FUNDAMENTOS LEGALES, TEÓRICOS Y

PRÁCTICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Constitución Nacional - Artículos: 8, 15, 20, 23, 72, 74LEY 80 de 1989 (Crea el Archivo General de la Nación)LEY 594-2000 (Ley General de Archivos)ACUERDO 060-2001 (Comunicaciones oficiales) ACUERDO 002 de 2002 (Aprobación Tablas de Retención Documental)ACUERDO 039-2002 (Elaboración y aplicación TRD)ACUERDO 042-2002 (Organización Archivo de Gestión)DECRETO 1382 de 1995 (Transferencias Documentales)

Información adicional: www.archivogeneral.gov.co

NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA

TERMINOS ARCHIVÍSTICOS

Folio: HojaFoliar: Acción de numerar hojasFoliación: Acto de enumerar los foliosFolio Recto: Primera cara de un folioFolio Vuelto: Segunda cara de un folio

TERMINOS ARCHIVÍSTICOS

Página: Cara de una hojaPaginar: Acción de numerar páginasCarpeta: Conjunto de documentos de un mismo asuntoLegajo: Consecutivo de carpetas referentes al mismo asunto

DOCUMENTO

Un documento es la información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

DOCUMENTO ORIGINAL

Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus funciones que tienen valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

DOCUMENTO DE APOYO

Son todos los documentos que no cumplen con valores primarios o secundarios pero que apoyan la función de cada dependencia. Ejemplo: Copias de documentos que se encuentra en otra oficina, invitaciones, tarjetas, etc.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final.

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento.Es unidad documental simple cuando esta compuesto por un solo documento.Ejemplo: Acta, Resolución, etc.

EXPEDIENTE

Conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituye una unidad archivística o unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

SERIE DOCUMENTAL

Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.Ejemplo: Contratos

FONDO DOCUMENTAL

Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Importancia

DEFINICIÓN DE ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad publica o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos o como fuentes de historia

ARCHIVO TOTAL

Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentosProceso integral de formación del archivo en todo su ciclo vital: producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.

CICLO VITAL

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO HISTORICO

Producción RecepciónDistribuciónTramite

OrganizaciónConsultaConservaciónDisposición final

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

VALOR PRIMARIO

Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir a los involucrados en el tema o en el asunto.

VALOR SECUNDARIO

Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

CulturalHistóricoCientífico

ARCHIVOGESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

LegalFiscalAdministrativoContableTécnico

Valores PrimarioValores Primarioss Valores secundarioValores secundarioss

Valoración Primaria a partir del uso ante acciones legales futuras

ACCIONES DISCIPLINARIAS: Los documentos de esta serie servirán como testimonio del cumplimiento de funciones y de la misión institucional. Tiempo de retención: 5 años (hasta 10).

ACCIONES CIVILES: Los documentos de esta serie servirán como testimonio ante la defensa de elementos patrimoniales y de derecho a la propiedad privada. Tiempo de retención: 10 años.

ACCIONES PENALES: Los documentos de esta serie servirán como testimonio para la demostración de delitos. Tiempo de retención: 20 años.

ACCIONES LABORALES: Los documentos de esta serie servirán como testimonio ante la defensa de derechos a la persona o a la entidad por motivos laborales. Tiempo de retención: 80 años (hasta 100).

ARCHIVO DE GESTIÓN

Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en tramite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

ARCHIVO CENTRAL

Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, siguen siendo vigentes y objeto de consulta.

ARCHIVO HISTÓRICO

Aquel al cual se transfiere la documentación que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia, y la cultura.

ARCHIVO PÚBLICO

Conjunto de documentos, pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PÚBLICO

Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia, o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación total.

PATRIMONIO DOCUMENTAL

Conjunto de documentos conservados por su valor Histórico o Cultural.

SOPORTE DOCUMENTAL

Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados.Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Obligatoriedad en la conformación de los Archivos.Instalaciones para los Archivos.Propiedad, manejo, consulta y aprovechamiento de los Archivos.Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos.

FINES DE LOS ARCHIVOS

Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Son importantes para la Administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia son parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

CATEGORIZACIÓN DE ARCHIVOS PÚBLICOS

Archivo General de la NaciónArchivo General de DepartamentoArchivo General de MunicipioArchivo General del Distrito

OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Ley 594 de 2000, Artículo 24.- Será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de series y sub-series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO Serie y Tipos DocumentalesA. G. A. C. C.T. M S E

OBSERVACIONESRETENCIÓN Disposición final

Entidad Productora:..............................Hoja.....de.....Oficina productora:.............................

Convenciones: CT - Conservación Total M - Microfilmación Firma responsable:............................ S - Selección E - Eliminación Fecha:................................................

Microfilmar la totalidad de la serie para consulta. Cumplido el tiempo la serie se elimina.

XNÓMINA•Descuentos•Embargos•Libranzas•Novedades

210.01 551 X

IMPORTANCIA DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Para la AdministraciónFacilitan el manejo de la informaciónRacionalizan la producción documentalPermiten un servicio eficienteRegulan las transferencias

IMPORTANCIA DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Punto de vista ArchivísticoPermiten el manejo integral de los documentos.

Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total.

Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

APROBACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

En el caso de la SNR, se aprobaron primero por el Comité de Archivo de la entidad y luego por el Archivo General de la Nación en el año 2002 y adoptadas por la Entidad con la Res. 0649 del 26 de febrero de 2002. La revisión y ajuste, debe hacerse por el Grupo de Archivo y Correspondencia y su aprobación la realiza el Comité de Archivo de la entidad.

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final.

FORMATO TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO Serie y Tipos DocumentalesArchivo Central C.T. M S E

PROCEDIMIENTOS

RETENCIÓN Disposición final

Entidad Productora:..............................Hoja.....de.....Oficina productora:.............................

Convenciones: CT - Conservación Total M - Microfilmación Firma responsable:............................ S - Selección E - Eliminación Fecha:................................................

Microfilmar la totalidad de la seriey seleccionar un contrato por cada modalidad.Ley 80/93.

XX20

•Solicitud del servicio•CDP•Ofertas•Documentos de existencia•Contrato•Actas (Inicio y Liquidación)

PRESTACIÓN SERVICIOSCONTRATOS210.01

210.01.01

INTEGRANTES DEL COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

Secretario General o su delegado (Preside)Jefe Oficina Asesora Jurídica o su delegado Jefe Oficina de Planeación o su delegadoJefe Oficina de Control Interno o su delegadoCoordinador Grupo de Archivo (Secretario del Comité)Invitados: Financiera, Comité Paritario de Salud Ocupacional, Técnicos, Expertos, etc.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre si, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, salvaguardan el patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información

• Principio de Procedencia

• Principio de Orden Original

PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS

La carpeta esta conformada por una funda, dos tapas y un gancho legajador plástico.

Se debe marcar con rótulos autoadhesivos en el frente y en la pestaña de las mismas.

Colocar la identificación completa y número de legajo.

Las carpetas deben tener un límite de 200 folios.

ORGANIZACIÓN DE LAS CARPETAS

Los documentos se deben organizar en orden cronológico iniciando con el más antiguo y se van archivando como en un libro de adelante hacia atrás.

Al completar la carpeta se debe llenar una hoja de cierre con el resumen de la información contenida.

ORGANIZACIÓN DE LAS CARPETAS

Los asuntos deben mantenerse unidos, la solicitud de un trámite con su respectiva respuesta, y todos los documentos que hacen parte del expediente, en ningún caso se puede desmembrar.

ORGANIZACIÓN DE LAS CARPETAS

Los documentos que conforman la carpeta no deben llevar duplicados, órdenes internas, no se deben utilizar ganchos si no es necesario, no se debe escribir sobre los documentos.

Las hojas de fax no deben archivarse por su pronto deterioro, se toman fotocopias en su lugar.

DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS

Debe utilizar lápiz de mina negra.Se marca en la parte superior derecha del

folio.La numeración es consecutiva desde el N° 1No se utilizan caracteres adicionales En los expedientes al pasar a un nuevo

legajo se continua con la numeración que viene.

FOLIACIÓN DE CARPETAS

La razón primordial en la organización de archivos es el derecho a la información consagrado en la constitución política colombiana.

La consulta y préstamo se debe registrar en un libro de control.

Elaborar formatos con la información completa del tenedor de las carpetas incluyendo los datos de las mismas (folios, Fechas, etc.)

CONSULTAS Y PRÉSTAMOS

Se deben realizar de acuerdo a las Tablas de Retención Documental al comienzo de cada periodo según cronograma del GAC.

La serie debe relacionarse en las tablas de inventario documental (medio magnético y físico).

Empacar en cajas estandarizadas de acuerdo a los estantes del archivo.

TRANFERENCIAS DOCUMENTALES

Implementar sistemas de conservación de documentos en todas las fases.

Debe elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo a los estándares reglamentados por el AGN.

Los de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes normalizados por el AGN.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

D e acuerdo con lo estipulado en las TRD cada entidad esta en la obligación de implementar o contratar los sistemas necesarios para la disposición final.

Microfilmación, Digitalización, conservación permanente.

La disposición final se debe hacer en lugares adecuados según normas técnicas de conservación.

DISPOCISIONES FINALES

DESCRIPCION

La Descripción Documental es un proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializando en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.

ORGANIZACION

La organización es el producto de realizar adecuadamente, la clasificación y en seguida la ordenación. Si no se dan los procesos en forma complementaria se puede afirmar que no hay una adecuada organización, puesto que se pueden tener archivo bien clasificados pero mal ordenados

CLASIFICACION

Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las categorías o grupos de documentos que reflejan la estructura orgánico funcional de la entidad a la cual pertenece

ORDENACION

Es la ubicación física de los documentos en secuencias naturales (cronológicas y /o alfabéticas) dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación.

CLASIFICACION + ORDENACION + DESCRIPCION = ORGANIZACION

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Es una herramienta archivística que permite agrupar la documentación de acuerdo con las funciones propias de cada dependencia y establecer un tiempo de permanencia en cada fase de formación de archivo