Gestion Documental en Sap (y III). DMS

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23/2/2015 Truco 46. Gestion Documental en Sap (y III). DMS. | Notas y trucos SAP (Bitacora)

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Truco 46. Gestion Documental en Sap (y III). DMS.Publicado el 3 marzo, 2013

Para terminar nuestro monografico sobre las funciones bsicas de gestin documental que proporciona SAP,

vamos a hablar de los registros info de documento (DMS)y de las funcionalidades y herramientas que nos

proporciona Sap. Algunas de las caractersticas son:

Gestin de aprobacinde documentos con diferentes status (incluyendo posibilidad de Workflow).

Gestin de versiones.

Utilizacin del sistema de clases para clasificar los documentos con criterios propios.

Busqueda de documentos por criterios multiples: clase de documento, descripcin, texto, valores decaractersticas de clasificacin, por enlaces a objetos de negocio, etc.

Si tenemos montada la indexacion de documentos (servidor Trex), podriamos buscar dentro del contenido de

los documentos anexados.

Gestion de documentos via Web(utilizando BSP).

Sap Easy DMS: herramienta windows tipo explorador que nos permite crear, modificar y visualizar los

documentos, clasificarlos, anexar a objetos Sap. Incluye funciones drag and drop, busqueda de documentos y

la posibilidad de ordenar los documentos en carpetas (cada carpeta tambien se crea en Sap como un registro

info de documento sin anexos).

Los documentos se pueden almacenar en un repositorio tipo DMS (que puede ubicarse en labase de datos de Sap o en un Content Server externo (el de Sap u otro fabricante)) o bien en carpetas a

nivel de sistema de ficheros u otros sistemas de almacenamiento externo.

Los documentos pueden estar almacenados de forma independiente en el sistema o vinculados a objetos de

negocio (la cantidad de objetos disponible es mucho menor que para el ArchiveLink).

En los objetos de negocio previstos tenemos dentro de las aplicaciones la funcionalidad para ver los registros

Notas y trucos SAP (Bitacora)

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info de documento asociados. Por ejemplo, para el maestro de materiales tenemos en Datos adicionales la

pestaa Datos de documento dondre podriamos ver todos los documentos relacionados.

Otras funcionalidades: jerarqua de documentos para relacionar varios registros de forma jerarquica,

distribucin, etc.

Como podeis ver, una funcionalidad mas completa y versatil que la que nos ofrecian los anexos del GOS o el

Archivelink.

Utilizacin de DMS. Creacin de documentos.

Los Registros Info de Documento (DIR) se pueden crear directamente con una transaccin

especifica, la CV01N(CV02N para modificar y CV03N para visualizar).

Trabajamos con clases de documento(que previamente habremos parametrizado). Al crear un registro info de

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documento, le indicamos una descripcin, informacin de status, responsable, etc (hay diferentes campos

disponibles, para los cuales se puede configurar su disponibilidad, obligatoriedad o no, etc) as como los anexos a

los documentos originales asociados. Ademas, si para la clase de documento hemos indicado una clase asociada,

podremos indicar losvalores de caracterstica que clasifican al documentoas como el enlace a objetos

de negocio Sap(tambin se parametriza por clase de documento a que objetos podemos vincular). En nuestro

ejemplo, al maestro de materiales.

Con el status del documento podemos gestionar un sistema de aprobacin de los documentos

(incluyendo un Workflow), impidiendo igualmente si es necesario la modificacin de los documentos una vez

aprobados.

Si se ha parametrizado a nivel de clase de documento, tambin se pueden crear los registros info

de documento desde las transacciones asociadas a los objetos de negocio . Por ejemplo, para el

maestro de materiales, lo podremos hacer desde la seccin Datos Adicionales, pestaa Datos de Documento en la

transaccin MM01/MM02.
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Adems, en este lugar podremos ver todos los documentos que se han creado en el sistema (desde cualquier

fuente) asociados al objeto de negocio material. Desde este lugar se puede acceder a la modificacin/consulta de

los documentos ya creados o a crear nuevos registros.

La tercera alternativa para crear o modificar documentos sera la utilizacin de las herramientas

externas: la via Web (que no vamos a ver) y el Easy DMS. Como indicamos antes, el Easy DMS es una

herramienta que proporciona Sap y que nos permite, en un entorno Windows, similar al Explorer, realizar la

gestin de los documentos.

