GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

PROCEDIMIENTO

Coordinación General de Planificación Versión 3.0

Octubre – 2020

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

PRO-GIC-GPC-001

Procedimiento

Gestión de Documentos del Sistema de Gestión – PRO-GIC-GPC-001

Gestión de Procesos y Calidad Pág. 2 de 20

Coordinación General de Planificación

CÓDIGO: PRO-GIC-GPC-001

VERSIÓN: 3

RUBRO CARGO FIRMA

AUTORIZADO POR: Ing. Gloria Larenas

ADMINISTRADOR GENERAL

REVISADO POR: Ing. Mauricio Sarabia

COORDINADOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN

ELABORADO POR: Ing. Andrés Chanabá

LÍDER GESTIÓN DE PROCESOS Y CALIDAD

PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE

GESTIÓN

Procedimiento




IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO Proceso Nivel 1: Gestión de Integridad, Calidad y Control

Proceso Nivel 2: Gestión de Procesos y Calidad

Proceso Nivel 3: No aplica

Responsable: Líder de Gestión de Procesos y Calidad

Versión del documento: 3.0 Frecuencia de Ejecución: Bajo Demanda

TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO

Versión Descripción de la versión

(motivos y cambios) Realizado / autorizado por

Fecha de elaboración

(dd/mm/aaaa)

Documentos que se dan de baja con la vigencia

de este documento

1 Creación

Abg. Jimena Villavicencio SERVIDOR GESTIÓN DE PROCESOS Y CALIDAD

Ing. Jorge Troya


Jul-2019 No aplica

1.1

Actualización:

• Ajustes en formatos

• Modificación en la codificación de los formatos debido a inclusión del formato F14-PRO-GIC-GCP-001 Checklist del Archivo físico y digital.

• Ajustes en el diagrama de caracterización y diagrama de flujo, que no implica cambio de actividades.

• Modificación de la actividad 9. Conformar expediente de Documentos del SGAN.

Ing. Fernanda Villacís LÍDER GESTIÓN DE PROCESOS Y

CALIDAD

Ing. Gloria Larenas COORDINADOR GENERAL DE

PLANIFICACIÓN

Ene-2020 PRO-GIC-GPC-001 v1.0

2

Actualización:

• Cambios normativos.

• Actualización de formatos y anexos.

• Ajuste de descripción de actividades para mejora del control documental

• Inclusión de mejoras por acciones correctivas

• Inclusión de criterios de modularidad de documentos

Ing. Andrés Chanabá SERVIDOR GESTIÓN DE PROCESOS Y CALIDAD

Ing. Gloria Larenas


May-2020 PRO-GIC-GPC-001 v1.1

2.1

Actualización:

• Inclusión de criterio jurídico sobre esquemas de firmas electrónicas y manuscritas.

Ing. Andrés Chanabá LÍDER GESTIÓN DE PROCESOS Y

CALIDAD

Ing. Mauricio Sarabia COORDINADOR GENERAL DE

PLANIFICACIÓN

Jun-2020 PRO-GIC-GPC-001 v2.0

2.2

Actualización:

• Inclusión de criterio jurídico sobre normas generales.

• Inclusión de virtualidad en esquemas de socialización.

• Eliminación de formatos F11 y F16 por inclusión en Manual de Integridad.

• Estandarización de términos.

Ing. Andrés Chanabá


Ing. Mauricio Sarabia


Jul-2020 PRO-GIC-GPC-001 v2.1

3.0

Actualización:

• Cambios en normas generales

• Desconcentración de esquema de firmas

Ing. Andrés Chanabá


Ing. Mauricio Sarabia


15/10/2020 PRO-GIC-GPC-001 v2.2

Procedimiento




ÍNDICE

1. OBJETIVO .......................................................................................................................................................................... 5

2. ALCANCE ........................................................................................................................................................................... 5

3. NORMAS Y DISPOSICIONES .............................................................................................................................................. 5

3.1. PIRÁMIDE DOCUMENTAL Y NIVELES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA ASAMBLEA NACIONAL ........................ 6

3.2. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ............................................................................................................... 7

3.3. RESPONSABLES DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA ASAMBLEA NACIONAL ........................... 9

3.4. VERSIONAMIENTO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES DE PROCESOS .......................................................... 9

3.5. VIGENCIA Y OBSOLESCENCIA DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES DE PROCESOS ........................................ 10

3.6. VIGENCIA Y OBSOLESCENCIA DE FORMATOS Y ANEXOS DE DOCUMENTOS ................................................... 12

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ........................................................................................................................................... 12

4.1. CONCEPTUALIZACIÓN ...................................................................................................................................... 13

4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN ................................................................................................................... 14

4.3. DIAGRAMA DE FLUJO ....................................................................................................................................... 15

4.3.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ....................................................................................................... 16

5. MEDICIÓN DEL PROCESO ............................................................................................................................................... 19

6. TERMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................................................................................ 19

7. FORMATOS, REGISTROS Y ANEXOS ................................................................................................................................ 20

7.1. FORMATOS ....................................................................................................................................................... 20

7.2. REGISTROS ........................................................................................................................................................ 20

7.3. ANEXOS ............................................................................................................................................................ 20

