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Gestión de infraestructura (Mantenimiento)- Sistema ... · INDICADORES ... Que un equipo falle durante el mantenimiento realizado . 10. CONTROL DE CAMBIOS . VERSIÓN ACTUALIZACIÓN

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  • Gestin de infraestructura (Mantenimiento)- Sistema

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    PRO-26-2-01-10

    FECHA PUBLICACIN 18/10/2016

    MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

    Gestin de Espacios Planta Fsica Mantenimiento

    Tabla de contenido

    1. OBJETIVO ............................................................................................. 2

    2. ALCANCE ............................................................................................. 2

    3. NORMATIVIDAD .................................................................................... 2

    3.1. Directrices: ................................................................................... 2

    4. RESPONSABILIDADES ............................................................................. 2

    4.1. Responsable del proceso: ................................................................... 2

    4.2. Responsabilidades : ......................................................................... 2

    5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ............................. 3

    5.1. Diagrama de flujo: Gestin de infraestructura (Mantenimiento)- Sistema Bibliotecas ............. 3

    5.2. Descripcin de actividades: Gestin de infraestructura (Mantenimiento)- Sistema Bibliotecas ... 3

    6. DEFINICIONES ....................................................................................... 6

    7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 6

    8. INDICADORES ....................................................................................... 7

    9. RIESGOS ............................................................................................... 8

    10. CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................... 8

    11. APROBACION ........................................................................................ 8

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    Gestin de Espacios Planta Fsica Mantenimiento

    1. OBJETIVO

    Ejecutar las actividades necesarias con el fin de asegurar un funcionamiento adecuado de la

    infraestructura del Sistema de Bibliotecas, a travs de acciones de mantenimiento tanto preventivo como

    correctivo.

    2. ALCANCE

    El proceso inicia con la elaboracin de un cronograma para las visitas de mantenimiento por parte de los

    proveedores, y con la identificacin de daos espordicos de los equipos. El proceso finaliza con el registro

    del resultado de mantenimiento en la hoja de vida del equipo o enviando una notificacin a Activos Fijos

    para la reposicin de un equipo.

    3. NORMATIVIDAD

    3.1. Directrices:

    La gestin de la infraestructura para el Sistema de Bibliotecas, se cie a los lineamientos institucionales

    que se han definido para la Administracin de Activos Fijos y que estn establecidos en la Poltica de

    Administracin de Activos Fijos.

    4. RESPONSABILIDADES

    4.1. Responsable del proceso:

    JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992

    4.2. Responsabilidades :

    Jefe administrativo:

    Asegurar el cumplimiento de las visitas de mantenimientos preventivos por parte de los

    proveedores.

    Llevar un control de las visitas de los proveedores.

    Tcnico soporte:

    https://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Media/Files/Files-Adquisiciones/Politica-Administracion-de-Activos-Fijoshttps://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Media/Files/Files-Adquisiciones/Politica-Administracion-de-Activos-Fijos

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    Llevar un registro completo del estado de todos los equipos en los formatos de hoja de vida de

    cada equipo.

    5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

    5.1. Diagrama de flujo: Gestin de infraestructura (Mantenimiento)- Sistema Bibliotecas

    5.2. Descripcin de actividades: Gestin de infraestructura (Mantenimiento)- Sistema Bibliotecas

    ENTRADA Necesidad de hacer mantenimiento preventivo y correctivo

    PROVEEDOR Proveedores externos, Personal Administrativo Sistema Bibliotecas, funcionarios de la

    Direccin del Sistema de Bibliotecas

    SALIDA Registro del resultado del mantenimiento

    CLIENTE Personal Sistema Bibliotecas

    No ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

    1 Revisar cotizaciones de proveedores y definir cronograma de visitas

    En conjunto con un Tcnico de Soporte, se revisan cotizaciones de proveedores de mantenimiento para equipos de seguridad y equipos audiovisuales. Se decide cul proveedor contratar y se define un cronograma tentativo para las visitas de mantenimiento que se realizarn a lo largo del ao.

    JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992

    2 Ejecutar mantenimiento y entregar reporte

    En cada visita, se realiza el mantenimiento preventivo/correctivo de los equipos. Una vez finalizada esta actividad, se genera un reporte indicando fecha y hora de la visita, problema reportado, solucin ejecutada, estado en el que se deja el equipo y una recomendacin sobre el manejo del equipo si as se requiere. El reporte se entrega en fsico al Tcnico de Soporte.

    PROVEEDOR Reporte de

    mantenimiento

    m.pena366Archivo adjuntoPRO-26-2-01-10 Gestin de infraestructura (Mant.)-SistBibl.jpg

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    3 Escanear reporte, enviarlo y archivarlo

    Se recibe el reporte del mantenimiento, se escanea para enviarlo en versin digital al Jefe Administrativo, y posteriormente se archiva.

    TECNICO SOPORTE - SBADM

    4 Consolidar reportes y adjuntar cortes de facturacin

    Se consolidan los reportes de las visitas incluidas en el corte de facturacin y se validan que se hayan cumplido y tengan el VoBo del Tcnico de Soporte

    JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992

    5 Solicitar factura al proveedor

    Se solicita al proveedor enviar por correo electrnico la factura del servicio correspondiente al corte, en la cual deben estar incluidos los reportes tcnicos o actas de las visitas acordadas.

    TECNICO SOPORTE - SBADM

    6 Enviar factura

    El proveedor emite, escanea y enva por correo electrnico copia de la factura del corte correspondiente para aprobacin.

    PROVEEDOR

    Factura

    7 Hacer aprobacin del servicio en SAP

    Se hace la aprobacin del servicio en SAP.

    JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992

    SAP

    8 Analizar reportes para

    tomar decisiones de reposicin de equipos

    Con base en los reportes de las visitas de mantenimiento se decide si es necesario realizar una reposicin de equipos o no. Este anlisis se hace en conjunto con un Tcnico de Soporte.

    JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM 10001992 / TECNICO SOPORTE -

    SBADM

    9 Reportar a Activos Fijos

    Si como resultado del anlisis de reportes tcnicos se toma la decisin de dar de baja equipos y hacer la reposicin correspondiente, se sigue el procedimiento definido para la administracin y control de activos fijos.

    JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992

    10 Realizar mantenimiento de computadores de salas

    Anualmente durante los meses junio y julio, se realiza el mantenimiento de los computadores de las salas/bibliotecas. En el mantenimiento los equipos se formatean, limpian y actualizan.

    TECNICO SOPORTE - SBADM

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    Gestin de Espacios Planta Fsica Mantenimiento

    11 Identificar estado de los equipos

    Durante el mantenimiento se identifica el estado de los equipos. Los posibles estados en los que se pueden encontrar son: Buen estado: El equipo funciona correctamente Equipo para reposicin: El equipo debe ser dado de baja pues ya no funciona Equipo para rotacin: El equipo an funciona pero no de forma muy eficiente

    TECNICO SOPORTE - SBADM

    12 Ejecutar la rotacin de los equipos

    Los equipos que ya no funcionan de forma tan eficiente se rotan para las secciones de catlogo pblico, y los que funcionan adecuadamente se rotan a los puestos de los funcionarios.

    TECNICO SOPORTE - SBADM

    13 Notificar a Activos Fijos

    Se realiza la notificacin y procedimiento definido por el rea de Activos Fijos de la Universidad de acuerdo con los lineamientos definidos para la Administracin y Control de Activos

    TECNICO SOPORTE - SBADM

    14 Hacer y archivar registro del estado de los equipos

    En el formato de hoja de vida de cada equipo se debe registrar el resultado del mantenimiento, indicando la fecha en la que se realiz y el estado en el que se encuentra.

    TECNICO SOPORTE - SBADM

    Hoja de vida de equipos

    15 Contactar al proveedor

    En caso de que ocurra algn dao crtico en un equipo de seguridad o audiovisual, se debe contactar al proveedor con el que se tiene el contrato de mantenimiento, para informarle la necesidad de realizar un mantenimiento correctivo.

    TECNICO SOPORTE - SBADM

    16 Cotizar proveedores

    Cuando ocurre algn dao en alguna impresora o escner, se cotizan tres proveedores para que realicen el mantenimiento.

    TECNICO SOPORTE - SBADM

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    Gestin de Espacios Planta Fsica Mantenimiento

    17 Solicitar mantenimiento

    Se solicita el mantenimiento al proveedor seleccionado.

    JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992

    18 Hacer mantenimiento correctivo y notificar estado del equipo

    Se realiza el mantenimiento correspondiente y se notifica el estado de la impresora/escner, que problema tena y cmo se solucion.

    PROVEEDOR

    TECNICO SOPORTE - SBADM

    Notificacin de estado del equipo

    19 Recibir solicitud interna de revisin de equipo

    En caso de que ocurra algn dao en uno de los computadores de los funcionarios del Sistema de Bibliotecas o de alguna sala/biblioteca, se reciben solicitudes por correo electrnico o por va telefnica.

    TECNICO SOPORTE - SBADM

    20 Atender solicitud Se atiende a la solicitud dirigindose al lugar en donde se encuentra el equipo y tratando de resolver el error o dao.

    TECNICO SOPORTE - SBADM

    21 Escalar a la DSIT

    En caso de que el dao del computador no se pueda resolver, se escala el caso al a DSIT por va telefnica o por correo electrnico.

    TECNICO SOPORTE - SBADM

    6. DEFINICIONES Mantenimiento correctivo: Mantenimiento para corregir daos o defectos en el

    funcionamiento de los equipos.

    Mantenimiento preventivo: Mantenimiento que se realiza de forma anticipada con el

    propsito de prevenir daos en el funcionamiento de los equipos.

    7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

    PRO-26-2-01-01 Mantenimiento Correctivo Formato de hoja de vida de los equipos

    INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa, entidad)

  • Mantenimiento correctivo PRO 26-2-01-01

    FECHA PUBLICACIN 02/05/2016

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    Gestin de espacios Planta fsica Mantenimiento

    Tabla de Contenido

    1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2

    2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2

    3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2

    3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2

    3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2

    4. RESPONSABILIDADES ................................................................................................................... 3

    4.1. Responsable del Proceso ..................................................................................................... 3

    4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 3

    5. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 4

    6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ............................................................. 4

    5.1. Diagrama de flujo Mantenimiento correctivo .................................................................. 4

    5.2. Descripcin de actividades Mantenimiento correctivo ................................................... 4

    7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 7

    8. INDICADORES .............................................................................................................................. 7

    9. RIESGOS ....................................................................................................................................... 9

    10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 9

    11. APROBACIN ............................................................................................................................... 9

  • Mantenimiento correctivo PRO 26-2-01-01

    FECHA PUBLICACIN 02/05/2016

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    Gestin de espacios Planta fsica Mantenimiento

    1. OBJETIVO

    Establecer el mantenimiento correctivo que requiera para los equipos o infraestructura locativa

    del rea o departamento.

    2. ALCANCE

    Inicia con el aviso del usuario solicitando el servicio de mantenimiento y finaliza con el cierre tcnico

    despus de haber realizado el mantenimiento, el cierre comercial una vez se haya facturado el

    servicio o con la negacin del servicio por no ser viable.

    3. NORMATIVIDAD

    3.1. Directrices

    No aplica.

    3.2. Lineamientos

    3.2.1. Lineamientos de solicitud del servicio

    El horario de recepcin de solicitudes es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a

    5:00 p.m.

    La solicitud se recibe por avisos en el sistema SAP por la web de autoservicio

    de mantenimiento.

    El aviso debe ser generado por un usuario habilitado por el sistema, este

    usuario es autorizado por el departamento, jefatura o decanatura.

    Por Unidad administrativa/acadmica hay dos usuarios habilitados, principal

    y suplente.

    El tiempo para dar respuesta a la solicitud es de mximo 3 das hbiles para

    urgencias, 8 das hbiles para servicios especiales y 5 das hbiles para

    mantenimiento.

    Se reciben solicitudes de: mantenimiento correctivo, servicios especiales e

    instalacin de equipos.

    Los servicios especiales incluyen: Control de animales que no sean plagas,

    Confort trmico y eventos institucionales.

    3.2.2. Lineamientos de entrega del servicio

    El mantenimiento se llevar a cabo en el lugar y horario acordado con el

    usuario.

    El tiempo para dar respuesta al servicio es de mximo 5 das hbiles, este

    tiempo puede variar dependiendo de la existencia de materiales en el

    almacn y de la complejidad de la contratacin.

  • Mantenimiento correctivo PRO 26-2-01-01

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    Gestin de espacios Planta fsica Mantenimiento

    3.2.3. Lineamientos de cancelacin o modificacin del servicio

    El horario de recepcin de cancelaciones o modificaciones es de lunes a

    viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrnico

    infomanto@uniandes.edu.co.

    Solo puede enviar el correo de modificacin o cancelacin del servicio el

    usuario asignado del departamento, jefatura o decanatura.

    La cancelacin o modificacin del servicio debe ser enviada mnimo 3 das

    hbiles antes de la prestacin del servicio.

    4. RESPONSABILIDADES

    4.1. Responsable del Proceso

    Jefatura de Mantenimiento e Infraestructura.

    4.2. Responsabilidades

    Jefe de mantenimiento

    Liberar rdenes y realizar cierres comerciales de estas.

    Aprobar los proveedores

    Supervisor de mantenimiento:

    Revisar los avisos y de acuerdo a la informacin suministrada rechazarlos o asignarles

    un interventor.

    Crear las rdenes segn la informacin de los avisos.

    Realizar cierres tcnicos de las rdenes.

    Generar reporte de rdenes asignadas a tcnicos y contratistas para la ejecucin.

    Revisar y controlar el vencimiento de las rdenes.

    Generar estadsticos de gestin

    Interventor:

    Asignar el tcnico a las rdenes.

    Solicitar cotizaciones a los proveedores para efectuar el mantenimiento y elegir al

    proveedor.

    Mediar con el proveedor.

    Aprobar los componentes de la orden.

    Auxiliar administrativo mantenimiento:

    Cargar componentes a la orden.

    mailto:infomanto@uniandes.edu.co

  • Mantenimiento correctivo PRO 26-2-01-01

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    Gestin de espacios Planta fsica Mantenimiento

    Auxiliar administrativo almacn:

    Hacer solicitud de pedido para abastecer el almacn con el stock necesario.

    Entregar a los tcnicos el material liberado para cada orden.

    Auxiliar administrativo:

    Elaborar y enviar documento de compras al proveedor.

    Proveedor / tcnico:

    Llevar a cabo el servicio solicitado en el tiempo acordado.

    Entregar las facturas a tiempo y con los costos adecuados.

    Enviar la cotizacin en el tiempo solicitado.

    Tcnico:

    Llevar a cabo el servicio solicitado en el tiempo acordado.

    5. DEFINICIONES

    No aplica.

    6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

    5.1. Diagrama de flujo Mantenimiento correctivo

    5.2. Descripcin de actividades Mantenimiento correctivo

    ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

    1 Diligenciar el formato del aviso

    La persona capacitada de la unidad acadmica o administrativa diligencia el formato en el mdulo de mantenimiento de SAP, indicando las necesidades y caractersticas del caso.

    Unidad acadmica / Unidad administrativa

    Autoservicio de mantenimiento

    2 Revisin de avisos El supervisor de mantenimiento revisa diariamente los avisos diligenciados, determinando si son relevantes o no.

    Supervisor de mantenimiento

    3 Cancelar aviso Debido a que el caso no es viable en su ejecucin, se cancela el caso.

    Supervisor de mantenimiento

    ENTRADA Necesidad de servicio de mantenimiento

    PROVEEDOR Unidad Acadmica / Unidad Administrativa

    SALIDA Orden solucionada, caso cancelado

    CLIENTE Unidad Acadmica / Unidad Administrativa

  • PRO-26-2-01-01

    MANTENIMIENTO CORRECTIVOP

    RO

    VE

    ED

    OR

    EX

    TE

    RN

    OM

    AN

    TE

    NIM

    IEN

    TO

    UN

    IDA

    D A

    CA

    D

    MIC

    A /

    UN

    IDA

    D

    AD

    MIN

    IST

    RA

    TIV

    A

    GE

    ST

    IN

    Y

    LO

    GS

    TIC

    A

    CierreAsignacin Ejecucin

    1- Diligenciar el formato del aviso

    2- Revisin de avisos

    El caso es viable?

    5- Creacin de la orden

    SI

    3-Cancelar aviso

    NO

    11- Cambiar estado de orden

    18- Bsqueda de proveedores

    21- Seleccin del proveedor

    Contratista

    4- Notificar a la unidad la

    cancelacin del aviso

    20- Enviar cotizacin del

    servicio

    Cotizacin

    Diario

    22- Notificar el proveedor

    seleccionado

    Tipo de recurso

    6- Asignar interventor

    7- Revisin de orden

    Tcnico

    Se necesitan materiales

    para la orden?

    No8- Ejecucin de

    orden

    14- Cargar componentes a

    la orden

    15-Aprobacin de los componentes

    de la ordenSi

    9- Firmar aceptacin y

    calificacin del servicio

    10- Entregar formulario a Supervisor

    16- Liberar orden

    17- Entrega de materiales

    diarimente1

    19- Solicitar cotizaciones

    23- Enviar aprobacin

    24- Cargar costos

    26- Enviar correo

    27- Imprimir y traer orden de

    compra

    28- Enviar a interventor

    29- Firmar orden30- Enviar ordenes

    31- Aprobar Ordenes

    32- Enviar ordenes a Gestin y Logstica

    34- Ejecutar trabajo

    35- Realizar acta

    1

    El contratista cumple los requisitos necesarios

    Si

    No

    36- Firmar acta

    38- Enviar factura

    39- Enviar a JefeFactura correcta

    40- Informar a proveedor

    No

    41- Aprobar Factura

    Si42- Enviar factura a logstica

    44- Realizar cierre comercial

    Orden de compra

    Factura

    Acta

    Orden de compra

    No institucional

    Tipo de contratista

    InstitucionalAbastecimiento

    de servicios

    Diariamente

    NoSe necesita

    comprar materiales?

    SiCompras

    generales de bienes

    Semestralmente

    37- Cambiar estado

    12- Realizar cierre tcnico

    13- Realizar cierre comercial

    acumulado

    Si

    Material disponible

    Superior a 5 SMLV?

    No

    Servicio

    1

    Es Bien o Servicio?

    Compras generales de

    bienes

    Bien

    Diariamente

    33- Coordinar trabajo

    43- Realizar cierre tcnico

    25- Hacer liberacin

    Semestralmente

    2

    2

    mantenimineto v2.vsd

    Plantilla 1

    rc.perez224

    Archivo adjunto

    mantenimineto v2.pdf

  • Mantenimiento correctivo PRO 26-2-01-01

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    MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

    Gestin de espacios Planta fsica Mantenimiento

    4 Notificar a la unidad la cancelacin del caso

    Se le notifica a la unidad acadmica o administrativa la cancelacin del caso a travs de correo electrnico.

    Supervisor de mantenimiento

    5 Creacin de la orden

    Si el caso es viable en su ejecucin el supervisor de mantenimiento convierte el caso a una orden, donde se asigna un responsable (interventor) y cambia el estado de la orden a ASIG (asignada), indicando que ya fue asignada a un interventor.

    Supervisor de mantenimiento

    SAP-PM

    6 Asignar interventor

    Una vez la orden es asignada al interventor, este le asigna un tcnico o un contratista dependiendo los requerimientos de la orden

    Supervisor de mantenimiento

    SAP-PM

    7 Revisar orden Va hasta el lugar donde se necesita el servicio y revisa la orden

    Tcnico de mantenimiento

    8 Solucin de la orden

    En caso de no necesitar materiales, se soluciona la orden y se le entrega al solicitante el formato de entrega del servicio generado por el sistema.

    Tcnico de mantenimiento

    9 Firmar aceptacin y calificacin del servicio

    La Unidad Acadmica o Unidad Administrativa diligencia el formato indicando que el servicio solicitado fue cumplido y se califica.

    Unidad acadmica / Unidad administrativa

    10 Entregar formulario a Supervisor

    Se entrega el formulario al Supervisor de mantenimiento

    Tcnico de mantenimiento

    11 Cambiar estado de orden ASMT

    Se cambia el estado de la orden a ASMT (Autorizacin supervisor de mantenimiento) o a EJEC (ejecutada) si se necesitaban materiales

    Supervisor de mantenimiento

    SAP-PM

    12 Realizar cierre tcnico

    Se hace el cierre tcnico de la orden. Si se necesit materiales el cierre lo realiza el Supervisor de Mantenimiento, sino lo realiza el Jefe de Mantenimiento

    Supervisor de mantenimiento/Jefe de mantenimiento

    SAP-PM

    13 Realizar cierre comercial acumulado

    Se realiza semestralmente el cierre comercial de las rdenes con cierre tcnico acumuladas en ese periodo de tiempo.

    Jefe de mantenimiento

    SAP-PM

    14 Cargar componentes a la orden

    Diariamente, se cargan los materiales necesarios para cada orden, si no est el material en bodega an se deja en estado reservado.

    Auxiliar administrativo de mantenimiento

    SAP-PM

    15 Aprobacin de los componentes de la orden

    Se revisan los materiales que se asignaron a cada orden y se aprueba la orden. El interventor cambia el estado de la orden a APIN (aprobacin interventores), indicando que la orden est lista para liberacin del jefe de mantenimiento.

    Interventor SAP-PM

  • Mantenimiento correctivo PRO 26-2-01-01

    FECHA PUBLICACIN 02/05/2016

    MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

    Gestin de espacios Planta fsica Mantenimiento

    16 Liberar Orden Entrar a la orden y verificar la aprobacin de los materiales y libera materiales.

    Jefe de Mantenimiento

    SAP-PM

    17 Entregar materiales Entrega de la bodega los materiales solicitados

    Auxiliar administrativo de bodega de mantenimiento

    18 Bsqueda de proveedores

    Dependiendo de la necesidad del servicio de mantenimiento y costo aproximado se seleccionan proveedores que puedan prestar el servicio.

    Interventor

    19 Solicitar cotizaciones Teniendo en cuenta los requerimientos de la solicitud se le solicita a los posibles proveedores la cotizacin

    Interventor

    20 Enviar cotizacin del servicio

    Los proveedores externos envan la cotizacin del servicio requerido

    Proveedor Cotizacin

    21 Seleccin del proveedor Se selecciona el proveedor, revisando las cotizaciones recibidas por parte de los proveedores externos.

    Interventor

    22 Notificar el proveedor seleccionado

    Notificando al jefe de mantenimiento por correo electrnico del proveedor seleccionado. En el correo se adjunta la cotizacin del proveedor seleccionado.

    Interventor

    23 Enviar aprobacin

    Se enva la aprobacin del proveedor a Gestin y Logstica con copia al interventor por correo electrnico a cotiza-aprobada@uniandes.edu.co para iniciar la elaboracin de la orden de compra

    Jefe de mantenimiento

    24 Cargar costos Se cargan los costos del servicio en la orden respectiva.

    Auxiliar administrativo

    SAP-PM Orden de compra

    25 Hacer liberacin Se hace la liberacin de la orden Jefe de mantenimiento

    SAP-PM

    26 Enviar correo Se le enva un correo electrnico al proveedor y al interventor con el formato de la orden de compra

    Auxiliar administrativo

    27 Imprimir y traer orden de compra

    El proveedor imprime la orden de compra, la firma y la trae a la Universidad al rea de Mantenimiento e Infraestructura

    Proveedor

    28 Enviar a interventor Se le enva la orden al interventor Auxiliar administrativo

    29 Firmar orden El interventor firma y la entrega al asistente administrativo

    Interventor

    30 Enviar ordenes Organiza las rdenes de compra de da y se las enva al jefe de mantenimiento para su aprobacin

    Secretaria

    31 Aprobar ordenes El jefe aprueba las rdenes de compra. Jefe de mantenimiento

    SAP-PM

    32 Enviar rdenes a Gestin y Logstica

    Se enva las rdenes de compra del da aprobadas a Gestin y Logstica

    Secretaria

    mailto:cotiza-aprobada@uniandes.edu.co

  • Mantenimiento correctivo PRO 26-2-01-01

    FECHA PUBLICACIN 02/05/2016

    MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

    Gestin de espacios Planta fsica Mantenimiento

    33 Coordinar trabajo El interventor coordina el trabajo a realizar con el proveedor

    Interventor/Proveedor

    34 Ejecutar trabajo El proveedor ejecuta el trabajo solicitado. Proveedor

    35 Realizar acta El proveedor realiza el acta del trabajo Proveedor Acta

    36 Firmar acta Interventor firma el acta Interventor

    37 Cambiar estado El interventor cambia el estado de la orden a OREA (orden realizada)

    Interventor SAP-PM

    38 Enviar factura El proveedor enva escaneada la factura del trabajo.

    Proveedor Factura

    39 Enviar a jefe El interventor enva la factura al jefe de mantenimiento para su aprobacin

    Interventor

    40 Informar proveedor Se le informa al proveedor las inconsistencias en la factura para su correccin

    Interventor

    41 Aprobar factura El jefe aprueba la factura del trabajo realizado

    Jefe de mantenimiento

    42 Enviar factura a Logstica

    Se enva la factura a Logstica. Interventor

    43 Realizar cierre tcnico Se realiza el cierre tcnico en SAP Supervisor de mantenimiento

    SAP-PM

    44 Realizar cierre comercial Se verifica que se haya hecho el pago de la factura y se realiza el cierre comercial

    Jefe de mantenimiento

    SAP-PM

    7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

    8. INDICADORES

    FIC

    HA

    DEL

    IND

    ICA

    DO

    R Efectividad

    Cdigo del indicador IND-26-2-01-011

    Responsable del indicador

    Jefe de mantenimiento

    Objetivo Medir el nivel de avance de ejecucin de las rdenes de mantenimiento solicitadas.

    INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa, entidad)

    Reglamento tcnico de instalaciones elctricas (RETIE) Reglamento tcnico de iluminacin y alumbrado pblico (RETILAB) Manual de cdigo elctrico colombiano Norma tcnica colombiana

  • Mantenimiento correctivo PRO 26-2-01-01

    FECHA PUBLICACIN 02/05/2016

    MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

    Gestin de espacios Planta fsica Mantenimiento

    Mtodo de Medicin Obtener el nmero de solicitudes con estado ejecutadas y el nmero de solicitudes abiertas SAP- PM y calcular el indicador.

    Unidad de Medida Porcentaje

    Frmula ordenes cerradas/ ordenes entradas

    Variables Ordenes cerradas: Nmero de rdenes ejecutadas. Ordenes entradas: Nmero de rdenes entradas a SAP

    Limitaciones Fallas en el sistema

    Fuente de datos SAP

    Granularidad Por orden

    Periodicidad mensual

    Meta 100%

    Observaciones

    FIC

    HA

    DEL

    IND

    ICA

    DO

    R

    Porcentaje de pendientes injustificados

    Cdigo del indicador IND-26-2-01-012

    Responsable del indicador

    Jefe de mantenimiento

    Objetivo Medir el porcentaje de rdenes pendientes por ejecutar por falta de gestin.

    Mtodo de Medicin Obtener de SAP-PM el nmero de rdenes abiertas asignadas sin ejecutar e identificar con el interventor de cada orden si la no ejecucin esta justificada.

    Unidad de Medida Porcentaje

    Frmula ordenes pendientes/ ordenes entradas

    Variables Ordenes pendientes: Nmero de rdenes pendientes por ejecutar. Ordenes entradas: Nmero de rdenes entradas a SAP

