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Gestión de los Recursos del Proyecto

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Áreas de Conocimiento en la Dirección de

Proyectos

Grupos de Procesos de Dirección de ProyectosÁ

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Gestión de Integración del Proyecto

Gestión de Alcance del Proyecto

Gestión del Cronograma del Proyecto

Gestión de los Costos del Proyecto

Gestión de la Calidad del Proyecto


Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

Gestión de los Riesgos del Proyecto

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Gestión de los Interesados del Proyecto

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Incluye los procesos para identificar, adquirir y

gestionar los recursos necesarios para la conclusión

exitosa del proyecto.

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Conceptos Clave para la Gestión de los Recursos del Proyecto

El equipo del proyecto consiste en individuos que tienen asignados roles y

responsabilidades, quienes trabajan en conjunto para lograr un objetivo

común del proyecto.

El director de proyecto debería invertir esfuerzos adecuados en

• adquisición,

• gestión,

• motivación

• empoderamiento

del equipo del proyecto

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Conceptos Clave para la Gestión de los Recursos del Proyecto

La gestión de los recursos físicos se concentra en la asignación y

utilización de los recursos físicos (por ejemplo: materiales, equipos y

suministros) necesarios para la finalización del proyecto de una manera

eficiente y eficaz.

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Procesos de la Gestión de los Recursos del Proyecto

▪ Planificar la Gestión de Recursos

▪ Estimar los recursos de las Actividades

▪ Adquirir Recursos

▪ Desarrollar al Equipo

▪ Dirigir al Equipo

▪ Controlar los Recursos

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Es el proceso de definir cómo estimar, adquirir,

gestionar y utilizar los recursos físicos y los

recursos del equipo del proyecto.

Planificar la Gestión de Recursos (Proceso)

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Representación de Datos / Diagrama Jerárquicos / WBS

(Herramientas y Técnicas)

Muestran como se descomponen los entregables del

proyecto

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Representación de Datos / Diagrama Jerárquicos / OBS


Una OBS está ordenada según los departamentos, unidades o equipos

existentes en una organización, con la enumeración de las actividades

del proyecto o los paquetes del trabajo debajo de cada departamento.

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Representación de Datos / Diagramas Jerárquicos / OBS


.

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Representación de Datos / Diagramas Jerárquicos / RBS


Una RBS es una lista jerárquica de

los recursos físicos, relacionados

por categoría y tipo de recurso

que se utiliza para la planificación,

gestión y control del proyecto.

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Representación de Datos / Matriz de Asignación de

Responsabilidades (Herramientas y Técnicas)

La RAM muestra los recursos del proyecto asignados

a cada paquete de trabajo.

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Representación de Datos / Formato Tipo Texto (Herramientas y

Técnicas)

Las responsabilidades de los miembros del equipo que requieran

descripciones detalladas se pueden especificar mediante

formatos tipo texto.

Contiene usualmente:

• Responsabilidad

• Competencia

• Autoridad

• Calificaciones

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Plan de Gestión de los Recursos (Salidas)

Proporciona una guía sobre cómo se debería de categorizar,

asignar, gestionar y liberar los recursos del proyecto.

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Plan de Gestión de los Recursos (Salidas)

Puede incluir entre otros:

• Identificación de recursos

• Adquisición de recursos

• Roles y responsabilidades

• Organigramas del proyecto

• Gestión de los recursos del equipo del proyecto

• Capacitación

• Desarrollo del equipo

• Control de recursos

• Plan de reconocimientos

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Acta de Constitución del Equipo (Salidas)

Documento que establece los

valores, acuerdos y pautas

operativas del equipo. Puede

incluir:

• Valores del equipo

• Pautas de comunicación

• Criterios y procesos para la

toma de decisiones

• Proceso para resolución de

conflictos

• Pautas de reuniones

• Acuerdos de equipo

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Estimar los Recursos de las Actividades

Consiste en estimar los recursos del equipo y el tipo y las

cantidades de materiales, equipamiento y suministros

necesarios para ejecutar el trabajo del proyecto.

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Estimación Ascendente (Herramientas y Técnicas)

Los recursos del equipo y los recursos físicos se estiman a nivel de

actividad y luego se suman para desarrollar las estimaciones de los

paquetes de trabajo, las cuentas de control y el resumen de los niveles

del proyecto.

