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GESTOR iFormalia: La solución más completa del mercado 1

GESTOR iFormalia: La solución más completa del mercado€“ Área Comercial: Envío masivo y programado de mails, Whatsapp y SMS, creación y seguimiento de campañas comerciales,

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GESTOR iFormalia: La solución más

completa del mercado

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Gestor iFormalia

Introducción

Diagrama Funcional

Características Técnicas

Funcionalidades

Sistemas de Alojamiento: Hosting

Licencias

Acceso a la Demo

Algunas Referencias

Agendaíndice

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Gestor iFormalia

Se trata del sistema de gestión de formación subvencionada y orientación más completo del mercado. Permite la gestión de todas las actividades requeridas para la ejecución de la formación subvencionada.

Gestiona toda la documentación, modelos de impreso, ficheros XML, control de objetivos, seguimiento económico, plazos y restricciones de las Programaciones:

– Formación Bonificada FTFE

– PIF: Permisos individuales de formación.

– Formación continua para planes Estatales y Autonómicas Jóvenes desempleados FTFE

– Formación continua para planes Estatales y Autonómicas Ocupados FTFE

– Contratos de Formación y Compromisos de Contratación

– Gestión de Prácticas no Laborales (PNLs)

– Agencias de colocación

Proporciona una herramienta fundamental para las áreas:

– Administrativa

– Comercial y Marketing

– Económico financiera

– Gestión de Formación, Orientación y RRHH

– Logística

– Formación elearning

IntroducciónSolución Definitiva

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Gestor iFormalia

Ofrece un conjunto de herramientas integradas que le ofrecen:

– Gestor iFormalia (CRM): Sistema integral de gestión de la formación (FTFE Ocupados, Jóvenes,

Bonificada, privada, Contratos Formación, PIF, Agencia de Colocación, etc…).

– LMS 2.0 (campus iformalia): Componentes 2.0 + Plataforma de elearning FTFE integrada. Acreditable

para Certificados de profesionalidad, Red educativa, Whatsapp, TinCAP, SCORM, Realidad

Aumentada, Simuladores, etc...

– Portal Web: Oferta Formativa, Detección de necesidades, itinerarios especializados, portal del

empleado, Gestión de flujo de aprobaciones y convocatorias, gestión por centros de trabajo y

unidades organizativas, Portal del responsable de formación, portal para la empresa (control y

seguimiento de la ejecución).

Actualmente más de 22.000 alumnos están utilizando nuestro campus iFormalia.

Desde 2005 a 2015, más de 590.000 inscripciones certificadas en formación Bonificada, contratos de

formación y Formación continua de Oferta (planes estatales y autonómicos).

Más de 25 grandes empresas avalan nuestro campus y sistemas de gestión; entre otras: Adecco, Grupo

Norte, Renault, CCOO, Hedima, Grupo Zed, ECOEMBES, San Román, IMF, ASEMPLEO (AGETT), MASTER D,

Adolfo Domínguez, Mainfor, Forsel, INAP, Conversia, Criteria, FOREMPRESA, BAI, Grupo Concepto,

FORMAGRUPO, FORMAEDUCA, FORMALBA, GARBEN, Grupo OCA, ECT (Red de autoescuelas), FOREM, AT

Person, CV San Lorenzo, Formarse, etc..

IntroducciónMás datos

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Gestor iFormalia

El Gestor iFormalia ofrece un conjunto de funcionalidades que engloban las principales acciones que un

centro o entidad de formación necesita para la ejecución integral de la formación online:

– Área de gestión Administrativa: Generación de documentos (diplomas, recibís, etc…), informes, consultas

avanzadas y trámites automatizados con FTFE y el SEPE, incluyendo la posibilidad de gestión de la

formación bonificada para empresas, PIF, Contratos de formación, PNLs, etc….

– Área Comercial: Envío masivo y programado de mails, Whatsapp y SMS, creación y seguimiento de

campañas comerciales, convocatorias a cursos, envío diplomas, envío cuestionarios satisfacción online,

agenda para comerciales, tareas, generación de catálogo para clientes, etc..

– Gestión del Campus: Administración de la oferta de formación, inscripciones, estados de las

solicitudes/preinscripciones, detección de necesidades, asignación y seguimiento de docentes, control y

gestión de cursos, calendarios, itinerarios, informes de seguimiento de alumnos automáticos, etc…

– Área de gestión Económica: Emisión automatiza de facturas (e-fact y PDF 417), control de gastos y

presupuestos, integración con Contaplus, A3, Dimoni, SAP, Navision, etc..

– Portal del Alumno o Empleado : Despliegue de portales específicos (accesibles desde tablets y

smartphones) para el acceso de los alumnos (o empleados de la empresa) al portal (o intranet) de

oferta formativa, itinerarios, descarga de diploma, consulta de calendario del curso, tutorías,

evaluaciones, orientación laboral, etc…

IntroducciónÁreas del Gestor de formación

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Gestor iFormalia

Área Administrativa:

– Sistema de gestión de cursos privados (pago) y subvencionados (bonificada y oferta).

– Generación de impresos y documentos: Certificados, hojas de firmas, Recibís de material, Diplomas, etc.

– Gestión de plazos y notificaciones obligatorias a la FTFE o SEPE (alertas y avisos automáticas por email y SMS).

– Generación de ficheros XML para FTFE formación bonificada y de oferta (alta de acción, inicio y finalización).

– Gestor Documental: Escaneado y administración de documentos, recepción de Fax y emails automatizado,

registro y almacenamiento de ficheros y meta información para su explotación posterior.

Gestión del Campus:

– Módulo de gestión de solicitudes a cursos y sus estados (interesado, cumple requisitos, reserva, inscrito, pdte pago,

aprobado por responsable de área o departamento, etc…) con notificación por mail de estado, convocatoria a

curso y pasos a seguir.

– Módulo de seguimiento avanzado (exigido por la FTFE) e integrado con LMS y SCORM (acreditable para

Certificados de profesionalidad)

– Módulo de control y seguimiento de formadores (nº alumnos máximos, nº horas semanales, jornada laboral, etc…).

– Gestión de Certificados de profesionalidad e itinerarios y orientación laboral.

