Gestión de Las Adquisiciones Del Proyecto (Según Pmbok)

8/17/2019 Gestión de Las Adquisiciones Del Proyecto (Según Pmbok)

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GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO.

La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de compra oadquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtenerfuera del equipo del proyecto. La organización puede ser la compradora ovendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto. La Gestión

de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del contrato yde control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos uórdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo delproyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto también incluye laadministración de cualquier contrato emitido por una organización externa elcomprador! que esté adquiriendo el proyecto a la organización e"ecutante elvendedor!, as# como la administración de las obligaciones contractualescontra#das por el equipo del proyecto en virtud del contrato.

$stos procesos interact%an entre s# y con los procesos de las otras &reas deconocimiento. 'ependiendo de los requisitos del proyecto, cada proceso puede

implicar el esfuerzo de un grupo o persona. (i bien los procesos se presentanaqu# como componentes diferenciados con interfaces de)nidas, en la pr&cticase superponen e interact%an de formas que no se detallan en la Gu#a delP*+-.

Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto implican contratos,que son documentos legales que se establecen entre un comprador y unvendedor. /n contrato representa un acuerdo vinculante para las partes envirtud del cual el vendedor se obliga a proveerlos productos, servicios o resultados especi)cados, y el comprador se obliga aproporcionar dinero o cualquier otra contra prestación v&lida.

/n contrato de adquisición incluye términos y condiciones, y puede incorporarotros aspectos especi)cados por el comprador para establecer lo que elvendedor debe realizar o proporcionar. $s responsabilidad del equipo dedirección del proyecto asegurar que todas las adquisiciones satisfacen lasnecesidades espec#)cas del proyecto, a la vez que se respetan las pol#ticas dela organización en materia de adquisiciones. (eg%n el &rea de aplicación, loscontratos también pueden denominarse acuerdos, convenios, subcontratos uórdenes de compra.

Aunque todos los documentos del proyecto est&n su"etos a alg%n tipo derevisión y aprobación, el car&cter "ur#dicamente vinculante de un contrato por

lo general signi)ca que estar& su"eto a un proceso de aprobación m&sex0austivo.

$l equipo de dirección del proyecto puede buscar el respaldo temprano deespecialistas en contratación, adquisiciones, derec0o y asuntos técnicos. 'ic0aparticipación puede ser mandatoria seg%n la pol#tica de cada organización.


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1elebrar un contrato por productos o servicios es un método de asignar laresponsabilidad de gestionar o compartir posibles riesgos. /n proyectocomple"o puede implicar la gestión simult&nea o secuencial de m%ltiplescontratos o subcontratos. $n tales casos, el ciclo devida de cada contrato puede )nalizar durante cualquier fase del ciclo de vidadel proyecto.

'ependiendo del &rea de aplicación, el vendedor puede ser denominadocontratista, subcontratista, proveedor, proveedor de servicios o distribuidor.'ependiendo de la posición del comprador en el ciclo de adquisición delproyecto, éste puede denominarse cliente, contratistaprincipal, contratista, organización compradora, organismo gubernamental,solicitante de servicios o simplemente comprador.

Por lo general, el vendedor dirigir& el traba"o como un proyecto si la adquisición

no se limita a materiales listos para la venta, a bienes o a productos comunes.$n dic0os casos2

• $l comprador se transforma en el cliente y, por lo tanto, en un interesado

clave en el proyecto para el vendedor.• $l equipo de dirección del proyecto del vendedor debe ocuparse de todos

los procesos de la dirección de proyectos, y no sólo de los de esta &rea deconocimiento.

• Los términos y condiciones del contrato se transforman en entradas clave

de muc0os de los procesos de dirección del vendedor. $l contrato puedeefectivamente contener las entradas p.e". principales entregables, 0itosclave, ob"etivos de costos! o limitar las opciones del equipo del proyecto

p.e"., en proyectos de dise3o, se requiere a menudo que el compradorapruebe las decisiones relacionadas con los recursos 0umanos!.

(upone también que entre el comprador y el vendedor se desarrollar& yexistir& una relación contractual formal. (in embargo, la mayor parte delcontenido de este cap#tulo puede aplicarse también a acuerdos nocontractuales entre departamentos, celebrados con otras unidades de laorganización del equipo del proyecto.


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$l Gr&)co 4564 presenta una descripción general de los procesos de Gestión delas Adquisiciones del Proyecto, a saber2


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9.1 PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES.

Plani)car las Adquisiciones es el proceso que consiste en documentar lasdecisiones de compra para el proyecto, especi)car la forma de 0acerlo eidenti)car posibles vendedores. 7denti)ca qué necesidades del proyectopueden satisfacerse de me"or manera, o deben satisfacerse, mediante la

adquisición de productos, servicios o resultados fuera de la organización delproyecto, y qué necesidades del proyecto pueden ser resueltas por el equipodel proyecto.

$l proceso Plani)car las Adquisiciones también incluye la consideración deposibles vendedores, en particular si el comprador desea e"ercer alg%n tipo dein8uencia o control sobre las decisiones de compra. 9ambién se deber&considerar quién es el responsable de obtener o ser titular de permisos ylicencias profesionales relevantes que puedan ser exigidos por la legislación,alguna regulación o pol#tica de la organización para e"ecutar el proyecto.

$l proceso Plani)car las Adquisiciones incluye la consideración de los riesgos

derivados de cada decisión de 0acer o comprar. 7ncluye asimismo la revisióndel tipo de contrato que se planea utilizar para la mitigación de riesgos, y aveces transferir los riesgos al vendedor.

