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SEDEM■ w mServicio de Desarrollojde las Empresas Públicas 11
Productivas |
La Paz, 31 de diciembre de 2014
GERENCIA GENERALSERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS PRODUCTIVAS RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA SEDEM/GG/N° 145/2014
TEMA: APROBACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y MANUAL DE ORGANIZACIÓN YFUNCIONES DE LA EMPRESA PÚBLICA PRODUCTIVA CARTONES DE BOLIVIA CARTONBOL - DEPENDIENTE DEL SERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS PRODUCTIVAS - SEDEM.
VISTOS:
La solicitud de de aprobación del Manual de Procesos y Manual de Organización y Funciones de la Empresa Pública Productiva de la Empresa Pública Productiva Cartones de Bolivia - CARTONBOL gestionada por la Gerencia Técnica CARTONBOL y la Gerencia de Investigación y Desarrollo del SEDEM.
CONSIDERANDO I:
Que el Encargado de Recursos Humanos y Sistemas CARTONBOL Lic. Wilde Cruz Nicolás mediante Informe Técnico INF/GG/CB/2014-0610 1/2014-16535 de referencia "Manual de Procesos y Manual de Organización y Funciones de CARTONBOL", señala que en coordinación con las diferentes unidades organizaciones de la EPP CARTONBOL, conforme a normativa vigente se presenta el Manual de Procesos y el Manual de Organización y Funciones que permita coadyuvar el cumplimiento de las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa cumpliendo los siguientes objetivos: Manual de Procesos: Contar con un instrumento que permita identificar los procesos institucionales, determinando su secuencia e interacción, como las referencias adicionales de cada uno de ellos; Manual de Organización y Funciones: Presentar un enfoque del conjunto de Unidades Organizacionales de la Estructura de la Empresa; Precisar funciones y las responsabilidades encomendadas a cada una de las Unidades Organizacionales; Establecer y facilitar la ejecución correcta de las actividades encomendadas, proporcionando uniformidad en su desarrollo.
Que el Encargado de Recursos Humanos y Sistemas CARTONBOL, en el referido informe señala que en marco del Decreto Supremo N° 0590, corresponde la aprobación de los documentos a la Máxima Autoridad Ejecutiva del SEDEM; concluyendo y recomendando a la Gerencia Técnica de CARTONBOL realizar la revisión correspondiente del Manual de Procesos y el Manual de Organización y Funciones de la EPP CARTONBOL a efecto de remitir a la Gerencia General del SEDEM para su aprobación mediante normativa de rigor.
Que mediante Nota Interna NI/GID/2014-0324 1/2014-16535 emitida por el Gerente de Investigación y Desarrollo SEDEM Lic. Marco Aurelio Fernández, señala que remite el "Manual de Procesos" y "Manual de Organización y Funciones" de CARTONBOL revisados por la Gerencia de Investigación y Desarrollo; y que al no tener observaciones ninguno de los documentos, se sugiere proseguir con el proceso de aprobación de los mismos; adjuntando para ello el Informe Técnico emitido por la mencionada Empresa.
Que mediante Hoja de Seguimiento NUR 1/2014-16535 se remite los documentos "Manual de Procesos" y Manual de Organización y Funciones" de la Empresa Pública Productiva CARTONBOL, ambos con las firmas de conformidad de los profesionales involucrados en la elaboración y revisión de los mismos: Wilde Cruz Nicolás, Encargado de Sistemas - Recursos Humanos CARTONBOL, Eve M. Santa Cruz Rodríguez Jefe Administrativo Financiero CARTONBOL, Gustavo E. Martinic Vásquez Gerente Técnico a.i. CARTONBOL, y Marco A. Fernández Capriles Gerente de Investigación y Desarrollo SEDEM, conjuntamente los respectivos antecedentes a efectos de que se emita la Resolución Administrativa que apruebe los referidos manuales.Que el Informe Legal INF/GG/AL/2014-0624 1/2104-16535 de Asesoría Legal concluye que de acuerdo al Informe Técnico INF/GG/CB/2014-0610 1/2014-16535 en el marco del Decreto Supremo N° 0590, corresponde la aprobación del Manual de Procesos y del Manual de Organización y Funciones de CARTONBOL a la Máxima Autoridad Ejecutiva del SEDEM, concluyendo y recomendando a la Gerencia Técnica de CARTONBOL realizar la revisión correspondiente de los referidos Manuales a efecto de remitir a la Gerencia General del SEDEM para su aprobación mediante normativa de rigor; que según Nota Interna NI/GID/2014-0324 1/2014-16535 emitida por
Resolución Administrativa SEDEM/GG/N° 145 /2014________________________________________________________________________________________ 1 de 3Av. Camacho esq. Bueno No 1488 (Piso 3) - Edificio “Ex - REFO"
Teléfonos: 2147001(fax) - 2145707 - 2145697 La Paz - Bolivia
SEDEMServicio de Desarrollo í de las Empresas Públicas I
Productivas!
el Gerente de Investigación y Desarrollo SEDEM el "Manual de Procesos" y ''Manual de Organización y Funciones" de CARTONBOL fueron revisados por la Gerencia de Investigación y Desarrollo, y al no tener observaciones ninguno de los documentos, sugiere proseguir con el proceso de aprobación de los mismos.
Que el Informe Legal INF/GG/AL/2014-0624 1/2104-16535 señala en sus conclusiones que los documentos "Manual de Procesos" y Manual de Organización y Funciones", ambos de la Empresa Pública Productiva CARTONBOL, cuentan con las firmas de conformidad de los profesionales involucrados en la elaboración y revisión de los mismos: Encargado de Sistemas - Recursos Humanos CARTONBOL, Jefe Administrativo Financiero CARTONBOL, Gerente Técnico a.i. CARTONBOL, y Gerente de Investigación y Desarrollo SEDEM y que corresponde a la Máxima Autoridad Ejecutiva del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM, de acuerdo a las facultades conferidas en el Decreto Supremo N° 0590, emitir la Resolución Administrativa expresa como el acto administrativo idóneo mediante el que se apruebe el "Manual de Procesos" y Manual de Organización y Funciones" de las Empresa Pública Productiva CARTONBOL, mismos que deberán formar parte indivisible de la respectiva Resolución en caso de ser aprobados; recomendando remitir antecedentes ante la Máxima Autoridad Ejecutiva del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM, para que determine emitir la Resolución Administrativa expresa que apruebe el "Manual de Procesos" y Manual de Organización y Funciones" de la EPP CARTONBOL.
CONSIDERANDO II:Que la Ley N° 1178 de Administración y Control Gubernamentales de fecha 20 de julio de 1990 en el artículo I o establece que su finalidad es regular los Sistemas de Administración y de Control de los recursos del Estado y su relación con los sistemas nacionales de Planificación e Inversión Pública y en el artículo 2, inciso a) establece que el sistema que regula la ley para programar y organizar las actividades es el Sistema de Organización Administrativa. El artículo 7 señala que el Sistema de Organización Administrativa se definirá y ajustará en función de la Programación de Operaciones, evitará la duplicidad de objetivos y atribuciones mediante la adecuación, fusión o supresión de las entidades.
Que en el artículo 27 de la Ley N° 1178, hace referencia a que cada entidad del Sector Público elaborará en el marco de las normas básicas dictadas por los órganos rectores, los reglamentos específicos para el funcionamiento de los sistemas de Administración y Control Interno correspondiendo a la Máxima Autoridad de la entidad la responsabilidad de su implantación. El artículo 28 se establece que todo servidor público responderá de los resultados emergentes del desempeño de las funciones, deberes y atribuciones asignados a su cargo.
Que la Ley N° 2027 Ley del Estatuto del Funcionario Público en su art. 4 determina quienes son considerados servidores públicos indicando que es aquella persona individual que independientemente de su jerarquía y calidad presta servicios en relación de dependencia a una entidad sometida al ámbito de aplicación de la presente ley. El termino servidor público se refiere a los dignatarios, funcionarios y empleados públicos u otras personas que presten servicios en relación de dependencia con entidades estatales, cualquiera sea la fuente de su remuneración.Que el Decreto Supremo N° 23318-A de fecha 3 de noviembre de 1992, establece en su artículo 3, parágrafo I que todo servidor público tiene el deber de realizar sus funciones con economía, transparencia y licitud, su incumplimiento genera responsabilidades jurídicas. El artículo 7 define los deberes como las tareas o actividades obligatorias de cada entidad o servidor público dirigidas a cumplir las atribuciones o funciones que le son inherentes.
Que las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, aprobadas mediante Resolución Suprema N° 217055 de 20 de mayo de 1997, en su artículo 1 establecen que el Sistema de Organización Administrativa en el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo del sector público, del Plan Estratégico Institucional, y del Programa de Operaciones Anual, regulan el proceso de estructuración organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionalesQue mediante Decreto Supremo N° 29256 de 05 de septiembre de 2007 se crea la Empresa Pública Nacional Estratégica Cartones de Bolivia - CARTONBOL con el objeto de incentivar la producción nacional con valor agregado, generando mayores fuentes de empleo en procura de la soberanía
Resolución Administrativa SEDEM/GG/N0 145 /2014________________________________________________________________________________________ 2 de 3Av. Camaeho esq. Bueno No 1488 (Piso 3) - Edificio “Ex - R E F O ’
Teléfonos: 2147001(fax) - 2145707 - 2145697 La Paz - Solivia
f
SEDEMServicio de Desarrollo de las Empresas Públicas
Productivas
productiva; teniendo como actividades la producción y comercialización de papel de embalaje, cajas de cartón y productos relacionados.
Que el Decreto Supremo N° 0590 de 4 de agosto de 2010 y vigente a partir del 6 de septiembre de 2010 crea el Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM , como institución pública descentralizada de derecho público, con personalidad jurídica y autonomía de gestión administrativa, financiera, legal, técnica y patrimonio propio; teniendo como finalidad apoyar la puesta en marcha de las Empresas Públicas Productivas bajo su dependencia directa: Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL, Papeles de Bolivia - PAPELBOL, Cartones de Bolivia - CARTONBOL, Cementos de Bolivia - ECEBOL, Azúcar de Bolivia Bermejo - AZUCARBOL-BERMEJO, Empresa Boliviana de Almendra y Derivados - EBA y las que fueren creadas conforme a lo dispuesto en el Decreto Supremo N° 0590, entre ellas, la Empresa Estratégica de Producción de Abonos y Fertilizantes - EEPAF, la Empresa Estratégica de Producción de Semillas - EEPS, la Empresa Pública Productiva PROMIEL, y la Empresa Pública Sank'ayu.
