Gestión del Cambio - Documentos Abastecimientodab.aminerals.cl/archivos/15. Procedimientos Faena Centinela/CEN-PO... · Organizacional Gestión del Cambio Octubre 2014 Sistema de

Gestión del Cambio

Organizacional

Octubre

2014

Sistema de Gestión Integrado Centinela

Procedimiento Gestión del cambio

Operacional

CEN-PO-GSS-SSE-001Versión 00

Elaborado por: Alexis Burgos Soto

Jefe de Mejoramiento Revisado por: Manuel Rojas Campos

Superintendente de Seguridad Autorizado por: Marco Patiño Cuevas

Gerente Seguridad y Salud Ocupacional

2 Sólo los documentos que se encuentran en Intranet se establecen como oficiales, vigentes y válidos. Una vez impreso este

documento deja de ser un documento controlado.



INDICE

1.0 PROPOSITO ............................................................................................................................................. 4

2.0 ALCANCE ................................................................................................................................................. 4

3.0 DEFINICIONES ......................................................................................................................................... 4

4.0 ROLES Y RESPONSABILIDADES .............................................................. ¡Error! Marcador no definido.

5.0 TIPOS DE CAMBIOS ................................................................................................................................ 6

6.0 DESARROLLO ....................................................................................................................................... 10

7.0 DOCUMENTACIÓN RELACIONADA .................................................................................................... 11

8.0 REGISTROS ......................................................................................................................................... 11

9.0 VITACORAS DE MODIFICACIONES ..................................................................................................... 11

10.0 ANEXOS.................................................................................................................................................. 12



1.0 PROPOSITO

Identificar, evaluar y controlar los riesgos en la ejecución de un cambio permanente,

temporal o de emergencia en los procesos, las tareas, equipos o instalaciones. La

administración de cambio de riesgos de Controles de Fatalidad, es uno de los sentidos

principales de atención en los procesos de Compañía Minera Centinela.

2.0 ALCANCE

Aplicable a todo cambio con potencial de afectar a las personas, medioambiente o

impactar la continuidad de las operaciones, los estándares, el cumplimiento legal o

normativo, las instalaciones y equipos; tanto para procesos propios de Centinela como de

las EECC que laboran en nuestras faenas.

3.0 DEFINICIONES

CAMBIO SIGNIFICATIVO: Es la modificación, alteración o sustitución del estado actual A

de una actividad, tarea, equipo, operación y/o proceso, que resulta en un estado B al que se

llega deliberadamente o debido una contingencia operacional que perdura en el tiempo.

CONTROL OPERACIONAL DIRECTO: Es todo lo que un trabajador realiza cotidianamente

en su puesto de trabajo para evitar que los peligros que lo afectan se transformen en causa

directa de accidente

PELIGRO: Condición del ambiente de trabajo, o acción u omisión de una persona, con el

potencial de causar directamente un accidente o una enfermedad profesional. También será

considerado peligro toda acción omitida o condición faltante capaz de evitar directamente un

accidente o una enfermedad profesional.

CAUSA DIRECTA: Es toda causa de un incidente que, de haberse eliminado de la

secuencia causal, habría evitado directamente su ocurrencia.



4.0 ROLES Y RESPONSABILIDADES

Gerente General:

Asegurar aplicación del proceso de Administración del Cambio en la compañía.

Aprobar los cambios con alcance a toda la compañía y de nivel de riesgo ALTO.

Gerente de Procesos (GO, G RRHH, G A&F, G SSO, otros):

Difundir este procedimiento y exigir su aplicación.

Aprobar los cambios con alcance a los procesos de su dependencia y de nivel de riesgo ALTO.

Aprobar los cambios con alcance a toda la compañía de nivel de riesgo MEDIO y en materias de

sus atribuciones del rol funcional.

Superintendentes:

Verificar que para los cambios se realice la correspondiente Administración del Cambio.

Aprobar los cambios con alcance solo a los procesos de su dependencia y de nivel de riesgo

MEDIO.

Realizar evaluaciones posteriores a la implementación de cambios y sus impactos

Jefes de Áreas:

Actuarán como “Dueños” de la Administración del Cambio en sus procesos.