En nuestro ejemplo, hemos creado una estructura de carpetas (es una de las ventajas de la herramienta) para

diferencias los diferentes documentos que vamos a anexar. Al crear las carpetas tambin se crea un registro info

de documento para cada una de ellas (sin anexos).
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Desde el Easy DMS podemos crear o modificar los documentos, en un entorno visual totalmente conectado con

Sap, donde se nos pedir toda la informacin relevante segn la parametrizacin de la clase de documento que

estemos utilizando. Igualmente, para datos que requieran una lista de valores o para el enlace con los objetos de

negocio de Sap, tenemos disponibles las ayudas de bsqueda que leen en la base de datos de Sap.
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Esta herramienta es mucho ms versatil que la transaccin CV01N/CV02N y permite realizar la gestin

documental de una forma mucho ms intuitiva.

Utilizacin de DMS. Bsqueda de documentos.

Para buscar en los documentos desde Sap podemos utilizar la transaccion CV04N, la cual nos
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permite restringir la seleccin por todos los criterios asociados al documento: nmero, descripcion, status,

caractersticas de clasificacin, enlace de objets. etc.

Los resultados se visualizan en forma de lista (tambien se pueden ver en forma de mosaico), pudiendo acceder

desde aqu a visualizar tanto el contenido de los registros info de documento como los documentos anexados

propiamente dichos.
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Si hubiesemos tenido instalado un servidor Trex con indexacin de documentos tendriamos activa en esta

transaccin la bsqueda por texto completo dentro de los documentos.

Tambin podriamos realizar la bsqueda de documentos via Web o desde la herramienta Easy DMS, que

tambin tiene habilitadas las funciones de bsqueda.

Una vez ejecutada la bsqueda, el sistema nos devuelve la lista de documentos que cumplen las condiciones (no

necesariamente creados con el Easy DMS), sino que tambin nos aparecen los documentos creados directamente

desde Sap.
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Desde los resultados de bsqueda podemos acceder a las propiedades del registro info de documento y tambin a

visualizar los anexos (si el estado del documento lo permite tambin podriamos editar su contenido y generar una

nueva versin del documento).

Parametrizacin del DMS.

Los aspectos ms relevantes de la parametrizacin de las funcionalidades vistas son:

Creacin del repositorio de contenido (transaccin OAC0),que siempre tendr que ser del tipo DMS.

Para el caso de que vayamos a realizar archivado a nivel de sistema de ficheros, no ser necesario disponer de

un repositorio. Este repositorio podr estar en la base de datos de Sap o en un Content Server externo.
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Creacin de categoria de archivo (transaccin OACT):para poder utilizar el repositorio creado en el

punto anterior, es necesario vincularlo a una categoria de archivo, que crearemos en este punto de

parametrizacin. Siempre del mbito de documento DMS.

Configuracin de las clases de documento: es la parte ms importante de la parametrizacin en el

sistema documental. Se accede desde la ruta de customizing Componentes multiaplicaciones > Gestion de

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documentos > Datos de control > Definir clases de documento.

Aqu definiremos los diferentes status que tenemos disponibles segn la clase de documento (y

como la secuencia entre cada uno de elos y atributos que personalizan el comportamiento de los documentos).

Igualmentedefiniremos el enlace de objetos permitidos a la clase de documento y si permitimos creardocumentos solo desde la CV01N o tambin desde las transacciones asociados al objeto de negocio (como vemos

en la imagen, el valor 1 en crear documento nos lo permite, el valor 2 solo desde la CV01N).

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En la configuracin de la clase de documento le indicaremos el rango de nmeros a utilizar(tambin habr

que parametrizarlo), si el archivo es Kpro o no. Igualmente, definiremos si utilizamos una clase para la

clasificacin de los documentos, campos disponibles en la informacin del documento (con

opciones de ocultarlos, hacerlos obligatorios u opcionales, etc), etc.

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3/ / 0 5 uco 6 Ges o ocu e a e Sap (y ) S | o as y ucos S ( aco a)


Definir aplicacin para la estacin de trabajo: en la ruta de customizing Componentes

multiaplicaciones > Gestion de documentos > Datos generales >Definir aplicacion para la estacion de

trabajo. Aqu definimos las extensiones para los documentos que vamos a poder utilizar y las aplicaciones

relacionadas para su visualizacin/modificacin.