– Gestión de la oferta formativa y necesidades de formación (detección) en portal web personalizado (empleado).

– Gestión de ejecución: asistencia, calendario, impresos, formadores, evaluaciones, cuestionarios, etc…

– Gestión Multi-entidad y Multi-Unidad: Sedes, Delegaciones, Departamentos, división organizativa y territorial

IntroducciónÁreas del Gestor de formación

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Gestor iFormalia

Área Comercial:

– Sistema de comunicación con alumnos: mails de bienvenida, notificaciones de inicio, envío de claves,

envío de diplomas, etc…

– Generación de Campañas, Seguimiento y control de ejecución y resultados de campañas, apertura de

emails, solicitudes de cursos por campaña, etc..

– Multicanal: FAX, email y SMS

– Generación de presupuestos a clientes.

– Agenda por usuarios, por área, integración con Outlook y Móviles, gestión de tareas y avisos.

Área Económico-Financiera:

– Gestión de la bonificación y crédito de entidades.

– Gestión de la justificación y control del gasto.

– Control de gastos por concepto, curso y proveedor.

– Control de pagos por concepto, curso y proveedor.

– Autogeneracion de facturas para bonificada y oferta; Cobro de cursos privados a alumnos o empresas.

– Emisión automática de facturas (opcional e-fact).

– Gestión y emisión de facturas (opcional emisión y envío automático de factura electrónica e-fact).

IntroducciónÁreas del Gestor de formación

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Gestor iFormalia

Introducción

Diagrama Funcional

Características Técnicas

Funcionalidades

Sistemas de Alojamiento: Hosting

Licencias

Acceso a la Demo

Algunas Referencias

Agendaíndice

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Gestión de Cursos: Planificación, Calendario, SeguimientoGestión de Comunicaciones: FTFE y SEPE (XML, ficheros, automatización)Gestión de Alumnos: Convocatoria a cursos, Expediente, itinerario, seguimiento, etc..Gestión de Empleados: Alta/baja contrato, Categorías, Depto, Itinerarios, Contrato Formación, jornada Laboral, etc…Gestión Evaluaciones y Seguimiento: Cuestionarios de Satisfacción y Evaluaciones Online, lector cuestionarios impresos, etc..Gestión económica: justificación, facturas, gastos, pagos, vencimientos, riesgos, aprobación y flujo de control.Gestión Contenidos: Acciones de catálogo, itinerarios, detección de necesidades, etc….Gestión Logística: Planificación de materiales, envíos, gestión de recursos y aulas.Informes: cuadro mandos e informes personalizados (por rol, por unidad organizativa, por área, etc…)

CRM - gestor

Entrega de comunicaciones automáticasGeneración de ficheros XML y TXTCarga de ficheros de acciones, planes de formaciónCarga de ficheros de Empresas (agrupación de empresas Bonificada)

Acceso y Control de AsistenciaGestión de evaluaciones e incidenciasAcceso a la documentación y registro de comprobantes(recibís Diplomas, material, NIFs, etc…)Acceso y control del calendarioRegistro y firma del contrato (Mercantil o Laboral)Acceso y registro a bolsa de empleo (cursos pdtes asignar formador)Comunicación con alumnos (Foros, chats, ejercicios, WhatsApp, etc…)

Portal Formador

Acceso directo a cursosVisualización del calendario y planificadorAcceso a la documentación (Diplomas, hojas de firmas).Upload de comprobantes(recibís Diplomas, material, NIFs, etc…)Acceso a cuestionarios de Satisfacción y Evaluación onlineDetección de necesidades e Itinerarios (Solicitud de cursos)Comunicación con Tutores (Foros, chats, ejercicios, WhatsApp, etc…)

Portal Empleado / Alumno

Cursos online avanzados: Multimedia, SCORM, contenidos interactivos, etc..Evaluaciones y Seguimiento avanzadoHerramientas 2.0: Red Educativa, comunidad, WhatsApp integrado, etc…TinCAP e informes avanzadosContenido Responsive (accesible desde móviles) y Accesible AA

LMS

Panel de control para responsablesInformes y Cuadro de mandos personalizadosIntegración con ERPs: SAP, Navision, Meta 4, PeopleSoft, Oracle, etc..Carga masiva Alumnos, Cursos, Altas y bajas contratosIntegración con IntranetsIntegración LDAP o SSO para usuarios y roles

Sedes Empresa

Gestor iFormaliaDiagrama Funcional

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Gestor iFormalia

Introducción

Diagrama Funcional

Características Técnicas

Funcionalidades

Sistemas de Alojamiento: Hosting

Licencias

Acceso a la Demo

Algunas Referencias

Agendaíndice

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Gestor iFormalia

El sistema se basa en un aplicativo WEB que ha ido

evolucionando tecnológicamente y funcionalmente desde su

comienzo en el año 2005 hasta la actualidad.

Lenguaje de presentación: HTML y XHTML (Content Responsive)

Lenguaje y Framework: Microsoft .net Framework 4.0

Sistema Gestor de Base de Datos: SQL Server 2008 R2.

Servidor de Aplicaciones: Internet Information Server 7.

Servidor: Windows 2008 Server Web Edition SP2.

Certificado SSL RSA 2048 bits: “VeriSign Class 3 Extended

Validation SSL CA” Wildcard (*.iformalia.es)

Compatibilidad 100% con Microsoft Office, todos los informes y

paneles de resultados pueden exportarse a formatos Office; todos

los recursos (alumnos, formadores, aulas, materiales, cursos,

empresas, altas y bajas contratos) pueden cargarse de manera

masiva desde formato Excel, txt, CSV, Servicios Web e

integraciones con ERPs de la empresa.

API de integración para Sales Force, SAP, Navision, Meta 4, etc…

TecnologíaPrincipales

Características Técnicas

Instalaciones INNOPULSE

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Gestor iFormalia

Introducción

Diagrama Funcional

Características Técnicas

Funcionalidades

Sistemas de Alojamiento: Hosting

Licencias

Acceso a la Demo

Algunas Referencias

Agendaíndice

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El servicio prestado, se diseña en base a su eje principal, el sistema de gestión de la formación y orientación.

