Gestión Administrativa - Instituto Colombiano de ... · 4.3. Mapa de Riesgos. 4.4. Tablero de Control. 4.5 Plan de Acción Icontec. 5. ... 8.2 Seguimiento Políticas de Seguridad

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

Gestión Administrativa

ACTA DE REUNION COMITÉ ESTRATEGICO

REGIONAL

ACTA DE COMITÉ ESTRATEGIO REGIONAL No.022

Hora: 8:00 AM Fecha: 19 DE SEPTIEMBRE DE 2013

Lugar: Auditorio Centro Zonal Florencia 1

Dependencia que convoca

Dirección Regional

Proceso: Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación.

Objetivo:

Realizar seguimiento al Proceso Direccionamiento Estratégico, con el fin de planear, coordinar, controlar y evaluar las políticas, objetivos y lineamientos para la focalización, registro y programación de los beneficiarios; la implementación y uso de los sistemas de información; el comportamiento financiero de la Regional; la implementación, seguimiento, control y evaluación de los programas y servicios del Instituto y la gestión de desarrollo del talento, así como los demás procesos definidos para el ICBF, estableciendo compromisos para la mejora continua.

Agenda: 1. Seguimiento a compromisos de Actas anteriores. 2. Seguimiento a ejecución Metas Sociales y Financieras. 2.1. Informe de ejecución de Metas Sociales y Financieras. 2.2. Solicitud de anulaciones o reducciones de compromisos presupuestales 2.3. Seguimiento a Ejecución Presupuestal. - Revisión saldos disponibles de apropiación. - Análisis de saldos de certificados de disponibilidad con saldos sin usar. - Seguimiento a Obligaciones y pagos 3. Seguimiento al cumplimiento de Planes. 3.1 Plan de Acción - 2013. 3.2 Plan de Contratación y Compras PACCO. 3.3 Plan de Mejoramiento CGR. 4. Sistema Integrados de Gestión SIGE. 4.1. Informe Acciones de Mejora. 4.2. Seguimiento a Acciones de Mejora resultado Auditoría interna SIGE. 4.3. Mapa de Riesgos. 4.4. Tablero de Control. 4.5 Plan de Acción Icontec. 5. Informe de Supervisión y Liquidación de contratos. 5.1 Informe estado de licencias de funcionamiento. 5.2 Estados Convenios y Comodatos. 6. Evaluación de la Gestión. 6.1 Resultado de Indicadores de Gestión Grupo Administrativo. 6.2 Resultado de Indicadores de Gestión Grupo Financiero. 6.3 Seguimiento a la oportunidad de entrega de informes al nivel Regional. 6.4 Informe de seguimiento a reporte de informes de Valija. 6.5 Análisis indicadores de protección (Semáforo) a partir del SIM. 7. Informes de Proyectos y Servicios.




REGIONAL

7.1 Seguimiento al Plan de Acción del SNBF. 7.2 Socialización del informe de cumplimiento del Plan de Asistencia Técnica 7.3 Informe del Sistema de Supervisión Estándares de Calidad. 7.4 Seguimiento y monitoreo a la transferencia niños y niñas al Sistema Educativo. 7.6 Seguimiento al avance del proceso de Focalización.

7.7 informe de avance Unidades Móviles y Programa de Asistencia Alimentaria en la Transición para Hogares desplazados.

7.8 Informe del Sistema de Responsabilidad Penal. 8. Proceso Gestión Tecnológica de la Información y las Comunicaciones

8.1 Conectividad. 8.2 Seguimiento Políticas de Seguridad informática. 9. Informe mensual seguimiento al SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DE USO DE VEHÍCULOS 10. Informe De Salud Ocupacional. 11. Informe de Atención al Ciudadano. 12. Informe de Austeridad del Gasto. Indicadores Ambientales. 13. Administración del Talento Humano.

14. Proposiciones y varios.

Desarrollo:

REVISIÓN Y SEGUIMIENTO A COMPROMISOS DE ACTAS ANTERIORES: Revisado los 21 compromisos del acta No. 021 del 9 de septiembre del año 2013 en la cual quedaron 5 compromisos con fechas no vencidas por lo cual se determina que se cumplieron 15 compromisos, equivalente al 64%, y 11 compromisos fueron reprogramados por los siguientes motivos: Comp3: Reprogramado para los centros Zonales Florencia 1, Puerto Rico y Belén de los Andaquíes. Comp4: Reprogramado para el centro Zonal Florencia 2 y Puerto Rico. Comp5: Reprogramado para Coordinadores de Centros Zonales Florencia 1, Florencia 2, Puerto Rico, Belén de los Andaquíes, Grupo de planeación y Sistemas, Grupo de Asistencia Técnica y Grupo Administrativo. Comp8: Reprogramado para Coordinadores de los Centros Zonales Florencia 2 y Puerto Rico. Comp13: Reprogramado para el Centro zonal Florencia 2, Centro zonal Puerto Rico, Grupo Administrativo y Grupo de Planeación y Sistemas. Comp16: Reprogramado para el Centros zonales Florencia 1, Florencia 1, Florencia 2, Puerto Rico y Belén de los Andaquíes. Comp17: Reprogramado para los Centros zonales Florencia 1 Florencia 2, Puerto Rico y Belén de los Andaquies. Comp18: Reprogramado para los Centros Zonales Puerto Rico y Belén de los Andaquíes. Comp20: Reprogramado para los Centros Zonales Florencia 1, Florencia 2, Puerto Rico y Belén de los Andaquíes. Comp21: Reprogramado para el Grupo Jurídico AMPLIACION DE PUNTOS: La Doctora Luz Alba Montes Cardenas, Directora del ICBF Regional manifiesta la preocupación por la falta de personal en la Regional que hace que los procesos e informes se vean con retraso. Se pedirá apoyo a la Sede nacional para que deleguen un funcionario de la Dirección Jurídica los días 23 y 24 de Septiembre el cual realizara el control de legalidad a los contratos; una vez este avalado por este funcionario la Directora Regional procederá a la firma de los mismos.




REGIONAL

La Coordinadora del Grupo de Asistencia Técnica da a conocer el memorando No.3-2013-063390-NAC, enviado por German Alberto Quiroga Gonzalez Director de primera Infancia, donde manifiesta que el pasado mes de julio la Doctora Adriana Gonzalez Macyclark, subdirectora General encargada de las funciones de la Dirección General, donde solicita el apoyo a los funcionarios respecto de la forma y oportunidad de trasmitir la información de las nuevas modalidades de atención en los siguientes términos: “Ahora bien, es importante recordar que para las nuevas modalidades y teniendo en cuenta la experiencia y compromiso de nuestra madres comunitarias, fueron y serán ellas las primeras llamadas e invitadas a formar parte del proceso, esta invitación se ha adelantado desde la sensibilización y presentando las condiciones laborales en que ellas serían contratadas, la decisión de formar parte de estas modalidades nuevas es de tipo voluntario, las madres deberán tener toda la información necesaria para que ellas realicen una evaluación y establezcan su proyecto de vida desde la información entregada por cada uno de ustedes”. II ENCUENTRO DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION En el segundo encuentro de se presenta los cambios a la estructura presupuestal como el cronograma de concertación y programación en el aplicativo SIM.

Ruta de Programación Metas Sociales y financieras:

Definición estructura

presupuestal 2014, criterios y lineamientos

de programación

Consolidación Gastos

Operativos 2014

Comunicación techos

presupuestales por proyecto descontando

Gastos Operativos

Consolidación y Publicación de

techos proyectos

diferentes a Primera Infancia,

Protección, Recaudo y

Administrativa

Distribución a nivel de CZ y

Municipal.

SIM

Registro de necesidades insatisfechas

Evento de cierre de la

programación

Inicio

Proceso de

concertación

Consolidación y Publicación de techos proyectos diferentes a

Primera Infancia, Protección, Recaudo y

Administrativa

Procesos paralelos de concertación de

intervenciones 2014: Primera infancia;

Protección, Recaudo y Administrativa.




REGIONAL

CRONOGRAMA DE PROGRAMACION:

Proyecto Temática Fecha Concertación

SIM Metodología Fecha Final

Parametrización del SIM

1-15 de octubre

Nutrición, Generaciones con Bienestar, Familia.

Misional 13-30 de septiembre

16 de octubre al 8 de noviembre

Mesas de trabajo

15 Noviembre

Protección Misional 15 y 16 de agosto

16 de octubre al 8 de noviembre

Mesas de trabajo

15 Noviembre

Primera Infancia

Misional Julio-Agosto 16 de octubre al 8 de noviembre

Taller y videoconferencias

15 Noviembre

Recaudo Misional 16 de septiembre al 8 de octubre

Cargue masivo desde la SEDE

Aplicativo 15 Noviembre

Capacitación, SNBF (sin recaudo)

Misional 1 de octubre Videoconferencia

15 Noviembre

Proyectos de inversión (Gastos Operativos).

Operativos 1 de octubre Videoconferencia.

15 Noviembre

Administrativa (Funcionamiento e Infraestructura)

Misional y operativos

25 de septiembre al 31 de octubre

Capacitaciones y sustentaciones

15 Noviembre




REGIONAL

ESTRUCTURA PRESUPUESTAL:

Cambios Generales:

Los rubros de Supervisión y/o Interventoría y/o Seguimiento y Evaluación serán

redistribuidos así:

Supervisión.

Interventoría y/o Seguimiento y Evaluación.

El rubro Soporte a la Gestión del Proyecto – Apoyo en la Contratación de Servicios,

será redistribuido de la siguiente manera:

Apoyo en la Contratación de Servicios – Soporte a la Gestión del Proyecto.

Apoyo en la Contratación de Servicios – Atención directa a la población.

Soporte a la Gestión del Proyecto – Gastos de Personal.

PRIMERA INFANCIA

Se eliminó el Subproyecto 104 “Atención a población víctima - fondo para el pago de

cuotas de participación y tasas compensatorias”; y pasó al 101 y al 102.

Se crearon las siguientes modalidades en el subproyecto 103 “Acciones Para al

Mejoramiento de la Atención a La Primera Infancia” :

Procesos de formación de agentes educativos

Estrategia fiesta de la lectura

Procesos de cualificación y fortalecimiento institucional.

GENERACIONES Se eliminan las modalidades del Subproyecto 101 - Promoción Y Prevención Para La

Protección Integral De NNA denominadas:

Generaciones con bienestar - Diferencial discapacidad.

Generaciones con bienestar - Otras formas de atención.

PROTECCION

Gestión Humana

Funcionamiento

1 de octubre Videoconferencia.