Que el artículo 6 del Decreto Supremo mencionado precedentemente refiere sobre la Organización y Estructura del SEDEM, estableciendo que está a cargo de un Gerente General designado mediante Resolución Suprema teniendo entre sus principales funciones conforme el artículo 7 incisos c) y j) aprobar la organización, estructura, planes, programas, proyectos reglamentos y manuales necesarios para el funcionamiento y cumplimiento de las actividades del SEDEM; y emitir Resoluciones Administrativas en el marco de sus competencias.
Que mediante Resolución Suprema N° 03902 de 6 de septiembre de 2010, el Presidente Constitucional del Estado Plurinacional de Bolivia designa a la ciudadana Patricia Alejandra Ballivián Estenssoro como Gerente General del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM.
Que mediante Resolución Administrativa SEDEM/GG/N0 134/2014 de fecha 10 de diciembre de 2014, la Lic. Patricia Ballivián designa al ciudadano Javier Freire Bustos como Gerente General Interino del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM por el periodo comprendido desde feche 26 de diciembre de 2014 al 5 de enero de 2015.POR TANTO:El Gerente General interino del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM, en uso de sus facultades y atribuciones legales.RESUELVE:Artículo Primero.- APROBAR el "Manual de Procesos" de la Empresa Pública Productiva Cartones de Bolivia - CARTONBOL dependiente del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas SEDEM; documento que cuenta con cuarenta y nueve (49) fojas útiles y que en anexo que forma parte indivisible de la presente resolución.Artículo Segundo.- APROBAR el "Manual de Organización y Funciones" de la Empresa Pública Productiva Cartones de Bolivia - CARTONBOL dependiente del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas SEDEM; documento que cuenta con cuarenta y cinco (45) fojas útiles y que en anexo que forma parte indivisible de la presente resolución.
Artículo Tercero.- ENCOMENDAR a la Gerencia Técnica de la Empresa Pública Productiva Cartones de Bolivia - CARTONBOL, en coordinación con la Gerencia Administrativa Financiera del SEDEM la aplicación, ejecución, cumplimiento y difusión institucional del "Manual de Procesos" "Manual de Organización y Funciones" de la Empresa Pública Productiva CARTONBOL.
Regístrese, comuniqúese y cúmplase.
JavterDante Freire Bustos GERENTE GENERAL a.i.
SERVICIO DE DESARROLLO DE LAS ÉMPRESAS PÚBLICAS PRODUCTIVi 5 - SEDEM
. . . ____ . D r .J u s im D jh ú '¿ ta x r . ’ejDFB/TRM/jdb i "A B O GADA**aiKat ABJpGADO
Servicio de OesaMnfla A» u „ Servicio délOesarrollo de las En B re m p¡ú , f Empresa/Publicas Productivas
Resolución Administrativa SEDEM/GG/N°,J.45/2Cjl4 " ________________________________________f S E ú E M ___________Av. Camacho esq. Bueno No 1488 (Piso 3) - Edificio “Ex - RBFO''
Teléfonos: 2147001(fax) .2145707 - 2145697La Paz - Bolivia
SEDEMC o rv/ ir ÍA H o P lo c -arrí-illz-v fi
iServicio de Desarrollo de las Empresas Públicas
Productivas
productiva; teniendo como actividades la producción y comercialización de papel de embalaje, cajas de cartón y productos relacionados.Que el Decreto Supremo N° 0590 de 4 de agosto de 2010 y vigente a partir del 6 de septiembre de 2010 crea el Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM , como institución pública descentralizada de derecho público, con personalidad jurídica y autonomía de gestión administrativa, financiera, legal, técnica y patrimonio propio; teniendo como finalidad apoyar la puesta en marcha de las Empresas Públicas Productivas bajo su dependencia directa: Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL, Papeles de Bolivia - PAPELBOL, Cartones de Bolivia - CARTONBOL, Cementos de Bolivia - ECEBOL, Azúcar de Bolivia Bermejo - AZUCARBOL-BERMEJO, Empresa Boliviana de Almendra y Derivados - EBA y las que fueren creadas conforme a lo dispuesto en el Decreto Supremo N° 0590, entre ellas, la Empresa Estratégica de Producción de Abonos y Fertilizantes - EEPAF, la Empresa Estratégica de Producción de Semillas - EEPS, la Empresa Pública Productiva PROMIEL, y la Empresa Pública Sank'ayu.
Que el artículo 6 del Decreto Supremo mencionado precedentemente refiere sobre la Organización y Estructura del SEDEM, estableciendo que está a cargo de un Gerente General designado mediante Resolución Suprema teniendo entre sus principales funciones conforme el artículo 7 incisos c) y j) aprobar la organización, estructura, planes, programas, proyectos reglamentos y manuales necesarios para el funcionamiento y cumplimiento de las actividades del SEDEM; y emitir Resoluciones Administrativas en el marco de sus competencias.
Que mediante Resolución Suprema N° 03902 de 6 de septiembre de 2010, el Presidente Constitucional del Estado Plurinacional de Bolivia designa a la ciudadana Patricia Alejandra Ballivián Estenssoro como Gerente General del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM.
Que mediante Resolución Administrativa SEDEM/GG/N0 134/2014 de fecha 10 de diciembre de 2014, la Lic. Patricia Ballivián designa al ciudadano Javier Freire Bustos como Gerente General Interino del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM por el periodo comprendido desde feche 26 de diciembre de 2014 al 5 de enero de 2015.POR TANTO:El Gerente General interino del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM, en uso de sus facultades y atribuciones legales.
Artículo Primero.- APROBAR el "Manual de Procesos" de la Empresa Pública Productiva Cartones de Bolivia - CARTONBOL dependiente del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas SEDEM; documento que cuenta con cuarenta y nueve (49) fojas útiles y que en anexo que forma parte indivisible de la presente resolución.Artículo Segundo.- APROBAR el "Manual de Organización y Funciones" de la Empresa Pública Productiva Cartones de Bolivia - CARTONBOL dependiente del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas SEDEM; documento que cuenta con cuarenta y cinco (45) fojas útiles y que en anexo que forma parte indivisible de la presente resolución.
Artículo Tercero.- ENCOMENDAR a la Gerencia Técnica de la Empresa Pública Productiva Cartones de Bolivia - CARTONBOL, en coordinación con la Gerencia Administrativa Financiera del SEDEM la aplicación, ejecución, cumplimiento y difusión institucional del "Manual de Procesos" "Manual de Organización y Funciones" de la Empresa Pública Productiva CARTONBOL.
Regístrese, comuniqúese y cúmplase.
RESUELVE:
JavjerE FreireBustos GERÉIV ENERAL a.i.
SERVICIO DE DESARROLLO DE LAS LESAS PÚBLK
/ -
- SEDEM
3 de 3Av. Camacho esq. Bueno No 1488 (Piso 3) - Edificio “Ex - R E F O "
Teléfonos: 2147001(fax) - 2146707 - 2145697 La Paz - Bolivia
C A R T O W B O l.
MANUAL COCB-GEN
DIGO-MAN-001
PROCESOSVer. Pág.00 1 de 49
MANUAL DE PROCESOS
EMPRESA PÚBLICA PRODUCTIVA
CARTONES DE BOLIVIA - CARTONBOL
NOMBRE CARGO FIRMA: FECHAENCARGADO DE
SISTEMAS Y RECURSOS HUMANOS
ELABORADO Wilde Cruz Nicolás
JEFE ADMINISTRATIVO FINANCIEROREVISADO Eve M. Santa Cruz Rodríguez
GERENTE TECNICO a.i CARTONBOLREVISADO Gustavo E. Martinic Vásquez
JEFE DE UNIDAD DE PLANIFICACIÓN DEL
SEDEMREVISADO Nancy Ávila Gutiérrez
GERENTE GENERAL DE! SEDEM a.i.APROBADO Javier D. Freire Bustos
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rÉCARTONBOLMANUAL CÓDIGO
GEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pag.01 2 de 49
ÍNDICE DE CO NTENIDO
1 OBJETIVO...................................................................................................................... 3
2 ALCANCE......................................................................................................... ............. 3
3 TÉRMINOS Y ABREVIATURAS...................................................................................3
4 RESPONSABILIDADES................................................................................................4
5 DOCUMENTOS DE RESPALDO.................................................................... ............4
6 PROCESOS DE LA EMPRESA......................................................... ........... .............5
6.1 MAPA DE PROCESOS................ . ............................................................ .............5
6.2 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS....................................... ....................... .............7
6.2.1 Procesos C laves............................................................................................7a. Productivo - Comercial............................. ................................................7
6.2.2 Procesos de A p o yo .......................................................................... ............16
a. Administrativo - Financiero ...................................................... ............ 16
b. Sistemas y S oporte ....................................................................... ............ 29
c. Mantenimiento y Supervisión.................................................... ............. 35
6.2.3 Procesos de Fortalecimiento Institucional.............. ................. .............. 38
a. Auditoría Interna ......................................................................................38
b. Formulación y Seguimiento al POA........................................... .............42
c. Análisis Organizacional............................................................... ............. 46
7 USO Y DIFUSIÓN............................................................................................. .............49
8 CONTROL DE CAMBIOS............... ................................................................ ............. 49
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^ r o V R T O N B O L
MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pág.
01 3 de 49
1. OBJETIVO
El objetivo del presente documento es contar con un instrumento que permita
identificar los procesos institucionales, determinando su secuencia e interacción,
como las referencias adicionales de cada uno de ellos.
El Manual de Procesos permite:
•s Transparentar la gestión interna.
•s Uniformar y controlar el cumplimiento de las diferentes actividades de
trabajo.■s Auxiliar a nuevos y antiguos funcionarios en la inducción del puesto y en el
adiestramiento y capacitación del personal.
s Ayudar a la coordinación de actividades y evitar la duplicidad de funciones.
