GESTIÓN DE PROYECTOS Problemas detectados y propuestas de mejora

GESTIÓN DE PROYECTOS

Problemas detectados y propuestas de mejora

PROBLEMAS DETECTADOS

¿Qué podemos mejorar?

DIFICULTAD PARA ALCANZAR LA

CALIDAD NECESARIA DE PROYECTOS

GESTIÓN DE LOS PROYECTOS MEJORABLE

INSUFICIENTE PREPARACIÓN PARA

GESTIONAR UN PROYECTO

FALTA DE CONOCIMIENTOS DE

GESTIÓN Y ESPECÍFICOS

FALTA DE EXPERIENCIA EN EL CAMPO DE LA

COOPERACIÓN

ALTA CARGA DE TRABAJO DE

COORDIS

EXCESO DE FUNCIONES

FALTA DE PERSONAS PREPARADAS E

IMPLICADAS

FALTA DE UN PATRÓN DE

FUNCIONAMIENTO ESTABLECIDO

ALGUNOS PRINCIPIOS DEL PLAN ESTRATÉGICO POCO INTERIORIZADOS

MECANISMOS DE FUNCIONAMIENTO

MEJORABLES

FUNCIONAMIENTO POCO

PROTOCOLARIZADO, POCO REGLADO

CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS ESTABLECIDAS PUEDE SER MEJORABLE

FALTA CONOCIMIENTO DE LA REALIDAD DE

BENGBIS

DIFICULTADES DE FINANCIACIÓN

MEJORABLE ADMINISTRACIÓN

DE RECURSOS GENERAL

COORDINACIÓN GENERAL MEJORABLE

INSUFICIENTE COORDINACIÓN

ENTRE PROYECTOS Y COMISIONES

INSUFICIENTE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y COORDINACIÓN

GENERAL

FALTA DE OBJETIVOS CONCRETOS

DIFICULTADES EN LA TOMA DE DECISIÓN

FUNCIONAMIENTO MEJORABLE DE LA

ESTRUCTURA DE LAS COMISIONES

DIFICULTADES PARA CONOCER DE LA

REALIDAD DE LA ONG

FUNCIONAMIENTO MEJORABLE DE LA ESTRUCTURA DE

PROYECTOS

DISTANCIA ZERCA – LARGA ESTANCIA

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

MEJORABLE

HERRAMIENTAS ACTUALES DIFICULTAN

COORDINACIÓN

DIFÍCIL ACCESO A INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

En amarillo y marrón, aspectos que han sido más destacados en las evaluaciones previas

1. MALA GESTIÓN DE LOS PROYECTOS DE LEJOSPOR QUÉ GESTIONAMOS MAL CADA PROYECTO?

Falta de preparación de los coordinadores• En materia de gestión: no somos buenos gestores

– Nos faltan conocimientos de gestión: sólo tenemos nociones básicas

– Nos falta experiencia como gestores: muchos de nosotros no hemos llevado un proyecto nunca

– A esto se une la continuada falta de coordinadores con experiencia: continuidad

• En la materia específica de cada proyecto: muchos de nosotros no tenemos experiencia en nuestro campo de trabajo

El tiempo que necesitamos para formarnos nos quita tiempo para realizar proyectos o efectividad


Alta carga de trabajo de los coordinadores• Hay un exceso de actividad para el número de personas implicadas

Hay mucho que hacer para los pocos que “podemos” hacerlo

Soplución 1: Implicar a gente La implicación de personas conlleva carga extra de

trabajo: no lo llevaremos bien a cabo hasta que no nos liberemos de carga y nos lo tomemos como un objetivo necesario.

Solución 2: Disminuir la carga de trabajoEl exceso de trabajo podemos evitarlo con organización,

conociendo nuestras necesidades, nuestros objetivos, y en definitiva nuestros límites. Esto podría conllevar una disminución de la actividad temporal.

Falta continuidad: debemos fomentar que se implique gente nueva

Falta organización: necesitamos saber con qué contamos y qué necesitamos encontrar


No existe un patrón de funcionamiento bien establecido◦ No hay principios ni normas establecidas y las que hay nos cuesta

seguirlas: Plazos (se cumplen parcialmente y no están bien establecidos, cambian

anualmente) Todos los proyectos redactados (no en todos los casos) Necesidad de evaluación (nos limitamos a reuniones al finalizar los proyectos) Redacción de informes finales Necesidad de dedicar tiempo a la identificación Implicación de los cameruneses en los proyectos …

◦ Estas normas deberían ser la expresión del plan estratégico, lo que significa que estos principios no están aún bien interiorizados

No tenemos claro ni qué tenemos que hacer ni cómo ni cuándo

Inexistente o muy baja

O sea que… No identificamos No fomentamos la participación comunitaria No evaluamos No planificamos correctamente No presupuestamos …

PORQUE

No sabemos cómo ni para qué No tenemos tiempo para hacerlo bien Faltan mecanismos que nos lo permitan y/o fomenten

Y encima:

-nuestro conocimiento de la realidad de Bengbis está poco sistematizado, y es insuficiente (precios, estructura de la sociedad, ministerios, posibilidades fuera de Bengbis…)

-nos falta dinero… lo que hace más difícil planificar









COOPERACIÓN


COORDIS

EXCESO DE FUNCIONES


IMPLICADAS





MEJORABLES

FUNCIONAMIENTO POCO




BENGBIS



DE RECURSOS GENERAL





GENERAL






REALIDAD DE LA ONG


PROYECTOS



MEJORABLE


COORDINACIÓN


2. MALA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE LOS RECURSOSLA ORGANIZACIÓN GENERAL

Descoordinación de la ONG◦ Falta de coordinación entre proyectos y comisiones

Los proyectos están muy desconectados entre sí No existe supervisión de los proyectos, sólo los de salud por parte de

María No se analiza ni la capacidad que tenemos ni el cumplimiento de

nuestros objetivos globalmente La comisión de proyectos no ha funcionado en los últimos tiempos NI

como apoyo formativo, que era la única función que se le atribuyó

◦ Consecuencia: no es posible priorizar, medir fuerzas, crear sinergias entre proyectos, realizar la atención integral que promulgamos…

Somos varios grupos, no una suma de ellos


Descoordinación de la ONG◦ Falta planificación estratégica y dirección

Faltan objetivos concretos: No existen criterios claros sobre los proyectos que deben realizarse y su importancia o urgencia. Decidimos año a año, si llega…

Existen dificultades para tomar decisiones correctas. No es que no se tomen, es que: Falta información y comunicación entre proyectos y María. No hay un

órgano centralizado que tenga toda la información. La coordinación y planificación depende de María, de larga estancia, que

están fuera, de voluntariado y de la mesa de coordinación, que están en Madrid. Y se hace de manera paralela, no sinérgica.

No conocemos nuestras posibilidades, no hay análisis de la información que tenemos (principalmente a nivel de recursos económicos y de coordinadores). Por tanto, no podemos planificar: tendemos a pasarnos.

No sabemos qué es importante y a dónde podemos llegar, simplemente… tiramos


Mala gestión de la información◦ Las herramientas de las que disponemos no facilitan

la gestión ni la información y comunicación Repetimos 1000 veces la misma información en documentos variados Nuestras herramientas para la coordinación de los proyectos no

permiten ni almacenar ni acceder a la información (no hay un lugar claro en el que almacenarla, es complicado acceder a proyectos presentados o a la planificación de los actuales…)

Esto dificulta analizar la información: no podemos saber ni cuánto necesitamos ni cuánto estamos usando, ni adaptarlo a nuestros planes

No tenemos claro ni qué tenemos que hacer ni cómo ni cuándo

O sea que…No hay una imagen global de lo que

queremos, lo que vamos a hacer, lo que estamos haciendo y lo que hemos hecho

Estamos divididos en grupos más o menos inconexos entre sí

No hay forma de coordinar todo eso porque es difícil hacerse una idea clara de lo que sucede: no hay datos y no hay información

