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Gestión del alcance del proyecto
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Colaboración: Tatiana Castrillón Valdés
Objetivos de Aprendizaje
Comprender los elementos que hacen importante una
buena gestión del alcance del proyecto
Explicar el proceso de planificación del alcance y describir
el contenido de un plan de gestión del alcance de la
aplicación
Describir el proceso de desarrollo de la declaración del
alcance del proyecto utilizando el acta del proyecto y la
declaración sobre el alcance preliminar
Analizar el proceso de definición del alcance y el trabajo
que implica construir una estructura de desglose del
trabajo usando la analogía, de arriba abajo, de abajo hacia
arriba, y enfoques de mapas mentales
Objetivos de Aprendizaje (continúa)
Explicar la importancia de la verificación del alcance y
como se relaciona con la definición y control del
alcance.
Entender la importancia del control del alcance para
prevenir los problemas relacionados con el alcance en
proyectos de TI
Describir como el software puede ayudar en la gestión
del alcance del proyecto
¿Que es la gestión del alcance del
proyecto?
El alcance se refiere a todo el trabajo involucrado en la
creación de productos del proyecto y el proceso utilizado
para crearlos
Un entregable es un producto resultado del proyecto,
como hardware o software, documentos de planeación, o
actas de reunión
La gestión del alcance del proyecto incluye el proceso
involucrado en definir y controlar que esta o no incluido
en un proyecto.
Procesos de la gestión del alcance del
proyecto
Planeación del alcance: Se decide como se definirá,
verificará y controlará el alcance.
Definición del alcance: Se revisa la autorización legal
del proyecto y el alcance preliminar además de la
información de los requerimientos desarrollados y las
solicitudes de cambio aprobadas
Creación de la EDT: Subdivide el proyecto en
componentes mas pequeños y manejables
Verificación del alcance: Se formaliza la aceptación
del alcance del proyecto
Control del alcance: Se controlan los cambios sobre el
alcance del proyecto
Resumen de la gestión del alcance del
proyecto
Planeación
Proceso: Planeación del alcance
Salida: Plan de gestión del alcance del proyecto
Proceso: Definición del alcance
Salida: Declaración del alcance del proyecto, peticiones de cambios, actualizar el plan de gestión del alcance
Proceso: Crear la EDT
Salida: EDT, diccionario de la EDT, línea base del alcance, peticiones de cambio al proyecto, Plan de gestión del
alcance actualizado, declaración del alcance actualizada
Monitoreo y control
Proceso: Verificación del alcance
Salidas: Entregables aceptados, Peticiones de cambios, acciones correctivas recomendadas
Proceso: Control del alcance
Salida: Cambios pedidos, acciones correctivas recomendadas, actualizaciones a la declaración del
alcance, EDT y diccionario de la EDT, línea base del alcance, Plan de gestión del proyecto,
activos de procesos organizacionales
Inicio del proyecto Terminación del Proyecto
Planear el alcance y el plan de gestión del
alcance
El plan de gestión del alcance es un documento que
incluye descripciones de como el equipo preparará la
declaración del alcance del proyecto, creará la EDT,
Verificará que los entregables estén completos, y
controlará las peticiones de cambios sobre el alcance del
proyecto.
Entradas: Acta de constitución del proyecto, Declaración
preliminar del alcance, Plan de gestión del alcance
Ejemplo de plan de gestión del alcance
Nombre del proyecto
Proyecto de actualización de sistemas de información
Introducción
El propósito de este documento es proveer una guía para preparar documentos importantes sobre la gestión del alcance relacionados con este proyecto
Preparando la declaración del alcance
La declaración preliminar dará las bases para la preparación de una declaración de alcance mas detallada. La declaración del alcance debe ser revisada
con los interesados clave del proyecto, en especial el patrocinador y los usuarios finales. Use plantillas corporativas cuando estas estén disponibles y
asegúrese de tener expertos en la declaración del alcance.
Cada versión del alcance debe estar etiquetada adecuadamente y fechada para asegurarse de que cada uno utilice la versión mas reciente. Los
cambios y adiciones serna debidamente comunicados. El alcance estará disponible por medio de una clave en el sitio Web del proyecto.
Creando la EDT
El equipo del proyecto trabajará conjuntamente en la creación de la EDT. El patrocinador y el comité revisaran la EDT para verificar que todas las
actividades necesarias para culminar el proyecto están incluidas. El equipo de trabajo revisará EDTs de proyectos similares y las guías de la compañía
para crear la EDT y enfocarse en determinar los entregables del proyecto. El equipo determinara las tareas necesarias para completar cada entregable.
La EDT debe ser revisada tantas veces como sea necesario y el comité y el patrocinador deben aprobar dichas revisiones.
Verificar que los entregables están completos
El gerente de proyecto trabajará con el patrocinador y el comité para desarrollar un proceso para verificar el éxito y si esta completo cada entregable. En
general el patrocinador será el encargado de verificar que estén completos los entregables importantes. Los contratos deberán incluir cláusulas
describiendo el proceso de verificación del alcance.
Gestionando las peticiones de cambios a la declaración del alcance
Todas las peticiones de cambios sobre el alcance que tengan un efecto significativo en los requerimientos deben seguir un proceso formal de control de
cambios. Una petición de cambio será completada y revisada por el grupo de diseño.
Ejemplo de Acta de constituciónTítulo del proyecto: Proyecto de actualización de tecnologías de información
Fecha de inicio del proyecto: Marzo 4, 2008 fecha de finalización proyectada: Diciembre 4, 2008
Gerente de proyecto: Kim Nguyen, 691-2784, [email protected]
Objetivos del proyecto: Actualizar el hardware y software de todos los empleados (aproximadamente 2000) en 9 meses basados en nuevos
estándares corporativos. Ver el documento adjunto de descripción de los nuevos estándares. Las actualizaciones afectarán los servidores así como
las redes corporativas. El presupuesto es de $1.000.000 para hardware y software y $500.000 para costos operacionales.
Enfoque
Actualizar la base de datos de inventario de TI para establecer las necesidades
Crear una estimación de costos detallada del proyecto
Emitir una solicitud de cotización para la compra de hardware y software
Utilizar lo mas posible el equipo interno de trabajo para la realización del proyecto
ROLES Y RESPONSABILIDADES
NAME ROL RESPONSABILIDAD
Walter Schmidt CEO Patrocinador y supervisor del proyecto
Mike Zwack CIO Supervisor del proyecto, elección de personal
Kim Nguyen Gerente de proyecto Planear y ejecutar el proyecto
Jeff Johnson Director de Operaciones de TI Mentor Kim
Nancy Reynolds VP RH Selección de personal , generar Memos
Firmas
Comentarios (hechos a mano o digitalmente por los interesados del proyecto que firman arriba)
El proyecto estará terminado en 10 meses Mike Zwack, CIO
Asumimos que el grupo de trabajo estará siempre disponible para el desarrollo del proyecto y que algunas actividades deberán realizarse en horas extralaborales.
Kim Nguyen, Jeff Johnson, Departamento de TI
Definición del alcance y la Declaración
del Alcance del Proyecto
La declaración preliminar del alcance, acta del proyecto,
los activos de proceso organizacional, y las solicitudes de
cambio aprobadas son una base para la creación de la
declaración del alcance del proyecto
A medida que pasa el tiempo, el alcance de un proyecto
debe ser más claro y específico
Más sobre la Definición del Alcance
del Proyecto Acta del proyecto:
Las actualizaciones afectarán los servidores…
Declaración preliminar del alcance:
Servidores: si son necesarios servidores adicionales para este proyecto, estos deberán ser compatibles
con los servidores existentes. Si es más económico mejorar los servidores actuales esas mejoras
deberán ser reportadas al CIO para aprobación. Ver las especificaciones de los servidores actuales en el
Anexo 6. El CEO debe aprobar un plan detallado describiendo los servidores y su localización al menos
dos semanas antes de la instalación.