Solicitarán las aprobaciones respectivas, según el nivel del impacto del cambio.

Administrarán un cambio aprobado, asegurando que se complete la documentación relacionada

con el cambio, incluyendo cambios a los procedimientos, sistemas de alarmas críticas y respuestas

a emergencias.

Aprobar los cambios con alcance solo a los procesos de su dependencia y de nivel de riesgo

BAJO.



5.0 TIPOS DE CAMBIOS

5.1 Cambio Físico: Una adición, cancelación, modificación o reorganización a cualquier equipo,

componente, facilidad, sistema, o instalación de nuevo equipo, componentes, facilidades o sistemas.

EJEMPLOS DE UN CAMBIO FÍSICO EJEMPLOS DE UN CAMBIO NO CONSIDERADO COMO UN CAMBIO FÍSICO

La instalación de un transmisor eléctrico nuevo.

Reemplazo de un transmisor defectuoso con el mismo tipo de transmisor.

Modificación de una bomba impulsor. Reemplazo de una bomba impulsora del mismo tipo.

Cambio de la velocidad de una bomba por medio de cambios de poleas.

Variando la velocidad de una bomba por medio de control de velocidad dentro de una rama aprobada o certificada.

Modificaciones de tuberías y válvulas o demolición de tuberías.

Reemplazo de válvulas o tuberías por otras del mismo tipo y sin cambiar el diseño.

Cambio de fabricante o modelo de camión de minas.

Reemplazo de equipo gastado o dañado con una máquina de la misma especificación.

Modificando el diseño o distribución de caminos de minas.

Nivelación, laminación o mantenimiento rutinarias de caminos de minas

Diseño, construcción e inicio de una nueva unidad de proceso o planta.

Inicio de equipo de apoyo o equipo reparado después del reemplazo de componentes rutinarios.

5.2 Cambio Operacional: Cualquier cambio a condiciones de unidades operacionales de proceso o a

aparatos protectores sin procedimientos aprobados, revisiones o adiciones a criterios, procedimientos

operacionales, especificaciones, límites operacionales, etc. que afectan a las operaciones.

EJEMPLOS DE UN CAMBIO OPERACIONAL

EJEMPLOS DE UN CAMBIO NO CONSIDERADO COMO UN CAMBIO OPERACIONAL

Un aumento o disminución de la temperatura de proceso fuera del rango aprobado para una unidad de proceso – sin procedimientos aprobados (especificaciones de diseño).

Ajustando la temperatura para cualquier equipo, corriente de proceso con procedimientos operacionales aprobados (por ejemplo, ajustando la temperatura del quemador a un nivel dentro del rango aprobado).



Un aumento o disminución de la presión de proceso fuera del rango aprobado para una unidad de proceso – sin procedimientos aprobados (especificaciones de diseño).

Ajustando la presión para cualquier equipo, corriente de proceso con procedimientos operacionales aprobados (por ejemplo, ajustando la presión de escape a un nivel dentro del rango aprobado).

Un aumento o disminución del índice de entrada de proceso fuera del rango aprobado para una unidad de proceso – sin procedimientos aprobados (especificaciones de diseño).

Ajustando el nivel de entrada para cualquier equipo, corriente de proceso con procedimientos operacionales aprobados (por ejemplo, ajustando el nivel de entrada a un nivel dentro del rango aprobado para igualar el índice de extracción).

Cambio a un nuevo tipo de químico de proceso.

Reemplazo con químicos de una fabricación alternativa pero con componentes idénticos y documentación de seguridad (HDS) semejante y con procedimientos de manejo establecidos.

5.3 Cambio Organizacional: Cualquier cambio que altera la estructura organizacional o que afecta a

personal.

EJEMPLOS DE UN CAMBIO ORGANIZACIONAL EJEMPLOS DE UN CAMBIO NO CONSIDERADO COMO UN CAMBIO ORGANIZACIONAL

Un aumento o disminución de puestos dentro de un equipo o departamento (por ejemplo, aumentando la dotación de personal para la expansión de la planta).

Reemplazo de un puesto con presupuesto abierto dentro de un equipo o departamento.

Cambios a una estructura establecida de informe (por ejemplo, crear un puesto de gerente dentro de un nuevo sector de trabajo).