Procedimiento


Unidad de Gestión de Procesos y Calidad Pág. 5 de 20


1. OBJETIVO Contar con las directrices y parámetros necesarios para que la documentación del Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional sea estandarizada, controlada, actualizada, distribuida, socializada y se encuentre disponible en los lugares de trabajo que lo requieren para su utilización, así como el control de registros sobre la información que debe ser conservada. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a toda la información documentada del Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional (SGAN), desde su generación y actualización, hasta su distribución y socialización por parte de las diferentes unidades administrativas de la Asamblea Nacional, incluyendo el control de la Lista Maestra de Documentos, Formatos y Registros del SGAN para la información que debe ser conservada, en coherencia con los requisitos de las Normas ISO 9001:2015/ISO 37001:2016. 3. NORMAS Y DISPOSICIONES a) Las normas de este documento son de aplicación obligatoria para todos los asambleístas y/o servidores de la

Asamblea Nacional, en el ámbito de su competencia, en tanto guarden conformidad con las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias y resoluciones vigentes al momento de su ejecución.

b) El servidor que incumpliere sus obligaciones o contraviniere las disposiciones de este documento, así como las leyes

y normativa conexa, incurrirá en responsabilidad administrativa que será sancionada disciplinariamente, sin perjuicio de la acción civil o penal que pudiere originar el mismo hecho.

c) La normativa interna y externa que respalda la ejecución de este documento se encuentra en la sección 7.3. Anexos,

Anexo 1: Matriz de normatividad. d) Todos los aspectos que no se encuentren normados de forma expresa en este documento deben ser

complementados o suplidos por las disposiciones del marco normativo vigente. e) Las impresiones de los documentos institucionales de procesos del Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional son

consideradas como copias no controladas. f) El servidor encargado del control de los documentos institucionales de procesos del Sistema de Gestión de la

Asamblea Nacional es denominado “Gestor Documental del SGAN” g) El Gestor Documental del SGAN es el servidor responsable de realizar la distribución de un documento del Sistema

de Gestión de la Asamblea Nacional, nuevo o actualizado. La distribución de los mencionados documentos comprende dos momentos:

i. Primero, es el alta del documento autorizado dentro del Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional (documento

firmado por el Dueño o responsable de proceso) y su publicación en la intranet institucional; y,

ii. Segundo, es el envío de la pastilla comunicacional con el link o ruta electrónica asignada al documento dentro de la intranet institucional, para ser consultado y usado posteriormente, entendiéndose así que el documento se encuentra distribuido en su lugar de trabajo y al alcance de todos los servidores a través de la intranet institucional o curul electrónica.

h) El Dueño o responsable de proceso es el encargado de la socialización del documento del Sistema de Gestión de la

Asamblea Nacional, dicha socialización comprende dos acciones:

i. Primera, es la explicación del documento de manera presencial o virtual a todos los ejecutores del proceso, incluyendo la réplica de conocimientos a otros ejecutores, de ser necesario, esta última actividad podrá ser acompañada por personal de la unidad de Gestión de Procesos y Calidad; y,

ii. Segunda, es la constancia de que el personal ha sido inducido en la ejecución del documento institucional de procesos, si se hace de forma presencial, se suscribe el registro de haber leído y entendido el documento Constancia de socialización - F13-PRO-GIC-GPC-001, como constancia de la socialización, si se hace de forma virtual, el dueño del proceso genera una constancia de socialización al remitir vía correo electrónico o por memorando el documento a sus subordinados, indicando su vigencia, lectura y ejecución obligatoria.

Procedimiento




i) Cada Dueño o responsable de proceso es responsable del resguardo de los registros generados en la ejecución de

sus procesos, en el marco de los documentos del Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional.

• Los registros físicos serán resguardados y protegidos en cada una de las Unidades Administrativas de la Asamblea Nacional, con base a lo descrito en los documentos relacionados.

• Los registros electrónicos serán resguardados y protegidos en repositorio dispuesto por cada unidad administrativa, con base a lo descrito en los documentos relacionados.

• Los registros generados por aplicativos serán resguardados a través de los servidores informáticos institucionales correspondientes, con base a lo descrito en los documentos relacionados.

j) Cuando se requiera realizar una reunión para evidenciar acuerdos, compromisos y temas revisados, se deberá utilizar el formato Acta de reunión - F15-PRO-GIC-GPC-001, que cada unidad administrativa usuaria guardará en su respectivo archivo de gestión.

3.1. PIRÁMIDE DOCUMENTAL Y NIVELES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA ASAMBLEA NACIONAL a) La documentación del Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional incluye los siguientes documentos y su respectivo

nivel se representa en la siguiente pirámide documental:

Nota: El documento denominado “Manual” comprende: Manual de Usuario, Manual de Aplicativos Informáticos, Manual de Mantenimiento, Manual de Operación y cualquier tipo de compendio (previa autorización del Coordinador General de Planificación o Líder de Gestión de Procesos y Calidad). (Ver Anexo 2.- ESTÁNDARES DE REDACCIÓN Y ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS)

Procedimiento




3.2. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Los documentos del Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional se codifican de la siguiente manera: a) Nivel 1: Manual de Integridad o Calidad, Mapa de Procesos, Política, Procedimiento

ABC - ABC - ###

Número consecutivo (Tabla No. 4) Proceso Nivel 1 al que pertenece (Tabla No. 2) Tipo de Documento (Tabla No. 1)

Ejemplo: MDI-PAN-001

b) Nivel 2 y 3: Política, Procedimiento

ABC - ABC - ABC - ### Número consecutivo (Tabla No. 4) Proceso Nivel 2 al que pertenece (Tabla No. 3) Proceso Nivel 1 al que pertenece (Tabla No. 2) Tipo de Documento (Tabla No. 1)

Ejemplo: PRO-GIC-GPC-001.

c) Nivel 2 y 3: Instructivo. Estos documentos se derivan de un procedimiento de nivel superior (1 o 2), denominado Documento Padre, por lo que la codificación toma los datos del código del documento padre del cual se derivan.

