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TrminoDefinicin
Abreviatura:Es la representacin grfica de una palabra reducida
en una o varias de sus letras.
Acuerdo 060 de 2001:Es una publicacin en la cual se reflejan
jurdicamente las disposiciones legales que deben contener los
contenidos de los documentos, as como sus caractersticas internas y
externas y la forma de cmo se deben recibir y despachar, segn las
especificaciones de la unidad de correspondencia.
Agrupar:Recopilar, ordenar y clasificar documentos u otro
material.
Alcalinidad del papel:En los documentos se puede identificar
como la cualidad de neutralizar los factores climticos tales como
la humedad y otra clase de cidos.
Almacenar:Se refiere a la accin de agrupar documentos en un
archivo o gabinete.
Archivo Central o Intermedio:Se agrupan documentos transferidos
por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia.
Archivo de Gestin:Comprende toda la documentacin que es sometida
a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten.
Archivo Histrico:Es aquel al que se transfieren desde el archivo
central los documentos de archivo de conservacin permanente.
Archivo:Conjunto de documentos generados como producto de una
gestin, por lo general institucional. Una vez cumplido su trmite se
deben conservar.
B
TrminoDefinicin
Backup:Unacopia de seguridad o copia de respaldoobackup(su
nombre eningls). En tecnologas de lainformacineinformticaes una
copia de los datos originales que se realiza, con el fin de
disponer de un medio de recuperarlos en caso de su prdida.
Banco de datos:Conjunto de registros organizados que contienen
una informacin especfica.
C
TrminoDefinicin
Catlogo:Es el conjunto de series ordenadas en materias o asuntos
que maneja un archivo o entidades fsicas que intervienen en la
tramitacin de los documentos.
Clasificacin:Definir en categoras o tipos, ciertos elementos que
requieren de un anlisis especfico.
Comunicacin:Forma verbal o no verbal que permite la transmisin
de una informacin, a travs de la intervencin de elementos precisos
como son el emisor (quien enva el mensaje), receptor (quien recibe
el mensaje), canal (medio utilizado) y un cdigo (conjunto de
lenguas o convenciones que apoyan la transmisin del mensaje).
Conservacin documental:Es el proceso que se debe realizar para
mantener todas las caractersticas primarias de los documentos,
garantizando su estado fsico y sus contenidos.
Correspondencia:Se puede entender como la forma de comunicarse e
intercambiar informacin entre las personas o mediante circulares,
cartas, fax y dems.
Cuneiforme:Referido a ciertos caracteres de forma de cua o de
clavo, que algunos pueblos de Asia usaron antiguamente en la
escritura.
E
TrminoDefinicin
Estadidad:Condicin de Estado federal, con referencia a los
Estados Unidos de Amrica.
Expediente:Conjunto de documentos del mismo asunto, ordenados de
una forma especial en una carpeta, la cual tiene pestaa
rotulada.
F
TrminoDefinicin
Foliar:Efectuar la numeracin por hojas de un archivo
identificando claramente los volmenes de los contenidos
documentales y sus anexos.
G
TrminoDefinicin
Gestin Documental:Conjunto de trmites y normas tcnicas que
permiten que un documento, desde su origen hasta la terminacin de
su produccin y contenidos, cumplan con el objetivo para el cul ha
sido elaborado, dentro de los trminos jurdicos establecidos por las
normas legales vigentes, hasta la entrega a su destino final.
L
TrminoDefinicin
Legajo:Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, en donde
se aseguran los documentos de un mismo tema.
M
TrminoDefinicin
Manejo de Documentos:Consiste en el proceso de planeacin,
organizacin y control de la creacin, proteccin, utilizacin,
almacenamiento y eliminacin de documentos.
P
TrminoDefinicin
Paginar:Efectuar la numeracin detallada por pginas de un
documento.
R
TrminoDefinicin
Revisin Documental:Pasos que se deben tener en cuenta para
realizar la verificacin de los criterios, con los cuales se ha
elaborado un documento para que cumpla adecuadamente su objetivo en
la etapa de recepcin, despacho y funcin.
S
TrminoDefinicin
Sigla:Palabra que se construye con las iniciales o partes de
otras palabras.
Soportes documentales:Se entiende por soportes documentales la
recopilacin de otra clase de evidencias, diferentes a los
documentos transcritos en el papel.
U
TrminoDefinicin
Unidad de correspondencia:Se le llama as al centro o la oficina
de acopio de todos los documentos y comunicaciones internas y
externas. En ella se realiza la clasificacin de los mismos, para
luego hacer la debida distribucin al personal de la empresa.
Usuario:Personas que van en busca de una informacin que
requieren. Los encontramos internos y externos.
V
TrminoDefinicin
Vigencia:Es el trmino que define el inicio y fin de la vida til
de los documentos.
