Gestión de Riesgos en Proyectos · Gestión de Riesgos en Proyectos Herramientas Tecnológicas Utilizadas en los Procesos de la Gerencia de Proyecto. ... •Preguntas estructuradas

Gestión de Riesgos en Proyectos

Luis Miguel Arroyo [email protected]

GRUPO VISIÓN PROSPECTIVA MÉXICO 2030

Mauricio Jessurun [email protected]

Julio, 2015

mailto:[email protected]


¨La Dirección de Proyectos es la aplicación deconocimientos, habilidades, herramientas ytécnicas a las actividades del proyecto paracumplir con los requisitos del mismo.¨

Fuente: PMBOK 5ª Edición. Project Management Institute.


GRUPOS DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Se logra mediante la aplicación enintegración adecuadas de los 47procesos de la Dirección deProyectos agrupados de maneralógica y categorizados en cincogrupos de procesos que son:

• Inicio• Planificación• Ejecución• Seguimiento y Control• Cierre

Fuente: PMBOK 5ª Edición. Project Management Institute.


1. Administración de la Integración del

Proyecto

2. Administración de los Alcances del Proyecto

3. Administración del Programa del Proyecto

4. Administración del Costo del Proyecto

5. Administración de la Calidad del Proyecto

6. Administración de los Recursos Humanos del

Proyecto

7. Administración de los Recursos de

Comunicación del Proyecto

Áreas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos

8. Administración de los Riesgos del Proyecto

9. Administración de los Procesos de Procura

del Proyecto

10. Administración de los Interesados del Proyecto

11. Administración de los Procesos de Seguridad

del Proyecto

12. Administración de temas ambientales del Proyecto

13. Administración financiera del Proyecto

14. Administración de las Reclamaciones


Fuente: PMBOK 5ª Edición. Project Management Institute + Construction Extension. .

Tecnología Integradora


Herramientas Tecnológicas Utilizadas en los Procesos de la Gerencia de Proyecto

Menos Papel y Más Inteligencia y Colaboración



Gerencia de Proyecto

=

Conocimiento

+

Tecnología

¨La Dirección de Proyectos es laaplicación de conocimientos,habilidades, herramientas y técnicas alas actividades del proyecto paracumplir con los requisitos del mismo.¨

Áreas de Conocimiento de la Gerencia de Proyecto

Herramientas Tecnológicas Utilizadas en los Procesos de la Gerencia de Proyecto

Porque el Seguimiento y Control?


La fórmula mágica

seguimiento = + confiabilidad


En México necesitamos empresas que estén preparadas para brindarservicios de Gerencia de Proyecto.

Debemos capacitarnos y certificarnos en las metodologías que proponen lasmejores prácticas y ser expertos en las áreas de conocimiento de la Gerenciade Proyecto.

Debemos incorporar tecnología existente y desarrollar nuestra propiatecnología para cada área de conocimiento de la Gerencia de Proyecto queincluya los criterios y normatividad aplicables en México.

Ya lo estamos haciendo………

Presentación de Conceptos Generales y Procedimientos de Análisis de Riesgo

• Maximizar las oportunidades de mejorar el desempeño de losproyectos con base en la oportuna toma de decisiones.

• Minimizar las desviaciones por la ocurrencia de los riesgos asociadoscon eventos y actividades del proyecto.

• Proteger los objetivos del proyecto en tiempo, costo, calidad, etc.

OBJETIVOS ESPERADOS DEL ANÁLISIS DE RIESGO

ESQUEMA GENERAL

Presupuesto Original

Presupuesto Original

Severidad Riesgos

IdentificadosAcciones

Severidad Riesgos Residuales

Análisis de Riesgo

Co

sto

Pro

nó

stic

o O

rigi

nal

Co

sto

Pro

nó

stic

o A

ctu

al

Pres

up

ues

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e C

on

tro

l

Ahorros

Rese

rvas

GRUPOS DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Guía del PMBOK® – Quinta Edición, Gráfico 3-1, p. 50

Las 10 áreas de conocimiento de la dirección de proyectos son:

1. Gestión de la Integración del Proyecto

2. Gestión del Alcance del Proyecto

3. Gestión del Tiempo del Proyecto

4. Gestión de los Costos del Proyecto

5. Gestión de la Calidad del Proyecto

6. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

7. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

8. Gestión de los Riesgos del Proyecto

9. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

10. Gestión de los Interesados del Proyecto

ÁREAS DE CONOCIMIENTO

• Riesgo es un evento incierto o condición que, tiene un efecto positivoo negativo sobre los objetivos del proyecto.

¿QUÉ SIGNIFICA RIESGO DEL PROYECTO?

Guía del PMBOK® – Quinta Edición

¿QUÉ HACE QUE UN PROYECTO SEA DE ALTO RIESGO?

CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO:

• Grandes presupuestos

• Duraciones largas

• Equipos grandes y con funcionescruzadas

• Procesos poco claros y estructurapara el equipo del proyecto

• Objetivos en conflicto

• Requisitos complejos eintegración

• Uso de tecnologías poco usadas yde punta

FACTORES DEL ENTORNO DEL PROYECTO:

• Industrias de alto riesgo, es decir,energía nuclear, aeroespacial

• No existe un plan claro o definidopara el proceso de DP/riesgo

• No hay un propietario de losprocesos de DP/Riesgo

• No se cuenta con experiencia conlos riesgos específicos a esteentorno

TERMINOLOGÍA

Riesgo Una medida de incertidumbre. Asociado con la probabilidad y consecuencia de lograr o no lograr una meta definida del proyecto.

IncertidumbreLa ausencia de información para predecir eventos futuros. Grado en el cual los datos son confiables y/o están disponibles para ayudar en la predicción de eventos futuros.

Probabilidad La posibilidad de que un evento ocurra.

Impacto El efecto potencial sobre un objetivo del proyecto, ya sea positivo o negativo.

Evento de Riesgo

Una ocurrencia discreta que puede afectar al proyecto para bien o para mal.

Disparador Una indicación que un riesgo ha ocurrido o está a punto de ocurrir, también llamado síntoma de riesgo o señal de aviso.

Respuesta al Riesgo

Acciones y decisiones relacionadas con los pasos a tomar para evitar,

transferir, mitigar o aceptar el riesgo.

• Incrementa la probabilidad e impacto de los eventos positivos.

• Disminuye la probabilidad e impacto de los eventos adversos.

• Da aviso temprano sobre riesgos.

¿POR QUÉ GESTIONAR LOS RIESGOS?

GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

Planificar la Gestión de Riesgos

Identificar los Riesgos

Calificar los Riesgos

Planificar la

Respuesta a los

Riesgos

Controlar los Riesgos

“El proceso de definir cómo realizar lasactividades de gestión de riesgos de unproyecto. Lo clave de este proceso es queasegura que el nivel, el tipo y la visibilidadde la gestión de riesgos son acordes tantocon los riesgos como la importancia delproyecto para la organización”.

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS

Planificar la Gestión de Riesgos

Guía del PMBOK® Quinta Edición, p. 313


ENTRADAS

.1 Plan para la dirección del proyecto.2 Acta de constitución del proyecto.3 Registro de interesados.4 Factores ambientales de la empresa.5 Activos de los procesos de la organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

.1 Técnicas analíticas

.2 Juicio de expertos

.3 Reuniones

SALIDAS

.1 Plan de gestión de los riesgos

Guía del PMBOK® Quinta Edición, Gráfico 11 – 2 p. 313


Plan de gestión de riesgos

• Describe cómo se organizarán y realizarán lasactividades de gestión de riesgos

IDENTIFICAR LOS RIESGOS

“Es el proceso por el cual se determinanlos riesgos que pueden afectar el proyectoy se documentan sus características”.

Identificar los Riesgos



ENTRADAS

.1 Plan de gestión de los riesgos

.2 Plan de gestión de los costos

.3 Plan de gestión del cronograma.4 Plan de gestión de la calidad.5 Plan de gestión de los recursos humanos.6 Línea de base del alcance.7 Estimación de costos de las actividades.8 Estimación de la duración de las actividades.9 Registro de interesados.10 Documentos del proyecto.11 Documentos de las adquisiciones.12 Factores ambientales de la empresa.13 Activos de los procesos de la organización

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

.1 Revisiones a la documentación.2 Técnicas de recopilación de información.3 Análisis con lista de verificación.4 Análisis de supuestos.5 Técnicas de diagramación .6 Análisis FODA.7 Juicio de Expertos