S Apoyar el análisis y revisión de procesos.
v' Apoyar el mejoramiento de los sistemas, procesos y metodologías de trabajo.
s Facilitar la evaluación del control interno y su vigilancia.
2. ALCANCE
El presente Manual incluye todos los procesos identificados en la Empresa. La
aplicación de un Sistema de Procesos dentro de la organización, junto con la
identificación e interacción de estos procesos, así como su gestión, puede
denominarse como “Enfoque basado en Procesos”, de acuerdo a la metodología
“Planificar; Hacer, Verificar y Actuar"’.
3. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas entre sí, que
transforman elementos de entrada en elementos de salida a través de la utilización
de recursos.
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r p C A R T O N B O L
MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pág.
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Área Organizacional: Es parte de la Estructura Organizacional, conformada por la
Unidad Cabeza de Área y en caso necesario, por varias Unidades Organizacionales
dependientes. El Área Organizacional, cuenta con objetivos específicos u
operaciones.
Estructura Organizacional: Es el conjunto de Áreas y/o Unidades
Organizacionales, interrelacionadas entre sí, a través de canales de comunicación,
instancias de coordinación interna y procesos establecidos por la Empresa para
cumplir con sus objetivos. La Estructura Organizacional se formaliza a través del
Manual de Organización y Funciones.
Función: Son los deberes o potestades concedidos a las Unidades para desarrollar
su finalidad o alcanzar su Objetivo.
Procedimiento: Son un conjunto de tareas secuenciales y paralelas, que son
realizadas para lograr una operación, un proceso o parte de ellos.
Usuarios/Clientes: Áreas, Unidades, Entidades y público en general que utilizan los
productos y/o procesos que se desarrollan en la Empresa.
4. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad de la Unidad de Organización y Métodos la elaboración y
actualización de este documento.
Es responsabilidad de todas las Áreas y Unidades Organizacionales de
CARTONBOL implementar el Manual de Procesos, así como brindar la información
necesaria para la actualización de dicho documento.
5. DOCUMENTOS DE RESPALDO
• Ley N° 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control
Gubernamental.
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1
MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
r»OW TOHBOL^ BsafflSBHasrasEBSss
Ver. Pág.MANUAL DE PROCESOS
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• Resolución Suprema N° 217055 de 20 de mayo de 1997, que aprueba las
Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa (SOA).
6. PROCESOS DE LA EMPRESA
6.1 MAPA DE PROCESOS
CIUDADANOS(PROVEEDORES)
CIUDADANOS(CLIENTES)
ESTADO
PROCESOS EXTERNOS
En el mapa se destacan los Procesos que corresponden a la metodología aplicada, a saber:
■s Procesos Estratégicos: Son los que definen las políticas, los lineamientos y el
rumbo a seguir por la Empresa (Planificar).
s Procesos Claves: Son la razón de ser de la Empresa. Responden a la finalidad
de la creación de la Empresa Pública Productiva Cartones de Bolivia - CARTONBOL.
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MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
rárcARTONBOLVer. Pág.
MANUAL DE PROCESOS 01 6 de 49
s Procesos de Fortalecimiento Institucional: Son los que corresponden al
seguimiento, control y evaluación de la Empresa en base a indicadores de
satisfacción de los clientes internos y externos (Verificar - Actuar).
s Procesos de Apoyo: Son las encargadas de proveer recursos necesarios para
la correcta operación de todos los procesos (Hacer).
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^P ü M T q N B O L
MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pág.
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6.2 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
6.2.1 Procesos Claves
a. Productivo - Comercial
Diagrama Proceso Productivo Comercial
CARTONBOL
AREAS Y UNIDADES
ENTRADA
PROCESOS DE GESTIÓN DE RECURSOS
PROGRAMACIÓN DESTOCK DE INSUMOS Y MATERIAL
EVALUACIÓN DE GESTIÓN LOGÍSTICALA PRODUCCION PROVEEDORES DE INSUMOS
PROCESOS OPERATIVOS
GESTIÓN DE FABRICACIÓN DEPEDIDOS PRODUCTOS
GESTIÓN LOGÍSTICA DE PRODUCTOS TERMINADOS
FACTURACIÓN
PROCESOS DE MEDICIÓN Y CONTROL
ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
CARTONBOL
AREAS Y UNIDADES
SALIDA
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MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
rPCARTONBOLVer. Pág.
MANUAL DE PROCESOS 01 8 de 49
COD: GOP-PRC-001
PLANEAR
PROCESO : Programación de Producción Responsable de Producción: Programar la Producción para CARTONBOLALCANCE:
Empieza: Requerimiento de pedidos realizados por el área comercial Incluye: Programación de Producción
OR: Comercial Planta
HACER
ENTRADAS:Área ComercialProductos por el Área Comercial
ALIDAS:Plantas con Programas definidos de Producción
Envío vía digital del Programa de Producción semanal a las Plantas
VERIFICAR
VARIABLES A CONTROLAR:dad programada planificada versus lo ejecutado
producido
S/CONTROLES:Seguimiento mensual a los indicadores
INDICADORES:Cantidad de Requerimientos Atendidos = ( Cantidad de pedidos al mes/N° total de producción)Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender un pedido/N° establecido de días para atender un pedido)
ACTUAR
CONFORME: producción
ACCIÓN PREVENTIVA: stocks de material de insumos, la Planta debe contar con todas las para ejecutar la producción planificada
ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitar al personalde la producción en Planta sobreProducción
I
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^áoVR TO N BO L
MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pág.
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CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: GOP-PRC-003PROCESO : Evaluación de Proveedores AREA Y/O UNIDAD : Responsable de Producción
P OBJETIVO: Trabajar con material de envasado, insumos y materia prima de buena calidadL ALCANCE:AN Empieza: Requerimiento de insumos y material de envasado
E Incluye: Evaluación de Proveedores
AR
Termina: Decisión de Proveedor con la mejor calidad y menor costo
PROVEEDOR: Técnico en Logística CLIENTE : Gestión de Logística de InsumosENTRADAS: SALIDAS.
H Requerimiento de insumos y material de envasado Proveedores clasificados para la entrega deA insumos y material de envasadoC REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:
R Base de Datos de Proveedores Ver Diagrama Proceso Productivo ComercialTablas de Consumos Anuales
V VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:ER Se debe controlar la calidad de los insumos y del material de Realizar inspecciones siempre que se envíe laI envasado muestra del Proveedor en conjunto alFIc
Encargado de Control de Calidad
A INDICADORES:
R N° de Proveedores con ContratoAC PRODUCTO NO CONFORME: Proveedor con material de envasado e insumos de mala calidad
TU ACCIÓN PREVENTIVA: Evaluar el Proveedor antes de iniciar ACCIÓN CORRECTIVA: Retirar al Proveedor
A cualquier compra de la entrega de insumos y material deR envasado
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MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
rÉCARTONBOLVer. Pág.
MANUAL DE PROCESOS 01 10 de 49
CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: GOP-PRC-004
PLANEAR
PROCESO : Gestión Logística de Insumos ÁREA Y/O UNIDAD : Responsable de ProducciónOBJETIVO: Abastecer de Insumos y Material de EnvasadoALCANCE:
Empieza: Requerimiento de Insumos y Materia Prima.Incluye: Realizado de Pedidos a los Proveedores de Material de Envasado e Insumos Termina: Abastecimiento de Insumos y Materia Prima.
PROVEEDOR: Almacenes CLIENTE : Producción
HACER
ENTRADAS:InventariosRequerimiento de Insumos Requerimiento de Materia Prima
SALIDAS:Orden de CompraLogística de TransporteAbastecimiento a las Plantas con Insumos yMaterial de Envasado
REGISTROS:Orden de Compra Pago a Proveedores Notas de Entrega
DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Productivo Comercial
vERIFICAR
VARIABLES A CONTROLAR:Cantidad de Insumos entregados a las Plantas Cantidad de Material de Envasado entregados a las Plantas
INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento a Contratos
INDICADORES:Stock de AlmacenesCantidad de Requerimientos Atendidos= (N° de pedidos atendidos / N° de pedidos totales)
ACTUAR
PRODUCTO NO CONFORME: Falta de Insumos y Material de Envasado en Plantas
ACCION PREVENTIVA: Pedidos deben ser elaborados con antelación tanto al Área de Logística como a Proveedores
ACCION CORRECTIVA: Informar la falta de Insumos y/o Materia Prima para que Producción modifique la Programación
Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización de la Gerencia Técnica deCARTONBOL
MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
^ F á ^ T O N B O lVer. Pág.
MANUAL DE PROCESOS 01 11 de 49
CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: GOP-PRC-005
P PROCESO: Fabricación de Productos ÁREA Y/O UNIDAD: Jefe de PlantaL OBJETIVO: Garantizar la Fabricación de Productos en la cantidad y calidad requerida por el Cliente
N ALCANCE: Empieza: Requerimiento de Productos del Área Comercial
E Incluye: Programación de Producción
A Termina: Entrega de Producto Terminado
R PROVEEDOR: Área Comercial CLIENTE: Área Comercial
ENTRADAS:
H
Stock de InsumosIngreso de Materia Prima de buena calidad Solicitud de Productos
SALIDAS:Producto terminado
A Stock de Producto
E REGISTROS:
R Registro de Ingreso de Materia Prima Registro de Control de Variables en Producción Registro de Materia Prima Procesada Informe de Producción Mensual
DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Productivo Comercial
y VARIABLES A CONTROLAR:
£ Rendimiento INSPECCIONES/CONTROLES:
RI
MermasInventarios en Cámara de Producto Terminado actualizado
Seguimiento Mensual a los Indicadores
F INDICADORES:I Cantidad de Requerimientos Atendidos = ( N° de Productos elaborados en el mes/N° total de requerimientosC atendidos en el mes)
A Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender un pedido/N° establecido de díasatender un pedido)Producto en buen estado = (Cantidad de producto conforme al mes / cantidad total producido al mes)
AC PRODUCTO NO CONFORME: Productos con observación en la calidad
TU ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreasAR
de Coordinación, Evaluación al Seguimiento críticas
Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización de la Gerencia Técnica deCARTONBOL
^ 2 ,MANUAL CÓDIGO
GEN-MAN-003
p 7CARTONBOLVer. Pág.