    Limitaciones Fallas en el sistema

    Fuente de datos SAP

    Granularidad Por orden

    Periodicidad mensual

    Meta 0%

    Observaciones

  • Mantenimiento correctivo PRO 26-2-01-01

    FECHA PUBLICACIN 02/05/2016

    MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

    Gestin de espacios Planta fsica Mantenimiento

    9. RIESGOS OPERATIVO

    Accidentes y/o incapacidades del personal tcnico o contratistas externos

    Dao de equipos o infraestructura locativa

    Daos a terceros

    No encontrar disponible el espacio y/o usuario

    CALIDAD DE SERVICIO

    Personal tcnico no calificado

    Especificaciones tcnicas que no aplican

    LEGAL

    Incumplimiento de especificaciones tcnicas de equipos o instalaciones

    Ingreso de personal externo a la universidad sin cumplir normatividad parafiscal

    10. CONTROL DE CAMBIOS

    VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

    0 Elaboracin 05/01/2012

    Publicacin 05/01/2012

    1 Actualizacin 28/07/2015 Publicacin 02/05/2016

    11. APROBACIN

    NOMBRE CARGO FECHA

    ELABOR Roco Prez Ingeniera de procesos 28/07/2015

    REVIS Alberto Poveda Coordinador de procesos 01/04/2016

    APROB Nestor Vera Jefe de Mantenimiento 02/05/2016

    m.pena366Archivo adjuntoMantenimiento_correctivo.pdf

  • Gestin de infraestructura (Mantenimiento)- Sistema

    Bibliotecas

    PRO-26-2-01-10

    FECHA PUBLICACIN 18/10/2016

    MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

    Gestin de Espacios Planta Fsica Mantenimiento

    8. INDICADORES

    FIC

    HA

    DE

    L IN

    DIC

    AD

    OR

    CUMPLIMIENTO DE LAS VISITAS CON PROVEEDORES EXTERNOS

    Cdigo del indicador IND-23-2-01-101

    Responsable del

    indicador Tcnico de Soporte - Jefatura Administrativa

    Objetivo Medir el cumplimiento de la ejecucin de las visitas de mantenimiento

    programadas con los proveedores con quienes se tiene contrato

    Mtodo de Medicin Nmero de visitas ejecutadas dividido en el nmero de visitas planeadas

    Unidad de Medida Porcentaje

    Frmula

    Variables Numerador: nmero de visitas ejecutadas

    Denominador: nmero de visitas planeadas

    Limitaciones Acordar reprogramacin de visitas, segn las necesidades caso en el cual vara el

    nmero de visitas planeadas respecto a las ejecutadas

    Fuente de datos Archivo de control de visitas y cronogramas por proveedor (SharePoint)

    Granularidad No aplica

    Periodicidad Anual

    Meta 100%

    Observaciones

    FIC

    HA

    DE

    L IN

    DIC

    AD

    OR

    CUMPLIMIENTO DE LOS MANTENIMIENTOS DE EQUIPOS

    Cdigo del indicador IND-23-2-01-102

    Responsable del

    indicador Tcnico de Soporte - Jefatura Administrativa

    Objetivo Medir el cumplimiento de la ejecucin de las actividades de mantenimiento,

    limpieza y actualizacin realizadas por el Tcnico de Soporte a los equipos en Salas

    Mtodo de Medicin Nmero de mantenimientos realizados

  • Gestin de infraestructura (Mantenimiento)- Sistema

    Bibliotecas

    PRO-26-2-01-10

    FECHA PUBLICACIN 18/10/2016

    MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

    Gestin de Espacios Planta Fsica Mantenimiento

    Unidad de Medida Porcentaje

    Frmula

    *100%

    Variables Numerador: nmero de mantenimientos realizados

    Denominador: nmero de mantenimientos planeados

    Limitaciones No aplica

    Fuente de datos Formatos de Mantenimiento y cronogramas de mantenimiento (SharePoint)

    Granularidad No aplica

    Periodicidad Anual

    Meta 100%

    Observaciones

    9. RIESGOS

    OPERATIVO

    No hacer el registro oportuno de algn mantenimiento realizado.

    Que un equipo falle durante el mantenimiento realizado

    10. CONTROL DE CAMBIOS

    VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

    0 Elaboracin 01/10/2015

    Publicacin 18/10/2016

    11. APROBACION

    NOMBRE CARGO FECHA

    ELABOR Manuela Pea INGENIERO PROCESOS (T) -

    PROY - 10006394 01/10/2015

  • Gestin de infraestructura (Mantenimiento)- Sistema

    Bibliotecas

    PRO-26-2-01-10

    FECHA PUBLICACIN 18/10/2016

    MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

    Gestin de Espacios Planta Fsica Mantenimiento

    REVIS

    Liliana Caballero JEFE ADMINISTRATIVO -

    SBADM - 10001992 23/09/2016

    Cesar Augusto Collazos TECNICO SOPORTE - SBADM 18/04/2016

    Eliana Arciniegas AUXILIAR BIBLIOTECA 23/09/2016

    Alberto Poveda Caputo

    Coordinador de Procesos

    Direccin de Planeacin y

    Evaluacin

    01/07/2016

    APROB Angela Mara Mejia DIRECTOR SISTEMA

    BIBLIOTECAS - SBI - 10001991 12/10/2016