El sistema, provee de todos los mecanismos necesarios para la gestión de la formación, así como de los

controles y seguimientos óptimos para mejorar su ejecución y calidad.

Los módulos seleccionados en el sistema de gestión son:

• Módulo de Gestión de Formación.

• Módulo de Ejecución de Formación continua de oferta, Bonificada e InCompany.

• Módulo de Captación, Notificaciones email, Whastapp y SMS (Alumnos, Proveedores, Responsables,

Sedes, Delegaciones, etc…).

• Módulo de facturación, pagos y bonificación.

• Módulo de Gestión de Aulas, logística, Recursos y materiales.

• Módulo de Orientación profesional (agencias de colocación).

• Módulo de Cuestionarios de Satisfacción y Evaluaciones Online.

• Integración con Plataforma elearning (campus iformalia). (ver descripción campus iformalia)

• Módulo de Comunicaciones FTFE y SEPE.

Gestor iFormalia

Módulos Principales

Funcionalidades

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A continuación se detallan los módulos y funcionalidades principales que provee el sistema de gestión.

• Portal Empresa, Alumno o empleado y Formador

• Modulo de Gestión Agenda Comercial

• Módulo de Generación de Documentación personalizada

• Módulo de Configuración Acciones de Catálogo

• Acciones del Plan de formación

• Gestión de Grupos (Cursos)

• Ventana Detalle

• Calendario

• Reserva de Aulas

• Alumnos y Ficha Inscripción

• Formadores

• Gestión de Materiales y Recursos asociados a cursos

• Control Asistencia presencial

• Módulo de Seguimiento de plataforma elearning

• Seguimiento Documentación

• Gestión Solicitudes e Inscripciones

• Gestión Alumnos

• Gestión Profesores / Formadores

• Gestión Centros, logística y aulas

• Materiales y Recursos del aula

• Informes: Acceso consultas e informes personalizados

• Panel de Certificación / Cierre de Formación

• Panel de Justificación y bonificación

• Lector de impresos: Cuestionarios, Exámenes, etc…

Gestor iFormaliaFuncionalidades

Módulos Principales

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El portal de Empresa, representa la herramienta

definitiva para ofrecer a nuestro cliente la

información precisa y tratada, sobre la

ejecución y gestión de sus cursos; permite

acceder desde Tablet o móvil a un completo

portal, que facilita la información sobre la

asistencia de sus empleados, informes

ejecutivos económicos, satisfacción del

alumnado, reparto por centros / sedes,

distribución por categorías profesionales, etc…

Permite a su vez, solicitar nuevos cuross o

necesidades formativas dede este elegante

acceso, y canaliza las mismas a los gestores de

formación del plan o el cliente, para su revisión

y tramitación si procede.

Ofrece también una agenda (se sincroniza

automáticamente con el calendario del móvil),

indicando al cliente los inicios y finalizaciones

de cada curso que se vaya a ejecutar.

Portal Empresa: Dashboard

Gestor iFormalia

Funcionalidades

Gráficos ejecutivos: % ejecución, Distribución por

meses, por provincias, etc…

Agenda: inicios, finalizaciones, sesiones,

etc…

Listado de cursos en ejecución

Sistema de petición

de cursos por parte

del cliente

Listado y Reparto %

de acciones o

familias

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El portal de Empresa, ofrece un módulo de informes

ejecutivos a modo de memorias de ejecución, informes

demográficos y económicos, permite (bajo demanda)

diseñar cualquier informe gráfico que se desee incorporar al

portal, para que el cliente pueda disponer de modo directo

a la información tratada (diseño de informes) que genera la

ejecución y gestión de su formación.

Portal Empresa: Informes gráficos

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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El portal del empleado, permite a los

destinatarios del servicio o área de formación,

acceder a un portal corporativo y

personalizado, en el que poder realizar el

seguimiento de sus cursos, así como visualizar el

itinerario sugerido en base a su perfil profesional,

así como distintos bloques de gran utilidad para

el seguimiento y avance en su formación.

El portal propone bloques de Agenda, para

seguimiento del curso, una carpeta de

documentación para descargar

automáticamente los recibís de material,

diplomas, etc.. Y subir los mismos firmados.

Dispone de un acceso directo a las tutorías o

tareas de los cursos registradas por sus tutores,

acceso a cuestionarios de satisfacción y

evaluaciones, etc…

Por supuesto, es accesible desde Tablet y

dispositivos móviles.

Portal Empleado/Alumno: Dashboard

Gestor iFormalia

Funcionalidades

Resumen del perfil curricular

Agenda: convocatoria a cursos,

evaluaciones, tareas.

Descarga directa

de documentación:

Diplomas, recibís…

Listado de cursos

abiertos

Itinerario formativo

sugerido según

categoría y Unidad

Tareas y tutorías de

sus cursos en

ejecución

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El portal del formador, ofrece un canal de

acceso completo y ágil para las tareas que son

responsabilidad del formador o tutor:• Acceso al registro de la asistencia• Recogida y registro online de documentación

(recibís, partes de asistencia, justificantes, solicitudde becas, etc…)

• Registro de incidencias• Registro de tareas y tutorías para los alumnos.

Etc…• El portal también ofrece al tutor, acceso a la

información completa del cursos (calendario,temario, objetivos, documentación etc…).

Por último, mediante el módulo de gestión de

contratos mercantiles y laborales, el portal,

permite al formador, recibir su contrato (laboral

o mercantil) firmado digitalmente por la

empresa y subir (entregar) de nuevo el mismo

firmador digitalmente por él, lo cual, supone un

enorme ahorro de tiempo y proporcional una

agilidad significativa en los días previos al inicio

del cursos.

Portal Formador

Gestor iFormalia

Funcionalidades

Especialidades y

CV

Agenda: Clases, Evaluaciones, inicios y

finalizaciones de grupos

Acceso a los cursos que imparte o

tutoriza, visualiza alumnos,

calendarios, gestiona asistencia,

sube documentación, tutoriza, etc,.

Acceso al portal de

Empleo para

visualizar ofertas de

impartición que

necesite la entidad

Enlaces a

cuestionarios de

satisfacción,

plataforma elearning

integrada, normativa

etc…

Descarga de

documentación:

Hojas de firmas, cartel

del aula, Diplomas,

etc…

Acceso en tiempo

real a Tareas y

Tutorías pendientes

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Cada comercial accede desde su Tablet, Móvil

u ordenador para registrar sus pedidos o

propuestas a clientes, indicando el curso, horas,

nº de participantes aproximados, estado del

presupuesto, etc…

El sistema ofrece informes semanales

automáticos sobre el nº de presupuestos

presentados, visitas, % de aprobados, etc.. Por

comercial y área.

La hoja de pedido, tras aceptarse pasa

automáticamente al área de gestión de

formación, para verificar datos, plazos e iniciar

el proceso de ejecución y bonificación del

curso.

CRM - Comercial

Gestor iFormalia

Funcionalidades

Propuestas

del

comercial

Oportunidades

y actividades

del comercial:

Visitas,

llamadas,

mails, etc…

Listado de cuentas y

prospectos Contactos

Citas semanales

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El sistema a través de un sencillo gestor de documentos, permite generar la documentación obligatoria

por parte de SPEE, tanto estatales como autonómicos, así como la documentación propia de cada

entidad. Ejemplos Diplomas, Anexo III, Convenio Adhesión, Cartas de bienvenida, LOPD, S10, S20,S30,

Recibí material, Recibí diploma, Certificados, Cuestionarios. El gestor permite de forma simple asignarlo

a cada expediente de forma individual, así como a la totalidad de los expedientes, en el caso de que

esta documentación coincida.

Módulo de Generación de Documentación personalizada

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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Módulo de Configuración Acciones de Catálogo

Permite el desarrollo del catálogo de acciones formativas propio de cada entidad, así como los

itinerarios especializados, actualizado con los campos solicitados en la convocatoria 2014 bonificada,

continua estatal y los autonómicos convocados hasta la fecha. Permitiendo la generación del XML de

carga de acciones formativas para la aplicación de la FTFE, así como de los autonómicos que se

gestionan a través de la plataforma de la FTFE

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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La acción de catálogo identificar el código de

ocupación (CNO), código de CNCP (Certificado de

profesionalidad), categorías profesionales asociadas,

así como modalidad, costes, homologaciones,

perfiles, selección, horas teóricas, prácticas y

módulos formativos complementarios.

Módulo de Configuración Acciones de Catálogo II

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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Módulo de Configuración Acciones de Catálogo III

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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Acciones de la agrupación o Plan de formación

El listado de acciones formativas, está vinculado a cada agrupación o expediente que se asigna.

Permite la herencia de datos de modalidad, horas, económicos, contenidos y objetivos de la acción

de catálogo a la que está vinculada por área y familia. El listado nos proporciona de forma inmediata

información sobre horas, modalidad…

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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Acciones de la agrupación o Plan de formación II

Para convocatorias de formación continua de oferta, el listado de acciones también proporciona

información sobre reconfiguración inicial, actual y ejecutada, a nivel participantes, grupos e importe

económico, facilitando al final de la pantalla el sumatorio final que permite controlar lo ejecutado con

respecto a lo indicado al SPEE (o FTFE) correspondiente (autonómico / estatal) que se va a ejecutar con

la subvención concedida.

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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Panel / Listado de Cursos

En la sección principal de trabajo (menú Grupos) encontraremos, los cursos ejecutados, en ejecución y por

ejecutar del total de las agrupaciones o planes de formación que tenga asignados el usuario que esté

trabajando en el sistema. Es un panel muy práctico y con información importante para la correcta gestión y

ejecución de los grupos formativos. Permite la identificación de la sede o unidad organizativa (en caso de

disponer de ellas) en la que se imparte el curso, sus fechas de inicio fin, fechas de comunicación

calculadas(5º día, 33%, 25%, etc) permitiendo filtrar para poder determinar las comunicaciones obligatorias

a comunicar cada día.

El panel, permite aplicar tantos filtros como se desee para obtener una herramienta de consulta directa

sobre los cursos gestionados y ejecutados.

El sistema envía automáticamente un email con las comunicaciones obligatorias que deben entregarse a la

FTFE al día siguiente.

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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Panel / Listado de Cursos II

El listado de grupos permite además, conocer las horas de cada grupo, los alumnos solicitados, iniciados,

certificados y finalizados, las últimas modificaciones realizadas al grupo a qué afectaban y un dato muy

importante, si se han realizado las comunicaciones oficiales, en qué fecha y si dentro o fuera de plazo.

El sistema permite dividir la gestión de formación por delegaciones, sedes o cualquier unidad organizativa o

territorial , de manera que cada unidad, visualizará sólo los cursos asignados previamente.

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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Grupos: Ventana Detalle

La primera pantalla de un curso, nos permite

identificar las fechas de inicio y fin, horarios,

días de impartición, así como el centro en el

que se va a impartir en función todos estos

datos de la modalidad/modalidades de la

acción formativa, además identifica el

responsable a nivel SEPE/FTFE y el responsable

a nivel gestión y ejecución. Una vez indicada

la fecha de inicio, horarios y días de

impartición, a través de la pantalla

CALENDARIO el sistema te facilita la fecha fin

del grupo formativo…

Distintos menús y funcionalidades de la

sección de gestión de un curso

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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Además el calendario identifica los festivos y no los configura

como días de ejecución, si bien permite que se puedan añadir

manualmente, permite añadir, borrar y modificar los días o

periodos que la configuración automática te ha facilitado.

Grupos: Ventana detalle: Calendario

Desde el menú calendario permite la configuración automática

del mismo en función de la fecha de inicio, días de impartición,

horarios y horas de la acción indicado previamente al sistema.

Entre la información que nos facilita el calendario una vez

configurado, está las horas consumidas, totales, diferencias (en

el caso de que haya diferencias el sistema te identifica las horas

que hay de diferencia y permite cuadrar el calendario en

minutos), días lectivos y totales, resumen de horas por mes y las

incidencias o festivos que se encuentran en el periodo ejecución

del grupo.

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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En la pestaña reserva, se permite la identificación del coste hora

del aula, tipo contrato, si importe por curso o por alumno,

permitiendo obtener informes económicos en cuanto a

alquileres realizados.

La misma pantalla, permite conocer el estado de ocupación

de las distintas aulas que están dadas de alta en el sistema

consultando por fechas.

Grupos: Ventana detalle: Reserva de Aulas

La pestaña de reserva permite gestionar la reserva del aula que cumple con los requisitos especificados en la

solicitud de subvención, para la ejecución correcta del grupo. Te permite conocer y asignar el aula que está libre

en el periodo de ejecución del grupo (configurado previamente el calendario), además te indica si tiene todos

los recursos para la impartición del mismo y el aforo necesario.

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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La pantalla alumnos identifica las

inscripciones realizadas al grupo, con

información de los datos más relevantes de

cada uno de los alumnos.

El sistema permite la eliminación de los

alumnos, siempre y cuando no se haya

entregado el S20 ó comunicación de

participantes, ya que controla las mismas

restricciones que la convocatoria, evitando

errores y despistes eventuales.

Además permite identificar en la propia pantalla si la

inscripción inicia, finaliza / abandona, certifica o es reserva

y el número de reserva que tiene. Si los datos que están

dados de alta en la inscripción, permiten la comunicación

o no, del S20 (participantes) y el DS15 (certificación). Como

el sistema permite a través de la inscripción del alumno

adjuntar la documentación que nos indican en

convocatoria como obligatoria, en la pantalla alumnos, se

refleja a través de iconos identificativos qué

documentación está adjunta y si es correcta o no.

Grupos: Ventana detalle: Alumnos

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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El fichero puede ser un reporte de cualquierERP (SAP, Navision, Meta4, Peoplesoft, etc…)que la entidad disponga o un fichero Excel |TXT | CSV, etc,…

El sistema posibilita la carga de Alumnos, Formadores,Cursos, empleados y empresas masivamente desde unfichero Excel, para evitar procesos de mecanizaciónmanuales en casos de numerosos registros.El sistema también permite que el equipo comercial conun acceso restringido, cargue desde un fichero Excel, TXT,CSV las propuestas comerciales (acción, participantes,presupuesto, costes, empresa, etc…).

Grupos: Ventana detalle: Cargas masivas Alumnos

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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Las fichas de inscripción y alumnos, permiten su

cumplimentación automática desde el portal de solicitudes

de cursos, los sistemas de carga masiva o mecanización

anterior (histórico).

La ficha del alumno se mantiene actualizada con cada

cambio, mientras que la ficha de la inscripción permanece

invariable tras su comunicación a la FTFE o Servicio público

de empleo.

Los campos de cada ficha de inscripción, varían según los

datos obligatorios, colectivos, % de objetivos comprometidos

y diversas características que cada convocatoria requiere.

La ficha avanzada del alumno, permite conocer y realizar el

seguimiento sobre su itinerario, intereses y ficha profesional.

Grupos: Ventana detalle: Ficha Inscripción

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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Desde cada inscripción, en la pestaña CERTIFICACION, permite indicar el estado de certificación en el que

se encuentra la inscripción, así como el motivo del mismo y las fechas de alta y baja de la inscripción en el

grupo formativo.

A través de la pestaña ADJUNTOS el sistema permite adjuntar la

documentación que se configura en la convocatoria (NIF, Nómina, NISS,

etc…) como obligatoria para la certificación de la inscripción. El sistema

permite identificar la fecha de caducidad de los documentos, (por ejemplo

del DNI/NIE, Nómina, etc..), la fecha de inserción del resto de documentos, y si

la imagen es correcta o no se visualiza correctamente, además en función del

documento que sea (DNI y Seguridad Social), se recupera de otras

inscripciones o del propio histórico del alumno.

Grupos: Ventana detalle: Ficha Inscripción

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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El sistema permite buscar al formador adecuado en función de la especialidad que imparte y que tiene

identificada en su histórico y en función de la familia y área formativa, además, contabiliza las sesiones que se

solapan en horario y/ó en numero de alumnos y te los marca en rojo para que no se seleccione a ese

formador. Contiene un gestor de vacaciones, para en el caso de que el docente tenga identificadas

vacaciones en alguna de las fechas de ejecución del grupo te informa del solapamiento. Permite el control de

alumnos asignados por formador, de tal forma que controla el máximo de 80 alumnos por tutor cuando la

modalidad del grupo formativo es distancia y/ó tele formación.

Grupos: Ventana detalle: Formadores

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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El listado de formadores presenta inicialmente los datos básicos para la comunicación del mismoen S10 o comunicación de inicio.

Además identifica datos de contacto, modalidad de impartición del docente y las horas queimparte, así como si los datos que contiene son los obligatorios para la comunicación o faltaalguno, en caso de que falte algún dato, posicionándose sobre el aspa que lo representa, facilitala información de los datos que no están completos.

Grupos: Ventana detalle: Formadores

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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A nivel Acción formativa, el sistema permite identificar el material tanto didáctico como fungible que se va a

facilitar en la ejecución del grupo formativo, tanto a los alumnos, como en el caso que fuera necesario para

el aula. A nivel grupo el sistema hereda los materiales que se encuentran dados de alta en la acción al grupo

correspondiente.

Grupos: Ventana detalle: Materiales

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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Además el sistema permite indicar la cantidad de material por cada tipo dado de alta, la fecha en la que se

tramita el pedido, el material disponible en stock (almacén del centro), la fecha recepción de la empresa a

la que se compra el mimos, la cantidad que se envía al centro en el que se imparte el grupo, la fecha de

envío y en caso de que sea necesario hacer un segundo envío permite identificar la cantidad y la fecha de

envío. Además en el caso de ser necesaria la sustitución de algún material te permite desde el propio grupo

indicar el material que se sustituye o suplementario.

Grupos: Ventana detalle: Materiales

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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La pantalla Recursos, tiene un funcionamiento idéntico al de materiales, a nivel acción se identifica el

material necesario para la impartición de la misma y cuando se da de alta el grupo, el sistema hereda el

materia para cada grupo, permite la eliminación del material y añadir uno nuevo.

El sistema también permite la configuración automática de pedidos de material y envío a la central de

logística o proveedor asociado, remitiendo un email automático con el pedido de material detallado, 7 días

antes del inicio del curso.

Grupos: Ventana detalle: Recursos

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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La pestaña asistencia, nos ayuda a gestionar las asistencias de los alumnos a los grupos formativos,

indicando, los porcentajes de faltas y asistencia en función de lo que se marque en el calendario de

asistencia que se identifica a continuación.

En el calendario de asistencia, te permite marcar que la persona inscrita ha asistido a toda la sesión o sólo a

unas horas, realizando el calculo de faltas y asistencias en función del tiempo identificado, además permite

controlar si el S30 (listado de asistencia) del día está en el centro o no lo tienen aún en el centro de gestión. En

función de asistencia o no marca en verde la casilla del día concreto.

Grupos: Ventana detalle: Control Asistencia

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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En función de la modalidad del grupo

formativo la pestaña de asistencia, puede

tomar el aspecto que se muestra, esto es,

cuando el grupo es de modalidad a

DISTANCIA que el sistema aporta el % de

realización de las evaluaciones y ejercicios

correspondientes, así como si es APTO o

NO APTO

Si la modalidad de la formación es TELEFORMACIÓN

el sistema permite identificar, por la integración que

de este sistema provee con las plataformas e-

learning de cada entidad, el número de conexiones

realizadas, el tiempo total de las conexiones, el

estado de las mismas y el número de horas totales

de acceso al sistema por parte del alumno.

También permite obtener el informe avanzado de

seguimiento requerido por la FTFE para

teleformación.

Grupos: Ventana detalle: Control Asistencia II

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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El gestor se integra a la perfección con la plataforma de teleformación, descargando automáticamente todos

los datos de la actividad de cada alumno en la plataforma (nº intervenciones en los foros, horas conexión,

puntuación ejercicios, actividad SCORM, etc..).

Seguimiento Actividades plataforma elearning

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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El seguimiento de la actividad elearning posibilita la obtención de un informe avanzado de seguimiento,

compatible con la orden ESS/1897/2013, de certificados de profesionalidad y los requisitos de la FTFE.

Seguimiento Actividades plataforma elearning

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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El sistema permite la creación automática

del curso en la plataforma(*), así como la

inscripción de los alumnos, envío de claves

y alta del tutor/formador en el curso.

En todo momento, el sistema nos indica si

algún alumno aún no está en la

plataforma, o si aún no se le han enviado

las claves.

El sistema se integra automáticamente con

el LMS - campus iformalia (*), mostrando en

tiempo real la actividad detallada

registrada (avances SCORM, evaluaciones,

cuestionarios, actividad en chats, foros,

conexiones, horario de conexión, tiempo

real en plataforma, etc…).

(*) iformalia cuenta con un LMS avanzado

integrado, pero permite integrar cualquier

plataforma de elearning externa mediante

su API basada en Web Services o carga

masiva de ficheros (de Actividad en

plataforma).

Seguimiento Actividades plataforma elearning

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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En función de los documentos que se hayan identificado en

la configuración del expediente como obligatorios para la

certificación del plan ante el SEPE/FTFE correspondiente, el

sistema a través de SEG DOC. Permite marcar aquellos que

ya están en el centro.

Además en el caso de los adjuntos que se añaden

(adjuntan) tanto a las inscripciones como a los formadores, el

sistema marca por defecto cuando el adjunto se publica en

el sistema como documento válido dentro de la inscripción o

del alta del docente y te permite indicar a mano el resto de

documentos cuando llegan al centro.

Grupos: Ventana detalle: Seguimiento Documentación

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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En la pestaña Temario el sistema hereda, el contenido y

objetivos identificados a nivel acción de catalogo si se

ha recuperado la misma para la acción, o a nivel de

acción cuando se le da de alta en el expediente

concreto, se permite desde temario la modificación del

tipo de letra, temario concreto, negritas, cursivas…. Para

adaptar el contenido a las medidas del reverso del

diploma, que es la utilidad de la pestaña temario,

plasmar en el reverso de los diplomas el contenido

académico del grupo formativo.

Permite así mismo, la publicación / actualización de los

contenidos en el portal de oferta formativa, portal del

empleado y consulta de itinerarios.

Grupos: Ventana detalle: Temario (objetivos y contenido)

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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La pestaña GESTION es un resumen de los datos del grupo formativo y además permite controlar las visitas de

inspección que ha recibido el grupo formativo, identificando el tipo de visita y adjuntando el documento que

se facilita al centro formativo cuando se recibe una auditoria.

Grupos: Ventana detalle: Gestión

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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La pestaña denominada Histórico identifica todos los movimientos que se han realizado en el grupo formativo

desde su creación, indicando además a qué afecta cada movimiento, que usuario lo ha realizado y la fecha

de realización.

Grupos: Ventana detalle: Históricos

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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En la gestión de ejecución encontramos el menú INSCRIPCIONES en el que se detallan la totalidad de las

inscripciones que tiene el sistema identificados por expediente o agrupación, acción y grupo al que han

estado vinculados. Permite realizar búsquedas por cada uno de los campos que se muestran en la parte

superior de la pantalla

Formación: Gestión ejecución: Panel / Listado Inscripciones

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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El listado ALUMNOS del menú gestión ejecución, nos facilita el detalle de todos los alumnos, con

independencia de que hayan estado inscritos o no en un grupo formativo, este menú es el denominado

HISTORICO.

Formación: Gestión ejecución: Panel / Listado Alumnos

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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El menú profesores de gestión ejecución, nos facilita información sobre los docentes que están en nuestra base

de datos, con independencia de que hayan impartido un curso o no, en el mismo, es el denominado HISTORICO

DE FORMADORES. En este menú es en el que también se detallan las vacaciones, para poder controlar o no la

asignación a un grupo, se facilitan los estudios, cursos y experiencia, los grupos que ha impartido en el sistema y

se identifica si tutor o no, siendo la diferencia que el tutor imparte formación a distancia o tele formación y el no

identificado como tutor solo imparte formación de modalidad presencial.

Formación: Gestión ejecución: Panel / Listado Profesores

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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El listado de formadores del menú gestión ejecución nos

da información sobre el tutor o docente que ha impartido

cada grupo concreto que se encuentra dado de alta en

el sistema, con identificación del expediente, acción y

grupo correspondiente

Además en el detalle (edición) de la ficha de

formador, podemos encontrar información relativa a

las horas que imparte, el tipo (modalidad) de

impartición que ha impartido, el tipo de contrato y el

precio hora al que se le ha pagado la impartición de la

formación, además de la empresa del grupo que lo ha

contratado

Formación: Gestión ejecución: Panel / Listado Formadores

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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El área de LOGISTICA en el sistema se encarga de la gestión de los centros formativos, aulas, materiales y

recursos. En la bandeja de CENTROS encontramos los centros que se han dado de alta en el sistema de gestión

para la ejecución de los grupos formativos correspondientes. El sistema permite eliminar los centros siempre y

cuando no tengan vinculación alguna con ningún grupo, además de activar o desactivar su utilización, esto

es, si el centro no está activo, no se mostrará para poder seleccionarlo como centro en el que se ejecuta un

grupo cuando se vaya a buscar centro con disponibilidad para la ejecución del grupo concreto

Logística: Panel / Listado Centros

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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Los datos que se incorporan a la ficha del centro

formativo, se corresponden con datos que se solicitan

en las solicitudes de subvención de las convocatorias

de SPEE ya sea estatal o a nivel autonómico. El sistema

permite ver la disponibilidad del centro para fechas

concretas, a través del icono que se presenta en

DATOS CENTRO.

Logística: Panel / Listado Centros: Detalle Centro

Gestor iFormalia

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A través de los centros, el sistema permite el alta de las distintas aulas que conforman el centro formativo, con

el detalle en la pantalla de inicio de identificación del tipo de aula, la capacidad de alumnos, metros

cuadrados y si tiene homologaciones.

Dentro de cada aula permite identificar si está

homologada y para que está homologada,

además de si se quiere controlar la reserva de las

mismas (para aulas propias).

Logística: Panel / Listado Aulas y detalle

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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Permite la gestión del material que se utiliza para la ejecución de los grupos formativos, con control de

unidades.

Y características de cada material, así como si

está activo u obsoleto.

Logística: Panel / Listado Materiales

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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A través de recursos se gestionan los recursos propios de cada aula y/ó centro formativo.

Con la identificación del centro, aula, tipo de

material, categoría, precio final y si está activo u

obsoleto.

Logística: Panel / Listado Recursos y detalle

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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El sistema controla automáticamente el cumplimiento

de % de compromiso de cofinanciación y colectivos

prioritarios.

Bonificación y Justificación: Control % y Gastos / Facturas

El sistema proporciona un entorno para el

registro y control de los Gastos y facturas

asociadas a la ejecución del curso y la

bonificación del mismo.

En las convocatorias de formación de oferta,

permite la recepción de facturas (gastos) y la

autogeneración de facturas (emisión) para su

incorporación a los ficheros de justificación

económica, pudiendo seleccionar las facturas

justificables y las no justificables.

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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El panel de control de Agrupación, nos permite conocer en todo momento el estado de la agrupación, y cada

uno de sus centros de trabajo, en relación al cumplimiento de % de cofinanciación y compromiso de colectivos

prioritarios.

El panel ofrece así mismo la posibilidad de gestionar Grupos de empresas, indicando en tiempo real el estado de

los créditos disponibles y dispuestos, así como otros tantos datos de interés para la gestión económica de la

bonificación.

Agrupaciones: Control estado agrupación

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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El sistema permite la obtención de consultas que de forma rápida (exportables a Excel), le permitan conocer el

estado económico de su expediente, así como el estado de ejecución del mismo; se dispone de un conjunto

amplio de consultas pre-configuradas, ofreciendo información en relación a cualquier información de los cursos,

empresas, alumnos, aulas, materiales, costes, etc…

Informes: Acceso consultas e informes personalizados

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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El sistema controla automáticamente aquellos grupos que deben notificarse

telemáticamente y procede con el aviso al responsable de comunicaciones así

como a la generación de los correspondientes archivos XML.

Comunicaciones: Generación de archivos XML

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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62

El sistema controla automáticamente los límites marcados por la aprobación de los planes de formación de

oferta, verificando el nº de alumnos abandonan posibles, cumplimiento de objetivos y compromisos, etc….

Certificación de formación

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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El sistema realiza de manera semi automática la propuesta de justificación, calculando y asignando a cada

concepto facturado (Gasto o factura), su epígrafe y documento de justificación (GIAs, FD, etc..).

• Generación y cálculo de costes de personal (GPAs, o GIAs)

• Control de pagos y generación de ficheros de pago para el banco.

• Control de importes subvencionados sin justificar.

• Control de escenarios (Con grupos comunicados, grupos finalizados, etc…)

• Gestión de Facturas y Pagos.

• Generación de ficheros a la FTFE

• Etc…

Justificación de formación

Gestor iFormalia

Funcionalidades

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Justificación de formación

Gestor iFormalia

Funcionalidades

Imputación de GIA, en este ejemplo podemos ver la asignación, reparto y carga del personal, y cálculo de las

imputaciones a las acciones formativas.

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Justificación de formación

Gestor iFormalia

Funcionalidades

Las bandejas de control de pagos, donde se pueden ver los certificados al corriente de pago, y la generación

de ficheros de transferencia.

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Justificación de formación

Gestor iFormalia

Funcionalidades

Permite conocer el estado económico de cada Agrupación, indicando por Empresa y Centro de trabajo los

acumulados, detallados por concepto, el cumplimiento de los % de colectivos y cofinanciación.

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Justificación de formación

Gestor iFormalia

Funcionalidades

control de ejecución de pago, para registrar el resguardo de transferencia a cada pago.

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El sistema permite lectura de documentos impresos como exámenes y cuestionarios, interpretando los datos

escaneados para cumplimentar las fichas electrónicas correspondientes y generar alertas o avisos en caso de

baja puntuación, incidencia grave, etc….

Lector de Cuestionarios y Exámenes (Impresos)

Gestor iFormalia

Funcionalidades

Apartado de cargas, para subir ficheros zip,

donde están los cuestionarios escaneados.

Archivos para cargar (lectura en cualquier

escáner del centro o entidad ejecutora)

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Lector de Cuestionarios y Exámenes (Impresos)

Gestor iFormalia

Funcionalidades

Apartado de cuestionarios o exámenes ya

leídos, identificando si existen o no

incidencias en cada uno

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Lector de Cuestionarios y Exámenes (Impresos)

Gestor iFormalia

Funcionalidades

Apartado de cuestionarios leídos.

Para cada impreso leído, se permite su

edición y corrección, teniendo como

referencia el propio documento escaneado.

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Gestor iFormalia

Introducción

Diagrama Funcional

Características Técnicas

Funcionalidades

Sistemas de Alojamiento: Hosting

Licencias

Acceso a la Demo

Algunas Referencias

Agendaíndice

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Gestor iFormalia

Centro de datos de Alta disponibilidad 24 x 7, con un funcionamiento garantizado del 99,5% y tiempo de

restablecimiento máximo de 4 horas y pérdida de datos máxima de 15 minutos.

Sistemas de backups Veeam Backup, completos cada hora en servidor de respaldo externo y cada 15

minutos diferenciales.

BBDD: Servidor virtual compartido dedicado: 32 GB RAM, 100 GB asignados para bbdd, Intel Quad Core.

Aplicación: Servidor virtual compartido: 32 GB RAM, 100 GB asignados, Intel Quad Core.

Seguridad avanzada, firewall profesional y auditoría incluida.

Licencias software Windows Server 2008, SQL Server 2008 r2, IIS 7, FW .Net 4.0, Antivirus y actualizaciones.

Transferencia mensual ilimitada.

Cloud server provisto de sistemas de UPS 24*7 y redundancia.

Servicio técnico 8 x 5 y respuesta máxima en 24 horas.

Conectividad simétrica 50 Mbs U/D.

Transferencia mensual ilimitada.

Acceso a centro de datos con seguridad individual y perimetral.

Permite conectividad directa al servidor DMZ para integraciones mediante su API.

Generación de impresos y exportaciones en paquete office (licencia) ya incluido.

Servidores bajo https (certificado wildcard *.iformalia.es, permite instalación de certificado propio del

cliente) y conexiones seguras.

Hosting básico (incluido en

todas las licencias) Cloud Hosting

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Alojamiento Infraestructura (*)Balanceo

carga

Número

máximo

peticiones

(**)

Cabina

discos

Admin

técnica

Plus Maxi (recomendad

o para más de

10 gestores)

Cluster VMWare dedicado 2VMx4Gb RAM IIS + 2VMx8Gb

RAM SQL Server Master/Slave dedicado

Firewall

balanceador

multialgoritmo

350 por

segundo /

7.560 por día

200 Gb21 horas

anuales

(**) Orientativo en base a horarios de máxima actividad (horas punta).

(*) Para plataformas con alta carga de actividad o número de usuarios al día superior a 20, se recomienda implantar un plan de

alta disponibilidad y rendimiento. Para otras opciones consultar.

Alta disponibilidad y

rendimiento

Gestor iFormalia

Hosting Superior, ampliaciones

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Gestor iFormalia

Introducción

Diagrama Funcional

Características Técnicas

Funcionalidades

Sistemas de Alojamiento: Hosting

Licencias y Formas de pago

Acceso a la Demo

Algunas Referencias

Agendaíndice

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Gestor iFormalia

PreciosLicencias

CONCEPTO COSTE NO

ASOCIADODESCUENTO LICENCIA

PRECIO FINAL

ASOCIADO

Licencia ERP iformalia

Gestor Avanzado de Formación Programada (Bonificada) y formación Privada

Comunicaciones XML, Documentación (Diplomas, Hojas de firmas, recibís, etc…), Envío Mails Alumnos,

alertas , avisos y control Asistencia.

3.750,00 €25% Anual

3.000 €

+ Ampliación licencia ERP iformalia:

Portal Oferta Formativa y Pasarelas de pago (TPV, PayPal, Cupones descuento).

Gestión Solicitudes, mailing interesados, listas LOPD, Control de pagos (pago fraccionado, único),

etc...

1.000,00 €25% Anual

750 €

+ Ampliación licencia ERP iformalia:

Gestión planes Ocupados y Jóvenes Estatales, generación de ficheros, consultas de ayuda a

Certificación y Justificación, registro de facturas y gestión de PNLs.1.250,00 €

25% Anual1.000 €

+ Ampliación licencia ERP iformalia:

Plataforma LMS Teleformación integrada con todos los requisitos FTFE

Backup, alojamiento y mantenimiento incluido.

Integrada con el ERP por completo, generación y envío de claves, informes detallados seguimiento,

avisos No inician, avisos No cumple 75%, etc...

1.250,00 €25% Anual

1.000 €

Licencia ERP Agencia Colocación

Gestor Avanzado de Agencia de Colocación Privada

Ficheros mensuales y anuales XML al SNE, Documentación (IPI, Certificado de Asistencia, etc..), Envío Mails

Usuarios, Gestión del CV y entrevista de diagnóstico, gestión de perfiles, buscador candidatos, gestor

ofertas.

1.500,00 €25% Anual

1.200 €

+ Ampliación licencia Agencia Colocación Online:

Portal Oferta de Empleo y Cursos

Gestión de Candidaturas y Solicitudes, mailing interesados, acceso Empresas, etc..1.250,00 €

25% Anual1.000 €

Formación y entrenamiento (1 sesión de 2 horas por video conferencia) Incluido

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Gestor iFormalia

Forma de PagoPago Fraccionado mensual

El pago se realiza en 12 cuotas mensuales, para minimizar la inversión

inicial en el sistema, facilitando la financiación del mismo.

Se giran los recibos por domiciliación bancaria y se emiten las facturas

mensuales.

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Gestor iFormalia

Introducción

Diagrama Funcional

Características Técnicas

Funcionalidades

Sistemas de Alojamiento: Hosting

Licencias

Acceso a la Demo

Algunas Referencias

Agendaíndice

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Campus iFormalia

ReferenciasSistemas de gestión de Formación

Agentes Sociales

Sector Privado

Administraciones Públicas

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Entidades privadas

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ReferenciasEjecución y gestión de Formación

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