Y todo esto se agrava por la distancia entre María y los coordinadores y por las dificultades de comunicación

ASPECTOS A NO OLVIDAR

Los principios que nos mueven

Primer aspecto a no olvidarEsta presentación está destinada a

solucionar nuestras dificultades sin olvidar:◦ Que venimos experimentando una mejora

continuada los últimos años proyectos más técnicos y mejor preparados mayor formación local un mayor grado de autoevaluación mayor número de personas preparadas e implicadas etc

◦ Que estamos experimentando una transformación en nuestra forma de funcionar e incrementando nuestra capacidad

◦ Que no debemos poner en peligro las bases que nos han permitido alcanzar esta situación

La forma de gestión ha sido adecuada hasta ahora. Lo que nos llama al cambio es…◦El cambio en nuestras aspiraciones◦El cambio en nuestra situación◦El cambio en nuestras capacidades

Segundo aspecto a no olvidarNuestro objetivo es mejorar la gestión

para, a medio e incluso corto plazo, mejorar nuestras intervenciones. Por tanto:◦No conviene burocratizar las cosas de

manera que nos limiten◦Podría ser que tuviésemos que reducir

temporalmente nuestra actividad, pero: El objetivo no es reducir la actividad, sino

organizarnos para mejorarla y aumentarla Reducirla sería un doloroso efecto secundario a

corto plazo

◦No debemos olvidar nuestros puntos fuertes

PROPUESTAS DE MEJORA

¿Qué podemos hacer?

MEJORA DE LA FORMACIÓN

Establecer un calendario de formación teórica orientada a la práctica

Los objetivos son:◦ Incidir en los aspectos en los que fallamos en

materia de gestión◦ Hacerlo de manera orientada a aplicar los

conocimientos: Profundizar: no dar un vistazo rápido Practicar: no quedarse en teoremas Apoyar: que la formación sea continuada

…para conseguir mejorar la calidad de nuestros proyectos

Propuesta número 1

EL TEMARIO

BLOQUE GENERAL1. Introducción2. El ciclo de gestión de un proyecto / EML

BLOQUE DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA3. Planificación estratégica de ZyL. Evaluación de un proyecto diseñado

BLOQUE DE EVALUACIÓN4. La evaluación de un proyecto: concepto, objetivos y métodos5. Identificación de necesidades y fuentes de información. Selección de indicadores. Diseño de un estudio de evaluación. Calidad de datos6. Viabilidad y sostenibilidad de un proyecto7. El informe final y el informe de seguimiento de ZyL

BLOQUE DE IDENTIFICACIÓN8. Fase de identificación de un proyecto: concepto y objetivos.9. Detección de problemas de manera participativa. Diseño de una fase de identificación.

BLOQUE DE DISEÑO10. Diseño de un proyecto: concepto y herramientas. Fases del diseño11. Redacción de un proyecto: el formulario de ZyL. Software para gestión de proyectos: Open project y base de datos de Access12. Materiales, recursos humanos y financiación. Plazos clave para el desarrollo de un proyecto ZyL

BLOQUE DE FINANCIACIÓN13. Base de datos de subvenciones y manejo básico de Access14. Búsqueda de subvenciones. Financiación de un proyecto: métodos alternativos a la subvención

BLOQUE DE EJECUCIÓN15. Coordinación sobre el terreno16. Tareas de coordinación: coordinación de proyectos sobre el terreno. Tareas de logística, contabilidad y voluntariado

* La formación está desarrollada en el archivo adjunto

Formadores: ◦propuesta al grupo de yahoo◦decidir entre los que se ofrezcan◦si fuese necesario, recurrir a

formadores profesionales de otras ONGs

Metodología◦Dinámica◦Orientada a los proyectos de la ONG

Propuesta de formación

Puntos positivos Puntos negativos

Fomenta y refuerza una forma de actuar, simplemente por abordarla

Capacita a los coordinadores, tanto nuevos como antiguos

Puede saturarnos si es mucho: habría que integrarlo bien en la formación anual









COOPERACIÓN


COORDIS

EXCESO DE FUNCIONES


IMPLICADAS





MEJORABLES

FUNCIONAMIENTO POCO




BENGBIS



DE RECURSOS GENERAL





GENERAL






REALIDAD DE LA ONG


PROYECTOS



MEJORABLE


COORDINACIÓN


MEJORA DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Creación de bases de datos y mecanismos de funcionamiento

