Embed Size (px)
Citation preview
Carta de Serveis del Servei d'Arxiu i Gestió documental de l’Ajuntament
de Castellbisbal. Usuaris externs 2020
Servei d’Arxiu i Gestió documental
1
Carta de Serveis 2020 del Servei d’Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal. Usuaris externs
Control del document
Elaborat per:
Isaac Alvarez i Brugada. Ajuntament de Castellbisbal. Servei d’Arxiu i Gestió
documental.
Data de creació 14/2/2020
Control de versions Data: 19/3/2020
Descripció: Versió 2/2020. Validació del Comitè de direcció del servei.
Estat formal Aprovat per Comitè Directiu de Qualitat del Servei d’Arxiu i Gestió documental
Aprovació pendent per Junta de Govern Local avocada a l’alcalde. Actualització 2020.
Nivell accés a la informació Públic
Expedient 2020/2/XA
Títol Carta de Serveis 2020 del Servei d’Arxiu I Gestió documental de l’Ajuntament de
Castellbisbal. Usuaris externs
Control de còpies Només les còpies electròniques disponibles al web de l’Ajuntament de Castellbisbal
(www.castellbisbal.cat/arxiu-municipal ), garanteixen la validesa i actualització del document.
Drets d’autor
Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement-No comercial-Sense obres
derivades 3.0 Espanya de Creative Commons. Per veure'n una còpia, visiteu
http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/deed.ca.
Fotografia de portada: Autor: Aleix Mateu – Ajuntament de Castellbisbal. 2019
2
Carta de Serveis 2020 del Servei d’Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal. Usuaris externs
Contingut d’aquesta Carta de Serveis
On som i com contactar amb nosaltres........................................................................................ 3
Missió, visió i valors del Servei d’Arxiu i Gestió Documental ........................................................ 4
Política de qualitat del Servei d’Arxiu i Gestió Documental .......................................................... 5
Els objectius estratègics 2017-2020 del Servei d’Arxiu i Gestió Documental ................................. 5
El Servei d’Arxiu i Gestió Documental, certificat en el model de gestió de qualitat ISO 9001:2015
................................................................................................................................................... 6
Drets i deures de les persones usuàries del Servei d’Arxiu i Gestió Documental ........................... 7
Principal normativa aplicable ...................................................................................................... 7
Els serveis que ofereix el Servei d’Arxiu i Gestió Documental ....................................................... 9
Els compromisos del Servei d’Arxiu i Gestió Documental amb l’usuari ....................................... 13
Mecanismes de reclamació i participació sobre aquesta Carta de Serveis ................................. 14
Periodicitat d’informació pública del seguiment dels compromisos d’aquesta Carta de Serveis . 14
3
Carta de Serveis 2020 del Servei d’Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal. Usuaris externs
On som i com contactar amb nosaltres
Contacte:
Avinguda Pau Casals, 9 Castellbisbal 08755
Web del Servei d’Arxiu i Gestió Documental:
www.castellbisbal.cat/arxiu-municipal
Tràmits electrònics i seu electrònica: www.castellbisbal.cat/seu-electronica/
Adreça electrònica: [email protected]
Telèfon: 93 772 02 25
Horari d’atenció:
De dilluns a divendres, de 8.30 a 14.30 hores (consulta amb cita prèvia, última consulta a les 14.00 hores).
Dilluns, de 16.00 a 19.00 (per a consultes de documents amb cita prèvia confirmada, última consulta a les 18.30 hores).
Responsable polític:
Gestió del Servei, Arxiu Municipal i accés als documents: Joan Playà i Guirado (AxC), alcalde
Responsable tècnic:
Isaac Àlvarez i Brugada, tècnic d’arxiu i gestió documental.
4
Carta de Serveis 2020 del Servei d’Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal. Usuaris externs
Missió, visió i valors del Servei d’Arxiu i Gestió Documental
El Servei d'Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal té com a missió ser el
servei públic especialitzat en la gestió, tractament, i en la custòdia i divulgació dels documents
públics, i dels privats dels quals en té responsabilitat.