Reemplazo de un puesto de gerente con presupuesto abierto.

Cambios de lugares de trabajo para empleados (por ejemplo, trasladar personal de una oficina operacional a una oficina principal).

Cambio de estación de trabajo dentro del mismo Equipo y edificio.

Rediseño de la estructura de un departamento (por ejemplo, introducir un nuevo equipo de mantenimiento e integridad de la planta).

Cambios en las horas de trabajo (implementar un nuevo programa de turnos de trabajo).

Cambios en las horas de trabajo para un programa aprobado (por ejemplo ajustando un programa de trabajo para ser menos apretado).



Cambios significativos a la descripción de algún trabajo (por ejemplo asignar más responsabilidades a algún tipo de trabajo).

Cambio de programa de turnos de trabajo para corregir falta de empleados.

Cambio de turnos a días por razones de desarrollo profesional.

Aumentado puestos a la organización durante el periodo de máxima construcción.

Aumentado puestos a la organización para cumplir con la expansión de la planta.

Instalación de facilidades de prueba. Instalación de un sistema de supervisión permanente.

5.4 Cambio Administrativo: Cualquier cambio a un sistema administrativo o de apoyo que tiene el

potencial de afectar a personal, sistemas o una unidad de proceso operacional.

EJEMPLOS DE UN CAMBIO ADMINISTRATIVO EJEMPLOS DE UN CAMBIO NO CONSIDERADO COMO UN CAMBIO ADMINISTRATIVO

Cambios a procedimientos o manuales operacionales aprobados.

Cambios a documentación de cambios aprobados ya en la práctica.

Cambios a procedimientos aprobados de mantenimiento.

Cambios a documentación de cambios aprobados ya en la práctica.

Cambios a criterios aprobados. Cambios a documentación de cambios aprobados ya en la práctica.

Cambios a hardware de computadora. Reemplazo de equipo dañado con materiales de ejecución semejante y usando el mismo software.

Cambios a software de computadora. Actualizar protección de virus que no cambia acceso de personal autorizado.

Cambios a una práctica aprobada de nómina.

Modificaciones de nómina en relación a cambios aprobados.

Cambios no autorizados para especificaciones de equipo o copias de plano.

Cambios a equipo aprobado o copias de plano que representan la condición CONFORME A LA OBRA.



5.5 Cambio de Emergencia: Cambio que debe ser realizado inmediatamente para mitigar un riesgo

significativo hacia personas, producción, propiedad o el medio ambiente.

EJEMPLOS DE UN CAMBIO DE EMERGENCIA EJEMPLOS DE UN CAMBIO NO CONSIDERADO COMO UN CAMBIO DE EMERGENCIA

Barrera provisional en caso de pérdida de contención.

Reparación de barrera de contención.

Instalación provisional de una válvula de material no especificado para mitigar un peligro a operaciones.

Reemplazo de una válvula de material no especificada con una válvula del material correcto.

Desviación de un procedimiento aprobado para mitigar una situación seria.

Desviación de un procedimiento aprobado en una situación sin riesgo (esto sería un Cambio Administrativo).

5.6 Cambio Temporal: Instalación o reparación que es llevado a cabo durante un periodo de tiempo corto

o de prueba.

EJEMPLOS DE UN CAMBIO TEMPORAL EJEMPLOS DE UN CAMBIO NO CONSIDERADO COMO UN CAMBIO TEMPORAL

Cambio de programa de turnos de trabajo para corregir falta de empleados.

Cambio de turnos a días por razones de desarrollo profesional.

Aumentado puestos a la organización durante el periodo de máxima construcción.

Aumentado puestos a la organización para cumplir con la expansión de la planta.

Instalación de facilidades de prueba. Instalación de un sistema de supervisión permanente.



6.0 DESARROLLO

Secuencia de pasos para desarrollar la Administración del Cambio:

En formulario adjunto (Anexo A), complete la “Verificación de necesidad de aplicación la

Administración del Cambio”.

A los ítem identificados como SI o SE DESCONOCE, se les debe hacer una evaluación de riesgos

al efecto o impacto relacionado con el cambio y establecer las medidas de control de riesgos.