15 Noviembre




REGIONAL

En el Subproyecto 105 - Restablecimiento En La Administración De Justicia se

adicionan las siguientes modalidades:

Hogar Sustituto - Con proceso de restablecimiento de derechos

Atención Adolescentes en SRPA - Centro de atención especializado con programas

para la población con problemas por consumo SPA

Atención Adolescentes en SRPA - Semicerrado fin de semana

Atención Adolescentes en SRPA - Unidad especializada de intervención

Atención Adolescentes en SRPA - Casa de egreso

Atención Adolescentes en SRPA - Centro de atención especializad para adolescentes,

lactantes y/o con hijos menores de 5 años

Atención Adolescentes en SRPA - Centro de atención especializado abierto

Atención Adolescentes en SRPA - Detención domiciliaria

Atención Adolescentes en SRPA - Unidad móvil de justicia restaurativa

2. En el Subproyecto 103 - Vulnerabilidad O Adoptabilidad se adiciona la modalidad

Internado - discapacidad mental absoluta

VICTIMAS

Se eliminó el Subproyecto 101-3 - Seguimiento Nutricional

En el Subproyecto 102 - Acompañamiento A Los Hogares se adiciona la modalidad

Unidades móviles

CONSTRUCCIONES Se modifican los Subproyectos eliminando los Subproyectos Construcción,

remodelación y/o adecuación, y/o mantenimiento; y administración de planta física

y creando los siguientes subproyectos

Construcción, remodelación y/o adecuación, y/o mantenimiento

Mantenimiento

Gestión ambiental

Administración de planta física-arrendamientos




REGIONAL

Administración de planta física-vigilancia

Administración de planta física-servicios públicos VERIFICACION A ESTANDERES: La profesional de Aseguramiento a la Calidad informó que a la fecha se están adelantando las segundas visitas de las cuales: La meta del PROYECTO 7 son 86 UNIDADES Y 4 ENTIDADES, de las cuales se han visitado el 100% de los centros zonales Florencia 1 y Florencia 2; en el centro zonal Belén de los Andaquies se inician el 23 de septiembre y en Puerto Rico el 02 de octubre de 2013. Del programa Generaciones con Bienestar se informa que a partir del mes de octubre se estará dando inicio a la visitas de verificación a estándares, con la siguiente meta:

Caquetá Distancia respecto del Centro Zonal No. de Entidades y Unidades A VISITAR

Entidad / Unidad

Modalidad Perímetro urbano

Hasta 2 horas Entre 2 y 8 Horas

Más de 8 horas

Entidad

Entidad contratista de Generaciones con Bienestar 1 0 0 0 1

Unidad

Unidad de servicio de Generaciones con Bienestar 47 30 1 0 78

ENTIDAD

SUB TOTAL ENTIDADES CONTRATISTAS 1 0 0 0 1

UNIDAD

SUB TOTAL UNIDADES DE SERVICIO 47 30 1 0 78

TOTAL 48 30 1 0 79

Por último se informa que durante las segundas visitas solo se han generado dos situaciones de reporte inmediato a nivel del proyecto 7, las cuales ya tienen la respectiva respuesta a la Oficina Aseguramiento a la Calidad. El consorcio C&M presentó el siguiente informe de visitas: Visitas realizadas con corte a 30 de agosto de 2013:

CENTRO ZONAL MODALIDAD

OPTIMO

ACEPTABLE

RIESGO

TOTAL

FLORENCIA 2

ENTIDAD CONTRATISTA HOGAR INFANTIL 2 2

ENTIDAD CONTRATISTA CDI M.I




REGIONAL

UNIDAD DE SERVICIO HCB TIEMPO COMPLETO 2 2

BELEN


ENTIDAD CONTRATISTA CDI M.I

UNIDAD DE SERVICIO HCB TIEMPO COMPLETO 3 3

PUERTO RICO


ENTIDAD CONTRATISTA CDI M.I 1 1

UNIDAD DE SERVICIO HCB TIEMPO COMPLETO 4 3 7

TOTAL VISITAS 22

Resultados de visitas del centro zonal Florencia 2:

MODALIDAD CENTRO ZONAL

NOMBRE OPTIMA

ACEPTABLE

RIESGO

TOTAL VISITA

ENTIDAD CONTRATISTA DE HOGAR INFANTIL -2013

FLORENCIA 2

HOGAR INFANTIL LOS OLIVOS 100%

100%


FLORENCIA 2

HOGAR INFANTIL SOLANO 100%

100%

UNIDAD DE SERVICIO DE HCB TIEMPO COMPLETO

FLORENCIA 2 ANAIS

82.21%

82,21%


FLORENCIA 2 MIS AMIGUITOS

99.57%

99,57%

Resultados de visitas del centro zonal Belén de los Andaquies:

MODALIDAD CENTRO ZONAL NOMBRE

OPTIMA

ACEPTABLE

RIESGO

TOTAL VISITA

ENTIDAD CONTRATISTA DE HOGAR INFANTIL -2013 BELEN

HOGAR INFANTIL DE SAN JOSE DEL FRAGUA 100%

100%


HOGAR INFANTIL BELEN DE LOS ANDAQUIES 100%

100%

UNIDAD DE SERVICIO DE HCB TIEMPO COMPLETO BELEN LOS DELFINES 100%

100%

UNIDAD DE SERVICIO DE HCB TIEMPO COMPLETO BELEN LOS ENANITOS 100%

100%

UNIDAD DE SERVICIO DE HCB TIEMPO COMPLETO BELEN LOS ANGELITOS 100%

100%


HOGAR INFANTIL LOS PERIQUITOS 100%

100%




REGIONAL


HOGAR INFANTIL DE VALPARAISO 100%

100%

Resultados de visitas del centro zonal Puerto Rico:

MODALIDAD CENTRO ZONAL

NOMBRE OPTIMA

ACEPTABLE

RIESGO

Total Visita


PUERTO RICO

HOGAR INFANTIL DE PUERTO RICO. 100% 100%


PUERTO RICO

HOGAR INFANTIL EL PAUJIL 100% 100%

CDI M.I. ENTIDAD CONTRATISTA

PUERTO RICO

HOGAR MULTIPLE MI MUNDO DE ALEGRIAS 100% 100%


PUERTO RICO

HOGAR INFANTIL LUIS HUMBERTO FERRO 100% 100%


PUERTO RICO TURPIALES

74,29%

74,29%


PUERTO RICO LOS ARBOLITOS 99,58

99,58%


PUERTO RICO LOS LORITOS 89.97%

89.97%


PUERTO RICO LOS CARIÑOSITOS

79,26%

79.26%


PUERTO RICO PEQUEÑINES

72.18%

72.18%


PUERTO RICO

AVENTURAS INFANTILES 84.90%

84.90%


PUERTO RICO LOS LORITOS 90.32%

90.32%

Situaciones de Reporte Inmediato:

CONDICION DEL HALLAZGO

CATEGORIA SUBCATEGORIA CENTRO ZONAL

DESCRIPCION DEL HALLAZGO NOMBRE DELA UNIDAD

Manejo inadecuado de alimentos y/o medicamentos

Entrega de alimentos y/o medicamentos no autorizados

FLORENCIA 2

No se cumple con el ciclo de menús 'la entrega de alimentos no corresponde a lo estipulado por la minuta no se entregan" Frutas, verduras, Pollo, carne" La

ANAIS




REGIONAL

remplazan por enlatado.

Condiciones administrativas Sobre cupo

PUERTO RICO

en la unidad de servicio se encuentran 4 niñ@s menores de 2 años(se relacional en hoja anexo) La madre comunitaria argumenta que los recibe porque casi no hay niños y debe sostener cobertura.

TURPIALES

El Consorcio REDCOM presentó los avances de ejecución con corte al 15 de septiembre del 2013, donde informó que a la fecha se han realizado un total de 45 visitas a unidades de servicio, de los centros zonales Florencia 1 y Florencia, las visitas de los otros centros zonales se iniciarán en la última semana de septiembre y primera de octubre de 2013. SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DE METAS SOCIALES Y FINANCIERAS: Presentación del informe de ejecución de Metas Sociales y Financieras con corte a 31 de Agosto de 2013:

PRINCIPALES ALERTAS DERIVADAS DEL PROCESO DE METAS SOCIALES Y FINANCIERAS

REGIONAL CAQUETA

Fuente: SIM Modulo Ejecución MSF – Grupo de Planeación y Sistemas 10/09/2013.

a. PRIMERA INFANCIA

Atención a la Primera Infancia presenta baja cobertura en 70 Cupos correspondiente a:




REGIONAL

ATENCIÓN INTEGRAL: CDI - INSTITUCIONAL SIN ARRIENDO, Centro Zonal Florencia 1, presenta baja cobertura

de 12 cupos, en la Unidad de Servicio de Mateguadua, en el municipio de La Montañita, debido a la falta de transporte desde sus hogares a la UA, teniendo en cuenta que habitan en veredas aledañas al caserío.

ATENCIÓN MODALIDADES TRADICIONALES: Baja cobertura en 58 Cupos distribuidos así: HCB - TRADICIONALES FAMILIARES, CZ Puerto Rico con 4 UDS (56 Cupos) cerradas y

en espera de apertura en el municipio de San Vicente, UDS trasladadas del municipio de Puerto Rico. El CZ Belén de los Andaquíes presenta baja cobertura de 2 Cupos. Uno en la unidad de servicio de HCB – TC, “Tribilin” y otro en “Los Artistas” ubicados en el casco urbano del Municipio de Curillo.


EJECUCION FINANCIERA – PRIMERA INFANCIA.

DESCRIPCION APR. VIGENTE CDPAPR.

DISPONIBLECOMPROMISO % OBLIGACION %

PRIMERA INFANCIA $ 23.692.104.844 23.368.785.184 $ 323.319.660 23.360.162.646 99% $ 10.506.871.995 44%

ATENCIÓN INTEGRAL $ 17.086.386.807,00 $ 16.816.274.050,00 $ 270.112.757,00 $ 16.816.274.050,00 98% $ 6.680.731.451,00 39%

ATENCIÓN MODALIDADES

TRADICIONALES$ 5.495.946.550,00 $ 5.493.286.776,00 $ 2.659.774,00 $ 5.493.286.776,00 100% $ 3.266.834.942,00 59%

ATENCIÓN A POBLACIÓN

VÍCTIMA - FONDO PARA EL

PAGO DE CUOTAS DE

PARTICIPACIÓN Y TASAS

COMPENSATORIAS

$ 583.752.987,00 $ 582.740.597,00 $ 1.012.390,00 $ 582.740.597,00 100% $ 271.876.353,00 47%

SOPORTE A LA GESTIÓN DEL

PROYECTO - APOYO EN

CONTRATACIÓN DE

SERVICIOS

$ 293.680.260,00 $ 281.141.178,00 $ 12.539.082,00 $ 281.141.178,00 96% $ 161.906.318,00 55%


PROYECTO - VIÁTICOS Y

GASTOS DE VIAJE

$ 166.581.140,00 $ 129.585.483,00 $ 36.995.657,00 $ 120.962.945,00 73% $ 78.008.122,00 47%


PROYECTO - DE TIPO

ADMINISTRATIVO

$ 65.757.100,00 $ 65.757.100,00 $ 0,00 $ 65.757.100,00 100% $ 47.514.809,00 72%

Fuente: Modulo SIIF – Grupo de Planeación y Sistemas 02/09/2013.

b. NIÑEZ Y ADOLESCENCIA




REGIONAL

ALIMENTACION ESCOLAR. Para el periodo de Agosto el Centro Zonal Puerto Rico presenta baja ejecución en 1.241 correspondiente a: 8 cupos en Almuerzos del municipio de San Vicente del Caguán. 1.233 cupos en Desayunos; se dejaron de atender en los municipios de Cartagena del Chairá: 492 cupos, Puerto Rico: 221 cupos, San Vicente del Caguán: 483 cupos y El Paujil: 37 cupos. Lo anterior obedece a que la secretaria de educación no ha terminado de contratar los docentes en los diferentes municipios, como también el Cierre de vías debido al paro campesino afecto la prestación del servicio en algunas las unidades de servicio de los municipios de Cartagena del Chairá, San Vicente del Caguan y Puerto Rico en los Municipios de EL Doncello y El Paujil afecto la prestación del servicio debido a que los docentes de estos municipios se unieran al Paro FECODE.


GENERACIONES CON BIENESTAR. Se suscribieron los contratos Nos. 125 y 126 del 25/06/2013 correspondiente a las Modalidades Generaciones con Bienestar, para el mes de Agosto su ejecución es del 100%.

EJECUCION FINANCIERA – NIÑEZ Y ADOLESCENCIA.




REGIONAL


c. FAMILIA Y COMUNIDAD FAMILIAS CON BIENESTAR Se suscribió contrato de aporte 108 de 22/04/2013, con la Caja de Compensación Familiar COMFACA para la modalidad de Familias con Bienestar. En el momento el programa se encuentra en su fase de ejecución con 3.833 cupos y continúa con el proceso de Focalización en los diferentes municipios con el fin de lograr la meta de 4.011 Cupos. FORTALECIMIENTO A FAMILIAS DE GRUPOS ETNICOS. Durante el mes de Agosto fueron atendidas 193 familias (579 usuarios), distribuidas así: en el municipio de Milán 82 familias (238 usuarios) y en el municipio de Solano 55 familias (160 usuarios). Se realizaron talleres de fortalecimiento cultural y soberanía alimentaria con las comunidades y familias atendidas y se entregaron los insumos y herramientas para la construcción de 50 criaderos de gallinas en 5 comunidades indígenas beneficiarias. CZ Belén, municipio de San Jose atendió 56 Familias.




