Gestión efectiva del costo en la Fábrica del Ingenio Sancarlos.bibliotecadigital.usb.edu.co/bitstream/10819/624/2/ANEXO1- 109099… · capacitación con las estrategias. Islas de

Gestión efectiva del costo en la Fábrica del Ingenio Sancarlos .

Etapa: asignación de costos indirectos en el área de Mantenimiento Eléctrico

Alvaro José LucasAlvaro José LucasIngeniero Industrial. Ingenio Sancarlos (8 años). Aspirantes a:

Especialistas

Jorge Humberto GonzalezJorge Humberto Gonzalez

Ingeniero Industrial. Emcali (23 años).

Especialistas En Gerencia

Estratégica de Costos y Gestión Empresarial

Hoy veremos:

Planteamiento y formulación del problema

Etapa:

asignación de los

Etapa:

asignación de los

Objetivos

Escogencia del problema

Presentación

Esquema

Comparación de métodos

Situación Actual

Modelo propuesto bajo TDABC

asignación de los costos indirectos

del Área de Mantenimiento

Eléctrico

asignación de los costos indirectos

del Área de Mantenimiento

Eléctrico

Etapas subsiguientes

Conclusiones y recomendaciones


Poco control de costos y aprovechamiento del PPTO

Falta de cultura de costos

Costos gestionados en forma correctiva y no anticipada

Restricción de los sistemas

Distribución de costosIndirectos aleatoria

Debilidades

Alineación de costos, sistemas de información y capacitación con las estrategias.

Islas de información

Evaluación del desempeño

Costos de Pn

Costos de Fábrica


40%

Costos

de Pn

Costos

de Pn

14,7%

48%

Departamentos de servicio de Fábrica

“´Sí la asignación no es precisa, la información

para toma de decisiones será inadecuada”

Costos Indirectos

Costeo de los productos

Areas de servicio Valor % en Fábrica % en costo total

Generación Vapor 359.822.251 16,71% 5,11%

Generación de Energía 212.325.942 9,86% 3,02%

Mantenimiento Industrial 141.978.757 6,59% 2,02%

Administración Fábrica 106.001.387 4,92% 1,51%

Instrumentación 67.122.084 3,12% 0,95%

Proyectos y Montajes 41.884.663 1,95% 0,60%

Mantenimiento Eléctrico 40.463.578 1,88% 0,58%



Planeación de Mantenimiento 30.265.343 1,41% 0,43%

Oficios Varios Fábrica 13.567.969 0,63% 0,19%

Tratamiento de Agua 11.733.591 0,54% 0,17%

Aire comprimido 6.542.548 0,30% 0,09%

Metrologia 2.309.963 0,11% 0,03%

Total áreas de servicios de Fábrica 1.034.016.066 48,02% 14,70%

Total Sin áreas de servicio 1.119.273.786 51,98% 15,91%

Total COSTOS DE FÁBRICA 2.153.289.852 100% 30,60%

CAMPO+COSECHA 4.882.929.096 69,4%

Total COSTOS DE PRODUCCIÓN 7.063.218.949 100%

“Antes de tratar de gestionar se debe

Planteamiento del problema. “En el Área de Mantenimiento Eléctrico no existeun sistema de costeo que permita asignaradecuadamente los costos indirectos, con basesmás aproximadas a la realidad de los procesos yque este alineada para la toma de las decisionesrequeridas”.

Planteamiento y formulación del problema

gestionar se debe mejorar la asignación

de los costos indirectos”Formulación del problema

“¿Qué sistema de costeo, se debe plantear paralograr una asignación adecuada de los costosindirectos del área de Mantenimiento Eléctrico, detal manera que se logre un mejoraprovechamiento de la información disponiblepara la toma de decisiones?”.

requeridas”.

Establecer cuál sería el plan deacción y cuáles serían las etapassubsiguientes .

Establecer cuál sería el plan deacción y cuáles serían las etapassubsiguientes .

“Proponer un sistema de costeo que permita distribuiradecuadamente los costos del área de servicio deMantenimiento Eléctrico, para apoyar la gestión yoptimizar los costos”.

Objetivo General

Objetivos

subsiguientes .subsiguientes .

Realizar un comparativo entre elsistema actual de distribución y elmodelo de TDABC.

Realizar un comparativo entre elsistema actual de distribución y elmodelo de TDABC.

Emplear el modelo TDABC, pararealizar la distribución de los costosdel área de Mantenimiento Eléctrico.

Emplear el modelo TDABC, pararealizar la distribución de los costosdel área de Mantenimiento Eléctrico.

Realizar un diagnostico del métodode distribución de los costos del áreade Mantenimiento Eléctrico

Realizar un diagnostico del métodode distribución de los costos del áreade Mantenimiento Eléctrico

Objetivos Específicos

Organigrama del Departamento de Electricidad Ingeni o Sancarlos

Situación Actual

Identificaciónde la Necesidad

Asignación de recursos

Ejecución y entregadel servicio

Solicitud de mantenimiento

Situación Actual

Inicio

-Contratista permanente.

-Contratistas ocasionales.

-Materiales.

-Contratista permanente registra tiempos.

-Se revisa calidad del servicio (acta).

Distribución directa de costos

-Distribución directa de contratista permanente.

-Distribución inicial de Áreas de Servicio de Fábrica.

Registros contables

-Materiales asignados donde son empleados.

-Contratista fijo. De acuerdo al tiempo.

-Contrastista ocasional. Donde se presto el servicio.

Distribución del saldo

Fin

-Se usa tabla de distribución prederterminada:

-Gastos de personal de administración.

-Asignados.

-Otros materiales.

“0,00”

Prestación y distribución del servicio de Mantenimi ento Eléctrico

Saldo a distibuir:---------------------------------- ----------------------------------------------------------------- $$_____

Valores credito: % Cuenta CR MQ SU

Mantenimiento Eléctrico 100% 738095011 34031199 3999 349999

Valores debito:

Áreas Administrativas 16,50% 51959510011 - - -

Campo 13,50% 738095011 30100909 309999 309999

Centrifugación 10,00% 738095011 340715 19 349999

Tabla empleada para distribuir los costos de Manten imiento Eléctrico.

Situación Actual

Centrifugación 10,00% 738095011 340715 19 349999

Evapocristalización 4,00% 738095011 34071301 1799 349999

Evaporación 10,00% 738095011 34070901 1699 349999

Molienda 5,00% 738095011 34070501 0999 349999

Preparación caña 15,00% 738095011 34070301 0899 349999

Proceso de empaque 5,00% 738095011 34073001 2199 349999

Recristalización 7,50% 738095011 - 20 349999

Secado, transporte y envase 0,50% 738095011 34072701 2199 349999

Tratamiento de jugo 8,00% 738095011 34070701 1599 349999

Generación vapor 5,00% 738098011 34030101 1199 349999

Grupos Costo

Mantenim

ientoeléctricos

Proceos

Fábrica

Áreas

deS

erviciosF

áb.

Adm

inistrativas

Control

agroindustrial

Cam

po

Ganadería

Proyectos

en curso

Taller agrícola

Contratista 2.115 16.699 4.650 2.753 1.310 72 124 9.512 315

Resumen asignación de costos (Ver detalle por elem ento tabla 0).

Situación Actual

Contratistapermanente 37.542

2.115 16.699 4.650 2.753 1.310 72 124 9.512 315

5,63% 44,48% 12,39% 7,31% 3,49% 0,19% 0,33% 25,34% 0,84%

Distribucióninicial

Fábrica3.527

0 3.183 0 0 344 0 0 0 0

0 90,25% 0 0 9,75% 0 0 0 0

Distribuciónsaldo

57.1440 37.143 2.857 9.429 0 7.714 0 0 0

0 65% 5% 16,50% 0 13,50% 0 0 0

Total 98.213 2.115 57.026 7.508 12.172 1.654 7.787 124 9.512 315

Facil actualización

Situación Actual

Ventajas Falencias

Método Actual

Desconoce

la variabilidad

AsignaciónRapida

GyP se genera

Criterios arbitrarios

Decisiones equivocadas

Sacrifica precisión

Sencillo

Limita el hacer

Gestión (datos)

Una alternativa sería:

continuar con

procesos?

ó

La mejor opción es:

“Costos basados enel tiempo invertido por

actividad mix con

Modelo propuesto Bajo TDABC

Presentación del modelo.

Otra alternativa sería

ABC

Convencional

¿Porque TDABC?

ó

cambiar ordenes

de producción?

actividad mix con procesos”

Caracteristicas del

MODELO TDABC

Propuesto por Kaplan y Anderson

1. Tiempo invertido por actividad

2.Coeficiente

de capacidad

1.Tiempo

invertido

Determinar el tiempo invertido por


2. Coeficiente de capacidad

3. Uso de las actividades

3. Uso de las actividades

Sirve para distirbuir los otros recursos. Depende del tiempo invertido por las personas

Determinar el tiempo invertido por actividad (ecuación temporal).

Hallar el uso por cada centro de responsabilidad-producto-negocio. “Ingredientes

TDABC”


Esquema del modelo propuesto.

Ingeniería

de Métodos

-Determinar en que epoca son

importantes.

-Incluir en la cadena de valor.

-Determinar tiempos.

Manejo de

Ocasionales

JornadaPráctica.

Importante:

-Estandarizar y automatizar

procesos.

-Emplear la información.

!

•Programar trabajos.•Controlar personal.•Realizar requisiciones.•Verificar trabajos.Negociar con proveedores.

Subdirector de Electricidad

Asistente Mantenimiento

Eléctrico

Asistente del Departamento

Eléctrico


Determinar actividades

•Identificar ordenes de mantenimiento.•Programar trabajos.•Revisar informes de electricistas.

•Diagnosticar sistemas eléctricos.•Diseñar sistemas eléctricos.•Coordinar labores de Mantenimiento y operación •Negociar con proveedores.

•Revisar reporte deactividades.•Vigilar ejecución presupuestal.•Diseñar sistemas eléctricos.•Controlar generadores de energía.•Realizar informes deconsumo de energía.

electricistas.•Identificar anomalias.•Verificar trabajos.•Revisar cantidad y calidad de los materiales.•Realizar formatos de salida. •Realizar reporte de actividades díarias.•Registrar las novedades de los motores.•Revisar uso de auxiliarescontables.•Realizar informes deconsumo de energía.

Mantenimiento y operación de sistemas eléctricos.•Identificar anomalias en montajes u operación de proyectos eléctricos.•Capacitar a los operadoresde la planta electrica.

Diagramar la Cadena de valor de las actividades


Actividades centrales de la prestación de servicio de mantenimiento eléctrico personal administrativo.

Identificar ordenes

mant.

Revisar el informe del

personal

Identificar anomalías

Realizar solicitud al

almacén

Verificar calidad de

los trabajos

PR

EV

EN

TIV

O-P

RE

DIC

TIV

O

CO

NT

RAT

ISA

S E

SP

OR

AD

ICO

S

Programar trabajos

Coordinar personal de electricidad

A.M S.E A.M S.E A.M S.E A.M S.E A.M

Realizar formatos de salida para el

personal

Revisar cantidad y calidad

de los materiale

s recibidos

A.M A.M

Vigilar ejecución

PPTO

S.E

Revisar uso

adecuado de

auxiliares contables

A.M

Registrar novedades en los motores

A.M

Revisar el reporte

diario del personal

S.E

Exigir calidad al proveedo

r

S.E

Realizar el reporte diario del personal

A.M

Actividades de apoyo servicio de mantenimiento eléc trico personal administrativo.

CLI

EN

TE

S M

AN

T C

OR

RE

CT

IVO

-PR

EV

EN

TIV

O

CO

NT

RAT

ISTA

S P

ER

MA

NE

NT

ES

-CO

NT

RAT

ISA

S E

SP

OR

AD

ICO

S

S.E Subdirector Electricidad. A.M Asistente Mantenimiento Eléctrico. A.D Asistente Departamento Electricidad.

Convenciones:


Diagramar la Cadena de valor de las actividades Actividades centrales de proyectos de sistemas eléc tricos personal

administrativo.