Cada medida de control debe tener definido un responsable y la fecha de cumplimiento.

Adicionalmente revise el listado llamado “Consideraciones de Seguridad, Salud y Medio Ambiente”

agregando comentarios y/o forma de aplicación.

Como medida de control post cambio, debe existir una actividad que permita evaluar el impacto

real que produjo este cambio, para definir nuevos ajustes si son requeridos. Si el cambio es

temporal, establezca una medida de control antes de su fecha de término.

Identifique los documentos relacionados con el cambio y determine los niveles de aprobación.

Asegure el seguimiento y cierre oportuno de esta Administración del Cambio.

Verifique la efectividad de las medidas de control implementadas.

Efectos / Impactos que requieren Administración del Cambio, cuando el cambio afecta a:

La Salud: Por exponer a las personas a condiciones o elementos que pueden causar

enfermedades, físicas o mentales.

La Seguridad: Por aumentar el nivel de riesgo y tener el potencial de lesionar a personas.

El Medioambiente: Por alterar la flora, fauna, patrimonios culturales o históricos, comunidades

(ejemplo: disposición de nuevos botaderos, nuevos caminos, otros).

La Ergonomía: Por que las personas pueden contraer o agravar enfermedades y/o dolencias a

causa de un desequilibrio entre las exigencias y las capacidades del trabajo. Por ejemplo: levantar

cargas en forma repetitiva o prolongada, trabajar en posiciones viciosas, exceso de vibraciones,

ruido, etc.

La Gente: Porque pueda influir en el estado anímico de las personas. Por ejemplo: al modificar el

nivel de conocimientos, habilidades o destrezas requeridas para ejecutar el trabajo. Al modificar

horarios, sitio o condiciones de trabajo y/o descanso.

La Higiene: Al introducir alteraciones que deterioran el ambiente de trabajo, aumentando el riesgo

de causar enfermedad profesional.

Lo Legal: Al requerir permisos, autorizaciones y/o licencias emitidas por entes gubernamentales

nacional o internacionales, o pueda estar en conflicto con las disposiciones legales vigentes.

La Organización: al inducir modificaciones en la estructura organizacional establecida post

integración, alterando posiciones (organigrama) y/o funciones (flujograma).

La Operación: Al modificar las tareas, actividades, horarios, itinerarios, planes o estándares de

operación, la capacidad y/o disponibilidad de instalaciones y/o equipos, la calidad o cantidad de

recursos físicos requeridos, que afecte el rendimiento o productividad, etc.



La Mantención: Al introducir modificaciones a la forma de realizar estas mantenciones, los

programas, los requerimientos de capacitación del personal, las herramientas, los materiales, los

repuestos o los equipos de mantenimiento en uso.

Los Procesos: Al alterar secuencias, introducir o suprimir etapas y/o subprocesos en los ya

existentes, o modificar los resultado obtenidos con respecto a los resultados deseables.

La Ingeniería: Al generar desviaciones con respecto a los criterios, parámetros, estándares,

códigos o normas de diseño inicial, al usar materiales o tecnologías nuevas o prácticas de

ingeniería no convencionales.

Los Equipos: Al modificar los equipos o parte de estos, al compararlo con su estándar original.

La Calidad: Al desviarse de los parámetros de calidad del producto o servicio, impidiendo el logro

de metas o cumplimiento de estándares, o afecte el nivel de satisfacción de los clientes.

Los Materiales: Al presentar modificaciones de las condiciones para su manejo o desviaciones

respecto a las condiciones previamente acordadas para su entrega y utilización.

El Tiempo: Al alterar los plazos de ejecución de planes, programas, procesos o Sub-procesos.

Los Controles: Al debilitar el adecuado conocimiento y/o aplicación de los procedimientos y

normas de control asociados al proceso de protección industrial, de la información, sistemas

comunicacionales y computacionales.

7.0 DOCUMENTACIÓN RELACIONADA

Toda información que emerja de los procesos relacionados con el Cambio desarrollado, como por

ejemplo: Planos, Reglamentos, Procedimientos, Instructivos, estándares, otros.

