GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 1 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS ALTA DIRECCIÓN CLIENTE GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS CLIENTE * Proyectos

GESTIÓN DE PROYECTOS

noviembre, 2009 rev. 8 1

GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS

ALTA DIRECCIÓN

CLIENTE


CLIENTE

* Proyectos relacionados con la realización de productos (subprogramas 61, 63, 64, 65, 67, 68 y 71)

INDICADORES DE EFICACIA DEL PROCESO


SECUENCIA E INTERACCIONES DEL PROCESO:

RECURSOS HUMANOSPLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO

RECURSOS HUMANOS

INTEGRACIÓN Y SEGUIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS

EVALUACIÓN PRELIMINAR DE LOS PROYECTOS


ANÁLISIS DE RESULTADOSANÁLISIS DE RESULTADOS

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVASACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN SERVICIOS EXTERNOS

PARÁMETROS DE DESEMPEÑO DEL PROCESO


3

PROPUESTAS DE MEJORA AL SGIPROPUESTAS DE MEJORA AL SGI

INFORMACIÓN SOBRE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

INFORMES DE AUDITORÍAS

PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOSPLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

DISTRIBUCIÓN DE RECURSOSDISTRIBUCIÓN DE RECURSOS NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURANECESIDADES DE

INFRAESTRUCTURANECESIDADES DE RECURSOS

HUMANOSNECESIDADES DE RECURSOS

HUMANOS

RECURSOS HUMANOSINFORMACIÓN DE LA OCUPACIÓN DEL PERSONAL

ALTA DIRECCIÓN

LINEAMIENTOS Y ACCIONES PARA MEJORAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES

INTERESADAS

METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS

PLANES DE DESARROLLO INDIVIDUAL

*

2

Cambios en el proceso

DIAGRAMA DE FLUJO

ASPECTOS GENERALES

MEDICIÓN DE EFICACIA

COMPETENCIA DE RECURSOS HUMANOS

RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

PUNTOS DE CONTROL

INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOSINTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS

DOCUMENTOS Y REGISTROS

EJECUCIÓN DE OBRAS Y MANTENIMIENTO

EJECUCIÓN DE PROGRAMAS PREVENTIVOS DE SEGURIDAD, SALUD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL

PLANEACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL PROYECTOPLANEACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL PROYECTO

REGISTRO DE PROYECTO AUTORIZADOREGISTRO DE PROYECTO AUTORIZADO

SOLICITUD DE SUMINISTROS Y

SERVICIOS

SOLICITUD DE SUMINISTROS Y

SERVICIOS

ANEXO TÉCNICOANEXO TÉCNICO

SOLICITUD DE RECURSOS HUMANOS

SOLICITUD DE RECURSOS HUMANOS

INFORMES DE AVANCE

INFORMES DE AVANCE

EJECUCIÓNEJECUCIÓN

INFORMES TÉCNICOS PARCIALES Y FINAL Y

PRODUCTOS ESPECÍFICOS

INFORMES TÉCNICOS PARCIALES Y FINAL Y

PRODUCTOS ESPECÍFICOSDISEÑO

(cuando aplique)DISEÑO

(cuando aplique)

SEGUIMIENTO DEL PROYECTOSEGUIMIENTO DEL PROYECTO

PRODUCTO NO CONFORMEPRODUCTO NO CONFORME

REPROGRAMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL

ANEXO TECNICO

REPROGRAMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL

ANEXO TECNICOCAMBIOS DE ALCANCE,

MONTO O PLAZOCAMBIOS DE ALCANCE,

MONTO O PLAZO

REVISIÓN DE PRODUCTOSREVISIÓN DE PRODUCTOS

SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIOS

(ORDENES DE FACTURACIÓN)

SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIOS

(ORDENES DE FACTURACIÓN)

