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GESTIÓNDIGITALDEDOCUMENTOS:INCORPORACIÓNENLAADMINISTRACIÓNDE
ESTABLECIMIENTOSEDUCACIONALESSUBVENCIONADOSPORELESTADO,ENUNENTORNODETRANSFORMACIÓNDIGITAL
PABLOJAVIERVILLALOBOSPASTORINI
PROFESORGUÍA:HÉCTORVALDÉSGONZÁLEZ,PhD
PROYECTODEGRADOPRESENTADOALAFACULTADDEINGENIERÍADELAUNIVERSIDADDELDESARROLLOPARAOPTARALGRADOACADÉMICODE
MAGÍSTERENINGENIERÍAINDUSTRIALYDESISTEMAS
CONCEPCIÓN–CHILE2021
GESTIÓNDIGITALDEDOCUMENTOS:INCORPORACIÓNENLAADMINISTRACIÓNDE
ESTABLECIMIENTOSEDUCACIONALESSUBVENCIONADOSPORELESTADO,ENUNENTORNODETRANSFORMACIÓNDIGITAL
POR: PABLO JAVIER VILLALOBOS PASTORINI
Proyecto de Grado presentado a la Comisión integrada por los profesores:
PROFESOR GUIA: HÉCTORVALDÉSGONZÁLEZ,PhD
PROFESOR INTEGRANTE 1: DR.LORENZOREYESBOZO
PROFESOR INTEGRANTE 2: JOSÈLUISSALAZARNAVARRETE
Para completar las exigencias del Grado de Magíster en Ingeniería Industrial y de Sistemas.
Marzo, 2021
Concepción, Chile
2
DECLARACIÓNDEORIGINALIDAD
Por medio de la presente, declaro que el trabajo titulado: GESTIÓN DIGITAL DE
DOCUMENTOS: INCORPORACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DE ESTABLECIMIENTOS
EDUCACIONALES SUBVENCIONADOS POR EL ESTADO, EN UN ENTORNO DE
TRANSFORMACIÓNDIGITAL,quepresentoalaUniversidaddelDesarrollodeChile,esde
miautoría(oco-autoría)ynohasidopublicadopreviamente,niestásiendoconsideradopara
publicaciónbajootrafiliación.Enigualsentido,declaroqueeltrabajodetesisysucontenido,
sonoriginalesyquetodoslosdatosyreferenciasatrabajosyapublicadosconanterioridad
hansidodebidamente identificados, referenciadosocitadoseneldocumento,yqueestas
citashansidoincluidasenlasreferenciasbibliográficas.Afirmo,asimismo,quelosmateriales
presentadosno se encuentranprotegidospor derechosde autor; y en casode que así lo
estuvieran,mehagoresponsabledecualquierlitigooreclamorelacionadoconlaviolación
dederechosdepropiedadintelectual,exonerandodetodaresponsabilidadalaUniversidad
delDesarrollodeChile.
Finalmente,mecomprometoanosometerestetrabajo(opartedeeste),aconsideraciónen
ningunarevistaocongresoparapublicaciónsincontarconlaaprobaciónyhaberpasadoel
debidoprocesoderevisiónenUniversidaddelDesarrollo.Encasodequeunartículosea
aprobadoparasupublicación,autorizoalaUniversidaddelDesarrolloaincluirdichoartículo
ensusrevistas,yareproducirlo,editarlo,distribuirlo,exhibirloycomunicarloenelpaísyen
el extranjero, por medios impresos, electrónicos, Internet o cualquier otro medio, para
propósitoscientíficosysinfinesdelucro.
PABLOJAVIERVILLALOBOSPASTORINI
Firma
3
Dedicadoaquieneshaninfluido,
encadaetapademivida.
Agradeceramispadres,
porserunejemplodeesfuerzo
yperseverancia.
Porlosquevendránysufuturopróspero.
4
AGRADECIMIENTOS
QuisieraexpresarmismayoresagradecimientosyafectoamisPadres,CarmenPastoriniy
AdriánVillalobos,quieneshanentregadosuapoyoconstanteeincondicionaldurantemivida.
Enmemoriademisabuelos,quienessoloconconocimientocampesino lograronentregar
educaciónybienestaramispadres,traspasandounsinfindevaloresdignosdepracticaren
mi vida. También quiero agradecer ami profesor guía, el señor Héctor Valdés-González,
Director de PostGradode laUniversidaddelDesarrollo, quienmeha ayudadode varias
formas, facilitandosuexperienciayconocimientosnecesariosparacumplirelobjetivode
este trabajo.Agradecer amis compañerosdemagíster,por entregar sus conocimientosy
compartir sus experiencias. Agradecer a la Fundación Educacional San Francisco de Asís
Arauco,quepormediodesuscolaboradoresproporcionaronlainformaciónytiempo,para
el desarrollo de este trabajo. Finalmente debo agradecer a todas aquellas personas que
directaeindirectamentehaninfluidodurantemidesarrolloprofesionalypersonal.
5
GESTIÓNDIGITALDEDOCUMENTOS:INCORPORACIÓNENLAADMINISTRACIÓNDE
ESTABLECIMIENTOSEDUCACIONALESSUBVENCIONADOSPORELESTADO,ENUNENTORNO
DETRANSFORMACIÓNDIGITAL
PABLOJAVIERVILLALOBOSPASTORINI
BajolasupervisióndelprofesorHéctorValdésGonzález,PhD,enlaUniversidaddelDesarrollodeChile
ResumenEstetrabajopresentaunanálisisdelagestiónadministrativadelaFundaciónEducacionalSan Francisco de Asís Arauco, que tiene como objetivo administrar eficientemente losrecursos asignados por el estado, con el fin de entregar una educación de excelencia. Elobjetivo de esta investigación es analizar las percepciones de los participantes de laadministración, respecto a la incorporación de un sistema de gestión digital de losdocumentosenunentornodetransformacióndigital.Paralograrlo,seproponeunanálisiscualitativodelaspercepcionesdeun8%delpersonaldelaorganización,equivalentea15trabajadores,entreellos,directivos,docentesyadministrativos,queposeenenpromedio13añosdepermanenciaenlaorganización,conunaedadpromediode43años,dondeun80%hatrabajadoprincipalmenteeneducación,otro13%hatrabajadoenadministraciónyuna7%soloha trabajadoen tecnología.El análisis sebasaenentrevistas semiestructuradasconsiderandounamuestraporconveniencianoprobabilística.Losdatosmuestranque laorganizacióntieneunconocimientobásicoenmateriadetransformacióndigital,noexisteunaculturaorganizacionalquepromuevalaimplementacióndeherramientasenunentornodigital. Por otro lado, la organización demuestra interés en entregar propuestas desolucionestecnológicas,entreellas,lagestióndigitaldedocumentos,conelfinestandarizarlos procesos, siempre y cuando la seguridad de los datos sea de crucial importancia y elcompromisodeloscolaboradoresparaunproyectodetransformacióndigitalseatransversalenlaorganización.Seconcluyeque,antesdeimplementarunsistemadegestióndigitaldedocumentos, primero se debe capacitar al personal, con el fin de otorgar conocimientoacabadoenlasmúltiplesaristasquesedebenconsiderarparaunatransformacióndigital.Evaluar una estrategia organizacional transversal que promueva un ambiente detransformación digital, evaluar tecnologías que permitan avanzar en la transformacióndigital.Generarinstanciasdeliderazgosconelfingenerarexpectativasycompromisoporpartedeloscolaboradoresconbaseenvariablescríticasdelproceso,queadhieraalplandedesarrollo educacional de la fundación, impactando en la mejora de los procesosadministrativosyasuvezlacalidadeducativa.
Palabrasclave:Gestióndocumental;Digitalización;Seguridaddedatos;Estrategiaorganizacional;Educaciónescolar.
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HIGHLIGHTS
GESTIÓNDIGITALDEDOCUMENTOS:INCORPORACIÓNENLAADMINISTRACIÓNDE
ESTABLECIMIENTOSEDUCACIONALESSUBVENCIONADOSPORELESTADO,ENUNENTORNO
DETRANSFORMACIÓNDIGITAL
PABLOJAVIERVILLALOBOSPASTORINI
● Incorporacióndegestióndigitaldedocumentos,enentornotransformacióndigital.
● Análisiscualitativodepercepcionesdelosparticipantesdelasdiferentesáreas.
● Aplicaciónde15entrevistassemiestructuradas.
● Proporcionaunacaracterizacióndelasituaciónactualdelaorganización.
● Permitetomardecisiones,quemitiganlasdesviaciones.
7
ÍNDICEGENERAL
1 INTRODUCCIÓN ........................................................................ 9
1.1 TRANSFORMACIÓNDIGITALENESTABLECIMIENTOSEDUCACIONALESSUBVENCIONADOSPORELESTADO .............. 10 1.2 BREVEDISCUSIÓNDELALITERATURA ............................................................................................................ 11 1.3 CONTRIBUCIÓNDELTRABAJO ....................................................................................................................... 18 1.4 OBJETIVOGENERAL ..................................................................................................................................... 18 1.4.1 Objetivosespecíficos ........................................................................................................................... 18
1.5 PROPUESTAMETODOLÓGICA ........................................................................................................................ 18 1.6 ORGANIZACIÓNYPRESENTACIÓNDEESTETRABAJO ........................................................................................ 21
2 INFORMACIÓNYRESULTADOS .................................................. 22
2.1 PROCEDIMIENTODERECOGIDAYANÁLISISDEDATOS ...................................................................................... 22 2.2 PROCESODERECOGIDADEINFORMACIÓN ...................................................................................................... 24 2.3 LOSDATOSRECOGIDOS ................................................................................................................................ 24 2.4 ANÁLISISEINTERPRETACIÓNDELOSDATOS ................................................................................................... 26
3 ARTÍCULO ............................................................................. 38
4 CONCLUSIONES GENERALES ............................................... 54
4.1 PROPUESTA PARA TRABAJOS FUTUROS ............................................................................................................... 55
5 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ......................................... 56
6 ANEXOS .............................................................................. 59
8
ÍNDICEDETABLASYFIGURAS
TABLA1:PREGUNTASDELINSTRUMENTO ........................................................................................................................ 23 TABLA2:CATEGORÍASDEPREGUNTASYRESPUESTAS ........................................................................................................ 24 FIGURA1:¿QUÉENTIENDEUSTEDPORUNPROCESODETRANSFORMACIÓNDIGITALENUNAORGANIZACIÓN? 27 FIGURA2:¿DEDÓNDEVIENELAPROBLEMÁTICAUOPORTUNIDADDEUNPROCESODETRANSFORMACIÓNDIGITALPARASU
ORGANIZACIÓN? 28 FIGURA3:¿ENLAPRÁCTICACOMOOPERAHOYELCAMBIODIGITALOCULTURALENSUORGANIZACIÓN? 29 FIGURA4:¿CÓMOSEPROMUEVEELCAMBIODIGITALDECARAASUSUSUARIOS? 30 FIGURA5:¿CÓMOPODEMOSMODIFICARLASITUACIÓNACTUALDELAORGANIZACIÓNPARAINCLUIRLATRANSFORMACIÓN
DIGITAL? 31 FIGURA6:¿TIENEPROPUESTASESPECÍFICASDEMEJORAOCAMBIODECORTOPLAZOYALTOIMPACTO?¿CUÁLES? 32 FIGURA7:¿QUÉDIFICULTADESCONSIDERAUSTEDQUETENDRÍAIMPLEMENTARUNSISTEMADEGESTIÓNELECTRÓNICADE
DOCUMENTOS? 33 FIGURA8DESDESUPOSICIÓN,¿CUÁLESSONLOSCOSTOSDEIMPLEMENTARLAPROPUESTAENSUORGANIZACIÓN? 34 FIGURA9:¿CUÁLESSONLOSFACTORESQUEFACILITARÍANYOBSTACULIZARÍAN,ENESTAORGANIZACIÓN,LAIMPLEMENTACIÓN
DEUNAHERRAMIENTABASADAENTRANSFORMACIÓNDIGITAL? 35 FIGURA10:¿QUÉRECOMIENDAPARAGESTIONAREFICIENTEMENTEESTOSCAMBIOSENLAORGANIZACIÓN? 36 FIGURA11:¿CUÁLSERÍASUPREOCUPACIÓNRESPECTOALAIMPLEMENTACIÓNDEHERRAMIENTASPARALAGESTIÓNDIGITALDE
DOCUMENTOSENLAORGANIZACIÓN? 37
9
1 INTRODUCCIÓN
Laeducación,unadelasáreascríticasynecesariasparaunprósperofuturodela
humanidad.Lasnacionesanivelmundialconsideransumasimportantesengastopúblicopor
conceptodeeducación.LaeducaciónenChileanivelescolarhasidofuertementecriticada
porsucalidadylabrechasocialqueexisteentrecolegiospúblicosyprivados,entreotras.Un
10%deloscolegiosenChileesprivado,otro35%deloscolegiossonsubvencionadosyel
55%seconsideracolegiomunicipal.Enmarzodel2020,seanunciaporpartedelgobiernola
cancelacióndeclasespresencialesparatodoslosnivelesdeestablecimientoseducacionales,
afectandoamásde3,6millonesdeestudiantessegúnlosdatosdelMinisteriodeEducación
(Mineduc),deellos2,9millonesdeniñosyjóvenesenlaeducaciónescolar.Laadministración
delosestablecimientoshasidoduramentecuestionada,dejandoendudasuresultadofinal.
La inyección de tecnología en establecimientos educacionales por pandemia covid-19, ha
logradocontrarrestarelimpactonegativoenelaccesoalaeducaciónparalosestudiantesen
general.Lapandemiallegobruscamente,asítambiénlaimplementacióndetecnologíaenla
educaciónengeneral,impactadoduramentealoscolegios,docentes,alumnosyapoderados.
Porloanterior,sevuelverelevanteestudiarelcasodelaFundaciónEducaciónSanFrancisco
deAsísdelacomunadeAraucoycomoestaseposicionafrentealacontingenciaactual.
El estudio analiza a la Fundación Educativa San Francisco de Asís de Arauco, la cual es
subvencionada totalmente por el estado, de administración autónoma, con un índice de
vulnerabilidadescolardel82,5%,untotalde1400alumno,ademásde111profesoresy77
asistentesdelaeducación,localizadageográficamenteenlacomunadeArauco,regióndel
Bio Bio. El objetivo de la organización es administrar eficientemente los recursos
proporcionadosporelestado,conelfindeentregarunaeducacióndeexcelencia.
Analizamoslasituaciónadministrativaactualdelafundación,enfocándonosprincipalmente
en la formaquegestionan lassolicitudesentreáreasacadémicasyadministrativas,enun
entorno de transformación digital, con ello buscamos conocer las percepciones de sus
colaboradoresenlaimplementacióndeunaherramientadegestióndigitaldedocumentos
enunentornodetransformacióndigital.Enunprimeracercamientoconlosparticipantesde
la muestra se aprecia gran interés, puesto que han tenido bastante problemáticas en la
gestióninternadebidoaladistanciageneradaporlascuarentenas.
10
Elpersonaladministrativoconsideraquesusmétodosdegestiónyadministraciónactual
estaobsoletoyno tieneunprocesoclaroquepermitauna trazabilidaden lassolicitudes,
además opera de manera reactiva. Por lo anterior, el presente artículo demuestra las
percepciones por parte de los colaboradores de las diferentes áreas respecto a la
incorporación de herramientas de gestión digital de documentos en un entorno de
transformación digital. Bajo estas consideraciones, se hace indispensable indagar en
propuestasomecanismosquemitiguenelimpactodeimplementarunaherramientaenun
entornodetransformacióndigital.
EnChile, lagestióndigitaldedocumentosnohasidointroducidaaúnenestablecimientos
educacionales, aún así, existen casos de éxito en otras industrias que demuestran su
potencial.EselcasodelBancoBBVAChile,empresaprivadaqueenelaño2013incorpora
gestión digital de documentos pormedio de carpetas digitales, permitiendo acelerar los
procesosinternosentrelagestióndesucursalesyáreascentrales(GerenciaTIBancoBBVA).
OtraexperienciafuelaocurridaconelServiciodeImpuestosInternosquienesincorporaron
unsistemadefacturaciónelectrónicaenelaño2003,alafechahanmigradoal100%delas
empresasenChilealnuevosistemaestablecidocomoobligatorio.Lossistemasdegestión
digitaldedocumentostienenmúltiplesopcionesdeuso,quesindudageneranunimpacto
positivoenlagestióndeunaorganización.
1.1 Transformacióndigitalenestablecimientoseducacionalessubvencionadospor
elestado
Entendida esta realidad, y considerando la revisión bibliográfica presentada, es posible
efectuarelsiguientecuestionamientodecontexto:¿Cuálesson los factoresquedebenser
consideradosparaefectuargestiónadministrativaenentornosdetransformacióndigitalde
maneraexitosa?Enefecto,enelentornoeducativodelaciudaddeArauco,enespecíficoen
laFundaciónEducacionalSanFranciscodeAsísArauco,nosedisponedelasherramientas
necesarias,nidelconocimientoapropiadoparaabordarunprocesodemigraciónquetenga
comobaselatransformacióndigital,yqueimpactepositivamentelaadministraciónygestión
delaorganización.
11
1.2 Brevediscusióndelaliteratura
Laeducaciónhasidounade lasáreascríticasynecesariasparaunpróspero futurode la
humanidad.La llegadade lasnuevastecnologíasdigitalessonunaopciónparamejorar la
educación en Chile. Por lo anterior, el artículo busca conocer cómo contribuye la
incorporación de estas tecnologías, en el trabajo de establecimientos educacionales
analizando las apreciaciones de aquellos que trabajan en educación, considerando un
entornodetransformacióndigital.
TransformaciónDigital
Vivimos en tiempos donde se inicia la interconexión total, donde las telecomunicaciones
convergen por medio de dispositivos de alta velocidad y con múltiples funciones
(Lombardero, 2015). Si bien no se dispone una definición validada referente a
transformacióndigital(Schallmo;Williams;Boardman,2017;Teichert,2019),debidoaque
existendiferentesenfoquessegúnquiendirigeunaorganizaciónosector(Lorenzo-Ochoa,
2016). La generalidad concibe la transformación digital comoun proceso de gestión que
involucra estrategia, cultura con base en tecnologías digitales (Cuenca-Fontbona, Joan;
Matilla,Kathy;Compte-Pujol,Marc,2020).Estohalogradopotenciarempresascapacesde
facturarmillonesdedólaresenpocosaños,llamadasempresasunicornios(Lee,2013).
EnelcontextodelapandemiaCovid-19laadopcióndetecnologíahallegadodesobrevenida,
logrando conseguir rápidos niveles de formación tecnológica que antiguamente requería
altostiemposdeprogramasdeformación(García-Peñalvo,f.J.;Corell,A,2020).Loanterior,
sindudaquehahechoavanzara lasorganizacionesenmateriadetransformacióndigital,
perohatransferidouncostolaboralsignificativoasuscolaboradores.
(Berghaus & Back, 2017) concluyeron que la transformación digital tiene como objetivo
principalgarantizarlapreparacióndigitaldeunaorganización,paraestaratentosafuturos
cambiosyasí reaccionarconrapidez.Así también, la transformacióndigitalhapermitido
explorar nuevos modelos de negocio disruptivos manteniendo competitividad y nuevos
ingresos.
Latransformacióndigitalsebasaenmejorarelrendimientoyalcancedelasorganizaciones,
pormediodelaimplementacióndetecnologíaconvirtiéndoloenunobjetivodeestrategia
para un cambio cultural. Algunos autores dicen que la transformación es la suma de la
12
innovaciónylagestióndelcambio(Marcet,2015).Ladigitalizaciónhabladeusointensivo
detecnología,unaorganizaciónnodigitalizadanopodrállegaraunatransformacióndigital.
Sin duda estamos de acuerdo con que “el uso de las tecnologías digitales mejora las
actuacionesyentendimientoempresarial”(Lindberg&Hemvik,2015).
Lasnuevastecnologíasobliganalasorganizacionesamigrarlatransiciónhaciaunaindustria
4.0. La transformación digital (García-Peñalvo, f. J.; Corell, A. 2020), que engloba estas
industrias modifica en el ámbito social hasta la manera de vivir. La problemática de
implementar estos cambios surge porque es necesario contar con un equipo humano
alineado,generarexpectativas,aspiraciones,accesibilidadrápidaalainformaciónydifundir
lagestióndelconocimiento(Ramirez-SaenzdeViteri,2019).
Referentealasherramientas,elconsiderarunabuenaomalainfraestructurayasítambién
elmantenimientodetecnologíasdelainformacióninfluiríaenlaspercepcionesdeseguridad
omiedofrenteaposibilidaddelaexistenciadeproblemastécnicos(Naiketal.,2020).
Gestióndedocumentoselectrónicos
El documento electrónico es un concepto relativamente nuevo y hace referencia a un
documento almacenado físicamente en un dispositivo electrónico, como por ejemplo un
audio,fotografía,archivos,etc.Siconsideramosquetodoslosdocumentossongestionables
porunapersonauorganización,nosreferimosalagestiónelectrónicadedocumentoscomo
unprocesoquepermiteselección,clasificación,almacenamiento,búsqueda,conservación,
clasificaciónyutilizacióndeldocumentoelectrónica(Garcia,2001).Esdevitalimportancia
comenzarconlaterminologíaprecisa,debidoqueunincorrectousodelaspalabrasdesvirtúa
la generación del conocimiento. Existen dos conceptos relacionados y utilizados como
sinónimos, pero que no significan los mismos, nos referimos a la gestión electrónica de
documentos, que enfatiza en la aplicación de las tecnologías para la administración de
documentosencualquierformato.Porotrolado,lagestióndedocumentoselectrónicosse
refiere a la naturaleza de los documentos, utilizados, creados y conservados en entornos
tecnológicos (Cruz, 2003). En el contexto de transformación digital de organizaciones,
existennormasinternacionalessobregestióndedocumentosqueentregandirectricespara
lagestióndedocumentoselectrónicos.Elnacimientodelasnormas(ISO15489),Gestiónde
documentos: conceptos y principios. Sus novedades principales son la identificación y
13
valoración,nocióndedocumentosfidedignos,basedelagestióndedocumentospormedio
delosmetadatos.Estanormaestableceunconjuntodemedidasydesarrollóunametodología
congarantíasdeveracidad.Implementóprocedimientos,clasificación,captura,disposicióny
valoracióndedocumentossegúnlanormaISO15.489.
SeguridadInformática
Laamplituddelainformacióntransadadeformadigitalcrecedeformaexponencialelmundo
delainternet.Sistemasinformáticosdetodaíndolesoportandatosdetamañosinimaginables
deinformaciónalrededordelmundo.Informaciónpúblicayprivada,deempresasypersonas.
Deahílaimportanciadelaseguridadinformática.
La seguridad informática ha sido definida por algunos autores como conjunto de
procedimientostécnicosyhumanosquebuscanprotegerladisposición,confidencialidade
integridaddelainformación(Escrivá,2013).
CambioOrganizacional
Algunasde lasprimerasdefinicionesrespectoalcambioorganizacionales lade K.Lewin
(1943),quiendicequeesunaalteracióndefuerzasquemantienenunsistemaestable,estas
fuerzassonimpulsorasqueayudanagenerarelcambioytambiénrestrictivasqueseoponen
agenerarelcambio.Conlosaños lasdefinicionesevolucionaron.G.BarrosoyM.Delgado
(2007), consideraron que el cambio organizacional hace referencia a un conjunto de
transformaciones que sufren las organizaciones por amenazas externas e internas que
provocan oportunidades, adaptación a cambios. Las resistencias pueden ser de carácter
organizacionaloindividualsegúnloqueestableceRobbins(1999).Lasprimerasresistencias
estánrelacionadasalaspercepciones,necesidadesbásicasindividuales,deigualformacomo
lo indica la pirámidede necesidades deAbrahamMaslow. Por otro lado también existen
resistencias de las propias organizaciones, por enfoques limitados de cambio, amenaza a
disponibilidadderecursoentreotros.(GarciayRangel,2001).
Metadatos
Undocumentoelectrónicosecomponeensuestructuradeinformaciónpormetadatos,los
cuales ordenan y describen la información del documento u objeto electrónico, dando a
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conocer laformalidaddesudescripción.Loanterior,hacelegibleporunaherramientade
lecturadigitalyútilsegúncorresponda.Losmetadatosestánenlaestructurainternayen
algunoscasosnosonvisiblesenundocumento.
Algunosautoresenelcontextoactualconsideranalosmetadatoscomounaherramientaque
ayuda al manejo, asegura el significado y trascendencia de la información que contiene.
(Méndez,2003).Enelámbitoelectrónico,losmetadatossonmuchomásqueelementosque
ayudanalagestión,enlamayoríadeloscasoscontienelainformaciónmásrelevante,quesi
fueranenpapelsemostraríandemaneraexplícita.Laimportanciadegarantizarlaveracidad
deundocumentoestácontenidaenlanorma(ISO23.081),estableciendoquelosmetadatos
proporcionaninformaciónsuficientedelcontextodelacreaciónyaprobacióndeldocumento
detalmaneraquesedeterminequiénlocreóyaprobó,asítambiénlascircunstanciasdeque
documentosloprecedenylocomponen.Entreotrasfuncionesdelosmetadatosessuutilidad
en procedimientos de gestión de documentos. La norma (ISO N°15489) establece los
procedimientosdelagestióndedocumentoselectrónicos,conelfindeidentificar,registrar,
clasificar, disponibilidad, almacenamiento y preservación. En definitiva, los metadatos
contienen la gestión durante todo el ciclo de vida de un documento electrónico. Con la
velocidad en el avance tecnológico actual, la creación, utilización y distribución de los
documentoselectrónicossindudacambiará,perolabasedeundocumentoseguirásiendosu
contenido.
EstrategiaOrganizacionalyRRHHcomobasedeunatransformacióndigital.
Elfindeunaorganizaciónesalgodistintodelobjetivoogirodeesta.Lamisiónestratégica
dicerelaciónconelcampodeaccióndelasorganizaciones,declarándosemarcodisciplinario
quevayaendirecciónaunagranlíneadeacción.Laestrategiaorganizacionaldebeserclara
yevolucionarconformealostiempos,eslabaseparaconducirlosrecursosalosobjetivos
propuestos.
SegúnelestudioMITSloanmanagementreviewyDeloitte(Kaneetal.,2018),paraqueuna
empresa tengacapacidaddeevolucionardigitalmentedebedeterminarenmayormedida
unaestrategiadigitalclarayquesearespaldadaporsusdirectivos,fomentandounacultura
de lograr el cambio. Además, la investigación encontró que las empresas en etapa inicial
centranlatecnologíaporsobrelaestrategiadelaorganización.Lasestrategiasdigitalesen
15
lasentidadesenetapainicialtienenunenfoquedecididamenteoperativo.Aproximadamente
el80%delosencuestadosdeestasempresasdicenquemejorarlaeficienciaylaexperiencia
del cliente sonobjetivosde susestrategiasdigitales. Soloel52%diceque transformarel
negocioestáenlaagendadigital.Otrosresultadosimportantesdelainvestigacióndicenque
76%de losencuestados consideraque las tecnologíasdigitales son importantespara sus
organizacioneshoyendía,yel92%dicequeseránimportantesdentrodetresaños.
El poder último de una estrategia digital radica en su alcance y objetivos. En su artículo
“Doesn’tMatter”deHarvardBusinessReview(Carr,2003),argumentóque,amenosqueuna
tecnologíaseapropiedaddeunaempresa,enúltimainstancianoproporcionaráunaventaja
competitivaporsísola.
Según el informe Forrester (Johnson, 2019), quien asegura que al menos el 50% de las
empresasqueinicianunprocesodetransformacióndigitalconsiderandeterminanteelpapel
deladireccióngeneralparaconseguireléxitodelproceso.
Otrosautoresdicenque laestrategiaorganizacionaldesdeelpuntodevistadelRRHHen
ambientesdetransformacióndigitalenellargoplazoserádegranimportancia,puestoque
pasará de funcionalidades netamente administrativas a funcionalidades de carácter
estratégico(Bondarouk&Suñe,2017).
Otro factorparaconsiderarenunequipodetrabajoesel tiempodisponibleenelhorario
laboralelcualpuededisminuiryaumentarlascapacidadesdeadquirircapacitaciónyasu
vezrealizarlaboresdemetodologíasrelacionadasatecnologíasdelainformación(Wachira
&Keengwe,2010).Sia loscolaboradores lesesatractivounambientede transformación
digital, automáticamente buscarán desarrollar el conocimiento necesario paramanipular
tecnologías,motivadointrínsecamenteparallevarlasalapráctica(Klement,2018).
MarcoregulatorioenChile
LasprimerasleyesrelacionadasconunambienteelectrónicoenChile,eslaleydeseguridad
y privacidad de datos digitales que permitió relacionar datos con su dueño y un
procedimiento, junto a las atribuciones del servicio público en cuestión (Ley N°19.628,
1999), permitiendo relacionar datos con su dueño y un procedimiento, junto a las
atribucionesdel serviciopúblicoencuestión.Enel año2002,nace la leydedocumentos,
firma y certificación digital, es decir, datos que identifican al firmante de un documento
16
electrónicoteniendoelmismovalorlegalqueundocumentofísico(LeyN°19.799,2002).El
gobierno,enelaño2004incorporaensusobjetivosincentivarlageneralizacióndeaccesoy
utilizaciónde tecnologías de la comunicación e información, pormedio del internet para
todaslaspersonas,institucionesyempresas.Sehizonecesariopromovereldesarrollodigital
delaindustrianacional,laindustriadelasTICs,migraraunestadoenlíneaparaloqueera
necesario legislar en base a la documentación electrónica. Por lo anterior, nace la ley de
procedimientos administrativos del año 2003, que regula las bases de procedimientos
administrativosdelosactosdelaadministracióndelestado(LeyN°19.880,2003). Conel
pasarde losaños, sehace crucialparaelprogramadegobierno lamigración totalde los
organismosdelestadoaplataformasdigitales.Ennoviembredel2019sepromulga la ley
TransformaciónDigital del Estado, con el fin de entregar unmejor servicio público a los
usuarios internos y externos (LeyN°21.180, 2019). Es así, como actualmentemás de 25
serviciospúblicosestántotalmentedigitalizados.Lasleyesvigentesselimitanaregularla
digitalizacióndeorganismospúblicosynoaplicaparainstitucionesprivadas.Porotraparte,
elgobiernosipromueve lamigraciónaherramientasdigitalesparaellose incorporan63
medidas en la agenda digital del gobierno año 2020, que buscan avanzar en cinco áreas
principales.Avancesenmateriadederechos,porejemplo:normassobremediosdepago,
políticas sobre tributos y aranceles digitales, normas sobre compras públicas digitales.
Avancesenconectividad,porejemplo:monitoreovelocidaddeinternet,integracióndigital
zonas insulares, plan de infraestructura digital, fibra óptica. Avances de gobierno, por
ejemplo:fortalecermarcoinstitucional,estrategiasdeciberseguridad,presupuestoabierto.
Avanceseconómicos,porejemplo:centrosdeinnovacióndigital,programasPYMESdigitales,
mesas multisectoriales. Avances en competencias, ejemplo: plataforma para habilidades,
herramientasparaelusodeTICyretosmúltiples.