Declaración del alcance del proyecto Versión 1:
Servidores: Este proyecto necesitará de la compra de 10 servidores nuevos para soportar la Web,
Intranet, Base de datos, aplicaciones, y funciones de impresión. Dos de cada tipo de servidor será
comprado y se utilizará para este proyecto. La descripción detallada de los servidores están en el
Brochure del producto en el Apéndice 8 con su respectivo plan de localización.
Del mundo realMuchas personas disfrutan viendo programas de televisión como Trading
Spaces, donde los participantes tienen dos días y US1.000 para arreglar una
habitación en casa de su vecino. El tiempo y el presupuesto son fijos, es el
alcance el que tiene la mayor flexibilidad. Los diseñadores de estos programas a
menudo tienen que cambiar los objetivos del alcance inicial, debido a las
limitaciones de tiempo o de presupuesto.
Aunque la mayoría de los propietarios de viviendas están muy contentos con
el trabajo realizado en el programa, algunos obviamente se decepcionan. A
diferencia de la mayoría de los proyectos en los que el equipo del proyecto trabaja
en estrecha colaboración con el cliente, los propietarios tienen poco que decir en
lo que se hace y no pueden inspeccionar durante la realización de las obras ...
¿Qué sucede cuando a los propietarios no les gusta el trabajo que se ha hecho?
La sección de FAQ de tlc.com dice: “A todos en nuestro programa se les dice por
adelantado que hay una posibilidad de que no les guste el diseño final de la
habitación. Cada solicitante firma en un acuerdo reconociendo que el programa
no es responsable de decorar un cuarto y que este no le guste al propietario. "
Lástima que no se puede conseguir patrocinadores para los proyectos que
firmen un acuerdo similar. Sería mucho más fácil la gestión del alcance del
proyecto!
Realizando la EDT
Una EDT es una agrupación orientada a la prestación de
los componentes del proyecto, la cual organiza y define el
alcance total del proyecto
La EDT es un documento que proporciona la base para la
planificación y la gestión del programa, costos, recursos y
cambios del proyecto
descomposición es la subdivisión de los paquetes de
trabajo del proyecto en componentes más pequeños y
más manejables
Un paquete de trabajo es una tarea en el nivel más bajo
de la EDT
Ejemplo de la EDT de una intranet
organizada por producto
Intranet
Diseño del sitio Web
Mapa del sitio
Diseño gráfico
Programas
Diseño del Inicio
Textos
Imágenes
Links
Páginas de mercadeo
Textos
Imágenes
Links
Páginas de ventas
Textos
Imágenes
Links
Ejemplo de la EDT de una intranet
organizada por fase
Proyecto de
intranet
ConceptoDiseño del
sitio
Desarrollo del
sitio
Despliegue del
sitioSoporte
Evaluar los
Sistemas
actuales
Definir
requerimientos
Definir
funcionalidad
específica
Definir
El riesgo y
Enfoque de
Gestión de
riesgos
Desarrollar
El plan
Del proyecto
Equipo de
Desarrollo Web
Breve
Definir los
Requerimientos de
Los usuarios
Definir los
Requerimientos de
contenido
Definir los
Requerimientos de
sistema
Definir los
Requerimientos de
Servidor propietario
Nivel 0
Nivel 2
Nivel 1
Nivel 3
EDT de una intranet en forma tabular
1.0 Concepto
1.1 Evaluar los sistemas actuales
1.2 Definir Requerimientos
1.2.1 Definir requerimientos de usuario
1.2.2 Definir requerimientos de contenido
1.2.3 Definir requerimientos de sistema
1.2.4 Definir requerimientos de servidor
propietario
1.3 Definir funcionalidad específica
1.4 Define riesgos y la gestión orientada al riesgo
1.5 Desarrollar el plan de desarrollo
1.6 Equipo de trabajo
2.0 Diseño del sitio Web
3.0 Desarrollo del sitio Web
4.0 Entrega
5.0 Soporte
Diagrama de Gantt de la EDT en
Microsoft Project
EDT cronograma
Diagrama de Gantt Organizado por grupos
de procesos de la gestion del proyecto
EDT cronograma
Ejemplo: Ejecutando tareas para la
EDT de JWD Consulting
3.0 Ejecución
3.1 Encuesta
3.2 Entradas de usuario
3.3 Contenido de la intranet