PRODUCTO LIBERADO Y VALIDADOPRODUCTO LIBERADO Y VALIDADO

100% AVANCE DEL PROYECTO


CIERRE DEL PROYECTOCIERRE DEL PROYECTO

ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN

ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓNREGISTRO DE BAJAREGISTRO DE BAJAINFORME DE PROYECTO

CONCLUÍDOINFORME DE PROYECTO

CONCLUÍDO

RECURSOS HUMANOSFORMACIÓN Y CONTRATACIÓN DE RECURSOS

HUMANOS

ALTA DIRECCIÓN

MEDICIÓN Y ANÁLISIS

PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LABORATORIO



ALTA DIRECCIÓN


CONSTANCIAS DE ACEPTACIÓN O DISCREPANCIAS O CAMBIOS DE ALCANCE

BIENES PROPIEDAD DEL CLIENTE


SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS EXTERNOS

SERVICIO INTERNO PRESTADO

SERVICIOS DE SEGURIDAD, SALUD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL

ENTREGA DE TRABAJOS

INTFRAESTRUCTURA DE SEGURIDAD, SALUD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL

SERVICIO DE LABORATORIO PRESTADO

1RECURSOS HUMANOSPERSONAL COMPETENTE

CARTERA DE PROYECTOS VIGENTE

PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE ACEPTADO

INTEGRACIÓN DE RESULTADOS

DEFINICIÓN DE PROYECTOS

Punto de control

Resultados intermedios

Entradas

Actividad

Salidas

Salidas planificadas

Proceso

Otras partes interesadas

Punto de control

Resultados intermedios

Entradas

Actividad

Salidas

Salidas planificadas

Proceso

Otras partes interesadas

ENCUESTA RAPIDA AL CLIENTE

ENCUESTA RAPIDA AL CLIENTE



Objetivos de la calidad a los que contribuye:

a) Identificar y satisfacer las necesidades de nuestros clientes, superar sus expectativas y mantenerse como una institución de excelencia en investigación y desarrollo tecnológico.

e) Utilizar los recursos humanos, materiales y financieros, dentro del marco normativo y de eficiencia.

f) Lograr y mantener en el personal una cultura de protección del medio ambiente.g) Mantener y mejorar la seguridad y salud de sus empleados.

Propósitos del proceso:

Lograr la satisfacción del cliente realizando los proyectos sin exceder los recursos asignados, terminándolos oportunamente, satisfaciendo las condiciones para lograr la facturación programada y además, cumplir con el programa de publicaciones y registros de propiedad intelectual.

Requisitos del MGI relacionados:

5.4.2 Planificación del SGI relacionado con los aspectos ambientales y la Identificación de peligros y evaluación de riesgos

6 Gestión de recursos7 Realización del producto8.1. a) Demostrar la conformidad del producto8.2.1 Satisfacción del cliente8.2.4 Seguimiento y medición del producto8.3.1 Control del producto no conforme8.4 Análisis de datos8.5.2 Acciones correctivas y preventivas

Inicio del proceso: 1ero. enero

Terminación del proceso: 31 diciembre

Responsables operativos: Jefe de Proyecto, Gerente, Director de División.

Responsable del proceso: Director de división técnica nombrado por el Director Ejecutivo

ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO:



[1] Cuando el cliente no conteste por escrito, el Director de División estimará la calificación.[2] Este indicador se puede calcular para proyectos individuales con objeto de análisis. Para calcular el índice de eficacia se calcula para todos los proyectos de la gerencia cuyo caso el costo presupuestado

inicial del anexo técnico es la suma de los costos presupuestados para los proyectos. Lo mismo aplica al costo real. En todos los casos se consideran únicamente costos directos.[3] Fecha de término del proyecto se define en el informe de proyecto concluido.

Periodo de evaluación anual

INDICADORDESCRIPCIÓN DEL

INDICADORCÁLCULO DEL INDICADOR

AMeta 90%

Porcentaje de los proyectos evaluados en los que el cliente considera que todas las expectativas fueron alcanzadas o rebasadas

Número de cuestionarios evaluados por el cliente sin expectativas no alcanzadas / Número de cuestionarios evaluados[1]

BMeta 60% Índice de costo[2]

No. proys con (costo real/costo programado) en rango de 0.8 a 1 / No. total de proys] X 100

CMeta 90% Índice de facturación

(Facturación real / facturación programada) * 100, evaluados para los proyectos concluidos en el periodo

DMeta 80%

Terminación oportuna de proyectos

(No. proys con (duración real/duración programada) en rango de 1 a 1.2 / No. total de proys) X 100

PONDERACIONES % CALCULO DE LA EFICACIA DEL PROCESO

Ponderación de la satisfacción del cliente (PSC) 40

Eficacia GP = PSC* (A / meta de A) + PIC * (B / meta de B) + PIF * (C / meta de C) + PTO * (D

/ meta de D)

Ponderación del índice costo (PIC) 20

Ponderación del índice de facturación (PIF) 20

Ponderación de la terminación oportuna de proyectos (PTO) 20

Nota: Los valores específicos para las metas relacionadas con los indicadores, son definidas por la alta dirección.

MEDICIÓN DE EFICACIA DEL PROCESO:



COMPETENCIA DE LOS RECURSOS HUMANOS:

DIRECTOR DE DIVISION:

• Doctorado en alguna disciplina técnica, científica o preparación y experiencia equivalentes• Haberse desempeñado como investigador autónomo• Experiencia mínima de 10 años en dirección de grupos de investigación• Experiencia en administración de recursos humanos, materiales y financieros• Capacidad para hacer presentaciones, tanto técnicas como de divulgación• Liderazgo

GERENTE:

• Maestría en alguna disciplina técnica o preparación y experiencia equivalentes• Facilidad para hacer presentaciones técnicas• Habilidad para dirigir personal técnico• Experiencia mínima de 5 años en actividades de investigación o de ingeniería• Contar con publicaciones nacionales e internacionales de prestigio

JEFE DE PROYECTO:

• Grado de licenciatura o superior• Experiencia de haber dirigido al menos un proyecto o haber tomado el curso de dirección de

proyectos• Especialidad relacionada con el proyecto • Más de 40 horas de capacitación en los métodos de administración de proyectos en el IIE

INVESTIGADORES Y TÉCNICOS:

• Las competencias necesarias para el desarrollo del proyecto se verifican por proyecto F-01/P-COC-008

RESPONSABLE DEL PROCESO:

• Conocer el SGI, así como las normas NMX-CC-9001-IMNC-2008, NMX-SAA-14001-IMNC-2004 y NMX-SAST-001-IMNC-2008

• Tener estudios formales a nivel postgrado, equivalentes al menos a un semestre en administración de proyectos

• Experiencia mínima de dos años como director de una división técnica



RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES:

Actividad Responsabilidades Autoridades

PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Distribuye los recursos a los proyectos

Gerente

Redistribuir los recursos de la gerencia en caso necesario Gerente

Solicita, en su caso la contratación de personal Autoriza la contratación de personalDirector División

Solicita, en su caso, la compra o servicio para la infraestructura necesaria Autoriza la compra o servicio

REALIZACIÓN DEL PROYECTO

PLANEACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL PROYECTO

Elabora el anexo técnico del proyecto y el registro de alta Jefe de Proyecto Aprueba el anexo técnico del proyecto Gerente

Revisa documentación del proyecto para su alta Gerente y Director de División Autoriza el proyecto Director División

EJECUCIÓN

Asigna las actividades del proyecto al personalJefe de Proyecto

Autoriza, en su caso, la contratación de personal, capacitación, suministros y servicios para la ejecución del proyecto

Gerente, Director de

DivisiónSolicita si está prevista, la contratación, capacitación, suministros y servicios para la ejecución del proyecto

Controla, en su caso, el bien suministrado por el cliente Jefe de Proyecto

Elabora, en su caso, el diseño Investigador Autoriza el diseño Jefe de Proyecto

Revisa y verifica el diseño Investigador

Realiza las AC, AP o correcciones necesarias en el proyecto Investigador

Revisa el seguimiento de AC o AP que se definan Jefe de Proyecto

Autoriza el informe trimestral Gerente, Director División

Elabora informe trimestral del proyecto y en su caso, realiza la reprogramación del proyecto

Verifica el avance físico y financiero del proyecto, en su caso, que la reprogramación del proyecto esté acordada con el cliente y que, en caso de requerir recursos adicionales, éstos sean consistentes con los recursos de la gerencia.

