Diciembre 2012

GOBIERNO DE PUERTO RICO

DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN Secretaría Auxiliar Asuntos Federales

MANUAL DE INSTRUCCIONES PARA PREPARAR Y SOMETER EL PLAN DE

TRABAJO EN LÍNEA

Manual de Instrucciones Plan de Trabajo en Línea – Unidad de Planes de Trabajo

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HISTORIAL DE REVISIONES Fecha Versión Descripción Autor (a) 12/19/2012 1.1 Actualizar el Manual de Instrucciones

para Someter el Plan de Trabajo en Línea.

Gisela Molinuevo Morales

12/21/2012 1.2 Trabajar en los cambios y recomendaciones del Dr. Elías López de Insol.

Gisela Molinuevo Morales

12/31/2012 1.3 Anadir las instrucciones de la pestaña de Modificaciones.

Gisela Molinuevo Morales

2/12/2014 1.4 Revisión de Manual a tono con nuevos cambios.

Yvette Domenech Avilés

3/23/2017 1.5 Revisión de Manual a tono con nuevos cambios.

Christian Mercado Nieves

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Tabla de Contenido

A. Introducción ..................................................................................................................... 3

B. Procedimiento para preparar y someter el Plan de Trabajo ........................................ 3

C. Procedimiento para Acceder la Plataforma del Sistema de UPT ................................ 4

1. Registrarse ................................................................................................................... 4

2. Entrar al Sistema (“Login”) ......................................................................................... 8

3. Cómo recuperar su contraseña (password) .............................................................. 8

D. Crear y Someter el Plan de Trabajo con los Anejos que entienda pertinentes ....... 10

Pantalla Principal – Inicio y Perfil del Usuario ............................................................ 10

a. Crear y someter Plan de Trabajo .............................................................................. 11

b. Búsqueda de Solicitud/Plan de Trabajo .................................................................. 15

c. Perfil del Usuario ........................................................................................................ 20

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A. Introducción

La Plataforma desarrollada para el proceso de los Planes de Trabajo, automatiza y agiliza el proceso de envío, evaluación, otorgación de fondos (Programas Federales) y aprobación de los Planes de Trabajo. Para poder acceder esta aplicación, existen unos requerimientos mínimos que todo solicitante tiene que validar, antes de comenzar el proceso de registro y/o creación de un Plan de Trabajo en la misma. A continuación los requerimientos mínimos: • Computadora Personal (PC o Laptop).

• Navegador (“Browser”)-tiene que ser Internet Explorer, con versión ocho (8) o

superior.

• Aplicación para el manejo de documentos (Word, Excel, etc.) – MS Office 2007 o superior.

• Conexión a la Internet, preferiblemente rápida, estable y confiable.

B. Procedimiento para preparar y someter el Plan de Trabajo Para someter un Plan de Trabajo se debe seguir el siguiente procedimiento: • Ir al Portal del Departamento de Educación (http://www.de.gobierno.pr) y

descargar a su computador los siguientes formularios y/o guías:

o Formulario de Plan de Trabajo (Plantilla guía para cumplimentar el Plan de Trabajo)

o Manual para el Solicitante – registro y acceso a la aplicación

• Leer la Guía y cumplimentar el Plan de Trabajo en todas sus partes, utilizando la aplicación. Cumplimentar o redactar cualquier documento adicional que requiera el Plan de Trabajo, en formato electrónico, para poder incorporarlo al momento de someter el Plan de Trabajo.

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C. Procedimiento para Acceder la Plataforma del Sistema de UPT

1. Registrarse

Si es la primera vez que accede el Sistema de UPT. Acceda el enlace que aparece en el Portal del Departamento de Educación, aparece la pantalla de Bienvenidos al Sistema UPT y a la derecha de la pantalla la sección para registrarse Login:

Haga clic en el botón de Registrarse, aparece la pantalla de Formulario de Registro:

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Llene todos los campos con la información requerida (usuario, contraseña, confirmar contraseña, correo electrónico, nombre, apellido, dirección postal y física, pueblo, código postal tipo de originador y teléfono de contacto, incluyendo fax).

Este formulario tiene 4 pantallas que hay que completar, oprima el botón de Siguiente para pasar a la próxima pantalla. La quinta y última pantalla es la de Revisión de Datos para que verifique si la información que registró es la correcta. Si encontró algún error, haga clic en el botón de Anterior hasta llegar a la pantalla que hay que corregir. De lo contrario, haga clic en el botón de Enviar Datos.

Aparece un mensaje indicándole que el proceso se ha completado exitosamente.

