Sistema de Gestión Documental

Milton R. Canuza Romero

E-mail: microm78@gmail.com / Blog: http://microm.wordpress.com / Web:www.mc-management.org

www.quipux.org

I. MUNICIPIO DE LOJAI. MUNICIPIO DE LOJADirección de Informática

Unidad de Tecnología

¿Qué es Quipux ?

QUIPUX es un servicio web que la Subsecretaría Informática de la Presidencia de la República, ahora implementado en el I. Municipio de Loja.

Permite el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o físicos que se envían y reciben en una organización (correspondencia).

Situación ActualEnvío y Recepción de Memos, Circulares y Oficios entre Unidades y Direcciones

Situación Actual

EFECTOS:● Traspapelado de documentos● Tiempo entrega● Dependencia del Mensajero● Archivo físico en cada área● Exceso uso de material

Deficiencias

D i r e c c i ó n X

D i r e c c i ó n Y

U n i d a d A

Q U I P U XQ U I P U X

BASE DE DATOSBASE DE DATOS

Unidad A Dirección X Dirección Y

Doc. Enviados

Doc. Enviados

Doc. Enviados

Doc. Enviados

Doc. Traslad.

Doc. Traslad.

IMPLEMENTANDO QUIPUX

BENEFICIOS:● Acceso Web,● Interconectado con las dependencias municipales (Direcciones, Unidades y distritos)● Firma Digital (seguridad) inviolabilidad de la información● Tiempo de entrega y recepción inmediata● Cero Papeles● Ahorro de espacio físico, costos operativos, costo de recursos●Agilita la gestión de documentos en el sector público

IMPLEMENTANDO QUIPUX

FUNCIONALIDAD

Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadan@s) a los documentos de la institución

Creación, Envió, Almacenamiento, recuperación y clasificación de documentos y anexos

Creación compartida de documentos, flujo de documentos de acuerdo al orgánico regular

Reportes estadísticos de documentos creados y enviados, tramitados, pendientes, archivados y reasignados

Seguridad y auditoria a través de usuarios, perfiles y archivos de auditoria, Firma Digital de documentos generados

ARQUITECTURA

B a s e d e D a t o s

P o s t g r e s

S e r v i d o r d e A p l i c a c i o n e s

F i r m a D i g i t a l

G e n e r a d o r P D F

D o c u m e n t o s G e n e r a d o s

CÓDIGOPHP

CÓDIGOPHP

APLICACIONES

I N T R A N E TI N T R A N E T

Distritos

MunicipioDirecciones /

unidades

Ciudadan@s

REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE

● Acceso a Internet● Navegador de Internet Mozilla Firefox 3● Conocimientos básicos de manejo de correo electrónico● Cuenta de Correo Electrónico

SEGURIDAD

● Accesos por roles● Cuentas Auditables● Usuario Administrador control y seguridad del sistema● Seguridades Servidor (Firewall)

PANTALLAS

Ingreso al Sistema

PANTALLAS

Nuevo Documento

Destinatarios

PANTALLAS

Administración

1

2

3

PANTALLAS

Envió y firma de los documentos

DOCUMENTOS QUE SE GENERAN EN EL MUNICIPIO DE LOJA

Unicamente en las siguientes dependencias

● Dirección de Informática● Comisaría de Ornato● Comisaria de Higiene● Dirección Administrativa● Dirección de Recursos Humanos● Gestión Ambiental● Gestión Económica D o c u m e n t o s

G e n e r a d o sDesde el 05 de enero,

hasta la presente fecha

DIRECCIÓN MEM. OFIC. CIRC. TOTAL P. UTIL. COSTO

Dirección de Informática 76 136 212 636 $ 12.72

Comisaría de Ornato 178 207 385 1155 $ 23.1

Comisaria de Higiene 184 300 6 490 1470 $ 29.4

Dirección Administrativa 186 291 477 1431 $ 28.62

Dirección de Recursos Humanos

37 590 70 697 2091 $ 41.82

Gestión Ambiental 202 343 545 1635 $ 32.7

Gestión Económica 0 255 255 765 $ 15.3

TOTAL 863 2122 76 3061 9183 $ 183.66

89 Dependencias registradas

$ 16,345.74

GASTO ESTIMADO

AHORRO UTILIZANDO QUIPUX

Datos tomados al 21 de abril 2010,secretarias de las dependencias

....Gracias

“La actual revolución NO es tecnológica, sino un cambio de mentalidad.” (Anónimo)

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