ABC - ABC - ABC - ### - ### Número consecutivo (Tabla No. 4) Número consecutivo del documento padre Proceso Nivel 2 al que pertenece su documento padre Proceso Nivel 1 al que pertenece su documento padre Tipo de Documento (Tabla No. 1)

Hay un primer instructivo que se deriva del procedimiento: PRO-GIC-GPC-001 Por lo tanto, se codifica de la siguiente manera: INS-GIC-GPC-001-001 Ejemplo: INS-GIC-GPC-001-001

Procedimiento




d) Formato: Se deben codificar con la letra “F”, secuencia numérica a dos dígitos que le corresponda, la letra “V”, secuencia numérica a dos dígitos correspondiente a su versión y el código del documento que lo genera Se debe tomar en cuenta lo siguiente:

• Para el alta de formatos en el Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional, en su código deberá constar la versión del mismo. o F01V01-INS-GIC-GPC-001-001, F01V02-PRO-GIC-GPC-001

• Cuando se citen los formatos en la descripción de un documento NO es necesario que se coloque su versión o F01-INS-GIC-GPC-001-001, F01-PRO- GIC-GPC-001.

Tabla 1: Codificación asignada por tipo de Documento

DOCUMENTO CÓDIGO

Manual de Calidad MDC

Manual de Integridad MDI

Mapa de Procesos MDP

Política / Política Declarativa POL

Procedimiento PRO

Instructivo INS

Tabla 2: Código del proceso al que pertenece (Proceso Nivel 1)

PROCESO NIVEL 1 CÓDIGO

Gestión del Pleno GPL

Gestión del Consejo de Administración Legislativa CAL

Gestión de Presidencia de la Asamblea Nacional PAN

Gestión de Secretaria General GSG

Gestión de Participación Ciudadana GPA

Gestión Legislativa GLE

Gestión de Talento Humano GTH

Gestión Administrativa Financiera GAF

Gestión de Tecnologías de la Información GTI

Gestión de las Relaciones Internacionales e Interinstitucionales GRI

Gestión de la Comunicación GCO

Gestión de Asesoría Jurídica GAJ

Gestión de Planificación y Evaluación Institucional GPE

Gestión de la Integridad, Calidad y Control GIC

Tabla 3: Catálogo de procesos

La desagregación de los niveles siguientes y su codificación se identificará en el anexo Catálogo y Lista Maestra del Sistema de Gestión Antisoborno de la Asamblea Nacional - A04-MDI-PAN-001 del Manual de Integridad – MDI-PAN-001.

Tabla No. 4: Descripción de número consecutivo El número de documento (###) corresponde al número consecutivo a tres dígitos en función del tipo de documento y el proceso al que pertenece, comenzando por 001. Ejemplo: Procedimiento, Adquisiciones (001) Procedimiento, Catalogo Electrónico (002) Política, Adquisiciones (001) Política, Catalogo Electrónico (002)

Procedimiento




3.3. RESPONSABLES DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA ASAMBLEA NACIONAL a) En el Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional, se definen los siguientes niveles de elaboración, revisión y

aprobación, para la sección “Hoja de firmas”, detallados en la siguiente tabla:

DOCUMENTO ELABORADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR

MANUAL DE INTEGRIDAD

Servidor de Procesos y Calidad; Líder de Gestión de Procesos y

Calidad Coordinador General de Planificación

Presidente de la Asamblea Nacional y/o Administrador

General

MANUAL DE CALIDAD




General

MAPA DE PROCESOS




General

POLÍTICA Servidor Unidad Dueña de

Proceso; Servidor de Procesos y Calidad

Dueño o responsable de proceso; Líder de Gestión de Procesos y Calidad o

Coordinador General de Planificación


General

PROCEDIMIENTO

Servidor Unidad Dueña de Proceso;

Servidor Unidad Relacionada; Servidor de Procesos y Calidad

Dueño de Proceso (Líder o Responsable); Líder o Responsable Unidad Relacionada; Líder de Gestión de Procesos y Calidad o


Dueño o responsable de proceso

(Secretario o Coordinador)

INSTRUCTIVO Servidor Unidad Dueña de

Proceso; Servidor de Procesos y Calidad

Dueño de Proceso (Líder o Responsable); Líder o Responsable Unidad Relacionada; Líder de Gestión de Procesos y Calidad o



(Secretario o Coordinador)

FORMATOS Y ANEXOS

Servidor Unidad Dueña de Proceso;

Servidor Unidad Relacionada; Servidor de Procesos y Calidad

Líder o Responsable Unidad Relacionada; Líder de Gestión de Procesos y Calidad o



(Líder o Responsable)

b) En casos especiales, por disposición de la máxima autoridad administrativa, se puede añadir revisores o cambiar el

autorizador al inmediato superior, en el esquema de revisiones y aprobaciones, constando en la hoja de firmas. c) La fecha de vigencia del documento institucional de procesos es la misma con la que se autoriza el documento. d) La suscripción de los documentos institucionales de procesos, tanto para creación como para actualización de forma

o fondo, se efectuará mediante un esquema completo de firma electrónica. e) Los documentos institucionales de procesos autorizados con fecha anterior a la publicación de la presente versión,

mantienen su estructura y formatos hasta que se proceda con su actualización. 3.4. VERSIONAMIENTO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES DE PROCESOS La actualización de la versión de un documento tomará en cuenta las siguientes especificaciones: a) El cambio de versión de un documento deberá ser evaluado preliminarmente por el Líder de Gestión de Procesos y

Calidad o Coordinador General de Planificación, quien en conjunto con los involucrados determinará el impacto de las modificaciones a efectuarse, sin embargo, se evaluará lo siguiente.

