GLOSARIO DE COMPRAS

UNIVERSIDAD DR. JOSE MATIAS DELGADOFACULTAD DE ECONOMIA, EMPRESA Y NEGOCIOS.

ALGUNAS DEFINICIONES Y/O TERMINOS UTILIZADOS EN EL AMBIENTE DE LAS COMPRAS

ADUANAS.- Son oficinas públicas cuya finalidad primordial es la de controlar el paso de mercancías nacionales o extranjeras que, procedentes del exterior, van hacia otros territorios aduaneros o circulan entre diversos puntos de un mismo ámbito geográfico. También se encarga de la liquidación de los impuestos establecidos, por las importaciones y exportaciones de mercancías.

AGENTE ADUANAL: Persona especializada en asuntos de manejo de trámites en las aduanas, relacionados con la importación y exportación de productos. Cuando se refiere a importación de mercaderías, se encarga de hacer la declaración de mercaderías, asignando la correcta partida arancelaria, de la cual depende el monto de impuestos a pagar. Es un intermediario que actúa en nombre y representación del propietario importador de la mercadería. En El Salvador, para poder ejercer la profesión de Agente Aduanal, se debe obtener un permiso de la Dirección General de Aduanas y su actuación debe estar apegada a la ley.

ALMACENES O BODEGAS.- Son los lugares de almacenamiento de bienes.

ARTÍCULOS EN EXISTENCIA.- Número determinado de archivos que se mantienen en registro individual de control de inventario y que se mantienen físicamente en existencia en las bodegas

Pueden existir dos tipos de bodega: Bodegas centrales y de tránsito. Estas bodegas tienen bajo su responsabilidad las siguientes actividades:

Recepción y verificación del estado de productos entregados por los proveedores. Ubicación, control de calidad y custodia de los productos Entrega de los productos almacenados en óptimas condiciones a los usuarios

solicitantes.

BODEGAS DE TRÁNSITO.- Son bodegas temporales en las cuales se almacenan los productos en un corto período de tiempo. En estas bodegas pueden encontrarse materiales en tránsito locales o importados.

BODEGAS CENTRALES.- Son bodegas que mantienen el almacenamiento permanente de bienes.

BODEGUERO.- Persona encargada de administrar y registrar las transacciones de la bodega.

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BROKER: Intermediario que hace las compras en un lugar lejano al del comprador que necesita esos productos, y que recibe una comisión por el trabajo que realiza por cuenta e ese cliente.

CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO.- Permite identificar la cantidad económica por la cual se efectúa un pedido (No es el valor de la orden). Esto quiere decir, una solicitud o pedido rentable para la empresa, que no ocasiona costos adicionales innecesarios, como los causaría otra cantidad diferente.

CARTA DE PORTE (CONOCIMIENTO DE EMBARQUE TERRESTRE).- Es un documento que emite la empresa transportista terrestre donde se hace constar que se ha recibido la mercadería a transportar, se describe la mercadería, quien el destinatario o sea el propietario de esa mercadería, el lugar (país) donde será descargado, el nombre del motorista que transportará el producto, así como la descripción del camión o tráiler que lo llevará. Este documento es parte de los papeles que se deben presentar en las aduanas terrestres para poder moverlo hasta el destino final.

CONOCIMIENTO DE EMBARQUE AEREO (AIR WAY BILL / AWB).- Es el documento más importante emitido por un transportista de carga aérea (carrier) o sus agentes de carga autorizados, combina entre otros los siguientes aspectos:· Evidencia documental del contrato de transporte.· Prueba de recibo de las mercaderías para su transporte.· Factura del flete.· Certificación del seguro, cuando sea requerida por el expedidor.· Conocimiento de embarque para manejar, despachar y entregar las mercaderías.

CONOCIMIENTO DE EMBARQUE MARITIMO (B/L).- Es un documento que emite la empresa naviera donde se hace constar que se ha recibido la mercadería a transportar, se describe la mercadería, quien el destinatario o sea el propietario de esa mercadería, el puerto donde será desembarcado, el nombre del buque que transportará el producto. Este documento es parte de los papeles que se deben presentar en las aduanas para poder retirarlo.

CONTROL.- Seguimiento, rastreo, alertar para asegurar que los planes y programas están siendo observados.

CONTROL DE CALIDAD: Se refiere a la revisión especializada de los productos que se reciben en la planta. En una empresa industrial se controla la calidad de los productos químicos, las materias primas, el material de empaque, y otros, para ver si cumplen las especificaciones técnicas que se indicaron al proveedor. En una empresa comercial se verifica que la mercadería comprada venga en perfectas condiciones de funcionamiento y presentación, para ponerlas a la ventaCOSTOS DE ORDENAR.- Costos asociados a los pedidos, independientes del tamaño de la orden y que son gastos que se incurren por el hecho de hacer la orden o pedido.

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COSTO DE MANTENER INVENTARIOS: Costo en que incurre la empresa cuando mantiene existencias de inventarios. En este grupo de gastos se encuentran, por ejemplo la depreciación del edificio del almacén o bodega o el alquiler de bodegas, mantenimiento de las instalaciones del almacén o bodega, mantenimiento del equipo para el manejo de los productos dentro de la bodega, el seguro de las mercaderías, el seguro de la bodega, la mano de obra del personal que labora en la bodega, etc.

COSTO TOTAL ANUAL DE INVENTARIOS.- Es igual a la suma de los costos de ordenar más el costo de mantener inventarios.

CRATING / EMBALAJE. - Se denomina embalaje al tipo de protección / facilitación que se utilizará para los productos durante el tránsito del transporte internacional. Atiende igualmente que el empaque a la naturaleza de la carga, misma que ya identificamos. Disminuye los riesgos del transporte e igualmente facilita los aspectos relacionados con el manejo, tales como: manejos en puertos y aeropuertos; transportes multimodales involucrados; bodegajes y almacenajes; cargas y descargas; etc.

CUARENTENA: Término utilizado en las aduanas para identificar la situación por la que puede estar pasando una mercadería cuando se tiene duda de su origen, de su composición química, su naturaleza y/o su estado de higiene o de mezcla o situación fitosanitaria, etc. y que debe ser inspeccionado por peritos o analistas especializados, antes de dar la autorización para su importación.

DEMANDA.- Número real de materiales solicitados por un cliente o departamento de servicio en un pedido específico.

FACTURA PRO-FORMA: Documento que sirve de información para el comprador y que le envía el proveedor detallando las mercaderías con el valor estimado que tendrán en la factura original y definitiva cuando haga el despacho. Este documento le sirve al comprador para adelantar trámites tales como permisos y aseguranzas, según sea el caso.

FREIGTH FORWARDER: Encargado de consolidar cargas para embarcar y despachar hacia el puerto que le indica, ya sea el broker o el comprador.

GARANTIAS.- El proveedor garantiza que la mercadería cumple con las siguientes características:

a) Correspondencia del bien a la orden de comprab) Optima calidad de los bienes entregadosc) Mercadería libre de todo dominio Legald) Mercadería que cumpla con las condiciones estipuladas en la Orden de Compra

HAZARDOUS: Palabra utilizada para identificar mercadería que debe tener un cuidado especial para su manejo y almacenaje. Aquí se encuentran productos químicos, cuya

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naturaleza puede causar siniestros o daños en caso de haber fugas. Se acostumbra marcar los empaques con esta palabra para que quienes lo transporten sepan la delicadeza del producto que contiene y que se le dé el manejo cuidadoso que merece.

INSPECCCION.- La mercadería descrita en la orden está sujeta a inspección por parte del comprador en su lugar de destino.

El comprador se reserva el derecho regresar todo o parte de la mercadería si no cumple con los requisitos establecidos.

MÁXIMO.- Cantidad máxima que se debe mantener en stock, No sobre-exceso.

MERCADERIA.- Se denomina así a los artículos o trabajos hechos por el proveedor bajo términos y condiciones descritas en la orden de compra.

MERCADERIA EN TRANSITO.- Se le llama así a los productos que vienen en camino, que ya despachó el proveedor pero que todavía no han llegado a las bodegas del comprador.

MERCADERIA FRÁGIL: Término utilizado para identificar mercaderías que necesitan un cuidado especial para su manejo durante el transporte y almacenaje. Aquí encontramos productos tales como cristalería, obras de arte, electrodomésticos, aparatos de precisión, etc. Se acostumbra marcar los empaques con la palabra FRÁGIL para que quienes lo transporten sepan la delicadeza del producto que contiene y que se le dé el manejo cuidadoso que merece.

MÍNIMO.- Número determinado que permite la satisfacción de la demanda normalEs la cantidad mínima de un ítem que debe ser mantenida en inventario. Lo ideal es que el inventario inicial de cada período se aproxime lo más posible a él. Se podría decir también, que representa el stock de seguridad de un material.

ORDEN DE COMPRA (PURCHASE ORDER): Documento que un Depto. de Compras emite a un proveedor para que le despache el producto que se detalla en ella, con las condiciones que ahí se le indican. Representa un compromiso de pago con el proveedor cuando ya ha entregado lo solicitado, de conformidad con lo estipulado.

PACKING LIST.- Lista de Empaque que viene en la documentación de un embarque y que detalla los productos que han sido despachados por el proveedor. Este listado es el que sirve de base en las aduanas para revisar lo que viene en cada embarque, y en las empresas, para conocer lo que se recibe en la bodega.

PRECONTRATO.- Es un compromiso establecido de forma verbal o escrita con proveedores de bienes. Estos precontratos establecen compromisos de pago en porcentajes, fechas de compromiso de entrega de bienes, descuentos por pronto pago, entre otras características.

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PUNTO DE REORDEN.- Cuando el nivel de inventario baja hasta este punto, se hace un nuevo pedido que llegará algún tiempo después. Este punto podría ser cuando se llega al nivel del stock mínimo o del stock de seguridad.

RECINTO FISCAL: Término usado muchas veces para identificar sucursales de las aduanas. Estos recintos fiscales deben estar debidamente autorizados por las autoridades gubernamentales correspondientes para actuar como extensiones de las aduanas y tienen la responsabilidad de actuar como tales. En El Salvador, un ejemplo lo podemos hallar en la mayoría de empresas conocidas como Almacenes Generales de Depósito.REQUISICIÓN DE BODEGA.- Este documento es una solicitud que debe ser llenada, autorizada y aprobada a fin de permitir la compra de bienes inexistentes en la empresa.

REQUISICIONES DE COMPRA.- Este documento es una solicitud que debe ser llenada, autorizada y aprobada a fin de permitir la compra de bienes inexistentes en las bodegas de la empresa.

RETACEO: Ejercicio que consiste en establecer el costo de cada artículo importado. Se agrupan todos los costos incurridos en la importación (Fletes, comisiones, impuestos por la importación, gastos portuarios, seguros, etc.) para luego sumarlos al valor principal que viene en la factura y de una forma equitativa, llegar a establecer el valor unitario de costo puesto en el almacén o bodega del comprador. Para este cálculo, no incluye el Impuesto del Valor Agregado (IVA).

STOCK DE SEGURIDAD.- Número de piezas adicionales o materiales que se mantienen en existencia con la finalidad de prevenir cualquier falta de stock.

TABLA DE AUTORIDADES FINANCIERAS.- Está conformada por las personas que están autorizadas para firmar Requisiciones de Compras, Ordenes de compras. Requisiciones de Bodegas, Pagos a Proveedores, Firmas de Cheques, etc. Esta tabla deberá ser autorizada por la Gerencia General y debe estar actualizada, acorde a las necesidades de la organización y circunstancias.

VALOR DE LA ORDEN DE COMPRA: Es igual al resultado de multiplicar la cantidad o volumen de producto pedir por el precio unitario del mismo.

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