Propuesta número 2

Base de datos de convocatoriasNos permite buscar las

convocatorias que más se adecúan a nuestras necesidades

Permite planificar a qué convocatorias presentarse con meses de antelación

Apoyo a la financiación de los proyectos

YA ESTÁ CREADA!

…aunque sólo tiene 10 registros

Base de datos de proyectosTendríamos la información de todos los

proyectos que realizamos y presentamosPodría colgarse en internet y que las personas

necesarias tuvieran acceso a la información de cómo van los proyectos a tiempo real

No tendríamos que reescribir la misma información varias veces para fichas de asamblea, proyectos, panfletos… simplemente habría que crear informes

Permite análisis de la financiación necesaria, de los voluntarios necesarios… combinando la información de los proyectos

Base de datos de proyectosInconvenientes:

◦Tardaría en crearse mínimo 2 meses desde septiembre

◦Puede no ser fácil de utilizar◦No todo el mundo tiene Access

AlternativasSoftware de gestión de

proyectos:◦Existen varios: Open Project, SAS…◦Algunos gratuitos◦Permiten realizar gráficos como el de

la coordinación del verano (diagramas de Gantt, tablas comparativas…) sin necesidad de reintroducir datos

◦Inconveniente: alguien sabe utilizarlos? Habría que aprender

AlternativasPunto de información en Internet

◦Google docs u otra herramienta similar

◦Permite colgar archivos◦Es muy accesible◦Inconvenientes:

No ha terminado de calar No es una herramienta útil para el

análisis: más trabajo No permite la comunicación,

simplemente el almacenamiento

AlternativasGrupo de coordinación

◦Lugar que mejore la comunicación y el almacenamiento de archivos

◦Muchas ventajas a nivel de comunicación◦ Inconvenientes:

El de yahoo no permite colgar archivos fácilmente

No es una herramienta útil para el análisis: más trabajo

Harían falta normas de funcionamiento para que la información se almacenase de manera útil: tendemos a guardar todo a muerte y que luego no se utilice o no esté lo importante


BASE DE DATOS O

SOFTWARE

PUNTO PARA

COLGAR ARCHIVOS

GRUPO DE CORREO

COMBINAR

GENERAR FÁCIL DIFÍCIL DIFÍCIL EL RIESGO DE COMBINAR

MECANISMOS ES QUE UNO SE DEJE DE USAR

ALMACEN

•DATOS IDEAL SE PUEDE SE PUEDE

•ARCHIVOS PUEDE SER COMPLEJO

IDEAL SE PUEDE

BUSCAR IDEAL? NECESITA ORGANIZACIÓN

NECESITA MUCHA

ORGANIZACIÓN

DAR FORMA

IDEAL DIFÍCIL DIFÍCIL

ANÁLIZAR IDEAL NO NO

TRANSMITIR

NO NO IDEAL









COOPERACIÓN


COORDIS

EXCESO DE FUNCIONES


IMPLICADAS





MEJORABLES

FUNCIONAMIENTO POCO




BENGBIS



DE RECURSOS GENERAL





GENERAL






REALIDAD DE LA ONG


PROYECTOS



MEJORABLE


COORDINACIÓN


MEJORA DE LA COORDINACIÓN DE PROYECTOS

Objetivo: Generar una estructura o un

mecanismo de funcionamiento que nos permita coordinarnos

Existen distintas alternativas

Propuesta número 3

Funciones de proyectos

FUNCIONES TÉCNICAS FUNCIONES DE GESTIÓN GRAL.

IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN PREVIA

PLANIFICACIÓN: OBJETIVOS DETECCIÓN DE NECESIDADES:

◦ RRHH

◦ MATERIALES

◦ FINANCIACIÓN

FORMULACIÓN

PLANIFICACIÓN DE RECURSOS BÚSQUEDA DE FINANCIACIÓN EJECUCIÓN SEGUIMIENTO

(No de la comisión, sino funciones generales que se deben realizar para que los proyectos funcionen)

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DIRECCIÓN

RECOGIDA DE INFORMACIÓN ANÁLISIS GLOBAL APROBACIÓN

ORGANIZACIÓN/COORDINACIÓN

SUPERVISIÓN Y EVALUACIÓN

SITUACIÓN ACTUAL

Leyenda en la zona de notas de la diapositiva

RP

CPRP

RP

RP

RP

RP

CPCP

C G

L E

P P P P P PF F F F F F

RF RF RF RF RF RF

I I I I I I

RM RM RM RM RM RM

E E E E E

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RM

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VOL

PRO

ADM

FIN

COM

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MESA

JUNTA

NEC

ESID

AD

ES

REC

UR

SOS

TRABAJO PARALELO

FALTA DE COORDINACIÓN

ENTRE PROYECTOS

PEF R

FRM

ES

A

GIANALISIS

I

RH

€

DIFICULTAD PARA LA TOMA DE DECISIONES CORRECTAS

PORQUE…

NECESITAMOS REALIZAR

TODAS ESTAS FUNCIONES

BIEN

LOS ÓRGANOS QUE INTERVIENEN EN LA COORDINACIÓN DE

PROYECTOS (MARÍA, LARGA ESTANCIA, VOLUNTARIADO Y

LA MESA DE COORDINACIÓN) NO TIENEN LOS MEDIOS PARA TOMAR

DECISIONES CORRECTAMENTE

Proceso de una toma de decisión

Información

Análisis Decisión

Necesitamos que existan uno o varios órganos que realicen las siguientes funciones:

Recoger la información

Analizarla

Tomar decisiones

LA INFORMACIÓN ES LA CLAVE DE TODO

Si no existe un órgano que conozca de manera global:◦ El dinero que tenemos◦ Las necesidades de la población en Camerún◦ Los voluntarios de los que disponemos◦ El estado de los proyectos◦ Las opciones de financiación◦ …

no podremos decidir si somos capaces de afrontar o no los proyectos ni de priorizar ni de coordinarlos.

TOMA DE DECISIONES EN LA ACTUALIDAD

La información que se ha recogido este año para la asamblea y enfocando el verano:◦No es puntual (es esporádica)◦Es difícil recogerla◦No es definitiva◦Podría estar mejor estructurada◦Es incompleta (no todo el mundo informa igual)

En definitiva, no es útil

RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN


Las dificultades en la comunicación día a día debidas a la distancia hacen complicada la transmisión de la información

En consecuencia no es fácil conocer el estado real de la ONG, su capacidad, sus necesidades… para la persona que tomará las decisiones

RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN


El análisis debe realizarlo María, a la que le llega toda la información bruta de algunos de los proyectos, en ocasiones demasiado pormenorizada y en otras ocasiones insuficiente

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN


La realiza María.Se ha intentado involucrar a la

Asamblea, pero el intento ha sido frustrado:

TOMA DE DECISIONES ESTRATÉGICAS

NO SE PUEDE DECIDIR QUÉ PROYECTOS SE AFRONTAN SI NO SE RECIBE INFORMACIÓN ANALIZADA Y ESTRUCTURADA BASADA EN DATOS DEFINITIVOS Y COMPLETOS

ALTERNATIVAS Son muchas y diversas

Plantearé 4, pueden matizarse o buscarse puntos intermedios

MaríaCoordinaci

ón de proyectos

María

Coordinación de planes

María

Herramientas

María

Mesa de coordinaci

ón

Situación actualFUNCIÓN RESPONSABLE

Identificación Larga Estancia

Planificación estratégica Junta (intento con Asamblea)

Apoyo a la planificación y formulación

Proyectos en teoría, nadie en la práctica

Aprobación y priorización Intento con Asamblea

Búsqueda de financiación Mesa de coordinación

Recopilar Información sobre necesidades

Mesa coordis y María independientemente

Recopilar Información sobre recursos

Nadie (María?)