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En el caso de no archivar los documentos anexados en el Content Server y realizarlo a nivel de sistema de ficheros,

tendremos que configurar los soportes de datos en la ruta de parametrizacin Componentes multiaplicaciones >

Datos generales > Definir soporte de datos.

Nota importante: en el archive link habia una vinculacin directa con el lugar donde se

almacenaban fisicamente los documentos a traves de la asociacin Objeto de negocio, clase de

documento y repositorio de contenido.

En el DMS esta vinculacin no existe de forma directa y se indica al anexar los documentos con la

categoria de archivo (si estamos en el Easy DMS, si la clase de documento es KP nos mostrara lascategorias de archivo del ambito de documento DMS si no es KP, nos mostrara los soportes de

datos definidos si estamos en la CV01N, nosotros seleccionaremos la categoria de archivado o el

soporte de datos). Es importante tener esto en cuenta. Si se pueden configurar valores propuestos

en los Perfiles de gestin de docuentos (Datos generales > Definir perfil) o en valores

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predeterminados en el Easy DMS. Esto es uno de los temas ms confusos de la parametrizacin del DMS, y

hay que revisarlo con detenimiento y entender bien para su correcta utilizacin.

La parametrizacin mostrada en esta entrada esta descrita de forma general y no detallada, teniendo disponibles

otras configuraciones adicionales que tendremos que tener en cuenta segn el tipo de archivado documental que

vamos a realizar.

Para concluir, podemos indicar que la funcionalidad esta disponible para enlazar los objetos de negocio ms

habituales como por ejemplo:

Activos fijos: inmovilizado (objeto ANLA).

Posicion de solicitud de pedido de compras (objeto EBAN).

Posicion de pedido de compras (objeto EKPO).

Maestro de equipos (objeto EQUI).

Ubicaciones tcnicas de mantenimiento (objeto IFLOT).Puntos de medida de mantenimiento (objeto IMPTT).

Cliente (objeto KNA1).

Proveedor (objeto LFA1).

Maestro de materiales (objeto MARA).

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Unidad organizativa (objeto NORG).

Aviso mantenimiento (objeto PMQMEL).

Listas de materiales (cabecera: objeto STKO_DOC, posiciones: STPO_DOC).

Elementos Pep (objeto PRPS).

Etc, etc.

En mi experiencia en proyectos lo he visto utilizar sobre todo en la gestin del mdulo de mantenimiento, para

aadir documentacin de ubicaciones, equipos, avisos, etc o en el mdulo de gestin de calidad (QM). Igualmente,

en los documentos de compras para anexar especificaciones de la compras de determinados materiales, equipos oservicios.

Documentacin adicional: Manual de Instalacion del Content Server que Sap proporciona de forma gratuita

(requiere un servidor adicional, con servidor Internet activado): Content_Server_Win_640. Lo utilizaremos en el

caso de que no queramos almacenar los documentos en base de datos o a nivel de sistema de ficheros, y si en un

servidor de repositorio externo (existen otros productos de fabricantes distintos a Sap). Si necesitais descargaros

el software, desde el http://service.sap.com/swdc, buscando a continuacin Content Server (Sap proporciona la

licencia gratuita, incluyendo la base de datos MaxDB).

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31 respuestas a Truco 46. Gestion Documental en Sap (y III). DMS.

Cockedijo:

22 marzo, 2013 en 17:03

Hola!!

Est muy interesante tu Web y en particular el tema DMS.

Me encuentro configurando DMS para manejar documentos en el mdulo PM y anda bien. Aprend a configurarlo legendo engoogle y error tras error, pero finalmente qued bien.

Tengo algunas consultas que no he logrado aclarar y espero me puedas ayudar.

Al configurar DMS marque la opcin KPRO ya que X persona me coment que serva para subir los archivos a un repositorio

SAP, pero an no entiendo eso.

El requerimiento consiste en no recargar la mquina de SAP con informacin, pero an no entiendo qu significa marcar

KPRO. Los archivos quedan en una mquina externa a las mquinas DEV, QAS y PRD tradicionales??

Qu diferencia hay si no marco KPRO?

Qu diferencia existe si no uso DMS y cargo documentos por Anexar -> Archivo, en X transaccin? Esto recarga las mquinas

DEV, QAS y PRD??

Espero me puedas ayudar.