SALIDAS

.1 Registro de riesgos

Guía del PMBOK® Quinta Edición, ´Gráfico 11 – 5 p. 319

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL RIESGO

• Identificación de Riesgos

• Documentar Características• Objetivo

• Tipo

• Categoría

• Especialidad

• Causas

• Síntomas y Disparadores


Guía del PMBOK® – Quinta Edición, p. 327

REGISTRO DE RIESGOS - IDENTIFICACIÓN

CALIFICAR LOS RIESGOS

Calificar los Riesgos

“Es el proceso que consiste en priorizarriesgos, evaluando y combinando laprobabilidad de ocurrencia e impacto dedichos riesgos”.


ANALIZAR LOS RIESGOS

ENTRADAS

.1 Plan de gestión de los riesgos.2 Línea base del alcance.3 Registro de riesgos.4 Factores ambientales de la empresa.5 Activos de los procesos de la organización


.1 Evaluación de probabilidad e impacto de los riesgos.2 Matriz de probabilidad e impacto.3 Evaluación de la calidad de los datos sobre riesgos.4 Categorización de riesgos.5 Evaluación de la urgencia de los riesgos .6 Juicio de expertos

SALIDAS

.1 Actualizaciones a los documentos del proyecto

Guía del PMBOK® Quinta Edición, Gráfica 11 – 8 p. 328

• Todos los riesgos de un proyecto se caracterizan por los siguientes tres elementos:

• Evento de riesgo.

• ¿ Qué puede suceder ?

• Probabilidad del riesgo.

• ¿ Cuál es la probabilidad de que ocurra el evento?

• Cantidad en riesgo.

• El impacto de las consecuencias

ELEMENTOS DEL RIESGO

Severidad del riesgo = probabilidad x cantidad en riesgo

EVALUACIÓN CUALITATIVA DE IMPACTO

OBJETIVO

DEL

PROYECTO

MUY BAJO 0,05 BAJO 0,1 MODERADO 0,2 ALTO 0,4 MUY ALTO 0,8

COSTOSInremento de Costo

Insignificante

Incremento de Costo

<5%

Incremento de Costo del 5-

10%

Incremento de Costo del 10-

20%

Incremento de Costo

>20%

PLAZORetraso insignificante en

programa

Retraso en Programa

<5%

Retraso del 5-10% en el

proyecto

Retraso del 10-20% en el

proyecto

Retraso en el proyecto

>20%

ALCANCEReducción en alcance

apenas perceptible

Afecta a Áreas

secundarias

Afecta a Áreas principales

del proyecto

Reducción en alcance

inaceptable para el cliente

Elemento final del

proyecto inútil, sin

funcionalidad

CALIDADReducción en alcance

apenas perceptible

Afecta a elementos

con muy altas

exigencias

Reducción que requiere

aprobación del cliente

Reducción inaceptable para

el cliente

Elemento final del

proyecto inútil, sin

funcionalidad

MATRIZ PI – AMENAZAS Y OPORTUNIDADES

MUY ALTA 0.90 0.00 0.05 0.09 0.18 0.36 0.72 0.72 0.36 0.18 0.09 0.05 0.00 0.90

ALTA 0.70 0.00 0.04 0.07 0.14 0.28 0.56 0.56 0.28 0.14 0.07 0.04 0.00 0.70

MEDIA 0.50 0.00 0.03 0.05 0.10 0.20 0.40 0.40 0.20 0.10 0.05 0.03 0.00 0.50

BAJA 0.30 0.00 0.02 0.03 0.06 0.12 0.24 0.24 0.12 0.06 0.03 0.02 0.00 0.30

MUY BAJA 0.10 0.00 0.01 0.01 0.02 0.04 0.08 0.08 0.04 0.02 0.01 0.01 0.00 0.10

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

0.00 0.05 0.10 0.20 0.40 0.80 0.80 0.40 0.20 0.10 0.05 0.00

NULO BAJO MEDIO ALTO SERIO CRITICO CRITICO SERIO ALTO MEDIO BAJO NULO

IMPACTO

PR

OB

AB

ILID

AD

AMENAZAS OPORTUNIDADES

• Preguntas estructuradas para evaluar:• Probabilidad

• Impacto por objetivo del proyecto

• Evaluación independiente de probabilidad (P) e impacto (I)