MANUAL DE PROCESOS 01 12 de 49
CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: GOP-PRC-006
P PROCESO: Aseguramiento de la Calidad ÁREA Y/O UNIDAD: Control de CalidadL OBJETIVO: Asegurar la Calidad de los Productos en las etapas de Producción y Producto Terminado.AN ALCANCE: Empieza: Inicio de la Producción
E Incluye: Seguimiento a la Producción
A Termina: Liberación del Producto que cumple con características establecidas
R PROVEEDOR: Producción CLIENTE: Cliente en general
HA
ENTRADAS:Estándares de Calidad Normativa Boliviana Vigente
SALIDAS:Productos de Buena Calidad
L»ER
REGISTROS:Registros de Producto Terminado Registro de Buenas Prácticas de Manufactura
DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Productivo Comercial
VERI
VARIABLES A CONTROLAR:Variables Fisicoquímicas Variables de Producción
INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento a todos los Procesos Productivos
F INDICADORES:I Producto no conforme retenido en planta= (Unidades retenidas/ Unidades producidas)C Reprocesos = (Kilogramos de Reprocesos / Kilogramos producidos Totales)A Incumplimiento de Buenas Prácticas de Manufactura= (Número de personas que no cumplen con BPM / Número deR personas que trabajan en el área)
AC PRODUCTO NO CONFORME: Producto no conforme
TU ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreasAR
de Coordinación, Evaluación al Seguimiento críticas
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r f f CARTONBOL MANUAL DE PROCESOS 01 13 de 49
CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: GC-COM-007
PROCESO: Gestión Logística de Productos Terminados ÁREA Y/O UNIDAD: Técnico de ComercializaciónP y LogísticaL OBJETIVO: Realizar la Gestión Logística de productos terminados con el fin de cumplir a cabalidad con los pedidosA de los clientes.N ALCANCE: Empieza: Producto en almacén listo para entregar al ClienteEAR
Incluye: Entrega de productos a nivel nacional según pedido Termina: Producto es recibido por el Cliente
PROVEEDOR: Planta (Producción) CLIENTE: Cliente
HENTRADAS: SALIDAS:
AProducto listo para entrega en Nota de Entrega/Factura correspondiente al Pedido Ruta de distribución realizada
CREGISTROS:ERegistro de Nota de Entrega de Pedido/Producto
DIAGRAMA DEL PROCESO:R
Registro de Incumplimientos o ImprevistosVer Diagrama Proceso Productivo Comercial
VVARIABLES A CONTROLAR:
ECantidad de Productos/Pedidos Entregados
INSPECCIONES/CONTROLES:R Control a las cantidades entregadas al ClienteI
Seguimiento al Cumplimiento de Entregas según pedidos
FI INDICADORES:C Cantidad de Pedidos Entregados = ( N° de Pedidos Entregados/N° total de Pedidos Solicitados) X100AR
Seguimiento a los Pedidos = (Cantidad Productos Entregados /Cantidad Productos Pedidos) X 100
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores con variación de más de 15%
TU ACCIÓN PREVENTIVA: Reuniones de Coordinación, ACCIÓN CORRECTIVA: Reuniones conAR
Evaluación al Seguimiento Transportistas Distribuidores y Producción
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MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
rTTCARTONBOLtm xm rnm rrm tnm
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CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: GC-COM-008
P PROCESO: Facturación ÁREA Y/O UNIDAD: Técnico de Comercialización y Logística
A OBJETIVO: Registrar administrativa y contablemente la venta realizada.
N ALCANCE: Empieza: Despacho de productos terminados al ClienteE Incluye: Entrega de productos según pedido y Acta de EntregaA Termina: Factura emitida al cliente, correspondiente al pedido realizadoR PROVEEDOR: Agente Comercial CLIENTE: Cliente final
HAC
ENTRADAS:Entrega del Pedido con su respectiva documentación Información de Facturación del Cliente
SALIDAS:Registro contable y administrativo realizado según factura emitida por la entrega del pedido. Cobranza según monto de la Factura.
ER
REGISTROS:Registro de Nota de Entrega de Productos/Pedido Registro/Libro de Ventas
DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Productivo Comercial
VVARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:Cantidad de Pedidos Facturados Control a las cantidades facturadas al Cliente
I Seguimiento a las Ventas Control de aumento o disminución de Ventas
FI INDICADORES:C Cantidad de Pedidos Facturados = ( N° de Pedidos Entregados /N° total de Pedidos Facturados) X100AR
Seguimiento a las Ventas = Cantidad de Productos Facturados
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores con variación de más de 2%
TU ACCIÓN PREVENTIVA: Reuniones de Coordinación, ACCIÓN CORRECTIVA: Reuniones con Clientes yAR
Evaluación al Seguimiento Jefe de Planta
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T *á ^T q N B O LVer. Pág.
MANUAL DE PROCESOS 01 15 de 49
CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: GC-COM-009
PPROCESO: Evaluación de Satisfacción al Cliente ÁREA Y/O UNIDAD: Técnico de Comercialización
y Logística
L OBJETIVO: Realizar el seguimiento, monitoreo, evaluación y registro de la evaluación al Cliente.AN
ALCANCE: Empieza: Cliente con producto entregado según su Pedido
E Incluye: Seguimiento, Evaluación, Monitoreo y registro del reclamo, queja o devolución
ATermina: Registro del nivel de satisfacción dei cliente por el Producto/Servicio brindado
R PROVEEDOR: Comercialización y LogísticaCLIENTE: Cliente final (Nivel de Satisfacción)
ENTRADAS:
HA
Productos CartonbolDevolución de Productos DefectuososDevolución de Productos para cambio o reposición
SALIDAS:Cliente Satisfecho o Insatisfecho.
C Queja, Reclamo o Sugerencia
E REGISTROS:R Registro/Encuestas Clientes Satisfechos DIAGRAMA DEL PROCESO:
Registro/Devolución de Producto Defectuoso Ver Diagrama Proceso Productivo ComercialRegistro/Reclamo y/o Sugerencia
V VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:E Cantidad de Productos Devueltos Control a prácticas de manipuleo yR Cantidad de Quejas o Reclamos generados almacenamiento de los productos.I Porcentaje de Clientes Satisfechos Inspección al origen del ReclamoFI INDICADORES:
C Cantidad de Productos Devueltos= ( N° de Productos Devueltos /N° total de Productos Vendidos)
A Cantidad de Reclamos Atendidos = ( N° de Reclamos Recibidos /N° total de Reclamos)
R Porcentaje de Clientes Satisfechos = (N° Clientes Satisfechos/N0 de Clientes Atendidos) X 100
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
TU ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreasAR
de Coordinación, Evaluación al Seguimiento críticas
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MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
rVCARTONBOLn m anvn an ranD
Ver. Pág.MANUAL DE PROCESOS 01 16 de 49
6.2.2 Procesos de Apoyo
a. Adm inistrativo - Financiero
Diagrama Proceso Administrativo Financiero
CARTONBOL
ÁREAS Y UNIDADES
SALIDA
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rÍtARTO NBO LliUsifü41.1 :¡MtII -JcMM ín i¿VJ
MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
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CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: GAF-PRC-001PROCESO : Recursos Humanos AREA Y/O UNIDAD : Profesional en RR HHOBJETIVO: Realizar el manejo e implementación del Sistema de Administración del Personal con el Enfoque
p En la Gestión del Recurso Humano.L ALCANCE:A Empieza: Contratación de PersonalN Incluye: Capacitación de PersonalEA
Termina: Desvinculación de Personal
PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Personal de CARTONBOL
ENTRADAS: SALIDAS:Normativa Aplicable y su Reglamentación Provisión de Personal Idóneo para el CargoPerfiles de Cargo Rendimiento de Trabajo
H
Contratos Asistencia Laboral
Conformidad de los Funcionarios y la Empresa
Recurso FinancieroACE
Lista de Debilidades o Temas de Mejoramiento
R REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:File de Personal Manual de Cargos Formato de Contrato Registro de Asistencia Planilla de Pago Informes
Ver Diagrama Proceso Administrativo Financiero
VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:
V Evaluación de Desempeño Seguimiento mensual a los indicadores
E Indice de Rotación de Personal
R Pagos y Obligaciones LaboralesIF
Cumplimiento con Contratos
1 INDICADORES:C Evaluación de Desempeño = ( N° de funcionarios evaluados/N° total de funcionarios de la empresa)A Indice de Rotación de Personal = (N° de Desvinculaciones en el mes/N° de Personas de Planilla en el mes)
Pagos y Obligaciones Laborales = (N° de Pagos y Obligaciones efectuadas/N° Total de Pagos y Obligaciones a realizar mensualmente)Cumplimiento con Contratos= (N° de personas contratadas/N° de personas programadas para contratar)
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
U ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones enAR
de Coordinación, Evaluación al Seguimiento áreas críticas
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MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pág.01 18 de 49
CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: UAF-PRC-002PROCESO : Administración de Almacenes AREA Y/O UNIDAD : Técnico en Almacenes
pOBJETIVO: Administrar de forma transparente y eficiente el manejo de almacenes.
L ALCANCE:A Empieza: Ingreso de Material, Insumos, Materia PrimaN Incluye: Resguardo del Material, Insumos, Materia PrimaEA
Termina: Salida de Material, Insumos, Materia Prima
R
PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Personal de CARTONBOL
ENTRADAS: SALIDAS:Requerimiento interno de Materiales Unidades provistas de Materiales, Materia Prima,
HA
InventariosEspecificaciones y Términos de Referencia provenientes Unidades Solicitantes
Insumos
Normativa Vigente
REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:
R Registro de Ingresos y Salida de Material Ver Diagrama Proceso AdministrativoInventariosActa de Recepción en Almacén Registro de Contratos con Proveedores
Financiero
VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:V Cantidad de Requerimientos Atendidos Seguimiento mensual a los indicadoresER
Tiempo de Atención de Solicitudes
I INDICADORES:F Cantidad de Requerimientos Atendidos = (N° de requerimientos ejecutados en el mes/N° total de
c requerimientos realizados en el mes en la empresa)
A Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender un pedido/N° establecido
R atender un pedido)
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
TU ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones enAR
Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento áreas críticas
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MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
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CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: UAF-PRC-003PROCESO : Administración de Servicios Generales ÁREA Y/O UNIDAD : Profesional en Servicios Grales.