Gracias

Un abrazo

Responder

Roberto Espinosadijo:

22 marzo, 2013 en 22:01

Hola Cocke:

https://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=1498#respondhttps://saptricks.wordpress.com/


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Te recomiendo que te leas con detenimiento las tres entradas del blog que hablas sobre gestin documental:

Truco 44. Gestion Documental en Sap (I). GOS: https://saptricks.wordpress.com/2013/02/15/truco-44-gestion-

documental-en-sap-i-gos/

Truco 45. Gestion Documental en Sap (II). ArchiveLink.: https://saptricks.wordpress.com/2013/02/22/truco-45-

gestion-documental-en-sap-ii-archivelink/

Truco 46. Gestion Documental en Sap (y III). DMS:


Sobre tus preguntas:

1) La opcion KPRO se usa para luego subir a un repositorio documental. Pero es cuando configuras el repositorio

(transaccin OAC0), donde indicas con el Tipo de Archivo, si estas guardando en la misma base de datos de Sap en

la que estes (con el valor 03 Base de datos en el sistema Sap o bien con el tipo 04 Servidor de contenido HTTP

cuando archivas en otro servidor externo. Cuando seleccionas este valor (el 04), has de tener configurado un

servidor externo con su servidor web y base de datos donde se almacenaran los documentos (Sap ofrece una

gratuito con las licencias, es basico pero sirve).

Por tato, es la configuracin del repositorio la que determina si estas guardando en el mismo servidor o fuera (nosolo por marcar el flag KPRO).

2) SI lees las entradas que te he comentado, hablamos de tres tipos de archivado: GOS, Archivelink y DMS. El

archive link es una opcin,y tambien puedes u tilizar un repositorio externo al configurar el repositorio asociado.

Pero el Anexar tiene muchas limitaciones, y si utilizas los Documentos tienes muchas ms posibilidades: busqueda

de documentos, clasificaciones, tal y como explica en las entradas del blog.

Mi consejo es:

Si vas a cargar mucha informacion documental (archivos muy grandes y muchos ficheros), yo no lo cargaria en la

misma base de datos de Sap. Estas sobrecargando el sistema con algo que luego sera dificil de gestionar. Y si lotienes en otro servidor siempre sera mas facil gestionarlo, para tema de backups, borrado de datos antiguos, etc.

Si tienes poco volumen, no habria problema en tenerlo en la misma base de datos.

Y siempre que puedas utilizar el DMS. SI estas con un objeto que no tiene la posibilidad de utilizar el registro info


d d ili l A hi li k lid
https://saptricks.wordpress.com/2013/02/22/truco-45-gestion-documental-en-sap-ii-archivelink/https://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/https://saptricks.wordpress.com/2013/02/15/truco-44-gestion-documental-en-sap-i-gos/


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de documento, en ese caso utiliza el Archivelink, que aunque menos potente es valido.

Responder

Cockedijo:

24 marzo, 2013 en 15:38

Gracias Roberto!!

Leer de inmediato las entradas que mencionas.

Un abrazo!

Cockedijo:

25 marzo, 2013 en 14:31

Hola Roberto,

Le las entradas y de acuerdo a las caractersticas comentadas, optar por la opcin DMS.

Ahora, segn lo que me comentas, no basta slo con marcar la opcin KPRO para indicar la carga de documentos fuera de la

BD SAP, sino que se debe utilizar la transaccin OAC0 para configurar lo anterior.

Segn las opciones repositorio SAP (gratuto) o configurar un servidor Web y base de datos dnde se almacenarn los

documentos, optar por la segunda opcin.

Si quiero utilizar una mquina diferente a DEV, QAS, PRD, en la misma red dnde quiero almacenar la informacin

documental, no es posible slo direccionar a esta mquina? por ejemplo: \\ 192.168.9.9 en la transaccin OAC0?

Es necesario tener un servidor Web que direccione la BD dnde se almacenaran los documentos?

Estuve revisando la configuracin (OAC0) y alcanc a configurar lo siguiente:

Rep.conten.: ZDMS_001

Descripcin: Contenedor DMS externo

mbito doc.: DMS Sistema de gestin de documentos

Tipo de archivo: 04 Servidor de contenido HTTP


N i Aq d b l i 0045 0046?
https://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=1505#respond


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N versin: Aqu debera seleccionar 0045 o 0046?

Servidor HTTP: aqu se supone que debera ir: http://www.servidorweb.neto \\192.168.9.9?

N de puerta: ??