Gerente

Analiza las tablas de avance y en caso de desviación, verifica que estén atendidas con correcciones, acciones correctivas, acciones preventivas según sea el caso

Director División

Elabora informes técnicos parciales o final Jefe de ProyectoAutoriza informes parciales Gerente

Autoriza informe técnico final Gerente, Director División

REVISIÓN DE PRODUCTOS

Revisa la conformidad del producto y en su caso, realiza su liberación. Jefe de Proyecto

Autoriza la liberación del producto y su entrega al cliente Gerente

Controla en su caso, el producto no conforme y define en su caso, AC o AP

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Realiza, en su caso, la reprogramación del proyecto y actualiza el anexo técnico del proyecto y el registro de cambios

Jefe de ProyectoAprueba anexo técnico del proyecto actualizado Gerente

Establece en su caso, nuevo alcance, monto y los términos para modificar el contrato original y elaborar un convenio adicional. Autoriza la documentación del proyecto modificado Director División



RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES:

Actividad Responsabilidades Autoridades

REALIZAC.

PROYECTO

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Solicita la facturación del proyecto conforme a lo programado Jefe de Proyecto Autoriza la facturación Gerente, Director División

CIERRE DEL PROYECTO

Elabora Informe de proyecto concluido

Jefe de Proyecto

Autoriza el informe de proyecto concluido

Envía a la GED el registro de baja y la documentación para la baja del proyecto

Solicita el acta de entrega recepción

Encuesta rápida para el cliente

Envía cuestionario de evaluación del cliente Director EjecutivoAutoriza la baja del proyecto Director

EjecutivoRevisa documentación del proyecto para su baja Gerente Gestión de Proyectos

INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE

RESULTADOS

Realiza la evaluación de los proyectos Gerente

Calcula los parámetros de desempeño del proceso Gerente Gestión de Proyectos Autoriza los resultados del cálculo de parámetros de desempeño

Director de PyAT

ANÁLISIS DE RESULTADOS

Evalúa la participación del personal en los proyectosGerente

Autoriza la evaluación del personal en los proyectos Director División

Analiza resultados a nivel gerencia

Analiza resultados a nivel división Director División

Convoca y dirige las reuniones de su grupo de trabajo Responsable Proceso Propone al director ejecutivo la integración del grupo de trabajo del proceso.

Responsable del Proceso

Analiza datos del proceso y calcular eficacia Responsable Proceso ,Gerente Gestión de Proyectos

Solicita información complementaria para el cálculo de los indicadores e índices de desempeño de todas las áreas técnicas del IIE

Genera acciones correctivas y preventivas y da seguimiento para la mejorar el desempeño del proceso

Gerente, Director División, Responsable Proceso

Convoca a los directores de división para la definición de acciones correctivas donde se detecten desviaciones en el desempeño.

Revisa periódicamente el proceso, propone mejoras al proceso e implementa mejoras.

Gerente, Director División, Responsable Proceso Autoriza las propuestas de cambio del proceso para

presentarlas al Comité de Calidad.Estima la capacidad del proceso Responsable Proceso

Acuerda con los RP los cambios al proceso, cuando éstos afectan a otros procesos Responsable Proceso Aprueba cambios al proceso o del SGI Comité de

Calidad



PUNTOS DE CONTROL DEL PROCESO EN EL AMBITO INSTITUCIONAL:

Puntos de Control

Indicadores Método de cálculo o medición PeriodicidadProporciona la

informaciónCalcula los indicadores

Documentos de referencia

1Informes de avance

SPI (Índice de avance físico)

CPI (Índice de eficiencia en el costo)

SPI = Avance físico real / Avance físico programadoAvance financiero = Egreso / Presupuesto

CPI = SPI / Avance Financiero

TrimestralJefe de

Proyecto

Gerencia de Gestión de Proyectos

P-DE-006 Procedimiento

para la elaboración de

informes trimestrales

2Evaluación preliminar de los proyectos

Índice preliminar de satisfacción del cliente

Índice preliminar de resultados económicos

Proyectos con aceptación total / Proyectos terminados

Presupuesto ejercido / Presupuesto programado (Para proyectos terminados)