Controlar que los

generadores de electric,

trabajen bien

Diagnosticarla situación actual de los

sistemas eléctricos

Diseñar sistemas eléctricos

Identificar anomalías en montaje u oper. de sistemas eléctricos

Coordinar y supervisar

MyR proyectos en sist.

eléctricos

PR

OY

EC

TO D

EL

TU

RB

OG

EN

ER

AD

OR

A.D S.E A.D S.E A.D S.E A.D

CO

NT

RAT

ISA

S E

SP

OR

AD

ICO

S

Actividades de apoyo de proyectos de sistemas eléct ricos personal administrativo.

Capacitar a los

operadores de la planta

eléctrica

A.D

Realizar informes de consumo de

energía generada y comprada

A.MS.E

PR

OY

EC

TO D

EL

TU

RB

OG

EN

ER

AD

OR

S.E Subdirector Electricidad. A.M Asistente Mantenimiento Eléctrico. A.D Asistente Departamento Electricidad.

Convenciones:

CO

NT

RAT

ISTA

S P

ER

MA

NE

NT

ES

-CO

NT

RAT

ISA

S E

SP

OR

AD

ICO

S

Tabla de equivalencia porcentual para entrevista.

• Tiempo disponible total por día (Horas). 8,25


• Tiempo disponible total por día (Minutos). 495

Determinar tiempo por actividad

Minutos Horas Equivalencia

60 1 12,12%

30 0,5 6,06%

20 0,33 4,04%

15 0,25 3,03

10 0,17 2,02%

5 0,08 1,01%

1 0,02 0,20%

Realizar el control de reporte de actividades …Revisar el control de reporte de actividades …

Registrar las novedades de los motores …Revisar uso adecuado de auxiliares contables.

Vigilar ejecución presupuestal.Controlar que los generadores de electricidad …

Realizar informes de consumo de energía y …

1112

1314

1519

22

Tiempo promedio para atender los servicios de Mantenimiento Correctivo y Preventivo.ACTIVIDADES:

TIE

MP

O M

INU

TO

S:


0 10 20 30 40 50 60 70 80

Identificar ordenes de mantenimiento …Programar trabajos de mantenimiento eléctrico.

Controlar que el personal de electricidad para …Revisar informes de eletricistas.

Realizar requisiciones y vales de retiro de …Identificar anomalias en la operación de …

Verificar que los trabajos eléctricos cumplan …Revisar cantidad y calidad de los materiales …

Exigir a los proveedores cumplimiento de …Realizar formatos de salida para el personal de …

Realizar el control de reporte de actividades …

12

34

56

78

910

11

TIE

MP

O M

INU

TO

S:



Identificar anomalias en montaje u operación de los proyectos de sistemas eléctricos.

Capacitar a los operadores de la planta de eléctrica.

2021

Tiempo promedio actividades de Mantenimiento Eléctr ico enfocadas a los proyectos de sistemas eléctricosACTIVIDADES:

TIE

MP

O M

INU

TO

S:


0 20 40 60 80 100 120 140 160

Diagnosticar la situación actual de los sistemas eléctricos.

Diseñar sistemas eléctricos.

Coordinar y supervisar las labores de mantenimiento y operación de proyectos en

sistemas eléctricos.

1617

18T

IEM

PO

MIN

UT

OS

:

• Controlar personal.• Controlar generadores.• Identificar anomalias.

Tiempo Invertido personal contratista

permanente


No de

requisiciones

• Negociar con proveedores.

• Realizar requisiciones.

• Capacitar a los operadores de la planta eléctrica.

• Coordinar labores de

Proyectos

eléctricos

• Identificar anomalias.• Identificar OM.• Programar trabajos.• Realizar reporte.• Formatos de salida• Informes de consumo.• Registrar novedades.• Revisar reporte.• Informes electricistas.• Uso de auxiliares.• Verificar trabajos.• Vigilar ejecución.

• Realizar requisiciones.• Revisar cantidad y

calidad de los materiales.

• Coordinar labores de mantenimiento y operación de sistemas eléctricos.

• Diagnosticar sistemas eléctricos.

