Gestión de Compras/I-GCP-01 SOLICITUD DE PEDIDOS EN …intranet.bolivariano.com.co/sites/default/files/iso/I-GCP-01... · Gestión de Compras/I-GCP-01 Proceso / Código SOLICITUD

Gestión de Compras/I-GCP-01 Proceso / Código SOLICITUD DE PEDIDOS EN SEVEN / Documento

Elaboró: Xyomara Torres – Coordinador de Compras

Nelson Barreto – Coordinador de Lubricación Revisó:

Milton Carrillo – Analista de Calidad

Julián Caro – Auxiliar de Calidad

Aprobó: Britt Luque – Administrador de Sistema de

Información Financiero Versión: 01 Página: 1 de 14

Fecha de

Vigencia: 04/03/2015

PROCESO Gestión de Compras

DOCUMENTO INSTRUCTIVO

CÓDIGO I-GCP-01

VERSIÓN 1

TABLA DE CONTENIDO

Numeral Página

1. Introducción 2

2. Objetivo 2

3. Ámbito de aplicación 2

4. Terminología 2

5. Paso a paso para la realización de pedidos para compras por SEVEN 2

5.1. Establecer tipo de compra 2

5.2. Iniciar flujo de trabajo 3

5.2. Registrar el pedido 5

5.3. Buscar los productos 8

5.4. Ingresar productos 8

5.4. Enviar comentarios y solicitud 11

5.4. Recomendaciones importantes 12

6. Anexos Relativos al Instructivo 13

7. Control de Cambios del Documento 13

Gestión de Compras/I-GCP-01

SOLICITUD DE PEDIDOS EN SEVEN Gestión de Compras/I-GCP-01

SOLICITUD DE PEDIDOS EN SEVEN

Proceso /

Código

/ Document

o







Fecha de


1. Introducción

El presente documento detalla el paso a paso para realizar un pedido de almacén en el sistema

administrativo y financiero SEVEN.

2. Objetivo

Asegurar el buen funcionamiento del área de compras en la solicitud y entrega de pedidos de

papelería, aseo y cafetería.

3. Ámbito de aplicación

Los pedidos se generan a través del sistema administrativo y financiero SEVEN.

4. Terminología

QBE: Query by example, funcionalidad para realizar consultas en SEVEN

APLICAR: acción de dejar firme la solicitud de pedido.

REVERTIR: acción de cambiar el estado del pedido de aplicado a no aplicado para poder

editarlo nuevamente.

WORK FLOW: Flujo de trabajo, módulo de Seven que permite realizar la definición de

rutas para el mejoramiento de los procesos en la compañía.

5. Paso a paso para la realización de pedidos para compras por SEVEN

5.1. Establecer tipo de compra

Se debe establecer el tipo de compra

SOLICITUD DE PEDIDO (Aplica para rollos y cintas de tiquetes, papeleria, aseo,

cefeteria) cuando es diferente a estos insumos o es un nuevo producto se debe escoger

la opcion de REQUISICION DE COMPRAS / toda vez que es un proceco diferente toda

vez que se debe cotizar y generar cuadros comparativos.




Proceso /

Código

/ Document

o







Fecha de


5.2. Iniciar flujo de trabajo

Una vez ingresas a seven, das click en nueva tarea

y aparacera esta ventana donde esta el listado de flujos y luego escoges la opcion

EJ: PEDIDO PAPELERIA - ASEO Y CAFETERIA

Una vez escojimos el flujo, ingresamos:

Caso: Nos sugiere una descripcion del flujo que vamos a generar, por favor

complementar esta descripcion con el nombre del área o agencia que realiza la solicitud.

Ejemplo: PEDIDO DE PAPELERIA NEIVA – PEDIDO DE PAPELERIA CONTABILIDAD

Prioridad: El tipo de prioridad que consideran sea alta, media, baja o no aplica

Tercero Asociado: Se digita el número de cédula de la persona que esta registrando el

pedido, luego Aceptar




Proceso /

Código

/ Document

o







Fecha de


Aparece la siguiente ventana,

El sistema nos asigna un numero de caso, con este número podremos hacer seguimiento

de tu pedido.




Proceso /

Código

/ Document

o







Fecha de


Damos clic sobre el título TRANSACCION – PEDIDOS DE ALMACEN y se despliega esta

ventana.

5.2. Registrar el pedido

TIPO DE OPERACIÓN

Damos click en la figura (lupa) y nos muestra este cuadro, Escogemos la opción (5006

– pedido planeado) y (enter)

El número y fecha de generación, es automático.




Proceso /

Código

/ Document

o







Fecha de


DESCRIPCION: Damos click en la lupa y nos despliega esta lista. Escogemos la opción 1

(SOLICITUD DE PEDIDO) para el caso de papelería, aseo, cafetería y toners, rollos y

cintas de tiquetes

GRUPO DE PRODUCTOS: Con la lupa escogemos la opción del pedido que se va a

solicitar, para este caso escogemos la 01 PAPELERIA-ASEO-CAFETERIA




Proceso /

Código

/ Document

o







Fecha de


Si por casualidad le das click en cargar productos del grupo le dices NO

Damos click en el para grabar, este icono debe estar en verde, en caso de estar en

gris por favor ubicar el cursor en el campo descripción para que se active.

Una vez diligenciamos el tipo de operación, descripción y grupo de productos y hemos

grabado, damos paso para buscar los productos que necesitamos:

Damos click en producto y nos sale esta ventana con los 3 punticos (ellipsis)




Proceso /

Código

/ Document

o







Fecha de


Una vez das click nos muestra este listado….. Solo debes escoger el que necesitas y das

doble click

5.3. Buscar los productos

QBE : Query by example permite realizar búsqueda de información con

diferentes criterios

Una vez sale el listado de productos podemos buscar los que necesitamos utilizando el botón QBE

Buscando regla: en el campo de Nombre de producto ingresa: &regla&

5.4. Ingresar productos

Una vez seleccionado el producto, usamos la tecla TAB o con el mouse nos dirigimos al

campo CANTIDAD: Colocamos la cantidad solicitada, y luego al campo DESTINO:

Digitamos 3 veces el numero 9 así (999)




Proceso /

Código

/ Document

o







Fecha de


Para guardar el producto simplemente damos flecha abajo y nos sale la siguiente casilla

donde podemos ingresar nuevos productos, así se escoge producto por producto.

Luego vamos a la pestaña que dice INFORMACION GENERAL, aquí estará el número de

cedula y nombre de la persona.




Proceso /

Código

/ Document

o







Fecha de


SUCURSAL: Es la ubicación Física, Por defecto se deja Autoboyacá (para las áreas

ubicadas internamente) para agencias deben buscar según corresponda

PLANTILLA DE DISTRIBUCION: Se escoge el área al que corresponde la persona que está

registrando el pedido.

Luego nos pregunta que si deseamos replicar la plantilla para todos los detalles ( En

pocas palabras que si esos artículos son todos para el mismo área)




Proceso /

Código

/ Document

o







Fecha de


Luego solo nos queda dar aplicar

Luego grabamos, aplicamos para que cambie de estado de inconsistente a pedido

Hasta que no lo aplique no lo pueden visualizar.

5.4. Enviar comentarios y solicitud

También se puede diligenciar la pestaña que dice a A ENVIAR. Puedes aquí colocar

alguna nota o comentario adicional.

Ejemplo tramitar este pedido que se requiere urgente para el área de Gestion Humana.

Una vez se ingrese el comentario, dar click sobre el botón ENVIAR

Luego se genera la siguiente imagen, donde debes elegir de la lista al jefe de área para

la aprobación de esta solicitud de pedido:




Proceso /

Código

/ Document

o







Fecha de


5.4. Recomendaciones importantes

Después de aplicarlo no se puede borrar.




Proceso /

Código

/ Document

o







Fecha de


En caso de necesitar incluir otro producto damos revertir . Hacemos el mismo

ejercicio grabar y aplicar.

6. Anexos Relativos al Instructivo

N/A

7. Control de Cambios del Documento

Descripción del Cambio

Página -

numeral del

cambio

Responsable

del cambio

Fecha del

cambio

Versión

generada




Proceso /

Código

/ Document

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Fecha de


REVISIÓN Y APROBACIÓN

___________________________

Elaboró: Xyomara Torres

Coordinador de Compras

Fecha : 03/03/2015

__________________________

Elaboró y Revisó : Nelson Barreto

Coordinador de Lubricación

Fecha : 03/03/2015

____________________________

Revisó: Julián Caro

Auxiliar de Calidad

Fecha : 04/03/2015

__________________________

Revisó: Milton Carrillo

Analista de Calidad

Fecha : 04/03/2015

_________________________________

Aprobó: Britt Luque

Administrador de Sistema de Información Financiero

Fecha : 04/03/2015

Documents

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