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Zaragoza, 24 de Octubre de 2007

GESTIÓN DE PROYECTOS



1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO

3. GESTIÓN DE PROYECTOSSec. 1: Diseño del proyecto

Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo

Sec. 3: Planif icación temporal y de recursos

Sec. 4: Presupuesto y financiaciónSec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto

Sec. 6: Difusión y comunicación

ÍNDICE



1. Introducción a la gestión de proyectos

1.1. Definición de proyecto

1.2. Gestión de proyectos

1.2.1. Definición y conceptos generales

1.2.2. Anál isis de ciclo de vida del proyecto

1.2.3. Fases de la gestión de proyectos



Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas ycontroladas con fechas de inic io y de finalización, llevadas a cabo para

lograr un objetivo conforme a requisitos específicos, incluyendo laslimitaciones de tiempo, costes y recursos.

Definición según ISO 10006 “Gestión de la calidad. Directrices para la calidaden la gestión de proyectos”

¿Qué es un Proyecto?

1.1. Definición de proyecto



¿CONTROLAR PRESUPUESTOS?

¿GESTIONAR MATERIALES?¿CONSEGUIR PERSONAS?

¿CREAR CRONOGRAMAS?

Planificación, organización, seguimiento, control e informe de todos losaspectos de un proyecto y la motivaciónde todos aquellos que están

involucrados en él para alcanzar los objetivos del proyecto.

Gestión de Proyectos

1.2. Gestión de proyectos1.2.1. Definición y conceptos generales



ALCANCE

CALIDAD

TIEMPOCOSTE

ObjetivoRequisitos

Gestión deriesgos

PMI: Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas alas actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir (y/o exceder las

necesidades y expectativas de las partes interesadas) con los requisitos delproyecto, equilibrando:

Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad

Las necesidades o requisitos identificados

Los intereses de las partes implicadas

Gestión de Proyectos

1.2. Gestión de proyectos1.2.1. Definición y conceptos generales



• Fase inicial . Diseño

• Fases intermedias .Ejecución

• Fase final.0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

i n

i c i o

f a s e

s m e d i a

s

f i n a l

in icio fases m edias final

N i v e l d e

c o s t e

y

p e r s o n a l

Tiempo

1.2. Gestión de proyectos1.2.2. Análisis de cic lo de vida del proyecto



FASES PREVIAS

Planificación y selección de ideas

Priorización de ideas (criterios)

(Estudio de viabilidad técnica-económica) (*)FASES PROYECTO

Diseño del proyecto

Planificación (recursos/medios…)

Fase de información, consenso

Fase de ejecución

Fase de seguimiento y revisión

Difusión y comunicación

¿Y vosotros? ¿Quéciclos de vida tienen

vuestros proyectos?

1.2. Gestión de proyectos1.2.2. Análisis de cic lo de vida del proyecto



ÍNDICE



3. GESTIÓN DE PROYECTOS

Sec. 1: Diseño del proyecto







2. Presentación del caso de trabajo

CASO : Ruta de compras



2. Presentación del caso de trabajo

CASO : Ruta de compras

Antecedentes

Los estudios comerciales realizados han indicado que existe una fugapequeña en lo que respecta a la alimentación, fundamentalmentecausada por motivos laborales.

Dicha fuga es mayor en equipamiento de persona y de hogar y se dirige

fundamentalmente a centros comerciales del corredor del Henares.

Debido a todo esto se quiere revitalizar el comercio en la zona del cascohistórico-turístico y mejorar así la oferta comercial y de servicios.

D.1











ÍNDICE



3. La gestión de proyectos


1.1 Anál isis de los requisi tos del proyecto

1.2 Definición del alcance

1.3 Definición de los objetivos

1.4 Identificación y segregación de tareas

1.5 Gestión de riesgos



REQUISITOS DE LOS

CLIENTES/POBLACIÓN

REQUISITOS DE LOSASOCIADOS

REQUISITOS DELSERVICIO

REQUISITOS DE LAGESTIÓN DELPROYECTO

REQUISITOSCOMERCIALES

REQUISITOS DEMARKETING

REQUISITOSDEL

PROYECTO

REQUISITOS DE

LA JUNTA

REQUISITOS DEAPROVISIONAMIENTO

3.1.1. Análisis de los requisi tos del proyecto

F.06



Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajonecesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta formacon éxito.

Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para entregarun servicio con las características y funciones especificadas.

Procesos

Lugar Participantes

3.1.2. Definición del alcance

F.07



Para garantizar el éxito del proyecto los objetivos deben ser:

Specific* específico: definición

Measurable * medible: control

Assignable * asignable: responsabilidades

Realist * realista: recursos Time related *relacionado con tiempo: plazos

3.1.3. Definición de los objetivos del proyecto

F.07



1º.- Dibujar el flujo de actividades consecutivo

2º.- Descomponer el Proyecto en paquetes de trabajoatendiendo a:

Agrupar actividades/tareas relacionadasdentro de un mismo paquete de trabajo

Escindir la responsabilidad entre losdistintos componentes del equipo

Minimizar los interfaces entre losdist intos paquetes de trabajo

3.1.4. Identificación y segregación de tareas



Flujo de paquetes de trabajo sencillo para simplificar al máximo la gestión yminimizar los interfaces del equipo de trabajo.

Suficientementeelaborado y completo para describir todas y cada una de las

tareas del Proyecto.

Actividades:

– Sencillas

– Descomposición detallada para evitar el desperdicio de recursos – Completas: gestión autónoma

– Asignadas a un responsable único

– Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)

3.1.4. Estructura del proyecto



PREPARACIÓN DEL

MATERIAL

INFORMACIÓN, CONSENSO

PRUEBA PILOTO

EJECUCIÓN

DIFUSIÓN SEGUIMIENTO Y CIERRE

DISEÑO DEL PROYECTO

PLANIFICACIÓN

RECURSOS/COSTES/PLAZOS

ADQUISICIÓN

MATERIALES/SERVICIOS

Paquetes detrabajo

3.1.4. Identificación de los paquetes de trabajo



¿ A qué llamamos riesgo?

Cualquier contingencia que puedeocurrir, que provoque que el

resultado real de una actividad sedesvíe significativamente delresultado esperado.

E.mail: me he dado cuenta de quecada vez que resolvemos un problema,creamos dos más. Desde ahora quedaprohibido resolver problemas.

Esa desviación puede ser tantopositiva como negativa.

Efectos positivos oportunidades

Efectos negativos amenazas

3.1.5. El riesgo



1. Identificación y caracterización de riesgos.

2. Cuantificación de riesgos.

3. Desarrollo de respuestas a riesgos. (Preventivas y Correctivas)

4. Supervisión y Control de los riesgos.

Herramientas:

Cuantificar riesgos

Matrices depriorización.

Árbol de decisión

Check list

DAFO

OBJETIVO

PROY.I MUY

BAJO

I BAJO I MEDIO I ALTO I MUY

ALTO

Coste ‐‐‐‐ < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %

Tiempo ‐‐‐‐ < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %

Plazos ‐‐‐‐ < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %

3.1.5. Procesos de la gestión de riesgos

F.09



Aceptables y no aceptables

Evitables e inevitables

A corto y largo plazo

Positivos y negativos

Gestionables y no gestionables

Internos (planificación y estimaciones y técnicos) y externos (imprevisib les oprevisibles)

PERSONAL COSTES CALENDARIO

Personal desmotivado Coste externos no

planificados Inadecuada planificación

Responsabilidad toma de

decisiones indefinida

Mayores costes

subcontratas Retraso en financiación

3.1.5. Tipos de riesgos



El control y prevención de los riesgos consiste en:

Descripción del riesgo y objetivos afectados

Definir Acciones (Plan de acción)

-Preventivas (para evitar que suceda)

-Correctivas (para subsanar lo sucedido)

“Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si”

3.1.5. Desarrollo de una respuesta ante los riesgos

“Hay que tener previsto como reaccionar ante una situación de riesgo”

F.09
















2.1 Equipo de trabajo e identificación de responsables

2.2 Reuniones de trabajo

2.3 Conflictos



Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas porrazón de su trabajo, unidas por un fin común, sentimiento de pertenencia al equipoy conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto al mismo.

Implica que los participantes basen susrelaciones en,

la confianza,

la identificación con los objetivos de laasociación,

una metodología activa para resolver losproblemas de una manera creativa.

3.2.1. Equipos de trabajo



Planificación del equipo: identificar y asignar las funciones y responsabilidadesdel proyecto.

- Funciones (quién hace qué)- Responsabilidades (quién decide qué)

Pueden ser asignadas a personas internas o externas

Equipo interno: Gerente, Presidente, Administrativo.Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones.

3.2.1. Identificación de los responsables de cada paquete de trabajo



El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperación (división deltrabajo, adaptación de las ideas individuales, adopción de normas comunes) ycuando se potencia lo mejor de cada uno en beneficio del conjunto y lasatisfacción de los individuos.

Todo ello orientado a los objetivos.

3.2.1. El consenso de objetivos



Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y elpunto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de información.

Cuando se convoca una reunión debemos garantizar que ésta va a ser útil y

dinámica.Reuniones eficaces:

• Reuniones no muy largas

• Llegar con los temas preparados

• Ceñirse al orden del día• Puntualidad

• Talante adecuado

Al terminar, determinar las tareaspendientes y sus responsables

3.2.2. Reuniones de proyecto



Los conflictos son inevitables y además son un indicador de buena salud dentro deuna organización.

¿Qué es un conflicto?

Un problema, una cuestión o materia de discusión, una situación desgraciada y dedifícil salida.

“Oposición de intereses opiniones o valores entre dos o más partes cuyasatisfacción simultánea resulta incompatible”.

Si una persona gana, la otra pierde y viceversa Objetivo: WIN to WIN

• El conflicto bien resuelto permite la evolución de las personas

•

Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras quemejoren el proyecto.

3.2.3. Confl ictos personales en el proyecto



Cómo reaccionar ante una situación de conflic to

Habilidades para resolver conflictos

Enfrentar el conflicto

Ofrecer alternativas

Negociar las soluciones No ser negativo

Prever las consecuencias

Ser asertivos

No amenazar

Escuchar

3.2.3. Confl ictos personales en el proyecto



Cada conflicto implica dos aspectos:

Si la solución del problema no es posible, la única satisfacción para losimplicados será el haber manejado la situación de forma que no se haya

deteriorado su relación.

¿Qué sucede si no se resuelve el conflicto?

3.2.3. Conflictos interpersonales en el proyecto














Planificación requerida para asegurar laconclusión del proyecto en los plazos previstos:

Definición de actividades

Secuenciación de las actividades: identificary definir las interrelaciones.

Estimación de la duración

Desarrollo del cronograma

Control del cronograma

Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantadorespecto a la planificación y por debajo del

presupuesto, No está mal para la primera hora!!!!

3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma

F.08



TIEMPO DE EJECUCIÓN

T A R E A S

D E L P

R O Y E C T O

1er paso: El Responsable estima la duración de las tareas considerando: lacomplejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible.

2º paso: El responsableestablece las interrelaciones de las tareas ehitos.

3º paso: Plasmar estainformaciónenuncronograma(tabla Excel, Project,..)

3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma



Procesos necesarios para adquirir bienes yservicios, de otras organizaciones, con el fin dealcanzar los objetivos del proyecto;

Planificar las adquisiciones: qué, cuándo

Búsqueda y selección de proveedores

Comparativa de proveedores y servicios

Contratos y gestión de la relación con elproveedor

Evaluación del servicio prestado

3.3.3. Planificación del aprovisionamiento

F.10















Sec. 4:Presupuesto y financiación

4.1 Gestión de costes. Presupuesto.4.2 Financiación



Procesos requeridos para asegurar la terminación del Proyecto dentro delPresupuesto aprobado.

1. Planif icación de recursos: qué recursos y qué cantidad de ellos

2. Estimación de costes

3. Presupuesto4. Planif icación tesorería

5. Control del presupuesto y tesorería

3.4.1. Gest ión de costes

Planificación del Aprovisionamiento

Costes subvencionablesCostes no subvencionables

RiesgosCostes financieros (Tesorería)

Provisiones contingencias

“ Planif icación de la gestión de tesorería, en función de las subvenciones”

F.11



Presupuesto del proyecto + reserva de gestión = costeobjetivo del Proyecto

COSTES DIRECTOS OINDIRECTOS

COSTESSUBVENIONABLES O NO

SUBVENCIONABLESPROVISIONES

CONTINGENCIAS Y

CRONOGRAMA

PRESUP. DEPROYECTO

COSTE OBJETIVOPROYECTO

COSTE FINALPROYECTO

COSTESFINANCIEROS

3.4.3. Elaboración del presupuesto

Presupuesto interno : dedicación del personal

Presupuesto externo : servicios externos contratados

PROVISIONES CONTINGENCIASRIESGOS



FASE

1 FASE

2 FASE

3 TOTAL

COSTESTEORICOS

COSTES

REALESDESVIACIÓN

3.4.4. Control de costes



1. Presupuesto propio2. Financiación regional

2.1 Departamento de Industria, Comercio y Turismo

2.1.1 Dirección General de Comercio y Artesanía

2.1.2 Dirección General de Industria y de PYMESInnoempresa:

- hasta 17 de Noviembre, max50%

- Identificación, desarrollo y utilización de servicios avanzados compartido

3. Financiación nacional4. Financiación europea

5. Esponsors

6. Financiación bancaria

3.4.5. Financiación







Sec. 1: Diseño del proyectoSec. 2: Constitución del equipo de trabajo


Sec. 4: Presupuesto y financiación

Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto





Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto

5.1 Gestión de cambios

5.2 Cierre del proyecto



El control de cambios debe:

Asegurar que los cambios sean beneficiosos

Detectar los factores que ocasionan los cambios

Determinar cuándo se produce un cambio

Gestionar los cambios reales cuándo ocurren

Buscar los “ por qué” de las variaciones tanto positivas comonegativas

Los cambios pueden ser;

En el alcance

En los plazos

En los costes En los riesgos

3.5.1. Control de cambios

El control de cambios se identifica en: Los estados de revisión de los formatos del proyecto

Un archivo ordenado de todos los registros

Un Histórico del proyecto (de cambios)

Reuniones de seguimiento. Actas de reunión

F.12 F.13



El cierre del proyecto tiene como objeto principal:

Analizar económicamente el resultado del Proyecto

Recursos iniciales –Recursos consumidos

Diagnosticar la actividad desarrolladaIdentificar desviaciones y las causas

Corregir las actuaciones inadecuadas

OBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y

procurar una mejora continua

3.5.2. Cierre del proyecto



Contiene: información necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultadosprevistos, y en caso contrario, las razones.

Un proyecto bien gestionado es aquel en el

que las desviaciones son mínimas.

Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado)

¡Alarma!: la superación de los objetivos no se suele lograr salvo que… Estimación en el presupuesto inicial excesivamente conservadora

Se exijan sobre-esfuerzos al personal

Ahorro en materiales, equipos, etc.

3.5.2. Informe de cierre



0

2

4

6

8

10

12

p l a n i f i c a

c i ó n

e q u i p o R R H H

a l c a n c e

g e r e n c i a

c o n t r o l

r i e s g o s

c o m u n i c

a c i ó n

e x t e r n o s

Motivos del f racaso de un proyecto

3.5.2. Análisis del proyecto







Sec. 1: Diseño del proyectoSec. 2: Constitución del equipo de trabajo






Procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, ladifusión, recopilación, archivo, etc. de la información del proyecto:

Planificación de las comunicaciones:

QUIÉN necesita la información

QUÉ tipo de información

CUÁNDO la va a necesitar

CÓMO le será enviada

Distribución – difusión: ¡en el momento preciso!

3.6.1. Difusión y comunicación



COMUNICACIÓN EFICAZ

Origen idea

Emisorcodifica

Receptordescodifica

Mensaje

Código

Destino idea

Canal de comunicación

3.6.1. Difusión y comunicación

Canales de comunicación: Trípticos, carteles, audiovisuales, anunciosradiofónicos, elementos físicos a pie de calle, anuncios en prensa, etc.



Fallos que influyen negativamente en el proceso de comunicación:

1. La periodicidad de la comunicación

2. El filtrado de la información

3. El lenguaje

4. La indefinición de los objetivos de lacomunicación

3.6.2 Distr ibución-difusión. Fallos más comunes



Gracias por su atención

Vea Qualitas, s.l.Pº Fernando el Católico, 35 Pral. dcha. Zaragoza

Tel.976 30 11 13

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