GESTIÓN DE SOLICITUDES DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN, … · 2018-12-07 · Manual de usuario Entidad Versión 2.1.0 GESTIÓN DE SOLICITUDES DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN, REUBICACIÓN

Manual de

usuario Entidad

Versión 2.1.0

GESTIÓN DE SOLICITUDES DE CREACIÓN,

MODIFICACIÓN, REUBICACIÓN E

INACTIVACIÓN DE ITEMS

EN EL CUBSO

PRODUCTO: MANUAL DE USUARIO PARA ENTIDADES PÚBLICAS

MÓDULO: MÓDULO CUBSO – SEACEv2.9

Fecha de Actualización:

06/12/2018 Versión: 2.1.0

Asunto: Mantenimiento del Catálogo Único de Bienes, Servicios,

Consultoría de Obras y Obras - CUBSO

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Dirección del SEACE Subdirección de Gestión

Funcional del SEACE

Página : 2 de 37 OSCE - SEACE

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 5

1. Ingreso al Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado – SEACE. .................... 6

2. Ingreso al módulo CUBSO .......................................................................................... 6

3. Módulo CUBSO .......................................................................................................... 8

3.1. Sub menú “Consultas al Catálogo” ............................................................... 8

3.2. Sub menú Solicitudes ................................................................................. 10

3.2.1. Registro de Solicitud de Creación de Ítems. ............................................... 11

3.2.2. Registro de Solicitud de Modificación de Ítems. .......................................... 18

3.2.3. Registro de Solicitud de Reubicación de Ítems. .......................................... 25

3.2.4. Registro de Solicitud de Inactivación de Ítem. ............................................. 31

3.2.5 Consultas sobre el Estado de las Solicitudes: ............................................. 35




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LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Portal Web del SEACE ........................................................................................6

Figura 2 Página de Ingreso al SEACE ...............................................................................7

Figura 3 Página de Ingreso al SEACE ...............................................................................7

Figura 4 Modulo CUBSO ...................................................................................................8

Figura 5 Sub Menú Consulta al Catalogo ...........................................................................8

Figura 6 Nivel de Búsqueda ...............................................................................................9

Figura 7 Tipo de Ítem .........................................................................................................9

Figura 8 Código o Titulo .....................................................................................................9

Figura 9 Resultado de la Consultas al Catálogo .............................................................. 10

Figura 10 Registro de una Solicitud ................................................................................. 10

Figura 11 Registrando el Teléfono de Contacto ............................................................... 11

Figura 12 Seleccionando el Tipo de Solicitud .................................................................. 11

Figura 13 Registro de Solicitud de Creación .................................................................... 12

Figura 14 Seleccionando el Tipo de Ítem ......................................................................... 12

Figura 15 Opción Código Clasificador .............................................................................. 13

Figura 16 Buscado el clasificador del ítem a crear ........................................................... 13

Figura 17 Registrando el Título del Ítem sin estructura .................................................... 14

Figura 18 Ventana para registrar la Estructura de Atributos de Ítems .............................. 14

Figura 19 Título de Ítem generado a través de la Estructura de Atributos ........................ 15

Figura 20 Agregando ítem a consola de solitud ............................................................... 15

Figura 21 Guardando el Ítem en la Solicitud de creación ................................................. 16

Figura 22 Solicitud de creación de ítem registrada exitosamente..................................... 16

Figura 23 Envió de Solicitud. ........................................................................................... 17

Figura 24 Verificando el envió de la Solicitud de Creación ............................................... 17

Figura 25 Icono Ver Detalle. ............................................................................................ 18

Figura 26 Seleccionando Tipo de Solicitud ...................................................................... 18

Figura 27 Registro de Solicitud Modificación ................................................................... 19

Figura 28 Ítems de la Solicitud de Modificación ............................................................... 19

Figura 29 Buscando ítem a modificar ............................................................................... 20

Figura 30 Registrando Ítem para modificar ...................................................................... 21

Figura 31 Estructura de Atributos del Ítem a modificar ..................................................... 21

Figura 32 Agregando ítem a modificar ............................................................................. 22

Figura 33 Guardando el Ítem en la Solicitud de modificación ........................................... 22




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Figura 34 Registrando de ítem en la Solicitud de modificación ........................................ 23

Figura 35 Solicitud de modificación de ítem registrada exitosamente. ............................. 23

Figura 36 Verificando el envió de la Solicitud de Modificación ......................................... 24

Figura 37 Icono Ver Detalle. ............................................................................................ 24

Figura 38 Seleccionado Tipo de Solicitud ........................................................................ 25

Figura 39 Registro de Solicitud de reubicación ................................................................ 25

Figura 40 Buscando ítem a reubicar ................................................................................ 26

Figura 41 Buscando por Segmento .................................................................................. 26

Figura 42 Seleccionando la Clase.................................................................................... 27

Figura 43 Seleccionando la Familia ................................................................................. 27

Figura 44 Seleccionando el Commodity ........................................................................... 27

Figura 45 Agregar ítem a ser reubicado ........................................................................... 28

Figura 46 Guardando el Ítem en la Solicitud de reubicación ............................................ 28

Figura 47 Registro del ítem en la Solicitud de reubicación ............................................... 29

Figura 48 Registrando Solicitud de reubicación ............................................................... 29

Figura 49 Verificando el envió de la Solicitud de Reubicación ......................................... 30

Figura 50 Icono Ver detalle .............................................................................................. 30

Figura 51 Seleccionando Tipo de Solicitud ...................................................................... 31

Figura 52 Registro de Solicitud de Inactivación ................................................................ 31

Figura 53 Buscando ítem a inactivar ................................................................................ 32

Figura 54 Agregar ítem a ser inactivado .......................................................................... 32

Figura 55 Guardando el Ítem en la Solicitud de inactivación ............................................ 33

Figura 56 Registro del ítem en la Solicitud de inactivación .............................................. 33

Figura 57 Registrando Solicitud de inactivación ............................................................... 34

Figura 58 Verificando el envió de la Solicitud de Inactivación .......................................... 34

Figura 59 Icono Ver detalle .............................................................................................. 34

Figura 60 Listado de Solicitudes por Estado .................................................................... 35




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INTRODUCCIÓN El Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras - CUBSO, es la relación de códigos a través de los cuales se clasifica sistemáticamente los bienes, servicios, obras y consultoría de obras requeridas por las Entidades Contratantes, tomando como base estándares internacionales de clasificación. Este instrumento tiene por objetivo establecer criterios uniformes y homogéneos para identificar los requerimientos de las Entidades contratantes a través de una clasificación y codificación. Teniendo en cuenta que el CUBSO es un instrumento que es utilizado por las Entidades Contratantes para el registro de sus contrataciones en el SEACE, se ha considerado necesario brindar una herramienta que les permita efectuar, a través del SEACE, solicitudes de creación y/o inclusión, modificación, reubicación e inactivación de ítems (sean bienes, servicios, consultoría de obras y/o ejecución de obras) en el CUBSO, cuando ello resulte necesario para la identificación de sus contrataciones a través de la selección adecuada de los ítems del Catálogo en mención. Ello, en concordancia con lo establecido en el literal E del numeral 8.6.1 de la Directiva Nº 007-2012-OSCE/CD “Disposiciones aplicables al registro de información en el SEACE” que señala que para efectuar el registro de información de las contrataciones en el sistema se debe utilizar la descripción del CUBSO que tenga mayor relación con el objeto del proceso de selección y de los ítems que lo conforman. En ese sentido, se pone a disposición de los usuarios el Módulo CUBSO que ha sido implementado en el SEACE, así como el presente manual de ayuda, en el que se muestra de manera gráfica los pasos a seguir para registrar las solicitudes de creación, modificación, inactivación o reubicación de ítems del CUBSO, así como para realizar consultas sobre el citado catálogo.

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GESTION DE SOLICITUDES DE CREACION, MODIFICACION, REUBICACION E INACTIVACION DE ITEMS AL CUBSO

1. Ingreso al Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado – SEACE.

El ingreso al sistema para registrar solicitudes de creación, modificación, reubicación e inactivación de ítems en el CUBSO, se hará a través del portal Web del SEACE cuya dirección electrónica es: http://www2.seace.gob.pe/.

Figura 1 Portal Web del SEACE

En esta página deberá seleccionar el botón “Acceso Usuarios Registrados”.

2. Ingreso al módulo CUBSO Con la selección anterior, visualizaremos la página de acceso a los diversos módulos del SEACE. Cabe indicar, que a esta página también puede ingresar directamente desde la dirección https://zonasegura.seace.gob.pe Para ingresar al módulo CUBSO deberá seleccionar la opción de acceso “PAC histórico, Contratos y CUBSO” y presionar el botón “ACEPTAR”

http://www2.seace.gob.pe/

https://zonasegura.seace.gob.pe/




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Figura 2 Página de Ingreso al SEACE

Luego, utilizará el Certificado SEACE (Usuario y Contraseña) para autenticación en el sistema e iniciar la sesión.

Figura 3 Página de Ingreso al SEACE




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3. Módulo CUBSO El Módulo CUBSO cuenta con sub menús que le permiten consultar y registrar información respecto a la creación, modificación, inactivación y reubicación de ítems en el CUBSO. Para visualizar los submenús debe seleccionar la pestaña: “CUBSO”.

Figura 4 Modulo CUBSO

El módulo del CUBSO, cuenta con dos Sub menús: Consultas al Catalogo y Solicitudes.

3.1. Sub menú “Consultas al Catálogo”

Este Sub menú permite buscar elementos del CUBSO, sean bienes, servicios, obras o consultoría de obras, mostrando sus niveles (Segmento, Familia, Clase, Commodity e Ítem):

Figura 5 Sub Menú Consulta al Catalogo




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A continuación le mostramos gráficamente como realizar sus consultas: a) Para acceder a las opciones del sub menú Consultas al Catálogo, desplegar las

alternativas del Nivel de Búsqueda y elegir una de ellas.

Figura 6 Nivel de Búsqueda

b) Luego seleccionar el “Tipo de Ítem” sea bien, servicio, obra ó consultoría de obra que

desea consultar.

Figura 7 Tipo de Ítem

c) En seguida registrar la denominación del bien, servicio, obra o consultoría de obra

que desea consultar, en la opción “Código o título”. Para el registro de esta información puede utilizar una palabra clave relacionada a su requerimiento, el cual debe tener como mínimo cuatro caracteres, que identifique rápidamente el objeto de la búsqueda.

Figura 8 Código o Titulo




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d) Finalmente, presione el botón Buscar, y el sistema le mostrará los resultados encontrados.

Figura 9 Resultado de la Consultas al Catálogo

3.2. Sub menú Solicitudes

A través de este sub menú las Entidades podrán solicitar la creación, modificación, reubicación e inactivación de Ítems en el CUBSO, así como, realizar el seguimiento a las solicitudes enviadas a la Subdirección de Catalogación y Gestión de Usuarios del SEACE. Para registrar la solicitud sea creación, modificación, reubicación o inactivación de Ítems, se deberá dar clic en el botón “Nueva Solicitud”.

Figura 10 Registro de una Solicitud

Para registrar una solicitud se debe tener en cuenta lo siguiente:

• El artículo 8º del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, que señala que el requerimiento no hará referencia a fabricación o procedencia, procedimiento de fabricación, marcas, patentes o tipos, origen o producción determinados, ni descripción que oriente la contratación

• Los campos considerados de carácter obligatorio




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Cada vez que registre una solicitud de creación, modificación, reubicación o inactivación de ítems, el sistema le mostrará un listado con los datos de la Entidad y del Contacto, los cuales no podrán ser modificados; a excepción de la sección Teléfono de Contacto, en el cual se deberá registrar el número telefónico del operador logístico autorizado para gestionar solicitudes en el módulo CUBSO.

Figura 11 Registrando el Teléfono de Contacto

A continuación detallaremos los pasos a seguir para registrar solicitudes de creación, modificación, reubicación o inactivación de ítems en el CUBSO:

3.2.1. Registro de Solicitud de Creación de Ítems.

Para registrar una solicitud de creación de ítems primero deberá seleccionar el Tipo

de Solicitud: CREACION DE ITEMS, luego seleccionar el botón .

a) Seleccionar el tipo de solicitud: Creación de Ítems.

Figura 12 Seleccionando el Tipo de Solicitud




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Luego de guardar la solicitud, el sistema asignará automáticamente la numeración de la solicitud y mostrará en el siguiente mensaje “Su solicitud se ha registrado exitosamente”.

Figura 13 Registro de Solicitud de Creación

b) Agregar Ítems a la solicitud:

Al seleccionar el botón , se mostrará la pantalla “Ítems de la Solicitud de Creación” en que se registrará los siguientes campos; Tipo de Ítem, Código Clasificador, Título de Ítem, Unidad de Medida, Descripción del bien, servicio, obra o consultoría de obra y Sinónimo. i. Seleccionar el Tipo de Ítem:

Figura 14 Seleccionando el Tipo de Ítem




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ii. Seleccionar el Código Clasificador: En esta sección primero debe dar clic en la sección Código Clasificador; luego el sistema mostrará la ventana “Buscador del Clasificador del CUBSO”, en cual se seleccionará el clasificador que más se relaciona al ítem a crear.

Figura 15 Opción Código Clasificador

Para registrar el código clasificador, seleccionamos el nivel y luego digitamos en la sección Código o Título del Ítem1, una palabra clave que se relacione al ítem, luego presionar el botón “Buscar” y finalmente hacer

clic en la opción , para agregar el código.

Figura 16 Buscado el clasificador del ítem a crear

iii. Registrar Titulo del Ítem:

Para registrar del Título del Ítem, según el código del ítem, el sistema solicitará el registro mediante una Estructura de Atributos definida previamente por el OSCE, para lo cual el sistema mostrará una ventana en donde se registrará el título del ítem de acuerdo a los campos definidos; en caso contrario, se registrará de forma directa.

1 En esta opción se podrá realizar búsquedas por código clasificador o denominación del ítem.




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✓ Registro del Título de Ítem de forma directa o sin estructura: Para registrar el Título del Ítem de forma directa, el sistema nos permitirá editar la sección Titulo del Ítem.

Figura 17 Registrando el Título del Ítem sin estructura

✓ Registro del Título de Ítem con estructura:

Para registrar el Titulo del ítem con estructura, el sistema habilitará el botón , en el cual deberá dar clic para activar la Estructura de Atributos de Ítems2, en donde deberá registrar la información del título del ítem a crear.

Figura 18 Ventana para registrar la Estructura de Atributos de Ítems

2 Esta opción se activará automáticamente solo para aquellos ítems que cuente con Estructura de Atributos de Ítems, las secciones con asterisco son obligatorias por lo que siempre deberá registrarse información en ellas.




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Luego de registrar la información solicitada en la Estructura de Atributos de Ítems, dar clic en el botón agregar, el sistema volverá a la Solicitud de Mantenimiento de Ítems del CUBSO, en el cual se visualizará la sección Título del Ítem con la información generada.

Figura 19 Título de Ítem generado a través de la Estructura de Atributos

iv. Luego de registrar las secciones de: Unidad de Medida, Descripción del

bien, servicio, obra o consultoría de obras y Sinónimo, dar clic en el botón. Cabe precisar, que en una solicitud se podrán requerir más de un

ítem, para ello cada vez que registre un ítem deberá dar clic a la opción Agregar. Asimismo, podrá eliminar ítems de una solicitud, así como cancelar una solicitud antes de ser enviado.

Figura 20 Agregando ítem a consola de solitud




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c) Después de agregar el ítem (s) dar clic en el botón “Guardar Ítems”3. El sistema mostrará un cuadro de diálogo con dos botones para Aceptar o Cancelar, para continuar dar clic en Aceptar4.

Figura 21 Guardando el Ítem en la Solicitud de creación

Registrado el ítem en la solicitud se mostrará el mensaje “Los ítems se registraron correctamente”.

Figura 22 Solicitud de creación de ítem registrada exitosamente.

3 Si, selecciona la opción Regresar, el sistema retornara a la Solicitud de Mantenimiento de Ítems del CUBSO 4 Si, selecciona la opción Cancelar, el sistema se mantiene en la misma pantalla Ítem de la Solicitud de Creación.




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d) Enviar Solicitud: Guardados los ítems en la solicitud, el sistema mostrará

cuatro botones al dar clic al el botón de “Guardar Solicitud” la solicitud se guardará en el “Listado de Solicitudes”; asimismo, podrá agregar nuevos ítems o modificar aquellos ya ingresados. En caso no requiere realizar ningún cambio, dar clic en botón “Enviar la solicitud”, en seguida se mostrará un cuadro de diálogo con los botones: Aceptar o Cancelar, para completar con el envío dar clic en el botón “Aceptar”.

Figura 23 Envió de Solicitud.

Una vez enviada la solicitud, éste se visualizará en la opción “Listado de Solicitudes” con estado de Enviada, la misma que no podrá ser modificada5.

Figura 24 Verificando el envío de la Solicitud de Creación

La opción “Listado de Solicitudes” cuenta con la siguiente información: Número de Solicitud, Tipo de Solicitud, Solicitante, Solicitante, Fecha de Creación, Fecha de Envió, Estado y Acciones.

5 La Solicitud será enviada para ser evaluada y atendida por los Especialistas de Catalogación del OSCE.




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e) Ahora bien, en caso la solitud se encuentre en estado “Borrador”, tiene la opción para agregar nuevos ítems, así como para modificar o eliminar ítems ya registrado; dar clic en el Submenú de “Solicitudes” y se mostrará la opción “Listado de Solicitudes”, luego seccionar estado “Borrador” y dar clic en el icono “Ver Detalle, de la Columna “Acciones”, y se mostrará la información registrada y continuar con lo señalado en el literal d) del presente numeral.

Figura 25 Icono Ver Detalle.

3.2.2. Registro de Solicitud de Modificación de Ítems.

Para registrar una solicitud de modificación de ítems deberá seleccionar el Tipo de Solicitud: MODIFICACION DE ITEMS, luego se procederá a registrar la solicitud

seleccionando el botón , el sistema asignará automáticamente la numeración de la solicitud.

a) Seleccionar el Tipo de Solicitud. Modificación de Ítems

Figura 26 Seleccionando Tipo de Solicitud

Nota:

• Botón Guardar Solicitud: al dar clic en este botón, el sistema guardará la solicitud para ser enviada por el operador posteriormente.

• Botón Cancelar Solicitud: al dar clic en este botón, el sistema cancelará el envío de la solicitud y eliminará la solicitud volviendo al “Listado de Solicitudes”.




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Luego de guardar la solicitud, el sistema asignará automáticamente la numeración de la solicitud y mostrará el mensaje “Su solicitud se ha registrado exitosamente”.

Figura 27 Registro de Solicitud Modificación

b) Agregar Ítems a la solicitud

Al seleccionar el botón, , se mostrará la pantalla “Ítems de la Solicitud de Modificación” en la cual se ingresan los siguientes campos, Ítem a modificar, Tipo de Ítem, Código Clasificador, Título de Ítem, Unidad de Medida, Descripción del bien, servicio, obra o consultoría de obra y Sinónimo y Justificación.

Figura 28 Ítems de la Solicitud de Modificación




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c) Seleccionar Ítem a modificar Al dar clic en la sección Ítem a modificar, el sistema habilita una ventana para realizar la búsqueda del ítem que se desea modificar; para ello digitar en título o códigos del ítem y dar clic en botón Buscar, luego de seleccionar el ítem a modificar y dar clic en el botón :

Figura 29 Buscando ítem a modificar

d) Modificar el Título del Ítem Para modificar el Titulo del Ítem, según el código del ítem, el sistema solicitará el ingreso de información mediante una Estructura de Atributos definidas previamente por el OSCE6., de ser el caso el sistema mostrará una ventana para realizar la búsqueda del ítem a modificar, en caso contrario, registrará la modificación de forma directa en el campo Título del Ítem, el cual se encontrará editable.

i. Registro de modificación del Título del Ítem de forma directa o sin

estructura Para modificar el Título del Ítem sin estructura, editará el título en el campo de la sección Titulo del Ítem.

6.Ingreso de valores ya definidos.




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Figura 30 Registrando Ítem para modificar

ii. Registro de modificación del Título del Ítem con estructura

Para registrar la modificación del Título del ítem, se deberá dar clic al botón

el cual activará la Estructura de Atributos de Ítems7.

Figura 31 Estructura de Atributos del Ítem a modificar

Luego de realizar la modificación, dar clic en el botón y el sistema volverá a la Solicitud de Mantenimiento de Ítems del CUBSO, en el cual se visualizará la sección Título del Ítem con la información modificada.

iii. Luego de registrar los campos de: Unidad de Medida, Descripción del bien,

servicio, obra o consultoría de obras, Sinónimo y Justificación de la solicitada para modificar un ítem, dar clic en el botón . Cabe precisar, que en una solicitud se podrán requerir la modificación de más de un ítem, para ello cada vez que registre un ítem deberá dar clic a la opción “Agregar”. Asimismo, podrá eliminar ítems de una solicitud, así como cancelar una solicitud antes de ser enviado.