3.3.1 Plantillas y herramientas
3.3.2 Artículos
3.3.3 Links
3.3.4 Pregunte al experto
3.3.5 Función de solicitudes del usuario
3.4 Diseño de la intranet
3.5 Construcción de la intranet
3.6 Pruebas del sitio
3.7 Promoción del sitio
3.8 Entrega del sitio
3.9 Medición de los beneficios del proyecto
Enfoques para el desarrollo de EDTs
Usando líneas base : algunas organizaciones, como el
Departamento de Defensa, proporcionan líneas base para la
preparación de EDTs
El enfoque analogía: Revisar EDTs de proyectos similares y
adaptarlos a su proyecto
El enfoque arriba - abajo: comenzar con los ítems mas
grandes del proyecto hacia los mas pequeños
El enfoque abajo - arriba: empezar con las tareas mas
específicas hacia las más generales
enfoque de mapa mental: los mapas mentales son una técnica
que utiliza ramas que salen a partir de una idea central para
estructurar los pensamientos y las ideas
Ejemplo de mapa mental enfocado en la
creación de la EDT
Proyecto
de actualización
de TI
EDT en forma gráfica
Proyecto de actualización de TI
Gestión del proyecto Actualizar inventarioAdquirir hardware y
software
Instalar hardware y
software
Realizar el inventario
físicoActualizar la BD Servidores Hardware de Usuario
Edificio A Edificio B Edificio C
Portátiles PCs
Diccionario de la EDT y línea base del
Alcance
Muchas tareas de la EDT son vagas y deben explicarse
más así las personas sabrán qué hacer y podrán estimar
cuánto tiempo se tardarán y cuánto les costará realizar la
tarea
Un diccionario de EDT es un documento que describe
detalladamente cada elemento de la EDT
La declaración del alcance del proyecto aprobada y su
EDT y diccionario de EDT Forman la línea base de
alcance, que se utiliza para medir el rendimiento en el
logro de los objetivos del alcance del proyecto.
Consejos para crear la EDT y el
diccionario de la EDT*
Una unidad de trabajo debe aparecer en solo un lugar en la
EDT
Las tareas contenidas en un elemento de la EDT es la suma de
los elementos de la EDT por debajo de el
Un elemento de la EDT es la responsabilidad de un solo
individuo, aunque muchas personas pueden estar trabajando en
el
La EDT debe ser coherente en la forma en que cada tarea
realmente será realizada, debe servir al equipo del proyecto en
primer lugar, y para otros fines sólo si son prácticos
*Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994
Consejos para crear la EDT y el
diccionario de la EDT(continúa)* Los miembros del equipo del proyecto deben participar
en el desarrollo de la EDT para garantizar la coherencia
Cada ítem de la EDT debe ser documentado en el diccionario de la EDT para garantizar la correcta comprensión del alcance de las tareas incluidas y no incluidas en ese ítem
La EDT debe ser una herramienta flexible para adaptarse a los cambios inevitables, mientras mantiene controlado que el contenido del trabajo del proyecto este de acuerdo con la declaración del alcance
*Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994
Del mundo real
Un alcance del proyecto muy amplio puede causar problemas graves
Síndrome del lavadero* y un énfasis excesivo en la tecnología resultó en
la quiebra de una gran empresa farmacéutica, con sede en Texas
FoxMeyer Drug
En 2001, McDonald's piso en marcha un proyecto para crear una intranet
que conectara su sede con todos sus restaurantes para proporcionar
información operacional detallada en tiempo real; después de gastar US$
170 millones en consultores y planificación de la implementación inicial,
McDonald's se dio cuenta de que el proyecto era demasiado para
manejarlo y puso término a su realización
* El Síndrome del lavadero o Arrastramiento del alcance (Scope creep en inglés) en gestión de
proyectos se refiere a aquellos cambios no controlados en el alcance de un proyecto. Este fenómeno
puede ocurrir cuando el alcance de un proyecto no se define, documenta, o controla correctamente.