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Estimación Ascendente (Herramientas y Técnicas)

Requisitos de Recursos

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Se evalúan diversas formas de:

• Distintos niveles de competencia y habilidades de los recursos

• Diferentes tamaños y tipos de máquinas

• Diferentes herramientas

• Decisiones sobre alquilar, fabricar o comprar

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Análisis de Datos / Análisis de Alternativas (Herramientas y

Técnicas)

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Requisitos de Recursos (Salidas)

Identifican los tipos y cantidades de recursos necesarios para cada

paquete de trabajo o actividad dentro de un paquete de trabajo y se

pueden agregar para determinar los recursos estimados para cada

paquete de trabajo, cada ramificación de la EDT/WBS, y el proyecto en

su totalidad.

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Adquirir Recursos (Proceso)

Es el proceso de obtener miembros del equipo, instalaciones,

equipamiento, materiales, suministros y otros recursos

necesarios para completar el trabajo del proyecto

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Toma de Decisiones / Herramientas de Análisis de Decisión

basadas en múltiples criterios (Herramientas y Técnicas)

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Análisis de Datos / Análisis de los Interesados


El análisis de interesados da como resultado una lista de

interesados e información como sus cargos en la organización,

roles en el proyecto, “intereses”, expectativas, actitudes (sus

niveles de apoyo al proyecto) y su preocupación por la

información relativa al proyecto.

https://www.mentimeter.com/s/7e3d88d90f2fd5395db64cbf85f501b9/223af9955ecd

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Habilidades interpersonales y de Equipo / Negociación


En muchos proyectos, las asignaciones de personal se negocian

con Gerentes Funcionales, otros equipos de dirección de

proyectos dentro de la organización ejecutante o con otras

organizaciones y proveedores externos.

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Preasignación (Herramientas y Técnicas)

Cuando los recursos físicos o del equipo para un

proyecto están determinados de antemano, se

consideran preasignados.

Ejemplo: cuando el proyecto depende de la

experiencia de determinadas personas.

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Equipos Virtuales (Herramientas y Técnicas)

Grupos de personas con un objetivo común, que

cumplen con sus respectivos roles pasando poco a

nada de tiempo en reuniones cara a cara.

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Asignación de Recursos físicos (Salidas)

La documentación de las asignaciones de recursos físicos

registra materiales, equipos, suministros, ubicaciones y otros

recursos físicos que se utilizarán durante el proyecto.

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Asignación de Equipo del Proyecto (Salidas)

La documentación de las asignaciones del equipo registra los

miembros del equipo y sus roles y responsabilidades para el

proyecto.

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Calendarios de Recursos (Salidas)

Identifica los días hábiles, turnos, inicio y fin del

horario normal de negocios, fines de semana y días

festivos cuando cada recurso específico esté

disponible.

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Desarrollar el Equipo del Proyecto (Proceso)

Es el proceso que consiste en mejorar las competencias, la

interacción de los miembros del equipo y el ambiente general

del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto.

https://www.youtube.com/watch?v=ZsNlcr4frs4

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Uno de los modelos utilizados para describir el desarrollo del

equipo es el de Tuckmann, 1965:

• Formación

• Turbulencia

• Normalización

• Desempeño

• Disolución

adjourning

Desarrollar el Equipo del Proyecto (Proceso)

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Coubicación (Herramientas y Técnicas)

Implica colocar a varios o a todos los miembros del equipo del

proyecto más activos en la misma ubicación física para mejorar

su capacidad de trabajar en equipo.

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Tecnología de la Comunicación (Herramientas y Técnicas)

Ayuda a crear un ambiente armonioso para el equipo ubicado en

el mismo lugar y una mejor comprensión para los equipos

virtuales.

• Portal compartido

• Video Conferencia

• Conferencias de Audio

• Correo Electrónico /

Chat

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Habilidades Interpersonales y de Equipo (Herramientas y Técnicas)

Las habilidades interpersonales y de equipo que pueden

utilizarse en este proceso son:

• Gestión de Conflictos

• Influencia

• Motivación

• Negociación

• Desarrollo del espíritu

del equipo

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Habilidades Interpersonales y de Equipo / Desarrollo del Espíritu

del Equipo (Herramientas y Técnicas)

Consiste en la realización de actividades que mejoren las

relaciones sociales del equipo y establezcan un ambiente de

trabajo colaborativo y cooperativo.

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Reconocimiento y Recompensas (Herramientas y Técnicas)

Parte del proceso de desarrollo del equipo implica

reconocer y recompensar el comportamiento

deseable.

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Capacitación (Herramientas y Técnicas)

Incluye todas las actividades diseñadas para mejorar

las competencias de los miembros del equipo del

proyecto.

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Evaluaciones individuales y del Equipo (Herramientas y

Técnicas)

Proporcionan al director y al equipo del proyecto un

conocimiento sobre las áreas de fortalezas y debilidades.

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Evaluaciones del Desempeño del Equipo (Salidas)

A medida que se implementan esfuerzos de desarrollo del equipo

del proyecto, el equipo de dirección del proyecto realiza

evaluaciones formales o informales de la eficacia del equipo.

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Dirigir el Equipo del Proyecto (Proceso)

Consiste en hacer el seguimiento del desempeño de los

miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver

problemas y gestionar cambios en el equipo a fin de optimizar

el desempeño del proyecto.

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Habilidades Interpersonales y de Equipo / Gestión de

Conflictos (Herramientas y Técnicas)

Los conflictos resultan inevitables en el ambiente de un

proyecto.

La gestión exitosa de conflictos se traduce en una mayor

productividad y en relaciones de trabajo positivas.

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Gestión de Conflictos / Colaborar

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Habilidades Interpersonales y de Equipo / Inteligencia

Emocional (Herramientas y Técnicas)

Es la capacidad de identificar, evaluar y manejar las emociones

personales y la de las otras personas, así como las emociones

colectivas de grupos de personas.

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Implica la capacidad de negociar e influir en la organización y el

equipo de la dirección de proyectos. Algunas pautas para la

toma de decisiones incluyen:

Habilidades Interpersonales y de Equipo / Toma de

decisiones (Herramientas y Técnicas)

• Enfocarse en los objetivos

perseguidos

• Seguir un proceso de toma de

decisiones

• Estudiar los factores

ambientales

• Analizar la información

disponible

• Fomentar la creatividad del

equipo y

• Tener en cuenta el riesgo

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Es la capacidad de encabezar un equipo e inspirarlos a hacer

bien su trabajo.

Existen múltiples teorías de liderazgo que definen los estilos de

liderazgo a utilizarse en una determinada situación.

Habilidades Interpersonales y de Equipo / Liderazgo


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Habilidades de Comunicación / Retroalimentación


El equipo del proyecto utiliza la retroalimentación para ayudar a

comprender la reacción de los interesados frente a las diversas

actividades de dirección del proyecto y decisiones clave.

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Reglas Básicas (Herramientas y Técnicas)

Las reglas básicas establecen el comportamiento esperado de

los miembros del equipo del proyecto, así como de otros

interesados, con respecto al involucramiento de los

interesados.

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Controlar los Recursos (Proceso)

Es el proceso de asegurar que los recursos físico asignados y

adjudicados al proyecto están disponibles tal y como se

planificó, así como el monitoreo de la utilización de recursos

planificada frente a la real y tomar acciones correctivas según

sea necesario.

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Las técnicas de análisis de datos que pueden ser utilizadas en este

proceso incluyen, entre otras:

• Análisis de alternativas

• Análisis de costo beneficio

• Revisiones de desempeño

• Análisis de tendencias

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Análisis de Datos (Herramientas y Técnicas)

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Se pueden analizar alternativas para seleccionar la mejor solución para

la corrección de las variaciones en la utilización de recursos.

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Análisis de Datos / Análisis de Alternativas (Herramientas y

Técnicas)

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Identificación del Problema

Definir el problema

Investigar

Analizar

Resolver

Resolución de Problemas (Herramientas y Técnicas)

Comprobar la solución

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Dado que en un entorno matricial de los directores de proyecto a

menudo tienen poca o ninguna autoridad sobre los miembros

del equipo, su capacidad para influir oportunamente en los

interesados resulta vital para el éxito del proyecto.

Habilidades Interpersonales y de Equipo / Influencia


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Las habilidades clave para la influencia incluyen:

Habilidades Interpersonales y de Equipo / Influencia


• Capacidad de persuasión

• Articulación clara de puntos y

posiciones

• Altos niveles de habilidad de

escucha activa y eficaz

• Ser consiente de y tener en

cuenta las diversas perspectivas

de cualquier situación

• Recopilar información relevante

para abordar los problemas y

lograr acuerdos, mientras se

mantiene la confianza mutua.

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El director del proyecto puede necesitar emprender

negociaciones para obtener recursos físicos adicionales,

cambios en los recursos físicos, o costos asociados con los

recursos.

Habilidades Interpersonales y de Equipo / Negociación


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Información sobre el Desempeño del Trabajo (Salidas)

Incluye información sobre como está progresando el trabajo del

proyecto mediante la comparación de los requisitos de recursos y la

asignación de recursos con la utilización de recursos a través de las

actividades del proyecto.

Recursos

planeados Recursos

utilizados

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