ExperienciasenChileyelmundoengestióndigital
UnodelosgrandeshitosenChilehasidola“Declaracióndeimpuestosporinternet”dela
manoconlaautomatizacióndelServiciodeImpuestosInternos.Eltrámitefísicoprovocaba
múltiples errores y un esfuerzo grande en su procesamiento. Por lo anterior, el servicio
desarrollaunsistemawebparadeclararimpuestosllegandoenelaño2004aserutilizado
porel66,9%deloscontribuyentesyenlaactualidadel100%.Eléxitodeloanteriorpermitió
17
el desarrollo de factura electrónica en el año 2003 y varios millones de documentos
intercambiadoselectrónicamentetodoslosmeses(serviciodeimpuestosinternos,2003).
LaSolicituddeCertificadosatravésdeinternetporpartedelRegistroCivileIdentificación
es otro caso de éxito, interactuando con mucha organizaciones privadas y públicas
proporcionandoinformacióndeacuerdoconlalegislaciónchilena.Elestadoenlaactualidad
poseemás de 170 trámites en línea para la ciudadanía, luego de la promulgación de los
ProcedimientoAdministrativos(leyN°19.880,2003).
Aunexigiendounaltoniveldeautomatización,existeunimportantevolumendedocumentos
queseprocesaenpapelporlasorganizacionesdeGobierno.Actualmente,lasorganizaciones
públicas poseen formatos propios para los documentos electrónicos dificultando el
intercambioointegracionessumándoseadocumentoselectrónicosquenotienevalorlegal
concódigosqueverificansuautenticidad.Porloanterior,cadaorganizaciónautónomatiene
unaoficinadepartesdondeseiniciaelprocesamientointerno.Ladocumentaciónelectrónica
esunatendenciainternacional,entresusventajasseencuentran:a)reduccióndecostosde
almacenamiento;b)mejoresfuncionalidades;c)mejoraccesibilidadalosdocumentos.Enel
año 2020, Carabineros de Chile implementa su comisaría virtual, con el fin de agilizar
trámites de salvoconducto por pandemia mundial covid-19. Lo anterior entrega una
tendenciaclaraaoportunidadesdemejoracircunstancialenprocedimientospormediodela
digitalizacióndeprocedimientosydocumentos.
Finalmente, y al verse las principales contribuciones que han aportado a este trabajo, es
posible indicar que, para el caso de análisis, se fundamenta la existe oportunidad de
contribuirdelasiguienteformaparaestetrabajodegrado.
Entendida esta realidad, y considerando la revisión bibliográfica presentada, es posible
efectuarelsiguientecuestionamientodecontexto:¿Cuálesson los factoresquedebenser
consideradosparaefectuargestiónadministrativaenentornosdetransformacióndigitalde
maneraexitosa?
Enefecto, en el entornoeducativode laCiudaddeArauco, en específico en laFundación
EducacionalSanFranciscodeAsísArauco,nosedisponedelasherramientasnecesarias,ni
delconocimientoapropiadoparaabordarunprocesodemigraciónquetengacomobasela
transformación digital, y que impacte positivamente la administración y gestión de la
organización.
18
1.3 Contribucióndeltrabajo
Habiendorecorridolasbasesteóricasfundamentalesparaesteestudio,cabemencionarque
la principalmotivación para realizarlo ha sido la ausencia de un sistemade gestión, que
faciliteeltrabajoenlaFundaciónEducacionalSanFranciscodeAsísArauco,asuvezmejore
lostiemposdegestión,transparentandoeficientementelasoperacionesconlasdiferentes
áreas de la organización. Ante esto se propone un análisis que evalúe un entorno de
transformación digital, con base en implementación de la gestión digital de documentos,
comoherramientadegestiónadministrativaenlaorganización.Enestesentidoelestudio
contribuyealacomprensiónempíricadeciertasvariablesclaves,quedebenserconsideradas
almomentodeingresaraunprocesodetransformacióndigital,querepercutedirectamente
enlagestiónadministrativadelaorganización.
Deacuerdocon lomencionadoanteriormente,este trabajoconsidera lossiguientescomo
objetivogeneralyobjetivosespecíficos.
1.4 Objetivogeneral
Analizar las percepciones de los participantes de la administración, respecto a la
incorporacióndeunsistemadegestióndigitaldedocumentos,conelfindeproponeruna
metodología que permita administrar un establecimiento educacional en un entorno de
transformacióndigital.
1.4.1 Objetivosespecíficos● Determinar en base a fuentes de información relevante, las consideraciones
necesariasdetransformación,enunentornodigital.
● Analizarlaspercepcionesdelosactoresinvolucradosenlagestiónadministrativa.
● Proponerunametodologíadetransiciónalagestióndigitaldedocumentos.
1.5 Propuestametodológica
Paradigma y diseño: El presente estudio se realiza llevando a cabo una metodología
cualitativa basada en 15 entrevistas semi estructuradas considerado una muestra por
conveniencia (Rodríguez & Valldeoriola, 1999). La entrevista, se diseñó para obtener
19
informaciónacercadetresdimensionesclave;a)caracterizarelpresenteycomprenderla
realidad,b)percepcióndepropuestas,c)percepcionesdetransformaciónoimplementación.
Laspreguntasasociadasa laentrevistafueronvalidadasenlaasignatura“Metodologíade
proyecto aplicado bajo la revisión de los metodólogos Ana María Abarca y Daniel Soto,
aplicandounpilotoquepermitiómodificarpreguntasyfinalmentevalidarelinstrumento,lo
anterior,conelfinderesguardarlacoberturadelasdimensionesantesmencionadas.
Población sobre la que se efectúa el estudio: La población objeto de estudio está
conformadaporpersonaldirectivo,docente,administrativosyasistentesdelasdiferentes
áreasqueconformanlaFundaciónEducacionalLiceoSanFranciscodeAsísArauco.Eltipo
de muestreo elegido para las entrevistas semiestructuradas es no probabilístico por
saturación,debidoaqueseseleccionaenbaseasugradodeaccesibilidadporcontingencia
pandemiaCovid-19.Seseleccionaron3directivosquerepresentanel20%delamuestray
un80%delamuestraconsideraaadministrativos,profesoresyasistentesdelaeducación.
Entotalparticiparon15profesionales,conunaedadpromediode43años,conunmáximo
de62añosyunmínimode27años.Poseenenpromedio13añosdepermanencia en la
empresa con un mínimo de 1 y un máximo de 31 años. De ellos, 80% ha trabajado
principalmenteeneducación.
Entorno:ElestudioseefectuóenlaFundaciónEducacionalSanFranciscodeAsísArauco,
fundada en 1934 como Liceo San Francisco de Asís Arauco, que en el 2008 pasa a ser
fundación educacional, subvencionada totalmente por el estado y administrado
autónomamente.LafundaciónformapartedelaCongregacióndeHermanasFranciscanasde
laSantísimaConcepción,lacualposee7establecimientosenChile.LafundaciónenArauco
entregaeducaciónbásicaymedia,conunplantadocenteynodocentede188personas,con
untotalde1600alumnos,deloscualesun89%estáencondicióndevulnerabilidad.
Intervenciones: Para la entrevista se utilizó documentación escrita por el entrevistado
(Valles, 2014).Elperiododeaplicacióndeencuestas se extendiódurante juniodel2020,
graciasalapoyodepersonaldirectivo.Laspreguntasformuladassonlassiguientes:
Etapa1:Caracterizarelpresenteycomprensióndelarealidad
● ¿Quéentiendeustedporunprocesodetransformacióndigitalenunaorganización?
20
● ¿De dónde viene la problemática u oportunidad de un proceso de transformación
digitalparasuorganización?
● ¿Enlapráctica,comooperahoyelcambiodigitaloculturalensuorganización?
● ¿Cómosepromueveelcambiodigitaldecaraasususuarios?
Etapa2:Propuestasdealtoimpacto
● ¿Cómo podemos modificar la situación actual de la organización para incluir la
transformacióndigital?
● ¿Tiene propuestas específicas de mejora o cambio a corto plazo y alto impacto?
¿Cuáles?
● Si yo le propusiera una estrategia de cambio basada en un análisis que evalúe un
entorno, con base en la gestión digital de los documentos, como herramienta de
gestión administrativa de un establecimiento educacional. ¿Qué dificultades
considera usted que tendría implementar un sistema de gestión electrónica de
documentos?
Etapa3:Alertassobrelastransformaciones
● Desde su posición, ¿cuáles son los costos de implementar la propuesta en su
organización?
● ¿Cuáles son los factores que facilitan y obstaculizan, en esta organización, la
implementacióndeunaherramientabasadaenlatransformacióndigital?
● ¿Quérecomiendaparagestionareficientementeestoscambiosenlaorganización?
● ¿Cuálseríasupreocupaciónrespectoa la implementacióndeherramientaspara la
gestióndigitaldedocumentosenlaorganización?
Plan de análisis de los datos: En primera instancia se confecciona una entrevista
estableciendo categorías de observación y estudio. Luego se aplican las entrevistas en
diferentesnivelesdelaorganización,paraconocersuspercepcionesfrentealfenómenode
estudioplanteandohipótesisexplicativassobredichaspercepcionesycompararlascon la
teoría.
Ética: Toda la información contenida en la investigación es fidedigna, tratada de forma
confidencial,anónimayexclusivamentepara finesacadémicos.Además,paraeldiseñode
esteestudioseutilizanmúltiplesfuentesdeinformaciónparaevitarsesgos.Porúltimo,el
21
investigadores responsablede tomar todas lasmedidasnecesariasparano influir en los
entrevistadosysusrespuestas.
1.6 Organizaciónypresentacióndeestetrabajo
Este trabajode gradoestá compuestopor cuatro capítulosprincipales, organizadosde la
siguientemanera:
Capítulo 1: presentación de un marco conceptual del proyecto, contextualizando,
proponiendoobjetivosydiscutiendodesdelaliteraturarelacionadaconlainvestigación,su
contribución, y presentando a su vez un marco metodológico para su desarrollo e
implementación.
Capítulo2:Asociadoarecogidadeinformación.Tambiénexplicitaresultados.
Capítulo3:Elproyectodegrado,sepresentaenformatoresumidoenunartículoacadémico
queseestructuradelasiguientemanera:
1.Título
2.Resumen
3.Introducción
4.Metodología
5.Resultados
a.Discusiónderesultados
6.Conclusiones
7.Referencias
Capítulo4:Finalmentelasconclusionesgeneralesderivadasdeestetrabajo,yunadirección
paralainvestigaciónfutura,lacualconsideraaquellaspreguntasnocontestadasduranteel
desarrollodeestetrabajo,sepresentanenestecapítulo.
Referenciasgenerales.
Anexos.
22
2 INFORMACIÓNYRESULTADOS
Paraabordareste trabajode investigaciónsehaoptadoporunaaproximacióncualitativa
medianteentrevistasconpreguntassemiestructuradasquepermiteconsiderarlasiguiente
estructuraparalapresentacióndelainformaciónysusanálisis:
2.1 Procedimientoderecogidayanálisisdedatos
En esta investigación se analizan las percepciones de los colaboradores de la Fundación
Educacional San Francisco de así de Arauco frente a temas relacionados con procesos de
transformación digital. Por lo anterior se aplicaron entrevistas semi estructuradas que reflejan
sus opiniones con sus propias palabras, siendo un método de recolección de información
ampliado.
Las entrevistas fueron realizadas a una muestra de 15 participantes, equivalente al 8% de la
organización, utilizando el mismo instrumento para todos los intervinientes, según su
disponibilidad. No fue posible acceder a mayor muestra por la pandemia covid-19.
Fechasenqueserecogieronlosdatos:
Entreel08dejuniode2020y12dejuniode2020.
Entreel15dejuniode2020y17dejuniode2020.
Coherenciaconloplanificado:
Las fechas de aplicación del instrumento, debió ser aplazada por disponibilidad de los
colaboradoresquecomponenlamuestra,encircunstanciasdefuerzamayorporpandemia.
Fortalezasydebilidadesdelproceso:
Fortalezas:
● Debidoalacontingenciaporpandemiacovid-19,eltemacobrómayorimportancia
porpartedelosdirectivosdelaorganización.
● Elprocesodeentrevistasfuetransparente.
● Losparticipantesdemostraroninterésenentregarsusopiniones,especialmentepor
tratarsedeuntemacontingentealostiempos.
Lasdebilidadespropiasdelainvestigacióndecontextosecircunscribena:
23
● Lamuestradebesermayor,considerandoelvolumendecolaboradores.
● Sedebecomparar la informacióncondatosestadísticosquepermita comparar los
resultadoscualitativos.
● Noseestudiaparalelamenteotroestablecimientodesimilarescaracterísticas.
Poblaciónymuestras
Ademásdeloplanteadoenelmarcometodológico,enlaseccióndepoblaciónsobrela
queseefectuaráelestudio,dondeseidentificalamuestra,sehacenotarqueparala
selección de participantes se utilizó una muestra no probabilística ya que se
seleccionóaprofesionalesdentrodelaorganizaciónporqueseestimóquepudieran
tenermayorconocimientodelamateria.
Instrumento
Comoseindicóanteriormente,pararecogerinformaciónsobreeltemadenominado
gestión digital de documentos: incorporación en la administración de
establecimientos educacionales subvencionados por el estado, en un entorno de
transformación digital, se utilizó el cuestionario con base en tres etapas. Este
cuestionario sirve en una primera instancia para lograr introducir al entrevistado
sobre el tema y su percepción respecto al tema. Este instrumento consta de once
preguntas,todasrespuestasabiertas,delamismaformacomosemuestraenlatabla
siguiente.
Tabla1:PreguntasdelInstrumentoFuente:ElaboraciónPropia
1.-¿Quéentiendeustedporunprocesodetransformacióndigitalenunaorganización?
2.-¿Dedóndevienelaproblemáticauoportunidaddeunprocesodetransformacióndigitalpara
suorganización?
3.-¿Enlaprácticacomooperahoyelcambiodigitaloculturalensuorganización?
4.-¿Cómosepromueveelcambiodigitaldecaraasususuarios?
5.-¿Cómopodemosmodificarlasituaciónactualdelaorganizaciónparaincluirlatransformación
digital?
6.-¿Tienepropuestasespecíficasdemejoraocambiodecortoplazoyaltoimpacto?¿Cuáles?
7.-¿Quédificultadesconsideraustedquetendríaimplementarunsistemadegestiónelectrónica
dedocumentos?
8.-Desdesuposición,¿cuálessonloscostosdeimplementarlapropuestaensuempresa?
24
9.-¿Cuálessonlosfactoresquefacilitaríanyobstaculizarían,enestaempresa,laimplementación
deunaherramientabasadaentransformacióndigital?
10.-¿Quérecomiendaparagestionareficientementeestoscambiosenlaorganización?
11.-¿Cuálseríasupreocupaciónrespectoa la implementacióndeherramientaspara lagestión
digitaldedocumentosenlaorganización?
Estecuestionarioseaplicócomoelementodeconsultadurante lasentrevistaspersonales
realizadas, previo consentimiento informado.Apartir dedichas instancias seprovocaun
espaciodeconversaciónenrelaciónconlapreparaciónquetienelaorganizaciónrespectoa
unprocesodetransformacióndigital.
2.2 Procesoderecogidadeinformación
Como se ha indicado anteriormente, se aplicó un instrumento basado en una entrevista
semiestructurada,atravésdeuncuestionarioderespuestasabiertaslasquehanpermitido
agrupar lasrespuestasporcategoríasclaves,concentrando la informaciónparaanalizarla
posteriormentedeformacualitativa.