• Identificar anomalias.

“Identificar el inductor”

Tabla 1 Tabla 2 Tabla 3 Tabla 4 Tabla 5


Asignar costos a Actividades

Asignar costos a Actividades

Determinar uso por CR

Determinar uso por CR

Distribuir costos a los CR

Distribuir costos a los CR

Coeficiente de capacidad.

Distribución gastos de personal.

Distribución de los otros costos.

Asignación porcentual de los inductores a las activ idades.

Asignación de los costos a los CR.

Permite identificar cuellos de botella y hacer gestión

Realidad de prestaciónde

Servicio

Ciclo Acorde

Aumenta exactitud y facilita la trazabilidad


VENTAJAS

Ciclo PHVA y

Cadena de valor

Acorde

Con..

Considera el mejoramientocontinuo

Asignación

Directa vs

Indirecta

Proporciona información adecuada

para…

“La información de costos debe estar

alineada para hacer gestión”

Resistencia al cambio

Falta de cultura de medicion


LIMITANTES

Falta de cultura de medicion

Sistemas de informacion

Barreras organizacionales

!PERO SE PUEDE¡

16,5%

Gastos de administración (Cuenta 51)

Costo producción (Cuenta 7)83,50%48mm

53,46%31 mm

40,75%23 mm

Propiedad, planta y equipo (Cuenta 15)


Método ActualMétodo Actual Método PropuestoMétodo Propuesto

16,5%9 mm

Comparación de métodos de Asignación. Efecto sobre las costos, gastos y proyectos en

curso.