N puerta SSL: ??

Script HTTP: ??

Va acceso fs.: en esta ruta se deberan almacenar los documentos antes de subirlos? En esta ruta se descargaran? o En estaruta quedaran almacenados en la mquina X ?

Gracias por tu ayuda y disculpa por tantas preguntas, pero en la configuracin anterior asum que marcando KPRO cargaba

los documentos fuera de la base d e datos SAP, en un repositorio SAP, que creera, es el gratuto que me comentas.

Un abrazo y gracias nuevamente

Responder


25 marzo, 2013 en 16:45

Hola de nuevo Cocke:

Bueno, el DMS externo es algo que hay que instalar. Sap proporciona uno gratuito y hay productos de otros

fabricantes. Una vez instalado, hay que hacer la parte de la configuracin en Sap con la transaccion OAC0 y

CSADMIN.

He ampliado la documentacin en la entrada del blog:

Documentacin adicional: Manual de Instalacion del Content Server que Sap proporciona de forma gratuita

(requiere un servidor adicional, con servidor Internet activado):

https://saptricks.files.wordpress.com/2013/03/content_server_win_640.pdf

Lo utilizaremos en el caso de que no queramos almacenar los documentos en base de datos o a nivel de sistema de

ficheros, y si en un servidor de repositorio externo (existen otros productos de fabricantes distintos a Sap). Si


necesitais descargaros el software desde el http://service sap com/swdc

buscando a continuacin Content Server
http://www.servidorweb.net/https://saptricks.wordpress.com/https://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=1519#respondhttps://saptricks.files.wordpress.com/2013/03/content_server_win_640.pdfhttp://service.sap.com/swdc


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necesitais descargaros el software, desde el http://service.sap.com/swdc, buscando a continuacin Content Server

(Sap proporciona la licencia gratuita, incluyendo la base de datos MaxDB).

Te recomiendo que sigas el manual de instalacion y las instrucciones de configuracin.

Un saludo.

Responder

Cockedijo:

26 marzo, 2013 en 5:09

Gracias Roberto, te lo agradezco millones.

Revisar la documentacin.

Saludos


26 marzo, 2013 en 10:13

Es lo mejor. En el manual explicas los parametros que has de indicar en la OAC0 cuando trabajas con el Content

Server.

Ademas, explica los requerimientos y los pasos de instalacion. Por ejemplo, para Windows:

1) Ha de estar instalado el Internet Information Server.

2) Instalas el Content Server (lleva incluida la instalacion de la base de datos MaxDB, necesaria para guardar los

documentos).

3) Se ha de registrar una dll en el IIS para que pueda ser llamada via HTTP desde Sap.

4) Configuracin del CSADMIN y el OAC0 en Sap para que todo quede enlazado.

Ya nos cuentas que tal te va.

Un saludo.

Responder


Leandro Scaiano dijo:
https://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=1526#respondhttps://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=1521#respondhttp://service.sap.com/swdchttps://saptricks.wordpress.com/


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Leandro Scaianodijo:

14 mayo, 2013 en 16:37

Hola Roberto, estoy queriendo customizar esta solucin para el adjuntar una descripcin tcnica de maestros de materiales,

pero no se como lograr en la CV01N a la hora de definir la ruta del archivo adjunto, que tome la direccin desde un filesystem

local del sap. como ejemplo mi sistema est sobre solaris y el filesystem creado es /copia/pdf

Si yo dejo el pdf en este filesystem como configuro el sistema para levantar el adjunto en SAP desde ac.

Gracias

Saludos

Leandro

Responder

Cockedijo:

7 junio, 2013 en 18:38

Hola Roberto,

Finalmente un BASIS se encuentra instalando el Content Server que proporciona SAP de acuerdo a las licencias de laimplementacin.

He revisado varias veces el documento, pero con respecto a las transacciones CSADMIN y OAC0, no v mayor detalle en el

documento.

Tienes mayor detalle acerca de la configuracin de CSADMIN y OAC0, es decir, los parmetros que se deben considerar en

los siguientes campos, considerando la instalacin del Content Server:

Rep.conten.: ZDMS_001

Descripcin: Contenedor DMS externo

mbito doc.: DMS Sistema de gestin de documentosTipo de archivo: 04 Servidor de contenido HTTP

N versin: Aqu debera seleccionar 0045 o 0046?

