Embed Size (px)
Citation preview
Gestión de Documentos Electrónicos un Enfoque Hacia la Planeación Integral
John Alexander Pulido Chaparro, PMP, MGP Consultor en Tecnologías de la Información y Gestión Documental Ingeniero de Sistemas – Magíster en Gestión de Proyectos Gerente Proyecto Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos Archivo General de la Nación - Colombia
Créditos
Las siguientes diapositivas fueron construidas con base en: • Las normas publicadas por el AGN • La información suministrada por El Programa Gobierno en
Linéa GEL – Mintic • Información del Proyecto Sistema Integral Nacional de
Archivos Electrónicos SINAE del AGN • Documentos de trabajo generados por Colciencias,
Investigación para el desarrollo del Modelo de administración electrónica de Cero Papel. Documentos de trabajo que están en proceso de revisión por GEL- Mintic, el AGN, las Mesas Técnicas del SNA, y que en la actualidad están siendo sometidos a Consulta Pública.
Impacto Ambiental
2.400 KG de Madera
1.000 KG de Papel
440 m3 de Agua
7.600 Kw de Energía
10 Millones de Toneladas de residuos electrónicos anualmente en la UE
http://www.guardian.co.uk
Uso Indiscriminado de Papel Uso Indiscriminado de TIC
POLÍTICA NACIONAL - COLOMBIA
Normatividad Colombiana
Gestión Documental Electrónica
Política Nacional
Ley 80/89 Creación del AGN
Decreto 2150/95 Anti Trámite - Sistemas Electrónicos de Archivo
Ley 527/99 - Mensajes de
Datos - Firma Digital
Ley 594/00 Ley General de Archivos - PGD - Uso Tecnologías 1989 2012
Ley 1437/11 Procedimiento Admin - Expediente
Electrónico - Índice del
Expediente
Ley 872/03 SGC Público - Decreto 4110/04 NTC GP1000
Ley 962/05 Racionalización Trámites - Fortalecimiento TIC.
Doc Electrónico. - Acceso a los archivos
Circ
ular
CO
INFO
004
20
10 (E
stán
dare
s)
Ley 1564/12 General del Proceso - Medios
Electrónicos Actuaciones Judiciales
Dec 2364/12 Firma Electrónica - Neutralidad Tec - Efectos Jurídicos
Dec. Ley 019/12 Anti Trámites.
Directiva 004/12 Eficiencia Admin y Cero Papel.
Plan Nacional de Desarrollo
Buen Gobierno
Innovación
Sostenibilidad Ambiental
Relevancia Internacional
a) Transparencia
b) Gestión pública efectiva
c) Programas estratégicos
d) Vocación por el servicio público
Buen Gobierno
e) Lucha contra la corrupción
Ciudadano
Información Pública (GD)
Gobierno en Línea
Eficiencia Administrativa
Gestión: Contractual,
Jurídica, Activos
Sistemas de Información
Talento Humano
b) Gestión pública efectiva
c) Programas estratégicos
d) Vocación por el servicio público
e) Lucha contra la corrupción
Articulación Nacional
Política Nacional
Presidencia de la República Alta Consejería Buen
Gobierno
Ministerio de TIC
Departamento Admin Función
Pública
Archivo General de la Nación AGN
Articulación
Sistema Nacional Integral de Archivos Electrónicos
Programa Gobierno en Línea
Ciudadano
Entidades Públicas
Academia
Sector Privado
Modelo Base de la Política
PROCESOS ELECTRÓNICOS
• Racionalización y optimización de procesos y procedimientos
• Automatización de Trámites y Servicios
GESTIÓN DOCUMENTAL
• Planeación y política de gestión documental
• Automatización de flujos documentales
• Gestión de activos de información pública
• Uso de éstandares
BUENAS PRÁCTICAS
• Aprovechamiento de TIC en buenas practicas
• Cambio cultura organizacional
Modelo Conceptual de Admin Electrónica
Canal presencial
Canal electrónico
e-registro e-notificación e-consulta Buzón virtual
SEDE ELECTRÓNICA
Correspondencia (entrada - salida)
Expediente electrónico (físico – electrónico)
GESTIÓN DOCUMENTAL
Financiera Talento humano
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Contratación Otros
IDENTIFICACIÓN SEGURA
CIUDADANOS Y ORGANIZACIONES
ENTIDAD / FUNCIONARIO
IDENTIFICACIÓN SEGURA
IDENTIFICACIÓN SEGURA
OTRAS ENTIDADES
GESTIÓN DE TRÁMITES Y PROCESOS
Preservación y Acceso
Interoperabilidad
Interoperabilidad
PLATAFORMAS Y SOLUCIONES TECNOLÓGICAS COMUNES
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Sistemas de Gestión
Gestión de Calidad (PHVA, ISO9000, GP1000)
Gestión Documental (ISO30300, ISO15489)
Gestión Ambiental (ISO14000)
Gestión de Seguridad de la Información SGSI (ISO27000)
Gestión de Riesgos (ISO31000)
Planeación
Líder Director y Equipo
Normatividad, Estándares y Buenas Prácticas
Procesos, Procedimientos, Trámites y Servicios Críticos
Metas, Acciones Mejora, Cronograma e Indicadores
Recursos (Físicos, RRHH, Económicos)
Automatización
Modelo de Gobierno Electrónico
Comunicaciones Oficiales
Trámites y Servicios en Línea
Interoperabilidad