7 Esta opción se activará automáticamente solo para aquellos ítems que cuente con Estructura de Atributos de Ítems, las secciones con asterisco son de registro obligatorio.




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Figura 32 Agregando ítem a modificar

e) Después de agregar el ítem (s) dar clic en el botón “Guardar Ítems”8. El sistema mostrará un cuadro de diálogo con dos botones para Aceptar o Cancelar, para continuar dar clic en “Aceptar”9.

Figura 33 Guardando el Ítem en la Solicitud de modificación

Registrado el ítem en la solicitud se mostrara el mensaje “Los ítems se registraron correctamente”.





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Figura 34 Registrando de ítem en la Solicitud de modificación

f) Enviar Solicitud: Guardados los ítems en la solicitud, el sistema mostrará

cuatro botones al dar clic al el botón de “Guardar Solicitud” la solicitud se guardará en el “Listado de Solicitudes”; asimismo, podrá agregar nuevos ítems o modificar aquellos ya ingresados. En caso no requiere realizar ningún cambio, dar clic en botón “Enviar la solicitud”, en seguida se mostrara un cuadro de diálogo con los botones: Aceptar o Cancelar, para completar con el envío dar clic en el botón “Aceptar”.

Figura 35 Solicitud de modificación de ítem registrada exitosamente.




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Una vez enviada la solicitud, éste se visualizará en la opción “Listado de Solicitudes” con estado de Enviada10, la misma que no podrá ser modificada11.

Figura 36 Verificando el envío de la Solicitud de Modificación

La opción “Listado de Solicitudes” cuenta con la siguiente información: Número de Solicitud, Tipo de Solicitud, Solicitante, Solicitante, Fecha de Creación, Fecha de Envió, Estado y Acciones.

g) Ahora bien, en caso la solitud se encuentre en estado “Borrador”, tiene la opción para agregar nuevos ítems, así como para modificar o eliminar ítems ya registrados; dar clic en el Submenú de “Solicitudes” y se mostrará la opción “Listado de Solicitudes”, luego seccionar estado “Borrador” y dar clic en el icono “Ver Detalle, de la Columna “Acciones”, y se mostrará la información registrada y continuar con lo señalado en el literal f) del presente numeral.

Figura 37 Icono Ver Detalle.

10 Las solicitudes enviadas serán evaluadas y atendidas por los especialistas del OSCE. 11 La Solicitud será enviada para ser evaluada y atendida por los Especialistas de Catalogación del OSCE.




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3.2.3. Registro de Solicitud de Reubicación de Ítems.

Para registrar la Solicitud de Reubicación12 de ítems, deberá seleccionar el Tipo de

Solicitud: REUBICACIÓN DE ÍTEMS, luego seleccionar el botón . a) Seleccionar el Tipo de Solicitud: Reubicación de Ítems

Figura 38 Seleccionado Tipo de Solicitud

Luego de guardar la solicitud, el sistema asignará automáticamente la numeración de la solicitud y mostrara en el siguiente mensaje “Su solicitud se ha registrado exitosamente”.

Figura 39 Registro de Solicitud de reubicación

12 Es la reclasificación de los códigos asignados al ítem, es decir la asignación de un nuevo código clasificador (8 primeros dígitos).




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b) Agregar Ítems a la solicitud Al seleccionar el botón , se mostrará la pantalla “Ítems de la Solicitud de Reubicación” en la que se registran los siguientes campos, Ítem a reubicar, Código Clasificador a asignar, Justificación. i. Búsqueda de ítem a ser reubicado

Para realizar la búsqueda del ítem que se desea reubicar; se dará clic en el campo de la sección “Ítem a reubicar”, inmediatamente se mostrará la pantalla Buscador del Ítems del CUBSO, se digitará el campo Código o Titulo del Ítem (palabra clave) y dar clic en botón Buscar, luego seleccionar el ítem a reubicar haciendo clic en el botón :

Figura 40 Buscando ítem a reubicar

ii. Registrar nuevo código clasificador para el ítem: Para ello, dar clic en

campo de la sección “Código clasificador a asignar (*)”, el sistema habilitará una ventana “Buscador del Clasificador CUBSO”, en cual realizará la búsqueda del nuevo código clasificador y la asignación.