8.0 REGISTROS

Nombre del Registro Codificación Almacenamiento Tiempo Responsable

Formulario Administración del Cambio

CEN-PO-GSO-SSE-001-r01

Electrónico Permanente JSIG

9.0 VITÁCORA DE MODIFICACIONES

Fecha Versión Descripción Responsable

31/10/2014 00 Publicación J. Opazo



10.0 ANEXOS

Anexo N°1: Formulario de Administración del Cambio.



ANEXO N°1

FORMULARIO ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO (Pág. 1 de 5)

Compañía :

Gerencia : Superintendencia / Área

Nombre Dueño del Cambio : Firma: Fecha:

TÍTULO DEL CAMBIO :

1. VERIFICACIÓN DE NECESIDAD DE APLICACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO

(Si alguna de las preguntas siguientes tiene respuesta sí o se desconoce, aplique Administración del Cambio)

N° SÍ NO

SE DESCONOCE

1.1 ¿El cambio tiene impacto en uso de equipo de protección personal?

1.2 ¿El cambio significa introducir o revisar las inspecciones o comunicaciones existentes previas al inicio del turno, o entre turnos?

1.3 ¿El cambio significa aumento, reducción o reubicación de personal?

1.4 ¿El cambio origina interferencias o interfaces con otros grupos de trabajo, operaciones o maquinarias?

1.5 ¿El cambio significa un reemplazo de Contratista/Proveedor con impacto en la seguridad de las personas, salud, medioambiente?

1.6 ¿El cambio altera significativamente Planos y/o Especificaciones Técnicas existentes?

1.7 ¿El cambio incorpora nuevos riesgos a las operaciones o a los procesos?, de cualquier naturaleza

1.8 ¿El cambio agrega nuevos Procedimientos de Operación / Mantención o significa modificación de los Procedimientos existentes?

1.9 ¿El cambio implica actualizar el Inventario de Riesgos por actividades de alto riesgo?

1.10 ¿El cambio afecta las Alarmas o los sistemas de Control Críticos?

1.11 ¿El cambio modifica algún plan de emergencia?

1.12 ¿El cambio aumenta los riesgos relacionados con la Salud Ocupacional o la ergonomía? ¿Se incorporan riesgos significativos por esfuerzo físico, posturas o manipulación de carga?

1.13 ¿El cambio puede impactar el medio ambiente o las comunidades vecinas?

1.14 ¿El cambio involucra una variación en los tipos o cantidades de sustancias peligrosas empleadas?

1.15 ¿El cambio generará una variación de emisión de residuos?

1.16 ¿El cambio producirá conflicto con una regulación, estándar vigente o consideraciones contempladas en permisos solicitados?

OBSERVACIONES:

FORM: CEN-PO-GSO-SSE-001-r01



ANEXO 1: FORMULARIO ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO (Pág. 2 de 5)

2. DATOS DEL CAMBIO

Descripción del Cambio

Razones del Cambio

Origen del Cambio: Instalaciones Operacionales Leyes, Regulaciones

Proyectos Políticas Organización /Estructura

Otros

Especifique: _____________________________________________________________________

Duración del Cambio: Permanente: Temporal:

Inicio al

Alcance del Cambio: Unidad/Área Superintendencia. Gerencia

Compañía

Otros (espec.) ____________________________________________________________

Día Mes Año

______________________________________________

NOMBRE/ FIRMA SUPERVISOR DIRECTO DEL AREA





3. EVALUACIÓN DE RIESGOS RELACIONADOS CON EL CAMBIO La evaluación de riesgos debe ser realizada de acuerdo al procedimiento de

Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos y debe ser documentado en los formularios respectivos. Estos registros formaran parte de la Administración del Cambio.

Fecha: Equipo Evaluador

N°

RIESGOS A LA SEGURIDAD,

SALUD, MEDIO AMBIENTE,

PROCESOS Y LA CALIDAD

MEDIDAS DE CONTROL DE RIESGOS

RESPONSABLE FECHA

CUMPLIMIENTO

RECURSOS

3.1 DURANTE LA OPERACIÓN:

3.2 EVALUACIÓN POST CAMBIO




IMPORTANTE : 1. Si el CAMBIO ES TEMPORAL, incluya algún plan de acción que permita revisarlo antes de la fecha de

término. 2. Los cambios que se originen en la etapa de implementación o puesta en marcha deben ser analizados y

documentados. 3. Siempre considere un plan de acción para la EVALUACIÓN POST-CAMBIO. Durante ésta puede utilizar

el presente cuadro como herramienta de evaluación de riesgos. 4. Considerar los riesgos ergonómicos como parte de la salud ocupacional.