PLANEAR
OBJETIVO: Proveer de forma eficiente a las Áreas y Unidades Organizacionales de aquellos servicios generales requeridos para su buen funcionamiento.ALCANCE:
Empieza: Ingreso de requerimiento de Servicios GeneralesIncluye: Seguimiento al desempeño de los Servicios Generales brindadosTermina: Finalización del Contrato de Servicios Generales
PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Personal de CARTONBOL
HACER
ENTRADAS:Requerimiento interno de Suministro de Servicios InventariosEspecificaciones y Términos de Referencia provenientes de Unidades Solicitantes Normativa Vigente
SALIDAS:Unidades provistas de ServiciosActas e Informes de Conformidad con los ServiciosContratos con Proveedores
REGISTROS:Registro de Proveedores de Servicios Generales Acta de Conformidad de los Servicios Registro de Contratos con Proveedores
DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Administrativo Financiero
VER
CAR
VARIABLES A CONTROLAR:Cantidad de Requerimientos Atendidos Tiempo de Atención de Solicitudes
INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento mensual a los indicadores
INDICADORES:Cantidad de Requerimientos Atendidos = ( N° de requerimientos ejecutados en el mes/N° total de requerimientos realizados en el mes en la empresa)Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender un pedido/N° establecido de días para atender un pedido)
ACTUAR
PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento
ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas críticas
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o
rWcARTONBOLMANUAL CÓDIGO
GEN-MAN-003
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CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: UAF-PRC-004
PROCESO : Administración de Activos Fijos AREA Y/O UNIDAD : Profesional en Servicios Á^AeYáftáJNIDAD
OBJETIVO Administrar de forma transparente y eficiente el manejo de Activos Fijos en el marco de la Ley N°
p ÓB’'#?S^Qjm¡nistrac¡ón y Control Gubernamental.
L ALCANCEA PROVEED Empieza: Requerimiento de Activos FijosN Incluye: Entrega de Activos FijosEA
Termina: Devolución de Activos Fijos
R
PROVEEDOR: Áreas y Unidades CLIENTE : Áreas y Unidades OrganizacionalesÁrea OrganizacionalesCLIENTE : Jefe de
ENTRADAS: SALIDAS:fto&itefíiei; Unidades provistas de Activos FijosRequerimiento de Activos Envío de Pedidos Insumos y ServiciosDIAGRAMA
H Devolución de Activos Fijos DEL PROCESO:
A NormativaCE
VigentePedido de
R REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:S Registro de Altas y Bajas de Activos Fijos Proceso Administrativo
InventariosRegistro de Transferencia de Activos Fijos
FICHA DE PROCESO
VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:Cantidad de Requerimientos Seguimiento mensual a los
V (ilicitudes indicadoreslncumplimiento de
RI
Inventarios Actualizados
F INDICADORES:I Cantidad de Requerimientos Atendidos = ( N° de Activos Fijos Asignados en el mes/N° total deC f@9í^tS6Íeefó'?1(etíWá^ÍpSsctei^|rñ^g ^ Rfetopteáajminado actualizadosA Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender un pedido/N° establecido de díasR para atender un
RWtífltóífeificación de Actualizadoenvase e
AC PRODUCTO NO Valores de Indicadores No Óptimos
CONFORME:herramientas
U ACCIÓN Capacitaciones, Talleres, Reuniones ACCIÓN CORRECTIVA: CapacitacionesA ff£§VSWÍRMA3f^<^ftjaciófiWS^iyiiflrei^im¡entos de áreas enINSPECCIONER críticasCanti
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MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pág.01 21 de 49
CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: UAF-PRC-005
PROCESO : ContratacionesAREA Y/O UNIDAD : Profesional en Sen/icios
Generales
POBJETIVO: Proveer a la Empresa de Bienes y Servicios solicitados en cumplimiento de la normativa vigente de forma transparente y responsable.
LANEAR
ALCANCE:Empieza: Requerimiento de Contratación de la Unidad SolicitanteIncluye: Gestión de la Contratación del Bien o ServicioTermina: Adquisición de Bienes y Servicios para la Unidad Solicitante
PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Áreas y Unidades Organizacionales
HACE
ENTRADAS:Especificaciones Técnicas de la Unidad Solicitante Términos Base de Contrataciones
SALIDAS:Plan Anual de Contrataciones ContratosBienes y Servicios adquiridos en base a los requerimientos de la Unidad.
R REGISTROS:Plan Anual de Contrataciones Contratos
DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Administrativo
VERI
VARIABLES A CONTROLAR:Cantidad de Requerimientos Atendidos Tiempo de Atención de Solicitudes Plan Anual de Contrataciones actualizado
INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento mensual a los indicadores
FICAR
INDICADORES:Cantidad de Requerimientos Atendidos = ( N° de Requerimientos ejecutados en el mes/N° total de requerimientos realizados en el mes en la Empresa)Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de dias promedio para atender una solicitud/N0 establecido de días para atender una solicitud)Plan Anual de Contrataciones actualizado
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
TUAR
ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento
ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas críticas
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MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pág.01 22 de 49
CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: UAF-PRC-006
PROCESO : Compras y Adquisiciones AREA Y/O : Profesional en Servicios Generales
PLANEAR
OBJETIVO: Proveer a cada uno de los procesos, las entradas de los productos necesarios para la
ALCANCE:Empieza: Revisión de Inventario y Orden de Pedido Incluye: Gestión de Orden de Pedido Termina: Recepción de Pedido
PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Áreas y Unidades Organizacionales
HACER
ENTRADAS:Orden de Pedido del Cliente Interno
SALIDAS:Recepción de Órdenes de Pedido de Materia y/o Producto Terminado Entregado a Destino
REGISTROS:Órdenes de Pedido
DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Administrativo
VER
CAR
VARIABLES A CONTROLAR:Cantidad de Órdenes de Pedido
Tiempo de Atención de Órdenes
INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento mensual a los indicadores
ACTUAR
INDICADORES:Cantidad de Órdenes de Pedido = ( N° de Órdenes de Pedido ejecutadas en el mes/N° total de Órdenes de Pedidos realizados de Compras en el mes en la Empresa)Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N° establecido de días para atender una solicitud)
PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento
ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas críticas
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GEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pág.01 23 de 49
CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: UAF-PRC-007
PROCESO : Transporte y Logística AREA Y/O : Técnico en Comercialización
POBJETIVO: Establecer los mecanismos necesarios para garantizar el transporte seguro de los productos, materias primas e insumos.
LANEAR
ALCANCE:Empieza: Requerimiento de Transporte de Materia Prima, Insumos o Producto Terminado Incluye: Gestión y Planificación del TransporteTermina: Entrega de Materia Prima, Insumos o Producto Terminado a Clientes Internos y Externos
PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Áreas y Unidades Organizacionales
HAC
ENTRADAS:Solicitud de Transporte de Materia Prima, Insumos o Producto Terminado
SALIDAS:Órdenes de Pedido de Materia Prima, Insumos y/o Producto Terminado entregado a Destino Final
R REGISTROS:Órdenes de Pedido
DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Administrativo
VER
VARIABLES A CONTROLAR:Cantidad de Órdenes de Pedido Tiempo de Atención de Órdenes
INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento mensual a los indicadores
IFICAR
INDICADORES:Cantidad de Órdenes de Pedido = ( N° de Órdenes de Pedido ejecutadas en el mes/N° total de Pedidos de Transporte realizados en el mes en la Empresa)Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender una solicítud/N° establecido de días para atender una solicitud)
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
TUAR
ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento
ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas criticas
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MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pág.
N T 01 24 de 49
CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: UAF-PRC-008
PROCESO : Administración Presupuestaria AREA Y/O : Gerente Administrativo Financiero
OBJETIVO: Administrar el presupuesto de la Empresa, la generación de información confiable, útil y oportuna
p sobre la ejecución presupuestaria, la estimación de ingresos y la asignación de los mismos, para el seguimiento
L y evaluación del cumplimiento de la gestión empresarial.A ALCANCE:N Empieza: Estimación y Programación del Presupuesto de RecursosE Incluye: Elaboración, Modificación y ejecución al PresupuestoAR
Termina: Seguimiento y Evaluación a la ejecución del Presupuesto
PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Áreas y Unidades Organizacionales
ENTRADAS: SALIDAS:Normativa Vigente Anteproyecto de Presupuesto
HA
Presupuesto Aprobado de acuerdo a la Ley Certificaciones PresupuestariasFinancial de la respectiva gestión. Modificaciones Presupuestarias
C Control y seguimiento de la Ejecución
ER
Presupuestaria
REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:Certificaciones Presupuestarias Ver Diagrama Proceso Administrativo
V VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:E Ejecución del Presupuesto Programado Seguimiento mensual a la Ejecución delRI
Cantidad de Recursos Disponibles Presupuesto
I INDICADORES:
C Ejecución del Presupuesto Programado = (Presupuesto Ejecutado a la fecha/Presupuesto Programado)
AR
Cantidad de Recursos Disponibles = (Recursos Programados - Recursos Ejecutados)
AC
PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
TU ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones enAR
de Coordinación, Evaluación al Seguimiento áreas críticas
Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización de la Gerencia Técnica deCARTONBOL
"ffpCARTONBOlMANUAL CÓDIGO
GEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pág.01 25 de 49
CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: GAF-PRC-009
PROCESO : Procesos Contables AREA Y/O UNIDAD: Profesional en Contabilidad
PLANEAR
OBJETIVO: Generar información financiera confiable con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por la Empresa, en cumplimiento con la Norma Básica del Sistema de Contabilidad Integrada.
ALCANCE:Empieza: Solicitud de Recursos para realizar pagosIncluye: Elaboración, verificación, aprobación y firma de ComprobantesTermina: Seguimiento y priorización del pago
PROVEEDOR: Areas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Areas y Unidades Organizacionales Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Contraloría General del Estado
HACER
ENTRADAS:Normativa VigentePresupuesto Aprobado de acuerdo a la Ley Financial de la respectiva gestión.
SALIDAS:Plan de Cuentas, Archivo de Comprobantes, documentación de respaldo.Transferencia de recursos a las Distribuidoras y Plantas, asignaciones de cuotas mensuales.Pago a los proveedores de insumos, servicios.Estados Financieros
REGISTROS:Comprobantes de Pago
DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Administrativo
VER
CAR
VARIABLES A CONTROLAR:Estados Financieros Estados de Cuenta
INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento mensual a los Estados
INDICADORES:
Cantidad de Solicitudes de Pago = ( N° de Solicitudes de Pago ejecutadas en el mes/N° total de Solicitudes de Pago)
Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N° establecido de días para atender una solicitud)
ACTUAR
PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento
ACCION CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas críticas
Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización de la Gerencia Técnica deCARTONBOL
npARTONBOLMANUAL CÓDIGO
GEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pag01 26 de 49
CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: GAF-PRC-010
PROCESO : Tesorería ÁREA Y/O UNIDAD: Profesional en Contabilidad
p OBJETIVO: Consolidar, dirigir y supervisar la aplicación del Sistema de Tesorería para que la administración de los
L Recursos Financieros se realice de manera transparente y oportuna, en el marco de las disposiciones legales vigentes
A en la materia y de la Empresa.
N ALCANCE:
E Empieza: Recaudación de RecursosA Incluye: Programación de Flujo Financiero y Custodia de ValoresR Termina: Reporte de Disponibilidad del Flujo de Efectivo
PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Áreas y Unidades Organizacionales
ENTRADAS: SALIDAS:Normativa Vigente Conciliación Bancaria
HRecursos Financieros Conciliación de las Cuentas del Fondo RotativoInformes y respaldos de las recaudaciones por venta de
A productos. Conciliación y registro de las recaudaciones en el SIGMA
EConciliación de la libreta en la Cuenta Unica del Tesoro
REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:
Libreta Bancaria Kardex de Títulos y Valores
Ver Diagrama Proceso Administrativo Financiero
V VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:ER
Efectivo Disponible Seguimiento mensual a la Ejecución del Presupuesto
I INDICADORES:FI
Efectivo Disponible = (Ingresos a la Fecha - Egresos a la Fecha)
C Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N0 establecido de días paraAp atender una solicitud)
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
TU ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreasAR.
de Coordinación, Evaluación al Seguimiento críticas
Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización de la Gerencia Técnica deCARTONBOL
nKARTONBOl
MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pág.01 27 de 49
CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: GAF-PRC-011
PROCESO : Aduana ÁREA Y/O UNIDAD: Profesional en Servicios Generales
p OBJETIVO: Gestionar de manera transparente y oportuna los trámites aduaneros, en el marco de las disposiciones
L legales vigentes en la materia y de la Empresa.
ANE
ALCANCE:Empieza: Solicitud de DesaduanizaciónIncluye: Seguimiento a trámites, manejo de sistemas aduaneros, solicitud de exención tributaria
RTermina: Cierre de la DUI en la Aduana
PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Áreas y Unidades Organizacionales
ENTRADAS: SALIDAS:
H Solicitud de Desaduanización DUIAC
Especificaciones Técnicas
E REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:R Kardex de Desaduanización Ver Diagrama Proceso Administrativo Financiero
V VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:ER
Plazos con la Aduana Seguimiento mensual a los Trámites Aduaneros
I INDICADORES:FI
Cantidad de Trámites = ( N° de Trámites atendidos en el mes/Nc Total de Trámites Solicitados)
C Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N° establecido de días para
Ratender una solicitud)
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
TU ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreasA
__Rde Coordinación, Evaluación al Seguimiento críticas
Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización de la Gerencia Técnica deCARTONBOL
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MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pág.01 28 de 49
CARTONBOL | FICHA DE PROCESO COD: GAF-PRC-012
PROCESO : Tributos ÁREA Y/O UNIDAD Profesional en Servicios Generales
P OBJETIVO: Conocer, consolidar y ejecutar las obligaciones tributarias establecidas para la Empresa, en el marco de las
L disposiciones legales vigentes.
ALCANCE:
E Empieza: Solicitud de Información de las Unidades Organizacionales (LCV, Retenciones, Bancarización)
A Incluye: Consolidación de Información (LCV, Retenciones, Bancarización)
R Termina: Ejecución y envío de Información al S.I.N. (LCV, Retenciones, Bancarización)
PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Áreas y Unidades Organizacionales
ENTRADAS: SALIDAS:Libros de Compras y Ventas Libros de Compra y Venta ConsolidadoFacturas Declaraciones Juradas
H Libros Auxiliares de Bancarización Libro Auxiliar de Bancarización ConsolidadoA Planillas de Retenciones Declaraciones Juradas - RetencionesCE
Remesas al Exterior Retenciones por Beneficiarios al Exterior
R REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:Libros de Compras, Ventas, Bancarización de acuerdo aformato del S.I.N.
Ver Diagrama Proceso Administrativo Financiero
Libretas Bancarias.
v VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:
E Plazos con el S.I.N. Seguimiento mensual a la elaboración de la información
RI
Efectivo Disponible para Pago de Impuestos. de las Unidades Organizacionales.
F INDICADORES:
C Cantidad de Trámites = (N° de Trámites atendidos en el mes/N° Total de Trámites Solicitados)
A Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N° establecido de días paraR atender una solicitud)
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
TU ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreasAR
de Coordinación, Evaluación al Seguimiento críticas
Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización de la Gerencia Técnica deCARTONBOL
tI Í Í cartonbol
MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pag.01 29 de 49
b. S is te m a s y So p o rte
CARTONBOL
ÁREAS Y UNIDADES
ENTRADA
ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS Y DATOS
ADMINISTRACIÓN DE REDES Y CONECTIVIDAD
PROCESOS DE AUTOMATIZACIÓN
DESARROLLO DE SISTEMAS
SOPORTE TÉCNICO
CARTONBOL
AREAS Y UNIDADES
SALIDA
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rfpfcARTONBOLMANUAL CÓDIGO
GEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pág.01 30 de 49
CARTONBOL FICHA DE PROCESO | COD: SIS-PRC-001
PROCESO : Administración de Sistemas y Datos ÁREA Y/O UNIDAD: Encargado de Sistemas
p OBJETIVO: Realizar todos los procedimientos para una adecuada Administración de los Sistemas y la securización de
L la información y datos de la Empresa.
A ALCANCE:N Empieza: Diagnóstico, evaluación y pruebas de funcionamientoE Incluye: Revisión de servidores, generación de backup diario, corrección de erroresAR
Termina: Test de funcionamiento y aseguramiento de disponibilidad
PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Áreas y Unidades OrganizacionalesENTRADAS: SALIDAS:Backup's de las Distribuidoras y Plantas Administración y securización de DatosSistemas instalados en la Empresa Sistemas en linea y operación óptima
H Base de Datos de los SistemasAC
Equipos Servidores disponibles
E REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:R Registro diario de backups en cinta y en archivos lógicos
Registro de eventos, caídas y fallas en los servidores Solicitudes de corrección y observaciones
Ver Diagrama Proceso Sistemas y Soporte
V VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:
E Plazos para la Atención de Fallas Seguimiento de Incidencias RegistradasRI
Plazos para la Atención de Correcciones Seguimiento de Solicitudes Internas
F INDICADORES:1 Cantidad de Trámites = ( N° de Atenciones a Fallas del Sistema/N° Total de Incidentes Ocurridos)
A Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N° establecido de dias para
R atender una solicitud)
ACT
PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
UACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Seguimiento ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones, Implantación
Rcontinuo de los servicios, Revisión de Logs de Servidores de monitores de control
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' ^ R K a r t o n b o l
MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
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CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: SIS-PRC-002
PROCESO : Administración de Redes y Conectividad ÁREA Y/O UNIDAD: Encargado de Sistemas
p OBJETIVO: Diseñar, configurar, implementar y administrar redes y conectividad de acuerdo a requerimientos de los
L sistemas de la Empresa.A ALCANCE:N Empieza: Necesidad de contar con conectividad, crecimiento de la red de datosE Incluye: Diseño del tipo de red, adquisición de equipos de red, configuración de métodos de conectividadAR
Termina: Implementación de la red y aseguramiento de disponibilidad de conexión
PROVEEDOR: Areas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Áreas y Unidades OrganizacionalesENTRADAS: SALIDAS:Requerimientos de la Oficina Central. Monitoreo de Redes y Conectividad
H Necesidad de Segmentación de Redes para un Proyectos Nuevos Instalados
Ac
funcionamiento óptimo Redes con óptimo funcionamiento
E REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:
R Solicitudes de Ampliación de Red Registro de Segmentos y Tipos de Conexión Registro de Fallas de Conectividad
Ver Diagrama Proceso Sistemas y Soporte
V VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:E Plazos para la Atención de SolicitudesRI
Plazos para la Instalación de Nuevos Proyectos
F INDICADORES:I Cantidad de Trámites = ( N° de Trámites atendidos en el mes/N° Total de Trámites Solicitados)CA Tiempo de Atención de Solicitudes = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N0 establecido de días para
R atender una solicitud)
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
TU ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones ACCIÓN CORRECTIVA:^apacitaciones en áreasAR
de Coordinación, Evaluación al Seguimiento críticas
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^ P C A R T O N B O L
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CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: SIS-PRC-003
PROCESO : Procesos de Automatización ÁREA Y/O UNIDAD: Encargado de Sistemas
PL
OBJETIVO: Diseñar, configurar, implementar niveles de Automatización en la Empresa.