2.3 Losdatosrecogidos
A continuación, se presentan los resultados obtenidos los que han sido agrupado encategorías,segúnmuestralatabla1:
Tabla2:CategoríasdepreguntasyrespuestasFuente:elaboraciónpropia
Preguntas Categorías
1. ¿Qué entiende usted por un proceso de
transformacióndigitalenunaorganización?
- Nuevosistemadetrabajo.
- Nuevatecnología.
- Capacitaciones.
- Trabajoenlínea.
- ProcesoComplejo.
25
2. ¿De dónde viene la problemática u
oportunidad de un proceso de
transformacióndigitalparasuorganización?
- Generarcontenidoeducativo.
- Mejorarlagestión.
- Altoflujodetrámitesfísicos.
- No existen protocolos de comunicación
interna.
- Pérdidadetiempoenplanificación.
3. ¿En la práctica como opera hoy el cambio
digitaloculturalensuorganización?
- Cambiosreactivosfocalizados.
- Noseproponen.
- Noexistecultura.
4. ¿Cómosepromueveelcambiodigitaldecara
asususuarios?
- Conversaciónentredirectivos.
- Seexternalizalabúsquedadesoluciones.
- Nosepromueve.
5. ¿Cómopodemosmodificarlasituaciónactual
de la organización para incluir la
transformacióndigital?
- Trabajocolaborativo.
- Líderesdetransformación.
- Conocer experiencias de otras
organizaciones.
- Nosabe.
6. ¿Tiene propuestas específicas de mejora o
cambio de corto plazo y alto impacto?
¿Cuáles?
- Clasesonline.
- Reunionesonline.
- DocumentacióniCloud.
- Plataformaunificada.
7. ¿Quédificultadesconsideraustedquetendría
implementar un sistema de gestión
electrónicadedocumentos?
- Nolotengoclaro.
- Bajacapacidadtécnica.
- Tiempodeimplementación.
- Seguridaddeinformación.
26
8. Desdesuposición, ¿cuálesson loscostosde
implementarlapropuestaensuempresa?
- Capacitaciones.
- Cargalaboral.
- Presupuesto.
- Nosabe.
9. ¿Cuáles son los factores que facilitarían y
obstaculizarían, en esta empresa, la
implementacióndeunaherramientabasada
entransformacióndigital?
- Compromisodelpersonal.
- Definirobjetivos.
- Recursos.
10. ¿Qué recomienda para gestionar
eficientemente estos cambios en la
organización?
- Sistemadeincentivos.
- Crearplandetransformacióndigital.
- Nuevaestrategiaorganizacional.
- Nosabe.
11. ¿Cuál sería su preocupación respecto a la
implementación de herramientas para la
gestión digital de documentos en la
organización?
- Noexistaseguimiento.
- Noexistasoporte.
- Procesocomplejo.
- Nosabe.
2.4 Análisiseinterpretacióndelosdatos
Analizaremoslosdatosobtenidossegúnlascategoríasseleccionadas.
ETAPA1:CARACTERIZACIÓNDELPRESENTEYCOMPRENSIÓNDELAREALIDAD.
1. ¿Qué entiende usted por un proceso de transformación digital en una
organización?
El40%hacereferenciaaqueunprocesotransformacióndigitalcomplejo,hacenmención
sobreestoprincipalmentequienesdesempeñanlaboresdirectasconalumnos,profesoresy
asistentes,laedadpromedioesde40añosyexperienciapromediode8años.Llamala
atenciónquelasostenedoradelcolegio(E2,61)considerelatransformacióndigitalcomo
27
un“procesocomplejoenlaorganización”.Un27%delpersonal,conunpromediode19
añosdeexperienciay42años,consideraunprocesodetransformacióndigitalcomouna
oportunidaddenuevossistemasdetrabajo,principalmentedirectivosyadministrativos
comolaencargadadefinanzasdelaorganización(E4,62)queconsideraunprocesode
transformacióndigitalcomo“Laimplementacióndetecnologíaconelfinoptimizarel
trabajo,elcualserámodificadoaunnuevosistema”.
Figura1:¿Quéentiendeustedporunprocesodetransformacióndigitalenuna
organización?Fuente:ElaboraciónPropia.
El jefe del departamento de matemáticas (E8, 37) dice que la transformación digital es
“Profesionalizareltrabajoactual,pormediodeunsistemadigital,loquepiensodebesermuy
difícil lograr para una organización como la nuestra”. Hacen mención sobre esto
principalmenteprofesoresyasistentesquienesdesempeñanlaboresdirectasconalumnos,
laedadpromedioesde40añosyexperienciapromediode8años.Llamalaatenciónque,
siendounaorganizaciónligadaalaeducación,soloun13%delosentrevistadosmenciona
capacitacionescomounaaristavitalqueconllevaaunatransformacióndigital.Laasistente
derecursoshumanosentiendelatransformacióndigitalcomo“Capacitacionesquepermiten
llegar a implementar una tecnología”. la respuesta se concentra en quienes trabajan
directamenteconelRRHH.Un13%hacereferenciaatrabajarenlínea,dejandodeladolos
papeles internos.Soloun7%hacereferenciaa la implementacióndetecnología,personal
ligadoaláreainformáticadelaorganización.
28
2. ¿De dónde viene la problemática u oportunidad de un proceso de
transformación digital para su organización?
Un40%delosentrevistadosmencionaqueexistenaltosflujosdedocumentaciónfísica.La
encargadaderegistroacadémico(E7,41)dice“Verunaoportunidadenlaayudadegestionar
lasinnumerablesfichasdealumnosydocumentosquepasanporsucargo”.El27%considera
quelatransformacióndigitalesunaoportunidaddedisminuirlostiemposdetrabajo.Eljefe
deldepartamentodearte(E10,55)mencionaque“Paralosdocentesesengorrosoytedioso
laplanificacióndelasactividades.Sinostransformamosdigitalmenteyestoayudaaagilizar
eltrabajoseríaunaexcelenteoportunidad”.
Figura2:¿Dedóndevienelaproblemáticauoportunidaddeunprocesodetransformación
digitalparasuorganización?Fuente:ElaboraciónPropia.
Un13%dicequelatransformacióndigitalpodríaserunaoportunidaddemejorarlagestión
y por otro mejorar la comunicación entre áreas académicas y administrativas. Un 7%
29
considera que entre ellos el subdirector (E3, 54), dice ser una “Oportunidad de generar
materialdigitaleducativo”.
3. ¿Enlaprácticacomooperahoyelcambiodigitaloculturalensuorganización?
Un53%delosencuestadosdocentesjefesdedepartamentoconsideraqueenlaorganización
no existe ningún cambio digital o cultural relacionado. Además, la encargada de registro
académico (E7, 41), dice “Jamás he visto promover el uso de tecnologías o considerar
nuestrasopinionesparamejoraralgúnproceso”.El33%hacemencióndequeloscambios
enmateriadigitalsonreactivosyfocalizados.Ladirectora(E1,58),diceque“Loscambioso
posibles nuevas implementaciones las analizamos según la necesidad urgente en la
dirección”.
Figura3:¿Enlaprácticacomooperahoyelcambiodigitaloculturalensuorganización?
Fuente:ElaboraciónPropia.
Un13%consideraquenoexistenespaciosparaproponercambiosdigitales,estoloasegura
elinspectorgeneral(E4,62),quiendice“Nohemosdadoopciónainstaurarunaculturade
transformacióndigital,puestoquelostiempossonacotadosylascargaslaboralesnodejan
espacioparaello”.
4. ¿Cómosepromueveelcambiodigitaldecaraasususuarios?
30
Un 20% de los entrevistados menciona que se externaliza las propuestas y soluciones
digitales. El encargado de informática (E14, 29) menciona que “buscamos en asesores
externos soluciones tecnológicas” Un 27% de los entrevistados destaca que, a nivel de
directivos,sisepromuevelaimplementacióntecnologías,loratificaelinspectorgeneral(E4,
62)quiendiceque“sehandadoreunionesconalgunapropuestadecambiodigital,peronada
concreto,finalmenteesainformaciónnobajaaotrasáreasdelaorganización,quedandoen
manosdejefesdedepartamentosydirectivos”.
Figura4:¿Cómosepromueveelcambiodigitaldecaraasususuarios?
Fuente:ElaboraciónPropia.
Un53%representadopordocentesyasistentesensumayoríadicetajantementepromueve
elcambiodigital.Eljefedeldepartamentodearte(E10,55)dice“Nosepromueve,dehecho,
lajamáshemossehaconsideradoalosdocentesenalgúncambiooimplementación”
ETAPA2:PROPUESTASDEALTOIMPACTO
5. ¿Cómopodemosmodificarlasituaciónactualdelaorganizaciónparaincluirla
transformacióndigital?
Un 33% de los encuestados menciona como indispensable la existencia de líderes de
transformacióninternos.Lajefadeldepartamentodehumanidades(E11,35)consideraque
“Existe personal joven en la organización que sin duda tiene mayores conocimientos
31
tecnológicosquepuedenayudara losdemás”.Asuvez,un27%consideraqueel trabajo
colaborativofortaleceríalamodificacióndelaorganizaciónaunprocesodetransformación
digital.Lainspectoradepasillo(E12,30)dicequeesnecesarioun“Conversatorioentrepares
paraplantearideas”.
Figura5:¿Cómopodemosmodificarlasituaciónactualdelaorganizaciónparaincluirla
transformacióndigital?Fuente:ElaboraciónPropia.
Un27%quisiera conocerexperienciasdeprocesos realizadosenotrasorganizaciones.El
psicólogodelaorganización(E13,28)diceque“Deberíamosconocerherramientasquehan
sidoexitosasenotroscolegios”.Un13%declaranosabercómopodríaayudaracambiarla
situación.
6. ¿Tienepropuestasespecíficasdemejoraocambiodecortoplazoyaltoimpacto?
¿Cuáles?
Un33%delosencuestadoshacereferenciasobredisponerdedocumentosalmacenadosen
línea para su disposición, consulta y gestión, entre ellos el jefe del departamento de
matemáticas (E8, 37) dice que “le gustaría implementar nubes virtuales donde podamos
almacenar y consultar material”. Por otra parte, un 27% de los encuestados dice ser
32
importanteincorporarclasesonlinecomosoluciónparaestudiantesydocentes,entreellos
elpsicólogo(E12,30)diciendoquesedebe“Potenciarelusodeclasesonline”.
Figura6:¿Tienepropuestasespecíficasdemejoraocambiodecortoplazoyaltoimpacto?
¿Cuáles?Fuente:ElaboraciónPropia.
El20%concentradoendirectivos,consideraimportanteimplementarunaplataformaúnica
detrabajo,respaldadoporpalabrasdelsubdirector(E3,54)quiendice“Centralizarlagestión
de laorganización,paracontrolymejoras”.Otro20%utilizarámecanismosdereuniones
online.
7. Siyolepropusieraunaestrategiadecambiobasadaenunanálisisqueevalúe
unentorno,conbaseen lagestióndigitalde losdocumentos,comoherramientade
gestión administrativa de un establecimiento educacional. ¿Qué dificultades
considera usted que tendría implementar un sistema de gestión electrónica de
documentos?
El60%de losencuestadosestápreocupadopor laseguridadde la informacióncomouna
dificultaddeincorporarunaherramientadegestiónadministrativabasadaendocumentos
digitales,opiniónexpresadatransversalmenteporlosencuestados,peroenmayomedidapor
docentesyadministrativos.Porloanteriorel inspectorgeneral(E4,62)dice“Trabajamos
33
con menores de edad en riego social en un 80%, por lo tanto, su historial académico,
comportamiento y otros antecedentes son de máxima confidencialidad. Dificultará la
implementaciónexponer esta informaciónenun sistema “, así también lodice la jefadel
departamentodehumanidades(E11,35)“Existeinformacióndelicadadealumnosqueno
megustaríaquefuerarobadaomalusada”.
Figura7:¿Quédificultadesconsideraustedquetendríaimplementarunsistemadegestión
electrónicadedocumentos?Fuente:ElaboraciónPropia.
Un20%consideraquelaorganizaciónnocuentaconcapacidadtécnicaparaunproyecto
relacionadoalagestiónelectrónicadedocumentos,palabrasdelsubdirector(E3,54)quien
dice “Los colaboradores de la organización no tienen conocimientos técnicos en gestión
electrónicadedocumentos”.Otro13%consideraqueeltiempodeimplementaciónpodría
serdemasiadolargosegúnlaspalabrasdeladirectora(E1,58)quiendice“Enelcontexto
actual, veo difícil la disponibilidad de tiempo por parte de los usuarios y posibles
administradoresdelaherramienta”.Un7%notieneclaroquepodríaperjudicarunproyecto
deestetipo.
ETAPA3:ALERTASSOBRELASTRANSFORMACIONES
8. Desdesuposición, ¿cuálesson loscostosde implementar lapropuestaensu
organización?
34
El 47% de los encuestados, concentrados principalmente en docentes y asistentes de la
educación, considera que aumentarían la carga laboral almomento de implementar una
herramienta.Eljefedeldepartamentodematemáticas(E8,37)diceque“Consideromayores
costosenlascargasdetrabajo,considerandoqueactualmentenosestamosenfrentandoa
múltiples nuevas plataformas por contingencia covid-19”. Un 33% de los encuestados,
compuesto por directivos y jefes de área, considera las capacitaciones como un costo
importante.
Figura8Desdesuposición,¿cuálessonloscostosdeimplementarlapropuestaensu
organización?Fuente:ElaboraciónPropia.
Segúnlasostenedora(E2,61)elcostoessignificativoalmomentode“Destinarpresupuesto
paralacapacitacióndelpersonal”.Porotraparte,un27%consideraqueunapropuestade
estetiposignificaaltogastopresupuestario.
9. ¿Cuálessonlosfactoresquefacilitaríanyobstaculizarían,enestaorganización,
laimplementacióndeunaherramientabasadaentransformacióndigital?
Un60%de los encuestados hace referencia al grado de compromiso del personal con el
proyecto,comoelementoquefacilitalaimplementacióndelaherramienta.Ladirectora(E1,
58)diceque“Obstaculizaralograrqueelpersonalsecomprometademaneratransversalal
agregarunnuevosistemaensuformadetrabajaractual,considerandoqueporelcontexto
actualyahantenidoqueadaptarseanuevasherramientascomoclasesonline”.
35
Figura9:¿Cuálessonlosfactoresquefacilitaríanyobstaculizarían,enestaorganización,la
implementacióndeunaherramientabasadaentransformacióndigital?Fuente:ElaboraciónPropia.
Lajefadeldepartamentodeciencias(E9,45)dice“Veocomplejoquelosdocentestengamos
disponibilidad para contribuir significativamente a la implementación”. Un 27%muestra
preocupación por la disponibilidad de los recursos como situación que obstaculizaría un
proyectodedigitalizaciones,enelloshacereferencialasostenedora(E2,61)quienmenciona
“Nosobstaculizaríaelprocesonocontarconelpresupuestonecesario”.yun13%comenta
queélnodefinirelobjetivodela implementaciónpodríaobstaculizar la incorporaciónde
cualquier herramienta asociada a una transformación digital, entre ellos la encargada de
finanzas(E5,44)dice“Elnotenerclaro losobjetivoscomoorganizaciónobstaculizaríael
sentidodeimplementarunaherramienta”.
10. ¿Qué recomienda para gestionar eficientemente estos cambios en la
organización?
Un60%delosencuestadoscreenecesariocontarconunplandetransformacióndigital,en
este punto se hace notar directivos y mandos medios. El subdirector (E3, 54) dice “No
contamosconunaguíaquenos indiqueenquedebemos implementar tecnologías,por lo
tanto,esprimordialtenerunplanquenosconduzcaacambiosenellargoplazo”.Enlamisma
línea la encargada de finanzas (E5, 44) dice ser necesario “Desarrollar unamarco o guía
36
frentealasposiblesmejorasenmateriadetransformacióndigitalnecesariaparamejorarel
funcionamientodelaorganización”.
