Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave - Manual …veracruz.gob.mx/wp-content/uploads/sites/2/2014/10/... · 2014-10-20 · SOPA La actualización del Plan Veracruzano

Manual de Procedimientos

Departamento de Organizacióny Métodos

Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos Administrativos

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosDiciembre 2009

SFA/DGA/SOPA-P-02-A4

COPIA NO CONTROLADA

ÍNDICE

SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN

SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS

MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS

SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA

Presentación

Estructura Orgánica del Departamento ........................................................................................... 1

Simbología de Diagramas .................................................................................................................. 2

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Departamento de Organización y Métodos

Elaboración del Manual General de Organización ................................................................................ 4

Elaboración o Actualización de los Manuales Específicos de Organización ...................................... 11

Elaboración o Actualización de los Manuales de Procedimientos ...................................................... 18

Elaboración o Actualización de los Manuales de Servicios ...................................................................25

Elaboración de Proyectos Especiales .................................................................................................. 32

Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Subdirección ........................................ 36

Integración del Calendario de Indicadores de Gestión (POA) .............................................................. 40

Elaboración de los Reportes de Avance del Calendario de Indicadores de Gestión (POA)e Integración de los Reportes de la Dirección General y Subsecretario ............................................. 44

Firmas de Autorización ...................................................................................................................... 49

COPIA NO CONTROLADA

PRESENTACIÓN





La actualización del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010, establece la adición de los siguientesobjetivos en el rubro de Reingeniería de Gobierno:

• Evaluar permanentemente la dimensión, organización, funcionamiento, responsabilidades yresultados de la actuación del personal en la Administración Pública Estatal centralizada,descentralizada y autónoma.

• Promover la mejoría de los procesos y los resultados en los programas del gobierno, parasatisfacer las necesidades de los ciudadanos, bajo el criterio rector de mejores prácticasoperacionales y administrativas y su apego al sistema de presupuesto orientado a resultados.

• Garantizar el acceso pleno de los ciudadanos a la información pública confiable, en lo posiblesin costo y en tiempo.

• Profundizar el concepto de e-gobierno mediante la sistematización y digitalización de todos lostrámites administrativos.

Por esta razón, la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos,establece los procesos que realizan las áreas administrativas, con el fin de permitir que los servidorespúblicos se apeguen a los mismos y contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad quedemanda la sociedad, asimismo se da cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del PoderEjecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruzde Ignacio de la Llave, Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz deIgnacio de la llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y Plan Veracruzanode Desarrollo 2005-2010.

Ante estos cambios, surge el presente Manual de Procedimientos del Departamento de Organización yMétodos, como un instrumento de consulta para la realización de los procesos que en el mismo sedetallan, definiendo las actividades del personal del área descrita.

La estructura del contenido, ofrece una respuesta a las necesidades de las áreas administrativasinvolucradas. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:

• Estructura Orgánica del Departamento: Se integra para dar una visión general de la jerarquizacióndel Departamento, objeto del Manual en cuestión.

• Simbología de Diagramas: Se incluyen las figuras que se utilizan en las representacionesgráficas de los procedimientos.

• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Se expone de manera clara y concreta, cuáles sonlas actividades que le son inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puestoresponsable de realizarlas.

• Firmas de Autorización: Se incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas yPlaneación hasta el Jefe del Departamento, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades:a) indirecto: a través del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con losniveles involucrados en cada procedimiento.

COPIA NO CONTROLADA

PRESENTACIÓN





Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las

actividades que deben llevarse a cabo para operar el proceso.• Diagrama correspondiente.

