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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA DE SERVICIOS
LICENCIATURA EN GESTIÓN DE LA HOSPITALIDAD
GESTIÓN FINANCIERA
GESTION FINANCIERA DE UNA POSADA TURISTICA
JOSÉ MIGUEL BESON
N° CARNET 07-9102
Gestión Financiera de una Posada Turísticas
Las actividades realizadas por las posadas turísticas en sus diversos ordenes: producto,
personal, mercadeo, publicidad, ventas, etc., en la mayoría de los casos repercuten en los
ingresos, costos, gastos y rendimientos, lo que involucra salidas y entradas de dinero derivadas de
esas transacciones.
Las finanzas en sentido general son una gran ayuda para la empresa en todas sus
dimensiones, en especial las microempresas y bien utilizadas responden a la necesidad de conocer
a fondos la estructura de costos y de la valoración económica de servicios, es decir, determina en
sus operaciones el costo total de la producción, así como los costos unitarios y demás conceptos
claves que permitan orientar decisiones operativas o estratégicas en los gerentes, por tanto
constituye una herramienta técnica que facilita la fijación de precios y márgenes de beneficios con
base en el conocimiento real y no bajo la inseguridad empírica de imitación con respecto a la
competencia.
El precio de los servicios turísticos debe ser el resultado del conocimiento y manejo de la
estructura de costo, pero un margen de beneficio no puede fijarse con base a criterios
demostrativos o imitativos de precios de servicios similares en otras empresas. Solo cuando se
conoce la estructura de costo la empresa está en capacidad de manejar estratégicamente ante
posibles estrategias o tácticas de precios desatadas por la competencia o por el propio mercado, y
saber hasta cuándo podrá reducirse el precio para no perder, de otra manera será difícil tomar
decisiones en circunstancias de mercado donde se desate estrategias o guerras de precios.
Las finanzas no son tema exclusivo de contadores o administradores son un insumo de
gran valía para la gerencia moderna tanto de la gran empresa como la microempresa, sus análisis
permite fijar criterios en relación con las acciones ejecutadas o por ejecutar, evaluar la utilización
de recursos y cuantificar el rendimiento de los mismos, por tanto son una herramienta de gran
apoyo que se deben conocer.
Las posadas turísticas y sus gerentes necesitan el registro sistemático de sus operaciones,
la contabilidad no puede ser vista como un gasto mas dentro de las obligaciones de la empresa,
debe ser enfocada como una inversión potencial con miras a establecer un sistema de información
contable y financiera que refleja las transacciones, resultados y uso eficiente de los recursos,
además es el insumo sobre el cual se han de realizar
Las finanzas en una Posada Turística: ¿Por qué? Y ¿Para qué?
Con base en lo anterior ya se tienen algunas razones sobre la importancia y el papel de las
finanzas en las posadas turísticas. Conviene precisar el significado de la misma dentro de un
marco conceptual. Es posible definir las finanzas como el conjunto de instrumentos derivados de la
organización, registro, procedimiento y análisis de una serie de datos, operaciones y transacciones
realizadas por la empresa cuyos resultados se expresan en cifras de carácter económico y
financiero.
La gestión financiera incluye las operaciones de contabilidad, análisis de los resultados
contables, toma de decisiones sobre inversiones, créditos, rendimientos, cuantificación de costos,
etc. que definen la posición financiera de la empresa y permite crear un sistema de información
financiera para el análisis, evaluación, asignación y reasignación de recursos, así como los insumos
para la toma de decisiones.
IMPORTANCIA DE LAS FINANZAS
Son instrumentos que permiten organizar contablemente las transacciones y operaciones
financieras realizadas por el establecimiento.
Permite tomar decisiones sobre la continuidad o viabilidad financiera de proyectos de
inversión.
Ayudan a evaluar la asignación o reasignación de recursos en proyectos o programas que
se van a emprender.
Permiten conocer la estructura de costo de los servicios y productos colocados en el
mercado.
Permite establecer o fijar precios bajo un criterio técnico, sobre el cual se podrá establecer
márgenes de beneficio en función de sus intereses y del mercado, con ello se conocerá
hasta donde puede reducirse para mantener márgenes de beneficios.
Establecen el punto de equilibrio o cantidad mínima de productos y servicios(nivel de
ocupación) que se debe vender para lograr cubrir los costos y gastos, cantidad sobre la
cual la empresa comenzará a obtener beneficios económicos .
Su dominio facilitará la toma de decisiones sobre endeudamiento y adquisición de nuevos
activos.
Permiten establecer el presupuesto, es decir la programación financiera sobre ventas,
ingresos, costos y gastos por un periodo determinado.
Facilitan el cálculo de empréstitos e impuestos que van a ser declarados al Estado.
Son una herramienta fundamental de la gerencia moderna, pues la orientan en su sentido
de direccionalidad en la búsqueda de la rentabilidad, el crecimiento y la supervivencia.
PLANIFICACIÓN FINANCIERA
Constituye el proceso de estimación, asignación, percepción, ejecución control y evaluación de los
recursos económicos y financieros utilizados por la empresa para cumplir sus objetivos.
Es un mecanismo que permite establecer una programación financiera que mediante la
observación de mercado, los objetivos de la empresa y de marketing, el conocimiento y la
experiencia de la gerencia logre establecer un conjunto de pautas y estimación que orientan la
gestión en dicho establecimiento.
COMPONENTE DEL PLAN FINANCIERO
Pronóstico de ocupación y las ventas: constituye la proyección del empleo de la capacidad
instalada de oferta de servicios del establecimiento, es decir, la ocupación en cada uno de los
componentes del producto de la posada turística. Se estima sobre la base de las acciones de
marketing establecidas por la gerencia, el comportamiento del mercado y los objetivos que
persigue la empresa en las distintas áreas estratégicas (producto, precio, mercado) sobre la cual se
hace el cálculo de ocupación que deben tener los diferentes servicios perceptores de ingresos en
el establecimiento. Comprende a su vez los siguientes elementos:
El análisis del mercado y la revisión de las acciones de marketing realizada por la gerencia
en cada una de las áreas estratégicas que impliquen metas de mercado producto y
precios.
Establecimiento de las metas de ocupación de los servicios según periodo de demanda.
Esto implica la revisión adicional de logros en periodos adicionales y la determinación de la
meta actual.
Ocupación en habitaciones = Objetivo en ventas de habitaciones anual x 100 / oferta de habitaciones anual
Es necesario determinar que la ocupación matemáticamente es un cociente derivado por las
cantidades de servicios vendidos o en pronóstico de ventas sobre el total disponible para la venta;
esta ocupación debe estimarse también en periodos cortos, meses o temporadas, para poder
establecer correcciones si surgieran brechas entre lo programado y lo alcanzado y poder activar a
tiempo mecanismo que permitan el logro de los niveles de ocupación.
Para determinar los ingresos según el nivel de ocupación y las acciones de marketing
establecidas es conveniente reconocer las políticas de precios propuestos en los programas de
marketing (descuento por día o por cantidad de consumo, precios con descuento para huéspedes
en temporada baja, precios con descuento de preventa, precio paquete, etc.) para en función de
ellas y de acuerdo con los niveles de ocupación programados para cada grupo estimar los ingresos.
Ingresos por servicios = ocupación x precios al servicio
El cálculo del ingreso resulta del producto de la ocupación en términos reales de servicio
según el grupo representado por la política de precios establecidos, multiplicado por el tipo de
precio según dicha política.
Pronostico de costos y gastos operacionales: es la estimación programada de las erogaciones
(costos y gastos) que permiten remunerar los factores productivos y cuya acción genera los bienes
y servicios comercializables. Está determinado por la planificación general del establecimiento y
por el nivel de ocupación estimado para cada servicio, según la temporada y las metas y por
objetivo del marketing que la posada haya fijado.
Para estimar el presupuesto de costos y gastos operacionales se requiere los siguientes
elementos:
El nivel de ocupación para cada servicio.
Los requerimientos de insumo de alimentos y bebida.
Los requerimientos de personal fijo y eventual.
Inventarios de insumos en alimentos y bebidas.
Inventarios de menaje y suministros a clientes.
Reposición de activos de operación.
Pronostico de gastos funcional: representa la proyección estimada de los gastos y compromisos
necesarios en unidades de apoyos complementarias a los servicios productores de servicios
turísticos, los cuales cumplen funciones de respaldo administrativo, técnico, gerencial, de
supervisión y promoción que no forman parte directa de los procesos de producción de servicios
comercializables. Comprende las áreas o departamentos funcionales de gerencia, administración,
promoción y mercadeo, entre otras.
Las partidas consideradas como gastos incluyen los egresos en personal y otros, que a su
vez comprenden las siguientes partidas: sueldos y salarios, seguro, comisiones a tarjeta de crédito,
diferencias de cajas y cargos con horarios y descuentos, gastos de representación, estímulos
especiales, papelería e impresos de administración y gerencia, suscripciones, uniformes de
personal de mantenimiento, administración, teléfono, tramites, depreciación y amortización de
activos.
Presupuesto de marketing y acciones estratégicas: comprende la estimación financiera para
cumplir con las acciones programadas según la propuesta de marketing, incluye las erogaciones
destinadas que hay que cubrir:
Organización y participación en eventos y desarrollo de estrategia de persuasión.
Diseño y colocación de medios publicitarios.
Gastos de representación y relaciones publicas según orientaciones establecidas en
programas de marketing.
Las demás actividades de desarrollo en cualquiera de los componentes estratégicos
considerados en las acciones del marketing.
Investigación y procesamiento de datos e información con fines de mercado.
Presupuesto de Inversiones y conservación de activos fijos: comprende las estimaciones respecto
a las asignaciones o reasignaciones de recursos financieros con el propósito de ampliar o mejorar
las condiciones que faciliten los servicios del establecimiento. Comprende los montos estimados
para:
Reposición o cambio de mobiliario, equipos, activos de operación.
Ampliación de instalaciones
Incorporación de programas y software.
Presupuesto de Tesorería y caja: es el presupuesto resumen, se basa en el cálculo anticipado de
los ingresos, salida de dinero y de sus disponibilidades. Su objetivo es:
Determinar el sobrante o faltante de dinero en la operación.
Establecer el comportamiento del flujo de dinero y determinar periodos críticos que
requieren ciertas previsiones
Evaluar el impacto de pago y de su programación.
Analizar períodos más convenientes para inversiones.
Formato del presupuesto de tesorería o caja.
Concepto Trimestre I Trimestre II Trimestre III Trimestre IV
Saldo según balance
Ingresos
Cuentas por cobrar
Ventas al contado
Ventas a crédito
Total ingresos
Efectivo
Disponible
Egresos
Compra de insumos
Pago de mano de obra
Pago de costos
indirectos (-dep)
Gastos de administración y
ventas
Pagos de impuestos
Pagos de salarios
Cuentas por pagar
Obligaciones bancarias
Adquisición de activos
Inversiones
Total de egresos
Saldo antes del
préstamo
Préstamo
Amortización de préstamo
Intereses de préstamo
Efectivo final del
trimestre
Los Estados Financieros Reales y Proyectados: son el resultado del procesamiento de toda la
información contable, los principales informes que componen los estados financieros son:
Balance general
Estado de ganancias y perdidas
Flujo de caja
Es importante aclarar que para el periodo programado generalmente se establece a un año.
Sin embargo, la fijación de metas debe estructurarse en periodos cortos: meses, trimestre,
temporadas altas y bajas, de acuerdo con los criterios del planificador.
ANALISIS FINANCIERO
Consiste en la observación, revisión , comparación, razonamiento e interpretación de la
información generada por los reportes o informes financieros consolidados, con los cuales se
establece una serie de relaciones que originan estándares de gestión, que sirven para apreciar,
valorar, evaluar, controlar y retroalimentar las acciones y la asignación de recursos a los
procesos ejecutados y por ejecutar en la posada.
En esta sección resulta conveniente incluir también dos aspectos de gran importancia, como la
determinación del precio de los servicios y el cálculo del punto de equilibrio, ya que
representan una herramienta esencial en el comportamiento de otros indicadores que forman
parte de los índices financieros.
El análisis financiero tiene su base en la interpretación de esos indicadores que se llaman
índices, ,los cuales en conjunto conforman la herramienta básica de trabajo; permiten
establecer comparaciones externas con otras empresas similares o internas, en relaciones con
periodos anteriores o proyectados, generan una serie de información básica sobre ocupación,
liquidez, rendimiento, solvencia, etc. los cuales muestran de manera general la gestión
financiera. Los índices o indicadores financieros que se analizan son los más utilizados en la
industria de la hospitalidad.
Análisis de precios y del punto de equilibrio de los precios:
Precio: fijar el precio de los servicios es una de las tareas fundamentales de la gerencia de una
posada. No es fácil, pues intervienen diversos factores externos e internos, como el mercado
y la estructura de costo de la empresa que son elementos determinantes. La metodología que
se propone en la posada turística bajo un enfoque técnico, está en función de los servicios que
se facilitan, sin embargo se recomienda considerar los siguientes aspectos:
La franja de precios en los cuales se ubican las empresas con servicios o productos
similares a los establecimientos.
Valoración de la calidad y satisfacción del huésped entre los productos de la posada y
los de la competencia, no solo en este destino sino en otros destinos con productos
similares.
La elasticidad-precio de la demanda, es decir, la reacción de turistas y visitantes ante
cambios de los precios.
La estructura de los costos de producción y el pronóstico de ocupación de los
servicios.
La tendencia inflacionaria de la economía.
El segmento o grupos de turistas que ya son clientes o con los que la empresa tiene
alguna relación de mercado.
Criterios para establecer precios:
En los servicios de alimentos y bebidas se emplea el estándar internacional, el cual
establece que los costos de producción representan entre 30% y 40% del precio. Esto hace
necesario conocer o estimar la estructura de costos unitarios del servicio sobre el cual se asigna un
margen de beneficio unitario para determinar el precio:
Precio = costo unitario + margen de utilidad
Este criterio requiere del costo unitario, para lo cual se requiere determinar lo siguiente:
El gasto (costo fijo) en el departamento de alimentos y bebidas.
El nivel mínimo de ventas requeridas para cubrir los costos totales.
El costo unitario variable por cada servicio específico (cada plato) según el área de
alimentos.
Agregar el costo unitario variable y el costo fijo unitario del área de alimentos.
Establecer el margen de beneficios.
En cuanto a los servicios generales se realiza con base en los costos incurridos. Para ello, se
considera que el precio de venta está determinado por la suma de costos de producción unitaria,
más el porcentaje de la utilidad esperada en ese producto:
Precio = costo total unitario + porcentaje de utilidad
Puede aplicarse para calcular el precio de las habitaciones, para ello se debe estimar los
gastos totales (personal u otros gastos) para un periodo determinado, dividirlo entre la oferta
mensual de las habitaciones y agregarle un margen de utilidad (por porcentaje) de ese costo total
unitario.
Punto de equilibrio:
Este indicador es clave para la gestión financiera puesto que muestra el nivel de
ocupación donde comienza a obtener ganancia.
Importancia:
Permite conocer cuál es la cantidad mínima de productos o servicios
(habitaciones, platos, etc.) que deben ser vendidos tanto en forma absoluta como
en relación al porcentaje de ocupación.
Estable el grado de eficiencia o impacto de los costos impresos, según el nivel que
se alcance. Si se logra con un porcentaje de ocupación alto es porque la estructura
del costo es elevada o el precio es demasiado bajo.
Permite establecer comparaciones con otras empresas.
Nivel de ventas (NV) = gastos (G) / (1-Relacion costos variables respecto a las ventas)(CV)
El resultado expresa la cantidad de ventas que se requiere para cubrir los costos
totales del departamento. Ahora bien, para calcular el número de servicio o habitaciones
que se deben vender, la formula es la siguiente:
Servicio (CS) = gastos (G) / precio (P) x (1-Relacion costos variables respecto a las ventas)(CV)
Donde P, es el precio promedio o individual de cada servicio.
El resultado de esta operación permite conocer la cantidad de servicios que se
necesitan vender para cubrir los costos y los gastos.
Los índices financieros más relevantes son:
DENOMINACION INFORMACION RELACION INTERPRETACION
Índice de Circulante Activos circulantes Pasivos circulantes
AC/PC Por cada unidad monetaria que se adeuda se dispone de X suma para responder a los acreedores
LiquidezActivo circulante
InventariosPasivo circulante
AC-Inv./PCConstituye una medida más rígida de la habilidad del empresario para atender el pago de sus obligaciones corrientes.
Respaldo de Activos Activo TotalPasivo Total
PT/ATDetermina el margen de garantía que tienen los acreedores indiscriminadamente sobre el activo total.
Endeudamiento total Pasivo totalCapital contable
PT/Cc Participación de la deuda total con respecto al patrimonio.
Eficiencia de habitaciones
Ingreso habitaciones
Ingresos totalesIH x 100/ IT
Participación del ingreso de las habitaciones en relación con el total de ingresos.
Eficiencia de alimentos Ingreso de alimentos
Ingresos totalesIA x 100 / IT
Participación del ingreso de alimentos en relación con el total de ingresos.
DENOMINACION INFORMACION RELACION INTERPRETACION
Eficiencia de otros servicios
Ingresos en otros servicios
Ingresos totales
IOSx100/IT Participación del ingreso de otros servicios en relación con el total de ingresos.
Participación de los sueldos, personal de
habitaciones
Sueldos y salarios del departamento
de habitacionesSueldos y salarios
Totales
SSH x 100 / SSTMide la participación de los sueldos y salarios del personal de habitaciones en relación con el total de sueldos y salarios.
Participación de los sueldos, personal de alimentos y bebidas
Sueldos y salarios del departamento
de A & B Sueldos y salarios
Totales
SSAB x 100 / SST
Determina la participación de los sueldos y salarios del personal de alimentos y bebidas en relación con el total de sueldos y salarios.
Impactos de los sueldos y los salarios
Sueldos y salarios totales
Ingresos TotalesSST x100/ IT
Mide la participación de los sueldos y salarios de todo el personal en relación con los ingresos totales.
Participación área de habitaciones
Gastos Totales de las habitacionesGastos total de
operación
GTHx100/GTODetermina la participación de los gastos en habitaciones con respecto al gasto total de operaciones.
Participación del área de alimentos y
bebidas
Gastos Totales de A&B
Gastos total de operación
GTABx100/GTOMide la participación de los gastos en alimentos y bebidas en relación con el gasto total de operación.
Rendimiento por proyecto (promoción)
Monto para el proyecto
Incremento de Ingresos
MPx100/IINGDetermina el rendimiento del proyecto.
Participación del área funcional en los
costos y gastos totales
Total de gasto en área funcional
Total de costos y gastos operación
GTAFx100/CGMide la participación de los gastos en áreas funcionales respecto al total de costos y gastos en la operación.
Rentabilidad sobre ventas
Utilidad o perdidaVentas Netas
U o Pr x 100/ Vn
Indica si las utilidades obtenidas son las adecuadas en función de
las operaciones realizadas.Rentabilidad sobre el
capitalUtilidad o perdidaCapital contable
U o Pr x 100 / CC
Mide la participación de los resultados de los ejercicios frente al capital de la empresa
Días de rotación ctas por cobrar
Ctas por cobrarPromedio de ventas diarias
Ctaspor Cob x 365/Ventas
diarias
Indica el tiempo medio que las cuentas permanecen sin cobrar.
Capitalización Pasivo largo plazo
Capital Activo Fijo
PL + C x 100 /AF
Este índice indica la proporción en que el activo fijo ha sido financiado por el pasivo.
Capital de trabajoActivo circulantePasivo Circulante
AC-PC Es la cantidad de recursos necesarios para mantener un adecuado nivel de operación en la empresa
Los resultados de estos índices deben someterse a comparaciones tanto internas como
externas en varios periodos para poder verificar su evolución y determinar su evolución y
determinar el comportamiento. También permitirá a la gerencia, a través de su lógica
observacional, actuar en la asignación, reasignación y evaluación de los recursos como un
instrumento más que permita evaluar su desempeño, no solo por los logros físicos en las acciones
emprendidas, sino también por los resultados financieros alcanzados con los recursos económicos
utilizados.
De eso se trata, de establecer una armonía y estrecho vinculo entre las acciones en cada
área estratégica (mercadeo, producto, precios, promoción) y los recursos asignados para cumplir
con las metas, tanto físicas como financieras; muchas veces se cumple con las metas físicas de
estos programas, pero no se alcanzan los logros financieros, por el desconocimiento por parte de
la gerencia de cómo funciona la gestión financiera y para qué sirve ésta