• Calcular (P x I) o determinar gráficamente los resultados para generar una calificación o severidad del riesgo

• Usar la severidad para ordenar los eventos de riesgo para el desarrollo de respuestas

RESUMEN: EVALUACIÓN CUALITATIVA DEL RIESGO

• Probabilidad

• Impacto

• Severidad

• Prioridad

REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS

REGISTRO DE RIESGOS

Riesgo Original Cualitativo

REGISTRO DE RIESGOS

Riesgo Original Monetario

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS

“Es el proceso por el cual se desarrollanopciones y acciones para mejorar lasoportunidades y reducir las amenazas alos objetivos del proyecto”.

Planificar la Respuesta a los Riesgos



ENTRADAS

.1 Plan de gestión de los riesgos.2 Registro de riegos


.1 Estrategias para riesgos negativos o amenazas.2 Estrategias para riesgos positivos u oportunidades.3 Estrategias de respuesta a contingencias .4 Juicio de expertos

SALIDAS

.1 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.2 Actualizaciones a los documentos del proyecto


ESTRATEGIAS DE RESPUESTA A LOS RIESGOS

Evitar Cambiar el plan del proyecto para

eliminar

Transferir Asignar la responsabilidad a un tercero

Mitigar Reducir la probabilidad o impacto

Explotar Eliminar la incertidumbre haciendo que

suceda

Compartir Asignar propiedad a un tercero

Mejorar Modifica el tamaño al incrementar la

probabilidad y/o impacto positivo

Aceptar Aceptar y crear reservas de contingencia

o respuestas

Planes de Contingencia

Planificar la ejecución bajo ciertas

circunstancias o condiciones

predefinidas

Para riesgos

negativos o

amenazas

Para riesgos

positivos u

oportunidades

Tanto para amenazas como

para oportunidades

Adaptado de la Guía del PMBOK® – Quinta Edición, pp. 344-346

LA MITIGACIÓN DE LOS RIESGOS

0.09 0.27 0.45 0.63 0.81

0.07 0.21 0.35 0.49 0.63

0.05 0.15 0.25 0.35 0.45

0.03 0.09 0.15 0.21 0.27

0.01 0.03 0.05 0.07 0.09

Probabilidad

Matriz de Probabilidad e Impacto

(Calificación de Riesgo = Probabilidad x Impacto; Alto Riesgo> .25)

0.90

0.70

0.50

0.30

0.10

0.900.700.500.300.10

Impacto

Deben Reducir el Impacto y Probabilidad de los Riesgos

• Estrategias.

• Acciones y su Costo.

• Efectividad de Respuestas.

• Responsables.

• Riesgos Residuales.

• Reserva de Contingencia .


PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS -REGISTRO DE RIESGOS


Riesgo Residual Cualitativo


Riesgo Residual Monetario

ESQUEMA GENERAL

CONTROLAR LOS RIESGOS

Controlar los Riesgos

“El proceso de implementar planes derespuesta a los riesgos, rastrear losriesgos identificados, identificar nuevosriesgos, y evaluar la efectividad delproceso a través de la duración delproyecto”

Guía del PMBOK® - Quinta Edición, Glosario


ENTRADAS

.1 Plan para la dirección del proyecto.2 Registros de riesgos.3 Datos de desempeño del trabajo.4 Informes de desempeño del trabajo


.1 Reevaluación de los Riesgos.2 Auditorías de los riesgos.3 Análisis de variación y de tendencias.4 Medición del desempeño técnico.5 Análisis de reservas.6 Reuniones

SALIDAS

.1 Información de desempeño del trabajo.2 Solicitudes de cambio.3 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.4 Actualizaciones a los documentos del proyecto.5 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización


• Como resultado del monitoreo del proyecto se puede identificar:• Nuevos riesgos.

• La reevaluación de los riesgos actuales.

• El cierre de riesgos obsoletos.

• Deberá realizarse periódicamente.

REEVALUACIÓN DE LOS RIESGOS


• Estado de las Acciones

• Estado de los Riesgos


REGISTRO DE RIESGOS

¿PREGUNTAS Y COMENTARIOS?

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