REGIONAL


EJECUCION FINANCIERA – FAMILIA. DESCRIPCION APR. VIGENTE CDP

APR.


FAMILIA Y COMUNIDAD $ 1.454.881.505 1.449.892.950 $ 4.988.555 1.449.892.950 100% $ 376.011.215 26%

APOYO Y ACOMPAÑAMIENTO

A FAMILIAS PARA EL

FORTALECIMIENTO DE LOS

VÍNCULOS, EL CUIDADO Y LA

CONVIVENCIA ARMÓNICA

$ 1.271.294.472,00 $ 1.271.294.472,00 $ 0,00 $ 1.271.294.472,00 100% $ 317.823.617,00 25%

FORTALECIMIENTO A

FAMILIAS DE GRUPOS

ÉTNICOS.

$ 139.436.000,00 $ 139.436.000,00 $ 0,00 $ 139.436.000,00 100% $ 34.859.000,00 25%


PROYECTO - APOYO EN

CONTRATACIÓN DE

SERVICIOS

$ 30.868.791,00 $ 30.868.791,00 $ 0,00 $ 30.868.791,00 100% $ 17.751.741,00 58%



GASTOS DE VIAJE

$ 11.249.965,00 $ 6.261.410,00 $ 4.988.555,00 $ 6.261.410,00 56% $ 4.108.373,00 37%


PROYECTO - DE TIPO

ADMINISTRATIVO

$ 2.032.277,00 $ 2.032.277,00 $ 0,00 $ 2.032.277,00 100% $ 1.468.484,00 72%





REGIONAL

*Protección incluye Apoyo a Víctimas.

Fuente: SIM Modulo Ejecución MSF – Grupo de Planeación y Sistemas 10/09/2013. d. PROTECCIÓN En el mes de Agosto de 2013 el Proyecto Protección presenta una ejecución de 748 de 2.010 Cupos Programados generando una diferencia de 1.262 cupos no ejecutados por los siguientes motivos: APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA FAMILIA - ATENCION TERAPEUTICA, Se ejecutaron 63 de 1.280 cupos. Su ejecución es acumulativa, se brinda atención a partir del mes de agosto de 2013; para ello se contrataron 2 profesionales especializados en Psicología Clínica en los Centros Zonales Florencia 1 y Florencia 2. VULNERABILIDAD O ADOPTABILIDAD - HOGAR SUSTITUTO ONG – VULNERACIÓN presenta baja cobertura en 39 Cupos así: CZ Florencia 1 de 70 cupos programados se ejecutaron 61 equivalente a 75 usuarios, 54 totalmente utilizados equivalentes a $33.479.946 y 21 parcialmente utilizados, por valor de de $4.391.661; total del valor ejecutado en el mes de Agosto de $37.871.607, valor programado $ 43.399.930 queda un sobrante de $5.528.323, saldo que se liberará al terminar el trimestre o para cubrir faltante del mismo periodo. El pago de bonificación a Madres Sustitutas se programó $13.755.000 y se ejecutó $10.306.425 con un excedente de $3.448.575. Igualmente se cancela el 33% de cupo no utilizado durante el mes por valor de $1.288.978. Total a girar en el mes de $49.467.010 CZ Florencia 2, atendió 60 cupos de 76, A partir del mes de agosto se suprime el valor de la Bonificación ($41.608) en cumplimiento de la Resolución 2925/2013. Se generó un excedente de $9.630.654 equivalente a 16 cupos no utilizados. CZ Puerto Rico de los cuarenta (40) cupos contratados, se utilizaron 30 cupos totalmente equivalente a $ 18.641.303, no se utilizaron 10 Cupos, pero de acuerdo a la CLAUSULA 6, PARAGRAFO TERCERO del contrato se paga el 33% de cupo No utilizado por valor $ 1.432.198.220. Se incluye la adicción de la bonificación a las madres sustitutas por valor de $ 5.806.575. Los cupos fueron utilizados por diversas situaciones presentadas como el traslado de NNA, evasión, la rotación, durante el mes de Agosto de 2013 y el reintegro de algunos NNA. CZ




REGIONAL

Belén en el mes de Agosto se atienden 48 cupos de 52. Se continua atendiendo menos cupos de lo programado teniendo en cuenta que se ha venido definiendo la situación legal de los NNA dentro de los términos de Ley, y dos niñas declaradas en adoptabilidad, se encuentran participando en la estrategia vacaciones de Verano desde el 18 de junio de 2013, razón por la cual se atendió por debajo de lo programado. HOGAR GESTOR – DISCAPACIDAD Su ejecución para el periodo de Julio fue de 272 cupos de 273 asignados a la Regional, la baja cobertura se reporta en el Centro Zonal Belén de los Andaquíes en el Municipio de San Jose del Fragua por el fallecimiento de un Niño, cupo que no se pudo asignar por que no se contaba con el acta de defunción. VICTIMA DE CONFLICTO ARMADO HOGAR GESTOR - DESPLAZAMIENTO FORZADO CON DISCAPACIDAD - AUTO 006 DE 2009, de 99 cupos contratados para la vigencia 2013 se ejecutaron 98. La diferencia de 1 cupo no ejecutado corresponde al CZ Puerto Rico. RESTABLECIMIENTO EN LA ADMINISTRACION DE JUSTICIA INTERVENCION DE APOYO - RESTABLECIMIENTO: Durante el mes de Agosto/2013, fueron atendidos 5 casos de 8, debido a que no se presentaron más casos que requirieran esta atención en la modalidad de restablecimiento de derechos. PRESTACIÓN DE SERVICIOS A LA COMUNIDAD: En el mes de agosto de 2013, de los 10 cupos contratados para la atención de los adolescentes sancionados con Prestación de Servicios Sociales a la Comunidad, fueron utilizados 9 cupos con 8 hombres y 1 mujer, quienes asisten de acuerdo a su escogencia en las diferentes instituciones de la Alcaldía y además reciben apoyo y acompañamiento interdisciplinario por las profesionales de la Fundación. En el mes iniciaron el cumplimiento de la sanción 3 adolescentes, de los cuales 1 retomo el proceso ya que estaba renuente a darle continuidad al mismo, por lo que debió realizarse intervención por parte de la Defensoría de Familia, 1 se trasladó a esta ciudad pues estaba radicado en otro municipio, 1 corresponde a un joven que se encontraba con sanción de privación de libertad y la Defensoría de familia solcito su sustitución y 1 fue autorizado por el Juez de conocimiento para que iniciará el cumplimiento de la sanción con el solo sentido del fallo, pues la sentencia como tal en la que se señale el lapso de tiempo a cumplir se dictará el 10 septiembre de acuerdo a fecha fijada por el juez LIBERTAD VIGILADA, En el mes de agosto de 2013, se utilizaron los 26 cupos contratados con Horizontes Fundación para el Amor y la Salud para la atención de los adolescentes sancionados con Libertad Vigilada, siendo atendidos 23 hombres y 3 mujeres, los cuales están dando cumpliendo a la sanción, según lo establecido en el Código de Infancia y Adolescencia. En agosto ingresaron 5 adolescentes, de los cuales 2 son por sustitución de sanción de privación de libertad a libertad vigilada, 1 retomo el proceso al regresar a la ciudad y los otros dos corresponden a sanciones impuestas a finales de julio y agosto INTERNAMIENTO PREVENTIVO, En el mes de agosto de 2013, en los 20 cupos contratados para la modalidad de internamiento preventivo con Horizontes Fundación para el Amor y la Salud, rotaron 24 usuarios de sexo masculino, a quienes se les garantiza el restablecimiento de sus derechos. En el mes de agosto egresaron 5 adolescentes así: 1 por traslado a Fundación Hogares Claret en Neiva, 3 por sustitución de sanción solicitadas por las Defensoras de Familia de Puerto Rico (1) y Florencia (2) y 1 por Habeas Corpus presentado por la




REGIONAL

Defensora de Familia de Florencia aunque se trataba de un adolescente del Circuito de Puerto Rico. Pasan para el mes de septiembre 19 adolescentes y jóvenes.


EJECUCION FINANCIERA – PROTECCION. DESCRIPCION APR. VIGENTE CDP

APR.


PROTECCION $ 6.120.481.310 5.887.988.756 $ 232.492.554 5.838.189.701 95% $ 3.379.645.384 55%

UBICACIÓN INICIAL $ 79.014.515,00 $ 79.014.515,00 $ 0,00 $ 79.014.515,00 100% $ 45.121.603,00 57%

APOYO Y FORTALECIMIENTO

A LA FAMILIA$ 33.128.100,00 $ 33.128.100,00 $ 0,00 $ 33.128.100,00 100% $ 0,00 0%

VULNERABILIDAD O

ADOPTABILIDAD$ 3.342.760.106,00 $ 3.223.667.607,00 $ 119.092.499,00 $ 3.204.876.527,00 96% $ 1.668.607.722,00 50%

VICTIMA DE CONFLICTO

ARMADO$ 565.368.735,00 $ 565.368.735,00 $ 0,00 $ 555.188.519,00 98% $ 310.291.309,00 55%

RESTABLECIMIENTO EN LA

ADMINISTRACIÓN DE

JUSTICIA

$ 480.542.928,00 $ 473.540.960,00 $ 7.001.968,00 $ 473.540.960,00 99% $ 278.306.349,00 58%

EMERGENCIAS EN CASOS

DE RESTABLECIMIENTO$ 102.313.535,00 $ 74.885.872,00 $ 27.427.663,00 $ 74.673.872,00 73% $ 45.833.600,00 45%


PROYECTO - APOYO EN

CONTRATACIÓN DE

SERVICIOS

$ 1.175.569.090,00 $ 1.130.823.978,00 $ 44.745.112,00 $ 1.126.243.219,00 96% $ 826.280.518,00 70%



GASTOS DE VIAJE

$ 209.562.785,00 $ 175.427.473,00 $ 34.135.312,00 $ 170.711.147,00 81% $ 133.705.408,00 64%


PROYECTO - DE TIPO

ADMINISTRATIVO

$ 99.633.633,00 $ 99.633.633,00 $ 0,00 $ 99.633.633,00 100% $ 56.053.191,00 56%


PROYECTO - DE TIPO

LOGÍSTICO

$ 8.155.369,00 $ 8.155.369,00 $ 0,00 $ 8.155.369,00 100% $ 3.975.100,00 49%


EJECUCION FINANCIERA – NUTRICION.




REGIONAL



NUTRICION $ 169.052.355 169.011.057 $ 41.298 168.712.454 100% $ 123.792.127 73%

ESTRATEGIA DE

RECUPERACIÓN

NUTRICIONAL

$ 105.259.087,00 $ 105.257.904,00 $ 1.183,00 $ 105.257.904,00 100% $ 78.943.428,00 75%

ADMINISTRACIÓN PARA LA

PRODUCCIÓN, COMPRA Y

DISTRIBUCIÓN DE

ALIMENTOS DE ALTO VALOR

NUTRICIONAL

$ 55.800.000,00 $ 55.800.000,00 $ 0,00 $ 55.800.000,00 100% $ 38.389.978,00 69%



GASTOS DE VIAJE

$ 3.008.189,00 $ 2.968.079,00 $ 40.110,00 $ 2.968.079,00 99% $ 2.968.079,00 99%


PROYECTO - DE TIPO

ADMINISTRATIVO

$ 4.310.545,00 $ 4.310.545,00 $ 0,00 $ 4.310.545,00 100% $ 3.114.716,00 72%

Fuente: Modulo SIIF – Grupo de Planeación y Sistemas 02/09/2013


DISPONIBLECOMPROMISO % OBLIGACION % PAGOS

REGIONAL

CAQUETA$ 47.201.918.742 45.214.676.291 $ 1.987.242.451 43.413.561.672 92% $ 23.281.933.466 49% $ 22.225.317.239

INFORME DE SOLICITUD DE ANULACIONES Y/O REDUCCIONES:

RUBRO DESCRIPCIÓN Tipo

Modificación

No Compromis

o No

Contrato Valor

SIF / SIF NacII

C-320-1504-4-0-103

Vulnerabilidad o adoptabilidad

Reducción 1581/15451

3 1009 1.006.665

SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: El Coordinador del Grupo Financiero, presenta el informe de cumplimiento de la Ejecución Presupuestal y PAC a 31 de Agosto de 2013, conforme se describe a continuación.

