Gestion Documental y Control de Registros

CODELCO DIVISIÓN EL SALVADOR PROYECTO REPARACION LINEA LLANTA 2

CONTRATO Nº FM46000038 CODIGO: PR-SGC-DS-001

Rev. BPROCEDIMIENTO

“GESTIÓN DOCUMENTAL Y CONTROL DE REGISTROS”

Página 1 de 11



Rev. BPROCEDIMIENTO


Tabla de Contenidos

2. DIAGRAMA DE FLUJO.................................................................................................3

3. OBJETIVO.....................................................................................................................3

4. ALCANCE Y RESPONSABILIDAD................................................................................3

5. DEFINICIONES.............................................................................................................3

6. DESARROLLO..............................................................................................................4

6.1 CODIFICACIÓN.........................................................................................................4

6.2 CONTROL DOCUMENTA..........................................................................................4

6.3 NIVELES DE DOCUMENTOS...................................................................................7

6.4 REGISTROS DE CALIDAD........................................................................................7

7. REGISTROS..................................................................................................................8

8. INDICADORES..............................................................................................................8

9. REFERENCIAS.............................................................................................................8

10. MODIFICACIONES....................................................................................................9

11. DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS........................................................9

12. ANEXOS....................................................................................................................9

Nº Revisión Nº Página Fecha Nombre y FirmaB - 21-07-2015 -

Elaborado por:Jefe de Calidad

Revisado por:Jefe Oficina Técnica

Aprobado por:Administrador de Contrato

Claudia Rodríguez D. Sebastián Araya P. Ronald Sarabia M.

Firma: Firma: Firma:

Página 2 de 11



Rev. BPROCEDIMIENTO


2. DIAGRAMA DE FLUJO

No tiene.

3. OBJETIVO

Estandarizar el sistema de control documental y de los registros de la organización de obra, para asegurar una adecuada gestión sobre las fases de elaboración, actualización, revisión, aprobación, distribución de los documentos y de un adecuado control de todos los registros que se generen en el contrato relacionados con el plan de calidad de la Obra “Reparación Línea Llanta 2, División El Salvador” y de un adecuado control de todos los registros que se generen en el contrato.

4. ALCANCE Y RESPONSABILIDAD

Este Procedimiento se aplica, a los tipos de documentos procedimientos escritos, instructivos, formularios, guías, documentos externos controlados y documentación interna relevante para la gestión de calidad de la Obra “Reparación Línea Llanta 2, División El Salvador”.La Responsabilidad de hacer cumplir este procedimiento es del Jefe o Encargado de Calidad de la Obra.

5. DEFINICIONES

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN GENERAL: La finalidad de estos procedimientos es establecer las directrices generales de gestión que establecen el método de actuación de B. Bosch en términos del sistema de gestión documental aplicado a la obra.

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN OPERATIVOS: La finalidad de estos procedimientos es describir el desarrollo de las actividades asociadas a los procesos de construcción, que es necesarios de especificar y describir en detalle para la realización del producto o servicio en las distintas etapas de su trazabilidad.( Procedimientos de Terreno )

DEPARTAMENTO DE CALIDAD: Equipo formado por el jefe de calidad con el personal a su cargo para gestionar el sistema de gestión de calidad de la obra.

JEFE DE CALIDAD: Persona designada por el administrador de la obra para desempeñar la función de coordinar y liderar las tareas relacionadas con el sistema de gestión de calidad

COPIA CONTROLADA: Es la copia de un documento cuya ubicación es registrada y que es

Página 3 de 11



Rev. BPROCEDIMIENTO


actualizada cada vez que este es modificado.

COPIA NO CONTROLADA: Es la copia de un documento que no es actualizada cuando el documento es modificado y por eso puede estar obsoleta, se utiliza sólo para consulta referencial.

GESTIÓN DOCUMENTAL: Es una carpeta que almacena todos los documentos oficiales actualizados y organizados en archivos en duro (papel) ó en archivos magnéticos, que forman la documentación del sistema de gestión de calidad.

