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GESTIÓN DE RRHH
Proceso general
PG-06 Ed.01 Página 2
ÍNDICE
1 OBJETO ....................................................................................................................... 3
2 PROCEDIMIENTO ......................................................................................................... 3
2.1 RESPONSABLE DE RRHH ................................................................................................ 3
2.2 NECESIDAD DE PERSONAL ............................................................................................. 3
2.3 SELECCIÓN DE PERSONAL ............................................................................................. 3
2.4 INCORPORACIÓN ........................................................................................................... 4
2.5 BIENVENIDA Y FORMACIÓN INICIAL ............................................................................. 4
2.6 DURANTE EL CONTRATO ............................................................................................... 6
2.7 PERFECCIONAMIENTO DEL PERSONAL ....................................................................... 10
2.8 INCIDENCIAS EN MATERIA LABORAL .......................................................................... 11
2.9 BAJA DEL/A TRABAJADOR/A ....................................................................................... 11
3 INDICADORES ............................................................................................................ 11
4 ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN ................................................................................ 12
5 LEGISLACIÓN Y NORMATIVA APLICABLES................................................................... 12
6 CONTROL DE MODIFICACIONES ................................................................................. 12
7 ANEXO DE FORMULARIOS ......................................................................................... 13
F-29 BIENVENIDA................................................................................................................... 13
F-30 CUENTA DE HORAS ........................................................................................................ 14
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1 OBJETO
Este proceso abarca la gestión de personal desde la necesidad hasta su posible baja, pasando por su formación continua, definiendo derechos y obligaciones, etc. con el objetivo de asegurar que el personal sea suficiente y posea la formación, habilidades y experiencia necesarias para el desarrollo de su actividad.
2 PROCEDIMIENTO
2.1 RESPONSABLE DE RRHH
El/la Responsable de RRHH es el/la Director/a General.
2.2 NECESIDAD DE PERSONAL
Cuando se detecte la necesidad de incorporaciones o promociones internas, dicha necesidad se comunicará al/a Responsable de RRHH mediante correo electrónico o F-13 COMUNICADO INTERNO en el que incluya, al menos:
Justificación de la necesidad u oportunidad.
Costes aproximados.
Plazos y periodo de contratación.
El/la Responsable de RRHH, asesorado/a por quien estime oportuno, dará o no el visto bueno a dicha incorporación o promoción y, en caso de estar de acuerdo, ordenará el proceso de selección y evaluación de candidatos/as, delegando en quien estime oportuno.
Además, comunicará su decisión a Servicios Generales y Administración, Director/a de Tecnología y Modernización y Director/a de Operaciones y Control de Gestión, lo antes posible, con objeto de preparar el puesto de trabajo.
2.3 SELECCIÓN DE PERSONAL
El/la Responsable de RRHH, actuará según lo establecido en el CONVENIO COLECTIVO y REGLAMENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL para:
Provisión de puestos de nueva creación.
Promoción interna.
Reincorporación.
Bolsa de trabajo.
Incorporación de becarios/as.
Etc.
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El/la Responsable de RRHH, comunicará la decisión tomada al/a:
Responsable de Servicios Generales y Administración.
Director/a de Tecnología y Modernización.
Director/a de Operaciones y Control de Gestión.
2.4 INCORPORACIÓN
Para la incorporación:
Servicios Generales y Administración gestionará los trámites administrativos de la incorporación (contrato, comprobación de requisitos, etc.).
Operaciones y Control de Gestión:
Actualizará la ficha de personal en la base de datos y la carpeta física
Recogerá la huella para el control de presencia.
Recopilará los datos y permisos de acceso.
Le presentará al/a responsable del departamento que corresponda.
Suministrará los equipos necesarios.
Realizará las comunicaciones necesarias para el cumplimiento de este procedimiento.
Tecnologías y Modernización suministrará lo referente a sistemas (permisos, accesos, correo electrónico, etc.)
El/la Responsable de SST gestionará con el Servicio de Prevención Ajeno las acciones necesarias para su incorporación según el caso: formación, reconocimiento médico, aptitud física, entrega de EPIs, etc.
2.5 BIENVENIDA Y FORMACIÓN INICIAL
El/la Director/a de Departamento se encargará de facilitar la información/formación necesaria para el desarrollo de las tareas que encomiende a dicho/a trabajador/a. Si detectara que dicha persona no está cualificada o no tiene la actitud necesaria para desarrollar las tareas, lo comunicará a la mayor brevedad posible al/la Responsable de RRHH para que no se supere el periodo de prueba.
El/la Responsable de Calidad explicará, dejando registro en el F-29 BIENVENIDA, lo relativo a:
Política de gestión y organización.
Organigrama, teléfonos, correos electrónicos, etc.
Listado de procesos y procedimientos de gestión que le apliquen y dónde consultarlos.
Formularios que le apliquen y dónde conseguirlos.
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A quién dirigirse en caso de duda.
Otra información que estime necesaria.
El/la Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo explicará, dejando registro en el F-15 DERECHOS Y OBLIGACIONES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, lo relativo a:
Derechos y obligaciones en dicha materia.
Medidas preventivas del puesto.
EPIs (solo cuando sea necesario).
A quién dirigirse en caso de duda.
Otra información que estime necesaria.
El/la Responsable de Gestión Ambiental explicará, dejando registro en el F-14 FORMACIÓN Y SENSIBLIZACIÓN AMBIENTAL, lo relativo:
Ahorro en el consumo eléctrico.
Ahorro en el consumo combustible.
Ahorro en el consumo de agua.
Separación de residuos (envases, orgánico, etc.)
Ahorro en el consumo de papel.
Ahorro en el consumo de tóner.
A quién dirigirse en caso de duda.
Otra información que estime necesaria.
El/la Responsable de Protección de Datos explicará, dejando registro en el F-16 ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y COMUNICACIÓN DE FUNCIONES, lo relativo a:
Acceso a instalaciones.
Uso de contraseñas.
Confidencialidad.
Autorizaciones y permisos.
A quién dirigirse en caso de duda
Otra información que estime necesaria.
Una vez finalizada la bienvenida, se realizará una prueba tipo test al respecto de la formación/sensibilización.
De todo lo anterior se dejará constancia en el expediente del/a trabajador/a y el Módulo de Personal de la Plataforma de Gestión.
El expediente físico del/a trabajador/a deberá guardarse bajo llave.
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2.6 DURANTE EL CONTRATO
DERECHOS Y OBLIGACIONES
Independientemente de realizar las tareas que se le encarguen, el personal:
Deberá conocer y cumplir con sus obligaciones contractuales.
Tendrá los derechos y obligaciones detallados en el Convenio Colectivo.
Deberá conocer y cumplir lo establecido en el Sistema de Gestión y Organización.
Deberá cumplir las normas básicas de educación e imagen personal.
PROCEDIMIENTOS
El Sistema de Gestión y Organización está compuesto por varios procedimientos, aplicables o no según el perfil y disponibles en la Plataforma de Gestión-Intranet de la empresa (http://intranet.costadelsolmalaga.org/web/sgo/?tip=1).
Estos procedimientos deben ser conocidos y han de cumplirse por el personal al que aplique. Los que afectan a la mayoría del personal son:
PG-04 de Compras y contratación: Procedimiento para realizar compras según los distintos procedimientos administrativos de la ley, responsables, utilización del módulo de compras, etc.
PG-06 Gestión de RRHH: Procedimiento para la gestión del personal, desde la necesidad de un nuevo puesto, hasta la baja, pasando por la gestión de permisos a la red, formación inicial, periodo de pruebas, derechos y obligaciones, etc.
PG-07 Gestión de instalaciones, equipos y software: Procedimiento para la correcta gestión de las instalaciones, de los equipos y maquinaria, hardware y software. Apagado de luces, separación de residuos, ahorro de tóner, papel, etc.
PG-08 Comunicación interna y externa: Detalla los procedimientos y formas de comunicación de la empresa como: transparencia, comunicación a prensa, uso de redes sociales, actualización de la web, buzón de sugerencias, etc.
PG-10 Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo: Detalla todo lo referente a la Prevención de Riesgos Laborales y la Vigilancia de la Salud.