TrimestralGerentes y

Directores de División


I-DE-004 Elaboración y autorización

del informe de proyecto concluido

3

Indicadores preliminares de eficacia del proceso (el periodo de evaluación es del 1ero. de enero a la fecha de evaluación)

% de los proyectos obtengan satisfacción total del cliente (SCV)

Núm. de proyectos con SCV en el periodo de evaluación / Núm. total de proyectos concluidos en el periodo de evaluación

TrimestralAsistente de la

dirección ejecutiva


I-DE-003 Envío y

Recepción del Cuestionario

de Evaluación de Proyectos por parte del

Cliente

Eficiencia presupuestal(Relación de costo real / costo presupuestado ) *100

TrimestralGerentes y

Directores de División


Sistema de información

presupuestal

Índice de facturaciónFacturación real / Facturación programada

TrimestralDirector de

administración y finanzas


Sistema de información

presupuestal

Terminación oportuna de proyectos

(Número de proyectos que terminan en, o antes, de la fecha programada / Número de proyectos que deberían haber terminado a la fecha de evaluación) * 100

TrimestralJefe de

Proyecto


P-COC-007

NOTA: El resultado de la medición de los indicadores de los puntos de control debe, cuando proceda, generar la aplicación de correcciones, acciones correctivas o acciones preventivas



Otros Procesos IIE GG DD

REVISA Y APRUEBA?

NO

SI

PLA

NEA

CIÓ

N D

E LA

GES

TIÓ

N D

E PR

OYE

CTO

S


CARTERA DE PROYECTOS VIGENTE

REALIZA LA PLANEACIÓN DE LOS PROYECTOS

RECURSOS HUMANOS

PLANES DE DESARROLLO INDIVIDUAL (Investigadores)

DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS 1

NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURA

NECESIDADES DE RECURSOS HUMANOS

AJUSTA LAS NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURA


ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS

10

FORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

LINEAMIENTOS PARA LA PLANEACIÓN DETALLADA Y EJECUCIÓN DE PROYECTOSALTA DIRECCIÓN

LINEAMIENTOS Y ACCIONES PARA MEJORAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES

INTERESADAS

METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS

INFORMACIÓN DE LA OCUPACIÓN DEL PERSONAL


EJECUCIÓN DE PROGRAMAS PREVENTIVOS DE SEGURIDAD, SALUD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL



Otros Procesos IIE JP GG DD

AUTORIZA?NO

SI

PLA

NEA

CIÓ

N Y

FO

RM

ALI

ZAC

IÓN

DEL

PR

OYE

CTO


PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE ACEPTADO

ELABORA O ACTUALIZA LA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO

ANEXO TÉCNICO REVISA LA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO

REGISTRO DE ALTA DEL PROYECTO



AUTORIZA EL PROYECTO

REVISA Y APRUEBA LA DOCUMENTACIÓN DEL

PROYECTO

APRUEBA?SI

RECIBE EL REGISTRO AUTORIZADO Y EN SU CASO SOLICITA AMPLIACIÓN DE TECHO

PRESUPUESTAL

NO

REGISTRO DEL PROYECTO AUTORIZADO

2



(CONTRATO FIRMADO O EN TRÁMITE)



1


(ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL

Y CONTROL)

ANEXO TÉCNICO



ASIGNA ACTIVIDADES DEL PROYECTO AL PERSONAL

SI

¿ESTA PREVISTA LA CONTRATACIÓN DE

PERSONAL O CAPACITACIÓN

ESPECÍFICA PARA EL PROYECTO?

RECURSOS HUMANOSFORMACIÓN Y

CONTRATACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

EJEC

UC

IÓN

3

NO

SI

RECIBE NOTIFICACIÓN DEL BIEN NO ADECUADO

SI

¿LOS BIENES SON

ADECUADOS?

NO


ENTREGA DE TRABAJOS

¿REQUIERE SUMINISTROS Y SERVICIOS?