Figura10:¿Quérecomiendaparagestionareficientementeestoscambiosenla
organización?Fuente:ElaboraciónPropia.
Un27%consideraqueelprocesodebeincorporarincentivoseconómicosparalosusuarios,
opinión principalmente de docentes y asistentes de educación, entre ellos la jefa del
departamentodeciencias(E11,35)dice“Recomendaríalaexistenciadesueldoadicionalque
motivesuusoydisposición”.Un7%dicesernecesariocambiarlaestrategiaorganizacional
ensentidodeentornosdigitales.Segúnlasostenedora(E2,61)“Deberíamosplantearuna
nuevaestrategiaenlaorganizaciónbasadaenmigraraunafuturadigitalización”.yotro7%
nosabecómopodergestionarloscambiosdelaorganización.
11. ¿Cuál sería su preocupación respecto a la implementación de herramientas
paralagestióndigitaldedocumentosenlaorganización?
El 47% de los encuestados se preocupa por el nivel de seguimiento al momento de
implementarunaherramientadegestióndigitaldedocumentos.
37
Figura11:¿Cuálseríasupreocupaciónrespectoalaimplementacióndeherramientaspara
lagestióndigitaldedocumentosenlaorganización?Fuente:ElaboraciónPropia.
Elinspectorgeneral(E4,62)dice“Mepreocupaquetodosloscambioseimplementaciónde
esta propuesta no trasciendan en la organización y no se tome el peso del esfuerzo que
significa”. Porotraparte, la jefadeldepartamentodeciencias(E9,45)dice“Necesitamos
apoyoconstanteparadarseguimientoalusodelaherramienta”.Asuvez,un27%temeno
tenersoporteunavezimplementadolaherramienta,comolaasistentederecursoshumanos
(E6,40)quiendice“Preocupaquedarsolosenelproceso,yquenuestroequiponopueda
soportartodoelprocesoporsísolos”.Un20%delosencuestadosmencionapreocupación
porlacomplejidaddelprocesodeimplementación,lomencionaeljefedeldepartamentode
matemáticas(E8,37)quiendice“Tengolaimpresióndequetodaslasherramientasdeeste
tipo son complejas de llevar al éxito en una organización como la nuestra, donde las
condicionesdetiemposoloalcanzanasersuficientesparacumplirconnuestrasclases”.Un
6%no demuestra preocupación por una implementación. En este punto la encargada de
finanzas(E5,44)dice“Desconozcocomofuncionatécnicamenteunsistemadegestióndigital
dedocumentos”.
38
3 ARTÍCULO
Elpresente apartado, recoge la investigación contextualizadamotivode esteproyectode
grado,yespresentadaenformatodeartículoacadémico. Setratadeunartículoconciso,
escrito en el formato típico de revistas especializadas o de conferencias, de acuerdo con
reglasespecíficasdefinidasporladireccióndelprograma.
Elartículo,hasidocuidadosamenteredactadoconelfindequesehagafácilmenteentendible
ylogreexpresardeunmodoclaroysintéticoloquesepretendecomunicar,considerandolas
citasyreferenciasrespectivasdelosestudiosquelofundamentan.Eltrabajorealizado,se
sintetizaentoncescomoartículo,parafacilitaraltrabajodequienespuedanestarinteresados
enconsultarlaobraoriginal.
Este trabajo, considera y discute, a través de un proyecto aplicado, desarrollado en un
contextoderealidadprofesional,laintegracióndeherramientasyconocimientosquesehan
adquiridoenlaslíneasdedesarrollodelprograma.Loqueseconsolidaenunainvestigación
profesionalcontextualizadaalarealidadprofesionalqueseexpone,laqueserelacionacon
líneasy ámbitos específicos abordados enelplande estudiosdelprograma,permitiendo
integrar,demaneraadecuada,losconocimientosteóricosymetodológicosdesarrolladosen
él.
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GESTIÓNDIGITALDEDOCUMENTOS:INCORPORACIÓNENLAADMINISTRACIÓNDEESTABLECIMIENTOSEDUCACIONALESSUBVENCIONADOSPORELESTADO,ENUNENTORNODE
TRANSFORMACIÓNDIGITAL
PabloJavierVillalobosPastorinia
a AlumnodeMagístereningenieríaIndustrialySistemas,FacultaddeIngeniería,UniversidaddeDesarrollo,[email protected]
Resumen:
EstetrabajopresentaunanálisisdelagestiónadministrativadelaFundaciónEducacionalSanFrancisco de Asís Arauco, que tiene como objetivo administrar eficientemente los recursosasignadosporelestado,conelfindeentregarunaeducacióndeexcelencia.Elobjetivodeestainvestigaciónesanalizarlaspercepcionesdelosparticipantesdelaadministración,respectoala incorporación de un sistema de gestión digital de los documentos en un entorno detransformacióndigital.Paralograrlo,seproponeunanálisiscualitativodelaspercepcionesdeun8%delpersonalde laorganización,equivalentea15trabajadores,entreellos,directivos,docentes y administrativos, que poseen en promedio 13 años de permanencia en laorganización,conunaedadpromediode43años,dondeun80%hatrabajadoprincipalmenteen educación, otro 13% ha trabajado en administración y una 7% solo ha trabajado entecnología.Elanálisissebasaenentrevistassemiestructuradasconsiderandounamuestraporconveniencianoprobabilística.Losdatosmuestranquelaorganizacióntieneunconocimientobásicoenmateriadetransformacióndigital,noexisteunaculturaorganizacionalquepromuevala implementación de herramientas en un entorno digital. Por otro lado, la organizacióndemuestra interés en entregar propuestas de soluciones tecnológicas, entre ellas, la gestióndigitaldedocumentos,conelfinestandarizarlosprocesos,siempreycuandolaseguridaddelosdatosseadecrucialimportanciayelcompromisodeloscolaboradoresparaunproyectodetransformación digital sea transversal en la organización. Se concluye que, antes deimplementar un sistema de gestión digital de documentos, primero se debe capacitar alpersonal, con el fin de otorgar conocimiento acabado en lasmúltiples aristas que se debenconsiderarparaunatransformacióndigital.Evaluarunaestrategiaorganizacionaltransversalque promueva un ambiente de transformación digital, evaluar tecnologías que permitanavanzar en la transformación digital. Generar instancias de liderazgos con el fin generarexpectativasycompromisoporpartede loscolaboradoresconbaseenvariablescríticasdelproceso, que adhieran al plan de desarrollo educacional de la fundación, impactando en lamejoradelosprocesosadministrativosyasuvezlacalidadeducativa.Palabras clave: Gestión documental; Digitalización; Seguridad de datos; Estrategia organizacional; Educación escolar.
1. Introducción
La educación ha sido una de las áreas críticas ynecesariasparaunprósperofuturodelahumanidad.Lallegadadelasnuevastecnologíasdigitalessonunaopción para mejorar la educación en Chile. Por loanterior,elartículobuscaconocercómocontribuyelaincorporación de estas tecnologías, en el trabajo deestablecimientos educacionales analizando las
apreciacionesdeaquellosquetrabajaneneducación,considerandounentornodetransformacióndigital.
TransformaciónDigital
Vivimos en tiemposdonde se inicia la interconexióntotal, donde las telecomunicaciones convergen pormediodedispositivosdealtavelocidadyconmúltiplesfunciones(Lombardero,2015).
Sibiennosedisponeunadefiniciónvalidadareferentea transformación digital (Schallmo; Williams;
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Boardman,2017;Teichert,2019),debidoaqueexistendiferentes enfoques según quien dirige unaorganización o sector (Lorenzo-Ochoa, 2016). Lageneralidadconcibelatransformacióndigitalcomounproceso de gestión que involucra estrategia, culturacon base en tecnologías digitales (Cuenca-Fontbona,Joan;Matilla,Kathy;Compte-Pujol,Marc,2020).Estoha logrado potenciar empresas capaces de facturarmillonesdedólaresenpocosaños,llamadasempresasunicornios(Lee,2013).
EnelcontextodelapandemiaCovid-19laadopcióndetecnología ha llegado de sobrevenida, lograndoconseguir rápidos niveles de formación tecnológicaque antiguamente requería altos tiempos deprogramasdeformación(García-Peñalvo, f. J.;Corell,A,2020).Loanterior,sindudaquehahechoavanzaralas organizaciones en materia de transformacióndigital, pero ha transferido un costo laboralsignificativoasuscolaboradores.
(Berghaus & Back, 2017) concluyeron que latransformación digital tiene como objetivo principalgarantizarlapreparacióndigitaldeunaorganización,paraestaratentosafuturoscambiosyasíreaccionarconrapidez.Asítambién,latransformacióndigitalhapermitido explorar nuevos modelos de negociodisruptivos manteniendo competitividad y nuevosingresos.
La transformación digital se basa en mejorar elrendimiento y alcance de las organizaciones, pormedio de la implementación de tecnologíaconvirtiéndolo en un objetivo de estrategia para uncambio cultural. Algunos autores dicen que latransformacióneslasumadelainnovaciónylagestióndelcambio(Marcet,2015).Ladigitalizaciónhabladeuso intensivo de tecnología, una organización nodigitalizada no podrá llegar a una transformacióndigital.Sindudaestamosdeacuerdoconque“elusodelas tecnologías digitales mejora las actuaciones yentendimiento empresarial” (Lindberg & Hemvik,2015).
Lasnuevastecnologíasobliganalasorganizacionesamigrar la transición hacia una industria 4.0. Latransformacióndigital(García-Peñalvo,f. J.;Corell,A.2020), que engloba estas industrias modifica en elámbitosocialhastalamaneradevivir.Laproblemáticade implementar estos cambios surge porque esnecesario contar con un equipo humano alineado,generar expectativas, aspiraciones, accesibilidad
rápida a la información y difundir la gestión delconocimiento(Ramirez-SaenzdeViteri,2019).
Referentealasherramientas,elconsiderarunabuenaomalainfraestructurayasítambiénelmantenimientode tecnologías de la información influiría en laspercepciones de seguridad o miedo frente aposibilidad de la existencia de problemas técnicos(Naiketal.,2020).
Gestióndedocumentoselectrónicos.
El documento electrónico es un conceptorelativamentenuevoyhacereferenciaaundocumentoalmacenadofísicamenteenundispositivoelectrónico,comoporejemplounaudio,fotografía,archivos,etc.Siconsideramos que todos los documentos songestionables por una persona u organización, nosreferimos a la gestión electrónica de documentoscomounprocesoquepermiteselección,clasificación,almacenamiento, búsqueda, conservación,clasificación y utilización del documento electrónica(Garcia,2001).Esdevitalimportanciacomenzarconlaterminologíaprecisa,debidoqueunincorrectousode las palabras desvirtúa la generación delconocimiento. Existen dos conceptos relacionados yutilizadoscomosinónimos,peroquenosignificanlosmismos, nos referimos a la gestión electrónica dedocumentos, que enfatiza en la aplicación de lastecnologíasparalaadministracióndedocumentosencualquier formato. Por otro lado, la gestión dedocumentoselectrónicosserefierealanaturalezadelosdocumentos,utilizados,creadosyconservadosenentornostecnológicos(Cruz,2003).Enelcontextodetransformación digital de organizaciones, existennormasinternacionalessobregestióndedocumentosque entregan directrices para la gestión dedocumentoselectrónicos.Elnacimientodelasnormas(ISO 15489), Gestión de documentos: conceptos yprincipios. Sus novedades principales son laidentificación y valoración, noción de documentosfidedignos, base de la gestión de documentos pormedio de los metadatos. Esta norma establece unconjuntodemedidasydesarrollóunametodologíacongarantías de veracidad. Implementó procedimientos,clasificación, captura, disposición y valoración dedocumentossegúnlanormaISO15.489.
CambioOrganizacional
Algunas de las primeras definiciones respecto alcambioorganizacionalesladeK.Lewin(1943),quiendicequeesunaalteracióndefuerzasquemantienenunsistema estable, estas fuerzas son impulsoras que
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ayudanagenerarelcambioytambiénrestrictivasquese oponen a generar el cambio. Con los años lasdefiniciones evolucionaron. G. Barroso y M. Delgado(2007), consideraron que el cambio organizacionalhacereferenciaaunconjuntodetransformacionesquesufren las organizaciones por amenazas externas einternas que provocan oportunidades, adaptación acambios. Las resistencias pueden ser de carácterorganizacional o individual según lo que estableceRobbins (1999). Las primeras resistencias estánrelacionadas a las percepciones, necesidades básicasindividuales,deigualformacomoloindicalapirámidede necesidades de Abraham Maslow. Por otro lado,también existen resistencias de las propiasorganizaciones, por enfoques limitados de cambio,amenaza a disponibilidad de recurso entre otros.(GarciayRangel,2001).
SeguridadInformática
La amplitud de la información transada de formadigital crece de forma exponencial el mundo de lainternet. Sistemas informáticos de toda índolesoportan datos de tamaños inimaginables deinformación alrededor del mundo. Informaciónpúblicayprivada,deempresasypersonas.Deahí laimportanciadelaseguridadinformática.
Laseguridadinformáticahasidodefinidaporalgunosautorescomoconjuntodeprocedimientostécnicosyhumanos que buscan proteger la disposición,confidencialidad e integridad de la información(Escrivá,2013).
Metadatos
Un documento electrónico se compone en suestructura de información pormetadatos, los cualesordenanydescribenlainformacióndeldocumentouobjetoelectrónico,dandoaconocer la formalidaddesu descripción. Lo anterior, hace legible por unaherramienta de lectura digital y útil segúncorresponda. Los metadatos están en la estructurainterna y en algunos casos no son visibles en undocumento.
Algunosautoresenelcontextoactualconsideranalosmetadatos como una herramienta que ayuda almanejo, asegura el significado y trascendencia de lainformación que contiene. (Méndez, 2003). En elámbitoelectrónico,losmetadatossonmuchomásqueelementosqueayudanalagestión,enlamayoríadeloscasos contiene la informaciónmás relevante, que sifueranenpapelsemostraríandemaneraexplícita.La
importancia de garantizar la veracidad de undocumentoestácontenidaenlanorma(ISO23.081),estableciendo que los metadatos proporcionaninformación suficiente del contexto de la creación yaprobación del documento de tal manera que sedetermine quién lo creó y aprobó, así también lascircunstancias de que documentos lo preceden y locomponen.Entreotrasfuncionesdelosmetadatosessu utilidad en procedimientos de gestión dedocumentos. La norma (ISO N°15489) establece losprocedimientos de la gestión de documentoselectrónicos, con el fin de identificar, registrar,clasificar, disponibilidad, almacenamiento ypreservación.Endefinitiva,losmetadatoscontienenlagestióndurantetodoelciclodevidadeundocumentoelectrónico.Conlavelocidadenelavancetecnológicoactual, la creación, utilización y distribución de losdocumentos electrónicos sin duda cambiará, pero labasedeundocumentoseguirásiendosucontenido.
Estrategia Organizacional y RRHH como base de unatransformacióndigital.
Elfindeunaorganizaciónesalgodistintodelobjetivoogirodeesta.Lamisiónestratégicadicerelaciónconel campo de acción de las organizaciones,declarándose marco disciplinario que vaya endirección a una gran línea de acción. La estrategiaorganizacionaldebeserclarayevolucionarconformealostiempos,eslabaseparaconducirlosrecursosalosobjetivospropuestos.
