GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

1. Ficheros y carpetas

Toda la información que vamos guardando en un ordenador

se guarda en archivos, que no es más que una colección de

datos digitales.

Un archivo o fichero puede ser tanto un fichero ejecutable

que permite instalarnos una aplicación, como aquel

documento creado con un procesador de texto o con una

hoja de cálculo.

Estos archivos o ficheros se localizan dentro de carpetas de

nuestras unidades de disco (disco duro, lápiz de memoria

USB...).

2. Organización de la información

Cuando tengamos que crear una carpeta para guardar

algunos ficheros, es importante que el nombre esté

relacionado con los contenidos de los ficheros que

pondremos, ya que de esta forma nos será más sencillo

recordar en qué carpeta los hemos guardado.

En cuanto a los nombres que podemos poner a los

archivos que creamos, también tienen que estar muy bien

relacionados con la información que contengan.

Al guardar un archivo creado con una determinada

aplicación, éste se guardará con la extensión

correspondiente (sin que tengamos que escribirla). La

extensión de los documentos (.doc, .odt, .xls, .ppt, .mdb,

.zip, .rar...), va en función de la aplicación con la que se

abrirán, tal como podemos ver en esta tabla con algunos

ejemplos:

NOTA: Nombrar Versiones

En caso de que queramos conservar versiones

anteriores de un archivo sin sobreescribirlas,

siempre podremos ir guardando las versiones

anteriores (es lo que se denomina versionado de

archivos), añadiendo en el nombre algún texto

que nos indique la versión.

Por ejemplo: informe_v1.doc, informe_v2.doc...;

o incluso poner en el mismo nombre la

fecha de creación: curriculum_enero_2008.doc,

curriculum_abril_2008.doc...

3. Tipo de ficheros

Los ficheros presentan al final de su nombre lo que se

denomina la extensión.

La extensión de un fichero nos indica el tipo de información

que contiene y al mismo tiempo nos informa del formato e

indirectamente del procedimiento utilizado para almacenar

información (por ejemplo, una aplicación de procesamiento

de textos o una de tratamiento de imágenes o de dibujos).

Las extensiones más comunes son las siguientes:

.exe Fichero ejecutable de una aplicación

.dll Librería de una aplicación

.inf Fichero de información

.ppt Presentación en PowerPoint

.odpPresentación en Impress

.ini Fichero de configuración

.doc Fichero de MS Word

.sxw Fichero de Writer

.rtf Fichero de WordPad

.xls Fichero de MS Excel

.sxc Fichero de Calc

.mdbFichero de MS Access

.odbFichero de Base (OpenOffice)

.zip Fichero comprimido

.rar Fichero comprimido

.swf Fichero de aplicación Flash

.lnk Acceso directo

.ocx Control

.pdf Formato de documento PDF

.hlp Fichero de ayuda

.ttf Archivo de fuente o tipo de letra

.txt Fichero de texto

.sys Fichero del sistema

Este concepto de extensión en informática hace referencia

a aspectos de formato, y no tiene nada que ver con el

volumen, peso o dimensiones de un fichero.

4. Formato PDF

El formato PDF (en inglés portable document format o,

traducido, formato de documento portátil) es un formato de

documento que puede incorporar texto e imágenes,

desarrollado por la empresa Adobe Systems.

Con el tiempo se ha ido convirtiendo en un estándar para

compartir información en la Red. Actualmente, empresas,

gobiernos y muchas otras instituciones lo utilizan como

formato estándar para sus documentos.

La apariencia de un documento PDF es muy similar a la que

éste tiene cuando ha sido creado por cualquier otra

aplicación, y todavía más parecida al formato que tendría

una vez impreso en papel.

Para poder leer documentos en formato PDF es necesario

tener instalado un programa que nos permita abrir este

tipo de documentos. El más utilizado es Adobe Reader (que

a menudo ya viene preinstalado en muchos ordenadores).

Pero si queremos convertir un documento cualquiera (de

texto, de imagen, una página web, etc.) a formato PDF, no

tendremos bastante con Adobe Reader. Necesitaremos un

programa conversor de este tipo de documentos a formato

Hay diferentes programas que permiten convertir a PDF.

Destacaremos dos:

• AdobeAcrobat, que permite crear, editar y convertir

ficheros a este formato.

• PDFCreator es un programa sencillo que permite

convertir a PDF cualquier fichero. Es un programa gratuito

(freeware).

Si cambiamos algunas de las propiedades de un documento

PDF podemos dotarlo de mayor seguridad (por ejemplo, no

permitir la copia de contenidos...).

En este caso, sólo se permite visualizar el documento en

diferentes tamaños e imprimirlo, pero no copiar ninguno

de sus contenidos

5. Aplicaciones portátiles

Un programa o aplicación portátil (en inglés, portable) es un

programa (procesador de textos, navegador...) que podemos

introducir en un dispositivo portátil, como por ejemplo un

lápiz de memoria USB, y que después podemos utilizar en

cualquier ordenador al que lo conectemos.

Tan pronto como conectemos el lápiz de memoria, el disco

duro portátil, el reproductor de audio o de vídeo, o

cualquier otro dispositivo parecido, ya podremos acceder a

nuestro software, datos, etc., como si estuviéramos en

nuestro propio PC. Y al desconectarlo, no perdemos

ninguno de estos datos.

La capacidad de estos dispositivos portátiles a un precio

razonable hace que sean ideales para que tengamos

instalada una buena colección de aplicaciones portátiles

como las que presentaremos en este tema. Y no hará falta

ningún hardware adicional, salvo este dispositivo portátil.

Para instalar las aplicaciones portátiles sólo hay que

descargar el instalador de la aplicación portátil que

queramos, ejecutarlo, escoger la ubicación (en concreto la

unidad de nuestro lápiz de memoria), ejecutar la aplicación

portátil y ya estará en funcionamiento. No hay necesidad de

instalar ningún software adicional, ni en esta máquina ni

en las que lleguemos a conectar el dispositivo portátil.

En nuestro dispositivo portátil podemos llegar a tener

desde un navegador configurado según nuestras

preferencias, nuestro gestor de correo, un programa de

mensajería instantánea con su configuración, un

antivirus... Además, al utilizar estas aplicaciones, no

estamos dejando información personal al ordenador en el

que conectamos este dispositivo con las aplicaciones

portátiles.

Como podemos ver, llevar estas aplicaciones portátiles tiene

muchas ventajas, pero también hay que ir con mucho

cuidado de no dejarlo conectado al ordenador en el que lo

hayamos utilizado, sobre todo si tenemos guardada

información confidencial.

En caso de querer disponer de algunas aplicaciones

portátiles reunidas en un grupo, podemos descargarnos un

paquete que contiene directamente varias aplicaciones

portátiles y que nos permite acceder a todas de forma muy

sencilla

http://www.portableapps.com/suite