i. Si al actualizar un documento se ejecuta una inclusión, eliminación o cambio de actividades en modelamiento,

simplificación del proceso o modificación de su alcance; se entenderá como un cambio de fondo, por lo que se actualizará su versión en número entero, ejemplo: de “Versión 1.0” a “Versión 2.0”. Para este caso se deben suscribir todas las firmas de elaboración, revisión y autorización indicadas en el acápite 3.3 de este documento para la sección “Hoja de firmas”, no se deben suscribir firmas en la sección “Trazabilidad del documento”; adicional para la socialización se deben generar las evidencias descritas en el numeral 3.3 literal d).

ii. Por otro lado si la actualización del documento no implica cambios de fondo y es puntual, como por ejemplo: inclusiones o exclusiones en normas generales, gráficos, términos y referencias, no implican modificaciones en

Procedimiento




el modelamiento (flujograma) mayor a inclusión o exclusión de 2 actividades, mayor o menor detalle en la descripción de actividades, cambio de indicadores por denominación, método de cálculo o periodicidad, incumplimiento a las instrucciones de este procedimiento, corrección de errores menores, cambios de forma o redacción en la caracterización y/o conceptualización, interrelación entre procesos, entre otros, se entenderán como cambios de forma, por lo que se actualizará la versión en número decimal, ejemplo: de “Versión 1.0” a “Versión 1.1”. En este caso se debe indicar en la sección “Trazabilidad del documento”, los cambios realizados y en la columna “Elaboración y aprobación” se colocarán las firmas electrónicas de quienes actualizaron el documento, autorización del Líder de Gestión de Procesos y Calidad, y el Dueño o responsable de proceso, no se suscriben las firmas de la sección “Hoja de firmas”, en conformidad con el numeral 3.3 literal d).

b) Únicamente la socialización de cambios de forma, se realiza mediante el envío de un correo electrónico a los

ejecutores del proceso, indicando los cambios realizados al documento, este envío se realiza por el Dueño o responsable de proceso, este correo formará parte del expediente de actualización del proceso.

c) Las versiones de los documentos, formatos y anexos son independientes entre sí. 3.5. VIGENCIA Y OBSOLESCENCIA DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES DE PROCESOS a) La documentación institucional de procesos vigente u obsoleta se controla mediante la Lista Maestra de

Documentos institucionales. b) El repositorio electrónico “Alfresco - Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional” y físico “Sistema de Gestión de

la Asamblea Nacional”, son administrados por el Gestor Documental del SGAN. c) La puesta en vigencia de documentos institucionales de procesos se realiza únicamente cuando:

• Se ha diseñado un nuevo documento institucional de procesos,

• Se ha actualizado un documento institucional de procesos. d) La puesta en vigencia de documentos institucionales de procesos comprende:

1. Validación de expediente completo (literal 5), 2. La colocación de expedientes de documentos institucionales de procesos completos en el repositorio

electrónico “Alfresco - Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional” (literal 6), 3. Actualización de información en la Lista Maestra de Documentos Institucionales (literal 7), 4. Actualización de documentación en la intranet institucional (literal 8), 5. La colocación de expedientes de documentos institucionales de procesos completos en el repositorio físico

“Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional” (literal 9).

El documento institucional de procesos se considerará plenamente vigente una vez que se hayan cumplido todos los pasos descritos anteriormente (cuando corresponda, se cambiará a estado Obsoleto toda la documentación que la tabla “Trazabilidad del Documento” del documento actualizado indique, con la fecha de vigencia de este último).

e) El Gestor Documental del SGAN valida que el expediente entregado físicamente por el Servidor de Procesos y Calidad,

y cargado en la carpeta del repositorio digital institucional asignado, cumpla con la siguiente estructura:

http://repositorioctic.asambleanacional.gob.ec/share/page/repository#filter=path%7C%2FCOORDINACI%25D3N%2520GENERAL%2520DE%2520PLANIFICACI%25D3N%2FPROCESOS%2520Y%2520CALIDAD%2FDISE%25D1O%2520DE%2520PROCESOS%7C&page=1


Procedimiento




• Físico (en los casos que aplique) - Documento institucional de procesos

(aprobado con todas las firmas de responsabilidad, en formato institucional, sin tachones ni enmendaduras) - Formatos,

(código con versión, visible en el formato)

- Anexos. (código visible)

• Digital (archivo cargado en carpeta compartida – Documentos a publicarse) - Carpeta raíz:

- Carpeta “EDI”: Documentos editables ▪ Documento institucional de procesos,

(archivo editable, *.docx, *.doc, *.odt) ▪ Diagramas de flujo (aplica para procedimientos),

(*.vsdx, *.vsd) ▪ Formatos,

(archivo editable, *.docx, *.doc, *.xlsx, *.xls, *.pptx, *.ppt, *.odt, *.ods, *.odp) ▪ Anexos.