Según el estudio MIT Sloan management review yDeloitte (Kane et al., 2018), para que una empresatenga capacidad de evolucionar digitalmente debedeterminar en mayor medida una estrategia digitalclara y que sea respaldada por sus directivos,fomentandounaculturadelograrelcambio.Además,la investigación encontróque las empresas en etapainicialcentranlatecnologíaporsobrelaestrategiadela organización. Las estrategias digitales en lasentidades en etapa inicial tienen un enfoquedecididamente operativo. Aproximadamente el 80%de los encuestados de estas empresas dicen quemejorar la eficiencia y la experiencia del cliente sonobjetivosdesusestrategiasdigitales.Soloel52%diceque transformarelnegocioestáen laagendadigital.Otrosresultadosimportantesdelainvestigacióndicenque 76% de los encuestados considera que lastecnologías digitales son importantes para susorganizaciones hoy en día, y el 92% dice que seránimportantesdentrodetresaños.
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Elpoderúltimodeunaestrategiadigitalradicaensualcanceyobjetivos.Ensuartículo“Doesn’tMatter”deHarvard Business Review (Carr, 2003), argumentóque,amenosqueunatecnologíaseapropiedaddeunaempresa, en última instancia no proporcionará unaventajacompetitivaporsísola.
Según el informe Forrester (Johnson, 2019), quienasegura que al menos el 50% de las empresas queinician un proceso de transformación digitalconsideran determinante el papel de la direccióngeneralparaconseguireléxitodelproceso.
Otros autores dicen que la estrategia organizacionaldesde el punto de vista del RRHH en ambientes detransformacióndigitalenel largoplazoserádegranimportancia, puesto que pasará de funcionalidadesnetamente administrativas a funcionalidades decarácterestratégico(Bondarouk&Suñe,2017).
Otrofactorparaconsiderarenunequipodetrabajoeseltiempodisponibleenelhorariolaboralelcualpuededisminuir y aumentar las capacidades de adquirircapacitación y a su vez realizar labores demetodologías relacionadas a tecnologías de lainformación(Wachira&Keengwe,2010).
Sialoscolaboradoreslesesatractivounambientedetransformación digital, automáticamente buscarándesarrollarelconocimientonecesarioparamanipulartecnologías,motivadointrínsecamenteparallevarlasalapráctica(Klement,2018).
MarcoregulatorioenChile
Las primeras leyes relacionadas con un ambienteelectrónicoenChile,eslaleydeseguridadyprivacidaddedatosdigitalesquepermitiórelacionardatosconsudueñoyunprocedimiento,juntoalasatribucionesdelservicio público en cuestión (Ley N°19.628, 1999),permitiendo relacionar datos con su dueño y unprocedimiento, junto a las atribuciones del serviciopúblico en cuestión. En el año 2002, nace la ley dedocumentos, firma y certificación digital, es decir,datos que identifican al firmante de un documentoelectrónico teniendo el mismo valor legal que undocumentofísico(LeyN°19.799,2002).Elgobierno,enelaño2004incorporaensusobjetivosincentivarlageneralizaciónde accesoyutilizaciónde tecnologíasde la comunicación e información, por medio delinternet para todas las personas, instituciones yempresas. Se hizo necesario promover el desarrollodigitaldelaindustrianacional,laindustriadelasTICs,migraraunestadoenlíneaparaloqueeranecesario
legislarenbasealadocumentaciónelectrónica.Porloanterior, nace la ley de procedimientosadministrativosdelaño2003,queregulalasbasesdeprocedimientos administrativos de los actos de laadministracióndelestado(LeyN°19.880,2003).Conelpasardelosaños,sehacecrucialparaelprogramadegobierno lamigracióntotalde losorganismosdelestadoaplataformasdigitales.Ennoviembredel2019sepromulgalaleyTransformaciónDigitaldelEstado,conelfindeentregarunmejorserviciopúblicoalosusuariosinternosyexternos(LeyN°21.180,2019).Esasí, como actualmentemás de 25 servicios públicosestán totalmente digitalizados. Las leyes vigentes selimitan a regular la digitalización de organismospúblicos yno aplicapara institucionesprivadas.Porotra parte, el gobierno si promueve la migración aherramientas digitales para ello se incorporan 63medidasen laagendadigitaldelgobiernoaño2020,que buscan avanzar en cinco áreas principales.Avancesenmateriadederechos,porejemplo:normassobre medios de pago, políticas sobre tributos yaranceles digitales, normas sobre compras públicasdigitales. Avances en conectividad, por ejemplo:monitoreo velocidad de internet, integración digitalzonas insulares, plande infraestructuradigital, fibraóptica. Avances de gobierno, por ejemplo: fortalecermarco institucional, estrategias de ciberseguridad,presupuesto abierto. Avances económicos, porejemplo: centros de innovación digital, programasPYMES digitales,mesasmultisectoriales. Avances encompetencias, ejemplo: plataforma para habilidades,herramientasparaelusodeTICyretosmúltiples.
ExperienciasenChileyelmundoengestióndigital
Uno de los grandes hitos en Chile ha sido la“Declaración de impuestos por internet” de lamanocon la automatización del Servicio de ImpuestosInternos.Eltrámitefísicoprovocabamúltipleserroresy un esfuerzo grande en su procesamiento. Por loanterior, el servicio desarrolla un sistemaweb paradeclarar impuestos llegando en el año 2004 a serutilizadopor el 66,9%de los contribuyentes y en laactualidadel100%.Eléxitodeloanteriorpermitióeldesarrollo de factura electrónica en el año 2003 yvarios millones de documentos intercambiadoselectrónicamente todos los meses (servicio deimpuestosinternos,2003).
La Solicitud de Certificados a través de internet porpartedelRegistroCivileIdentificaciónesotrocasodeéxito, interactuando con mucha organizacionesprivadas y públicas proporcionando información de
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acuerdo con la legislación chilena. El estado en laactualidadposeemásde170trámitesenlíneaparalaciudadanía, luego de la promulgación de losProcedimientoAdministrativos(leyN°19.880,2003).
Aunexigiendounaltoniveldeautomatización,existeunimportantevolumendedocumentosqueseprocesaen papel por las organizaciones de Gobierno.Actualmente, las organizaciones públicas poseenformatos propios para los documentos electrónicosdificultando el intercambio o integracionessumándose a documentos electrónicos que no tienevalorlegalconcódigosqueverificansuautenticidad.Porloanterior,cadaorganizaciónautónomatieneunaoficina de partes donde se inicia el procesamientointerno. La documentación electrónica es unatendencia internacional, entre sus ventajas seencuentran: a) reducción de costos dealmacenamiento;b)mejoresfuncionalidades;c)mejoraccesibilidad a los documentos. En el año 2020,CarabinerosdeChileimplementasucomisaríavirtual,con el fin de agilizar trámites de salvoconducto porpandemiamundialcovid-19.Loanteriorentregaunatendencia clara a oportunidades de mejoracircunstancial en procedimientos por medio de ladigitalizacióndeprocedimientosydocumentos.
Finalmente, y al verse lasprincipales contribucionesquehanaportadoaestetrabajo,esposibleindicarque,para el caso de análisis, se fundamenta la existeoportunidaddecontribuirdelasiguienteformaparaestetrabajodegrado.
Entendida esta realidad, y considerando la revisiónbibliográficapresentada, esposibleefectuarelsiguientecuestionamientodecontexto:¿Cuálessonlosfactores que deben ser considerados para efectuargestiónadministrativaenentornosdetransformacióndigitaldemaneraexitosa?
En efecto, en el entorno educativo de la ciudad deArauco,enespecíficoenlaFundaciónEducacionalSanFrancisco de Asís Arauco, no se dispone de lasherramientas necesarias, ni del conocimientoapropiadoparaabordarunprocesodemigraciónquetenga como base la transformación digital, y queimpactepositivamentelaadministraciónygestióndelaorganización.
Habiendorecorridolasbasesteóricasfundamentalespara este estudio, cabe mencionar que la principalmotivaciónpara realizarloha sido la ausenciadeunsistema de gestión, que facilite el trabajo en laFundaciónEducacionalSanFranciscodeAsísArauco,
a su vez mejore los tiempos de gestión,transparentando eficientemente las operaciones conlas diferentes áreas de la organización. Ante esto sepropone un análisis que evalúe un entorno detransformacióndigital,conbaseenimplementacióndelagestióndigitaldedocumentos,comoherramientadegestión administrativa en la organización. En estesentido el estudio contribuye a la comprensiónempírica de ciertas variables claves, que deben serconsideradasalmomentodeingresaraunprocesodetransformacióndigital,querepercutedirectamenteenlagestiónadministrativadelaorganización.
Entendidoesto,elobjetivodeestetrabajoesanalizarlas percepciones de los participantes de laadministración, respecto a la incorporación de unsistema de gestión digital de documentos, paraadministrar un establecimiento educacional ubicadoenlaregióndelBiobío.
2. Metodología
Paradigma y Diseño: El presente estudio se realizallevandoacabounametodologíacualitativabasadaen15 entrevistas semi estructuradas considerado unamuestra por conveniencia (Rodríguez& Valldeoriola,1999). La entrevista, se diseñó para obtenerinformación acerca de tres dimensiones clave; a)caracterizar el presente y comprender la realidad, b)percepción de propuestas, c) percepciones detransformación o implementación. Las preguntasasociadas a la entrevista fueron validadas en laasignatura “Metodologíadeproyecto aplicadobajo larevisióndelosmetodólogosAnaMaríaAbarcayDanielSoto, aplicando un piloto que permitió modificarpreguntas y finalmente validar el instrumento, loanterior, con el fin de resguardar la cobertura de lasdimensionesantesmencionadas.
Poblaciónsobrelaqueseefectúaelestudio:Lapoblaciónobjeto de estudio está conformada por personaldirectivo,docente,administrativosyasistentesdelasdiferentes áreas que conforman la FundaciónEducacionalLiceoSanFranciscodeAsísArauco.Eltipode muestreo elegido para las entrevistassemiestructuradasesnoprobabilísticoporsaturación,debido a que se selecciona en base a su grado deaccesibilidadporcontingenciapandemiaCovid-19.Seseleccionaron3directivosquerepresentanel20%dela muestra y un 80% de la muestra considera aadministrativos, profesores y asistentes de laeducación.Entotalparticiparon15profesionales,conunaedadpromediode43años,conunmáximode62
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añosyunmínimode27años.Poseenenpromedio13añosdepermanenciaenlaempresaconunmínimode1yunmáximode31años.Deellos,80%hatrabajadoprincipalmenteeneducación.
Entorno: El estudio se efectuó en la FundaciónEducacionalSanFranciscodeAsísArauco,fundadaen1934comoLiceoSanFranciscodeAsísArauco,queenel 2008 pasa a ser fundación educacional,subvencionada totalmente por el estado yadministrado autónomamente. La fundación formapartedelaCongregacióndeHermanasFranciscanasdela Santísima Concepción, la cual posee 7establecimientos en Chile. La fundación en Araucoentrega educación básica y media, con una plantadocenteynodocentede188personas,conuntotalde1600alumnos,deloscualesun89%estáencondicióndevulnerabilidad.
Intervenciones: Para la entrevista se utilizódocumentación escrita por el entrevistado (Valles,2014). El periodo de aplicación de encuestas seextendió durante junio del 2020, gracias al apoyo depersonaldirectivo. Laspreguntas formuladasson lassiguientes:
Etapa 1: Caracterizar el presente y comprensión de larealidad
1. ¿Qué entiende usted por un proceso detransformacióndigitalenunaorganización?
2. ¿De dónde viene la problemática uoportunidaddeunprocesodetransformacióndigitalparasuorganización?
3. ¿En la práctica, como opera hoy el cambiodigitaloculturalensuorganización?
4. ¿Cómosepromueveelcambiodigitaldecaraasususuarios?
Etapa2:Propuestasdealtoimpacto
5. ¿Cómopodemosmodificar lasituaciónactualde la organización para incluir latransformacióndigital?
6. ¿Tiene propuestas específicas de mejora ocambiodecortoplazoyaltoimpacto?¿Cuáles?
7. Si yo le propusiera una estrategia de cambiobasadaenunanálisisqueevalúeunentorno,con base en la gestión digital de losdocumentos, como herramienta de gestiónadministrativa de un establecimientoeducacional.¿Quédificultadesconsideraustedque tendría implementar un sistema degestiónelectrónicadedocumentos?
Etapa3:Alertassobrelastransformaciones
8. Desde su posición, ¿cuáles son los costos deimplementarlapropuestaensuorganización?
9. ¿Cuáles son los factores que facilitarían yobstaculizarían, en esta organización, laimplementacióndeunaherramientabasadaentransformacióndigital?
10. ¿Qué recomienda para gestionareficientemente estos cambios en laorganización?
11. ¿Cuál sería su preocupación respecto a laimplementación de herramientas para lagestión digital de documentos en laorganización?
Plan de análisis de los datos:En primera instancia seconfeccionaunaentrevistaestableciendocategoríasdeobservaciónyestudio.Luegoseaplicanlasentrevistasendiferentesnivelesdelaorganización,paraconocersus percepciones frente al fenómeno de estudioplanteando hipótesis explicativas sobre dichaspercepcionesycompararlasconlateoría.
Ética: Toda la información contenida en lainvestigación es fidedigna, tratada de formaconfidencial, anónima y exclusivamente para finesacadémicos.Además,paraeldiseñodeesteestudioseutilizanmúltiples fuentes de información para evitarsesgos. Por último, el investigador es responsable detomartodaslasmedidasnecesariasparanoinfluirenlosentrevistadosysusrespuestas.
3. Resultados
Acontinuación,sepresentanlosresultadosobtenidoslosquehansidoagrupadoencategorías,segúnmuestralatabla1:
Tabla1–Categoríasdepreguntasyrespuestas
Fuente:elaboraciónpropia
Preguntas Categorías
1. ¿Qué entiende
usted por un
proceso de
transformación
- Nuevosistemade
trabajo.
- Nuevatecnología.
- Capacitaciones.
- Trabajoenlínea.
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digital en una
organización?
- Proceso
Complejo.
2. ¿Dedóndevienela
problemática u
oportunidaddeun
proceso de
transformación
digital para su
organización?
- Generar
contenido
educativo.
- Mejorar la
gestión.
- Alto flujo de
trámitesfísicos.
- No existe
protocolos de
comunicación
interna.
- Pérdida de
tiempo en
planificación.
3. ¿En la práctica
comooperahoyel
cambio digital o
cultural en su
organización?
- Cambios
reactivos
focalizados.
- Noseproponen.
- Noexistecultura.
4. ¿Cómo se
promueve el
cambio digital de
- Conversación
entredirectivos.
cara a sus
usuarios?
- Se externaliza la
búsqueda de
soluciones.
- Nosepromueve.
5. ¿Cómo podemos
modificar la
situaciónactualde
la organización
para incluir la
transformación
digital?
- Trabajo
colaborativo.
- Líderes de
transformación.
- Conocer
experiencias de
otras
organizaciones.
- Nosabe.
6. ¿Tiene propuestas
específicas de
mejora o cambio
de corto plazo y
alto impacto?
¿Cuáles?
- Clasesonline.
- Reuniones
online.
- Documentación
iCloud.
- Plataforma
unificada.
7. ¿Qué dificultades
considera usted
que tendría
implementar un
sistemadegestión
- Nolotengoclaro.
- Baja capacidad
técnica.
- Tiempo de
implementación.
46
electrónica de
documentos?
- Seguridad de
información.
8. Desde suposición,
¿cuáles son los
costos de
implementar la
propuesta en su
empresa?
- Capacitaciones.
- Cargalaboral.
- Presupuesto.
- Nosabe.
9. ¿Cuáles son los
factores que
facilitarían y
obstaculizarían,en
esta empresa, la
implementación
de una
herramienta
basada en
transformación
digital?
- Compromiso del
personal.
- Definirobjetivos.
- Recursos.
10. ¿Qué recomienda
para gestionar
eficientemente
estoscambiosenla
organización?
- Sistema de
incentivos.
- Crear plan de
transformación
digital.
- Nueva estrategia
organizacional.