Organización y coordinación Mesa coordis y María

Coordinación de la ejecución Mesa de Camerún

Supervisión de los proyectos María

Almacenamiento de la información Cada uno la suya

Análisis global de la información María

Transmisión de la información Sin analizar, a María

Toma de decisiones a corto plazo María y mesa de coordinación

A partir de ahora, siempre que pone María es como decir Junta, pues pone María como coordinadora gral. de proyectos

Alternativa 1: HerramientasAprovechar las vías de comunicación que

abramosAprovechar nuevas herramientas de

gestión de la información◦ Recopilar datos◦ Analizarlos◦ Evaluarlos

Crear mecanismos de funcionamiento y de comunicación

ParaFacilitar la labor de María en la distancia y

de la mesa de coordinación

Alternativa 1: crear una estructura de apoyo

FUNCIÓN RESPONSABLE


Planificación estratégica Asamblea/Junta


Nadie o comisión de proy.

Aprobación y priorización Asamblea/Junta

Búsqueda de financiación Coordis de plan con BD de comisión proy.


BD por coordis de proy.


BD por coordis de plan o proy. con Zerca

Organización y coordinación Mesa de coordis


Supervisión de los proyectos María con BD

Almacenamiento de la información BD de comisión proy.

Análisis global de la información María, fácilmente con las BD

Transmisión de la información Sin analizar, la coge María de las BD

Toma de decisiones a corto plazo María/MC

Siempre que pone María es como decir Junta, pues pone María como coordinadora gral. de proyectos

ALTERNATIVA 1: HERRAMIENTAS

ASPECTOS POSITIVOS ASPECTOS NEGATIVOS

Muy pocos pasos intermedios: acceso directo a la información

Menos sobrecarga para los coordinadores?

La coordinación se realiza a distancia y depende de una persona

No hay ninguna estructura clara de apoyo que permita actuar

Mayor sobrecarga para María

Alternativa 2: Coordinadores de PlanCrear una “comisión de proyectos”

con los coordinadores de planAparte, la comisión de proyectos

se encargaría de aspectos más específicos de formulación, como debería haber sido hasta ahora

La coordinación nacería de la unión de las distintas coordinaciones

Alternativa 2: centrar el trabajo en los planes


Identificación Larga Estancia y comisiones





Búsqueda de financiación Mesa de coordinación con herramientas


Coordis de plan


Coordis de plan, colaborando con Zerca

Organización y coordinación Coordis de plan


Supervisión de los proyectos Coordis de plan

Almacenamiento de la información Coordis de plan

Análisis global de la información María (o mesa de proy. con coordis de plan)

Transmisión de la información Sin analizar a coordis de plan, estos a María

Toma de decisiones a corto plazo María/MC (o mesa proy. + coordis de plan)


ALTERNATIVA 2: COORDINADORES DE PLAN


Línea más directa entre los proyectos y la toma de decisión

Potenciaría la figura de coordinador de plan

Sobrecarga de los coordinadores de plan: coordinación de plan y general

Menor especialización y dedicación a la coordinación global

Menor visión global: la visión macro surge de distintas visiones más micro, cada una con sus intereses

Riesgo de que las funciones comunes se vean desplazadas

Alternativa 3: Comisión de proyectosCrear una comisión de proyectos

que: ◦centralice la recogida de información

y el análisis◦apoye en la formación◦apoye en funciones técnicas y

formulación◦sea responsable de la coordinación

entre planes

Alternativa 3:centrar el trabajo en la comisión de proyectos





Comisión de proy.


Búsqueda de financiación Comisión de proy./Comisión de finan.


Comisión de proy.


Comisión de proy., colaborando con Zerca

Organización y coordinación Comisión de proy.


Supervisión de los proyectos Comisión de proy.

Almacenamiento de la información Comisión de proy.

Análisis global de la información Comisión de proy.

Transmisión de la información Sin analizar a comisión proy. estos a María

Toma de decisiones a corto plazo María/MC (o mesa proy. + comisión proy.)


ALTERNATIVA 3: COMISIÓN DE PROYECTOS


Dedicación exclusiva a la coordinación global

Aumenta la efectividad por la mayor especialización

Mayor visión de conjunto

Facilitaría la comunicación con María

Requeriría bastante gente preparada

Es una responsabilidad importante que no podría decaer: exige continuidad y compromiso o mucha organización

Alternativa 4: Mesa de CoordinaciónQue todas las decisiones referentes a proyectos

pasen por la mesa de coordinación y se realicen conjuntamente entre todos los proyectos.

Si no se crea una estructura, se deberían crear mecanismos de funcionamiento muy desarrollados: quién organiza qué reunión, cuándo, cómo…

Se debería crear una comisión de proyectos que sería la responsable última de que las cosas salieran adelante.

Sería al estilo de cómo venimos haciendo la coordinación del verano y las decisiones sobre subvenciones, pero habría que añadir las funciones que ahora no realiza nadie y crear una comisión de proyectos que tuviese funciones claras.

Alternativa 4: centrar el trabajo en la mesa de coordinación


Identificación Larga Estancia y comisiones





Búsqueda de financiación Mesa de coordis


Mesa de coordis


Mesa de coordis, colaborando con Zerca

Organización y coordinación Mesa de coordis


Supervisión de los proyectos Mesa de coordis

Almacenamiento de la información Mesa de coordis

Análisis global de la información María o mesa de coordis

Transmisión de la información Sin analizar a María, o análisis en la mesa

Toma de decisiones a corto plazo María (o mesa de coordis)


ALTERNATIVA 4: MESA DE COORDINACIÓN


Fomenta la participación

Facilita que todos estemos más conectados al resto de proyectos

El coordinador de plan se vuelve prescindible

Mucha gente involucrada: menos efectividad y más sobrecarga general

Sobrecarga de funciones a la mesa de coordinación

Ausencia de responsables claros de tareas específicas

LA MEJOR PROPUESTA…

Probablemente la 3 combinada con las demásUna coordinación de proyectos eficaz aportaría

beneficios, pero no debemos olvidar:◦ Que reuniones periódicas dirigidas con los

coordinadores de plan crearían una relación directa entre ellos y facilitarían la coordinación

◦ Que debe haber un lugar donde la información esté accesible

◦ Que convendría implicar a todo el mundo en todos los proyectos, con reuniones periódicas o a través de márketing









COOPERACIÓN


COORDIS

EXCESO DE FUNCIONES


IMPLICADAS





MEJORABLES

FUNCIONAMIENTO POCO




BENGBIS



DE RECURSOS GENERAL

DESCOORDINACIÓN GENERAL




GENERAL






REALIDAD DE LA ONG


PROYECTOS



MEJORABLE


COORDINACIÓN










COOPERACIÓN


COORDIS

EXCESO DE FUNCIONES


IMPLICADAS





MEJORABLES

FUNCIONAMIENTO POCO




BENGBIS



DE RECURSOS GENERAL

DESCOORDINACIÓN GENERAL




GENERAL






REALIDAD DE LA ONG


PROYECTOS



MEJORABLE


COORDINACIÓN


GestiónEstructura

GestiónVoluntariado

Difusión Plan Estratégico

GestiónMecanismos

GestiónMecanismos

GestiónMecanismos

Plan Estratégico

PROYECTOS BIEN REALIZADOS

Formación

Información

Coordinación

Coordinación

Coordinación

Coordinación

Coordinación

Información

Información

GestiónFinanciación

MEJORA DE LA COMUNICACIÓN ZERCA - LARGA ESTANCIA

Propuesta número 4

UN TEMA COMPLICADO

Todos sabemos que la comunicación es deficiente por las dificultades, no por la predisposición

Por eso la predisposición tiene que ser 10 veces mejor

Debemos plantearnos cómo salvar los problemas generando el beneficio necesario sin causándonos los menores inconvenientes, principalmente a larga estancia

Propuestas1 mail bimensual Camerún-España con datos

muy objetivos y escuetos: avances objetivos, dificultades objetivas, desviaciones objetivas…◦ Esto requiere evaluación y preparación◦ Importante establecer fecha◦ Sería bueno diseñar un ficha base simple y

añadir las cosas que se necesiten mensualmente. Puede ser una función de la mesa de coordinación o de la estructura de coordinación de proyectos. Pero sería importante que fuese escueto y concreto!