(archivo editable, *.docx, *.doc, *.xlsx, *.xls, *.pptx, *.ppt, *.odt, *.ods, *.odp) ▪ Constancias de participación (en los casos que aplique)

(*.pdf) - Carpeta “IMP”: Documentos de implementación

▪ Correo enviado con pastilla comunicacional, (*.pdf)

▪ Presentación de socialización (virtual o presencial) (opcional, formato *.pptx, *.ppt, *.odp)

▪ Constancia o memorando de socialización. (*.pdf)

▪ Conformación de expediente digital y físico (archivo editable, *.xlsx, *.xls)

- Carpeta “PUB”: Documentación a ser publicados, ▪ Documento institucional de procesos

(formato PDF con hipervínculos, con firmas de autorización, no escaneado, excepto hoja de firmas en caso de firma autógrafa)

▪ Formatos, (formato a ser convertido en registro, *.pdf, *.docx, *.doc, *.xlsx, *.xls, *.pptx, *.ppt, *.odt, *.ods, *.odp)

▪ Anexos. (*.pdf)

Si la validación no es exitosa, el expediente debe ser devuelto por el Gestor Documental del SGAN al Servidor de Procesos y Calidad para su inmediata corrección.

f) El Gestor Documental del SGAN extrae la información de la carpeta compartida y lo ubica acorde al proceso de

primer, segundo y tercer nivel correspondiente, en el repositorio electrónico “Alfresco - Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional”, se modifican las propiedades de las carpetas para su correcta visualización/lectura (Nombre: código del documento, Título: nombre del documento, Descripción: tipo de documento para documentos institucionales de procesos y documento del cual procede para formatos y anexos).

g) El Gestor Documental del SGAN actualiza la Lista Maestra de Documentos Institucionales con la información del

nuevo documento institucional de procesos, sus anexos y formatos, así como aquellos que se dan de baja (documentos, formatos y anexos)

h) El Gestor Documental del SGAN gestiona su publicación en la intranet institucional y genera la comunicación a ser

remitida por el Coordinador General de Planificación al Dueño o responsable de proceso, indicando su publicación, puesta en vigencia y solicitando la socialización del documento a sus subalternos.

i) El Gestor Documental del SGAN procede a almacenar el expediente físico de documentos institucionales de procesos

en biblioratos secuenciales correspondientes al archivo de la unidad de Gestión de Procesos y Calidad; sobre los documentos que cambien a un estado obsoleto, se ubica una etiqueta en la parte frontal del expediente indicando su obsolescencia y una referencia al documento que lo está dando de baja.

http://repositorioctic.asambleanacional.gob.ec/share/page/repository#filter=path%7C%2FCOORDINACI%25D3N%2520GENERAL%2520DE%2520PLANIFICACI%25D3N%2FPROCESOS%2520Y%2520CALIDAD%2FDOCUMENTOS%2520A%2520PUBLICARSE%7C&page=1



Procedimiento




j) La obsolescencia de documentos institucionales de procesos se realiza únicamente cuando: 1. La entrada en vigencia de documentos institucionales de procesos deje obsoleta otra documentación, 2. Se elimine un producto/servicio que afecte completamente al documento institucional de procesos, 3. Se elimine un proceso institucional que afecte completamente al documento institucional de procesos.

k) La obsolescencia de documentos institucionales de procesos comprende:

• Registro en la Lista Maestra de Documentos Institucionales de la fecha de vigencia del documento que lo reemplaza o de la aprobación de la solicitud indicada en el literal 12.

l) Para efectuar la baja de documentos institucionales de procesos citando los casos 2 y 3 del literal 10, el Dueño o

responsable de proceso deberá:

• Validar que el proceso no queda sin documentación institucional de procesos que norme su operación,

• Validar con el Líder de Gestión de Procesos y Calidad o Coordinador General de Planificación la pertinencia de la necesidad,

• Solicitar mediante memorando motivado a la autoridad competente de la Asamblea Nacional que haya autorizado/aprobado el documento institucional de procesos en cuestión, se autorice la baja del documento.

• Remitir una copia de la solicitud autorizada, al Líder de Gestión de Procesos y Calidad, para efectuar la obsolescencia del documento institucional de procesos.

3.6. VIGENCIA Y OBSOLESCENCIA DE FORMATOS Y ANEXOS DE DOCUMENTOS a) La puesta en vigencia de formatos o anexos a documentos institucionales de procesos se realiza únicamente

cuando:

• Se ha actualizado un formato o anexo de un documento institucional de procesos b) Cuando se requiera efectuar la puesta en vigencia únicamente a formatos o anexos a documentos institucionales de

procesos, el Gestor Documental del SGAN realizará las siguientes actividades:

• Verificar que el formato o anexo al documento institucional de procesos esté referenciado en este último,

• Actualizar la información de los formatos y anexos en la Lista Maestra de Documentos Institucionales con base a lo descrito en la Hoja de aprobación de formatos - F10-PRO-GIC-GPC-001.

• Reemplazar los formatos o anexos del repositorio Alfresco

• Actualizar los archivos cargados en la intranet institucional con los nuevos formatos o anexos,

• Almacenar los físicos en el expediente del documento del cual se derivan. c) La obsolescencia de formatos o anexos de documentos institucionales de procesos se realiza únicamente cuando:

• La entrada en vigencia de documentos institucionales de procesos deje obsoletos formatos o anexos relacionados al documento institucional de procesos.

• Se elimine un producto/servicio que afecte completamente a los formatos o anexos del documento institucional de procesos.