- Nosabe.
11. ¿Cuál sería su
preocupación
respecto a la
implementación
de herramientas
para la gestión
digital de
documentos en la
organización?
- No exista
seguimiento.
- No exista
soporte.
- Proceso
complejo.
- Nosabe.
3.1Análisisderesultados
Analizaremoslosdatosobtenidossegúnlascategoríasseleccionadas.
ETAPA 1: CARACTERIZACIÓN DEL PRESENTE YCOMPRENSIÓNDELAREALIDAD.
1. ¿Qué entiende usted por un proceso detransformacióndigitalenunaorganización?
El 40% hace referencia a que un procesotransformacióndigitalcomplejo,hacenmenciónsobreesto principalmente quienes desempeñan laboresdirectasconalumnos,profesoresyasistentes, laedadpromedioesde40añosyexperienciapromediode8años.Llamalaatenciónquelasostenedoradelcolegio(E2, 61) considere la transformacióndigital comoun“proceso complejo en la organización”. Un 27% delpersonal,conunpromediode19añosdeexperienciay42 años, considera un proceso de transformacióndigital comouna oportunidad de nuevos sistemas detrabajo, principalmente directivos y administrativoscomolaencargadadefinanzasdelaorganización(E4,62)queconsideraunprocesodetransformacióndigitalcomo “La implementación de tecnología con el fin
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optimizareltrabajo,elcualserámodificadoaunnuevosistema”.
Eljefedeldepartamentodematemáticas(E8,37)diceque la transformación digital es “Profesionalizar eltrabajoactual,pormediodeunsistemadigital,loquepienso debe ser muy difícil lograr para unaorganización como la nuestra”.Hacenmención sobreesto principalmente profesores y asistentes quienesdesempeñan labores directas con alumnos, la edadpromedioesde40añosyexperienciapromediode8años.Llama laatenciónque, siendounaorganizaciónligadaalaeducación,soloun13%delosentrevistadosmenciona capacitaciones como una arista vital queconllevaauna transformacióndigital.Laasistentederecursos humanos entiende la transformación digitalcomo “Capacitaciones que permiten llegar aimplementarunatecnología”.larespuestaseconcentraenquienestrabajandirectamenteconelRRHH.Un13%hacereferenciaatrabajarenlínea,dejandodeladolospapeles internos. Solo un 7% hace referencia a laimplementacióndetecnología,personalligadoaláreainformáticadelaorganización.
2. ¿Dedóndevienelaproblemáticauoportunidadde un proceso de transformación digital para suorganización?
Un 40% de los entrevistados menciona que existenaltos flujosdedocumentación física. La encargadaderegistroacadémico(E7,41)dice“Verunaoportunidaden la ayuda de gestionar las innumerables fichas dealumnosydocumentosquepasanporsucargo”.El27%considera que la transformación digital es unaoportunidaddedisminuirlostiemposdetrabajo.Eljefedeldepartamentodearte(E10,55)mencionaque“Paralosdocentesesengorrosoytediosolaplanificacióndelas actividades. Si nos transformamos digitalmente yesto ayuda a agilizar el trabajo sería una excelenteoportunidad”. Un 13% dice que la transformacióndigital podría ser una oportunidad de mejorar lagestiónyporotromejorarlacomunicaciónentreáreasacadémicas y administrativas. Un 7% considera queentre ellos el subdirector (E3, 54), dice ser una“Oportunidaddegenerarmaterialdigitaleducativo”.
3. ¿Enlaprácticacomooperahoyelcambiodigitaloculturalensuorganización?
Un 53% de los encuestados docentes jefes dedepartamento considera que en la organización noexiste ningún cambio digital o cultural relacionado.Además, laencargadaderegistroacadémico(E7,41),dice“Jamáshevistopromoverelusodetecnologíaso
considerar nuestras opiniones para mejorar algúnproceso”.El33%hacemencióndequeloscambiosenmateriadigitalsonreactivosyfocalizados.Ladirectora(E1, 58), dice que “Los cambios o posibles nuevasimplementaciones las analizamos según la necesidadurgente en la dirección”. Un 13% considera que noexistenespaciosparaproponercambiosdigitales,estoloaseguraelinspectorgeneral(E4,62),quiendice“Nohemos dado opción a instaurar una cultura detransformación digital, puesto que los tiempos sonacotadosy lascargas laboralesnodejanespacioparaello”.
4. ¿Cómosepromueveelcambiodigitaldecaraasususuarios?
Un 20% de los entrevistados menciona que seexternaliza las propuestas y soluciones digitales. Elencargado de informática (E14, 29) menciona que“buscamos en asesores externos solucionestecnológicas”Un27%delosentrevistadosdestacaque,aniveldedirectivos,sisepromuevelaimplementacióntecnologías, lo ratifica el inspector general (E4, 62)quien dice que “se han dado reuniones con algunapropuesta de cambio digital, pero nada concreto,finalmenteesainformaciónnobajaaotrasáreasdelaorganización, quedando en manos de jefes dedepartamentosydirectivos”.Un53%representadopordocentesyasistentesensumayoríadicetajantementepromueveelcambiodigital.Eljefedeldepartamentodearte(E10,55)dice“Nosepromueve,dehecho,lajamáshemos se ha considerado a los docentes en algúncambiooimplementación”
ETAPA2:PROPUESTASDEALTOIMPACTO
5. ¿Cómopodemosmodificarlasituaciónactualdelaorganizaciónparaincluirlatransformacióndigital?
Un 33% de los encuestados menciona comoindispensable la existencia de líderes detransformación internos.La jefadeldepartamentodehumanidades(E11,35)consideraque“Existepersonaljoven en la organización que sin duda tienemayoresconocimientos tecnológicos que pueden ayudar a losdemás”. A su vez, un 27% considera que el trabajocolaborativo fortalecería la modificación de laorganizaciónaunprocesodetransformacióndigital.Lainspectoradepasillo(E12,30)dicequeesnecesarioun“Conversatorio entre pares para plantear ideas”. Un27% quisiera conocer experiencias de procesosrealizadosenotrasorganizaciones.Elpsicólogode laorganización(E13,28)diceque“Deberíamosconocerherramientasquehansidoexitosasenotroscolegios”.
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Un 13% declara no saber cómo podría ayudar acambiarlasituación.
6. ¿Tiene propuestas específicas de mejora ocambiodecortoplazoyaltoimpacto?¿Cuáles?
Un 33% de los encuestados hace referencia sobredisponerdedocumentosalmacenadosenlíneaparasudisposición, consulta y gestión, entre ellos el jefe deldepartamento de matemáticas (E8, 37) dice que “legustaríaimplementarnubesvirtualesdondepodamosalmacenaryconsultarmaterial”.Porotraparte,un27%de los encuestados dice ser importante incorporarclases online como solución para estudiantes ydocentes, entre ellos el psicólogo (E12, 30) diciendoquesedebe“Potenciarelusodeclasesonline”.El20%concentrado en directivos, considera importanteimplementar una plataforma única de trabajo,respaldadoporpalabrasdelsubdirector(E3,54)quiendice “Centralizar la gestión de la organización, paracontrolymejoras”.Otro20%utilizarámecanismosdereunionesonline.
7. Si yo le propusiera una estrategia de cambiobasadaenunanálisisqueevalúeunentorno,conbaseenlagestióndigitaldelosdocumentos,comoherramientade gestión administrativa de un establecimientoeducacional. ¿Qué dificultades considera usted quetendría implementarun sistemadegestión electrónicadedocumentos?
El 60% de los encuestados está preocupado por laseguridad de la información como una dificultad deincorporarunaherramientadegestiónadministrativabasada en documentos digitales, opinión expresadatransversalmente por los encuestados, pero enmayomedidapordocentesyadministrativos.Porloanteriorel inspector general (E4, 62) dice “Trabajamos conmenores de edad en riesgo social en un 80%, por lotanto,suhistorialacadémico,comportamientoyotrosantecedentes son de máxima confidencialidad.Dificultará la implementación exponer estainformaciónenunsistema“,asítambiénlodicelajefadel departamento de humanidades (E11, 35) “Existeinformacióndelicadadealumnosquenomegustaríaquefuerarobadaomalusada”.Un20%consideraquelaorganizaciónnocuentaconcapacidad técnicaparaun proyecto relacionado a la gestión electrónica dedocumentos, palabras del subdirector (E3, 54) quiendice “Los colaboradores de la organizaciónno tienenconocimientos técnicos en gestión electrónica dedocumentos”. Otro 13% considera que el tiempo deimplementaciónpodríaserdemasiadolargosegúnlas
palabras de la directora (E1, 58) quien dice “En elcontextoactual,veodifícilladisponibilidaddetiempoporpartedelosusuariosyposiblesadministradoresdela herramienta”. Un 7% no tiene claro que podríaperjudicarunproyectodeestetipo.
ETAPA3:ALERTASSOBRELASTRANSFORMACIONES
8. Desde su posición, ¿cuáles son los costos deimplementarlapropuestaensuorganización?
El 47% de los encuestados, concentradosprincipalmente en docentes y asistentes de laeducación,consideraqueaumentaránlacargalaboralalmomentode implementarunaherramienta.El jefedel departamento de matemáticas (E8, 37) dice que“Considero mayores costos en las cargas de trabajo,considerando que actualmente nos estamosenfrentando a múltiples nuevas plataformas porcontingencia covid-19”. Un 33% de los encuestados,compuestopordirectivosyjefesdeárea,consideralascapacitaciones como un costo importante. Según lasostenedora (E2, 61) el costo es significativo almomento de “Destinar presupuesto para lacapacitación del personal”. Por otra parte, un 27%consideraqueunapropuestadeestetiposignificaaltogastopresupuestario.
9. ¿Cuáles son los factores que facilitarían yobstaculizarían, en esta organización, laimplementación de una herramienta basada entransformacióndigital?
Un60%delosencuestadoshacereferenciaalgradodecompromiso del personal con el proyecto, comoelemento que facilita la implementación de laherramienta. La directora (E1, 58) dice que“Obstaculizara lograrque el personal se comprometademaneratransversalalagregarunnuevosistemaensu formade trabajar actual, considerando que por elcontextoactualyahantenidoqueadaptarseanuevasherramientas como clases online”. La jefa deldepartamentodeciencias(E9,45)dice“Veocomplejoque los docentes tengamos disponibilidad paracontribuirsignificativamentealaimplementación”.Un27%muestrapreocupaciónporladisponibilidaddelosrecursoscomosituaciónqueobstaculizaraunproyectode digitalizaciones, en ellos hace referencia lasostenedora (E2, 61) quien menciona “Nosobstaculizanelprocesoalnocontarconelpresupuestonecesario”. y un 13% comenta que él no definir elobjetivo de la implementación podría obstaculizar laincorporacióndecualquierherramientaasociadaaunatransformación digital, entre ellos la encargada de
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finanzas (E5,44)dice “Elno tenerclaro losobjetivoscomo organización obstaculizara el sentido deimplementarunaherramienta”.
10. ¿Quérecomiendaparagestionareficientementeestoscambiosenlaorganización?
Un60%delosencuestadoscreenecesariocontarconunplandetransformacióndigital,enestepuntosehacenotardirectivosymandosmedios.Elsubdirector(E3,54)dice“Nocontamosconunaguíaquenosindiqueenquedebemosimplementartecnologías,porlotanto,esprimordialtenerunplanquenosconduzcaacambiosenel largoplazo”.En lamisma línea la encargadadefinanzas (E5, 44) dice ser necesario “Desarrollar unamarcooguíafrentealasposiblesmejorasenmateriade transformación digital necesaria para mejorar elfuncionamientodelaorganización”.Un27%consideraqueelprocesodebeincorporarincentivoseconómicosparalosusuarios,opiniónprincipalmentededocentesy asistentes de educación, entre ellos la jefa deldepartamento de ciencias (E11, 35) dice“Recomendaría la existencia de sueldo adicional quemotivesuusoydisposición”.Un7%dicesernecesariocambiar la estrategia organizacional en sentido deentornos digitales. Según la sostenedora (E2, 61)“Deberíamos plantear una nueva estrategia en laorganización basada en migrar a una futuradigitalización”.yotro7%nosabecómopodergestionarloscambiosdelaorganización.
11. ¿Cuál sería su preocupación respecto a laimplementacióndeherramientasparalagestióndigitaldedocumentosenlaorganización?
El47%delosencuestadossepreocupaporelniveldeseguimiento al momento de implementar unaherramienta de gestión digital de documentos. Elinspectorgeneral(E4,62)dice“Mepreocupaquetodoslos cambios e implementación de esta propuesta notrasciendanenlaorganizaciónynosetomeelpesodelesfuerzo que significa”. Por otra parte, la jefa deldepartamentode ciencias (E9, 45)dice “Necesitamosapoyo constante para dar seguimiento al uso de laherramienta”.Asuvez,un27%temenotenersoporteuna vez implementado la herramienta, como laasistente de recursos humanos (E6, 40) quien dice“Preocupa quedar solos en el proceso, y que nuestroequiponopuedasoportartodoelprocesoporsísolos”.Un 20% de los encuestados menciona preocupaciónporlacomplejidaddelprocesodeimplementación, lomencionaeljefedeldepartamentodematemáticas(E8,37) quien dice “Tengo la impresión de que todas las
herramientas de este tipo son complejas de llevar aléxitoenunaorganizacióncomo lanuestra,donde lascondicionesde tiemposoloalcanzanasersuficientespara cumplir con nuestras clases”. Un 6% nodemuestrapreocupaciónporuna implementación.Eneste punto la encargada de finanzas (E5, 44) dice“Desconozco como funciona técnicamenteun sistemadegestióndigitaldedocumentos”.
3.2Discusiónderesultados
Delosresultadosobtenidosenlaetapacaracterizacióndelpresenteycomprensiónde larealidad,esposibleafirmarqueelpersonalconoceenmenormedidasobretransformacióndigital,esdecir,hacenreferenciaaunapartedelproceso, sin lograrexplicardetalladamente,perosi loconsideraunprocesocomplejo.Loanteriornoestádeacuerdoconloexpuestopor(Ramirez-Saenzde Viteri, 2019), quien dice que al momento deimplementar cambios en transformación digital esnecesario contar con un equipo humano alineado,generar expectativas, aspiraciones, accesibilidadrápida a la información y difundir la gestión delconocimiento.Enlamismalínea,noexisteunplandetransformación digital real y transversal en laorganización, puesto que los cambios digitales no seproponen, no se analizan y no se desarrollancolaborativamente, es decir, no existe una cultura detransformacióndigital interna.Loanteriornoestádeacuerdoconelestudio “Aligning theOrganization forItsDigital” (kaneet al., 2016),quedice sernecesariopara que una organización pueda evolucionardigitalmente,debetenerunaestrategiadigitalclarayrespaldadaporsusdirectivosfomentadolaunaculturainternaparalograrelcambio.Porotraparte,losdatosmuestranqueelpersonalconsideralatransformacióndigital como una oportunidad de mejora en lasdiferentesáreasdelaorganización.Loanteriorestádeacuerdoconeltrabajode(LindbergyHemvik,2015),quienconsideraqueelusodelastecnologíasdigitalesmejoralasactuacionesyentendimientoorganizacional.
Para abordar las brechas detectadas se proponecapacitar al personal, con el fin de otorgarconocimientoacabadoen lasmúltiples aristasque sedebenconsiderarparaunatransformacióndigital.Porotra parte, se propone un evaluar una estrategiaorganizacional transversal en la organización quepromueva un ambiente de transformación digital yanalizar tecnologías que permitan avanzar en latransformacióndigital.
