Gestiolan ALBARANES Y FACTURASeda_04...o Facturar: Para facturar directamente un albarán que tiene el valor de “Disponible para Facturar”=”Sí” se pulsa en el botón “Facturar”

Gestiolan

ALBARANES Y FACTURAS

Todos los derechos reservados - 3eTrade® y © Caja Laboral Página 2 de 14

ÍNDICE

ÍNDICE ..................................................................................................................................................................... 2

Contenido ............................................................................................................................................................... 3 Albaranes ................................................................................................................................................................ 3 Facturas de Venta ................................................................................................................................................... 9


Contenido

A continuación vamos a detallar los procesos específicos de venta y facturación. Se componen de 2

módulos, Albaranes y Facturas. Se ubican en el menú “Ventas”

Albaranes

Permite el control de entrega de servicio o material. Es el documento previo al proceso de

facturación, y es necesario para poder realizar una factura.

Para crear un nuevo albarán entramos al módulo “Albaranes” y pulsamos el botón “nuevo”

• Albaranes:

� Compañía: Compañía a la que pertenece el albarán. Solo se puede cambiar en la versión

profesional.

� Propietario: usuario que tiene asignado el albarán, por defecto el que lo creó. Este campo tiene

más funcionalidad en la versión profesional.

� Código: identificación del albarán. Este campo es obligatorio y se completa de forma automática

al guardar el albarán. Se compone de diez dígitos: los cuatro primeros indican el año en que se

creó el albarán; los seis últimos siguen un orden correlativo con relación a los demás albaranes.

� Nombre: Es opcional y permite asignar un nombre al documento que será mostrado en el

informe, puede usarse para definir el proyecto, obra, etc… y en caso de que se haya importado

un presupuesto o pedido se rellenará con su valor origen.

� Fecha: fecha de creación del albarán. Aparece “Hoy” por defecto, pero se puede cambiar. Esta es

la fecha que se indica como salida de material o entrega del servicio.

� Cliente: Cliente al que se le envía o entrega el albarán.

� Forma de Pago: forma con la que el cliente va a realizar el pago. Se aplicará en la facturación.

� Presupuesto: Este campo aparecerá completo si el albarán se ha realizado importando un

presupuesto. Este campo no se puede editar. Se rellena al importar un presupuesto aceptado


� Moneda: Moneda que se va a utilizar para la facturación y en la que están valorados los precios

de los productos. (Euros para la versión básica)

� Total: importe total del albarán. Este campo se completará de forma automática después de

calcular todos los descuentos sobre los productos del albarán.

� Tipo de Transacción: Determina el tipo de Albarán. Solo se puede cambiar en la versión

profesional.

� Serie de Albarán: Serie dentro del tipo de Transacción. Solo se puede cambiar en la versión

profesional.

• Datos de Facturas

� Tipo de Transacción: Determina el tipo de Factura que se creará. Solo se puede cambiar en la

versión profesional.

� Serie de Facturación: Serie de facturación en la que se va a registrar. Solo se puede cambiar en la

versión profesional.

� Factura: el campo se completa de forma automática cuando se factura el albarán. Este campo no

se puede editar.

� Factura Origen: Se permite vincular una albarán con una factura anterior del mismo cliente con

la que se tenga relación, como por ejemplo cuando creamos una devolución para un abono,

podemos seleccionar la factura sobre la que se está abonando o rectificando.

• Otros Datos:

� Almacén: Lugar, físico o lógico, del que se realiza la salida de material o servicio. Solo se puede

cambiar en la versión profesional.

� Disponible para facturar: Indica si el albarán está o no disponible para facturar. Por defecto

aparecerá el valor que tenga asignado la compañía (“Mis Compañías”), pero se puede cambiar.

Solo se permitirá facturar un albarán cuando el valor de este campo es “Sí”.

� Dirección del Cliente: dirección alternativa en el caso de que la dirección de envío no se

corresponda con la dirección de facturación. Tiene relación con la Pestaña “Direcciones” del

cliente.

� Observación: Detalles o comentarios sobre el albarán.

Una vez rellenos los datos obligatorios del albarán podemos pulsar el botón “Guardar”.

En este punto la aplicación nos asignará el siguiente código en la secuencia de albaranes y se habilitará la

pestaña “Productos” para que podamos añadir el detalle de productos.


o Productos: esta pestaña permite añadir productos al albarán creado. La pestaña contiene los siguientes

campos:

• Opción de “Nuevo” para añadir un producto:

� Código de Barras: lectura del código de barras del producto. En este punto pueden leerse

los códigos de producto o los campos código EAN. Si escribimos un código válido y

pulsamos “Intro” se asignará el producto sin tener que buscarlo con la “lupa”.

� Número de Pedido: Disponible en versión profesional.

� Código de Producto: identificador del producto.

� Podemos pulsar la “lupa” para seleccionar uno de la lista. Si escribimos parte del

código que estamos buscando antes de pulsar la lupa nos hará un filtro.

� Podemos pulsar la “tuerca” para crear un nuevo producto desde aquí.

� Nombre de Producto: identificación del producto. Aparece por defecto cuando se

selecciona un código. En el caso de que el producto lleve asignado un precio este campo

se completarán de forma automática.

� Podemos pulsar la “lupa” para seleccionar uno de la lista. Si escribimos parte del

código que estamos buscando antes de pulsar la lupa nos hará un filtro.

� Podemos pulsar la “tuerca” para crear un nuevo producto desde aquí.


� Este campo puede ser modificado o completado.

� Lote: en el caso de que el producto seleccionado lleve “control por lote” este campo será

obligatorio. Permite tener trazabilidad del producto. Disponible en versión profesional.

� Cantidad: Permite introducir la cantidad de unidades del producto seleccionado que se

quieren añadir al albarán.

� Precio: Precio unitario sin impuestos. Si el producto tiene asignado un precio, este campo

se completará de forma automática. No obstante, se puede modificar el precio de forma

manual.

� Descuento: Descuento asignado al producto, se puede modificar de forma manual. En la

versión profesional es posible definir descuentos de forma pre-definida.

� Total: Campo que se completa de forma automática teniendo en cuenta los valores

introducidos en los campos de Cantidad, Precio y Descuento.

� Impuesto: aparece el impuesto vinculado al producto. Si el cliente para el que se crea el

albarán tiene configurado otro impuesto por defecto, aparecerá este último. Puede

modificarse manualmente.

• Opción de “Guardar”, para almacenar el producto añadido, que quedará en la parte inferior de la

pestaña. El “Total” que aparece al final de la lista en la parte inferior de la pestaña, irá

cambiando conforme se modifiquen los registros de productos.

• Opción de “Eliminar”: para eliminar un producto, primero debe seleccionarse de la lista que

aparece en la parte inferior de la ventana y luego presionar “Eliminar”.

• Opción de “Componentes”: habilitada en el caso de que los productos seleccionados sean

compuestos “Tiene Componentes=Sí”. Y permite ajustar las cantidades y referencias de

productos utilizados en el pack. Esta parte se rellena automáticamente desde los datos de

“componentes” del producto por la cantidad del albarán.

Si volvemos a la primera pestaña “Albarán” Justo debajo hay cuatro botones que permiten acciones sobre el

albarán:

o Pedido de Venta: Permite importar un pedido a albarán. Solo para la versión Profesional.

o Presupuesto: Permite importar un presupuesto aceptado a albarán, de la siguiente manera:


� Clicar en “Nuevo”.

� Clicar en “Presupuesto”. Se abrirá una ventana con todos los presupuestos susceptibles de ser

importados, esto es, los que tienen una situación “Aceptado”.

� Seleccionar un presupuesto de los mostrados en la lista.

� Emergerá una ventana que permite ver los productos aceptados del presupuesto. Se puede cambiar la

cantidad de unidades que se quieren importar al albarán. Por defecto la cantidad a importar será siempre

la cantidad faltante de cada línea de producto.

� Clicar en “Guardar”.

� Clicar en “Importar”.

� Los campos se completarán de forma automática con los datos importados del presupuesto.

o Imprimir: Si el usuario quiere obtener un informe del albarán, puede clicar en “Imprimir” donde emergerá

una ventana, fuera de la aplicación, con el documento generado, que contendrá el detalle de todo el albarán..

En este botón hay 3 opciones


o Imprimir Valorado: Se genera un formato con precios sin impuestos.

o Imprimir sin Valorar; Se genera un formato sin precios, descuentos o importes. Ideal para entregar a

transportistas.

o Imprimir con Impuestos: Se genera un formato con detalle de precios y cálculo de impuestos.

o Facturar: Para facturar directamente un albarán que tiene el valor de “Disponible para Facturar”=”Sí” se

pulsa en el botón “Facturar” y tras establecer la fecha de la factura (por defecto hoy) a pulsamos sobre

Facturar.


Tras el proceso nos muestra un mensaje con el número de la factura creada. Para consultar la factura o

imprimir podemos pulsar sobre la tuerca del campo factura para que se nos abra una nueva pestaña con los

datos de la nueva factura creada.

Facturas de Venta

La función de este módulo es proveer información sobre las facturas que se han creado en la compañía. Para

poder visualizar registros en esta herramienta, debe haber, al menos, una factura creada en la aplicación.

Si editamos una factura podremos ver los siguientes campos:

• Factura: permite visualizar los datos guardados en la factura. Justo debajo de la Barra de Herramientas

“Factura”, hay dos botones que permiten acciones sobre la factura:

• Cambio de Divisa: Solo para la versión profesional.

• Imprimir Factura: Opción para imprimir la factura.

• General:

� Compañía: muestra la compañía que realizó la factura.

� Cliente: muestra el cliente para el que se realizó la factura. No se puede Editar

� Propietario: muestra el propietario que creó la factura.

� Forma de Pago: manera en que se va a realizar el pago de la factura. Se puede editar.


� Serie de Facturación: muestra la serie en la que se va a facturar. No se puede editar.

� Moneda: divisa en la que se va a facturar. Aparece la asignada en el albarán. No se puede Editar

� Código: identificación de la factura. Cuando se crea una factura, el código se genera de manera

automática. El código tiene diez dígitos: los cuatro primeros corresponden al año en que se creó

la factura y, los seis últimos, siguen un orden. Este campo se puede modificar, teniendo en

cuenta que no puede haber dos iguales en la misma serie de la compañía.

� Nombre: Es opcional y permite asignar un nombre al documento que será mostrado en el

informe, puede usarse para definir el proyecto, obra, etc… y se rellenará con el valor del mismo

campo en el albarán.

� Descuento: Porcentaje de descuento que se debe aplicar a la factura. Este valor se toma de forma

automática del campo “Descuento” del cliente al crear la factura. Se puede modificar de forma

manual.

� Fecha: fecha de creación de la factura. Se puede cambiar seleccionando otra en el calendario.

� Total Factura: Campo que se calcula de forma automática teniendo en cuenta el importe total de

los productos más los impuestos que se les aplican. Si se realizan cambios en el descuento, estos

quedarán reflejados en el Total. No se puede editar.

� Total Base: Importe total de la factura sin tener en cuenta los impuestos. Este campo se completa

de forma automática y no se puede editar.

� Total Impuesto: Importe total de los impuestos que se aplican a los productos de la factura. Este

campo se completa de forma automática y no se puede editar.

� Comprobado: Casilla que permite marcar si la factura está comprobada. En el caso de que esté

comprobada y se presione “Guardar”, la factura ya no se podrá borrar ni modificar. Si,

después de comprobada y guardada se observa algún fallo en la factura, habrá que crear una

nueva negativa, puesto que esta ya no podrá borrarse1.

� Tipo de Transacción: Diferencia diferentes tipos de facturas de venta. Solo se puede cambiar en

la versión profesional.

� Factura Origen: Vincula la factura actual con una factura anterior del mismo cliente. Depende

del valor especificado en el albarán. Este campo es opcional.

• Otros datos:

� Observación: Comentarios sobre la factura actual. Es Opcional. El texto de este campo se

imprime al pie de la factura.

1 Las facturas no podrán borrarse si se da una de estas tres condiciones:

1. Al marcar la opción “Comprobado” y guardar la factura. 2. Si algún recibo/efecto de la factura está incluido en una remesa bancaria. 3. Existe un efecto cobrado.


La opción “Editar”, además de “Factura”, proporciona las siguientes opciones:

o Albaranes: Pestaña que provee información sobre los albaranes que están vinculados a la factura. La

pestaña se divide en dos partes:

• Parte superior: Muestra una tabla con los albaranes que se han agrupado en la factura, y da las

opciones de “Ver”, que, mediante navegabilidad, abre el albarán seleccionado en la tabla; y

“Quitar albarán”, que permite eliminar un albarán de la factura, después de seleccionarlo en la

lista.

• Parte Inferior: Muestra los detalles del albarán seleccionado en la parte superior de la pestaña.

En la tabla aparecen los productos incluidos en ese albarán. Seleccionando uno de estos

registros, el usuario puede ver el número de albarán al que pertenecen y el almacén del que han

salido. Estos datos se muestran en los campos que hay disponibles en esta parte de la pestaña y

no se pueden editar.


o Impuestos: Pestaña que provee información sobre los impuestos utilizados en la factura. Muestra una

tabla con los impuestos y el total que suponen en la factura.

o Efectos: Pestaña que provee información sobre los efectos que se deben cobrar, con información de su

fecha de vencimiento y el número de remesa bancaria en el que se ubica el recibo. Esta pestaña aparece

dividida en dos partes:

• Parte Superior: muestra datos de los registros seleccionados en la parte inferior.

� Vencimiento: fecha en la que vence el recibo. Depende de la forma de pago asignada al

cliente. Se puede editar a través del calendario siempre y cuando el efecto no esté

remesado y siempre que no se recalcule el importe final a pagar.


� Número de Remesa: muestra el número de la remesa bancaria en la que se ubica el

recibo.

• Parte Inferior: muestra una tabla con todos los recibos relativos a la factura.

Barra de Herramientas de Facturas de Venta, opción “Eliminar”:

Esta opción nos permite eliminar una factura. Para ello, se debe seleccionar una factura de la lista en la

página principal y presionar el botón “Eliminar”. Aparecerá en pantalla un cuadro en el que se pide

confirmación de la operación que se va a llevar a cabo.

Si se elimina una factura, el albarán que estaba incluido en esa factura volverá a estar disponible para facturar.

Hay que tener en cuenta que una factura no podrá eliminarse si se ha llevado a cabo una de estas tres acciones:

1. Si se ha marcado la opción “Comprobado” y se ha guardado la factura.

2. Si algún efecto de la factura está incluido en una remesa bancaria.

3. Si algún efecto de la factura está marcado como “Cobrado”


Barra de Herramientas de Facturas de Venta, opción “Imprimir”:

Documents

Gestiolan ALBARANES Y FACTURASeda_04...o Facturar: Para facturar directamente un albarán que tiene el valor de “Disponible para Facturar”=”Sí” se pulsa en el botón “Facturar”