ANEAR
ALCANCE:Empieza: Necesidad de Automatización y Registro de DatosIncluye: Diseño de Bases de Datos, diseño de aplicaciones y generación de informesTermina: Desarrollo de aplicaciones nuevas
PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Áreas y Unidades Organizacionales
HA
ENTRADAS:Necesidades expuestas por los Usuarios Datos iniciales para el Registro Usuarios que interactuan con la información
SALIDAS:Sistemas de Automatización Implementados
CER
REGISTROS:Formularios de Requerimientos Registro de Usuarios Reportes e Informes
DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Sistemas y Soporte
VERI
VARIABLES A CONTROLAR:Módulos a desarrollar Tiempo de diseño y desarrollo
INSPECCIONES/CONTROLES:
FICAR
INDICADORES:Módulos a desarrollar = ( N° de Módulos desarrollados/N° de Módulos requeridos)
Tiempo de diseño y desarrollo = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N° establecido de días para
atender una solicitud)
AC
PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
TUAR
ACCIÓN PREVENTIVA: Uso de herramientas de ofimática,
registro ordenado de datos, generación de información integra
ACCIÓN CORRECTIVA: Desarrollo de aplicaciones,
capacitación
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CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: SIS-PRC-004
PROCESO : Desarrollo de Sistemas ÁREA Y/O UNIDAD: Encargado de Sistemas
P OBJETIVO: Desarrollar Sistemas que permitan la mejor utilización de los recursos, sean humanos, financieros o deL comunicación.A
ALCANCE:
E Empieza: Necesidad de Automatización y Registro de Datos
/\ Incluye: Diseño de bases de datos, diseño de aplicaciones y generación de informes
R Termina: Desarrollo de aplicaciones nuevas
PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Áreas y Unidades OrganizacionalesENTRADAS: SALIDAS:Necesidades expuestas por los Usuarios Sistemas en Funcionamiento
H Datos iniciales para el Registro
AC
Usuarios que interactuan con la información
E REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:
R Formularios de Requerimientos Ver Diagrama Proceso Sistemas y SoporteRegistro de UsuariosReportes e informes
V VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:E Módulos a desarrollarRI
Tiempo de diseño y desarrollo
F INDICADORES:I Módulos a desarrollar = ( N° de Módulos desarrollados/N° de Módulos requeridos)
A Tiempo de diseño y desarrollo = (N° real de días promedio para atender una solicitud/N0 establecido de días para
R atender una solicitud)
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
TU ACCIÓN PREVENTIVA: Uso de herramientas de ofimática, ACCIÓN CORRECTIVA: Desarrollo de aplicaciones,AR
registro ordenado de datos, generación de información integra capacitación
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CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: SIS-PRC-005
PROCESO : Soporte Técnico AREA Y/O UNIDAD: Encargado de Sistemas
p OBJETIVO: Apoyar al usuario en el uso eficiente de los sistemas que administran recursos humanos, financieros y deL comunicación.A ALCANCE:N Empieza: Solicitudes de Soporte de los UsuariosE Incluye: Evaluación, reparaciónAR
Termina: Entrega del equipo al Usuario
PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Áreas y Unidades OrganizacionalesENTRADAS: SALIDAS:Requerimiento de las Unidades Organizacionales de la Equipos en buen estado de funcionamiento
HA
Empresa
C REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:E Registro de Usuarios atendidos Ver Diagrama Proceso Sistemas y SoporteR Registro de eventos o incidentes
Registro de equipos asistidos
VE
VARIABLES A CONTROLAR:Cantidad de problemas encontrados Solicitudes recibidas
INSPECCIONES/CONTROLES:
Ip
Tiempo de atención al Usuario
| INDICADORES:
C Cantidad de problemas encontrados = ( N° de Problemas solucionados/N° Total de problemas encontrados)
A Solicitudes recibidas = ( N° de solicitudes atendidas/N° de solicitudes recibidas)
R Tiempo de atención al Usuario = (Tiempo de atención/Tiempo estimado)
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
TU ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreasAR
de Coordinación, Evaluación al Seguimiento críticas
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c. Mantenimiento y Supervisión
Diagrama Proceso Mantenimiento y Supervisión
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rpCARTONBOLMANUAL CÓDIGO
GEN-MAN-003
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CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: GOP-PRC-007PROCESO : Mantenimiento y Asesoramiento AREA Y/O UNIDAD: Responsable de Mantenimiento
OBJETIVO: Realizar actividades de relevamiento de información sobre el estado de las Plantas, Maquinaria yP Distribuidoras y elaborar el Plan de Mantenimiento con los respectivos proyectos de mejoramiento, rehabilitación y/oL construcción.
NE
ALCANCE:Empieza: Solicitud de Inspección y/o Mantenimiento
A Incluye: Programación y Seguimiento de Operaciones
R Termina: Planta, Maquinaria y Distribuidora en perfectas condiciones
PROVEEDOR: Areas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Áreas y Unidades OrganizacionalesENTRADAS: SALIDAS:Cronograma de Inspección Informe sobre las condiciones de las Plantas,Inspección in situ a las Plantas, Maquinarias y Distribuidoras Maquinarias y Distribuidoras
H Comunicación verbal de las Unidades Organizacionales Plan de Mantenimiento a corto, mediano y largo plazoA Proyección de Crecimiento de Producción Proyectos de Mejoramiento, Rehabilitación y/oCER
Construcción
REGISTROS:Cronograma detallado del Plan de Mantenimiento Cuaderno Diario
DIAGRAMA DEL PROCESO:Ver Diagrama Proceso Mantenimiento y Supervisión
VE VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:
R Plazos de Entrega de Informes Seguimiento Mensual al Plan de MantenimientoIFI
Plazos de Cumplimiento del Plan de Mantenimiento
C INDICADORES:AR
Cantidad de Trámites = ( N° de Trámites atendidos en el mes/N Total de Trámites Solicitados)
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
TU ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreasAR
de Coordinación, Evaluación al Seguimiento críticas
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CARTONBOL | FICHA DE PROCESO | COD: GOP-PRC-008PROCESO : Supervisión Técnica de Obras ÁREA Y/O UNIDAD: Jefe de Planta
PL
OBJETIVO: Supervisar el cumplimiento de las obras de mejoramiento, rehabilitación y/o construcción
A ALCANCE:
N Empieza: Solicitud de Inspección y/o Mantenimiento
E Incluye: Programación y Seguimiento de OperacionesAR
Termina: Planta, Maquinaria y Distribuidora en perfectas condiciones
PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Áreas y Unidades OrganizacionalesENTRADAS: SALIDAS:Plan de Infraestructura Informe sobre las condiciones de las Plantas,Proyectos de mejoramiento, rehabilitación y/o construcción Maquinarias y Distribuidoras
H Términos de Referencia Plan de Mantenimiento a corto, mediano y largo plazoA Especificaciones Técnicas Proyectos de Mejoramiento, Rehabilitación y/oCE
Construcción
R REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:Cronograma detallado del Plan de Supervisión Ver Diagrama Proceso Mantenimiento y Supervisión
Cuaderno Diario
VE VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:R Porcentaje de Avance de Obras Seguimiento Mensual al Plan de Mantenimiento1F
Cumplimiento de Plazos
1 INDICADORES:
AR
Cantidad de Trámites = ( N° de Trámites atendidos en el mes/N Total de Trámites Solicitados)
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
TU ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreasAR
de Coordinación, Evaluación al Seguimiento críticas
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r^ p C A R T O N B O L
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u 01 38 de 49
6.2.3 Procesos de Fortalecimiento Institucional
a. Auditoría Interna
Diagrama Proceso Auditoría Interna
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r w t M i o m o i
MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
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CARTONBOL | FICHA DE PROCESO | COD: AUD-PRC-001PROCESO: Planificación de la Auditoría AREA Y/O UNIDAD Auditor Interno
OBJETIVO: Planificar la Auditoría de tal forma que los objetivos del examen sean alcanzados eficientemente, aplicando la
p Norma de Auditoría Gubernamental específica para cada tipo de auditoría.
L ALCANCE:A Empieza: Relevamiento de información.N Incluye: Análisis de Información requerida y evaluación de control internoE Termina: Elaboración del Memorándum de Planificación y Programa de TrabajoAR PROVEEDOR: Gerencia General
Áreas y Unidades OrganizacionalesCLIENTE: Unidad de Auditoría Interna
H ENTRADAS: SALIDAS:A Normativa Vigente Plan de AuditoríaCE REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:R Memorándum de Planificación
Programa de TrabajoVer Diagrama Proceso Auditoría Interna
VVARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:
R1
Plazos Establecidos Cumplimiento de Normativa Vigente
F1 INDICADORES:C Tiempo de Cumplimiento = (N° real de días promedio para cumplir el Plan/N° establecido de días paraAR
cumplir el Plan)
AC
PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
TU ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones
ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas críticasAR
de Coordinación, Evaluación al Seguimiento
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MANUAL
MANUAL DE PROCESOS
CODIGOGEN-MAN-003
Ver.01
P á g .
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CARTONBOL | FICHA DE PROCESO | COD: AUD-PRC-002PROCESO: Ejecución de la Auditoría ÁREA Y/O UNIDAD Auditor Interno
OBJETIVO: Obtener evidencia competente y suficiente para respaldar los resultados de la Auditoría, aplicando la Norma depL
Auditoría Gubernamental específica para cada tipo de auditoría.