Servidor HTTP: aqu se supone que debera ir: http://www.servidorweb.neto \\192.168.9.9?

N de puerta: ??

N puerta SSL: ??


Script HTTP: ??
https://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=1792#respondhttp://www.servidorweb.net/


23/31


Script HTTP: ??

Va acceso fs.: en esta ruta se deberan almacenar los documentos antes de subirlos? En esta ruta se descargaran? o En esta

ruta quedaran almacenados en la mquina X ?

??

Gracias nuevamente.

Un abrazo

Responder


17 junio, 2013 en 10:30

Hola de nuevo:

Si te has leido los prerrequisitos en la maquina donde instalas el Content Server tienes que tener instalado un

Internet Information Server (IIS) o si no es windows otro servidor web (Apache).

Si cuando creas el repositorio eliges del tipo 04 Servidor de contenido HTTP, significa que los archivos se guardaran

en la base de datos Sapdb que hayas instalado en el servidor del content server.

Lo que estas indicando en la configuracin en Sap es la ruta del servidor Web que hara de pasarela para tu a traves de

el, depositar los ficheros en el repositorio,indicado, en la base de datos. Los valores de configuracin:

N versin: Aqu debera seleccionar 0046

Servidor HTTP: aqu se supone que debera ir: LA IP del content server

N de puerta: Puerto TCP/IP que hayas pu esto al instalar el content server, Normalmente 1090

N puerta SSL: solo si utilizas SSL (sino en blanco).

Script HTTP: ContentServer\ContentServer.dll

Es la ruta del servidor Web que sirve de enlace para publicar (subir) los documentos al repositorio. Siempre es esa dll

y ha de estar publicada en el servidor web para que sea accesible (si tienes problemas, hay una nota OSS donde habla

de la forma de publicarla)

Directorio de intercambio: lo puedes dejar en blanco, Seria un directorio temporal para el traspaso de los ficheros.

Con esta configuracin, todos los documentos se archivan en la base de datos, y la publicacin se hace a traves del

servidor WEB ISS con la dll indicada.


Existen otras forma de almacenar ficheros en directorio, pero no requieren tener instalado un content server. Te
https://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=1964#respondhttps://saptricks.wordpress.com/


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, p q

recomiendo la lectura a fondo de las 3 entradas del blog donde se habla de todo esto (en cosas es un poco confuso):

https://saptricks.wordpress.com/2013/02/15/truco-44-gestion-documental-en-sap-i-gos/

https://saptricks.wordpress.com/2013/02/22/truco-45-gestion-documental-en-sap-ii-archivelink/


Un saludo.

Responder

Antoniodijo:16 julio, 2013 en 10:55

Hola, Antes de nada felicitarte por el gran blog que tienes.

Una pregunta, cuales serian las especificaciones o donde las podramos encontrar para poder conectar SAP con otro Gestor

documental desde este punto.

Saludos y gracias!!Responder


25 julio, 2013 en 18:50

Hola Antonio:

Tendria que ser un gestor documental certificado por Sap. El proveedor del software deberia de proporcionarte las

instrucciones de configuracion.

Teniendo en cuenta esto, no te vale cualquier Gestor documental.

Un saludo.

Responder


Antoniodijo:
https://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=1994#respondhttps://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=2118#respondhttps://saptricks.wordpress.com/2013/02/22/truco-45-gestion-documental-en-sap-ii-archivelink/https://saptricks.wordpress.com/http://www.dokuflex.com/https://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=2195#respondhttps://saptricks.wordpress.com/2013/02/15/truco-44-gestion-documental-en-sap-i-gos/https://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/http://www.dokuflex.com/


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26 julio, 2013 en 9:14

Hola Roberto,

Nosotros hemos desarrollado un gestor documental y nos gustara realizar la integracin con Sap. Sabras

orientarnos que pasos hemos de seguir para esta integracin.

Muchsimas gracias por tu respuesta!!


26 julio, 2013 en 9:53

HOla Antonio:

No tengo informacin tcnica de como se hace la integracion de los documentos en el content server. Solo se que el

de Sap, que utiliza la base de datos MaxDB, utiliza una DLL que se publica en el IIS y esa es la que gestiona toda la

comunicacin y almacenamiento de documentos en el content server. Pero no tengo mas detalles tcnicos de como

funciona esto, entiendo que deberan de poneros en contacto con Sap para que os lo facilitara y de paso para

conseguir su certificacion

Un saludo, siento no poder ayudarte.