Gestiona l'Arxiu Municipal de Castellbisbal (AMCAS) i participa, promou millores, i gestiona les
eines i polítiques del Sistema de Gestió Documental corporativa de l’Ajuntament, i el
desenvolupament de l'Administració electrònica.
Les diverses actuacions que es duen a terme tenen per objectiu que els documents públics i els
que testimonien la nostra història, l’evolució històrica i social del poble es conservin de forma
adequada per a les generacions futures i siguin accessibles per a qualsevol persona interessada
o investigador.
La nostra visió és ésser un servei públic modern orientat als usuaris i adaptat en tot moment als
canvis socials, tecnològics i de la pràctica arxivística, oferint als nostres clients serveis de la
màxima qualitat i rigor en tot moment. Volem ser referents per la qualitat dels nostres serveis i
per la pràctica professional rigorosa en la gestió de l'Arxiu Municipal i gestió documental
corporativa.
Per aconseguir la nostra visió, treballem dia a dia amb els valors següents, el nostre ADN:
- Ser eficients, donant respostes resolutives en el menor temps possible als usuaris.
- Treballar amb honestedat, integritat i transparència en la gestió i l’administració.
- Treballar amb orientació al usuari, establint aptituds d’empatia i assertivitat.
- Treballar amb un enfocament a la millora continuada i a la qualitat.
5
Carta de Serveis 2020 del Servei d’Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal. Usuaris externs
Política de qualitat del Servei d’Arxiu i Gestió Documental
Tota persona de l’equip humà del Servei d’Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de
Castellbisbal ha de tenir com a objectiu la plena satisfacció dels usuaris i aconseguir la màxima
eficiència per a cadascun dels serveis, fets en un marc de millora contínua.
Per aconseguir aquesta fita, el Servei d’Arxiu i Gestió Documental orienta la seva gestió a
determinar i complir els processos necessaris per satisfer les necessitats dels usuaris,
comprometent-se a satisfer els requisits aplicables i a dur a terme una millora del sistema de
gestió de forma contínua.
Els objectius estratègics 2017-2020 del Servei d’Arxiu i Gestió Documental
• Línia estratègica 1: Millorar la qualitat dels serveis que s’hi presten.
• Línia estratègica 2: Racionalitzar i implantar eines tecnològiques avançades.
• Línia estratègica 3: Promoure un canvi cultural a l'organització en referència a la gestió
documental.
Línia estratègica 1:
Millorar la qualitat dels serveis que s'hi presten
Línia estratègica 2:
Racionalitzar i implantar eines tecnològiques avançades
Línia estratègica 3:
Promoure un canvi cultural a l'organització en referència a la
gestió documental
6
Carta de Serveis 2020 del Servei d’Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal. Usuaris externs
El Servei d’Arxiu i Gestió Documental, certificat en el model de gestió de
qualitat ISO 9001:2015
ISO 9001:2015. El seu significat
La ISO 9001:2015 és una norma internacional de prestigi que fomenta i fa de referent per
aquells que volen aconseguir una gestió de qualitat a les seves organitzacions.
L’adopció d’aquesta norma és voluntària i és una decisió estratègica de la nostra organització.
Els beneficis són múltiples, des d’ajudar-nos a proporcionar serveis que realment satisfacin els
nostres usuaris fins a tenir un enfocament a la millora continuada dels nostres serveis.
El Servei d’Arxiu i Gestió documental ha obtingut el certificat ISO 9001:2015 atorgat per TÜV
Rheinland.
Abast del sistema de gestió ISO 9001:2015 al Servei d’Arxiu i Gestió Documental
L’abast de la certificació és els processos vinculats amb la gestió del servei, instal·lacions de
l’arxiu, gestió documental, tractament arxivístic i accés als documents.
Ha determinat que hi són aplicables tots els requisits de la norma ISO 9001:2015, exceptuant el
punt 8.3 de disseny i desenvolupament dels productes i serveis, al Servei d’Arxiu i Gestió
Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal, per tots els seus emplaçaments físics (dipòsits
d’arxiu i despatx ) i per tots els seus productes i serveis, que es detallen en aquesta carta de
serveis.