• Se elimine un proceso institucional que afecte completamente a los formatos o anexos del documento institucional de procesos.

d) Cuando se requiera efectuar la baja únicamente a formatos o anexos de documentos institucionales de procesos, el

Gestor Documental del SGAN realizará las siguientes actividades:

• Verificar que el documento institucional de procesos al que pertenecen los formatos o anexos a ser dados de baja no pierda su funcionalidad,

• Actualizar la información de los formatos y anexos en la Lista Maestra de Documentos Institucionales,

• Eliminar los formatos o anexos de la intranet institucional,

• Almacenar los respaldos de baja en los expedientes físicos y electrónicos del documento del cual se derivan. e) En el momento que se aprueba la actualización de un formato o anexo y este se publica en la intranet, la versión

anterior se da de baja en el Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional y la intranet institucional, el documento físico original se coloca en la carpeta de documentos obsoletos y se archivará bajo la administración de la unidad de Gestión de Procesos y Calidad, se define en 7 años el tiempo de conservación mínimo para este tipo de documentación obsoleta. El documento obsoleto o que se consignó de baja en el Sistema de Gestión, deberá constar en el cuadro de control de versiones

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Procedimiento




4.1. CONCEPTUALIZACIÓN

Procedimiento




4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN

Procedimiento




4.3. DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento




4.3.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

# Actividad Descripción

1. Identificar si se requiere crear o actualizar un documento institucional de procesos

El Servidor asignado de la unidad administrativa dueña de proceso, asesorado por el servidor de Gestión de Procesos y Calidad, identificará si su requerimiento puede ser solventado mediante la actualización de un documento institucional de procesos o la creación de uno nuevo, tomando en cuenta lo descrito en la pirámide documental, Catálogo y Lista Maestra del Sistema de Gestión Antisoborno de la Asamblea Nacional - A04-MDI-PAN-001 del Manual de Integridad – MDI-PAN-001. Los documentos del Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional se actualizan o crean por cambios en la ejecución del proceso, resultados de acciones correctivas, cambios legales o pedido del Dueño o responsable de proceso, entre otros, es necesario revisar el literal 3.4. Versionamiento de documentos institucionales de procesos.

2. Verificar y solicitar fechas para intervención del documento

El Responsable de la Unidad Administrativa dueña de proceso define en conjunto con el Líder de Gestión de Procesos y Calidad o Coordinador General de Planificación las posibles fechas para dar inicio a la intervención del proceso, tomando en cuenta la capacidad operativa de la unidad y la necesidad de la unidad administrativa requirente. Una vez que se han definido estas fechas para, el Responsable de la Unidad Administrativa dueña de proceso coordina con el Líder de Gestión de Procesos y Calidad o Coordinador General de Planificación se asigne un Servidor de Procesos y Calidad y se realice la intervención del proceso en las fechas acordadas.

3. Asignar fechas para intervención del documento

El Líder de Gestión de Procesos y Calidad o Coordinador General de Planificación formaliza y comunica al Responsable de la Unidad Administrativa dueña de proceso, las fechas designadas para la intervención del proceso, el Servidor de Procesos y Calidad designado, así como el tiempo destinado a dicha intervención. En caso de que la unidad administrativa requirente presente demoras mayores a 7 días calendario, se procederá a notificar por correo electrónico el fin de la intervención y la reasignación del Servidor de Procesos y Calidad a otras tareas.

3.1. Solicitar documentación previa El Servidor de Procesos y Calidad solicita al Gestor Documental del SGAN se le remita el expediente digital de la última versión vigente del documento a ser actualizado, con la finalidad de agilizar la intervención al mismo.

3.2. Remitir documentos editables El Gestor Documental del SGAN remite los documentos digitales editables solicitados, ubicados en el repositorio digital Alfresco - Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional.

4. Solicitar codificación para documento

El Servidor de Procesos y Calidad solicita al Gestor Documental del SGAN la generación de un código para el documento institucional de procesos nuevo, esta solicitud se realiza mediante correo electrónico y contendrá al menos la siguiente información: - NOMBRE DOCUMENTO - TIPO DCTO - DOCUMENTO PADRE (aplica para instructivos y manuales) - PROCESO NIVEL 1 - PROCESO NIVEL 2 - PROCESO NIVEL 3 - VERSIÓN DOCUMENTO - UNIDAD ADMINISTRATIVA DUEÑA DE PROCESO - CONTRAPARTE ASIGNADA

5. Generar código para el nuevo documento

El Gestor Documental del SGAN genera el código en la Catálogo y Lista Maestra del Sistema de Gestión Antisoborno de la Asamblea Nacional - A04-MDI-PAN-001 del Manual de Integridad – MDI-PAN-001 tomando en cuenta lo descrito en el literal 3.2. Codificación de los documentos, y lo remite como respuesta en el mismo correo electrónico dirigido al Servidor de Procesos y Calidad.


Procedimiento





6. Estructurar documento institucional.

El Servidor asignado de la unidad administrativa dueña de proceso estructurará el documento en base a los formatos establecidos por el efecto: - Manual de Integridad / Calidad - F01-PRO-GIC-GPC-001 - Mapa de Procesos - F02-PRO-GIC-GPC-001 - Política Declarativa - F03-PRO-GIC-GPC-001 - Política - F04-PRO- GIC-GPC-001 - Procedimiento - F05-PRO- GIC-GPC-001 - Instructivo - F06-PRO- GIC-GPC -001 - Manual - F07-PRO- GIC-GPC-001 - Plan - F08-PRO-GIC-GPC-001 Es importante que en todos los casos se tome en cuenta al usuario interno y las interrelaciones con otros procesos con el fin de asegurar que la salida del proceso cumpla con los requisitos y expectativas de la organización, así como lo determinado en el anexo Estándares de redacción y estructura de los documentos - A02-PRO-GIC-GPC-001.

7. Revisar forma, interrelación y estructura documental

El Servidor de Procesos y Calidad debe realizar una revisión de fondo sobre el documento desarrollado o actualizado, es decir toda la información y opciones posibles para ejecutar el proceso dentro de la unidad administrativa de forma adecuada. Se debe validar que la(s) salida(s) del proceso cumpla(n) con los requisitos y expectativas del usuario y de la organización. Si la información es correcta se continua con el flujo normal del proceso, caso contrario se realizan las correcciones pertinentes descritas en la actividad 7.1. CONTROL: Validación de cumplimiento de estándares de redacción y estructura de los documentos, interrelación, concordancia y validez de las salidas y sus mediciones cumplimiento de formatos establecidos, requisitos establecidos por la normativa, institución y usuario. RESPONSABLE: Servidor de Procesos y Calidad FRECUENCIA: Bajo demanda

7.1. Realizar correcciones El Servidor asignado de la unidad administrativa dueña de proceso debe analizar las observaciones realizadas y realizar los cambios respectivos en el documento que está siendo construido o actualizado.