Responder

Antoniodijo:

22 enero, 2015 en 17:30

Hola,

Hemos tenido que implementar dentro de nuestro gestor documental un modulo para poder comunicarse

con SAP ArchiveLink usando SAP Content Server 6.20

Ahora podemos guardar cualquier tipo de documento desde SAP hacia el gestor documental de forma

transparente para el usuario.

Felicitarte por este increble blog!

Gracias

Gabriel Rojasdijo:

29 julio, 2013 en 17:29


Buenos das,
https://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=2201#respondhttps://saptricks.wordpress.com/http://www.dokuflex.com/


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Me encuentro tratando de configurar el mdulo dms, para albergar en sap documentos de excel para manejar los tiempos del

personal, pero como soy nuevo en este mdulo no he logrado hacerlo. Quisiera que los usuarios que ingresen a la transaccin

CV02N puedan modificar un archivo de excel. Sin embargo cuando voy a tratar de subirlo al servidor me genera un error que

dice: El archivo SAP para la cls doc, DMO no es mayor de 0 byte, el fichero tiene 16896.

Segn he ledo debo realizar una parametrizacin para aumentar el almacenamiento en la base de datos, pero no he

encontrado ese objeto en la spro.

Cualquier ayuda ser de gran utilidad

Responder

Johannadijo:

30 julio, 2013 en 18:21

Hola Gabriel!..

Efectivamente, tienes que parametrizar la clase y aumentar el almacenamiento para los ficheros subidos.

Te comento esa clase DMO, la creaste tu?

Prueba a subir el fichero con la clase TST, o crea una clase Z para tu prueba con mayor almacenamiento.

Saludos

Responder

Gabriel Rojasdijo:

31 julio, 2013 en 23:24

Hola Johanna gracias por responder,

La clase de documento DMO ya vena configurada en el paquete de SAP R/3 que nos instalaron. Sabes como

aumentar el almacenamiento de los ficheros??? He intentado buscar esa parametrizacin en la SPRO pero no

la he encontrado.

Voy a investigar la clase TST y te comento.

Muchas gracias

https://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=2206#respondhttps://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=2208#respondhttp://www.jonakary.com/


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Gabriel Rojasdijo:31 julio, 2013 en 23:48

Johanna intent realizar la carga del archivo mediante la clase de documento TST y me gener el siguiente error:

Error en Upload C:\SAP BPC:\Users\Gabriel Rojas\Documents\Prueba D

N mensaje: 26128

Diagnstico

Desea realizar el upload de un fichero a la subhoja de ruta C:\SAP BPC:\Users\Gabriel Rojas\Documents\Prueba D. Esto noes posible, debido a que, p.ej., el fichero no existe.

Procedimiento

Verifique la va de acceso a los ficheros.

Supongo que es un error de config del lugar en donde se debe dejar almacenado el archivo.

Responder

Jorge Cabreradijo:

14 agosto, 2013 en 18:04

Excelente blog

Una consulta, para el caso de migracin, como se puede hacer una carga masiva de documentos, ejemplo fotos de activos

Responder

Roberto Espinosadijo:26 agosto, 2013 en 11:12

Hola Jorge:

No hay una herramienta estandar para hacer una carga masiva, pero se puede hacer algo por programacion. Yo te

dejo un ejemplo de carga masiva de fotos de empleados (se utiliza el Archivelink). No se ti te valdr, pero no tengo

otra cosa parecida.

Esta en esta entrada del blog:


https://saptricks.wordpress.com/2011/03/28/carga-de-fotos-de-empleados-en-el-infotipo-2/
https://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=2330#respondhttps://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=2215#respondhttps://saptricks.wordpress.com/https://saptricks.wordpress.com/2011/03/28/carga-de-fotos-de-empleados-en-el-infotipo-2/


28/31


En la parte final del post esta el enlace al cdigo abap.

Espero que te sirva.

Responder

Marcelodijo:15 octubre, 2013 en 15:34

Hola he de esperar que ests muy bien, me parece excelente tu blog, tengo algunas dudas ojala me puedas apoyar:

Implemente Archivelink y DMS, y al utilizar la transaccin CV04n y realizar bsquedas de Documentos, como puedo

visualizar los documentos almacenados en SAP por ambas vias (Archivelink y DMS) o existen transacciones unicas para la

realizacion de busquedas.?

no me se la trx para buscar documentos Archivelink.

Desde ya muchas gracias,

Saludos.

Responder

Roberto Espinosadijo:15 octubre, 2013 en 15:41

Hola,

desde las transacciones OAAD o OAOR puedes buscar documentos del Archivelink.

Esas te valdran para archivelink. Cada cosa se gestiona de forma diferente.

Responder

FFSAFEdijo:27 mayo, 2014 en 13:52

Buenos das!,

Antes que nada quiero mencionar que muy bueno tu blogg!


La pregunta es la siguiente. Estoy muriendo en el intento de realizar la parametrizacin del DMS, he parametrizado todo lo

i d l bl l h d j l did d t i l l l l
https://saptricks.wordpress.com/https://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=2708#respondhttps://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=2405#respondhttps://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=2709#respond


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mencionado en el blogg pero no logro hacer que cuando se cargue por ejemplo un pedido de un material al cual se le cargo un

documento me traiga el documento en el pedido.

Con que TX se debe hacer eso? Se puede?

Muchas gracias.

Saludos

Responder

ANAHdijo:

17 octubre, 2014 en 3:55

Hola,ante todo quiero felicitarte por tu blog.

Quera saber si tienes alguna informacin detallada para configurar el envo de emails en el momento de cambiar de status

en un documento DMS.

Es decir, si tengo un esquema de status con 3 statuses A B y C, cuando se asigne el status A se enve un correo a las

personas asignadas en el status B y as sucesivamente.

Gracias de antemano.

Responder

Anah Bressndijo:

22 enero, 2015 en 18:23

Retomando este punto, coloque una nota en SAP y me contestaron que ya no se utiliza la funcionalidad de mensajes

desde el relase 46A aconsejan el uso de Workflow:

based on your request and the provided information I have to inform

you that unfortunatly the function you mentionned is no longer

available in standard since release 46A. For further information

please see also the attached note 369913.

As an alternative you can use the fields

Object type

Object ID


in the document status customizing details to maintain a workflow task

that triggers the notification Therefore you need to create a
https://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=4211#respondhttps://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=3646#respond


30/31


that triggers the notification. Therefore you need to create a

individual workflow task that can be entered here and I would

recommend you to get in contact with your local consulting

organisation if you need further help with this step

Responder

Anah Bressndijo:

22 enero, 2015 en 18:28

Muchas gracias por este contenido, excelente. Logr implementar exitosamente DMS con envo denotificaciones a travs de Workflow.

Ruben Veradijo:

8 enero, 2015 en 21:14

Hola, tu blog es de gran ayuda a la comunidad y colegas de la gran herramienta ERP.

Tengo una gran duda con respecto a los DMS adjuntos, si bien en nuestra empresa adjuntamos los documentos, lo que mas

nos urge es poder imprimir dichos documentos sin necesidad de entrar orden por orden (en mi caso me especializo en el

modulo PM). Tenemos documentos adjuntos en las hojas de ruta, en su mayoria estandares de trabajo, check list de equipos,

walkaround, etc, pero necesitamos que salgan momento de largar la programacion, la cual es de manera masiva. Alquienconoce alguna manera de automatizar dicha impresion? Muchas gracias y Feliz 2015.

Responder

Manuel Monslvezdijo:

17 febrero, 2015 en 17:56

Hola Rubn. Quera saber si ya tuviste respuesta de tu requerimiento. Tengo la misma necesidad.

Desde ya muchas gracias.

Responder

LastDanzdijo:

18 febrero, 2015 en 9:47

Buenos das Rubn,


Antes que nada, me podras pasar algn link sobre la implantacin de los checklist en PM? Me interesara

muchsimo!
https://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=4531#respondhttps://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=4467#respondhttps://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/?replytocom=4677#respond


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Notas y trucos SAP (Bitacora)

muchsimo!

En cuanto a la duda que planteas, tienes de alguna manera vinculado el documento DMS a la Orden? En ese caso, se

me ocurre que puedes entrar por CV04N y en el listado resultante presionar Imprimir Originales

Espero que te sirva!!

Saludos,

Last

Responder

LastDanzdijo:

27 enero, 2015 en 14:45

Hola Roberto,

Muchas gracias por tu artculo.

Una dudilla, es posible utilizar los datos adicionales del DMS a la hora de configurar el workflow (regla de asignacin de

responsabilidades)?

Responder

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