Presupuesto Gastos de Personal

Gastos Generales

Inversión Total

Apropiado $3.504.015.127 $315.483.97

5 $43.382.419.64

0 $47.201.918.74

2

Comprometido, incluido certificados disponibilidad

$2.409.733.483

$306.324.712

$ 42.498.993.452

$45.215.051.647

Saldo Disponible $1.094.281.644 $9.159.263 $883.426.188 $1.986.867.095

Porcentaje Ejecución

69% 97%

98%

96%

CUMPLIMIENTO DEL PAC:




REGIONAL

PAC Gastos de Personal

Gastos Generales

Inversión Total

Aprobado $2.176.875.567 $193.235.798 $23.078.681.194 $25.448.792.559

Ejecutado/pagos $2.057.794.133 $184.577.534 $19.982.945.572 $22.225.317.239

Saldo Disponible $119.081.434 $8.658.264 $3.095.735.622 $3.223.475.320

Porcentaje Ejecución

95%

96%

87% 87%

La mayor incidencia en la inejecución del PAC en el concepto de Inversión, se sustenta principalmente en la modalidad Alimentación Escolar, $1.953.230.306 equivalente al 63% del PAC disponible en este concepto, por las siguientes razones:

Algunas unidades de servicio no funcionaron en el primer trimestre, debido a que la Secretaría de Educación Departamental no contrató los docentes en el tiempo indicado.

Dificultades en la legalización de cuentas de la Entidad Administradora de Servicio Vicariato Apostólico San Vicente Puerto Leguizamo, debido a la dispersión y alta ruralidad de las Unidades de Servicio.

Demora en la aprobación y suscripción del certificado de pago por la Interventoría en la ciudad de Bogotá, en cumplimiento de la ejecución del Contrato de Consultoría No 3342 de 2012 suscrito entre el ICBF Nivel Nacional y C&M Consultores S.A modalidad Alimentación Escolar, correspondiente a los documentos de la revisión previa y conjunta con la participación del Centro Zonal, Interventoría Regional y Entidad Administradora de Servicio, trámite que genera demora en los desembolsos, adicionalmente las cuentas para trámite de pago una vez certificado por la interventoría se están recepcionado en la fecha de cierre financiero mensual, tal como sucedió con las cuentas de los contratos Nos 259 APDS y No 261 Vicariato Apostólico San Vicente Puerto Leguizamo , donde al cierre del mes de agosto quedaron constituidas cuentas por pagar de estos contratos en la suma de $1.056.616.227, seguido de la modalidad Generaciones con Bienestar en la suma de $462.095.949 equivalente al 15% del PAC disponible, proceso de convocatoria pública declarada desierta, iniciando su ejecución a partir del primero de julio de 2013.

Revisión saldos disponibles de apropiación.

Revisados los saldos disponibles de apropiación las dependencias responsables en el nivel regional deben efectuar la devolución de los recursos libres de afectación presupuestal en cumplimiento al análisis a la ejecución presupuestal y ejecución de contratos, en cumplimiento del PROCEDIMIENTO SOLICITUD CONTROL Y REGISTRO DE LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTALES Y A LAS METAS SOCIALES Y FINANCIERAS PR4.MPE1, conforme se relaciona a continuación.

Dependencia Identificador Concepto Valor

Grupo Administrativo A-2-0-4-2-104 Servicios de Bienestar Social

307.056




REGIONAL

Grupo Administrativo C-310-300-2-203 Soporte a la Gestión del Proyecto- Apoyo en Contratación de servicios

3.672.774

Grupo Administrativo C-310-300-2-402 Soporte a la Gestión del Proyecto- Apoyo en Contratación de servicios

3.322.986

De la misma manera está pendiente por parte del nivel nacional dar trámite a las solicitudes de devolución de recursos conforme se relaciona a continuación.

Rubro Recurso Valor Estado

Impuesto de vehículos 27 $175.356 CDP 415 pendiente de contracreditar

Investigación y Evaluación 27 200.000 CDP 426 pendiente de contracreditar

Soporte a la Gestión del Proyecto de Tipo Logístico

21 19.100 Pendiente trámite Nivel Nacional

Gravamen a los Movimientos Financieros 21 76 Pendiente trámite Nivel Nacional

Atención Integral 11 6.056.000 Pendiente trámite Nivel Nacional

Atención a la Población Victima- Fondo para el pago de cuotas de participación

27 1.012.390 Pendiente trámite Nivel Nacional

Soporte a la Gestión del Proyecto- Apoyo en Contratación de Servicios C-310-300-2-0-502

21 156.078 Pendiente Trámite Nivel Nacional

Gravamen a los Movimientos Financieros C-310-300-2-0-701

21 624 Pendiente Trámite Nivel Nacional

Soporte a la Gestión del Proyecto- Apoyo en Contratación de Servicios

27 3.240.000 Pendiente Trámite Nivel Nacional

Gravamen a los Movimientos Financieros C-410-300-6-0-107

21 800 Pendiente Trámite Nivel Nacional

Soporte a la Gestión del Proyecto- Apoyo en Contratación de Servicios C-320-1507-1-0-102

11 1.409.035 Pendiente Trámite Nivel Nacional

Análisis de saldos de certificados de disponibilidad con saldos sin usar.

Se presenta la relación de los saldos de los certificados de disponibilidad con saldos sin usar




REGIONAL

con corte al 18/09/2013, el Grupo de Asistencia Técnica debe efectuar el trámite de la liberación del saldo del CDP No 526 correspondiente a comisión de servicio, igual el Grupo Jurídico saldo del CDP No 517 Soporte a la Gestión del Proyecto- Apoyo en Contratación de Servicios, los demás certificados vigentes respaldan procesos contractuales, nómina e inherentes, servicios públicos, comisiones de servicio y traslado centralizado de recursos informados a la Sede Nacional en cumplimiento del PROCEDIMIENTO SOLICITUD CONTROL Y REGISTRO DE LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTALES Y A LAS METAS SOCIALES Y FINANCIERAS PR4.MPE1, certificados de disponibilidad Nos 415, 426, 530 y 540.

Seguimiento a Obligaciones y pagos

El Coordinador del Grupo Financiero presentó el informe de seguimiento de las cuentas tramitadas para pago y el estado de las mismas, conforme se relaciona a continuación. De la misma manera informa que se ha dado trámite de pago de las cuentas de Soporte a la Gestión del Proyecto- Apoyo en Contratación de Servicios de los contratistas de las diferentes dependencias del nivel regional y zonal.

Modalidad Valor Estado de pagos

Observación

Atención modalidades Tradicionales

$523.322.796 100% Hogares Comunitarios de Bienestar y Cuotas de Participación Población Desplazada

Atención Integral Recurso 11

$4.806.571.765 Pendientes de pago una vez sitúen el PAC recurso 11

Alimentación Escolar $1.056.616.227 100% Cuentas por pagar al cierre del mes de agosto/2013 contratos 259 y 261

Alimentación Escolar $317.525.536 100% Contratos 259, 261, 264 y 265

Recuperación Nutricional Pendiente de trámite

Vulnerabilidad o Adoptabilidad

$211.524.960 Modalidad Hogar Sustituto mes agosto de 2013.

Familias con Bienestar $254.258.894 100% Contrato 108 periodo junio-julio

Generaciones con Bienestar

$139.946.400

100% Contratos 125 Pendiente trámite contrato 126 por valor de $17.904.051

Responsabilidad Penal $42.569.057 100% Contratos Nos 272,274,275,123 y 279

Vulnerabilidad o Adoptabilidad

$122.520.719 100%

Hogares Gestores mes agosto de 2013

Investigación y Evaluación $15.000.000 Pendiente de pago.

3. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE PLANES 3.1. Plan de acción:




REGIONAL

Los indicadores del Plan de Acción a la fecha no han sido publicados. 3.2. Plan de contratación y compras PACCO. PRESENTACION INFORME PACCO La coordinadora del Grupo de Planeación y Sistemas, socializa el informe de avance a la Ejecución PACCO con corte a 30 de Agosto de 2013.

Como Vamos: Reporte de Indicador Ejecución/ Asignación mes de Agosto - Porcentajes a Nivel Nacional con corte a 19/09/2013:

Ejecución Agosto: informe detallado de Ejecución PACCO con corte a 31 de Agosto 2013, el cual presenta un avance del 57,6% (Acumulativo) con respecto a la Asignación ubicándolo en estado Riesgo. A qué obedece la diferencia entre lo Asignado v/s Programado en PACCO?.




REGIONAL

3.3. Plan de mejoramiento CGR. Se envió plan de mejoramiento de la Contraloría a la Dirección de Control Interno el día 6 de Septiembre 4. SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SIGE.




REGIONAL

4.1. Informe Acciones de Mejora. A la fecha en ISOLUCION se encuentran 88 Acciones correctivas de las cuales 13 se encuentran con estado abiertas y 75 cerradas. Las abiertas se encuentran en ejecución, dentro de los términos. Servicios No Conformes 47, todas cerradas, No Conformidades del Servicio 40, 2 abiertas y 38 cerradas. En el mes de agosto desde la regional se generaron 5 acciones correctivas, 3 servicios no conformes y 1 No conformidad del sistema. Durante el presente año se han generado las siguientes acciones de mejora: 20 Acciones correctivas, 11 Servicios No Conformes, 6 No Conformidades del Sistema y 1 Acción Preventiva. Distribución por Macro procesos / procesos, de las acciones de Mejora generadas en el 2013:

ACCION DE MEJORA

MACRO PROCESO / PROCESO No. DE ACCIONES

AC

CIO

NE

S

CO

RR

EC

TIV

AS

Mejoramiento continuo 1

Primera infancia 4

Restablecimiento de Derechos 4

Servicio y Atención 2

Gestión Administrativa 2

Gestión Humana 3

Gestión Tecnológica 3

Verificación y constatación de instituciones 1

TOTAL 20

ACCION DE MEJORA


SE

RV

ICIO

S N

O

CO

NF

OR

ME

S Restablecimiento de derechos 6

Gestión Adopciones 2

Gestión Responsabilidad penal 1

Gestión de Servicios y Atención 2

TOTAL 11

ACCION DE MEJORA


NO

CO

NF

OR

MID

AD

ES

DE

L S

IST

EM

A

Mejoramiento 1

Primera Infancia 1

Gestión Servicio y Atención 1

Gestión Administrativa 2

Gestión Financiera 1

TOTAL 6




REGIONAL

ACCION DE MEJORA


AC

CIO

NE

S

PR

EV

EN

TIV

AS

Gestión tecnológica

1

TOTAL

1

El análisis de los procesos que más generan acciones de mejora, unido al análisis de las causas de las mismas, permite concluir que en el macro proceso Gestión de Restablecimiento de Derechos, es donde más acciones de mejora se generan, (4 Acciones correctivas y 6 Servicios No conformes), cuyas causas también se relacionan con las acciones generadas desde el Macro proceso Gestión de Servicio y Atención (2 Acciones correctivas, 2 Servicios No conformes y 1 No conformidad del Sistema), lo que permite observar que se requiere fortalecer el análisis de las causas que conllevan la no conformidad detectada, para que se realice un buen plan de acciones que permita eliminar las causas raíces del problema, por lo tanto se hace necesario igualmente que quien evalúa los resultados alcanzados en una acción correctiva, verifique si efectivamente se logra la eficacia. Se aclara que fundamentalmente en uno de los Centros Zonales es donde se presenta el mayor número de inconsistencias por ausencia de seguimiento, inoportunidad de gestión y respuesta a peticiones, falta de calidad; y que se ha identificado las personas que vienen generando estos incumplimiento, por lo que se hace necesario tomar las medidas para analizar las causas y tomar acciones en pro de la mejora continua. 4.2. Seguimiento a acciones de mejora resultado auditoría interna SIGE.

La acción correctiva 1553 fue generada en octubre del 2012 desde la Dirección Regional a la Dirección Administrativa, por uno de los hallazgos de la auditoria interna, y actualmente se encuentra con estado abierto, con fecha prevista de cierre para el 07/12/12. El plan de actividades propuesto desde la Dirección administrativa, contiene 2 actividades a cargo de Constanza Medina Ariza, una de las cuales venció el 30/04/13, y a la fecha está pendiente el registro del resultado por parte de la responsable. De otra parte, Hayden López Palacio, registró en los resultados de esta acción de mejora, algo que no corresponde al plan de esta acción de mejora ni a la regional, porque son acciones realizadas en otro departamento; por lo que solicitará realizar la corrección respectiva. Teniendo en cuenta que el tema fue socializado en el reciente encuentro Nacional de Planeación, con la profesional Épico de la Dirección Administrativa, Nohora Milen Cortez Cantor, se le solicitará apoyo con el seguimiento a las acciones planeadas y con el cumplimiento del procedimiento “ Acciones Correctivas”, propiciando la evaluación de los resultados dentro de los términos, que permitan eliminar las causas de la no conformidad detectada. 4.3. Mapa de Riesgos. Se recuerda que el indicador “Porcentaje de riesgos mitigados”, es trimestral, sin embargo los grupos y centros zonales, deben remitir el último día hábil de cada mes, los resultados de las actividades programadas en cada riesgo, acorde al corte establecido, por ejemplo, las




REGIONAL

actividades que están con corte a septiembre de 2013, deben remitirse a Planeación y Sistemas el 30/09/13, en los respectivos mapas de riesgo. Se informa que se está construyendo desde la Subdirección de Mejoramiento, una nueva herramienta para migrar los mapas de riesgo, se deben analizar por Macro procesos/procesos cuales riesgos aplican para los dos niveles, (la Regional tiene 20 mapas de riesgo, los CZ tienen 16 mapas de riesgos), el tratamiento debe estructurarse a partir del ciclo PHVA, indicando la fecha de inicio y fecha final de cada una. El indicador de riesgos correspondiente al tercer trimestre del presente año, se medirá a partir del cumplimiento de 11 actividades, distribuidas en los siguientes macroprocesos:

Nombre del Riesgo

No. acciones

definidas corte

30/09/13

Número de acciones

que se dio

cumplimiento

MEJORAMIENTO CONTINUO

Desarticulación del Sistema Integrado de Gestión

6 1 Septiembre 1 Noviembre 4 Diciembre

GESTION PROMOCION Y PREVENCION

Deserción de los niños, niñas y adolescentes del programa

3 1 Agosto 2 Diciembre

RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS

Fallo errado Mitigado NA

Omisión del supervisor del contrato frente al incumplimiento de los lineamientos técnicos por parte de los operadores

3 1 Agosto 2 Octubre

RESPONSABILIDAD PENAL

Carencia de operadores para la atención de las modalidades del Sistema de Responsabilidad Pena

4 1 Septiembre 2 Diciembre

DIRECCION ADMINISTRATIVA

Pérdida de bienes 3 Diciembre Septiembre

Octubre

Interrupción en la prestación del servicio del apoyo

4 Octubre Septiembre (2)

Diciembre

GESTION CONTRATACION

Paralización en la prestación del servicio Mitigado NA

Interés indebido en la celebración de contratos

1 Septiembre

GESTION JURDICA

Cohecho propio 1 Septiembre




REGIONAL

GESTION DE COMUNICACIONES

Desinformación generada sobre la entidad en los medios de comunicación

4 3 Diciembre 1 Agosto

La comunicación no llega de manera oportuna, y/o no se enteran los posibles interesados de los niños y niñas

2 Agosto Octubre

ASEGURAMEINTO A LA CALIDAD

Deficiencia en el alcance o revisión de las variables verificadas a los operadores de los servicios.

3 1 Septiembre 2 Diciembre

4.4. Tablero de control. A la fecha no ha sido publicado el Tablero de Control de agosto, desde la Subdirección de Evaluación y Monitoreo. Se recuerda a los integrantes del Comité, que acorde al cronograma recibido de la Subdirección de Evaluación y Monitoreo, el cual fue remitido a Grupos y Centros Zonales, frente a las fechas de publicación, revisión y reporte de análisis de los indicadores, una vez se publique el tablero preliminar, hay plazo 3 días para que los responsables de procesos verifiquen los resultados publicados, y en caso de presentar inconsistencias se proceda inmediatamente a realizar la gestión pertinente con el dueño del proceso a nivel nacional, para que si procede el ajuste, se realice desde el nivel nacional con la Subdirección de Evaluación y Monitoreo, antes de que se publique el tablero de control definitivo de cada mes. Se aclara que por directriz recibida en el V Encuentro Nacional de Planeación y Control de Gestión, independientemente de la periodicidad del indicador, mensualmente se debe registrar avances del mismo en el tablero de control. 4.5. Seguimiento compromisos revisión por Dirección: Se encuentran 49 compromisos de Revisión por Dirección, distribuidos en los Macro procesos, así:

MACROPROCESOS / PROCESOS No. COMPROMISOS

SNBF 3

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 2

MEJORAMIENTO 4

SERVICIO Y ATENCION 5

NIÑEZ Y ADOLESCENCIA 1

GESTION PARA LA ATENCION A LAS FAMILIAS 3

GESTION DE NUTRICION 8

PROTECCION 9

GESTION DE CONTRATACION 1




REGIONAL

GESTION JURIDICA 3

GETION HUMANA 1

GESTION ADMINISTRATIVA 4

GESTION FINANCIERA 1

ASEGURAMIENTO A LA CALIDAD 1

GESTION TECNOLOGICA 3

TOTAL 49 Con corte a agosto/13, solamente se encuentran 2 compromisos, de los Macro procesos Gestión de Servicio y Atención, y Gestión Tecnológica, los cuales se cumplieron:

No Descripción de la Decisión Responsable Fecha Acciones Adelantadas /

Resultados Estado (Cumplido /

Pendiente) Dificultades

1

Ajustar herramienta autocontrol que permitan realizar el seguimiento a las peticiones y así evitar el vencimiento de estas.

Profesional PAC Regional

31/08/13

El 29/08/13 fue remitido a Coordinadores zonales y responsables de atención al ciudadano, herramienta de autocontrol en Excel para prevenir el vencimiento de peticiones que ingresan al SIM. El objetivo es que el archivo sea diligenciado en sus campos básicos (letra roja) por cada profesional que desee implementarlo, y en la medida que se acerque la fecha de vencimiento la primera columna de cada pestaña cambiara de color automáticamente como un semáforo. Por ejemplo 0 a 9 días de creación: color verde; entre 9 y 14 días color amarillo y más de 15 días en color rojo.

CUMPLIDO

Los profesionales responsables de constatar las peticiones, quejas y reclamos, no están haciendo uso de la herramienta de autocontrol.

2

Generar acción de mejora por incumplimiento del indicador “MPA6-01 Aplicación de las herramientas informáticas en el ICBF”.

Coordinador Planeación y

Sistemas 20/08/13

Se generó la Acción Correctiva 3147, por incumplimiento de Grupos Planeación y Sistemas, Administrativa, Asistencia Técnica, Jurídico, y los cuatro centros Zonales.

CUMPLIDO

Durante el periodo evaluado no a todos los responsables del SIM les direccionan peticiones, respecto a SIJA y SEVEN, fue por omisión. Se realizan alertas mensuales y se cambio el perfil a consulta para algunos usuarios que no requieren permanentemente el uso del aplicativo.




REGIONAL

4.6. Socialización V Encuentro Nacional de Planeación y Control de Gestión: Acciones de mejora: A mediados de octubre se ajusta el módulo de mejoramiento de ISOLUCION, con actualización del Eje al que pertenece cada acción de mejora, filtros de selección múltiple con opciones estadísticas, identificación del Eje del SIGE al que pertenece la acción de mejora, reubicación de la fecha prevista de cierre: Se registra al final del análisis de causas y plan de acciones. Inclusión de columnas: Para medir oportunidad (compara fecha prevista de cierre y cumplimiento). Para medir eficacia. Para registrar número de reformulaciones realizadas, para visualizar fecha prevista de cierre. Igualmente se bloquea jerarquía de procesos: Clasificación de Procesos estratégicos, misionales, de apoyo, de evaluación. Acciones generadas por auditorías internas: Revisión desde Control interno y Subdirección de Mejoramiento Organizacional. Indicadores: Los indicadores de primer nivel son solicitados semanalmente a nivel sectorial, los de segundo nivel, son los que hacen parte del resultado de Gestión Institucional, los de tercer nivel corresponden a los procesos. Mapa de riesgos: Se crea una nueva herramienta para migrar los mapas de riesgo, se deben analizar por Macro procesos/procesos cuales riesgos aplican para los dos niveles, (la Regional tiene 20 mapas de riesgo, los CZ tienen 16 mapas de riesgos), el tratamiento debe estructurarse a partir del ciclo PHVA, indicando la fecha de inicio y fecha final de cada una. Matriz de requisitos legales y de aspectos e impactos ambientales. Se deben remitir a la Subdirección de Mejoramiento el 15/10/13. Revisión por dirección: Se ubicó carpeta en Repositorio de Mejoramiento para publicar resultados. Compromisos SIGE: Implementar el Proyecto de Gestión documental (Organización de archivos - Documentos digitales). 30/10/13. Implementar el nuevo modelo financiero (SIIF nación II), pagos centralizados. Implementar el nuevo modelo de asistencia técnica (Matías). 30/12/13. Hacer ejercicios muestrales de verificación en la Gestión de peticiones, quejas y reclamos. 30/11/13. Nuevo modelo de supervisión. (Cada área misional definió unos criterios para supervisión de contratos, y a partir de esto un número de contratos que puede realizarse en cada regional. 30712/13. Bajar estructura nacional a nivel regional y zonal. Reclasificación de salarios, ampliación de planta. Ajustar y evaluar matrices de aspectos e impactos ambientales y de requisitos legales. A 15/10/13. Valorar riesgos ambientales en Regional y Centros Zonales. A 30/11/13. Hay 3 riesgos ambientales: Contaminación de recursos naturales en cada componente, derrame de sustancias químicas y combustibles, volcamiento/caída de árboles hacia infraestructura.




REGIONAL

Realizar simulacros y pruebas frente a riesgos ambientales. 15/12/13, Realizar actividades del Plan de Gestión Ambiental. 30/12/13. Dirección Administrativa enviará recursos a Regionales para traslado de residuos especiales. Rotulación de activos (parte de esta rotulación la soluciona la gestión documental). 30/10/13. Finalizar matriz de riesgos de Seguridad de la información. 30/09/13. Implementar controles tecnológicos y de gestión. 15/12/13 Promover generación de acciones de mejora en SYSO. 15/12/13. Finalizar la implementación del plan de trabajo con la ARL. 31/12/13.. Elaborar estudio de iluminación. 15/12/13. Envío de metodología, instrumento y retroalimentación para riesgos SYSO, en nuevo instrumento de recolección y valoración de datos, El 15/11/13 se deben remitir los riesgos SYSO a Yesica Parra. Implementar estrategias de comunicaciones de los riesgos SYSO a visitantes. Funcionamiento y vigencia de los COPASO y acoso laboral. (Se solicitan resultados de compromisos, mejoras implementadas). 15/12/13. Implementar el plan de emergencias y realizar simulacros. 15/12/13. Promover la formulación de acciones de mejora en SYSO. 30/12/13. En las listas de verificación ambiental aplicadas en unidades de Servicio, desde el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, se debe verificar la seguridad de la información registrada en las historias de los niños, medidas de restricción de acceso a archivos, que se esté protegiendo la información de los niños. Teniendo en cuenta que los 4 objetivos del SIGE plasmados en la política ambiental (cultura ambiental, disminución de consumos, disminución de impactos por residuos sólidos y medición de huella de carbono), se deben hacer visibles en el desarrollo de las actividades administrativas y de los programas y servicios, desde la Sede Nacional enviarán herramientas básicas para los operadores (Medición de aspectos e impactos ambientales, saneamiento básico) 30/09/13. Para la medición de la huella de carbono, desde la Subdirección de Mejoramiento Organizacional y el Grupo de Abastecimiento, desarrollan una Guía para definir en fases, la determinación de la huella de carbono a nivel regional y zonal. El ICBF es la primera institución pública nacional vinculada a PACTO GLOBAL COLOMBIA, hizo parte del primer reporte global ambiental que se encuentra en la página de Naciones Unidas. 5. informe de supervisión y liquidación de contratos. Se debe remitir por parte de los coordinadores de los centros zonales los certificados de cumplimiento de acurdo al artículo 50: Centro Zonal Florencia 1: 239, 70, 108, 125 y 126 Centro Zonal Florencia 2: 237, 241, 245, 246, 247, 256, 261, 264, 67,68, 72, 73, 108, 123, 124, y 125. Centro Zonal Puerto Rico: 232, 233, 234, 235, 236, 248, 249, 255, 261, 71, 108 y 125 Centro Zonal Belén de los Andaquies: 225, 227, 228, 242, 243, 251, 254, 259, 264, 74, 108, 121, y 125 SEGUIMIENTO INFORMES DE SUPERVISION DE CONTRATOS:




REGIONAL

Se deben remitir los informes de supervisión trimestrales de los siguientes contratos: Centro Zonal Florencia 1: 26, 28, 29, 30, 42, 105, 127, 116, y 131 Centro Zonal Florencia 2: 108, 13, 28, 21, 47, 92, 93, 117, 126 y 127. Centro Zonal Puerto Rico: 117, 127 y 139 Centro Zonal Belén de los Andaquies: 1, y 127 Grupo Administrativo: 100/2012 Grupo de Asistencia Técnica: 43 y 94. Grupo Financiero: 129. 6. Evaluación de la Gestión.

Informe de seguimiento a reporte de informe de valija.

Revisado el informe de valija del mes de Agosto, se evidencia cumplimiento en el reporte de información de los Grupos Asistencia Técnica, Jurídico, Administrativo y Financiera; de esta forma se evidencia el cumplimiento de remisión de informes en la fecha establecida según Resolución No. 4094 del 17/09/2010. 6.5. Análisis indicadores de protección (semáforo) a partir del SIM.

ESTADO DE INDICADORES PROCESO ADMINISTRATIVO DE RESTABLECIMEINTO DE

DERECHOS:

INDICADOR MPM5.P1-03: NNA CON AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACION SIN DEFINICION DE LA SITUACION JURIDICA ENTRE 120 -180 DIAS. 4/177=2%.

Centro Zonal Defensor de Familia

Primer Apellido

Segundo Apellido

Primer Nombre

Segundo Nombre

CZ FLORENCIA 2

Flor Angela Chantre Olarte

MACA ANACONA

JEFREY

CZ FLORENCIA 2

Flor Angela Chantre Olarte

Bahamon Trujillo Dayana Vanesa

CZ PUERTO RICO

Oscar Armando Cuellar Guerrero

ORDOÑEZ

RAMIREZ DIEGO FERNANDO

CZ BELEN DE LOS ANDAQUIES

Martha Carolina Cadena Lopez

Losada Quintero Branyi Paola

INDICADOR MPM5.P1-04 NNA CON AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACION SIN DEFINICION DE LA SITUACION JURIDICA CON MAS DE 180 DIAS: 1/177=0%

Petición Centro Zonal Defensor de Familia

Primer Apellido

Segundo Apellido

Primer Nombre

Segundo Nombre

18104221 CZ PUERTO RICO

Gina Marcela Gasca Ospina

MONTENEGRO

HERRERA

HIUSY DAHIANA




REGIONAL

INDICADOR PM03-04: No. NNA UBICADOS EN HOGAR SUSTITUTO CON PERMANENCIA MAYOR A 12 MESES.

INDICADOR PM03-05: No. NNA ubicados en medio institucional con permanencia mayor a 12 meses:

INFORME DEL SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL.

En el mes de agosto de 2013, a través de las Defensorías de Familia del SRPA se atendieron 36 casos de adolescentes que ingresaron al SRPA, de los cuales 14 casos son por Hurto, 2 casos Acceso carnal abusivo con menor de 14 años, 9 casos de Daño en bien ajeno, 5 caso por Tráfico, fabricación o porte de estupefacientes, 3 casos por lesiones personales, 2 casos por Fabricación, tráfico y porte de armas de fuego o municiones; 1 caso por Violencia Intrafamiliar. De los 36 casos ingresados, 35 son hombres y 1 es mujer y de acuerdo a las edades 13 son de 15 años, 6 son de 16 años, 17 son de 17 años. De la totalidad de ingresados solo a 1 el Juez Penal Municipal con funciones de control de garantías le decreto medida de internamiento preventivo, Reintegro al Hogar con proceso judicial 30 casos y 6 casos se aplicó principio de oportunidad. Los 36 casos se atendieron de acuerdo con la competencia; así: 32 en el municipio de Florencia, 1 caso en Puerto Rico y 3 caso en Belén de los Andaquíes. NNA PENDIENTES DE INGRESO A COMITÉ DE ADOPCIONES: CENTRO ZONAL FLORENCIA 2: LAURA MARYURI GONZALEZ ANTURY. CENTRO ZONAL PUERTO RICO: YURI NN, corriendo términos pendiente de ingreso 4/11/13.

7. INFORMES DE PROYECTOS Y SERVICIOS.

7.1. Seguimiento al Plan de Acción del SNBF (CIUDADES PROSPERAS).

Se presenta el informe de avance de cumplimento de indicadores y programas del SNBF, empezando por el informe de seguimiento y monitoreo de los CPS, a la fecha del 19 de septiembre se habían realizado los CPS de los municipios de Florencia (sin autoevaluación), Gobernación, Albania, Valparaíso, Curillo, Puerto Rico, San Vicente, Morelia y San José.

Continua con el informe de asistencia técnica en formulación de política pública, que a la fecha se ha brindado a 9 municipios de Milán, Solano, San Vicente, El Doncello, Belén de los Andaquíes, Florencia, Morelia, Paujil y Cartagena del Chairá, dando cumplimiento a la meta del trimestre y con la opción de sobrepasarla si se cumple con la programación de 3 asistencias a los municipios de La Montañita, Cartagena y San José.

Luego se presenta el informe de la asistencia técnica al Sistema de Seguimiento a la Garantía de Derechos, a la fecha se ha dado asistencia a 3 municipios, Morelia, Doncello y San Vicente y queda pendiente Florencia y San José para cumplir la meta del trimestre.




REGIONAL

Seguidamente se presenta el informe de la conformación de la Red de Protección Integral, la cual está conformada con fecha actual, por los delegados de la Gobernación, Florencia, Solano, Morelia, La Montañita, El Doncello, Valparaíso, Albania y Curillo, aclarando que la meta de este año, se cumplió con los delegados de la gobernación y cuidad capital.

Por último se presenta el informe de Ciudades Prosperas, donde se presenta los 7 ejes tematicos el primero, avanzar en la atención a la Primera Infancia, “de Cero a Siempre, segundo, prevención y mitigación de factores de riesgo en niños, niñas y adolescentes y el fortalecimiento de entorno protectores, tercero, Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes dese el concepto de justicia restaurativa, cuarto, Desarrollo Urbano Incluyente, Quinto, Hábitos de alimentación y vida saludables, sexto participación para la promoción de entornos urbanos Amigables de los niños, niñas y adolescentes, y el séptimo es el eje transversal de la formulación de la política pública, posteriormente se presenta las actividades que se han realizado hasta la fecha, las cuales se relacionan a continuación: Conformación del Comité Local Promotor - decreto 181, realización de dos comités de seguimiento, se cuenta con plan de acción producto del primer taller local de Asistencia Técnica Plan aprobado tras un ejercicio de acompañamiento y retroalimentación permanente, tablero de Control montados en el Micro sitio, Cuaderno de Campo donde se ingresan todas las acciones que vienen adelantando en el barrio, encuentro con el pedagogo Francesco Tonucci, creador conceptual de la Ciudad de los Niños en Medellín, desarrollo de documentación técnica de soporte para el eje DIU, asistencia técnica en DUI a alcaldía, designación por parte de alcaldía de enlace técnico para los temas de seguridad y prevención vial, construcción del marco conceptual del Espacio Público Incluyente EPI, matriz de Identificación local de temas y actores clave para el eje DUI, implementación de la Escuela Itinerante de Familia –beneficiados 10,936 Niños, Niñas, adolescentes y sus familias, modelo de Intervención en el barrio priorizado por las ciudades, 2 talleres de Asistencia Técnica en Florencia, participación en 3 Talleres Nacionales de Asistencia Técnica, participación de la ciudad con Experiencia Exitosa en el marco de Ciudades Prósperas, fase 1 de los nodos de participación con PNUD (10 Nodos) activa participación en la difusión de la información del proyecto Ciudades Prósperas en los medios locales-Facebook, feria de servicios en el barrio priorizado, 7.4. Seguimiento y monitoreo a la transferencia niños, niñas al Sistema Educativo – Vigencia 2013.

Se realizó el cruce de base de datos SIMAT Florencia con corte a 31 de Agosto de 2013 y SIMAT Caquetá con corte a 16 de septiembre de 2013 con la base de datos de Transferencia niños y niñas al Sistema Educativo. Los coordinadores de Centros Zonales Florencia 2 y Belén de los Andaquíes remitieron a las Secretarías de Educación correspondientes (Departamental – Municipal), con copia al Grupo de Asistencia Técnica; los oficios solicitando el cambio del número del documento actual, por el número del NUIP de los niños y niñas incluidos en la base de transición al sistema educativo que no han sido ubicados a la fecha. Igualmente los coordinadores de los Centros Zonales ya mencionados, reportaron avance del inclusión al sistema educativo, con corte al mes de agosto.

MUNICIPIO TOTAL A TRANSIT

MATRICULADOS

AVANCE ENCONTRA

TOTAL MATRICULAD

PENDIENTES POR

%




REGIONAL

AR DOS OS MATRICULAR

FLORENCIA 1984 1226 166 1392 592 70%

MORELIA 75 24 24 51 32%

MONTAÑITA 88 140 140 -52

159%

MILÁN 386 186 186 200 48%

SOLANO 403 162 14 176 241 44%

PUERTO RICO

578 320 320 258 55%

PAUJIL 144 91 91 53 63%

DONCELLO 352 220 220 132 63%

CARTAGENA 257 167 167 90 65%

SAN VICENTE 624 330 330 294 53%

BELEN 281 162 57 219 62 78%

SAN JOSE 417 279 279 138 67%

ALBANIA 210 112 2 114 98 54%

CURILLO 379 207 207 172 55%

SOLITA 245 142 142 103 58%

VALPARAISO 286 128 140 268 18 94%

TOTALES 6709 3896 379 4275 2450 64%

De acuerdo a la información relacionada en el cuadro que antecede se puede concluir que de 6709 Niños y Niñas a transitar, 3896 fueron matriculados, lo que equivale a un 64%. A partir de este cruce de información surgió la necesidad de que cada centro zonal procediera a ubicar los Niños y Niñas que no aparecen matriculados. Este inconveniente se presenta debido a que en la Base de Datos SIMAT los números de identificación que aparecen (Serial) no coinciden con el NUIP; tipo de documento con el que se identifican los beneficiarios del ICBF. Finalmente después del trabajo realizado por los Centros Zonales en el mes de Agosto se logró ubicar 379 Niños y Niñas discriminados de la siguiente forma: Centro Zonal Florencia 1, 88 Niños y Niñas. Centro Zonal Florencia 2, 92 Niños y Niñas. Centro Zonal Belén, 199 Niños y Niñas. Se realiza seguimiento a la transferencia de los niños y niñas usuarios de programas ICBF vigencia 2013, al sistema Educativo 2014. Los Coordinadores de Centros Zonales Florencia 1, Florencia 2 y Belén de los Andaquíes remitieron a las Secretarías de Educación certificadas (Departamental – Municipal) con copia al Grupo de Asistencia Técnica; las bases de datos con los niños y niñas a transitar al sistema educativo en la vigencia 2014; así:

MUNICIPIO TOTAL A

TRANSITAR

FLORENCIA 450




REGIONAL

MORELIA 13

MONTAÑITA 50

FLORENCIA 2 397

PUERTO RICO 86

PAUJIL 48

DONCELLO 39

CARTAGENA 21

TOTALES 1104

7.5. Seguimiento al avance de los procesos de focalización.




REGIONAL

El seguimiento a la focalización de los usuarios de las modalidades de Primera Infancia, en el mes de agosto, se desarrolló con el concurso de los Agentes educativos Comunitarios, en especial las madres comunitarias, quienes con los listados por barrio, entregados por cada Centro Zonal; realizaron jornadas de ubicación de niños y niñas. Esta intervención contribuyó al avancen general (5.920 niños y niñas potenciales beneficiarios) en las bases de datos, así:

8. PROCESOS GESTION TECNOLOGICA DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. 8.1 PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA ICBF DIGITAL 2012-2014

Alineados a la misión y visión del Instituto y con el claro propósito de aportar en la optimización de procesos, maximizar la eficiencia del uso de recursos, contribuir a la productividad y mejorar el servicio a usuarios y beneficiarios; la Dirección de Información y Tecnología - DIT, diseñó el Plan ICBF DIGITAL que busca convertir al ICBF en ejemplo mundial en el uso de las TIC en gobierno, implementando al menos el 80% de sus procesos totalmente electrónicos.

ICBF Digital 2012 – 2014 el ICBF contará con una sede electrónica, Sistemas de Información y tecnologías que soportan adecuadamente sus procesos, trámites y servicios en pro de la protección integral de los niños, niñas, adolescentes y las familias Colombianas.

8.1 RENOVACIÓN TECNOLÓGICA

El cambio se verá en resultados de tiempo, productividad, movilidad, capacidad de procesamiento, y muchas otras cosas que impactarán positivamente al ICBF en su día a día.

En el 2013 se está adquiriendo 3000 equipos para cambio de equipos obsoletos:

Equipos a cambiar: Dell optiplex 520

HP 530

Equipos Adquiridos: touch




REGIONAL

Portátiles

Tablets

Multifuncionales

ETAPAS:

Distribución

Instalación al Usuario

Dar de baja los equipos

OTROS PROCESOS:

Gestión Documental

Equipos para defensores

Se tiene programado para el año 2014 la continuación de la Renovación Tecnológica…

8.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS

Se tiene programado mantenimiento preventivo a 7550 equipos de cómputo por el proveedor UT INDRA – INTERNEXA:

Los equipos objeto de mantenimiento son:

Equipos no obsoletos

Equipos fuera de garantía

Tipo de Mantenimiento:

Hardware

Software: Actividades de campaña Salud tecnológica

8.1 SERVICIO DE UPS Y TELEFONÍA IP

Servicio de UPS:

Desde la Sede Nacional se está realizando la licitación para el suministro, instalación, configuración, puesta en funcionamiento, administración, monitoreo, reubicación, mantenimiento correctivo y/o preventivo de UPS, así como el suministro de dispositivos protectores contra sobretensiones dps y el mantenimiento correctivo de las redes eléctricas reguladas y no reguladas de las sedes del icbf a nivel nacional.

Servicio de Telefonía IP:

Se está implementando la segunda fase de telefonía IP la cual consiste en instalar tarjetas NEC en las sedes donde solo hay instalados teléfonos; además de implementar esta telefonía en los




REGIONAL

Caivas y Cespas.

8.2 MICROSOFT OFFICE 365

Office 365 son servicios prestados por Microsoft donde nos ofrece la oportunidad de tener mayor productividad basada en la nube que nos permite acceder a herramientas como lo es la comunicación por correo, acceso a través de móviles, tablets y navegadores web, compartir documentos, mensajería instantánea y servicio de teleconferencias (Lync) desde cualquier parte del mundo.

Office Professional: Nos permite utilizarlas funcionalidades de Word, Excel, Power Point y One Note.

Exchange Online: Ofrece servicio de buzón de 25 GB con antivirus, antispam y capacidad de integración con dispositivos móviles.

SharePoint Online: Esta herramienta nos permite disponer de todas las funcionalidades de colaboración, formularios digitales, gestión documental, gestión de correspondencia, portales de internet y extranet.

Lync Online: Esta herramienta nos ofrece una plataforma de comunicación unificada que le permite a nuestra institución ahorrar costos y estar siempre conectados; dispone de nuevas características como chat, adjuntar documentos, compartir escritorio, conversación en grupo y videoconferencias, entre otros.

Para poder disfrutar de las videoconferencias con grandes grupos de personas, se hizo necesario ampliar los privilegios a la Directora Regional, Coordinadores de Grupos y Centros zonales e Ingenieras, los cuales ya se gestionaron con la Sede Nacional y fueron aprobados.

De esta manera se programó la capacitación de esta nueva versión Lync 2013 dirigida a los colaboradores de la Regional y los Centros Zonales, capacitación que se realizara por esta misma herramienta acorde al siguiente cronograma:

GRUPO / CENTRO ZONAL FECHA JORNADA

Grupo de Innovación 26 Septiembre Mañana

CZ Puerto Rico 24 Septiembre Mañana

CZ Belén de los Andaquíes 24 Septiembre Tarde

CZ Florencia 1 25 Septiembre Mañana

CZ Florencia 2 30 Septiembre Mañana

Grupo de Asistencia Técnica

30 Septiembre Tarde

Grupo Administrativo 01 Octubre Mañana




REGIONAL

Grupo Financiero 01 Octubre Tarde

Grupo Jurídico 02 Octubre Mañana

Grupo de Planeación y Sistemas

02 Octubre Tarde

9. Informe de atención al ciudadano.

Durante el mes de AGOSTO de 2013 se recepcionaron un total de 699 peticiones, 137 peticiones menos que las recepcionadas en el mes de julio, cuando se recepcionaron 836 registros. Puede afirmarse, que la disminución en el numero de peticiones, se debió principalmente al paro agrario lo cual disminuyo ostensiblemente el numero de usuarios que acudieron a los Centros Zonales. El Centro Zonal con mayor volumen de peticiones fue Florencia 2, con 258 registros, seguido del Centro Zonal Florencia 1 con 191 registros, el de menor volumen fue el centro zonal Belén con 52 registros. A continuación se presenta el número de peticiones recepcionadas en el mes de AGOSTO por cada plantilla.

Del total de peticiones recepcionadas en la Regional las solicitudes de información y orientación e Información y Orientación con trámite representan de forma conjunta el mayor numero de solicitudes, con un porcentaje de 65%. El tercer tipo de petición mas consultada es el de Denuncias (incluye SRD), el cual representa el 15% del total de solicitudes y el ultimo motivo mas consultado es Asuntos Conciliables con el 10%.

En el mes de AGOSTO 2013 se recepcionaron en la regional Caquetá un total de 219 peticiones, 17 mas que las recepcionadas en el mes de JULIO (236).

El CZ Florencia 2 fue la sucursal que mas recibió este tipo de petición con 105 registros, seguido de Centro Zonal Florencia 1 con 64 registros.

Los principales motivos por los cuales acudieron los ciudadanos en esta plantilla fueron: Fijación de custodia y cuidado personal, fijación de cuota de alimentos, ayuda Humanitaria, Investigación de Paternidad y Asistencia y Asesoría a la niñez y la familia.

En la plantilla información y orientación con tramite se recepcionaron en el mes de AGOSTO 234 peticiones, 23 peticiones menos que las recepcionadas el mes de julio (257).

El CZ Puerto Rico con 96 peticiones fue el que mayor numero de solicitudes de este tipo registro.

El 94% de las peticiones de esta plantilla fueron ingresadas como Diligencias Administrativas, pues se relacionan con solicitudes de instituciones que requieren apoyo psicosocial para definir procesos relacionados con el restablecimiento de derechos de los NNA.

En el mes de agosto de 2013 se recepcionaron un total de 41 denuncias, 12 denuncias menos que las decepcionadas en el mes de julio (53). Es de anotar que el numero de denuncias se redujo ostensiblemente debido a que a partir del mes de julio se puso en funcionamiento el motivo Solicitud de Restablecimiento de Derechos en el cual ingresaron 67peticiones este mes.

El Centro Zonal en donde más se recepcionaron este tipo de peticiones fue el Centro Zonal Puerto Rico, con un total de 15 peticiones, seguido de Florencia 1 con 13 registros.




REGIONAL

Las denuncias de maltrato físico con 12 registros fue el tipo de denuncias más frecuentes en el mes de agosto, seguido de las denuncias de maltrato por negligencia.

En el mes de AGOSTO se presentaron 2 peticiones abiertas vencidas. Las peticiones corresponden al CZ Puerto Rico y los números de SIM son 18105280 (Johana Viera) y 18105154 (Luz Estella Sepulveda).

10. Informe de austeridad del Gasto. Indicadores ambientales.

La Coordinadora del Grupo Administrativo, hace la presentación sobre el consumo del recurso energético comparándolo con el mes inmediatamente anterior así:

La Coordinadora del Grupo Administrativo, hace la presentación sobre el consumo del recurso hídrico comparándolo con el mes inmediatamente anterior, así

11. Administración del talento humano.




REGIONAL

GESTION HUMANA –Indicador de Gestión. *En el mes de Agosto No se presentaron nombramientos Queda vacante 1 cupo, pero con la reestructuración no se sabe (Álvaro Giovanni del Grupo Jurídico). Relación de colaboradores que salen de vacaciones:

1 36.300.768

MARTHA CAROLINA LIZCANO ARDILA

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

2028-15

17-ago-12

16-ago-13

23-sep-13

15-oct-13

2

40.755.615

Zoila Guevara Sánchez

Secretario 4178-

14 10-ago-

12 09-ago-

13 09/09/20

13 27/09/20

13

3

34.543.369

Gloria Stella Córdoba Solarte

Defensora de Familia

2125-17

19-ago-12

18-ago-13

09/09/2013

27/09/2013

4 19.141.131

Hugo Camargo

Celador 4097-9 31-jul-12 30-jul-13 02-sep-

13 23-sep-

13

Encuestas de Bienestar Social. De un total de 167 entre colaboradores de planta y contratistas, solo 34 han presentado la encuesta de Bienestar Social, encuesta que se solicitó desde EL 23 DE AGOSTO/2013 para el 30/08/2013. En bienestar social: Se realizaron las siguientes actividades:

- Se realizó el paseo ecológico el pasado 16/08/2013 en la vereda Puerto Arango del municipio de Florencia en la cual participaron 58 colaboradores

- Se realizó una rumbo terapia en la cual participaron 49 colaboradores el 16/08/2013 CAPACITACIONES: Se informa que en cumplimiento al compromiso establecido en el Mapa de Riesgos de Gestión Humana, se solicitó el apoyo y colaboración en asignar un profesional idóneo al que nos pueda brindar capacitación presencial dirigida a: “Sensibilizar a los servidores públicos de carrera administrativa sobre la importancia personal, social y laboral que representa el estar en un nivel sobresaliente en la evaluación del desempeño”. 12. Proposiciones y varios.

*APLICATIVO SIGUV: se realizó adición al contrato de transporte No. 090 de abril/2013,




REGIONAL

iniciando el día 14 de septiembre hasta el 30 de noviembre/2013, adición que se programó en el aplicativo SIGUV. Se precisa que los centros zonales tienen los registros de recorridos al día.

Se socializan las diferentes novedades de desacato por algunos colaboradores registradas por los guardas de seguridad, a la hora de entrada a las instalaciones, en el parqueo de vehículo, requisas, entre otras.

Se informa que en cumplimiento a las diferentes actividades del programa de salud ocupacional en lo concerniente a la semana de la salud, se realizara las siguientes actividades:

- Examen de Análisis-Escaneo a los diferentes Sistemas del Cuerpo Humano. - Rumbo terapia: 26 de septiembre

-Examen cardiovascular y tamizaje: 27 de septiembre

14. Proposiciones y varios.

Decisiones:

1. El Centro zonal Florencia 2 debe presentar toda la gestión de exoneración del impuesto predial del Hogar Infantil de Milan, si en la fecha estipulada no hay respuesta a la solicitud hecha a la Alcaldía, el Hogar Infantil asumirá el pago del impuesto predial.

2. El Centro zonal Puerto Rico debe presentar un análisis de cupos para el aumento de cobertura y redistribución de cupos de la modalidad PAE al Grupo de Asistencia Técnica.

3. Las solicitudes de reducciones de compromisos que no estén para su aprobación en el Comité Estratégico Regional no serán aprobadas.

4. Gestionar la consecución de inmuebles que permitan el tránsito de niños y niñas en la atención de primera infancia modalidad hogares tradicionales, mientras se hace la construcción del COMPES. (GAT)

5. Solicitar a los dueños de los procesos en la Sede Nacional la disposición de los recursos que se encuentran en la Regional para realizar la contratación de un profesional para el Grupo Administrativo.

6. El Coordinador del Centro Zonal Florencia 2 deberá liberar los recursos sobrantes del contrato No.56/2013 suscrito con el profesional Carlos Eduardo Melendez Martinez.

7. Los Coordinadores de los cuatro Centros Zonales deberán remitir al Grupo Jurídico Certificados de cumplimiento de los contratos de Acuerdo al Artículo 50.

8. Remitir al Grupo Jurídico documentos soportes que hacen falta para terminar el proceso de liquidación de contratos: Florencia 1 contrato 26, 28, 29, 30, 42, 105, 127, 116, y 131 falta el trecer y cuarto informe. Florencia 2: 108, 13, 28, 21, 47, 92, 93, 117, 126, y 127 Centro zonal Puerto Rico: 117 falta el quinto informe y el informe final, 127 falta el cuarto informe, 139 falta informe final. Centro zonal Belén: 1 Falta quinto informe y informe final, 127 falta tercer y cuarto informe. Grupo Financiero: 129 falta informe final. Grupo




REGIONAL

de Asistencia Técnica: Contrato 43 falta el quinto informe, contrato 94 falta quinto informe. Grupo Administrativo: contrato 100/12 falta el quinto informe y el informe final.

9. La coordinadora del Centro Zonal Florencia 1, deberá presentar en comité básico la reducción de recursos del contrato de CDI con la Entidad Administradora de Servicio Horizonte por baja cobertura, en la Unidad de Servicio de Mateguadua en el municipio de La Montañita, igualmente se deberá iniciar el traslado de 28 cupos a la Unión Peneya y Santuario respectivamente teniendo en cuenta que los Niños y niñas usuarios del CDI Mateguadua se ubican dispersos en el área rural y viene siendo transportados en condiciones no adecuadas. En la inspección de Mateguadua se prestara el servicio de Atención Modalidad Familiar conforme con lo concertado con los padres de familias.

10. Revisando el informe de metas Sociales y Financieras se evidencia la necesidad de realizar la modificación en el SIM al programa Familias con Bienestar pues este muestra diferencias en la programación del Municipio de Florencia.

11. Revisando los análisis cualitativos reportados por los Coordinadores de Centro Zonal se

requiere un ajuste a los mismos para mayor integridad en la justificación de la ejecución de Metas Sociales.

12. Remitir al Grupo Jurídico las reducciones aprobadas en el comité estratégico Regional del 9/09/2013, para que el abogado de la Sede Nacional le puedan dar el respectivo control de legalidad.

13. Teniendo en cuenta que se está construyendo desde la Subdirección de Mejoramiento, una nueva herramienta para migrar los mapas de riesgo, los cuales se deben analizar por Macro procesos/procesos respecto a la aplicabilidad en los niveles regional y zonal, para determinar en cuales riesgos se puede dejar un solo mapa, se hace necesario realizar grupos de estudio con responsables de procesos en los dos niveles, para facilitar y viabilizar el análisis de los mismos.

14. Dada la responsabilidad de cada grupo y centro zonal, de socializar en los Grupos de Estudio y Trabajo, las novedades y ajustes a la documentación de sus Macro procesos / procesos, para lo cual se estableció cronograma de Grupos de Estudio y Trabajo-GET a nivel regional y zonal, se hace necesario remitir al Grupo de Planeación y Sistemas las evidencias (actas de GET) para soportar los avances de la Ruta de implementación del SIGE.

15. Por la imposibilidad que existe para consultar las Eurekas reportadas a través de la intranet, y con el fin de reportar avances mensuales en la Ruta de implementación del SIGE, se hace necesario que los Grupos y Centros Zonales reporten a Planeación y Sistemas, las ideas registradas en los formatos de Eureka o bitácoras de innovaciones.

No Compromisos / tareas Responsables Fechas

1

Remitir al Grupo Jurídico los soportes de legalización de las cuentas de los contratos de aporte a junio de 2013 señalados a continuación: Centro Zonal Florencia 1: 224/2012, Centro Zonal Florencia 2: 108 y 125/2013,

Coordinadores de Centro

Zonal Florencia 1, 2 y Puerto

23/09/2013




REGIONAL

Centro Zonal Puerto Rico: 121, 108, 124, 125/2013 Rico

2

Remitir al Grupo Jurídico los soportes de liquidación de los contratos señalan a continuación: Centro Zonal Florencia 2: 273/2011. Grupo Administrativo: 25/2013 y 97/2013. Centro Zonal Puerto Rico: 38/2013.

Centro Zonal Florencia 2 y Puerto Rico,

Grupo Administrativo

23/09/2013

3

Remitir al Grupo Jurídico los informes de supervisión de los contratos de aporte a junio de 2013 señalados a continuación: Centro Zonal Florencia 2: 119 /2013, Centro Zonal Puerto Rico: 71 y 73/2013 Grupo administrativo: 219 y 229/2012 y 26, 28, 104, 112, 113, 116, 117 y 118/2013

Coordinador Centro Zonal Florencia 2 y Grupo Administrativo

23/09/2013

4

Remitir al Grupo Administrativo, documentos soportes del pago o exoneración del impuesto predial correspondiente a los inmuebles propiedad del ICBF.

Coordinador Centro zonal Florencia 2 y Puerto Rico.

27/09/2013

5 Remitir al Grupo Jurídico, certificado médico preocupacionales de todos los contratistas, en cumplimiento al memorando 3-2013-031616 NAC emitido por la dirección de Gestión humana.

Coordinadores Centro zonal Puerto Rico Florencia 2,

Grupo administrativo y

Grupo de Planeación y

Sistemas

20/09/2013

6

Hacer devolución a los operadores, de todos los soportes de los contratos de aporte que se encuentran represados en los Centros Zonales y que correspondan a la vigencia 2010 para atrás.

Coordinadores de Centro zonal

30/10/2013

7

Escanear, organizar y guardar los archivos de manera virtual y hacer la devolución a los operadores de las planillas de programas del ICBF que por duplicidad reposan en los centros zonales.

Coordinadores de Centro zonal

30/10/2013

8

Remitir al grupo Administrativo los Balances financieros de los hogares Infantiles, documentos soportes para el trámite de comodatos Florencia 1: Hogar Infantil Chiquitines, Guamal y la Esperanza. Centro zonal Florencia 2: Milán, Olivos y solano Belén: San Jose del Fragua

Coordinadores Centro Zonal Florencia 1,

Florencia 2, y Belén de los Andaquies.

23/09/2013

9

Entregar al Grupo Administrativo las cartas de compromiso de la capacitación “Conformación y Entrenamiento de Brigadas” realizada en el mes de junio/2013

Coordinadores Centro zonal

Belén y Puerto Rico

23/09/2013

10 Remitir al Grupo Financiero programación de pagos de los programas del mes de Octubre detallado por semana

Coordinadores de Centro

Zonal y Grupo 20/09/2013




REGIONAL

11 Remitir al Grupo Administrativo concepto de estudio de títulos, documentos soporte para la suscripción de los comodatos

Coordinador Grupo Jurídico

23/09/2013

12

Remitir correo a la Sede Nacional solicitando la autorización para utilizar los recursos disponibles en la Regional para contratar un Profesional para el Grupo Administrativo.

Coordinador Administrativo

23/09/2013

13

Remitir al Grupo Jurídico soportes para liquidar el contrato No.56/2013 suscrito con el profesional Carlos Eduardo Melendez Martinez, con el fin de liberar recursos.

Coordinador Centro Zonal Florencia 2

23/09/2013

14

Remitir al Grupo Jurídico Certificados de cumplimiento de los contratos de Acuerdo al Artículo 50. Los siguientes Centros zonales: Centro zonal Florencia 1: 239, 70, 108, 125 y 126 – Centro zonal Florencia 2: 237, 241, 249, 246, 247, 256, 261, 264, 67, 68, 72, 73, 108, 123, 124 y 125 – Centro zonal Puerto Rico: 232, 233, 234, 235, 236, 248, 249, 255, 261, 71, 108 y 125 Belén de los Andaquies: 225, 227, 228, 242, 243, 251, 254, 259, 264, 74, 108, 121 y 125

Coordinadores Centro Zonal

23/09/2013

15

Remitir al Grupo Jurídico los Informes que hacen falta para terminar el proceso de liquidación de contratos: Florencia 1 contrato 26, 28, 29, 30, 42, 105, 127, 116, y 131 falta el trecer y cuarto informe. Florencia 2: 108, 13, 28, 21, 47, 92, 93, 117, 126, y 127 Centro zonal Puerto Rico: 117 falta el quinto informe y el informe final, 127 falta el cuarto informe, 139 falta informe final. Centro zonal Belén: 1 Falta quinto informe y informe final, 127 falta tercer y cuarto informe. Grupo Financiero: 129 falta informe final. Grupo de Asistencia Técnica: Contrato 43 falta el quinto informe, contrato 94 falta quinto informe. Grupo Administrativo: contrato 100/12 falta el quinto informe y el informe final.

Coordinadores Centro Zonal y

Asistencia Tecnica y

Adminsitrativa

23/09/2013

16

Remitir al Grupo de Planeación y Sistemas la reducción por no ejecución en la Unidad de Servicio de Mateguadua, en el municipio de La Montañita


27/09/2013

17 Iniciar la atención de los 28 cupos de la modalidad CDI que venían siendo atendidos en mateguadua en la inspección de la Unión Peneya y Santuario


1/10/2013

18 Iniciar la atención de los usuarios de la inspección de mateguadua con la modalidad Familiar de Atención Integral.


1/10/2013

19

Remitir Solicitud con la debida justificación al Grupo de Planeación y Sistemas para realizar la modificación de metas sociales y financieras en el SIM de la modalidad Familias con Bienestar.

Coordinador Centro zonal Florencia 1

05/10/2013




REGIONAL

20

Remitir al Grupo de Planeación y Sistemas los análisis cualitativos ajustados referentes a la justificación a la ejecución de Metas Sociales del mes de Agosto.

Coordinadores Centro zonales

23/09/2013

21 Remitir al Grupo Jurídico las reducciones aprobadas en el comité estratégico Regional del 9/09/2013

Coordinadores Centro zonales

24/09/2013

22

Remitir al Grupo Financiero las cuentas para el respectivo pago de cuotas de participación y funcionamiento de la modalidad Alimentación Escolar.

Coordinadores de los Centros

Zonales 26/09/2013

23 Remitir al Grupo de Asistencia Técnica la base de datos de trasferencia al Sistema Educativo 2014

Coordinador Centro Zonal Belén de los Andaquíes

1/10/2013

24 Remitir al Grupo de Asistencia Técnica los avances de focalización.

Coordinadores Centro Zonales

28/09/2013




REGIONAL




REGIONAL

Documents

Gestión Administrativa - Instituto Colombiano de ... · 4.3. Mapa de Riesgos. 4.4. Tablero de Control. 4.5 Plan de Acción Icontec. 5. ... 8.2 Seguimiento Políticas de Seguridad