8. Revisar y validar contenido de documento El Responsable de la Unidad Administrativa dueña de proceso valida e indica con su firma electrónica en el documento institucional que el documento ha sido revisado, previo a la recolección del resto de firmas indicadas en la sección 3.3. Responsables de documentos del Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional.

9. Revisar / aprobar documento institucional de procesos

Los Roles Revisores y Aprobador restantes, receptarán el documento para su revisión final y aprobación mediante la suscripción de su firma electrónica, tomando en cuenta lo descrito en el literal 3.3. Responsables de documentos del Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional.

10. Generar lista de distribución El Servidor asignado de la unidad administrativa dueña de proceso genera la Lista de distribución - F12-PRO-GIC-GPC-001 Se debe tener en cuenta que en la lista de distribución deben estar contemplados todos los servidores que intervienen o ejecutan parte o totalidad del proceso y sus jefaturas inmediatas.

Procedimiento





11. Conformar expediente de documentos del SGAN

El Servidor de Procesos y Calidad en conjunto con el Servidor asignado de la unidad administrativa dueña de proceso generan el expediente de documentos del SGAN, acorde lo descrito en los literales 3.5. Vigencia y obsolescencia de documentos institucionales de procesos y 3.6. Vigencia y obsolescencia de formatos y anexos de documentos institucionales de procesos. mismo que contiene información acerca del documento, sus formatos y anexos.

12. Generar documento de intervención de proceso

El Servidor de Procesos y Calidad llena el formato Conformación de expediente digital y físico - F14-PRO-GIC-GPC-001 con base a la información generada en la actividad precedente.

13. Receptar documentos y actualizar lista maestra.

El Gestor documental del SGAN, recibe el Expediente digital de intervención de procesos y el Expediente físico de intervención de procesos (en los casos que aplique), revisa que estén completos y correctos acorde a lo descrito en los literales 3.5. Vigencia y obsolescencia de documentos institucionales de procesos y 3.6. Vigencia y obsolescencia de formatos y anexos de documentos institucionales de procesos, y actúa con base a los mismos. Se actualiza la información de la Catálogo y Lista Maestra del Sistema de Gestión Antisoborno de la Asamblea Nacional - A04-MDI-PAN-001 del Manual de Integridad – MDI-PAN-001 con base a la información de los Elementos comunes de la documentación institucional de procesos, y lo requerido por la propia lista. Es necesario tomar en cuenta los documentos, formatos y anexos que quedan obsoletos con la publicación del documento.

14. Archivar documentos.

El Gestor documental del SGAN archiva el Expediente digital de intervención de procesos y el Expediente físico de intervención de procesos (en los casos que aplique) de la siguiente forma: Documento, formatos y anexos originales físicos con todas las firmas requeridas, en el Archivo de Gestión de Procesos y Calidad, organizado en biblioratos por procesos de primer nivel. De existir documentos que queden en obsolescencia, se añade un adhesivo en la carátula del documento indicando el documento que lo dejó obsoleto.

15. Publicar documentos.

El Gestor documental del SGAN remite los documentos a la Coordinación General de Comunicación Institucional para su publicación en la intranet institucional, en las secciones establecidas previamente para el efecto se adjunta a este pedido la Pastilla comunicacional - F09-PRO-GIC-GPC-001 y la Lista de distribución - F12-PRO-GIC-GPC-001 para que sean remitidas mediante correo electrónico institucional. CONTROL: Inspección visual de documentos publicados en intranet y documentos dados de baja. RESPONSABLE: Líder de Gestión de Procesos y Calidad. FRECUENCIA: Bajo demanda

16. Distribuir documento. El Coordinador General de Planificación envía un memorando dirigido a Secretarios, Coordinadores, Lideres o Responsables de Gestión y servidores legislativos intervinientes en la elaboración y ejecución del documento, indicando la fecha de vigencia del documento aprobado y publicado en el SGAN

17. Socializar documento.

El Dueño o responsable de proceso se asegura de que el personal bajo su cargo y los ejecutores del documento institucional de procesos hayan leído y entendido el mismo, para el efecto se genera la Constancia de Socialización - F13-PRO-GIC-GPC-001, si se hace de forma presencial, si se hace de forma virtual, el dueño del proceso genera una constancia de socialización al remitir vía correo electrónico o por memorando el documento a sus subordinados, indicando su lectura y ejecución obligatoria desde la fecha de vigencia del mismo

18. Controlar los registros generados. El Dueño o responsable de proceso, así como sus ejecutores controlarán la generación de los registros indicados por el documento institucional de procesos, y su almacenamiento en los repositorios institucionales establecidos.

Procedimiento




5. MEDICIÓN DEL PROCESO

NOMBRE DEL INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO PERIODICIDAD

Nivel de madurez de los procesos institucionales

Es la medición de la gestión por procesos evidenciando los criterios definidos dentro de una matriz de evaluación

Semestral

6. TERMINOS Y DEFINICIONES

• CGP: Coordinador General de Planificación.

• Código de documentos: Consiste en la asignación de un identificador, conformado por un conjunto de caracteres alfanuméricos, que se asigna a cada documento del Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional para su identificación clara y única.