ELABORA SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIOSSOLICITUD DE SUMINISTROS Y

SERVICIO

NO

SIPERSONAL COMPETENTE

BIENES PROPIEDAD DEL CLIENTE

ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE

SERVICIOS EXTERNOS


2

5

¿SUMINISTROS Y SERVICIOS

CONFORMES?

SI

NO

Cliente Otros Procesos IIE DD, GG JP Investigador

¿PROPORCIONA ALGÚN BIEN DE SU PROPIEDAD?

NO

SI

ELABORA SOLICITUD DE RECURSOS HUMANOS

SOLICITUD DE CONTRATACIÓN

SOLICITUD DE CAPACITACIÓN

¿EXISTE DENTRO DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO, ETAPAS

DE DISEÑO?

ELABORA DISEÑO, VERIFICA Y CONTROLA CAMBIOS AL DISEÑO

DESARROLLO DEL PRODUCTO

SI

NO

PLANEACIÓN Y DEFINICIÓN DE ENTRADAS PARA EL DISEÑO

4

¿AUTORIZA?NO

¿AUTORIZA?

NO

SI

PRODUCTO ESPECÍFICO Y SU DOCUMENTACIÓN

DISEÑO REVISADO Y VERIFICADO

SI

SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS EXTERNOS




REV

ISIÓ

N D

E PR

OD

UC

TOS

DEFINE CORRECCIÓN, ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA

ACCIONES A TOMAR

¿EXISTEN DISCREPANCIAS?

RECIBE EL PRODUCTO

SI

6

NO

¿AUTORIZA?

NO

SI

6

Cliente Otros Procesos IIE GG JP INV.

7

ELABORA INFORMEINFORME DE AVANCE

REVISA EL INFORME

APRUEBA?

CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

PRODUCTO NO CONFORME

¿SE LIBERA?

NO

CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN

LIBERA EL PRODUCTOPRODUCTO LIBERADO

¿PERIODO PARA REPORTAR

AVANCE?

¿PRODUCTO ENTREGABLE AL CLIENTE?

VERIFICA CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS

4

¿ AJUSTES A LA PROGRAMACIÓN?

4

NO

3

NO

SI

NO

SI

PRODUCTO REVISADO

SI

SI

NO

9

EJEC

UC

IÓN

SI

ELABORA INFORME Y ENTREGA DE PRODUCTO

INFORME TÉCNICO PARCIAL O FINAL

DISEÑO (cuando aplique)

ALTA DIRECCIÓN


1



Otros Procesos IIE DD GG JP

SEG

UIM

IEN

TO D

EL P

RO

YEC

TO

6

SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

AVANCE EN EL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

¿TERMINADO? ¿SE CUMPLEN CONDICIONES

DE PAGO?

SI

SOLICITUD DE FACTURACIÓN Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE

INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE


AUTORIZA ORDEN DE FACTURACIÓN

ELABORA ORDEN DE FACTURACIÓN


SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIOS (ORDENES DE

FACTURACIÓN)

NO

SI

NO

7

¿ AJUSTES A LA PROGRAMACIÓN?

¿MODIFICACIÓN DE MONTO O

PLAZO?