Para seleccionar el nuevo código deber realizar lo siguiente:

• Buscar el Segmento que se relaciona con el ítem y dar clic en el título para agregar el primer nivel.

Figura 41 Buscando por Segmento




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• Buscar el Familia del segmento seleccionado que se relaciona con el ítem y dar clic en el título para agregar el primer nivel.

Figura 42 Seleccionando la Clase

• Buscar el Clase de la familia seleccionada que se relaciona con el ítem y dar clic en el título para agregar el primer nivel.

Figura 43 Seleccionando la Familia

• Finalmente, registrar el Commodity de la clase seleccionada

previamente que se relaciona al ítem y dar clic en el botón para continuar.

Figura 44 Seleccionando el Commodity




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iii. Luego de registrado el nuevo código clasificador, registrar la justificación y/o motivo de la revisión, dar clic en el botón . Cabe precisar, que en una solicitud se podrán requerir la reubicación de más de un ítem, para ello cada vez que registre un ítem deberá dar clic a la opción Agregar. Asimismo, podrá eliminar ítems de una solicitud, así como cancelar una solicitud antes de ser enviado.

Figura 45 Agregar ítem a ser reubicado

c) Después de agregar el ítem (s) dar clic en el botón “Guardar Ítems”13.

El sistema mostrará un cuadro de diálogo con dos botones para Aceptar o Cancelar, para continuar dar clic en Aceptar14.

Figura 46 Guardando el Ítem en la Solicitud de reubicación





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Figura 47 Registro del ítem en la Solicitud de reubicación

d) Enviar Solicitud: Guardados los ítems en la solicitud, el sistema mostrará

cuatro botones al dar clic al el botón de “Guardar Solicitud” la solicitud se guardará en el “Listado de Solicitudes”; asimismo, podrá agregar nuevos ítems o modificar aquellos ya ingresados. En caso no requiere realizar ningún cambio, dar clic en botón “Enviar la solicitud”, en seguida se mostrará un cuadro de diálogo con los botones: Aceptar o Cancelar, para completar con el envío dar clic en el botón “Aceptar”.

Figura 48 Registrando Solicitud de reubicación




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Una vez enviada la solicitud, éste se visualizará en la opción “Listado de Solicitudes” con estado de Enviada15, el mismo que no podrá ser modificada.

Figura 49 Verificando el envío de la Solicitud de Reubicación

e) Envió de Solicitud desde la pantalla de “Listado de Solicitudes” el cual cuenta con la siguiente información: Número de Solicitud, Tipo de Solicitud, Solicitante, Fecha de Creación, Fecha de Envió, Estado y Acciones. En la Solicitud que se encuentra en estado de BORRADOR, para registrar el Envío de la Solicitud, dar clic en el icono “Ver Detalle, de la Columna “Acciones”, y el sistema mostrará la Solicitud de Mantenimiento de Ítems del CUBSO con la información registrada y continuar con lo señalado en el literal h) del presente numeral.

Figura 50 Icono Ver detalle

15 Las solicitudes enviadas serán evaluadas y atendidas por los especialistas del OSCE.




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3.2.4. Registro de Solicitud de Inactivación de Ítem.

Para registrar la inactivación16 de ítems, deberá seleccionar el Tipo de Solicitud:

INACTIVACIÓN DE ÍTEMS, luego seleccionar el botón .

a) Seleccionar el Tipo de Solicitud. Inactivación de ítems

Figura 51 Seleccionando Tipo de Solicitud

Luego de guardar la solicitud, el sistema asignará automáticamente la numeración de la solicitud y mostrará en el siguiente mensaje “Su solicitud se ha registrado exitosamente”.

Figura 52 Registro de Solicitud de Inactivación

16 Procedimiento por el cual la Entidad solicita la Inactivación de un determinado ítem del CUBSO.




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b) Agregar Ítems a la solicitud Al seleccionar el botón , el sistema mostrará la pantalla “Ítems de la Solicitud de Inactivación” en que se registrarán los siguientes campos, Ítem a Inactivar y Justificación. i. Búsqueda de ítem a ser desactivado:

Para realizar la búsqueda del ítem que se desea Inactivar, se dará clic en el campo de la sección “Ítem a inactivar”, inmediatamente se mostrará la pantalla “Buscador del Ítems del CUBSO”, se digitará el campo Código o Titulo del Ítem (palabra clave) y dar clic en botón Buscar, luego seleccionar el ítem a inactivar haciendo clic en el botón :

Figura 53 Buscando ítem a inactivar

ii. Luego de registrado la Justificación de la inactivación, dar clic en el botón

. Cabe precisar, que en una solicitud se podrán requerir la inactivación de más de un ítem, para ello cada vez que registre un ítem deberá dar clic a la opción “Agregar”. Asimismo, podrá eliminar ítems de una solicitud, así como cancelar una solicitud antes de ser enviado

Figura 54 Agregar ítem a ser inactivado

c) Después de agregar el ítem (s) dar clic en el botón “Guardar Ítems”17. El sistema mostrará un cuadro de diálogo con dos botones para Aceptar o Cancelar, para continuar dar clic en “Aceptar”18.





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Figura 55 Guardando el Ítem en la Solicitud de inactivación


Figura 56 Registro del ítem en la Solicitud de inactivación

d) Enviar Solicitud; Guardado los ítems en la solicitud, el sistema mostrará

cuatro botones al dar clic al el botón de “Guardar Solicitud” la solicitud se guardará en el “Listado de Solicitudes”; asimismo, podrá agregar nuevos ítems o modificar aquellos ya ingresados. En caso no requiera realizar ningún cambio, dar clic en botón “Enviar la solicitud”, en seguida se mostrará un cuadro de diálogo con los botones: Aceptar o Cancelar, para completar con el envío dar clic en el botón “Aceptar”.




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Figura 57 Registrando Solicitud de inactivación

e) La solicitud se mostrará como enviada en la pantalla de “Listado de Solicitudes”. Enviada la solicitud, tomará el estado de Enviada19 el cual no podrá ser modificado.

Figura 58 Verificando el envío de la Solicitud de Inactivación

f) Envió de Solicitud desde la pantalla de “Listado de Solicitudes” el cual cuenta con la siguiente información: Número de Solicitud, Tipo de Solicitud, Solicitante, Fecha de Creación, Fecha de Envió, Estado y Acciones. En la Solicitud que se encuentra en estado de BORRADOR, para registrar el Envío de la Solicitud, dar clic en el icono “Ver Detalle, de la Columna “Acciones”, y el sistema mostrará la Solicitud de Mantenimiento de Ítems del CUBSO con la información registrada y continuar con lo señalado en el literal g) del presente numeral.

Figura 59 Icono Ver detalle

19 Las solicitudes enviadas serán evaluadas y atendidas por los especialistas del OSCE.




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3.2.5 Consultas sobre el Estado de las Solicitudes: Las Solicitudes registradas por las Entidades hasta su atención por parte de los Especialistas, tomarán distintos estados, las cuales podrán ser verificadas en el “Listado de Solicitudes”. Los estados que tomarán las Solicitudes son:

➢ Borrador: El cual indica que la solicitud aún no ha sido enviada para su atención.

Mientras se encuentren en este estado los operadores CUBSO podrán realizar modificaciones a la solicitud.

➢ Enviada: Señala que la solicitud ha sido enviada para evaluación. Cuando la solicitud se encuentre en este estado, los operadores CUBSO no podrán efectuar modificaciones.

➢ En Evaluación: Indica que la solicitud enviada se encuentra en evaluación por

los especialistas del CUBSO.

➢ Atendida: Indica que la solicitud ha sido atendida.

Figura 60 Listado de Solicitudes por Estado




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En caso requiera efectuar consultas podrá comunicarse a:

SEDE CENTRAL:

Av. Gregorio Escobedo cuadra 7 - Jesús María Lima 11, Lima – Perú

CENTRAL TELEFONICA DEL OSCE

6135555

Anexos 2407/ 2403 / 2405 / 2406

CONSULTAS VIRTUALES: [email protected]




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GESTIÓN DE SOLICITUDES DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN, … · 2018-12-07 · Manual de usuario Entidad Versión 2.1.0 GESTIÓN DE SOLICITUDES DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN, REUBICACIÓN