A ALCANCE:
N Empieza: Ejecución del Programa de Trabajo
E Incluye: Obtención de evidencia
AR
Termina: Elaboración de Papeles de Trabajo
PROVEEDOR: Unidad de Auditoría InternaÁreas y Unidades Organizacionales
CLIENTE: Unidad de Auditoría Interna
ENTRADAS: SALIDAS:H Información y documentación respaldatoria de las Areas y Papeles de TrabajoAC
Unidades Organizacionales
E REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:R Papeles de Trabajo Ver Diagrama Proceso Auditoría Interna
V VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:ER1
Plazos de Ejecución Cumplimiento de Normativa Vigente
1 INDICADORES:c Tiempo de Cumplimiento = (N° real de días promedio para ejecutar una actividad del Plan/N° establecido de días paraAR
ejecutar una actividad del Plan)
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
U ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas críticasR de Coordinación, Evaluación al Seguimiento
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j^ i^R TO N B O LMANUAL CÓDIGO
GEN-MAN-003
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CARTONBOL | FICHA DE PROCESO | COD: AUD-PRC-003PROCESO: Comunicación de Resultados AREA Y/O UNIDAD Auditor Interno
P OBJETIVO: Elaborar el Informe Específico para cada tipo de auditoría de acuerdo a la Norma de Auditoría Gubernamental.L ALCANCE:
Empieza: Elaboración del Informe borradorIncluye: Comunicación de Resultados a las Unidades o Áreas auditadas y elaboración del Informe Final
EA
Termina: Remisión del Informe a las instancias establecidas en el Artículo 15 de la Ley N° 1178
R PROVEEDOR: Comisión de Auditoría Interna CLIENTE: Contraloría General del EstadoGerente General del SEDEMEnte Tutor
ENTRADAS: SALIDAS:HA
Informe sobre los Resultados de la Ejecución de Auditoría Informes de Auditoria de acuerdo al tipo de auditoria
C REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:ER
Informes de Auditoría Interna de acuerdo al tipo de auditoría Ver Diagrama Proceso Auditoría Interna
V VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:ERI
Documentación generada Cumplimiento de Normativa Vigente
F INDICADORES:1 Tiempo de Cumplimiento = (N° real de días promedio para ejecutar una actividad del Plan/N° establecido de días paraAR
ejecutar una actividad del Plan)
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
U ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas críticasR de Coordinación, Evaluación al Seguimiento
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rptARTONBOLMANUAL CÓDIGO
GEN-MAN-003
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b. Formulación y Seguimiento al POA
Diagrama Proceso Formulación y Seguimiento al POA
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MANUAL CÓDIGOJm" w rÉCARTONBOL
GEN-MAN-003
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CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: POA-PRC-001
PROCESO : Formulación del POA AREA Y/O UNIDAD: Gerente Administrativo Financiero
PLANEAR
OBJETIVO: Coordinar y facilitar el procedimiento y los instrumentos metodológicos para el Proceso de Formulación de la Programación de Operaciones Anual, en el marco de la Planificación Nacional y Sectorial, y las políticas dispuestas por las Entidades Rectoras y aquellas establecidas por la Empresa.
ALCANCE:Empieza: Información sobre Objetivos, Metas y Actividades de las Unidades Organizacionales Incluye: Análisis y Complementación de información enviada Termina: Programa Operativo Anual elaborado
PROVEEDOR: Areas y Unidades Organizacionales CLIENTE : CARTONBOL
HACER
ENTRADAS:Información sobre Objetivos, Programas, Operaciones yActividades de Áreas y UnidadesOrganizacionalesPolíticas de Elaboración del POA
SALIDAS:Programa Operativo Anual - POA
REGISTROS:Registro de Objetivos, Metas, Acciones y Recursos
DIAGRAMA DEL PROCESO:Diagrama Proceso Formulación y Seguimiento al POA
vERIFICAR
VARIABLES A CONTROLAR:Cumplimiento de Plazos establecidos
INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento Mensual a los Indicadores e Informes Trimestrales
INDICADORES:Indicador de Gestión = (N° real de días promedio para realizar actividades del POA/N0 establecido de días para realizar actividades del POA)
ACTUAR
PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
ACCION PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento del POA
ACCION CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas críticas
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MANUAL CÓDIGO
r p C A R T O N B O lGEN-MAN-003
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CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: POA-PRC-002
PROCESO : Seguimiento al POA ÁREA Y/O UNIDAD : Gerente Administrativo Financiero
OBJETIVO: Evaluar el Estado del Avance Físico - Financiero respecto a la implementación del POA.
p ALCANCE:
L Empieza: Información de la Ejecución Física - Financiera
A Incluye: Análisis de Información de Ejecución
NE
Termina: Informe de Seguimiento al POA terminado
A PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Máxima Autoridad EjecutivaR Áreas y Unidades Organizacionales
Entidades Tutoras de CARTONBOLEntidad Rectora en el ámbito de laPlanificación
ENTRADAS: SALIDAS:HA
Información de la Ejecución Física-Financiera Informe de Evaluación (Trimestral - Anual)
C REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:E Registro de Cumplimiento de Actividades Físico - Financiero Diagrama Proceso Formulación y Seguimiento alR POA
V VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:
E Avance Físico- Financiero Seguimiento Mensual a los Indicadores eR1
Cumplimiento de Formato para el llenado del POA Informes Trimestrales
1 INDICADORES:C Indicador de Gestión = (N° real de días promedio para realizar actividades del POA/N0 establecido de días paraAR
realizar actividades del POA)
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No ÓptimosTU ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones enAo
de Coordinación, Evaluación al Seguimiento del POA áreas críticas
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nPcARTONBOLW l'ITOIÍfSVÍTiV.fíiWil̂ i'ro
MANUAL CÓDIGOGEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pág.01 45 de 49
CARTONBOL FICHA DE PROCESO COD: POA-PRC-003
PROCESO : Reformulación del POA ÁREA Y/O UNIDAD : Gerente Administrativo Financiero
OBJETIVO: Elaborar la Reformuiación del POA de acuerdo a requerimiento de la Empresa.
pLAN
ALCANCE:Empieza: Solicitud de Modificación del POA de las Unidades Organizacionales Incluye: Análisis y Verificación de las Solicitudes Termina: POA Reformulado
EAR
PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE : Máxima Autoridad Ejecutiva Áreas y Unidades Organizacionales Entidades Tutoras de CARTONBOL Entidad Rectora en el ámbito de la Planificación
H
ENTRADAS:Requerimiento de las Áreas y Unidades Organizacionales
SALIDAS:POA Reformulado
CER
REGISTROS:Registro de Cumplimiento de Actividades Físico - Financiero Informes de Justificación de Modificaciones
DIAGRAMA DEL PROCESO:Diagrama Proceso Formulación y Seguimiento al POA
VERIF1
VARIABLES A CONTROLAR:Avance Físico- FinancieroCumplimiento de Formato para la Reformulación del POA Justificación sobre las modificaciones que se pretende incorporar (Modificación e Inclusión de elementos nuevos)
INSPECCIONES/CONTROLES:Seguimiento Mensual a los Indicadores e Informes Trimestrales
CAR
INDICADORES:Indicador de Gestión = (N° real de días promedio para realizar actividades del POA/N° establecido de días para realizar actividades del POA)
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No Óptimos
uAR
ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones de Coordinación, Evaluación al Seguimiento del POA
ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas críticas
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^p^ARTqNBOLMANUAL CÓDIGO
GEN-MAN-003
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c. Análisis Organizacional
Diagrama Proceso Análisis Orqanizacional
CARTONBOL
AREAS Y UNIDADES
ENTRADA
ANÁLISIS (R ^ DISEÑO ORGANIZACIONAL
SEGUIMIENTO AL PLAN DE IMPLEMENTACIOli
CARTONBOL
AREAS Y UNIDADES
SALIDA
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T y O ^ T O N B O LMANUAL CÓDIGO
GEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pág.01 47 de 49
CARTONBOL | FICHA DE PROCESO | COD: OYM-PRC-001PROCESO: Análisis y Diseño Organizacionai ÁREA Y/O UNIDAD Gerente Administrativo Financiero
p OBJETIVO: Evaluar la eficacia y eficiencia de la Estructura de la Empresa.
L ALCANCE:
A Empieza: Solicitud de Información sobre funcionamiento de las Unidades y/o Áreas Organizacionales
N Incluye: Análisis de la información obtenida
E/\
Termina: Manuales de Procedimientos nuevos y/mejorados
R PROVEEDOR: Áreas y Unidades Organizacionales CLIENTE: CARTONBOL
ENTRADAS: SALIDAS:PEI. POA Informes de Análisis Organizacionai y propuesta de ReNormativa aplicada (Diseño) Empresarial
H Informes de Auditoría Manual de ProcesosA Manual de Procesos Manual de Organización y FuncionesC Relevamiento de información de Areas y UnidadesER
Organizacionales
REGISTROS: DIAGRAMA DEL PROCESO:Informes Aprobados Ver Diagrama Proceso Análisis OrganizacionaiManuales Aprobados
V VARIABLES A CONTROLAR: INSPECCIONES/CONTROLES:ER
Cumplimiento de Plazos Cumplimiento de Normativa Vigente
I INDICADORES:C Tiempo de Cumplimiento = (N° real de días promedio para elaborar un Procedimiento/N0 establecido de días paraAR
elaborar un Procedimiento)
AC PRODUCTO NO CONFORME: Valores de Indicadores No ÓptimosTU ACCIÓN PREVENTIVA: Capacitaciones, Talleres, Reuniones
ACCIÓN CORRECTIVA: Capacitaciones en áreas críticasA
-------R-------de Coordinación, Evaluación al Seguimiento
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HPCARTONBOLMANUAL CÓDIGO
GEN-MAN-003
MANUAL DE PROCESOSVer. Pág.01 49 de 49
Toda vez que los Procesos son dinámicos, es posible que los identificados sufran
actualizaciones, modificaciones, simplificaciones y otros que hagan que este
documento tenga que ser actualizado constantemente. En este sentido, el presente
documento se convierte en un instrumento básico en la identificación y en el análisis
de los procesos institucionales.
7. USO Y DIFUSIÓN
La distribución de los documentos a los Jefes o Gerentes de Unidad estará a cargo
de la Unidad de Programación de Operaciones Anual. Cada Jefe o Gerente se
encargará de socializarlo con su personal dependiente y personal inducido.
En el caso de inducción ya sea por incorporación de personal nuevo o por cambio de
cargo de un funcionario dentro de la Empresa, la Gerencia Administrativa Financiera
deberá difundir y socializar este Manual. La socialización debe quedar registrada con
firmas de los participantes.
Este documento podrá ser consultado en la página web del Servicio de Desarrollo de
las Empresas Públicas Productivas.
8. CONTROL DE CAMBIOS
Se utilizará para registrar los cambios efectuados a las versiones anteriores del
Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Programación de
Operaciones.
VERSIÓNMODIFICADA
MODIFICACIONES EN: CAMBIOEFECTUADOTÍTULO PÁGINA
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