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Respecto a los resultados obtenidos en la etapapropuestasdealtoimpacto,laorganizacióndemuestracapacidad colaborativa y considera la existencia delíderes de transformación surgidos desde su propioequipo.(Westerman,2014),dicenosertanimportantetenerunlíderconunplandetransformaciónplaneado,perosíesnecesariaunavisiónclarayampliadelfuturoquesequiereparalaempresayasítambiénlograrquelosparticipantesdelaorganizaciónlosigan.Enamboscasos,laliteraturafundamentalanecesidaddecontarcon liderazgo en procesos de transformación y laorganizaciónensuescaladirectivanolostiene.
Se hace notar la visión de los encuestados, en darsolucionesconcretasalmomentodesolicitarideasdesolución en un entorno de transformación digital,concordando con lo mencionado por los autores(Bondarouk et al 2017), quienes dicen que loscolaboradoresenunentornodetransformacióndigitalasumen una postura no administrativa, sino que, decarácterestratégico,elcualentregagarantíasdeéxitoallargoplazo.
La organización demuestra gran preocupación por laseguridaddelainformaciónalincorporarsistemasdegestión digital de documentación, lo anterior es untemadeimportanciaenlaliteraturaestudiadaquehacereferenciaa laseguridad informática,que tienecomofinalidad proteger el sistema informático, buscandoasegurar la integridad y seguridad de la informacióncontenida por medio de la ley ProcedimientoAdministrativos(leyN°19.880,2003).
Para abordar las brechas detectadas se proponeevaluarenlaorganizaciónpotencialeslíderesinternospara levantar propuestas en un entorno detransformacióndigitalparaasímejorarlaeficienciaenla implementacióndeherramientasdegestióndigitalen la organización. Además, se propone considerarasesoríaexternaespecialistaenmateriadeseguridaddelainformación,siendountemadepreocupaciónenlaorganizaciónparalaimplementacióndeproyectodetransformacióndigital.
Delosresultadosobtenidosenlaetapaalertasobrelastransformaciones, se aprecia en la organización unasignificativapercepciónaunamayorcargadetrabajorelacionándose directamente con capacitación yaprendizaje,untemaligadodirectamentealosfactoresquedebemosconsiderarenunequipodetrabajodondeeltiempodisponibleyhorariolaboralpuededisminuiryaumentarlascapacidaddeadquirircapacitaciónya
suvezrealizarlaboresdemetodologíasrelacionadasatecnologíasdelainformación(Wachira,2010).
Laorganizaciónjustificaeléxitodeimplementación,algradodecompromisoquetienenloscolaboradoresconel proyecto basado en transformación digital, loanteriorconcuerdaconlomencionadoenlaliteraturarespectoaque,siparaloscolaboradoresesatractivounambientede transformacióndigital, automáticamentebuscarán desarrollar el conocimiento necesario paramanipulartecnologías,motivadointrínsecamenteparallevarlasalapráctica(Klement,2018).Desdeelpuntode vista del cambio organizacional, los resultadosdemuestranunaclara transformaciónporpartede laorganización que se hace necesaria por factoresexternosprovocandooportunidades,loqueconcuerdaconlosestipuladoporG.BarrosoyM.Delgado(2007).Porotrolado, losresultadosnoreflejanalgúntipoderesistenciaalcambioporpercepciones individualesodelaorganizaciónGarciayRangel(2001),queimpidanimplementarunnuevosistema.
La organización considera importante instaurar unplan de transformación digital que los encamine alograr con éxito los objetivos, ligado a incentivoseconómicoscomoretribuciónasucolaboración.Según“Noimporta"HarvardBusinessReview(Carr,2003),elpoder último de una estrategia digital radica en sualcance y objetivos, por lo anterior el objetivo de laorganización es gestionar de la mejor manera losrecursos de la organización para entregar calidad deeducacióncomofinprincipal.
Laorganizaciónhacenotarsuinteréspornoestarsolosal momento de emprender el rumbo hacia laimplementación herramientas de gestión digital dedocumentos, pero la literatura dice que, la mejoroportunidaddeformaciónydesarrolloprofesionaleslacolaboración,lasolidaridadyaprendizajecolectivoconquienes tengan menos competencias digitales (Gil-Floresetal.,2017).
Para abordar las brechas detectadas se propone,validar el grado de compromiso por parte de loscolaboradores con la implementación de unaherramientadegestióndigital.Además,tangibilidaddelosbeneficiosdelaherramientaparaelfinprincipaldelaorganizaciónyporúltimoentregarlasherramientasnecesariasparaque la organización auto gestioneunproceso de transformación digital. 3.3 Estrategias deevidenciacientífica
51
Conelfindeentregarrigorcientíficoaestetrabajoyponerenevidencialasestrategiasadoptadas,duranteelprocesosehautilizado:
Triangulación de informantes: por medio de laparticipacióndedistintosgruposdepersonas,confocoen: su conocimientos, injerencia e involucramientorespectoaltemaestudiado.
Observación prolongada: el tiempo dedicado a laobservacióndelecosistemalocal,asícomolarelaciónde sus diferentes actores ha sido prolongada,aproximadamente 1 mes. De esta forma, es posiblecorroborarlostestimoniosdelosentrevistados.
Criteriodevalordeverdad:paradisminuiralmáximolossesgosdelexperimentador,yasíprotegerlavalidezdelainvestigación,sevelaporquelosdatoslevantadosreflejenlomásfielmenteposiblelarealidadestudiada.
Comentarios de pares y comprobaciones con losparticipantes:duranteeldesarrollodelainvestigaciónlos resultados han sido compartidos con los cargosdirectivos, siendo ellos a su vez participantes delmismo, los que atribuyen algunos resultados a losinminentes cambios en el corto plazo que ha tenidoqueincorporarasudíalaboralporlapandemiacovid-19.
Porúltimo,esindispensablemencionarqueelobjetivodelainformaciónpresentadanoessugeneralizaciónsino más bien un primer acercamiento que invite areflexionaralosinvolucrados.
4. Conclusiones
Estetrabajoestablecelosfactoresconsideradosclaves,que deben ser considerados al momento deimplementar una herramienta de gestión digital dedocumentosenunentornodetransformacióndigitaldemanera exitosa. Entre ellos, instaurar un plan detransformación digital, establecer una culturatransversal quepromueva cambios enunentornodetransformación digital, capacitar para generarliderazgos en esta materia que permitan innovar enprocesos internos. Para dar cumplimiento al objetivodeesteestudioseproponenaccionesquemitiguenlosfactores detectados y así enfrentar los desafíos delentornoconéxito.Enefectoloshallazgosmuestranquese debe capacitar al personal, con el fin de otorgarconocimientoacabadoen lasmúltiples aristasque sedebenconsiderarparaunatransformacióndigital. Sedebe instaurar una estrategia organizacionaltransversal que promueva un ambiente detransformación digital. Evaluar tecnologías que
permitanavanzarenlatransformacióndigital,conbaseeneltrabajoenequipo,detalformaqueseproduzcaninstanciasdeliderazgosconelfingenerarexpectativasycompromisoporpartedeloscolaboradores.
Por lo anterior, esta investigación contribuye acomprenderlasrealespercepcionesdelaorganizaciónconsiderando su experiencia y contrastándola conhallazgosdeotrosinvestigadores.
Paraabordarlasbrechasdetectadasenesteestudiosepropone:
● Realizarunplandecapacitacionesanualesqueestén relacionadas con las temáticas que seimplementaranenlaorganizaciónenelfuturo.
● Reestructurar la orgánica de la empresa,pensando en una estrategia basada en eldesarrollodetransformacióndigital.
● Incentivar por medio de responsabilidad eincentivos a talentos internos que puedanliderarloscambiosenmateriadigital.
● Transparentar los procesos con reunionescolaborativas,que involucrena lasdiferentesáreasdelaorganización.
● Implementarauditoríasexternasquesoportenelseguimientoalargoplazodelaherramienta.
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54
4 CONCLUSIONES GENERALES
Estetrabajoestablecelosfactoresconsideradosclaves,quedebenserconsiderados
almomentodeimplementarunaherramientadegestióndigitaldedocumentosen
unentornodetransformacióndigitaldemaneraexitosa. Entreellos,instaurarun
plan de transformación digital, establecer una cultura transversal que promueva
cambiosenunentornosdetransformacióndigital,capacitarparagenerarliderazgos
enestamateriaquepermitaninnovarenprocesosinternos.Paradarcumplimiento
al objetivo de este estudio se proponen acciones que mitiguen los factores
detectadosyasíenfrentarlosdesafíosdelentornoconéxito.Enefectoloshallazgos
muestran que se debe capacitar al personal, con el fin de otorgar conocimiento
acabadoenlasmúltiplesaristasquesedebenconsiderarparaunatransformación
digital.Sedebeinstaurarunaestrategiaorganizacionaltransversalquepromueva
unambientedetransformacióndigital.Evaluartecnologíasquepermitanavanzaren
la transformación digital, con base en el trabajo en equipo, de tal forma que se
produzcaninstanciasdeliderazgosconelfingenerarexpectativasycompromisopor
partedeloscolaboradores.
Se realizaun análisis de la literaturabasada en artículos y revistas, con el finde
obtener información relevante relacionada con transformaciones digitales,
generandouncontextoacotadoalobjetodeestudio.
Pormediodeunacategorizaciónderespuesta,selograconocerlaspercepcionesde
los entrevistados, obteniendo información que representa la opinión real de los
participantesdelestudio.
Para proponermetodologías de transición a la gestión digital de documentos se
considera el contexto de la organización y así también las propuestas que los
participantesentregan.
55
Porloanterior,estainvestigacióncontribuyeacomprenderlasrealespercepciones
delaorganizaciónconsiderandosuexperienciaycontrastándolaconloshallazgos
deotrosinvestigadores.
4.1 Propuesta para trabajos futuros
Paraabordarlasbrechasdetectadasenesteestudiosepropone:
● Realizar unplande capacitaciones anuales que estén relacionadas con las
temáticasqueseimplementaranenlaorganizaciónenelfuturo.
● Reestructurarlaorgánicadelaempresa,pensandoenunaestrategiabasada
eneldesarrollodetransformacióndigital.
● Incentivarpormedioderesponsabilidadeincentivosatalentosinternosque
puedanliderarloscambiosenmateriadigital.
● Transparentarlosprocesosconreunionescolaborativas,queinvolucrenalas
diferentesáreasdelaorganización.
● Implementarauditoríasexternasquesoportenelseguimientoallargoplazo
delaherramienta.
● Ampliar el tamaño de lamuestra, considerando herramientas digitales de
entrevistas,paraasícontarconunespectromayordepercepcionesalinterior
delaorganización.
● Realizar investigación estadística que nos entregue información necesaria
paracruzardatosqueapoyenorechacenresultadoscualitativos.
● Aplicar estudio simultáneo en otros establecimientos de similares
característicasparatenerobjetodecomparación.
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6 ANEXOS
AnexoI:Elreportedeposibilidaddeplagiodeestetrabajo,conotrostrabajos
publicadosentregaunporcentajedesimilitudde:0%
60
AnexoII:ConsentimientoInformado.
Consentimiento Informado Hesido invitado/aaparticiparenelestudiodenominadoGESTIÓNDIGITALDEDOCUMENTOS:INCORPORACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DE ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALESSUBVENCIONADOSPORELESTADO,ENUNENTORNODETRANSFORMACIÓNDIGITAL. Estainvestigación se realiza en el marco del Proyecto de grado conducente a la obtención del gradoacadémico de Magíster en ingeniería Industrial y Sistemas de PABLO JAVIER VILLALOBOSPASTORINI, [email protected], +56997433581 de la Universidad del Desarrollo, y que seencuentrasupervisadoporlosprofesoresHéctorValdésGonzález,PhD,[email protected] de investigación científica acerca de la GESTIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS:INCORPORACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DE ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALESSUBVENCIONADOSPORELESTADO,ENUNENTORNODETRANSFORMACIÓNDIGITAL.Elobjetivodeesteestudioesanalizarlaspercepcionesdelosparticipantesdelaadministración,respectoalaincorporacióndeunsistemadegestióndigitaldelosdocumentosenunentornodetransformacióndigital.Entiendoquetodalainformaciónobtenidaenlainvestigaciónesprivadayquenoseráconocidaporotraspersonas,fueradelequipodeinvestigaciónylosdirectivosdelainstitución.Semehaexplicadoquelaparticipaciónconsisteenresponderpreguntasdeunaentrevistasemiestructurada,dondeseresguardará debidamente la confidencialidaddemi nombre y cuyas respuestas serán anónimas yreservadas;suaplicaciónduraráalrededorde20minutos.Larespuestasyopinionesdelentrevistadoserántranscritas.Todoslosantecedentesdelestudioseránresguardadosconrigurosidad.Asimismo,puedoretirarmedelestudio,sintenerquedaruna justificaciónde lacausa,enelmomentoque loconsiderepertinente.Entiendo,además,queesteestudionotendráconsecuenciasnegativasparamí,nisignificarágastoalguno,comotampocotendrégananciasdirectas.Comprendoquetodalainformacióngeneradaseráanalizadaenformaconfidencialynoseráconocidaporpersonasajenasalainvestigación.Losdatosfinalesnoseránindividualizados,yqueencasodequeesteestudioseadifundido,noseráposibleidentificaraquienesfueronentrevistados.Semehadichoquepodréhacerpreguntasalinvestigadorencasodetenerdudassobreelprocesoy/o contenido de esta investigación. Asimismo, posteriormente, si lo solicito, tendré acceso a losresultadosgeneralesdeesteestudio.Yo,____________________________________________,aceptoparticiparvoluntariamenteenelpresenteestudio.Fecha:______________________.
61
Anexo III: Formulario de entrega de monografías para grado académico otítuloprofesionalaBiblioteca
Identificación del documento (tesis, tesina, memoria, reportaje) Título: Gestión digital de documentos: incorporación en la
administración de establecimientos educacionales subvencionados por el estado, en un entorno de transformación digital.
Temas (2 a 5 palabras o conceptos): Gestión documental; Digitalización; Seguridad de datos; Estrategia organizacional; Educación escolar.
Identificación del alumno(s)
Nombre del Alumno: RUT Pablo Javier Villalobos Pastorini 17.615.374-1
Universidad del Desarrollo Facultad: Ingeniería
Carrera: Magíster en Ingeniería Industrial y de Sistemas
Título / Grado: Magíster en Ingeniería Industrial y de Sistemas
Profesor Guía: Héctor Valdés González
Autorización del alumno(s) Mediante el presente formulario autorizo a la Biblioteca de la Universidad del
Desarrollo, a publicar la versión electrónica del documento identificado, en un catálogo público a través de su portal WEB.
Alumnos: Si
autorizo x No autorizo
Firma alumno 1 Firma alumno 2 Firma alumno 3
Aprobación de la Carrera o Programa Si
autorizo x No autorizo
Héctor Valdés González
Nombre del Director o Coordinador Firma Santiago de Chile 18 de marzo de 2021
Ciudad Fecha
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AnexoIV:Recomiendolapublicacióndelsiguientedocumento(tesis, tesina,memoria, reportaje), enelRepositorio Institucionaldeaccesoabiertode laUniversidaddelDesarrollo,debiendoverificarsepreviamentelaexistenciadelaautorizacióndelautordeldocumento:
Título del documento:
Gestión digital de documentos: incorporación en la administración de
establecimientos educacionales subvencionados por el estado, en un entorno de transformación digital.
Nombre alumno(s): Pablo Javier Villalobos Pastorini
Facultad: Ingeniería
Carrera o programa: Magíster en Ingeniería Industrial y de Sistemas
Nombre del profesor guía: Profesor Guía: Héctor Valdés González
Justificación de la recomendación:
Se recomienda su publicación, debido a la orientación que puede significar para otros estudiantes, y debido a que deja clara la naturaleza práctica del
programa
Firma del profesor guía Santiago de Chile 18 de marzo de 2021
Ciudad Fecha