• Diagrama de caracterización: Los diagramas de caracterización parten principalmente de aplicar la metodología– Entradas – Proceso – Salidas – Clientes, y como su nombre lo dice, muestra las características del mismo, es decir estos diagramas son complementados con la información de los elementos y los controles aplicados al proceso, el objetivo del mismo, los indicadores y los objetivos de la calidad asociados.

• Diagrama de flujo: Es la descripción de manera gráfica de las actividades para realizar un proceso y/o los pasos para realizar una actividad/tarea del mismo, si aplica.

• Dueño o responsable de proceso: Es el responsable de la gestión del proceso y de los resultados del mismo.

• Formatos: Documentos, en cualquier tipo de medio, usados para que en ellos se anote los datos y resultados de actividades o procesos realizados. Nota: Un formato se transforma en un registro cuando se le incorporan datos.

• Instructivos: Son la forma coherente, secuencial, específica y detallada de llevar a cabo una tarea. Son documentos con un de detalle específico que nos describen los pasos puntuales que deben ser realizados para cumplir con una actividad, regularmente ejecutados por un solo puesto en la Institución.

• Manual de Integridad / Calidad: Manual Documentado que proporciona información coherente, interna y externa, acerca del Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional el cual incluye: 1) El alcance del Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional. 2) Una descripción de la interacción entre los procesos nivel 1 del Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional. 3) Referencia de los documentos del Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional. 4) Política y Objetivos de Calidad.

• Manual: Es un documento en el que se describen de manera sistemática la información y/o instrucciones para ejecutar una actividad, o puede ser utilizado como un compendio de documentos del mismo tipo. Nota: Ejemplos: Manual de Usuario para Software, Manual Administrativo de Aplicativos Informáticos, Manual de Buenas Prácticas, Manual de Mantenimiento, Manual de Descripción de Puestos, Manual de Operación, etc. Dentro del documento se puede incluir captura de pantallas del aplicativo informático, descripción de instrucciones para su uso y se debe tener en cuenta que es parte de un proceso.

• Mapa de Procesos: Es la representación gráfica de los procesos de nivel 1, 2 y 3 de la institución y sus interrelaciones. Se actualiza cuando se identifique un cambio en los procesos de la Institución.

• Plan: Documento que especifica qué procedimientos, instrucciones, manuales, documentos generales, leyes, resoluciones, formatos/registros y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, programa, servicio, producto, proceso o contrato específico.

• Política Declarativa: Es la declaración de la alta dirección, breve y concisa, alineada a los componentes definidos en los estándares internacionales de las Normas ISO, debe ser formalizada por la alta dirección.

• Política Interna: Define la orientación, marco de referencia o directrices que rigen la actuación institucional, es la declaración realizada por la organización, de sus intenciones y principios con relación a un determinado tema.

• Registros: Los registros son documentos que proporcionan evidencia objetiva de actividades realizadas o resultados obtenidos, dentro del Sistema de Gestión se los controla.

• Unidad Administrativa: Entiéndase como unidad administrativa a todas las Secretarias, Coordinaciones o equipos de trabajo que ejecuten procesos de la institución.

Procedimiento




7. FORMATOS, REGISTROS Y ANEXOS 7.1. FORMATOS

Código Nombre del documento

F01-PRO-GIC-GPC-001 Manual de Integridad / Calidad

F02-PRO-GIC-GPC-001 Mapa de Procesos

F03-PRO GIC-GPC-001 Política Declarativa

F04-PRO-GIC-GPC-001 Política

F05-PRO-GIC-GPC-001 Procedimiento

F06-PRO-GIC-GPC-001 Instructivo

F08-PRO-GIC-GPC-001 Plan

F09-PRO-GIC-GPC-001 Pastilla comunicacional

F10-PRO-GIC-GPC-001 Hoja de aprobación de formatos

F12-PRO-GIC-GPC-001 Lista de distribución

F13-PRO-GIC-GPC-001 Constancia de socialización

F14-PRO-GIC-GPC-001 Conformación de expediente digital y físico

F15-PRO-GIC-GPC-001 Acta de reunión

F17-PRO-GIC-GPC-001 Matriz de nivel de madurez de procesos

7.2. REGISTROS

Nombre del registro

Contenido Responsable de resguardo

Almacenamiento Indexación Control de

acceso Tiempo de retención

Ubicación física y/o electrónica

Criterio de ordenación

Expediente digital de intervención de procesos

1. Documento institucional de procesos (para publicar y editable),

2. Diagramas de flujo editables (aplica para procedimientos),

3. Formatos (para publicar y editable),

4. Anexos (para publicar y editable).

5. Correo enviado con pastilla comunicacional,

6. Presentación de socialización 7. Constancia de socialización. 8. Conformación de expediente

digital y físico

Líder de Gestión de Procesos y Calidad

Digital: Alfresco - Sistema de Gestión de la Asamblea Nacional

Cronológico Servidores de la unidad administrativa

Digital: 7 años

Expediente físico de intervención de procesos

1. Documento institucional de procesos,

2. Formatos, 3. Anexos, 4. Hoja de aprobación de

formatos (casos que aplique). 5. Conformación de expediente

digital y físico

Líder de Gestión de Procesos y Calidad

Físico: Archivo de gestión de Procesos y Calidad

Cronológico Servidores de la unidad administrativa

Físico: 7 años

7.3. ANEXOS

Código Nombre de los anexos

A01-PRO-GIC-GPC-001 Matriz de normatividad

A02-PRO-GIC-GPC-001 Estándares de redacción y estructura de los documentos




Documents

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN