Gestión de ProyectosGestión de Proyectos                                                             

Ing. Christian Farías Carretero

Actividades en la organizaciónActividades en la organización

• Ejecutados por personasEjecutados por personas• Recursos limitados (finitos)Recursos limitados (finitos)• Procesos, subprocesos,subsubproces..Procesos, subprocesos,subsubproces..

• PlaneadosPlaneados• EjecutadosEjecutados

• ControladosControlados

DefiniciónDefinición

Compromiso Compromiso temporaltemporal para para crear un producto o servicio crear un producto o servicio únicoúnico..

Definición (temporal)Definición (temporal)

ProyectoProyecto• Objetivo: Lograr el objetivo y cerrarObjetivo: Lograr el objetivo y cerrar• Fin : Se alcanzó el objetivoFin : Se alcanzó el objetivo No se puede alcanzar el objetivoNo se puede alcanzar el objetivo Se cerró una oportunidadSe cerró una oportunidadNo proyectoNo proyecto• Objetivo : Mantener el negocioObjetivo : Mantener el negocio• Fin : Nuevos objetivos y reiniciarFin : Nuevos objetivos y reiniciar

DefiniciónDefinición

No hecho antesNo hecho antes

Un producto o servicio Un producto o servicio UNICOUNICO

DefiniciónDefinición

Temporal + UnicoTemporal + Unico

Progresiva ElaboraciónProgresiva Elaboración

Avance por etapas Trabajado con cuidado y detalleAvance por etapas Trabajado con cuidado y detalle

Gestión de ProyectosGestión de Proyectos

Aplicación de conocimientos, habilidades, Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades herramientas y técnicas a las actividades del PROYECTO para satisfacer sus del PROYECTO para satisfacer sus requerimientos.requerimientos.

Requerimientos propiosRequerimientos propios

Equilibrio: Alcance, tiempo, costo, riesgo y calidad.Equilibrio: Alcance, tiempo, costo, riesgo y calidad.

Involucrados con diferentes necesidad y expectativasInvolucrados con diferentes necesidad y expectativas

Áreas de experticia de Áreas de experticia de Gerencia de ProyectosGerencia de Proyectos

HABILIDADES INTERPERSONALES

CONOCIMIENTO,

ESTANDARES Y

REGULACIONES DEL AREA

DE APLICACION

CONOCIMIE

NTO Y

HABILIDADES D

E GERENCIA

EN GENERAL

COMPRENSION DEL

ENTORNO DEL PROYECTO

Gestión de Proyectos

Gestión de Integración Gestión de Alcance

Gestión del Tiempo Gestión de Costo

Gestión de Calidad Gestión de RRHH

Gestión Comunicaciones Gestión de Riesgo

Gestión Logistica

Áreas de conocimientoÁreas de conocimiento

Fases y ciclo de VidaFases y ciclo de Vida

Para:Para:• Afrontar la incertidumbreAfrontar la incertidumbre• Coordinar con el desarrollo operativoCoordinar con el desarrollo operativo• Optimizar el controlOptimizar el control

Dividir el Proyecto en FasesDividir el Proyecto en Fases

Fases = Ciclo de VidaFases = Ciclo de Vida

Procesos y su interacciónProcesos y su interacción

Proceso de Inicio

Proceso de Planificación

Proceso de Ejecución

Proceso de Control

Proceso de Cierre

Procesos en el tiempoProcesos en el tiempo

Procesos / Área de conocimientoProcesos / Área de conocimientoIniciaciónIniciación PlanificaciónPlanificación EjecuciónEjecución ControlControl CierreCierre

IntegraciónIntegración Desarrollo del planDesarrollo del plan Ejecución del planEjecución del plan Control de Control de cambioscambios

AlcanceAlcance IniciaciónIniciaciónPlaneamientoPlaneamiento

DefiniciónDefinición

VerificaciónVerificación

Control de Control de cambiocambio

TiempoTiempo

Actividades definiciónActividades definición

Actividades secuenciaActividades secuencia

Actividades duraciónActividades duración

ProgramaciónProgramación

Control de Control de programaciónprogramación

CostoCosto

Planeamiento recursoPlaneamiento recurso

Estimado de costosEstimado de costos

PresupuestoPresupuesto

Control de costoControl de costo

CalidadCalidad Plan de calidadPlan de calidad AseguramientoAseguramiento Control de Control de CalidadCalidad