Verificación del alcance
Es muy difícil crear una buena declaración del alcance y una EDT para un proyecto
Es aún más difícil de verificar el alcance del proyecto y
reducir al mínimo los cambios del alcance
La verificación del alcance implica la aceptación formal del
alcance del proyecto por parte de los clientes o interesados
del proyecto
La aceptación se realiza generalmente mediante una
inspección de los Interesados y posteriormente firmar sobre
los entregables clave del proyecto
Control del alcance
El control del alcance consiste en controlar los cambios
sobre el alcance del proyecto
Los objetivos de control del alcance son:
Influenciar sobre los factores que causan cambios en el alcance
Asegurar que los cambios se procesan de acuerdo a los
procedimientos desarrollados en el marco del control integrado de
cambios
Administrar los cambios cuando se producen
Varianza es la diferencia entre el rendimiento previsto y
real
Buenas prácticas para evitar problemas
en el alcance
1. Mantener el alcance realista: no hacer proyectos tan grandes que no
se pueden completar, dividir los proyectos grandes en una serie de
proyectos pequeños
2. Involucrar a los usuarios en la gestión de alcance del proyecto: Asignar
usuarios clave al equipo del proyecto y darles la propiedad de definir
requerimientos de verificar el alcance
3. Usar hardware y el software normal (de estanteria) siempre que sea
posible: Muchas personas de TI disfrutan utilizando la última y mejor
tecnología, pero las necesidades del negocio, y no las tendencias
tecnológicas, debe ser prioridad.
4. Seguir los procesos de la buena gestión de proyectos: Como se
describe en este capítulo y en otros, están bien definidos los procesos
de la gestión de alcance del proyecto y otros aspectos de los proyectos
Sugerencias para mejorar la entrada de
usuario Desarrollar un buen proceso de selección de proyectos, e
insistir en que los patrocinadores sean de la organización
de los usuarios
Disponer usuarios en el equipo del proyecto roles
importantes
Tener reuniones periódicas con agendas definidas, y que
los usuarios firmen los entregable presentados en las
reuniones
Entregar algo a los usuarios y los patrocinadores de
forma regular
No prometer la entrega cuando se sabe que no se puede
cumplir
Co-localizar a los usuarios con los desarrolladores
Sugerencias para reducir los requisitos
incompletos y Cambiantes
Elaborar y seguir un proceso de gestión de requerimientos
Utilizar técnicas como la elaboración de prototipos, el
modelado de casos de uso, y … para obtener una mayor
participación de los usuarios
Poner los requerimientos por escrito y mantenerlos
actualizados
Crear una base de datos de gestión de requerimientos
para documentar y controlar los requerimientos
Sugerencias para reducir los requisitos
incompletos y Cambiantes (continúa)
Proporcionar las pruebas adecuadas y realizarlas durante
todo el ciclo de vida del proyecto
Revisar los cambios desde una perspectiva de sistemas
Hacer hincapié en las fechas de finalización para ayudar
a centrarse en lo que es más importante
Asignar recursos específicamente para manejar las
solicitudes de cambios / mejoras
Software útil en la gestión del alcance
Los procesadores de palabras ayudan en la creación de
documentos relacionados con el alcance del proyecto
Hojas de cálculo para realizar cálculos financieros y modelos
de calificación, y el desarrollo de cuadros y gráficos
El software de comunicación como el correo electrónico y la
Web ayuda a comunicar sobre el alcance
El software de gestión de proyectos ayuda en la creación de la
EDT, la base de tareas en un diagrama de Gantt
El software especializado está disponible para ayudar en la
gestión del alcance del proyecto
Resumen del capítulo
La gestión del alcance del proyecto incluye los procesos
necesarios para asegurar que se realice el trabajo
requerido, solo el requerido, para conseguir el éxito del
proyecto
Procesos principales:
Planificación del alcance
Definición del alcance
Creación de la EDT
Verificación del alcance
Control del alcance