Acceda su cuenta de correo electrónico registrada y abra el mensaje recibido:

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Encontrará su nombre de usuario, contraseña y el Código de Confirmación. Haga clic en el botón de Confirmar Registro.

Aparece la pantalla de Confirmar Registro:

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Escriba el Código de Confirmación que aparece en el mensaje electrónico en el campo provisto. Haga clic en el botón de Confirmar Cuenta.

Aparece la pantalla de Bienvenidos al Sistema UPT con el mensaje de confirmación:

Ya está listo para acceder el Sistema de UPT.

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2. Entrar al Sistema (“Login”)

Acceda el enlace que aparece en el Portal del Departamento de Educación, aparece la pantalla de Bienvenidos al Sistema de UPT (http://upt.dde.pr:9081/UPT_EXT/index.jsp):

Si es un usuario ya registrado o que ha sometido Planes anteriormente, ingrese su nombre de Usuario (username) y Contraseña (password) para acceder al sistema. (En el caso de que no esté registrado, pase a la sección 1. y siga las instrucciones. Si se le olvidó su contraseña, diríjase a la sección 3. para recuperar su contraseña). Después de ingresar sus datos, haga clic en el botón de Entrar.

3. Cómo recuperar su contraseña (password)

Si no recuerda su contraseña (password), haga clic en el enlace ¿Olvidó su Contraseña? quese encuentra en el lado inferior derecho en la pantalla de inicio. Al hacer clic, le aparecerá la pantalla de Recuperar Contraseña:

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Llene los campos con la información solicitada que consta de su correo electrónico (según registrado) y la pregunta de seguridad, que es el resultado de una operación matemática y haga clic en el botón de Recuperar Contraseña. Aparece el siguiente mensaje:

La contraseña ha sido enviada a su correo electrónico. Acceda su cuenta de correo electrónico registrada y abra el mensaje recibido. En éste aparecerán sus sus datos de acceso:

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Escriba los datos en un lugar seguro y regrese a la pantalla del Sistema de UPT, haga clic en el botón de Ir a pantalla de ”Log in”. Aparece la pantalla de Bienvenidos al Sistema de UPT para continuar con el proceso de acceso (Login).

D. Crear y Someter el Plan de Trabajo con los Anejos que entienda pertinentes

Una vez complete el proceso de acceso, aparece la Pantalla Principal. En el are de opciones, encontrará los renglones de Inicio y Perfil del Usuario.

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La pantalla principal tienes 2 opciones en la esquina superior izquierda: >Inicio para crear un Plan de Trabajo y 4 pestañas para ver las solicitudes Sin Someter, las solicitudes que tienen Modificaciones, las solicitudes Sometidas /En Proceso y los Planes Históricos. La segunda opción es >Perfil del Usuario y se utiliza para ver o modificar su perfil de usuario.

a. Crear y someter Plan de Trabajo

Desde la pantalla principal, en la sección de Inicio, haz clic sobre +Crear Plan. Aparece la pantalla de Solicitud para Crear Plan de Trabajo con 9 secciones en la parte superior de la solicitud que va a utilizar para registrar toda la información requerida para un Plan de Trabajo.

Si existe la instancia en que la información requerida no sea ingresada, aparecerá un mensaje y no podrá continuar a la próxima pantalla. Si hay que añadir un documento como anejo, también le será informado y no le permitirá continuar.

1. Instrucciones Enumera los pasos a seguir para crear y someter una Solicitud de Plan de Trabajo. Es la primera pantalla que ve cuando empieza a trabajar con la Solicitud.

2. Crear Portada

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Registra la información básica del Plan como título, ciclo, número de participantes, fecha, persona autorizada, etc. Si no completa toda la información de esta sección, no le permitirá continuar a la próxima sección.

3. Informe de Logros Tiene dos pestañas: una para añadir los informes de Logros y la otra para guardar el narrativo de los Resultados de la Evaluación.

4. Resumen Indica cómo va el proyecto, las necesidades identificadas, cómo se va a cumplir con las leyes aplicables y el costo del proyecto.

5. Estudio de Necesidades Indica las actividades, fechas, instrumentos utilizados y resultados obtenidos de las poblaciones a atender.

6. Plan de Trabajo Tiene dos pestañas: una para añadir el componente programático y la otra para añadir el componente administrativo.

7. Recursos Humanos Identifica el puesto, nombre de la persona, calificaciones, responsabilidades, y el tiempo que dedicaron al proyecto.

8. Presupuesto

Tiene 6 pestañas para presentar el estimado del presupuesto para el Plan de Trabajo Federal.