S’exclou de l’aplicació de la norma el punt 8.3 de disseny i desenvolupament dels productes i
serveis, ja que el Servei d’Arxiu i Gestió documental no fa disseny i desenvolupament de nous
productes o serveis, perquè els seus serveis venen donats per lleis de rang superior.
7
Carta de Serveis 2020 del Servei d’Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal. Usuaris externs
Drets i deures de les persones usuàries del Servei d’Arxiu i Gestió
Documental
Drets:
- Ser atesos amb respecte i deferència.
- Accés als serveis interns que s'ofereixen.
- Ser atesos amb la màxima rapidesa possible.
- Polivalència del personal del Servei d’Arxiu i Gestió documental per a la gestió dels
diversos serveis.
- Atenció en els idiomes d'ús de l'Administració.
- No discriminació de cap tipus.
- Orientació necessària sobre qualsevol servei de competència del Servei d'Arxiu i Gestió
Documental.
- Presentació de queixes o suggeriments sobre el servei.
Deures:
- Tractar respectuosament el personal del Servei d'Arxiu i Gestió documental.
- Comportar-se amb civisme, respectant la resta d’usuaris interns i externs.
- Utilitzar les instal·lacions del Servei d’Arxiu i Gestió documental amb respecte i de
manera adequada.
- Tractar amb cura els documents objecte de consulta o préstec.
- Retornar els documents prestats dins del període de préstec autoritzat.
Principal normativa aplicable Legislació general:
- Llei orgànica 1/1982, de 5 de maig, de protecció civil del dret a l'honor, a la intimitat
personal i familiar i a la pròpia imatge
- Llei 7/1985, de 2 de abril, reguladora de les bases del règim local
- Reial Decret 2568/1986, de 28 de novembre, pel qual s’aprova el Reglament
d’organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals
- Reial Decret Legislatiu 1/1996, de 12 d’abril, pel qual s’aprova el text refós de la Llei de
propietat intel·lectual, que regularitza, aclareix i harmonitza les disposicions legals
vigents sobre la matèria
- Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal
8
Carta de Serveis 2020 del Servei d’Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal. Usuaris externs
- Decret Legislatiu 2/2003, de 28 d'abril, pel qual s'aprova el Text refós de la Llei municipal
i de règim local de Catalunya
- Reial Decret 1720/2007, de 21 de desembre, pel qual s’aprova el Reglament de
desenvolupament de la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de
dades de caràcter personal
Legislació d’arxius, gestió de documents i accés als documents
- Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català
- Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents
- Decret 190/2009, de 9 de desembre, dels requisits dels arxius del Sistema d’Arxius de
Catalunya, del procediment d’integració i del Registre d’Arxius de Catalunya
- Reial Decret 3/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional de Seguretat
en l’àmbit de l’Administració electrònica
- Reial Decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional
d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica
- Llei 26/2010, del 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions
públiques de Catalunya
- Llei 29/2010, del 3 d'agost, ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya
- Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon
govern
- Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon
govern
- Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions
públiques
- Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic
Regulació interna:
- Reglament de la comissió municipal d’accés i avaluació de documents de Castellbisbal
- Reglament regulador de la política de gestió documental, accés als documents i Arxiu
Municipal de l’Ajuntament de Castellbisbal
- Procediment abreujat per a l'accés a documents complementari als articles 45 i 46 del
Reglament regulador de la política de gestió documental, accés als documents i Arxiu
Municipal de Castellbisbal
- Ordenança municipal d’Administració electrònica i transparència de l’Ajuntament de
Castellbisbal
- Instrucció tècnica sobre l’autoreproducció de documents amb cambra fotogràfica o
smartphone.
9
Carta de Serveis 2020 del Servei d’Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal. Usuaris externs
Els serveis que ofereix el Servei d’Arxiu i Gestió Documental
Consulta, accés i reproducció de documents de l’Arxiu Municipal de Castellbisbal
Requisits: Ser més gran de 16 anys amb acreditació de la identitat, o
menors de 16 anys assistits pel seu tutor escolar.
Observacions:
- Sol·licitar l’accés als documents mitjançant instància. Per tal d’agilitzar
el servei, en cas de saber els documents, cal detallar-los a la sol·licitud.