AJUSTAR PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

REPROGRAMACIONES


DEFINICIÓN

ANEXO TÉCNICO ACTUALIZADO

NO

SOLICITA MODIFICACIÓN AL CONTRATO O UN NUEVO CONTRATO

CAMBIOS DE ALCANCE, MONTO O PLAZO

NO

SI

SI

5

4

8



Cliente Otros Procesos IIE JP GG DD GGP DE

VERIFICA LA BAJA DEL PROYECTO

CIE

RR

E D

EL P

RO

YEC

TO

¿CORRECTA?NO SI

AUTORIZA LA BAJA DEL PROYECTORECIBE EL REGISTRO DE

BAJA DEL PROYECTO AUTORIZADO REGISTRO DE BAJA DEL

PROYECTO AUTORIZADO



FIRMA REGISTROREGISTRO DE BAJA

DEL PROYECTO

ELABORA INFORME Y REGISTRO DE BAJA

SI

REVISA INFORMES

APRUEBA?NO

INFORME DE PROYECTO CONCLUÍDO

9ALTA DIRECCIÓN


TRÁMITE DE BAJA DEL PROYECTO

REVISA INFORME Y EL REGISTRO DE BAJA DEL

PROYECTO

REGISTRO DE BAJA DEL PROYECTO

AUTORIZA?NO

SI

9

8REVISA

CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

ACTA DE ENTREGA-

RECEPCIÓN

SOLICITA ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN

ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN

ENCUESTA RAPIDA PARA EL CLIENTE



Otros Procesos IIE RP GG DD GGPIN

TEG

RA

CIÓ

N Y

EVA

LUA

CIÓ

N D

E R

ESU

LTA

DO

S

INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS



RECURSOS HUMANOS

INTEGRACIÓN Y SEGUIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS


ALTA DIRECCIÓN


INFORMACIÓN SOBRE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

39

INDICADORES PRELIMINARES DE EFICACIA DEL PROCESO

ANÁLISIS DE RESULTADOSIDENTIFICA

TENDENCIAS

¿HAY DESVIACIONES?

ACCIONES Y PROPUESTAS DE MEJORA

CORRECCIONES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS10

NO

SI

PROPUESTAS DE MEJORA AL SGI

ALTA DIRECCIÓN

INFORMES DE AUDITORÍAS

ANÁLISIS DE RESULTADOS A NIVEL GERENCIA Y DIVISIÓN

ANALIZA INDICADORES

2

AN

ÁLI

SIS

DE

RES

ULT

AD

OS



DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO:

Actividad: PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS Requisitos MGI: 6

Resultado Procedimiento aplicable Registro o Evidencia

Distribución de recursos. Sistema de Información Institucional (E) Presupuesto de la gerencia en el SII

Necesidades de infraestructuraP-RM-103 Elaboración del programa anual de adquisiciones del IIE

(E) F-01/P-RM-103 Formato del Programa Anual de Adquisiciones referente a Inversión(E) F-02/P-RM-103 Formato del Programa Anual de Adquisiciones referente a Gasto

Necesidades de contrataciónP-RL-008 Procedimiento para la contratación de personal no sindicalizado

(E) F-01/P-RL-008 Presentación de Candidatos

Necesidades de capacitación P-COC-015 Elaboración, Ejecución y Seguimiento de los Programas Anuales de Capacitación por Áreas

(E) Programa de capacitación PROCAP

Actividad: REALIZACIÓN DE PROYECTO Requisitos MGI:6.2.2 d), 6.3, 7.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.3, 7.4, 7.5, 7.6, 8.1 a),8.2.1, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.2

Planeación del Proyecto y Formalización (verificación y autorización)


Anexo Técnico P-COC-007 Procedimiento para la planeación, formalización y baja interna de los proyectos

(R) F-02/P-COC-007 Anexo Técnico

Registro de proyecto autorizado (R) F-01/P-COC-007 Registro de proyecto

Ejecución


Solicitud de Recursos HumanosP-AJ-002 Contratación de servicios profesionalesP-RL-008 Procedimiento para la contratación de personal no sindicalizado

(E) F-01/P-AJ-002 Contrato de prestación de servicios profesionales(E) F-01/P-RL-008 Presentación de candidatos

Solicitud de suministros y servicios

P-RM-101 Procedimiento para adquisicionesM-AF-001 Manual de Normas Generales para las Comisiones Oficiales, los Viáticos y los Pasajes

(E) Solicitud de compra(E) Oficios de comisión

Notificación por escrito por parte del cliente (cuando el bien suministrado se dañe, deteriore o extravíe)

P-COC-011Procedimiento para Controlar los Bienes Suministrados por el Cliente

(R) Nnotificación por escrito con acuse de recibido por el cliente cuando el bien suministrado se dañe, deteriore o extravíe.