PG-12 Gestión de la Seguridad: Detalla todo lo referente a seguridad física e informática, como protección de datos personales, el control de acceso a las instalaciones por parte de visitas, acceso a la red informática (usuarios y permisos), acceso al archivo, copias de seguridad, antivirus, etc.
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CONTROL DE PRESENCIA, PERMISOS Y OTRAS SOLICITUDES
El personal dispone de distintas plataformas y acceso a redes, cada una con una función:
Red interna de archivos y gestor documental: con distintas carpetas para archivar documentos de trabajo según permisos.
Web pública: con información institucional y de transparencia (www.costadelsolmalaga.org)
Plataforma de Control de Presencia, diseñada para solicitar y controlar todo lo relacionado con la asistencia al trabajo, asuntos propios, vacaciones, etc. (presencia.costadelsolmalaga.org)
En lo relacionado con la presencia, imputación de horas, permisos, ayudas, etc. se seguirá lo previsto en el Convenio Colectivo, además:
En el caso de bajas, asistencia a consulta, etc., es obligatorio entregar el justificante a Servicios Generales y Administración.
Los permisos y ausencias justificadas, sean del tipo que sean, se registrarán en la Plataforma de Actividad (Workmeter).
Las prestaciones sociales reflejadas en el convenio se realizarán obligatoriamente por medio del F-13 COMUNICADO INTERNO.
Plataforma de Gestión-Intranet (intranet.costadelsolmalaga.org) con acceso a información profesional y realización de distintas gestiones como:
Información del Sistema de Gestión y Organización (manual, procedimientos, etc.)
Directorio de personal.
Módulo de Gestión de Compras
Módulo de Gestión de Ofertas
Módulo de Gestión de Proyectos
Módulo de Gestión de RRHH
Módulo de Gestión de Gestiones de Empresa (salidas y viajes)
Módulo de Gestión de Cuentas de Gasto (salidas y viajes)
Manuales de uso de distintas plataformas (salidas y viajes, cuenta de gastos, Workmeter, presencia, etc.)
Información Sindical.
Etc.
Plataforma de Actividad (Workmeter), para el control de tareas, tiempos de actividad, etc. (www.workmeter.com)
Plataforma de Comunicación Institucional (Yammer): red social corporativa para mejorar la comunicación y difusión de información (www.yammer.com)
Además de estas plataformas, existen otras webs necesarias para la prestación de los servicios, como www.visitacostadelsol.com, www.investinmalaga.es, etc.
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CUENTA DE GASTOS
La empresa correrá con todos los gastos que pudiera generar el/la trabajador/a, de alojamiento, transporte, manutención, etc.
Cuando no sea posible autorizar estos gastos de forma previa (taxis, peajes, gastos de representación, kilómetros, etc.), este gasto se podrá realizar por el personal siempre que:
Cuenten con la aprobación previa de su superior/a inmediato/a, aunque sea verbal.
Se respete los lí ites de la adjudicació directa < 8. € . Estén contemplados en el proyecto y no superen lo presupuestado o, en su caso,
éstos se puedan considerar gastos generales.
Todo ello, de acuerdo a lo que se indica a continuación:
Manutención: Se podrá abonar con cargo a la tarjeta de crédito de la empresa o mediante gastos suplidos las siguientes cantidades cuando el personal tenga que realizar un desplazamiento fuera de la localidad de Málaga y sea necesaria la manutención del empleado/a:
Concepto España* Extranjero
Desayuno Hasta 5 € Hasta €
Almuerzo hasta 5 € Hasta €
Cena hasta 5 € Hasta €
* Peninsular, insular, Ceuta y Melilla.
Cualquier cantidad superior a estos importes tendrá que estar suficientemente justificada y en caso contrario, podrá no ser aprobada por la Dirección General.
Alojamiento: Se gestiona y abona en su totalidad por la empresa mediante un servicio de agencia de viajes o directamente con el alojamiento. Preferentemente el régimen de alojamiento incluirá el desayuno, en cuyo caso NO se abonará el importe de manutención por este concepto.
Transporte: Para los desplazamientos fuera de la provincia de Málaga, la empresa gestionará y abonará los medios de transportes necesarios para la llegada al destino. Una vez en el mismo:
Se podrá abonar con cargo a la tarjeta de crédito o gasto suplido, los servicios de transporte regular de viajeros (autobús, tren, metro).