RR.HHRR.HHPlan organizacionalPlan organizacional

ContrataciónContrataciónGrupo de trabajoGrupo de trabajo

ComunicacionesComunicaciones Plan de comunicacionesPlan de comunicaciones Distribución de Distribución de informacióninformación

Reportes de Reportes de desempeñodesempeño

Liquidación Liquidación administrativaadministrativa

RiesgoRiesgo

PlanPlan

IdentificaciónIdentificación

Análisis cualitativoAnálisis cualitativo

Análisis cuantitativoAnálisis cuantitativo

Plan de respuestaPlan de respuesta

Monitoreo y Monitoreo y controlcontrol

LogísticaLogísticaPlan de comprasPlan de compras

Plan de cotizacionesPlan de cotizaciones

SolicitudesSolicitudes

ProveedoresProveedores

ContratosContratos

LiquidaciónLiquidación

Ámbito de la Gerencia de proyectosÁmbito de la Gerencia de proyectos

TIEMPO(Capitulo 6)

COSTO(Capitulo 7)

ALCANCE(Capitulo 5)

CALIDAD(Capitulo 8)

RR HH(Capitulo 9)

COMUNICACION(Capitulo 10)

PROCURA(Capitulo 12)

RIESGO(Capitulo 11)

Cliente

Resultados

ActividadesDel Proyecto

WBSRecursos

Gestión yPlanificación

Restricciones

El proceso general de los proyectosEl proceso general de los proyectos

Especificaciones(objetivos)

TiempoAlcance

Costo

Riesgos

QA/QC

Medio Ambiente

StakeholdersContexto

Estímulos para inicioEstímulos para inicio

Problemas Problemas

OportunidadesOportunidades

NecesidadesNecesidades

DecisiónDecisión

Como responderComo responder

PlaneamientoPlaneamiento

• Establecer:Establecer:ProblemaProblemaDeficienciaDeficienciaOportunidadOportunidad

• Justificación del proyectoJustificación del proyecto• Misión, Alcance, Objetivos, “Charter”Misión, Alcance, Objetivos, “Charter”

Planeamiento Planeamiento (continuación)(continuación)

• Requerimientos de los involucradosRequerimientos de los involucrados• Conformación de Grupos de trabajoConformación de Grupos de trabajo• Misión, Alcance, Objetivos, “Charter” Misión, Alcance, Objetivos, “Charter”

revisados.revisados.• Requerimientos contractuales y Requerimientos contractuales y

“entregables”.“entregables”.

Planeamiento Planeamiento (continuación)(continuación)

• WBS (Work Breakdown Structure)WBS (Work Breakdown Structure)Agrupamiento de elementos del proyecto, Agrupamiento de elementos del proyecto,

desde un punto de vista de suministros-desde un punto de vista de suministros-productos, que permite definir y organizar productos, que permite definir y organizar el alcance total.el alcance total.

En cada subsecuente nivel se incrementa En cada subsecuente nivel se incrementa el detalle.el detalle.

Debe llegarse hasta el nivel que se tiene Debe llegarse hasta el nivel que se tiene previsto vigilancia rutinaria (+/- 5).previsto vigilancia rutinaria (+/- 5).

WBS WBS (Ejemplo)(Ejemplo)

Taller GrupalTaller Grupal

Elaborar un WBS de los siguientes proyectos:Elaborar un WBS de los siguientes proyectos:1.1. Creación de la Universidad Virtual.Creación de la Universidad Virtual.2.2. Implementación de una nueva Carrera Implementación de una nueva Carrera

ProfesionalProfesional3.3. Matrícula para el segundo semestre (2006-Matrícula para el segundo semestre (2006-

II).II).4.4. Simulacro de Evacuación en nuestra Simulacro de Evacuación en nuestra

institución.institución.5.5. Capacitación: “Herramientas para la Calidad”Capacitación: “Herramientas para la Calidad”

Duración: 20 minutos

Exposición: 20 minutos

Planificación Planificación (continuación)(continuación)

Diagrama de GANTT - Hitos

Planeamiento Planeamiento (continuación)(continuación)

• CualesCuales• CuantosCuantos• Suministros por .....Suministros por .....• Entregados mediante..Entregados mediante..

• CostoCosto• Forma de pagoForma de pago• Pagados por......Pagados por......• CalendarioCalendario

Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 TotalFormulariosCintasPatronesPapelTintaTotal

Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 TotalComputadoraAnalizadoresVehiculosMuestrasTelefonosTotal

Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 TotalGerenteAuditorAdministradorInspectorAsistenteTotal

Planeamiento Planeamiento (continuación)(continuación)

ResponsabilidadResponsabilidad

•Matriz de Responsabilidad Lineal

Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 TotalTarea 1Tarea 2Tarea 3Tarea 4Tarea 5Tarea 6

Planificación Planificación (continuación) (continuación) CostosCostos

• SimilitudSimilitudBasado en similar +Barato,-PrecisiónBasado en similar +Barato,-PrecisiónConfiable si el proyecto es realmente similar y si se Confiable si el proyecto es realmente similar y si se tiene experiencia.tiene experiencia.

• ParamétricoParamétricoCosto y precisión variablesCosto y precisión variables

Confiable dependiendo de historiaConfiable dependiendo de historia,definición de ,definición de parámetros y escalabilidad.parámetros y escalabilidad.

• Bottom-UpBottom-Up+detalle,-barato,, +preciso+detalle,-barato,, +precisoEquilibrar costo/precisiónEquilibrar costo/precisión

Planificación Planificación (continuación) (continuación) PresupuestoPresupuesto

• Estimado de CostoEstimado de Costo• WBSWBS• ProgramaciónProgramación (Actividades,duraciones, secuencias,asignación de recursos)(Actividades,duraciones, secuencias,asignación de recursos)

PRESUPUESTOPRESUPUESTO

Planeamiento Planeamiento (continuación) (continuación) SeguimientoSeguimiento

• Sistema de registro y EvaluaciónSistema de registro y Evaluación

• Establecimientos de medicionesEstablecimientos de mediciones

• Definición de reportes de estadoDefinición de reportes de estado

SeguimientoSeguimiento

• TiempoTiempoAvanceAvanceHitos de controlHitos de controlReprogramacionesReprogramaciones

• Uso de recursosUso de recursos• CostosCostos

Gestión de RiesgosGestión de Riesgos

• Proceso que engloba la Identificación, Proceso que engloba la Identificación, Análisis y Respuesta a riesgos del Análisis y Respuesta a riesgos del proyecto.proyecto.

• ProcesosProcesosIdentificaciónIdentificaciónCuantificaciónCuantificaciónDesarrollo de RespuestaDesarrollo de RespuestaControl de RespuestaControl de Respuesta

Gestión de Riesgos Gestión de Riesgos (Continuación)(Continuación)

• Descripción del ProductoDescripción del Producto• PlaneamientoPlaneamiento• HistoriaHistoria

Fuentes de RiesgoFuentes de Riesgo

Eventos PotencialesEventos Potenciales

SíntomasSíntomas

Gestión de Riesgos Gestión de Riesgos (Continuación)(Continuación)

• Fuentes de RiesgoFuentes de Riesgo• Eventos PotencialesEventos Potenciales• SíntomasSíntomas

Perseguir/EvitarPerseguir/Evitar

Ignorar/AceptarIgnorar/Aceptar

Gestión de Riesgos Gestión de Riesgos (Continuación)(Continuación)

• Perseguir/EvitarPerseguir/Evitar• Ignorar/AceptarIgnorar/Aceptar

Plan de Gestión de RiesgosPlan de Gestión de Riesgos

Plan de ContingenciaPlan de Contingencia

ReservasReservas

ContratosContratos(Evitar, Mitigar, Aceptar)(Evitar, Mitigar, Aceptar)