ANEXO A: FORMULARIO ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO (Pág. 4 de 5)

4. DOCUMENTACIÓN RELATIVA A LA EJECUCIÓN DEL TRABAJO: Especificar que herramientas de control de riesgos deben generarse antes de ejecutar los trabajos:

Permiso de Trabajo HCR

Listas de Verificación (check - List) Hoja Control Sustancias Peligrosas

Permisos Externos (legales y/o regulatorios)

Reglamentos, Procedimientos, Instructivos, otros

5. DOCUMENTACIÓN ANEXA SOBRE LOS RIESGOS QUE INCORPORA EL CAMBIO:

Ingeniería (Planos/Especificaciones) Presupuesto

Análisis de Riesgos (Hazop, otro) Prueba

Entrenamiento / Difusión Normas / Procedimientos / Manuales

Otros Documentos Elaborado por Título del Documento

N° N°

6. PUESTA EN MARCHA: Verificación de Cumplimiento de Actividades: Entrenamiento / Difusión SI NO

Medidas de Control (Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad) SI NO

Obtención de Permisos (Internos/Externos) SI NO

Niveles de Aprobación SI NO

Documentación SI NO

Observaciones :

7. NIVELES DE APROBACIÓN DEL CAMBIO ( Definir de acuerdo a matriz de riesgos):

1.-GERENCIA GENERAL 2.-GENERENCIA OPERAC. 3. GERENCIA APOYOS

4. SUPERINTENDENCIA 5. JEFATURA AREA 6.- COORD. CONTRATO

7. OTRA SUPERVISION ESPECIFICAR :




8. APROBACIÓN FINAL DEL CAMBIO:

N° NOMBRE FIRMA FECHA

9. OBSERVACIONES:





CONSIDERARACIONES DE SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE

Nombre del Cambio:

Punto Consideraciones Observaciones / Comentario / Aplicabilidad

1 Revisión de la historia de accidentes relacionados a equipos o proyectos similares y resumen de las modificaciones de los equipos, entrenamiento, y/o procedimientos para prevenir accidentes similares.

2 Desarrollar una evaluación de riesgo para los nuevos equipos o proyectos. Resumir los riesgos de seguridad significativos o vulnerabilidades e identificar el plan o procedimiento asociado destinado a mitigar el impacto del riesgo, incluyendo el entrenamiento de los empleados.

3 Si es pertinente, hacer una breve investigación en otras compañías usando el equipo/tecnología para asegurarse qué otros mejoramientos en seguridad, o riesgos deberían ser considerados.

4 En lo referente a adquisiciones de equipos, revisar la seguridad relacionada con él mismo, incluyendo sistemas de extinción de incendios, amortiguadores extendidos, diseño ergonómico, emplazamiento de salida del personal, alarmas, etc. Indicar cualquier otra potencial ventaja en seguridad de la inversión propuesta. Para proyectos, la discusión del plan para asegurar la Prevención de Riesgos es la prioridad N° 1 durante el diseño, la construcción y la operación.

5 Señalar los rasgos de los diseños ergonómicos y si corresponde, consultar a los usuarios finales para determinar el punto donde la ergonomía necesita ser mejorada. Identificar cualquier necesidad adicional de entrenamiento de personal o entrenamiento de mantención, de modo que los empleados estén suficientemente entrenados para usar y mantener elementos ergonómicos, tales como asientos, ascensores, etc.

6 Verificar cumplimiento de requerimientos regulatorios aplicables y que se relacionen con la seguridad del personal.

7 Indicar cualquier requerimiento de modificación de Planes para Repuestas de Emergencias relacionadas con la seguridad del personal.

8 Discutir planes para asegurarse que los contratistas están adecuadamente entrenados y comprenden las expectativas de rendimiento en seguridad y las reglas de los trabajos específicos en faena.

Nombre del Dueño del Cambio:


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