REGISTRO: Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

6. DESARROLLO

6.1 CODIFICACIÓNLos documentos que componen el Sistema de Calidad de la Obra. Serán identificados o codificados para facilitar su control y gestión, en primera instancia de acuerdo al Procedimiento de Trabajo “Procedimiento de Codificación de Documentos para Proyectos” (SGP-GI-GD-PRO-001 Rev.2); de igual manera cada documento será codificado de forma interna, la que será de la siguiente manera dependiendo del tipo de documento:

a) PLANES: PL-DSAL-00X, donde:PL: PlanDSAL: División El Salvador00X: N° Correlativo

b) PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN: PR-SGC-DSAL-00X, donde:PR: ProcedimientoSGC: Sistema Gestión CalidadDSAL: División El Salvador00X: N° Correlativo

c) PROCEDIMIENTOS DE TERRENO: PR-DO-00X-DSAL, donde:PR: ProcedimientoDO: De Obra00X: N° CorrelativoDSAL: División El Salvador

d) INSTRUCTIVOS DE GESTIÓN: IN-SGC-DSAL-00X, donde:IN: InstructivoSGC: Sistema Gestión Calidad00X: N° Correlativo

Página 4 de 11



Rev. BPROCEDIMIENTO


DSAL: División El Salvador

e) INSTRUCTIVOS DE TERRENO: IN-DO-00X-DSAL, donde:IN: InstructivoDO: De Obra00X: N° CorrelativoDSAL: División El Salvador

f) PROTOCOLOS DE TERRENO: PROT-DO-DSAL-00X, donde:PROT: ProtocoloDO: De ObraDSAL: División El Salvador00X: N° por Tipo de Protocolo

6.2 CONTROL DOCUMENTALEl responsable de velar por la efectividad de la implantación del control documental y control de los Registros del Sistema de Gestión de Calidad, es el Jefe o Encargado de Calidad y su departamento de calidad, ellos deben asegurar que se cumplirá para cada documento las etapas siguientes.

6.2.1 Elaborar Documentos:Los especialistas de las distintas áreas, Construcción, Oficina Técnica, Prevención de Riesgos y Medio Ambiente son quienes deben elaborar los documentos en conjunto con los Supervisores y colaboradores de acuerdo a este procedimiento.

El texto de los documentos debe ser claro y conciso para facilitar su comprensión y utilización.

6.2.1.1 Procedimientos:Describen detalladamente la forma de llevar a cabo una actividad general o proceso y documentan los requisitos del Sistema de Calidad para actividades concretas, describiendo, si proceden, aspectos de su aplicación y su verificación, tomando en consideración las recomendaciones del cliente.

El formato para procedimientos General será de acuerdo a este procedimiento.El formato para procedimientos operativos se definirá de acuerdo a las necesidades de la obra en acuerdo con el cliente.

6.2.1.2 Instrucciones:Para elaborar las Instrucciones no existe una estructura obligada en su contenido, pero deben contar como mínimo con un Objetivo, un Desarrollo (que establezca la secuencia de Actividades y Responsables) Materiales y Equipos, Condiciones Especiales, Puntos de Control, Puntos de Inspección y un Recuadro, en el cual se indiquen las Modificaciones efectuadas al documento, se usarán en el caso particular, en donde no exista un procedimiento que especifique la forma de ejecutar las actividades de un proceso, y sólo hay in Instructivo, debe tener especificado el control sobre los registros propios de ese proceso.

Página 5 de 11



Rev. BPROCEDIMIENTO


6.2.2 Revisar y actualizar los documentos:

6.2.2.1 El responsable de la revisión y actualización del Plan de calidad, procedimientos, instrucciones, formularios, transmittal será el Jefe de Calidad del contrato N° FM46000038 Cabe mencionar que en la tabla de modificaciones de los procedimientos se colocará la fecha de la última modificación.

6.2.2.2 Respecto de los procedimientos, instrucciones, formularios, etc., propios de esta obra, es el encargado de calidad el responsable de revisar, actualizar, obtener la aprobación y registrar las modificaciones de los documentos de su área cuando se requiera, para ello maneja una lista maestra actualizada de los documentos de la gestión documental que indican el código, revisión, nombre y fecha de entrada en vigencia y ubicación de copias controladas.

6.2.2.3 Documentos externos: Para aquellos que tienen impacto en la relación con el cliente o la calidad del producto o servicio, el Jefe de Calidad y su departamento es responsable de controlar y asegurar por los medios adecuados la validez de estos documentos (Planos, reglamentación, normas técnicas aplicables, protocolos etc.). Para ello mantiene un listado maestro de documentos en obra, que actualiza mensualmente, con la identificación y distribución de los documentos, fechas y revisiones vigentes.

6.2.3.4 Otros documentos internos: La Oficina de Calidad de la Obra, es quién coordina que las modificaciones de los documentos de su área sean formalizadas y registradas cuando se requiera. Para ello maneja actualizada una lista maestra de los documentos pertinentes que indica código (si aplica), nombre, revisión o versión y fecha de entrada en vigencia.Cabe mencionar que toda actualización de un documento, éste debe identificarse con un triángulo en el párrafo modificado.

6.2.3 Aprobar los Documentos:

Los documentos más relevantes de cada área, antes de ser implantados y en cada modificación deben ser aprobados. Los encargados de ello son el Administrador, el Jefe Oficina Técnica, Sustentabilidad, según corresponda. Para ello se genera una copia impresa del documento que se firma y archiva en el área que corresponda.Para el caso particular de esta obra, se identificará con un timbre de “Copia Controlada” y se mantendrá un listado con la identificación.El Plan de Calidad, Procedimientos, Instrucciones, Formularios, Guías y otros documentos internos del Sistema de Calidad en obra son aprobados por el Administrador, y en su ausencia de él será el Jefe Oficina Técnica quien asuma esta responsabilidad.

6.2.4 Difundir e Implantar los Documentos:

Una vez aprobado el documento por parte del Cliente, el Jefe de Calidad de la Obra, es responsable de su distribución al área respectiva, para su posterior difusión por parte del encargado del área dueña del procedimiento, evidencia que debe quedar plasmada en el ítem de toma de conocimiento del procedimiento (Nombre, Rut, Cargo).

Página 6 de 11



Rev. BPROCEDIMIENTO


6.2.5 Distribuir los Documentos:

Todas las versiones impresas de los documentos No originales, se consideran copias no controladas las cuales son usadas sólo de consulta referencial, a excepción de las Obras en terreno, los cuales son identificadas con un timbre “Copia controlada”.

En caso de definir un documento la existencia de copias controladas el Jefe de Calidad de la Obra, actualiza las copias controladas y de ser necesario destruye las obsoletas.

Las actualizaciones a los documentos se registran y se mantiene un historial de cada documento en las distintas áreas y son comunicadas a través de los canales internos establecidos al Jefe de Calidad, quién los verifica.

Se generará una matriz de distribución donde se indicará a quien se le distribuyó el documento, paralelo a eso se le hará firmar un acta de entrega del documento.

6.2.6 Mantención de Matrices o Log:

Con dependencia de la Oficina de Calidad, el encargado de control de documentos se encargará de actualizar las matrices documentales, SDI, Entrega de documentos, protocolos, NCR, etc.

6.2.7 Protocolos:

Los protocolos serán realizados por oficina técnica y contarán con todos los controles indicados en el plan de inspección y ensayos respectivo, el formato y contenido contará con el visto bueno del jefe de calidad con el fin de cerciorarse que esté toda la información técnica.Un vez completado el protocolo, el último en revisar será el Jefe de Calidad con el fin de controlar los parámetros de los datos ingresados para luego entregárselos al encargado de control de documentos para que los ingrese a la matriz de protocolos y luego al cliente.

6.3 NIVELES DE DOCUMENTOS

6.3.1 Plan de Calidad:El Plan de Calidad es el documento que define la estructura de la organización, los alcances y algunas responsabilidades generales sobre el sistema de gestión de calidad. Para cada ítem del modelo normativo se menciona, cuando existe, el procedimiento específico que lo describe.

6.3.2 Procedimientos de Gestión Generales:

Son documentos que complementan el Plan de Calidad y definen la plataforma de gestión sobre la cual opera el sistema de calidad aplicados a la obra. En ellos se establecen formalmente las responsabilidades y las actividades de gestión, incluyendo entre ellas pautas y directrices para la planificación, desarrollo, control y análisis de actividades generales que soportan el plan de calidad de la obra.

Página 7 de 11



Rev. BPROCEDIMIENTO


6.3.3 Procedimientos Operativos (Terreno – Construcción):

Son documentos que complementan los procedimientos generales y describen actividades concretas operativas en terreno.

Los procedimientos operativos relacionados con el producto o servicio deben contener: Las etapas productivas para la realización del producto o servicio. Para su desarrollo pueden

utilizarse diagramas de proceso. Una indicación explícita de las actividades para las que es necesario contar con información

que describa las características del producto o servicio, el documento que la contiene, y como se asegura la disponibilidad de esta información en los puestos de trabajo que corresponda.

Consideran los aspectos de Prevención de Riesgos, Protección ambiental y Aseguramiento de la Calidad.

6.3.4 Instrucciones:

Son documentos que describen actividades o procesos más delimitados y concretos que los procedimientos.

6.3.5 Documentos Externos:

Son documentos relevantes para el sistema de gestión integrado generado fuera de la empresa como estándares, normas, planos, manuales de operación y/o mantención de máquinas, etc.

6.3.6 Otros Documentos del Sistema (Documentación Interna):

Son documentos relevantes para el sistema de calidad de la obra, tales como fichas de productos, listas de precios, perfiles de cargo, requisitos de competencias, manuales de operación, catálogos y similares.

6.4 REGISTROS DE CALIDAD

Los registros del Sistema de Gestión de Calidad, son generados de acuerdo al tipo de actividad establecida en los documentos (procedimientos e instrucciones). Deben contener información suficiente para que sean correlacionables con las actividades, productos o servicios que hacen referencia y en su emisión y almacenamiento debe asegurarse su legibilidad. Cada documento establece en los anexos los registros que son generados en el desarrollo de la actividad (Ej.: Protocolos).

6.4.1. Nombre y/o Código:

Es la identificación del registro; nombre del registro o archivo asociado en lo posible a un instructivo o procedimiento y privilegiando la codificación de estos últimos documentos y según lo definido en este procedimiento en su capítulo 6.1 Codificación.

Página 8 de 11



Rev. BPROCEDIMIENTO


6.4.2. Responsable de archivo: Es la persona encargada de su almacenamiento y conservación.

6.4.3. Lugar de archivo: Lugar físico de almacenamiento.

6.4.4. Plazo de retención y disposición: Por cuánto tiempo se va a almacenar el registro y cuál es el destino posterior a la fecha de retención (por ejemplo: 3 años, 4 años, etc. y luego se elimina o guarda como archivo histórico).

7. REGISTROS

Nombrey/o

Código

Responsable deArchivo

Criteriode

Orden

Lugarde

Archivo

Plazo de retención ydisposición

Listado de Documentos del SGC de la Obra

SGC de la Obra Por área y/o función

Oficina SGC de la Obra

2 años, archivo histórico

8. INDICADORES

Número de No – Conformidades detectadas en Auditorías Internas y/o Externas relacionadas con el incumplimiento de lo establecido en este procedimiento.

9. REFERENCIAS

Norma ISO 9001:2008, apartado 4.2.3 y 4.2.4

Página 9 de 11



Rev. BPROCEDIMIENTO


10. MODIFICACIONES

Modificaciones Fecha RevisiónSe confecciona procedimiento 03-01-2014 B

11. DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS

Archivo Obra de Terreno

Página 10 de 11



Rev. BPROCEDIMIENTO


12. ANEXOS

Anexo 1: Registro de Capacitación Procedimiento

Nombre RelatorFecha Hora InicioHora TérminoFirma Relator

NOMBRE COMPLETO RUT FIRMA

Página 11 de 11

Documents

Gestion Documental y Control de Registros