9. Resumen Presupuesto Presenta el resumen del presupuesto por tipo de presupuesto. Cuando termine de registrar los datos y/o documentos en las 9 secciones, haga clic en el botón Someter Solicitud. Regresa a la pantalla principal de la Solicitud para Crear Plan de Trabajo, con 3 secciones nuevas en la parte superior de la pantalla:

Pantalla: 1: Plan a someter

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La primera sección (1. Plan a Someter) es la que aparece en pantalla y presenta la información básica del Plan de Trabajo. La segunda sección (2. Anejos Obligatorios/Opcionales) se usa para añadir los anejos necesarios para el Plan de Trabajo. La tercera sección (3. Validaciones) valida que toda la información necesaria fue incluida. Cualquier mensaje en rojo que aparezca en esta tercera sección identifica lo que falta o está incompleto en el Plan de Trabajo y éste no podrá ser enviado hasta tanto corregir los mensajes que aparecen en rojo.

Pantalla: 2. Anejos Obligatorios/Opciones

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Pantalla: 3. Validaciones

Una vez termine con los Anejos y Validaciones, haga clic en el botón de Guardar ]

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b. Búsqueda de Solicitud/Plan de Trabajo

Sin Someter Desde la pantalla principal haga clic en la pestaña A. Sin someter. Aparece la lista de proyectos preparados pero sin someter. Haga clic en el botón de Solicitud al lado derecho de la opción Paso Actual para ver la solicitud deseada.

Modificadas Desde la pantalla principal haga clic en la pestaña B. Modificaciones. Aparece la lista de proyectos a los que hay que hacerle modificaciones.

Haga clic en el botón de Solicitud al lado derecho de la opción Paso Actual del proyecto con el que va a trabajar.

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Aparece la sección de Correcciones del proyecto con los cambios y modificaciones en rojo y un recuadro con el Resumen de Correcciones:

1. Haga clic en el primer cambio o modificación . Aparece un corto

resumen con las instrucciones de ese cambio o modificación en el recuadro derecho:

2. Haga clic en el botón de Realizar Correcciones.Aparecen las pestañas o áreas donde tiene que hacer los cambios dentro de la sección de Correcciones:

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3. Haga las modificaciones y cambios correspondientes usando los

botones de Agregar y Modificar según sean necesarios. 4. Haga clic en la opción de 1. Correcciones en la parte superior de la

pantalla cuando termine. 5. Regresas a la sección de Correcciones. 6. Haga clic en el con el que está trabajando otra vez, vuelve a

aparecer el recuadro Resumen de Correcciones. 7. Haga clic en el botón de Finalizar Corrección: 8. Haga clic en el botón de Aceptar, la marca roja se convierte en una

marca de cotejo verde , señalando que el cambio o modificación se completó correctamente.

9. Repita los primeros 8 pasos con todas las marcas rojas , hasta que la sección de Correcciones solo tenga marcas de cotejo verde .

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10. Una vez termine de hacer todas las modificaciones, haga clic en el botón de Someter Solicitud en la parte izquierda de la pantalla. 11. Aparece la pantalla de Solicitud para Crear Plan de Trabajo con la

información del plan de trabajo que acaba de modificar.

Si hace clic en la opción de >Inicio y después en la pestaña de C. Sometidos/En Procesos,aparece el proyecto al que le hizo los cambios o modificaciones en la lista de sometidos y en proceso de aprobación nuevamente.

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Sometidas y en Proceso Desde la pantalla principal haga clic en la pestaña C. Sometidos/En Procesos. Aparece la lista de los proyectos que ya fueron sometidos y están en proceso de aprobación. Haga clic en el botón Solicitud al lado derecho de la opción Paso Actual para ver la solicitud deseada. En esta etapa ya no se pueden hacer cambios ni modificaciones.

Planes Históricos Desde la pantalla principal, haga clic en la pestaña D. Planes Históricos. Aparece la lista de los planes, proyectos y aplicaciones viejas. Haga clic en el botón Solicitud al lado derecho de la opción Paso Actual para ver el Plan Histórico deseado.

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c. Perfil del Usuario

Desde la pantalla principal haga clic en >Perfil del Usuario y le va a aparecer la pantalla de Perfil del Usuario:

Desde esta pantalla, el usuario puede validar y/o actualizar su información. Una vez termine, haga clic en el botón de Actualizar, y le aparecerá la siguiente ventana:

Haga clic en el botón de Ok. Regresa a la pantalla de Perfil de Usuario.

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También puede cambiar su contraseña, Haga clic en el botón de Cambiar Contraseña. Aparece la pantalla de Cambio de Contraseña:

Haga los cambios correspondientes y clic en el botón de Cambiar Contraseña cuando termine. Aparece la pantalla:

Haga clic en el botón de Ok. Regrese a la pantalla de Cambio de Contraseña.