alcance

4.Cronograma del Proyecto5.Registro de Riesgos

6.Factores ambientales de laempresa

7. Procesos activos de la

Organizacin

HERRAMIENTAS1.Juicio experto

2.Estimacin anloga3.Estimacin paramtrica4.Estimacin Bottom-up5.Estimacin de 3 puntos

6.Analisis de Reserva7.Costo de Calidad

8.Software de estimacinen gerencia de proyectos

9.Analisis de propuesta de

proveedores10.Tecnicas grupales para la

toma de decisiones

SALIDAS1.Estimados de costos de

las actividades2.Base de estimados3.Documentos del

Proyecto actualizados

ESTIMAR COSTOS


Plan de gestin del CostoPlan de Recurso Humano. Condiciones de reconocimiento ytarifas de personal, salarios, prestaciones, etc.Lnea Base del Alcance.

Declaracin de alcance. WBS ( Estructura de Trabajo) Diccionario WBS

Cronograma del proyecto.Registro de Riesgos: Costos asociados a las actividades paramitigar exposicin.

Factores ambientales de la organizacin. Condiciones de Mercadeo Informacin de Publicidad comercial.

Procesos activos de la organizacin. las polticas de estimacin de costos las plantillas de estimacin de costos la informacin histrica las lecciones aprendidas


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Juicio Experto Estimacin anloga. Estimacin paramtrica.

Estimacin bottom-up.Estimacin de 3 puntos

Mas Probable(Cm) Optimista(Co) Pesimista(Cp)

CE = Co + 4Cm + Cp

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Anlisis de reservas. Estimaciones que se hacen para pagaro cubrir lo relacionado con los Riesgos.

Costo de la Calidad. Estimaciones asociadas con factores oexigencias de Calidad.

Software de gerencia de proyectos.Anlisis de propuestas de proveedores.

Tcnicas grupales para la toma de decisiones. Lluvia deideas, delphi, tcnicas nominales.


Estimacin de costos de cada actividad .

Base de Estimaciones. Informacin de respaldo o desoporte de esos estimados .


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Implicasumar los costos estimados de cada una de lasactividades del cronograma, agregarlos y mostrarlospor paquetes de trabajo y as ir estableciendo unalnea base de costo con los componentes quepermitirn establecer el costo total del presupuesto

Incluir las reservas de riesgos y obtener entonces, lalnea base del Proyecto sobre la cual luego se medirel rendimiento del proyecto cuando est en ejecucin.

DETERMINAR PRESUPUESTO


El Truco es no olvidar identificar RIESGOS paraafinar as tanto el Alcance, Tiempo y Costo del

proyecto, estableciendo una relacin Beneficio Costo frente al costo del proyecto y de las

reservas de contingencia.

Anlisis de Riesgos sobre el trabajo del proyecto

Refinamiento al Alcance,Lo complementa. Refinamiento al Tiempo,

Incrementa la realidady su precisin

Incrementa el costo deltrabajo del proyecto, pero,reduce la exposicin a riesgodisminuyendo la reserva.


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ENTRADAS1.Plan de gestin de costos

2. Lnea base del alcance3. Estimados de costos de las

actividades4.Base de estimados

5.Cronograma del proyecto6. Calendario de los recursos

7.Registro de Riesgos8.Contratos

9. Procesos activos de laOrganizacin

HERRAMIENTAS1.Bottom-up

2.Analisis de Reserva3.Juicio experto

4.Informacin histrica yhechos histricos

5.Conciliacin del limitede financiacin

SALIDAS1.Linea base del Costo2. Requerimientos de

financiacin3.Documentos del

Proyecto actualizados

DETERMINAR EL PRESUPUESTO


El Budget es simplemente unacompilacin de los costosestimados individuales.

Encontrar la lnea base del costoes la referencia para la medida derendimiento del proyecto.

El siguiente paso sera agregarlas reservas de riesgosdesconocidos

La lnea base del costo contienela reserva de contingencia y elPresupuesto contiene la reservade gerencia.

DETERMINAR PRESUPUESTO


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PV

BAC

Planned Value

Budget at Completion

Curva S Curva de Costo deTrabajo del proyecto

Una vez se tienen la curva del presupuesto aprobado, tesorera o caja debeprogramar las fechas o los hitos de pago de Egresos ( a los proveedores) y debenmanejarlos con base en los flujos de ingreso que va a tener el proyecto.

Programacin de Egresos

Programacin de Ingresos

Conciliacion de Flujos

Reserva Gerencial


Plan de Gestin de Costos Lnea base de Alcance.

WBS Diccionario del WBS. Desglose de trabajo

Estimacin de costos de cada ActividadInformacin de soporte de esos costos.Cronograma del proyecto. Los tiempos o la exposicin deuna tarea en el tiempo puede incrementar el costo de lamisma.

Calendarios de recursos. Dependiendo de lasdisponibilidades acordadas, los costos se ven impactados.Registro de Riesgos: Costos asociados a las actividades paramitigar exposicin.