En cas de dubte es pot fer consulta prèvia per correu electrònic.
- Un cop presentada la sol·licitud, l’Arxiu ens posarem en contacte
comunicant la disponibilitat i per tal de concretar dia i hora de
consulta. El dia concertat ja tindrem preparats els documents.
- En cas de no conèixer quins documents exactes voleu consultar,
nosaltres us assessorament i ajudarem a identificar-los.
- Les fotocòpies dels documents tenen el cost que marca l’ordenança
fiscal vigent.
- L’accés d’alguns documents es pot veure restringit per la legislació
vigent.
- Els usuaris podran fer autoreproduccions dels documents amb
limitacions senyalades a la Instrucció tècnica sobre l’autoreproducció
de documents amb cambra fotogràfica o smartphone, disponible per la
seva consulta a l’Arxiu i dins del tràmit específic de sol·licitud de
consulta.
Sol·licitud: Sol·licitant la consulta de documents mitjançant el formulari
específic o sol·licitud genèrica tot exposant l’objecte de la consulta.
Podeu Consultar més informació sobre el tràmit a:
https://www.castellbisbal.cat/seu-electronica/tramits-i-gestions/tramits-per-
a-ciutadans/consulta-i-reproduccions-de-documents-de-larxiu.html . Canals
de sol·licitud:
10
Carta de Serveis 2020 del Servei d’Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal. Usuaris externs
- Horari de consulta dels documents:
De dilluns a divendres, de 8.30 a 14.30 hores (consulta amb cita prèvia, última consulta a les 14.00 hores). Dilluns, de 16.00 a 19.00 (per a consultes de documents amb cita prèvia confirmada, última consulta a les 18.30 hores).
Visites guiades a l’Arxiu Municipal de Castellbisbal
Requisits: Ser entitat o centre educatiu de Castellbisbal
Observacions:
- La visita guiada s’adaptarà segons les necessitats i peticions dels
sol·licitants.
Sol·licitud: Exposant el motiu, data, hora i requeriments específics de la
visita guiada a través de qualsevol dels canals següents:
Donacions particulars de documents o fotografies del municipi de Castellbisbal
Requisits: La persona cedent o donant ha de ser la propietària o possessora
del document o fotografia.
Observacions:
- Les tasques administratives que es derivin de la cessió o donació aniran
a càrrec de l’Ajuntament: sempre és gratuït per al cedent o donant.
- Es citarà sempre, si així ho accepteu, el donant del document quan se’n
faci difusió.
- Es preservaran, amb el màxim de garanties, els documents o
fotografies cedits o donats.
Sol·licitud: Exposant els documents o fotografies que es volen cedir a través
de qualsevol dels canals següents:
11
Carta de Serveis 2020 del Servei d’Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal. Usuaris externs
Beca de recerca sobre el municipi de Castellbisbal
Requisits: Ser un investigador o grup d’investigadors amb estudis superiors
en curs o finalitzats amb una proposta de recerca sobre Castellbisbal
basada, en gran part o totalment, en els fons documentals arxivístics.
Observacions:
- Es farà publicitat de la convocatòria anual senyalant el termini i formes
de presentació dels projectes.
- La valoració de les propostes de recerca es farà a través d’un jurat
especialitzat en recerca.
- Es donarà una beca amb un import econòmic que variarà segons l’any,
que es publicarà a les bases de la convocatòria anual.
- L’Ajuntament publicarà l’estudi dut a terme.
Sol·licitud: Dins el termini de convocatòria publicat anualment s’haurà de
presentar la sol·licitud telemàticament mitjançant el tràmit específic de la
Seu Electrònica i altres canals admesos per Llei.
Activitats pel Dia Internacional dels Arxius
Requisits: Cap
Observacions:
- Data del Dia Internacional dels Arxius: 9 de juny.
- Les activitats es publiquen a la agenda municipal dins del web de
l’Ajuntament.
Accés a les activitats: Assistint presencialment a les activitats que es
convoquin.
12
Carta de Serveis 2020 del Servei d’Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal. Usuaris externs
Defensa del patrimoni documental en situació de risc
Requisits: Ser coneixedor d’una situació de risc per al patrimoni documental
de Castellbisbal
Observacions:
- L’Ajuntament actuarà immediatament davant d’un risc comunicat i
prèviament valorat.
