GLOSARIO

MARIPROBI CIA LTDA

MANEJO DE RIESGOS Y PROTECCIÓN DE BIENES

Sistema Informático de Gestión

Administrativa Mariprobi Cía. Ltda.

Glosario

Versión 1.0

Sistema Informático de Gestión Administrativa MARIPROBI CIA. LTDA. Versión 1.0

Documento: SIMAC – GLOSARIO

GLOSARIO Fecha: 30/06/2011

MARIPROBI CIA. LTDA. - Manejo de Riesgos y Protección de Bienes Página 2 de 8

HISTORIAL DE REVISIONES

HISTORIAL DE REVISIONES

FECHA VERSIÓN DESRIPCIÓN RESPONSABLES

17/05/2011 1.0 Presentación Preliminar como propuesta de desarrollo

Xavier Nievez Johnny Urdin Luis Campoverde

17/05/2011 1.0 Presentación de Avance de Proyecto – Glosario de Términos del Proyecto


30/06/2011 1.0 Presentación de Avance de Proyecto - Agrupación de todos los Entregables del proyecto






ÍNDICE

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 4

PROPÓSITO ........................................................................................................................................................... 4

ALCANCE .............................................................................................................................................................. 4

REFERENCIAS ........................................................................................................................................................ 4

ORGANIZACIÓN DEL GLOSARIO ........................................................................................................................ 4

2. DEFINICIONES ........................................................................................................................ 4

ALMACÉN ............................................................................................................................................................. 4

ATENDER PEDIDO ................................................................................................................................................ 4

CANCELAR PEDIDO ATENDIDO ........................................................................................................................... 5

CANCELAR PEDIDO EN ELABORACIÓN ............................................................................................................... 5

CANCELAR PEDIDO LISTO PARA ENVÍO ............................................................................................................. 5

CATÁLOGO DE PRODUCTOS ............................................................................................................................... 5

CLIENTE EXTERNO ................................................................................................................................................ 5

COBRO A CLIENTES .............................................................................................................................................. 5

COMPRAR A PROVEEDOR ................................................................................................................................... 6

CONSULTAR CATÁLOGO ..................................................................................................................................... 6

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FACTURACIÓN .................................................................................... 6

DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA ......................................................................................................................... 6

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS ..................................................................................................... 6

ELABORAR PEDIDO .............................................................................................................................................. 6

FACTURAR ENTREGA DE UN PEDIDO .................................................................................................................. 7

GESTIÓN DE CLIENTES ......................................................................................................................................... 7

GESTIÓN DE PERSONAL ....................................................................................................................................... 7

FACTURA DE VENTA ............................................................................................................................................ 7

JEFE DE ALMACÉN ................................................................................................................................................ 7

JEFE DE VENTAS .................................................................................................................................................... 7

GESTIÓN DE PRODUCTO ..................................................................................................................................... 8

PROVEEDOR ......................................................................................................................................................... 8

REABASTECER ALMACÉN ..................................................................................................................................... 8

REGISTRARSE EN EL SISTEMA .............................................................................................................................. 8

REPOSICIÓN DE STOCK........................................................................................................................................ 8





GLOSARIO

1. INTRODUCCIÓN

Este documento recoge todos y cada uno de los términos manejados a lo largo de

todo el proyecto de desarrollo del Sistema Informático de Gestión Administrativa

MARIPROBI Cía. Ltda. Se trata de un diccionario informal de datos y definiciones

de la nomenclatura que se maneja, de tal modo que se crea un estándar para todo el

proyecto.

PROPÓSITO

El propósito de este glosario es definir con exactitud y sin ambigüedad la

terminología manejada en el proyecto de desarrollo de un sistema de gestión

administrativa. También sirve como guía de consulta para la clarificación de los

puntos conflictivos o poco esclarecedores del proyecto.

ALCANCE

El alcance del presente documento se extiende a todos los subsistemas definidos

para la empresa MARIPROBI Cía. Ltda. De tal modo que la terminología empleada

en cada uno de los diferentes departamentos de la empresa, se refleja con claridad

en este documento.

REFERENCIAS

El presente glosario hace referencia a los siguientes documentos:

- Documento Plan de Desarrollo Software del Proyecto SIMAC

- Documento Visión del Proyecto SIMAC

- Documentos de Especificación de Casos de Uso del Proyecto SIMAC

- Documentos de Especificación de Casos de Pruebas del Proyecto SIMAC

ORGANIZACIÓN DEL GLOSARIO

El presente documento está organizado por definiciones de términos ordenados de

forma ascendente según la ordenación alfabética tradicional del Español.

2. DEFINICIONES

A continuación se presentan todos los términos manejados a lo largo de todo el

proyecto de desarrollo del Sistema Informático de Gestión Administrativa

MARIORIBI Cía. Ltda.

ALMACÉN

Un almacén es una de las naves pertenecientes a la empresa Deportes LSI 03 en la

que se mantiene el stock de productos que se servirá a los clientes según pedido.

Existe un almacén por cada región definida, que es el encargado de servir los

pedidos de aquellos clientes cuya dirección de envío sea la perteneciente a dicha

región. La empresa también dispone de un almacén central desde el cual se

reabastece el stock de los distintos almacenes regionales.

ATENDER PEDIDO

El técnico del almacén de una determinada región selecciona un pedido y asigna

línea por línea una reserva de stock del producto para dicho pedido.





CANCELAR PEDIDO ATENDIDO

Un pedido que ya ha sido atendido por un técnico de almacén puede ser cancelado

por el técnico de almacén mientras el pedido esté en el almacén y no esté en envío,

simplemente eliminándolo de la base de datos y liberando el stock que tiene

asignado. El cliente puede cancelar un pedido que está siendo enviado, pero con un

cargo añadido por costes de transporte.

CANCELAR PEDIDO EN ELABORACIÓN

Un pedido que se encuentra en estado de elaboración puede ser cancelado o bien a

través de un representante de ventas o bien a través de una operadora. El primero de

ellos podrá eliminar pedidos en elaboración de aquellos clientes a quienes

represente, mientras que la segunda puede cancelar pedidos en elaboración de

cualquier cliente. El propio cliente puede eliminar directamente sus pedidos en

elaboración si accede al sistema como cliente online y directamente a través de la

página web de elaborar pedidos online.

CANCELAR PEDIDO LISTO PARA ENVÍO

Un pedido en estado de listo para envío sólo puede ser cancelado por el técnico de

almacén que pertenezca al almacén regional que sirve a dicho pedido. El pedido

podrá ser eliminado de la lista de pedidos listos para envío mediante la interfaz del

mencionado usuario, actualizándose la lista de pedidos listos para envío.

CATÁLOGO DE PRODUCTOS

El catálogo de productos es la colección de artículos deportivos con los que trabaja

la empresa Deportes Lsi 03. Se trata de un compendio de toda clase de artículos,

como por ejemplo, zapatillas de deportes, camisetas, balones, raquetas, pelotas,

pantalones de deportes, chándales, bicicletas, etc. El catálogo de productos

comprende el nombre del artículo, una referencia del mismo dentro de la

catalogación de la empresa, una descripción del producto, una fotografía del mismo

y el precio de venta.

CLIENTE EXTERNO

El cliente externo es el cliente propiamente dicho, es decir, en la visión que ofrece

Rational Rose del modelo de casos de uso del negocio, el cliente externo representa

uno de tantos agentes externos con los que interactúa la empresa Deportes LSI 03.

Por tanto, el cliente externo es el comprador de los artículos, que puede ser

cualquier tienda de deportes, grandes almacenes e incluso particulares.

COBRO A CLIENTES

El pago de los pedidos que realizan los clientes se realiza de diversas maneras

según el tipo de cliente. En primer lugar, una vez que se ha entregado la mercancía

en la dirección de envío que ha especificado el cliente para la entrega de un pedido,

se realiza la formalización de un recibo que posteriormente se introducirá en el

sistema informático. En segundo lugar, una vez que el recibo ha llegado al

departamento de cobro y facturación, se determina el tipo de pago que ha de

realizar el cliente según la forma de pago que haya solicitado (a 30 días, a 60 días,

etc.). Por último, se remite la factura al cliente una vez realizado el cobro del

pedido.





COMPRAR A PROVEEDOR

La compra a proveedores se realiza a través del departamento de logística,

encargado de reabastecer tanto el almacén central como los distintos almacenes

regionales de la empresa. El ingeniero de logística contacta con los distintos

proveedores cuando se detecta déficit en algún artículo o cuando se prevé un

volumen de ventas elevado. Se selecciona al proveedor que marque el precio más

competitivo de acuerdo con la política de compras que marca la empresa.

CONSULTAR CATÁLOGO

La consulta del catálogo se realiza mediante las interfaces que ofrece el sistema.

Tanto los representantes de ventas como las operadoras pueden en todo momento

consultar el catálogo para informar a sus clientes de las descripciones de los

productos y precios, y para consultar las referencias de los artículos. Los empleados

del departamento de marketing también consultan el catálogo para buscar posibles

actualizaciones. También se puede consultar el catálogo de productos a través de

Internet vía la web de la empresa, como cliente online.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FACTURACIÓN

El departamento de contabilidad y facturación es el encargado del cobro de pedidos

entregados a los clientes, de facturar a los clientes, de la asignación de

remuneraciones de los distintos empleados y de todas las características propias de

la contabilidad empresarial.

DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA

Departamento encargado de la gestión eficiente de la distribución de productos y

stock del almacén central de la empresa a los distintos almacenes regionales.

También tiene la funcionalidad de compra de productos a proveedores para

reabastecer el stock del almacén central y de la gestión eficiente de las distintas

regiones definidas para todos los países en los que Deportes LSI 03 ofrece sus

productos.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Este departamento cumple con las siguientes funciones: la distribución de la

plantilla de la empresa, determinar el puesto de trabajo del personal, determinar los

contratos que se fijan con cada empleado, controlar las estadísticas de rendimiento

y realizar entrevistas de trabajo. También cumple la función de despido y

contratación de los trabajadores.

ELABORAR PEDIDO

El representante de ventas o la operadora reciben la petición de un cliente para

elaborar pedido. El listado de pedidos en elaboración de dicho cliente aparece en la

pantalla y el representante de ventas o la operadora pueden modificar un pedido ya

existente, borrarlo, o bien crear uno nuevo. El representante de ventas o la

operadora pueden añadir o modificar líneas de un pedido en elaboración ya

existente o añadir nuevas líneas a un pedido nuevo. Una vez hayan concluido

pueden pasar el pedido al almacén regional correspondiente a la dirección de envío

o bien guardarlo como pedido en elaboración para posteriores modificaciones.





FACTURAR ENTREGA DE UN PEDIDO

Una vez que un pedido ha sido entregado en la dirección de envío que había

especificado el cliente, éste firma un recibo de entrega que será introducido en el

sistema por el encargado de transportes. Una vez hecho esto, el pedido figura como

pendiente de cobro. El empleado del departamento de contabilidad y facturación

consulta los pedidos que quedar por facturar y genera las facturas de los mismos,

teniendo en cuenta la forma de pago especificada por pedido y cliente.

GESTIÓN DE CLIENTES

Gestión de clientes es un caso de uso definido dentro del subsistema de gestión de

ventas, y cuya funcionalidad está definida por los representantes de ventas,

operadoras y clientes online. La gestión de clientes trata todos aquellos aspectos

que conciernen al tratamiento de datos de clientes, ya sea alta de nuevos clientes,

baja de clientes que ya figurasen en el sistema, ya sea de la modificación de los

datos de los clientes que figuraban como dados de alta. Este caso de uso se puede

invocar a través de la interfaz de usuarios de ventas.

GESTIÓN DE PERSONAL

Gestión de personal es un caso de uso que invoca el jefe del departamento de

recursos humanos y cuya funcionalidad define el reparto y asignación de la plantilla

y puestos de trabajo de los distintos empleados de la empresa Deportes LSI 03. La

redistribución y asignación de tareas, etc, es la funcionalidad de este caso de uso.

FACTURA DE VENTA

La gestión de ventas es un subsistema definido como parte del sistema principal

que comprende toda la empresa de Deportes LSI 03 y que trata todos aquellos

aspectos del sistema que se refieren al tratamiento de ventas realizadas a los

clientes, ya sea a través de un representante de ventas o de una operadora. Este

subsistema también ofrece funcionalidad al cliente online, que puede generar y

gestionar órdenes de pedido igual que los representantes de ventas o las operadoras

aunque restringido por supuesto a sus datos personales. La funcionalidad que

recoge este subsistema engloba todo lo que concierne a la elaboración de nuevas

órdenes de pedido, modificación de órdenes ya existentes, cancelación de las

mismas o envío al almacén para que sean servidas.

JEFE DE ALMACÉN

El empleado jefe de almacén de la empresa Deportes LSI 03 participa en el sistema

dentro del subsistema de gestión de almacén, y que hace uso de las funcionalidades

definidas en los casos de uso de reposición de stock, gestión de incidencias de

almacén y consultas de pedidos.

JEFE DE VENTAS

El empleado jefe de ventas de la empresa Deportes LSI 03 participa en el sistema

dentro del subsistema de gestión de ventas, y que hace uso de las funcionalidades

definidas en los casos de uso de control de estadísticas, otorgar incentivos y gestión

de clientes.





GESTIÓN DE PRODUCTO

Los productos con los que trabaja Deportes LSI 03 son artículos deportivos, es

decir, todos aquellos artículos que tengan que ver con deportes, por ejemplo,

balones, raquetas, ropa deportiva, pelotas, redes, y cualquier tipo de producto

relacionado con el deporte como tiendas de campaña, sacos de dormir, bicicletas y

otros.

PROVEEDOR

Un proveedor de Deportes LSI 03 es todo aquel proveedor que ofrezca productos

deportivos. Ejemplos de proveedores de esta empresa son Nike, Adidas, Dunlop,

Reebok, Boomerang, etc.

REABASTECER ALMACÉN

Reabastecer almacén es un caso de uso del subsistema del departamento de

logística y que consiste en que el ingeniero de logística solicita a un proveedor o a

un almacén, ya sea el central u otro regional, que sirva artículos a uno o varios

almacenes para reponer el stock necesario para atender órdenes de pedido.

REGISTRARSE EN EL SISTEMA

Cada vez que un usuario accede al sistema debe registrarse en el mismo haciendo

uso de un nombre de usuario y una contraseña asociada al mismo. Estos datos

figuran en la base de datos, y el sistema comprueba que son correctos y ofrece la

funcionalidad determinada según el tipo de usuario que se haya registrado. Por

ejemplo, si el técnico de almacén se registra en el sistema sólo podrá acceder a la

funcionalidad de técnico de almacén y sólo podrá trabajar con los pedidos

pertenecientes a la región asignada al almacén en que trabaja.

REPOSICIÓN DE STOCK

Reabastecer almacén es un caso de uso del subsistema de gestión de almacén que

consiste en solicitar a un almacén, ya sea el central u otro regional, que sirva

artículos a otro almacén para reponer el stock necesario para atender órdenes de

pedido.

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