1 mail mensual España-Camerún con datos muy objetivos y escuetos etc, etc, etc…

Los mails que se explayan demasiado y están destinados a sensibilizar son muy importantes pero no formarían parte de esta iniciativa.◦Lo importante es que quede claro lo

que tenga que quedar

Crear una herramienta (base de datos en internet o google docs) que permita tener acceso a la información permanentemente◦Esto no suple lo anterior: es necesario

ofrecer la información de manera resumida y comprensible

◦Lo bueno sería que fuese una herramienta útil, que se utilice permanentemente, no sólo para esto. Si no, corre el peligro de no usarse.

Además… llamadas cada… 2 semanas◦Son más importantes que los mails,

si cabe. Permiten solucionar problemas pequeños que si no estancan.

◦Debería hablarse con larga estancia, que son los que tienen más problemas de comunicación.

◦Para Zerca, el momento ideal sería los martes entre las 8 y las 10.

APOYO A LOS MECANISMOS DE FUNCIONAMIENTO

Plan Estratégico!!◦Debemos darle difusión y hacer que

nos sintamos partícipes de él◦Debemos trabajar en la dirección

que marquemos: que no sea un papel…

…que nos lo creamos

Propuesta número 5

APOYO A LOS MECANISMOS DE FUNCIONAMIENTOPlazosLos proyectos deben estar

preparados antes…septiembre-octubreLa financiación se busca con

mínimo (mínimo) 8 meses de antelación.

Debemos crear un calendario de plazos

PROYECTOS DE ZERCA

Una cuenta pendiente

Proyectos de Zerca

Suponen una cuenta pendiente

pero

Supondrían una carga extra

1ª línea de acciónRealizar proyectos complejos y

desarrollados con objetivos específicos:◦ Inmigración, proyectos de 4º mundo,

sensibilización◦Probablemente dependerían de proyectos◦Sería un trabajo extra al nivel de Lejos◦Probablemente deberían redactarse,

subvencionarse y emplear a personas específicas.

◦Requieren formación◦¿Requerirían una nueva comisión no

compatible con Lejos? (es decir, dedicación exclusiva)

2ª línea de acciónPequeñas acciones o apoyo a otras

iniciativas◦Sensibilización, ayudas puntuales◦Tendrían como objetivo fomentar la solidaridad y

la movilización de voluntarios◦Probablemente dependerían de sensibilización◦Sería un trabajo extra para todos, comparable al

de los mercadillos◦Podríamos:

turnarnos para cumplir con esa nueva tarea fomentar que la gente se movilice (problema de los

mercadillos: falta de compromiso y saturación. ¿Terminaría como la anterior vez?)

◦Permiten la implicación de nuevos

3ª línea de acciónDesarrollar más las acciones de

sensibilización◦Proyectos específicos orientados a

sensibilizar◦Son el campo en el que tenemos más

práctica, aunque no seamos especialistas◦Podría ser que no supusiesen tanta carga

pero: Habría que medir las fuerzas de las personas que

se implicasen para no perderlas en otros campos Si no, podría exigir dedicación exclusiva

◦Permiten la implicación de nuevos

Propuesta de Zerca…

Debemos saber lo que queremos y si podemos hacerlo

Simplemente eso ya nos llevaría tiempo y personas

Propuesta: evaluar a medias tintas y a partir de eso marcarse objetivos

Documents

GESTIÓN DE PROYECTOS Problemas detectados y propuestas de mejora