Contrato. Es importante que exista para confirmar que elcosto no cambiar.

Procesos Activos de la Organizacin.


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Bottom-up: Costos estimados son sumarizados por paquetes detrabajo acordados en el WBS

Anlisis de Reserva. Los costos de los riesgos impactan elpresupuesto.

Juicio Experto. Estimacin paramtrica..

Conciliacin del lmite de financiacin . Conciliacin entre losmontos de financiacin y el desembolso de fondos para elproyecto. Acordar flujo de caja.Informacin Histrica.

Lnea de base de costos. PV: Valor planeado. Presupuestos planeadodistribuido en el tiempo. base para medir, supervisar y controlar elrendimiento general del costo.

Requerimientos de financiacin. Se conoce ya el presupuesto esrequerido, con base en esto, la parte financiera debe organizar cmoconseguir los dems recursos, incluso su programacin de pagos.

Documentos del Proyecto actualizados


Es el proceso que monitorea el status del proyecto en terminos de indicadores deCostos ( EVM) para actualizar el presupuesto y proyectar el presupuesto final, ymanejar los cambios nuevos ( alcanne, tiempo, calidad, etc) sobre la linea base delcosto.

Acerca del rendimiento: Analizar las variaciones positivas y negativas y cmo estas afectan los otros proceso de control

y como impactan el proyecto mediante la implementacin de acciones correctivas/preventivas. Asegurar que los costos potenciales (overruns) no excedan los fondos autorizados por

periodos y los autorizados para todo el proyecto. Informar a los stakeholders de los cambios autorizados y del rendimiento, tambin al Team.Acerca de Cambios: Tiene que ver con influir los factores que generan cambios para buscar que los cambios se

acuerden, desde luego a partir de un anlisis de impacto. Asegurar que todos los cambios que sean acordados o aprobados y sean beneficiosos para el

proyecto. Prevenir cambios incorrectos, inapropiados, o no autorizados, que no sean beneficiosos.

Tiene que ver con aplicar E.V.M para conocer el rendimiento del Proyecto en trminos decostos

CONTROL DE COSTOS


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INPUTS1.Plan de Gestin del

Proyecto2.Requerimientos de

financiacin3.Informacin derendimiento del

trabajo4. Procesos activos de

la Organizacin

T & T1.Earned Value

Management2.Proyeccin de

Costos o Pronsticos3.Indicador de

Rendimiento (TCPI)4.Revisiones al

rendimiento5.Analisis de reserva

6.Software deGerencia de Proyectos

OUTPUTS1.Medidas de

rendimiento delTrabajo

2.Proyecciones /Pronsticos de Costos3.Procesos activos de

la organizacinactualizados

4.Requerimientos deCambio

5.Plan de Gestin delProyectos actualizado

6.Documentos delProyecto

actualizados

CONTROL DE COSTOS

E.V.M


Plan de Gestin del proyecto Lnea de base de costos ( PRESUPUESTO + RESERVA).

Base para medir, supervisar y controlar elrendimiento general del costo.

Plan de Costos. Requisitos de financiacin. Informes de rendimiento . Informacin sobre el

rendimiento de los recursos como resultado del avancereal del trabajo, estado y costo de las actividades derendimientos anteriores.

Procesos Activos de la Organizacin


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Gerencia del Valor Ganado: E.V.M Anlisis de quhacer y como corregir las variaciones y encontrar lacausa raz de la misma. Para ello cuenta con:

Valor Planeado(PV) Valor Ganado(EV) Costo Actual(AC) Variacin de Cronograma (SV) Variacin de Costos (CV) ndice de rendimiento en Cronograma (SPI) ndice de Rendimiento en Costos (CPI)

Proyecciones. (EAC) y (ETC): Estimaciones opredicciones de las condiciones futuras del proyectobasndose en informacin y conocimientosdisponibles en el momento.


Revisiones de desempeo (Anlisis de tendencias).Compara el rendimiento del costo a lo largo del tiempo, lasactividades del cronograma o los paquetes de trabajo quesobrepasan o son inferiores al presupuesto, los hitosvencidos y los alcanzados. Producto de la reunin decontrol a la fecha de corte o control.

Anlisis de Reserva. Los costos de los riesgos impactan elpresupuesto

Software de GP.


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Curva S Medicin de desempeo con E.V.MEAC

SV

ETC

EAC

CV

VAC

EV

PV

AC

BAC

Costo Acumulado ($, Hh %)

BAC

Hoy

Lnea Base

Tiempo Fecha deEstado


Medicin de desempeo. (actual) Proyecciones de Presupuesto. Es comunicado y

documentado para los stakeholder. Procesos activos de la organizacin (actualizados)

Causas de variaciones Acciones Correctivas Otros tipos de lecciones aprendidas .

Cambios solicitadosPlan del Proyecto Actualizado

Lnea base de costos (actualizada). Costos Plan del proyecto

Documentos del proyecto actualizado Costos Estimados Bases de estimacin


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FIN

Documents

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