El transporte discrecional (taxi, minibús, etc.) será abonado mediante gasto suplido.
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Respecto de la justificación de estos gastos y la devolución de los gastos suplidos por el personal, una vez se retorne a origen, se procederá según:
El/la trabajador/a los reportará en el Módulo de Personal de la Plataforma de Gestión.
Deberán ser revisado y aprobados por el/la superior/a inmediato/a mediante el Módulo de Personal de la Plataforma de Gestión,
El/la trabajador/a imprimirá una copia, que entregará en Servicios Generales y Administración, junto a:
Tickets, facturas, otros documentos donde se refleje el gasto.
Cuando sea expresamente solicitado por su superior o Director/a General, adjuntará informes de finalización de actuaciones, programa oficial, autorización de gestión de empresa en la que se detalle el programa de trabajo, un programa oficial o cualquier otro documento que justifique dichos gastos.
IMPORTANTE: Independientemente de informes puntuales, la información de esta cuenta de gastos, deberá estar suficientemente justificada en la memoria de ejecución de los proyectos y acciones, redactada, preferiblemente, a priori.
Servicios Generales y Administración:
Si hubiera, registrará las facturas en el registro de facturas.
Contabilizará los gastos.
Se encargará de la aprobación por el/la Director/a General
Se encargará del pago.
CUENTA DE HORAS
Además de lo detallado en el Convenio Colectivo y demás acuerdos, respecto de salidas fuera de oficina:
Antes de salir, el/la trabajador/a deberá reflejar en el Módulo de Personal de la Plataforma de Gestión, la gestión de empresa a realizar, el/la Directora/a de Departamento, Director/a de División o Director/a General o persona en quien delegue, la aprobará y Servicios General y Administración actualizará la plataforma.
Según el Artículo 2 del Acuerdo Cómputo de Horas (12/05/2017) ”….todo el personal que realice desplazamientos o viajes fuera de la localidad de Málaga cuando la
terminación de la actividad impida el regreso al lugar de trabajo, o el mismo se
produzca después de las 15:30h, siendo necesario en este último supuesto el registro
del empleado/a físicamente o mediante terminal móvil en el dispositivo de Control de
Presencia de Turismo y Planificación Costa del Sol, SLU….”
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Al finalizar la salida/viaje, el/la trabajador/a y según lo establecido en el Convenio Colectivo u otros acuerdos al respecto:
Reportará las horas mediante el F-30 CUENTA DE HORAS o Módulo de Personal de la Plataforma de Gestión (cuando esté operativo), distinguiendo entre horas efectivas, espera y desplazamiento.
Adjuntará informes de finalización de actuaciones, programa oficial, autorización de gestión de empresa en la que se detalle el programa de trabajo, un programa oficial o cualquier otro documento que justifique dichas horas.
IMPORTANTE: Independientemente de informes puntuales, la información de esta cuenta de horas, deberá estar suficientemente justificada en la memoria de ejecución de los proyectos y acciones, redactada, preferiblemente, a priori.
Esta cuenta de horas será aprobada por el/la superior/a inmediato/a y entregada a Servicios General y Administración que, tras la aprobación del/a Director/a General, actualizará la Plataforma de Presencia e informará al/a trabajador/a.
El/la trabajador/a reportará el total de horas de cada tipología (efectivas, espera y desplazamiento) en el editor de la Plataforma de Actividad (Workmeter), siempre, tras la aprobación.
2.7 PERFECCIONAMIENTO DEL PERSONAL
Anualmente, el/la Responsable de RRHH ejecuta el Plan Anual de RRHH, donde, independientemente de otros objetivos, detalla las acciones formativas y de perfeccionamiento del personal, derivadas de las necesidades comunicadas por cada Director/a de Departamento.
Independientemente, cuando se detecten necesidades no previstas en el plan u oportunidades de perfeccionamiento, el/la Director/a de Departamento lo solicitará al/la Responsable de RRHH, que actuará en consecuencia.
Cuando sea necesario que el/la trabajador/a reciba una formación específica en los trabajos que vaya a realizar (uso de programas específicos, nueva normativa o legislación, nuevas líneas de trabajo, etc.), el/la Director/a de Departamento lo solicitará al/la Responsable de RRHH, que actuará en consecuencia.
Si el trabajador/a realiza acciones de perfeccionamiento por su cuenta y desea que dicha formación pase a formar parte de su expediente, deberá informar al/a Director/a de Departamento, que a su vez lo comunicará a Operaciones y Control de Gestión para su inclusión en el expediente.
Toda la información derivada de la formación (títulos, certificados CV, etc.) será archivada por Operaciones y Control de Gestión, en el expediente del/a trabajador/a (bajo llave) y/o el Módulo de Personal de la Plataforma de Gestión.
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2.8 INCIDENCIAS EN MATERIA LABORAL
Las incidencias en materia laboral se gestionarán según:
Se iniciarán por medio del/a Director/a de Departamento, Director/a de División o Director/a General.
Éste/a analizará la incidencia y si observa que dicha incidencia pueda constituir algún tipo de falta tipificada en el Convenio Colectivo, lo comunicará al/a Responsable de RRHH. El/la empleado/a podrá solicitar asesoramiento del Comité de Empresa.
El/la Responsable de RRHH analizará la información recibida y, si detecta que dicha incidencia constituye algún tipo de falta actuará según lo previsto en el Convenio Colectivo vigente o Estatuto de los Trabajadores.
En los casos de posibles faltas, estas acciones y comunicaciones deberán realizarse en el menor tiempo posible con objeto de no superar los plazos de prescripción.
Las comunicaciones con el Comité de Empresa, se podrán realizar por cualquier medio legalmente establecido, pudiendo utilizar el correo [email protected] y el buzón de sugerencias si se pretende el anonimato.
2.9 BAJA DEL/A TRABAJADOR/A
Cuando se decida la baja de un/a trabajador/a, el/la Responsable de RRHH comunicará:
La necesidad de iniciar los trámites administrativos a Servicios Generales y Administración, carta de recomendación, finiquitos, etc.
La futura anulación de todo lo referente a permisos a Tecnologías y Modernización.
La futura desocupación de los equipos a Operaciones y Control de Gestión que, antes de la reutilización del equipo, eliminará el perfil de usuario con la correspondiente eliminación de los datos. Además, realizará una supervisión de aquellas carpetas que pudieran quedar fuera de este perfil, eliminando dicha información.
A Operaciones y Control de Gestión para que actualice el Módulo de personal de la Plataforma de Gestión, su ficha de personal, etc.
3 INDICADORES
Indicador Límite Period. Medic. Resp. Medic.
Nº de personas que no supera el periodo de pruebas
Plan Anual Plan Anual Resp. RRHH
Nº de NC anuales debido a incidencias relacionadas con la gestión de RRHH
Plan Anual Plan Anual Resp. RRHH
% de acciones formativas realizadas frente a las previstas
Plan Anual Plan Anual Resp. RRHH
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4 ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN
Documento/registro Responsables Orden de archivo
Tiempo de archivo
Base de datos de personal Resp. RRHH - Indefinido
Expedientes de personal Resp. RRHH Apellidos Indefinido
Contratos Resp Serv. Generales Apellidos Indefinido
Bajas por enfermedad Resp Serv. Generales Apellidos Indefinido
Bajas por accidente Resp Serv. Generales Apellidos Indefinido
5 LEGISLACIÓN Y NORMATIVA APLICABLES
UNE-EN ISO 9001:2015.
UNE-EN ISO 14001:2015.
OHSAS 18001:2007.
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 15/1999.
Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores.
Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público (Disposición adicional primera)
Convenio Colectivo de los Trabajadores (Patronato de Turismo)
Convenio Colectivo de los Trabajadores (SOPDE)
Reglamento de selección de personal
Acuerdo de 12/05/2017, sobre el cómputo de horas para el personal que deba desplazarse fuera de las oficinas.
6 CONTROL DE MODIFICACIONES
Ed. Fecha Páginas afectadas Observaciones
01 23/10/2016 Todas Primera Edición
02 Todas Revisión general
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7 ANEXO DE FORMULARIOS
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F-30 CUENTA DE HORAS