5,79%3 mm

0,00%0 mm

23 mm

Método Actual Método Propuesto

Administrativas

CAI

Áreas

Campo


Comparación de métodos de Asignación. Efecto sobre las Áreas

$ 0 $ 2

$ 9 $ 3

$ 7 $ 0

ProcesosFábrica$ 37

MantenimientoAgrícola

Ganadería

ProyectoTurbogenerador

Servicios Fábrica

Generación deenergía

$ 0$ 0

$ 14

$ 0 $ 23

$ 3 $ 7

$ 0 $ 0,3

$ 0 $ 7


Método propuesto

$ 3

$ 4$ 2

Evapocristalización

$ 6

Evaporación MoliendaPreparación

caña

$ 9

$ 2

Método actual

$ 6

$ 4

Centrifugación

7.714.400,52

Proceso de empaque

$ 3$ 1

Recristalización

$ 4$ 1

Refinería

$ 1

$ 5

$ 2

Tratamiento de jugo

Comparación de métodos de Asignación. Efecto sobre los procesos de Fábrica

7.714.400,52

Areas de servicio Valor % en Fábrica % en costo total

Generación Vapor 359.822.251 16,66% 5,11%

Generación de Energía 212.325.942 9,83% 3,02%

Mantenimiento Industrial 141.978.757 6,57% 2,02%

Administración Fábrica 106.001.387 4,91% 1,51%

Instrumentación 67.122.084 3,11% 0,95%

Proyectos y Montajes 41.884.663 1,94% 0,60%




Planeación de Mantenimiento 30.265.343 1,40% 0,43%

Oficios Varios Fábrica 13.567.969 0,63% 0,19%

Tratamiento de Agua 11.733.591 0,54% 0,17%

Aire comprimido 6.542.548 0,30% 0,09%

Metrologia 2.309.963 0,11% 0,03%

Total áreas de servicios de Fábrica 1.040.289.541 48,17% 14,79%

Total Sin áreas de servicio 1.119.273.786 51,83% 15,91%

Total COSTOS DE FÁBRICA 2.159.563.327 100,00% 30,70%

CAMPO+COSECHA 4.875.219.082 69,30%

Total COSTOS DE PRODUCCIÓN 7.034.782.409 100,00%

Gestión Campo

Gestión Cosecha

Gestión Fábrica

Etapas subsiguientesA

dmin

istr

ació

n C

ampo

Adm

inis

trac

ión

cose

cha

Man

teni

mie

nto

Elé

ctric

o

Adm

inis

trac

ión

Mol

iend

a

PROCESOS OPERACIONALES

PROCESOS DE APOYO

Adm

inis

trac

ión

Cam

po

Gen

eral

es d

e C

ampo

Adm

inis

trac

ión

cose

cha

C

AT

Maq

uina

ría

Agr

ícol

a

Ges

tión

calid

ad y

am

bien

tal

Gen

erac

ión

de e

nerg

ía

Man

teni

mie

nto

Elé

ctric

o

Adm

inis

trac

ión

Fáb

rica

Adm

inis

trac

ión

Mol

iend

a

Adm

inis

trac

ión

Ela

bora

ción

Pro

yect

os y

mon

taje

s

Man

teni

mie

nto

Indu

stria

l

Pla

neac

ión

de

Man

teni

mie

nto

Inst

rum

enta

ción

y

met

rolo

gia

Gen

erac

ión

de v

apor

Aire

com

prim

ido

Trat

amie

nto

de A

gua

Labo

rato

rio In

dust

irlal

21 1 1 1 12 2 2 2 2 2 21 13 3 3

4

• Emplear la información para controlar

• Gestionar efectivamente

los costos (Costo meta)

“La gestión de costos es equivalente a gestión de

recursos”.

“La información apropiada de los recursos es esencial”.

“COSTO= CANTIDAD EMPLEADA DE UN RECURSO

x PRECIO ADQUISICIÓN”.


1

2

•Identificar requerimientos.

•Reestructurar el sistema de costos.

• Realizar asignaciones de costos.3

• Emplear la información para controlar

los costos.

Análisis de la

Recursosdirectos

Recursosfijos

Recursosvariables

Procesos

Procesos

Zona Contable

TOC Prioridad

Zona Metodológica

Asignación directa.

Productos y

servicios

Zona de la Gerencia Estratégica de

Costos


Análisis de la información (uso de la estadística-minería de datos).

Recursos

Asignación indirecta.

Recursosindirectos

Recursosfijos

Recursosvariables

Procesos

Procesos

Costo meta

Asignación según

Modelo TDABC

Procesos

Gestión de costos efectivaAsignación

directa.

Asignación indirecta.

Aspectos del negocio

y la empresa

Valor Modelo

Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones

Análisis¿El

Método IntuiciónValor Agregado

TDABC

Asigna de manera

adecuada. Considera la

realidad.

1 2 3 4 5

Modelopropuesto

Considera el tiempo del

personal y la cadena de valor de lasactividades.

Análisisde valor

Identifica queagrega valor,

que se necesita y lo

que realmenteno agreganinguno.

Métodoactual sirve?

Para la contabilidad

Financiera, pero sacrificaprecisión y información

para gestionar

IntuiciónVS medir

mejor

Los Gerentesdeben contar

con información

precisa, oportuna y adecuada

La TomaEl papel


Conclusiones

Técnicas ManejoLa Tomade

decisión

El modeloserá exitoso

sólo sí se reconoce la importanciaal tema de la informaciónde costos

6 7 8 9 10

El papelde la

Gerencia

Buen usode la

informacióny de la

calidad del talento

humano

Margenesreales

Técnicasmodernas

Como complemento

emplear el CMI, TOC,

Costeometa, métodosy la estadística

Manejode los costos

Implicaadministarrecursos

Es primordial la

adecuadaasignaciónde costos

para hallar la verdadera

rentabilidad

Mejorar codificación de las funciones

(rol en la compañia).

Recomendaciones

Que asocien multiples

recursos-tiempo.

“Implementar el modelo propuesto en el menor tiempo

posible”

Diccionariode TDABC


Ordenes de

Apoyo de sistemas de información

robustos

“No olvidar lo que es realmente importante: la viabilidad de CIA en el corto y largo plazo”

de TDABCOrdenes de

servicio

Normalizary

AgilizarQue medir?

GRACIAS POR GRACIAS POR SU ATENCIÓN

Documents

Gestión efectiva del costo en la Fábrica del Ingenio Sancarlos.bibliotecadigital.usb.edu.co/bitstream/10819/624/2/ANEXO1- 109099… · capacitación con las estrategias. Islas de