- La persona denunciant del risc tindrà total anonimat en el procés.
Sol·licitud: Exposant els tipus de documents que es troben en risc i explicant
la situació de risc concreta, a través de qualsevol dels canals següents:
Col·laboració per la difusió documental amb entitats i altres administracions
Requisits: Ser entitat legalment constituïda o Administració pública
Observacions:
- S’ofereix assessorament i suport personalitzat perquè les entitats o
administracions puguin organitzar exposicions o altres activitats de
difusió amb documents de l’Arxiu de Castellbisbal.
Sol·licitud: Exposant la sol·licitud mitjançant qualsevol dels canals següents:
13
Carta de Serveis 2020 del Servei d’Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal. Usuaris externs
Els compromisos del Servei d’Arxiu i Gestió Documental amb l’usuari
Donar sempre una resposta ràpida i professional a qualsevol
sol·licitud d’un usuari.
Per això, el nostre objectiu és donar una resposta en menys de 10
dies naturals des de la recepció de la sol·licitud en el 90% dels casos
(la legislació vigent assenyala un termini d’un mes respecte a les
sol·licituds d’accés als documents).
Situacions de baixa o permís del tècnic d’Arxiu poden significar un augment dels terminis de
resposta
Indicador per l’avaluació del compromís: 90% de sol·licituds respostes en menys de 10 dies
naturals.
Satisfer de forma excel·lent els usuaris del Servei d’Arxiu i Gestió
Documental.
Per això, el nostre objectiu és que la nota mitjana de valoració
global del Servei d’Arxiu i Gestió Documental, extreta de l’enquesta
de satisfacció dels usuaris, sigui superior a 3 sobre 4 punts.
Indicador: Puntuació mitjana sobre la pregunta de valoració general del Servei d’Arxiu i Gestió
Documental dins l’enquesta de satisfacció.
Oferir sempre que sigui possible una via de comunicació a través de
mitjans electrònics a qualsevol sol·licitud d’un usuari.
Per això, el nostre objectiu es que el 100% dels nostres serveis es
puguin iniciar de forma electrònica, sense necessitat de desplaçar-se
a l’Ajuntament.
La consulta de documents i obtenció de còpies pot implicar desplaçar-se a l’Arxiu Municipal.
Indicador per l’avaluació del compromís: 100% de serveis del Servei d’Arxiu i Gestió
Documental que es poden iniciar telemàticament.
14
Carta de Serveis 2020 del Servei d’Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal. Usuaris externs
Mecanismes de reclamació i participació sobre aquesta Carta de Serveis
El Servei d’Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal posa a la disposició de la
ciutadania mitjans per a la reclamació o queixa en cas d’incompliment dels compromisos
d’aquesta Carta de Serveis.
Per altra banda, el Servei d’Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal ofereix
mecanismes de participació pel desenvolupament i millora d’aquesta Carta de Serveis a través
dels mateixos canals que les reclamacions i queixes, o bé a través de les enquestes de satisfacció
que posa a la disposició dels usuaris del Servei d’Arxiu i Gestió Documental.
Canals per formalitzar la seva queixa, reclamació o suggeriment:
Presencialment a través d’una instància genèrica a l’Oficina d’Atenció Ciutadana: Avinguda Pau
Casals, 9, Castellbisbal 08755
Telemàticament a través de la web de la Seu Electrònica a través d’instància genèrica:
www.castellbisbal.cat/seu-electronica/
El Servei d’Arxiu i Gestió Documental de l’Ajuntament de Castellbisbal es compromet a
contestar tota reclamació, queixa o suggeriment feta formalment en el termini màxim de 10
dies naturals des de la seva presentació.
Periodicitat d’informació pública del seguiment dels compromisos
d’aquesta Carta de Serveis
Com a garantia de que es realitzarà un seguiment sobre els compromisos establerts en aquesta
Carta de Serveis vers les persones usuàries del Servei d’Arxiu i Gestió documental de
l’Ajuntament de Castellbisbal, es publicarà anualment a la web municipal els resultats.