Objetos del conocimientos que deben de ser cargados al Sistema de Gestión del Conocimiento




Ejecución


Diseño y desarrolloP-COC-007 Procedimiento para la planeación, formalización y baja interna de los proyectosP-COC-020 Procedimiento de diseño y desarrollo y de ser necesario, documento particular de cada área

(R) F-02/P-COC-007 Anexo Técnico (Elementos de entrada al diseño)(R) F-01/P-COC-020 Control del diseño, revisión, verificación, validación o el definido por el área(R) F-03/P-COC-020 Control de cambios al diseño o el definido por el área

Control de los dispositivos de seguimiento, medición y prueba

M-DE-001 Manual de Gestión Integrado (MGI) o Documento particular de cada área

(E) Documento que demuestre la validez de los resultados previos cuando los equipos e instrumentos de medición no se encuentren calibrados(E) Certificado de calibración o documento de verificación del equipo

Informes de Avance P-DE-006 Procedimiento para la elaboración de informes trimestrales

(R) F-01/P-DE-006 Informe trimestral de proyecto

Informes técnicos parciales y final y productos específicos

Guía para la elaboración, edición, registro y distribución de informes técnicos

(E) Informes técnicos parciales y final del proyecto

Revisión de productos


Producto liberadoM-DE-001 Manual de Gestión Integrado (MGI) Documentos de inspección y prueba de las áreasP-COC-020 Procedimiento de diseño y desarrollo

(R) Liberación de producto o F-02/P-COC-020 Liberación del producto(R) Constancia de aceptación del producto o su equivalente(R) Registro de validación de actividades de producción y prestación del servicio donde los productos resultantes no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento y medición

Producto no conforme

P-COC-009 Procedimiento para el control de producto no conforme

(R) F-02/P-COC-009 Control de producto no conforme

P-COC-010 Procedimiento para Acciones correctivas y preventivas

(R) F-02/P-COC-010 Planteamiento de la acción correctiva y preventiva(R) F-03/P-COC-010 Seguimiento y evaluación de la acción correctiva y preventiva

Seguimiento del proyecto


Reprogramación y actualización del anexo técnico

P-COC-007 Procedimiento para la planeación, formalización y baja Interna de los proyectos

(R) F-02/P-COC-007 Anexo técnico (actualizado)

100% Avance del proyecto P-DE-006 Procedimiento para la elaboración de informes trimestrales

(E) F-01/P-DE-006 Informe trimestral de proyecto (100% avance)





Seguimiento del proyecto


Cambios de alcance, monto o plazoP-COC-008 Procedimiento para convenir, tramitar y formalizar propuestas técnicas

(E) Documento en donde se establece el nuevo alcance, monto y los términos en que será modificado el contrato original para la elaboración de un convenio adicional.

Ordenes de FacturaciónP-RF-006 Elaboración de facturas P-RF-153 Facturación interna de subcontratos internos

(E) Solicitud por escrito de elaboración o revisión del contrato(E) Solicitud de orden de facturación externa con documentación de soporte(E) Orden de facturación externa autorizada

Cierre del proyecto

Informe de proyecto concluidoI-DE-004 Elaboración y autorización del informe de proyecto concluido

(R) F-01/I-DE-004 Informe de proyecto concluido

Registro de bajaP-COC-007 Procedimiento para la Planeación, Formalización y Baja Interna de los Proyectos

(E) F-01/P-COC-007 Registro de proyecto (baja)

Acta de entrega- recepciónP-COC-021 Elaboración de Acta-Entrega Recepción y Encuesta Rápida para el Cliente

(R) F-01/P-COC-021 Acta de entrega-recepción o su equivalente

Encuesta rápida(E) F-02/P-COC-021 Encuesta rápida al cliente sobre la satisfacción, creación de valor y grado de innovación

Actividad: INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS Requisito MGI: 8.4


Indicadores de eficacia del proceso

M-DE-001 Manual de Gestión Integrado (MGI)

(E) Evaluación de los indicadores

Parámetros de desempeño del proceso (E) Evaluación de los parámetros de desempeño

Evaluación preliminar de los proyectos (E) Tabla de evaluaciones de proyectos concluidos

Actividad: ANÁLISIS DE RESULTADOS Requisito MGI: 8.2.4, 8.5.2


Acciones Correctivas y Acciones Preventivas

P-COC-010 Procedimiento para Acciones correctivas y preventivas

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