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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas