GESTIN DE ACTIVOS. A cargo de quin?La gestin de activos es un
proceso que ha generado un inters creciente en las empresas en los
ltimos aos. Como respuesta a la necesidad de las organizaciones de
un estndar para implementar sistemas ptimos de gestin de activos
han surgido iniciativas como la delInstitute of Asset
Management(The IAM) con la publicacin PAS55:2008, que se convirti
en el documento de entrada para la recin publicada norma ISO55000.
Sin embargo, sigue predominando que la mayora de las estrategias
para la gestin de activos se basa en la gestin del mantenimiento y
sigue siendo el rea que lidera estas iniciativas sin prestarle la
debida atencin a otros procesos y elementos que, incluso, son ms
crticos para la gestin de activos; puesto que enfocarse en el
mantenimiento no es suficiente para alcanzar lo que se espera de la
norma ISO55000.Situacin del mantenimientoLo primero que debe
considerarse es que toda instalacin presenta deterioro debido a su
uso normal, operacin inadecuada, defectos en su montaje,
especificaciones tcnicas mal concebidas y por su utilizacin
inadecuada. Este proceso obliga a tomar acciones encaminadas a
restablecer las condiciones normales de funcionamiento.Teniendo en
cuenta que las empresas deben cumplir con la funcin social de
aportar bienestar a la comunidad, la gestin del mantenimiento es un
elemento fundamental que pretende administrar y encarar los
anteriores conceptos, mediante la aplicacin de tcnicas de ingeniera
y estrategias que contribuyen de manera directa con un importante
aporte a los resultados de cada empresa.La gestin de mantenimiento
ha evolucionado en forma dinmica y permanente. Los procesos de
cambio por los que atraviesa Latinoamrica, como parte de la
creciente globalizacin, exigen mayor productividad y confiabilidad
de los activos; la cual puede lograrse, entre otras, mediante la
implantacin de adecuados esquemas de administracin del
mantenimiento, es por eso que hacer mantenimiento actualmente
implica estar acorde con nuevos desarrollos tecnolgicos, nuevos
retos para los sectores: minero, industrial, comercial, de
servicios y agrario. Los nuevos retos estn asociados a la necesidad
de optimizar la eficiencia y eficacia en la produccin de bienes, en
la prestacin de servicios, el mejoramiento de la calidad y la
garanta de la integridad de las personas y su ambiente.Los cambios
se han originado por varias razones, entre las cuales se
encuentran: una serie de exigencias ms elevadas de los clientes, la
comunidad y los nuevos retos de los esquemas modernos de
administracin, control y gestin de los activos; la calidad, la
salud y la responsabilidad social de las empresas. De igual manera,
hay un reconocimiento cada vez mayor en algunas organizaciones de
la primordial importancia del desempeo de los activos en el xito de
su gestin. Al tiempo que la dependencia de activos fsicos crece, de
igual manera lo hace el costo para operar y para poseer. Por esta
razn, para asegurar el mximo retorno en la inversin, la cual ellos
representan, deben mantenerse en funcionamiento por el mximo del
tiempo que los usuarios deseen y entregando los resultados
esperados.Estas situaciones que se han descrito evidencian que el
mantenimiento juega ahora un papel cada da ms destacado en la
preservacin de todos los aspectos de la salud fsica, financiera y
competitiva de la organizacin. Esto quiere decir que los
profesionales del mantenimiento deben ellos mismos y sus empleados
equiparse con las herramientas requeridas para dirigir estos temas
de forma continua, proactiva y directa, en lugar de tratarlos segn
bases ad hoc cuando el tiempo lo permite.Las nuevas tendencias en
materia de mantenimiento, las cuales tienen repercusiones directas
sobre la manera de gestionar son, entre otras:Mantenimiento basado
en condicin en vez de horasPreferir no hacer en vez de
actuarPrevencin de fallas en vez de mantenimiento preventivoMuchas
horas de servicio, mnimas horas de paradaCentralizacin de planeacin
y programacinAplicacin de indicadores de resultadoCalidad de
gestinMantenimiento oportunoMantenedores antes que
reparadoresActivos confiables ms que solo disponiblesMantenimiento
es un asunto que compete a toda la organizacinEl aumento de la
mecanizacin y la complejidad de los procesos empresariales, unidos
a mayores riesgos en la manipulacin, control y disposicin de
materiales, hacen que las fallas sean ms perniciosas en la
seguridad y en el medio ambiente, en el contexto de una sociedad
cada vez menos tolerante en trminos de calidad, oportunidad,
seguridad y medio ambiente.Ahora, se reconoce que hay una menor
conexin entre el tiempo de funcionamiento de un activo y sus
posibilidades de falla. El concepto de confiabilidad trasciende de
ser un problema estadstico en el que solo se tena en cuenta el
tiempo en que los activos no presentaban fallas, a un concepto
integral que reconoce la confiabilidad como un asunto de
organizacin en el que se tiene en cuenta no solo la disponibilidad,
sino que se incluye la rentabilidad, la seguridad, la calidad y la
afectacin al medio ambiente, criterio que implica la inclusin de ms
responsables en la bsqueda de la confiabilidad y, adems del rea de
mantenimiento, participan las reas de diseo, almacenes, compras,
finanzas, entre otros. De igual manera, se destaca el concepto de
resultado, como objetivo preponderante, en lugar del control como
tal.En otras palabras, las empresas buscan asegurar y mejorar su
competitividad por medio de esfuerzos, acciones y decisiones
orientadas a que garanticen sistemas y activos que operen de manera
eficiente y eficaz; clientes y usuarios satisfechos; riesgos
reducidos; mnimos incidentes ambientales y costos ptimos. As, los
propietarios, la comunidad, los empleados y los clientes se sienten
en un entorno confiable.El cambio de condiciones de las economas,
la competencia, la presin para reducir y eliminar el desperdicio de
recursos, instalaciones con mayor complejidad, el aumento del
impacto y significado de los paros y las reparaciones en la
interrelacin de unidades productivas y de servicios, generan una
mayor exigencia al concepto de: ser confiable, y la mejora de la
confiabilidad adquiere un papel protagnico en el desempeo de las
empresas que, en consecuencia, se obtiene de tiempos de detencin
breves, baja cantidad de fallas y niveles de accidentes, uso
adecuado de los recursos, mnimo impacto ambiental y reducidos
efectos negativos en la imagen de la compaa; estos factores
desempean un papel decisivo en el xito empresarial.ConfiabilidadEl
concepto de confiabilidad se usa ahora con mucha frecuencia y,
desafortunadamente, algunas veces lo hacen desconociendo el
contexto y la real implicacin; as, existen diversas tcnicas de
mejoramiento en la confiabilidad de los activos y ha venido
desplegndose un constante asedio publicitario del uso de este
trmino, de ah surge la pregunta: los responsables de mantenimiento
conocen de forma suficiente y aplicada las mejores prcticas para
buscar la ptima confiabilidad?El concepto ms conocido para definir
confiabilidad es: la probabilidad de que un activo o sistema opere
sin falla por un determinado perodo de tiempo, bajo unas
condiciones de operacin previamente establecidas. Este trmino es
utilizado algunas veces de manera equivocada, debido al uso
particular que se da a la expresin falla, porque para muchos
significa slo paradas y as construyen complejos modelos matemticos
para calcular la probabilidad de paradas, sin tener en cuenta que
tambin hay falla cuando se presenta ineficiencia, inseguridad,
sobrecostos, condiciones que ocasionan un alto nivel de rechazos y
una mala imagen.Existen algunas compaas que han ido ms all de las
estadsticas y, al revisar sus prcticas internas, efectan
comparaciones con las que son destacadas. Estas organizaciones
llegaron a la conclusin de que es imposible hablar de confiabilidad
como una cifra nica; por lo tanto, es necesario usar diversas
mediciones como indicadores fundamentales de entradas y salidas de
los procesos.Retos actualesLa necesidad de confiabilidad en las
instalaciones es tan antigua como la humanidad, pero es innegable
que la creciente importancia de los temas ambientales y de
seguridad, han conllevado a la necesidad de cambiar la orientacin
de algunos mercados y nichos, debido a:Productos ms complejosAlta
presin para disminuir los costos y poder competirMayor nmero de
funciones operacionales realizadas por activos y
mquinasRequerimientos de reduccin de peso y volumen en los
productos, que conservan y mejoran los estndares de rendimiento y
de seguridadPedidos de aumento o disminucin de la duracin de
funcionamiento de los productos, para incrementar o disminuir la
demandaMayores dificultades para hacer intervenciones de
mantenimiento, debido al aumento en utilizacin de los
activosTendencia a usar componentes informticos, electrnicos,
neumticos e hidrulicos, que tienen comportamientos diferentes de
desgaste en relacin con los componentes que fallan en funcin de la
edadLegislaciones actuales cada vez ms exigentes y poco
tolerantesMayor impacto de los paros y prdidas operacionales en las
ventas y productosCreciente nivel de exigencias en los parmetros de
calidad de los servicios y productosNuevas concepciones de la
imagen corporativa o compromiso de la empresaObligacin de reducir
el riesgo de prdidas de vidas humanasExigencia de reducir el riesgo
de derrames o afectaciones de los activos al ambienteEn conclusin,
los nuevos retos y demandas han ampliado las tareas,
responsabilidades y requerimientos en cuanto a tiempos,
calificacin, exactitud en la ejecucin y organizacin de la gestin de
mantenimiento. Por tal razn, las empresas tienen que superar,
controlar o establecer retos mayores y ms difciles de controlar y
satisfacer, tales como:Confiabilidad: se relaciona con la reduccin
de las fallas en un intervalo de tiempo, entendiendo como falla
cualquier evento que afecte el desempeo de los activos en cualquier
aspecto, tal como se explic anteriormente.Riesgo: es el conjunto de
circunstancias que representan una posibilidad de prdida, no slo a
nivel de las personas, si no de cualquier condicin que afecte el
desempeo esperado.Rentabilidad: la capacidad para generar utilidad
o beneficio, y que muchas veces puede condicionar la permanencia de
una organizacin.Buenas prcticas: mtodos, herramientas, metodologas,
procedimientos y procesos que han sido usados por las empresas de
manera continua y coherente, y que han contribuido de manera eficaz
a la obtencin de mejores resultados en el desempeo de sus
activos.Legislacin gubernamental: garantizar el cumplimiento de las
leyes y normas relacionadas con las actividades de la
organizacin.Crecimiento: es el aumento de las utilidades o del
valor de los bienes y servicios producidos por una empresa; de esta
manera, se puede medir el progreso de la organizacin.Seguridad: la
aplicacin de medidas y acciones para proteger contra los riesgos
que se generan de la realizacin de actividades relacionadas con el
negocio de la organizacin.Sostenibilidad: considerar las
consecuencias a largo plazo para asegurar que las decisiones
tomadas sean hechas para los requerimientos y obligaciones
futuras.Liderazgo: influencia que se ejerce sobre las personas y
que permite incentivarlas para trabajar por un objetivo comn,
tomando decisiones acertadas.Productividad: la relacin entre la
cantidad de bienes y servicios producidos con la cantidad de
recursos utilizados.Vulnerabilidad: la susceptibilidad de cualquier
sistema al impacto de un peligro.Medio ambiente: el entorno que
condiciona las formas de vida e incluye los elementos naturales,
sociales y culturales que existen en un lugar y momento
determinado, y que estn protegidas bajo marcos legales que exigen
el cumplimiento de normas y requisitos.Estos retos redundan en
mayores exigencias a las actividades y acciones de la gestin de
mantenimiento. Las nuevas demandas y expectativas tecnolgicas han
ampliado las tareas, responsabilidades y exigencias en cuanto a
estrategias, planes, programas, tiempos de respuesta, competencias,
exactitud en la ejecucin y organizacin de las tareas de
mantenimiento, centradas no slo en las intervenciones sobre los
activos, sino tambin en una gestin integral que aborda, desde una
perspectiva empresarial y sistmica, la acertada relacin con el
trabajo estratgico, administrativo, tcnico y operativo del rea de
mantenimiento, por lo que ha sido necesario replantear la funcin de
mantenimiento, orientndola a una mayor efectividad y, a su vez, los
mtodos para lograr que su peso en los costos totales se
minimice.Adicional a estos retos surge otro problema que enfrenta
el personal de mantenimiento, y es que no solo deben aprender cules
son las nuevas tcnicas, sino tambin ser capaz de decidir cules son
tiles y cules no para sus propias compaas. Si se elige mal, se
crean otros problemas que a la vez harn ms graves los existentes.El
reto principal de las organizaciones, y que no solo se limita a las
reas de mantenimiento, se enfrenta a que la gestin est condicionada
a otros aspectos externos como por ejemplo la situacin econmica en
la que se encuentre el pas o la regin. De ah que, uno de los
obstculos ms frecuentes sea que la gestin se realiza bajo el
esquema de la persona que se encuentre dirigiendo el mantenimiento,
y esta forma desafortunadamente vara de acuerdo a la personalidad,
formacin, experiencia, estilos de trabajo, que no fomentan una
estructura sostenible en el tiempo. Un gran problema es la ausencia
de lineamientos, estrategias a largo plazo y modelos de gestin, que
dificultan el cumplimiento de los objetivos de la organizacin y de
los retos de la sociedad actual.Adems de la ausencia de
lineamientos y modelos de gestin corporativos para el proceso de
mantenimiento, existe otra confusin muy grande y es la creencia de
que esta rea empieza cuando el activo entra en operacin y no
durante su ciclo de vida. Esta situacin plantea otra dificultad
para que dicha gestin pueda contribuir efectivamente al logro de
los objetivos organizacionales, especialmente en trminos de
productividad y crecimiento, en tanto se reducen las oportunidades
de mejora y los beneficios que pueden obtenerse de unas estrategias
adecuadas. Por esta razn, para satisfacer las demandas de los
clientes, la sociedad y el mercado, se debe garantizar, desde el
inicio de los proyectos, diseos de alta calidad y confiabilidad; en
otras palabras, los esquemas de gestin de mantenimiento son
fundamentales durante las especificacin, construccin, seleccin,
montaje, operacin y desecho de los activos.Estas nuevas exigencias
impulsan el uso de estrategias que han sido aplicadas en muchas
compaas exitosamente, que fortalecen el desempeo global, optimizan
costos, reducen riesgos, mejoran la imagen, disminuyen el impacto
ambiental y consolidan los resultados del negocio. Entre las
herramientas ms aceptadas y consistentes se encuentran las
siguientes:Orientacin hacia la confiabilidad y el desempeo como
concepto global, en vez de disminucin de costos o la reduccin de
tiempo de paradasRealizacin de diagnsticos, auditoras y evaluacin
de las prcticas del mantenimientoDefinicin y uso de un plan
estratgico de desarrollo que describe y establece una visin
corporativa relacionada con la confiabilidad y el buen desempeo de
los activosUtilizacin extensiva de mediciones de desempeo, con
metas apropiadasUso debenchmarkingpara identificar las
oportunidades y barreras del mejoramientoParticipacin del
conocimiento y logro de consenso entre reas tpicamente separadas,
usando grupos de personas con funciones y especialidades
diferentes, que trabajan unidas por un perodo de tiempo
determinado, analizando problemas y oportunidades comunes para el
resultado de un objetivo comn.En resumen, solo teniendo una caja de
herramientas completa que involucre la direccin, la operacin, el
mantenimiento, los almacenes, las compras, los proyectos y los
proveedores y fabricantes, se podr responder a los retos y
exigencias actuales. Este grupo de herramientas es conocido como un
modelo de gestin, que hace las veces de gua, libreto,
especificacin, lista de actividades y control de la gestin de
mantenimiento