Gestión Documental Electrónica
Sede Electrónica
Aspectos Clave Proyectos Admin Electrónica
ESTRATEGÍA DE IMPLEMENTACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA
Riesgos de Implementación
Falta de un modelo de gestión de proyectos
Pobre definición del alcance
Falta de apoyo de la alta Dirección
Desarticulación con los sistemas de gestión
Planeación
Organización
Información
Gestión
Tecnología
Desconocimiento normatividad y estándares (buenas practicas)
Desconocimiento del valor de la información en la organización
Políticas de seguridad, soporte, migración y obsolescencia
Necesidades de optimización y racionalización
Proyectos TIC, Archivo y Planeación desarticulados
SW misionales o administrativos almacenan documentos de archivo
Política
Objetivos
Declaración de Compromiso
Alcance
Relación con otras Políticas y
SG Normas y Estándares
Gestión Integral (Físico y Elect)
Políticas para SI
Responsabilidades
Supervisión y Revisión
Componentes de la Política Gestión Documental
Elementos Clave de la Planificación
Procesos y procedimientos a automatizar + Cobertura en dependencias +
Alcance funcional del SI
• Recursos humanos • Recursos TIC (HW, SW)
• Recursos logísticos
• Horizonte del proyecto (Metas estratégicas) • Fases del proyecto • Momentos clave del proyecto (Hitos) • Cronograma del proyecto
Requisitos normativos Buenas prácticas
Estándares y normas técnicas
PMI® Project Management Institute
Estándares para Sistemas de Gestión de Documentos
Normas de Sistemas de Gestión de Documentos Marco de Política de Gestión Documental
Fundamentos y Terminología
Requisitos
Directrices
ISO 30300 Fundamentos y Vocabulario
ISO 30301 Requisitos
ISO 30303 Requisitos para Auditores y
Certificadores
ISO 30302 Guía de Implementación
ISO 30304 Guía de Evaluación
Normas Técnicas Implementación de Procesos Gestión Documental
Directrices - 2
ISO 15489 Gestión de
Documentos Generalidades
Elementos de Método de
Evaluación - 3
Elementos de Implementación y Conceptuales - 2
ISO 23081 Metadatos
Principios -1
ISO TR 26122 Análisis de
Procesos de Trabajo
ISO TR 13028 Directrices para
Digitalización
ISO 13008 Proceso de Migración y
Conversión de Documentos
3
2
ISO 16175 Requisitos para
Documentos Electrónicos -1
Estrategia de Implementación por Etapas
Política Diseño
Normas Implementación
PASO B: Análisis
ETAPA A: Investigación preliminar
ETAPA H: Revisión Posterior a la implementación (Gestión del Cambio)
ETAPA B: Análisis de actividades de la organización
ETAPA C: Identificación de requisitos
ETAPA E: Estrategias cumplimiento de requisitos
ETAPA D: Análisis de los sistemas existentes
ETAPA G: Implementación SGDE y SGDEA
ETAPA F: Diseño SGDE y SGDEA
Fase de Iniciación Fase de Implementación Revisión
HOJA DE RUTA DEL MODELO DE GESTIÓN
Equipo de Eficiencia
Investigación Preliminar
Estr
ateg
ía
Func
iona
l
Verificar y Mejorar del Plan (VA)
Revisión Post Implementación
Estr
ateg
ía
Org
aniz
acio
nal
Estr
ateg
ía
Tecn
ológ
ica
• Contexto Admin y Legal
• Análisis DOFA • Buenas Prácticas
• Líder (Alto Nivel) • Gestión Doc (Funcional) • Planeación (Integración) • Sistemas (TIC)
Plan Proyecto (P)
• Definir: Metas (Alcance), Actividades (Plan), Indicadores (Calidad), Cronograma (Tiempo) y Recursos (Costos)
Políticas y Articulación (H)
• Formulación Política Insittucional - PGD
• Articulación con Sistemas de Gestión y Planes Estratégicos
• Herramientas de Seguimiento a Indicadores
• Evaluación Continua: Metas, Actividades y Recursos
• Acciones de Mejora al Plan de Eficiencia • Divulgación de Resultados
Análisis de Actividades de la Organización
• Evaluación: Actividades y Procedimientos
• Cuadro Clasificación Documental
• Flujos Documentales
Evaluación de Sistemas Existentes
• Inventario de Sistemas de Información • Análisis Cumplimiento Requisitos SI • Evaluación de Políticas SGSI • Requisitos de Integración TIC
Identificación de Requisitos
• Requisitos Legales/Técnicos
• Evaluación de Riesgos de la Documentación
Identificación de Estrategías
• Modelo de Operación • Requisitos Funcionales
Diseño del Sistema de Gestión de Documentos
• Plan Proyecto (Formulación) • Diseño Conceptual, Arquitectura y Especificaciones
• Especificaciones de HW y SW • Planes: Integración, Formación
Implementación
• Políticas y Procedimientos Documentados
• Material de Formación • Sistemas Implementados • Integración (SGC, SI)
• Evaluación de Cumplimiento de Requisitos
• Evaluación de Desempeño
ESTRATEGÍA DE SENSIBILIZACIÓN
Facebook /HivoAGN
Twitter @HivoAGN
Mascota Virtual