GRÁFICO 9-2

9.1.1 Plani)car las Adquisiciones2

Entradas

4. L#nea +ase del Alcance5. 'ocumentación de :equisitos;. Acuerdos para 9raba"ar en $quipo

. :equisitos de :ecursos de la Actividad?. 1ronograma del Proyecto@. $stimaciones de 1ostos de las Actividades. L#nea +ase del 'esempe3o de 1ostos4B.Cactores Ambientales de la $mpresa44.Activos de los Procesos de la rganización


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!rra"#!ntas $ T%&n#&as

4. An&lisis de Dacer o 1omprar5. Euicio de $xpertos;. 9ipos de 1ontrato

Sa'#das

4. Plan de Gestión de las Adquisiciones5. $nunciado del 9raba"o :elativo a la Adquisición;. 'ecisiones de Dacer o 1omprar


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9.2.1 $fectuar las Adquisiciones2

$ntradas

4. Plan para la 'irección del Proyecto5. 'ocumentos de la Adquisición;. 1riterios de (elección de Proveedores. 'ocumentos del Proyecto?. 'ecisiones de Dacer o 1omprar@. Acuerdos para 9raba"ar en $quipo. Activos de los Procesos de la rganización

Derramientas y 9écnicas

4. 1onferencias de ferentes5. 9écnicas de $valuación de Propuestas;. $stimaciones 7ndependientes

. +%squeda en 7nternet?. egociación de Adquisiciones

(alidas

4. Fendedores (eleccionados5. Ad"udicación del 1ontrato de Adquisición;. 1alendarios de :ecursos


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9.( AD)INISTRAR LAS ADQUISICIONES.

Administrar las Adquisiciones es el proceso que consiste en gestionar lasrelaciones de adquisiciones, supervisar el desempe3o del contrato y efectuarcambios y correcciones seg%n sea necesario. 9anto el comprador como elvendedor administran el contrato de adquisición con

)nalidades similares. 1ada uno debe asegurar que ambas partes cumplan consus respectivas obligaciones contractuales y que sus propios derec0os legalesse encuentren protegidos.

'ebido a la naturaleza legal de la relación contractual, resulta fundamental queel equipo de dirección del proyecto esté atento a las implicaciones legales delas medidas tomadas al administrar una adquisición. $n proyectos mayores,con m%ltiples proveedores, un aspecto clave de la administración del contratoes la gestión de las interfaces entre los distintos proveedores.

(i bien un administrador de adquisiciones puede formar parte del equipo del

proyecto, por lo general, esta persona rinde cuentas a un supervisor de undepartamento diferente. ormalmente, esto sucede cuando la organizacióne"ecutante es también el vendedor del proyecto a un cliente externo.

Los procesos de dirección de proyectos que se aplican incluyen, entre otros2

• 'irigir y Gestionar la $"ecución del Proyecto para autorizar el traba"o del

vendedor en el momento oportuno.• 7nformar el 'esempe3o para monitorear el alcance, el costo, el cronograma

y el desempe3o técnico del contrato.• :ealizar el 1ontrol de 1alidad para inspeccionar y veri)car la conformidad

del producto del vendedor.• :ealizar el 1ontrol 7ntegrado de 1ambios para asegurar que los cambios

sean aprobados correctamente y que todas las personas que necesitenestar informadas de dic0os cambios efectivamente lo estén.

• *onitorear y 1ontrolar los :iesgos para asegurar que los riesgos sean

mitigados.• Administrar las Adquisiciones también tiene un componente de gestión

)nanciera que implica el monitoreo de los pagos efectuados al vendedor./na de las consideraciones principales a tener en cuenta cuando se realizanpagos a proveedores es que exista una estrec0a relación entre los pagosefectuados y el traba"o realizado.

9ambién se llevan a cabo evaluaciones similares cuando se debe con)rmar queun vendedor no est& cumpliendo con sus obligaciones contractuales y cuandoel comprador contempla adoptar acciones correctivas. Administrar lasAdquisiciones incluye gestionar la )nalización anticipada del traba"o contratadopor causa, conveniencia o incumplimiento! de conformidad con la cl&usula derescisión del contrato.


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Los contratos pueden ser modi)cados por mutuo consentimiento en cualquiermomento con anterioridad al cierre del contrato, de acuerdo con los términosdel contrato relativos al control de cambios. $s posible que dic0asmodi)caciones no siempre bene)cien por igual al vendedor y al comprador.

GRÁFICO 9-*

9.(.1 Administrar las Adquisiciones2

$ntradas

4. 'ocumentos de la Adquisición5. Plan para la 'irección del Proyecto;. 1ontrato


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para su uso en el futuro. Las reclamaciones no resueltas pueden estar su"etas alitigio luego del cierre. Los términos y condiciones del contrato puedenprescribir procedimientos espec#)cos para el cierre del contrato.

(eg%n los términos y condiciones de la adquisición, el comprador puede tener

derec0o a dar por )nalizada la totalidad del contrato o una parte del proyecto,en cualquier momento, por "usta causa o por conveniencia. (in embargo, deacuerdo con dic0os términos y condiciones del contrato, es posible que elcomprador tenga que compensar al vendedor por los preparativos de este%ltimo, y por los traba"os completados y aceptados relacionados con la partedel contrato rescindida.

GRAFICO 9-+

9.*.1 1errar las Adquisiciones2

$ntradas

4. Plan para la 'irección del Proyecto5. 'ocumentación de la Adquisición

Derramientas y 9écnicas

4. Auditor#as de la Adquisición5. Acuerdos egociados

;. (istema de Gestión de :egistros

(alidas

4. Adquisiciones 1erradas5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la rganización

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