COPIA NO CONTROLADA

ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO





11111

PROCURADURÍAFISCAL

UNIDAD DE ACCESO ALA INFORMACIÓN

PÚBLICA

SECRETARÍA DEFINANZAS Y

PLANEACIÓN

DIRECCIÓNGENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA

TESORERÍA

SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

SUBSECRETARÍADE INGRESOS

COORDINACIÓNEJECUTIVA DEL COMITÉDE PLANEACIÓN PARAEL DESARROLLO DEL

ESTADO DE VERACRUZ

DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS Y

DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS

DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO DEL

ESTADO

DEPARTAMENTO DEPROGRAMAS

INSTITUCIONALES DEMODERNIZACIÓN

SUBDIRECCIÓNDE SERVICIO

PÚBLICO DE CARRERA

DEPARTAMENTO DECONTROL

PRESUPUESTAL

SUBDIRECCIÓN DEADQUISICIONES Y

CONTROL DEINVENTARIOS

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES

SUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN Y

PROCESOSADMINISTRATIVOS

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

ANALISTAADMINISTRATIVO DE

ORGANIZACIÓN YMÉTODOS

DEPARTAMENTO DEORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS

OFICINA SECTORIALDE ENLACE DE

TURISMO, CULTURA YNEGOCIOS

INTERNACIONALES

COORDINACIÓN DEASESORES

DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL

DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

DIRECCIÓN GENERALDE INVERSIÓN

PÚBLICA

COPIA NO CONTROLADA

SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS





22222

COPIA NO CONTROLADA

DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS





33333

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓNY MÉTODOS

COPIA NO CONTROLADA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

NORMAS

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

DE MANERA INTERMEDIA CON:

AL FINAL CON:





44444

DICIEMBRE 2009

ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN

VISTO BUENO AUTORIZACIÓN

SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN

• El Manual general de organización, deberá contar con la firma del Secretario de Finanzas yPlaneación, Coordinador Ejecutivo del Comité de Planeación para el Desarrollo del Estado deVeracruz, Procurador Fiscal y Subsecretarios.

• En el Oficio de envío de validación de manual, se deberá incluir el material enviado a revisióny la fecha en que deberá ser devuelta la revisión con correcciones a la Subdirección deOrganización y Procesos Administrativos.

• Al enviar para validación el Manual general de organización, se incluirán las descripciones depuestos del área administrativa correspondiente, antecedentes, marco legal y directorio de laSecretaría.

• El Manual general de organización, deberá ser revisado por el Jefe del Departamento deOrganización y Métodos y por el Subdirector de Organización y Procesos Administrativos, antes desu envío a validación y autorización.

• El Manual general de organización, deberá publicarse en Internet en cumplimiento a loestablecido en el Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave y la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado deVeracruz.

Eventual.

Elaboración del Manual General de Organización.

Actualizar el Manual General de Organización de la Secretaría, de acuerdo al Reglamento Interiorvigente, para brindar un soporte documental a los interesados en las actividades que se realizan dentrode la misma, definiendo las funciones y responsabilidades encomendadas de cada área de laorganización.

- Elaboración o Actualización del Manual Específico de Organización.

COPIA NO CONTROLADA

NORMAS





55555

• Los Oficios que firme el Director General de Administración deberán llevar la rúbrica delSubdirector de Organización y Procesos Administrativos.

• La documentación recibida en el Departamento, deberá ser autorizada por el Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos, para su trámite correspondiente.

• Las impresiones del Manual general de organización, se realizarán con el apoyo de la DirecciónGeneral de Innovación Tecnológica.

• Se deberá entregar a la Subdirección de Infraestructura Tecnológica el papel que se requiera para laimpresión de las portadas correspondientes.

• Los ejemplares del Manual general de organización que requieran las áreas administrativasllevarán un número de folio consecutivo de copia controlada, mismo que se deberá registrar en elControl de manuales.

• El Manual general de organización publicado en la página Web de la Secretaría deberácontener la leyenda “copia no controlada”.

COPIA NO CONTROLADA


ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD





66666

Departamento deOrganización y Métodos.

Accesa a internet y obtiene el archivo del Reglamento Interiorautorizado.

Elabora e imprime el Manual general de organización en untanto, con base en el archivo del Reglamento Interiorautorizado.

Presenta a revisión del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos, el Manual general de organización en un tantoy en su caso realiza las correcciones correspondientes.

Elabora e imprime el Oficio de envío de validación del manualen un tanto y recaba firma del Secretario de Finanzas y Planeacióna través del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos.

Obtiene tres fotocopias del Oficio de envío de validación delmanual en un tanto.

Recaba sello de recibido de la segunda a la cuarta fotocopia delOficio de envío de validación del manual, de:- Coordinación de Asesores.- Coordinación Ejecutiva del Comité de Planeación para el

Desarrollo del Estado de Veracruz.- Procuraduría Fiscal.- Subsecretarías de la SEFIPLAN.- Direcciones Generales adscritas directamente al Secretario.- Unidad de Acceso a la Información Pública.Y turna la primera fotocopia al Órgano Interno de Control en laSEFIPLAN, segunda a la Jefatura del Secretario, la tercera a laDirección General de Administración y la cuarta la archiva demanera cronológica definitiva.

Distribuye para validación de la Coordinación de Asesores,Coordinación Ejecutiva del Comité de Planeación para el Desarrollodel Estado de Veracruz, Procuraduría Fiscal, Subsecretarías de laSEFIPLAN, Direcciones Generales adscritas directamente alSecretario y Unidad de Acceso a la Información Pública, losiguiente:- Oficio de envío de validación del manual en un tanto.- Manual general de organización en un tanto.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Coordinación de Asesores, Coordinación Ejecutiva delComité de Planeación para el Desarrollo del Estado de Veracruz,Procuraduría Fiscal, Subsecretarías de la SEFIPLAN, DireccionesGenerales adscritas directamente al Secretario y Unidad deAcceso a la Información Pública, a través del Director General deAdministración, el Manual general de organización en un tanto.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.


COPIA NO CONTROLADA







77777

Verifica que el Manual general de organización en un tanto,cuente con el visto bueno.

¿Cuenta con el visto bueno?

En caso de no contar con el visto bueno:

Analiza y captura las correcciones apropiadas del Manualgeneral de organización en un tanto, y lo archiva de maneracronológica definitiva.

Imprime el Manual general de organización en un tanto.

Continúa con la actividad No.4.

En caso de contar con el visto bueno:

Ordena y archiva de manera cronológica definitiva, el Manualgeneral de organización en un tanto con el visto bueno.

Imprime un tanto del Manual general de organización y recabafirmas de autorización del Coordinador Ejecutivo del Comité dePlaneación para el Desarrollo del Estado de Veracruz, ProcuradorFiscal, Subsecretarios de la SEFIPLAN y del Secretario.

Escanea la Hoja de firmas y la integra al Manual General deOrganización.

Realiza un respaldo en Disco compacto (CD) del Manualgeneral de organización en formato pdf y en el formato en el quese elaboró el manual.

Publica en la página Web de la Secretaría, el Manual general deorganización en formato pdf.

Solicita a través del Centro de Atención a Usuarios (CAU) laimpresión de portadas y manual general de organización enun tanto, anexando el archivo para impresión.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Atención a Usuarios de laSubdirección de Infraestructura Tecnológica, Portadas y Manualgeneral de organización en los tantos necesarios para sudistribución.

Elabora Oficio para encuadernación en un tanto y recaba firmadel Subdirector de Organización y Procesos Administrativos.

Obtiene una fotocopia del Oficio para encuadernación en untanto.Turna a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

9.

9A.

9A.1.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.



COPIA NO CONTROLADA







88888

Generales, el Oficio para encuadernación en un tanto, lasPortadas y Manual general de organización en los tantosnecesarios, recabando sello de recibido en el Oficio paraencuadernación en fotocopia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal:- Manual general de organización en un tanto con las firmas

autógrafas.- Disco compacto (CD) del Manual general de organización

en un respaldo.- Oficio para encuadernación en fotocopia.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y ServiciosGenerales, ejemplares del Manual general de organización.

Elabora Oficio de aviso en un tanto, para informar a los órganos yáreas administrativas de la Secretaría de la publicación del ManualGeneral de Organización en internet y Oficio de distribución enun tanto y recaba firma del Director General de Administración através del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos.

Obtiene tres fotocopias del Oficio de aviso en un tanto y dos delOficio de distribución en un tanto.

Distribuye la documentación de la siguiente manera:- A las áreas administrativas de la Secretaría, el Oficio de aviso

en un tanto, recabando sello de recibido en las dos fotocopias.- A las Coordinaciones, Procuraduría, Subsecretarías, Direcciones

Generales, Tesorería o equivalentes y Oficina Sectorial, el Oficiode distribución en un tanto, junto con el Manual general deorganización en un ejemplar para su distribución, recabandosello de recibido en las dos fotocopias.

- Al Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN el Oficio de avisoen primera fotocopia.

- A la Dirección General de Administración el Oficio de aviso ensegunda fotocopia y el Oficio de distribución en primerafotocopia.

- Al archivo cronológico definitivo, el Oficio de aviso en tercerafotocopia y el Oficio de distribución en segunda fotocopia.

- Al archivo cronológico temporal, ejemplares del Manual generalde organización.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con el procedimiento:- Elaboración o Actualización de los Manuales Específicos de

Organización.



19.

20.

21.

22.

23.

COPIA NO CONTROLADA4F

ELABORACIÓN DEL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

INICIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

VERIFICA CUENTE CON EL VISTO BUENO

1T

¿CUENTA CON EL VISTO BUENO?


ANALIZA Y CAPTURA LAS CORRECCIONES

APROPIADAS

1T

NO

SI


ORDENA

1T


IMPRIME

1T

ACCESA Y OBTIENE


ELABORA E IMPRIME

1T

CON BASE EN ELREGLAMENTO INTERIOR

AUTORIZADO


PRESENTA A REVISIÓN Y EN SU CASO REALIZA LAS

CORRECCIONES CORRESPONDIENTES

1T

SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS

OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL

ELABORA Y RECABA FIRMA

1T

SECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

A TRAVÉS DEL SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS


OBTIENE

1T

1-4F


RECABA SELLO DE RECIBIDO Y TURNA

2F

COORDINACIÓN DE ASESORES, COORDINACIÓN EJECUTIVA DEL COPLADEVER, PROCURADURÍA FISCAL, SUBSECRETARÍAS DE LA SEFIPLAN, DIRECCIONES GENERALES ADSCRITAS DIRECTAMENTE AL SECRETARIO Y UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

3F

JEFATURA DEL SECRETARIO

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

C



DISTRIBUYE


1T

1T


RECIBE

1T


A TRAVÉS DEL DIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

C

1

1

CON EL VISTO BUENO


IMPRIME Y RECABA FIRMAS DE

AUTORIZACIÓN

1T

COORDINADOR EJECUTIVO DEL COPLADEVER, PROCURADOR FISCAL, SUBSECRETARIOS Y SECRETARIO DE LA SEFIPLAN

REALIZA RESPALDO

MGO

EN FORMATO PDF Y EN EL FORMATO EN EL QUE SE

ELABORÓ EL MANUAL

PUBLICA

SOLICITA LA IMPRESIÓN

E-MAIL: PORTADA Y MANUAL GENERAL DE

ORGANIZACIÓN

CENTRO DE ATENCIÓN A USUARIOS


NT

PORTADAS

RECIBE

NT

DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN A USUARIOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

OFICIO PARA ENCUADERNACIÓN


1T


1

INTERNET

REGLAMENTO INTERIOR

AUTORIZADO

REGLAMENTO INTERIOR

AUTORIZADO

C

EN LA PÁGINA WEB DE LA SECRETARÍA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN EN

PDF

1F


OBTIENE

1T


PORTADAS


TURNASUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

1T

NT

NT

RECABANDO SELLO DE RECIBIDO EN EL OFICIO

PARA ENCUADERNACIÓN EN FOTOCOPIA

ESCANEA E INTEGRA

HOJA DE FIRMAS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN EN

PDF

1F

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA SEFIPLAN

COPIA NO CONTROLADA


OFICIO DE DISTRIBUCIÓN

OFICIO DE AVISO


1FOFICIO DE AVISO

1

ELABORACIÓN DEL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN



RECIBE

NT

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES


OFICIO DE AVISO


1T

1T

DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN



1-2F


1T

1-3F

OFICIO DE AVISO

OBTIENE

1T



OFICIO DE AVISO

DISTRIBUYE

1T

ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SECRETARÍA

COORDINACIONES, PROCURADURÍA, SUBSECRETARÍAS, DIRECCIONES GENERALES O EQUIVALENTES Y OFICINA SECTORIAL

1T

2F

1F

3F

2F

NT


C

C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES ESPECÍFICOS DE ORGANIZACIÓN

REVISIÓN

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS DICIEMBRE 2009

ELABORACIÓN VISTO BUENO

SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

AUTORIZACIÓN

1T



ORDENA

1T

MGO

1F

C


COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





1 11 11 11 11 1

DICIEMBRE 2009






• Los Oficios que firme el Director General de Administración, deberán llevar la rúbrica delSubdirector de Organización y Procesos Administrativos.

• El Manual específico de organización, deberá publicarse en internet en cumplimiento a loestablecido en el Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave y la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado deVeracruz.

• El Manual específico de organización para su publicación en internet, deberá contar con laautorización del Secretario de la Dependencia.

• Los Cuestionarios de funciones, así como los borradores de validación del Manual específicode organización, deberán desecharse en el momento en que se autoriza dicho Manual.


• Los Manuales específicos de organización que requieran las áreas administrativas llevarán unnúmero de folio consecutivo de copia controlada, mismo que se deberá registrar en el Control demanuales.

• Los Manuales específicos de organización publicados en la página Web de la Secretaríadeberán contener la leyenda “copia no controlada”.

Permanente.

Elaboración o Actualización de los Manuales Específicos de Organización.

Integrar un documento que indique las funciones específicas que realizan las áreas administrativas, ymantener actualizada la información que permita desarrollar eficientemente las diversas funciones delas mismas.

- Elaboración o Actualización de los Manuales de Procedimientos.

COPIA NO CONTROLADA







1212121212


Obtiene del archivo cronológico temporal, el Calendario deindicadores de gestión (POA) en un tanto y determina laelaboración o actualización del Manual específico deorganización de acuerdo a la meta programada.

Informa vía telefónica, al área administrativa de la SEFIPLANcorrespondiente, sobre la elaboración o actualización del Manualespecífico de organización.

Obtiene de internet el Reglamento Interior actualizado.

Verifica la existencia del Manual específico de organizaciónanterior, y archiva de manera cronológica temporal, el Calendariode indicadores de gestión (POA) en un tanto.

¿Existe Manual específico de organización anterior?

En caso de no existir Manual específico de organizaciónanterior:

Elabora y turna al área administrativa involucrada, Cuestionariosde funciones en un tanto, para recopilar información.

Pasa el tiempo.

Recibe del área administrativa involucrada los Cuestionarios defunciones en un tanto, y los analiza.

Captura en el disco duro el Manual específico de organización,de acuerdo a la información de los Cuestionarios de funcionesen un tanto, adecuándola al Reglamento Interior actualizado yal Manual general de organización en un tanto.

Imprime el Manual específico de organización en un tanto, yarchiva de manera cronológica temporal, los Cuestionarios defunciones en un tanto.

Continúa con la actividad No. 8.

En caso de existir Manual específico de organización anterior:

Obtiene del archivo cronológico temporal, el Disco compacto (CD)de manual específico de organización, con la información delManual específico de organización anterior.

1.

2.

3.

4.

4A.

4A.1.

4A.2.

4A.3.

5.


COPIA NO CONTROLADA







1313131313

Accesa al Disco compacto (CD) de manual específico deorganización, copia en disco duro el Manual específico deorganización y realiza correcciones, con base en el ReglamentoInterior actualizado y el Manual general de organización enun tanto.

Imprime el Manual específico de organización en un tanto yarchiva de manera cronológica temporal, el Disco compacto (CD)de manual específico de organización.

Presenta a revisión del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos el Manual específico de organización en untanto.

Elabora el Oficio de envío de validación del manual en untanto y recaba firma del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos.


Recaba sello de recibido de la Subdirección, Subprocuraduría,Oficina Sectorial o Unidad de Acceso a la Información Públicainvolucrada y Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN, en lasegunda y tercera fotocopia del Oficio de envío de validacióndel manual.

Distribuye el Oficio de envío de validación del manual de lasiguiente manera:

- Un tanto, a la Subdirección, Subprocuraduría, Oficina Sectorial oUnidad de Acceso a la Información Pública involucrada junto conel Manual específico de organización en un tanto.

- Primera fotocopia, al Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN.- Segunda fotocopia a la Dirección General de Administración.- Tercera fotocopia, al archivo cronológico temporal.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Subdirección, Subprocuraduría, Oficina Sectorial oUnidad de Acceso a la Información Pública involucrada, el Manualespecífico de organización en un tanto, junto con Oficio deenvío en un tanto y verifica si está firmado de visto bueno.

¿Está firmado de visto bueno el Manual específico deorganización?

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.



COPIA NO CONTROLADA







1414141414

En caso de no estar firmado de visto bueno el Manual específicode organización:

Analiza y captura en el Manual específico de organización endisco duro, las correcciones que sugiere el área administrativainvolucrada y archiva de manera cronológica definitiva, el Manualespecífico de organización en un tanto, junto con el Oficio deenvío en un tanto.

Imprime el Manual específico de organización en un tanto.


En caso de estar firmado de visto bueno el Manual específico deorganización:

Recaba firmas de autorización, en el Manual específico deorganización en un tanto del:- Jefe de Departamento, Ejecutivo de Proyectos o Consultor, Jefe

de la Unidad de Acceso a la Información Pública, Subdirector oSubprocurador, Director General, Jefe de la Oficina Sectorial,Tesorero, Director de Área, Subsecretario, Procurador oCoordinador Ejecutivo del área administrativa involucrada.

- Subdirector de Organización y Procesos Administrativos.- Director General de Administración.- Subsecretario de Finanzas y Administración.- Secretario de Finanzas y Planeación.Y archiva de manera cronológica temporal lo siguiente:- Manual general de organización en un tanto.- Oficio de envío en original.

Publica en la página Web de Secretaría, el Manual específico deorganización en formato pdf.

Elabora Oficio de envío de manual en el cual informa lapublicación de dicho manual en internet en un tanto y recaba firmadel Director General de Administración a través del Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos

Obtiene cinco fotocopias del Oficio de envío de manual en untanto.

Escanea la Hoja de firma y la integra al Manual específico deorganización e imprime un tanto.

Sella de copia controlada el Manual específico de organizaciónun tanto y lo registra el número de copia en el Control demanuales.

13A.

13A.1.

14.

15.

16.

17.

18.

19.



COPIA NO CONTROLADA







1515151515

Recaba sello de recibido en el Oficio de envío de manual en lacuarta y quinta fotocopias de la Subsecretaría, Procuraduría,Coordinación Ejecutiva o Direcciones Generales adscritasdirectamente al Secretario, Directores Generales, Tesorería,Oficina Sectorial, Directores de Área, Subdireciones oSubprocuradurías, Unidad de Acceso a la Información Pública,Departamentos, Ejecutivo de Proyectos o Consultor quecorresponda el manual y del Órgano Interno de Control en laSEFIPLAN.

Distribuye el Oficio de envío de manual de la siguiente manera:

- Un tanto a la Subsecretaría, Procuraduría Fiscal, CoordinaciónEjecutiva, Dirección General adscrita directamente al Secretarioo Unidad de Acceso a la Información Pública según correspondael manual, junto con el Manual específico de organización enun tanto para su difusión.

- Primera fotocopia a los Directores Generales, Tesorería, OficinaSectorial o Directores de área.

- Segunda fotocopia a los Subdirectores o Subprocuradores.- Tercera fotocopia al Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN.- Cuarta fotocopia al Director General de Administración.- Quinta fotocopia al archivo cronológico temporal, junto con el

Manual específico de organización en un tanto.

Realiza un respaldo, en Disco compacto (CD) del manualespecífico de organización en formato pdf y en el programa en elque se realizó el manual.


Conecta con el procedimiento:- Elaboración o Actualización de los Manuales de Procedimientos.

20.

21.

22.



COPIA NO CONTROLADA1F


OFICIO DE ENVÍO


MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN

RECABA FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

1T

1T

C

OFICIO DE ENVÍO

1T


1T

2F

MANUAL ESPECIF. DE

ORG

DISCO DURO: MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN

ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES ESPECÍFICOS DE ORGANIZACIÓN


INICIO

CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)

OBTIENE Y DETERMINA LA ELABORACIÓN O

ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL ESPECÍFICO DE

ORGANIZACIÓN

1T

INFORMA SOBRE LA ELABORACIÓN O

ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL ESPECÍFICO DE

ORGANIZACIÓN VÍA TELEFÓNICA

OBTIENE DE INTERNET


1T


DISTRIBUYE

1T

SUBDIRECCIÓN, SUBPROCURADURÍA, OFICINA SECTORIAL O UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA


OFICIO DE ENVÍO

1T


RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁ FIRMADO DE VISTO

BUENO

1T

SUBDIRECCIÓN, SUBPROCURADURÍA, OFICINA SECTORIAL O UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA INVOLUCRADA

1

C

ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA SEFIPLAN


VERIFICA LA EXISTENCIA DEL MANUAL ESPECÍFICO

DE ORGANIZACIÓN ANTERIOR

1T

C

¿EXISTE MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN

ANTERIOR?

CUESTIONARIOS DE FUNCIONES

ELABORA Y TURNA

1T

ÁREA ADMINISTRATIVA INVOLUCRADA

NO

SI


RECIBE Y ANALIZA

1T


CAPTURA

DISCO DURO: MANUAL ESP. DE

ORGANIZACIÓN

DE ACUERDO A LOS CUESTIONARIOS DE

FUNCIONES, ADECUÁNDOLA AL

REGLAMENTO INTERIOR ACTUALIZADO Y AL MGO



IMPRIME

1T

1T

C

1

OBTIENE

MANUAL ESPECIF. DE

ORG

C

ACCESA, COPIA Y REALIZA CORRECCIONES

MANUAL ESPECIF. DE

ORG

CON BASE EN EL REGLAMENTO

INTERIOR ACTUALIZADO Y AL

MGO


IMPRIME

1T

C


PRESENTA A REVISIÓN

1T




1T



OBTIENE

1T

1-3F


RECABA SELLO DE RECIBIDO

2-3F

SUBDIRECCIÓN, SUBPROCURADURÍA, OFICINA SECTORIAL O UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA INVOLUCRADA Y ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA SEFIPLAN

3F

C

¿ESTÁ FIRMADO DE VISTO BUENO EL

MANUAL ESPECÍF. DE ORGANIZACIÓN?

NO

SI


DISCO DURO: MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN


IMPRIME

1T

1

1T

- JEFE DE DEPARTAMENTO, EJECUTIVO DE PROYECTOS O CONSULTOR, JEFE DE LA UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, SUBDIRECTOR O SUBPROCURADOR, DIRECTOR GENERAL, JEFE DE LA OFICINA SECTORIAL, TESORERO, DIRECTOR DE ÁREA, SUBSECRETARIO, PROCURADOR O COORDINADOR EJECUTIVO DEL ÁREA ADMINISTRATIVA INVOLUCRADA.

- SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS.

- DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN.

- SUBSECRETARIO DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN.

- SECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN.

REGLAMENTO INTERIOR

ACTUALIZADO

C


COPIA NO CONTROLADA


1T

1-5F

CONTROL DE MANUALES

OFICIO DE ENVÍO DE MANUAL


1

ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES ESPECÍFICOS DE ORGANIZACIÓN



DISTRIBUYE

1T

1F

2F

1T

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

SUBSECRETARÍA, PROCURADURÍA FISCAL, COORDINACIÓN EJECUTIVA, DIRECCIÓN GENERAL ADSCRITA DIRECTAMENTE AL SECRETARIO O UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA SEGÚN CORRESPONDA EL MANUAL

DIRECTORES GENERALES , TESORERÍA, OFICINA SECTORIAL O DIRECTORES DE ÁREA

REVISIÓN








AUTORIZACIÓN


1T

PUBLICA EN LA PÁGINA WEB


SELLA DE COPIA CONTROLADA Y

REGISTRA AL NÚMERO DE COPIA

1T



4-5F

SUBSECRETARÍA, PROCURADURÍA, COORDINACIÓN EJECUTIVA O DIRECCIONES GENERALES ADSCRITAS DIRECTAMENTE AL SECRETARIO, DIRECTORES GENERALES, TESORERÍA, OFICINA SECTORIAL, DIRECTORES DE ÁREA, SUBDIRECIONES O SUBPROCURADURÍAS, UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, DEPARTAMENTOS, EJECUTIVO DE PROYECTOS O CONSULTOR QUE CORRESPONDA EL MANUAL Y DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA SEFIPLAN

ESCANEA, INTEGRA E IMPRIME

HOJA DE FIRMAS

MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN EN PDF



O

DIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN


OBTIENE FOTOCOPIAS

1T SUBDIRECTORES O SUBPROCURADORES

4F


5F

C

REALIZA RESPALDO

MANUAL ESPECIF. DE

ORG

EN FORMATO PDF Y EN EL PROGRAMA EN EL QUE SE

REALIZÓ EL MANUAL



3F


COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





1818181818

DICIEMBRE 2009






• La elaboración de los procedimientos, se deberá determinar con base en las funcionesestablecidas en el Manual específico de organización.


• La información recopilada, así como los borradores de validación del Manual de procedimientos,deberán desecharse en el momento en que se autoriza dicho Manual.


• Los Manuales de procedimientos que requieran las áreas administrativas llevarán un número defolio consecutivo de copia controlada, mismo que se deberá registrar en el Control de manuales.

• Los Manuales de procedimientos publicados en la página Web de la Secretaría deberáncontener la leyenda “copia no controlada”.

Permanente.

Elaboración o Actualización de los Manuales de Procedimientos.

Integrar un documento que indique la secuencia lógica de cada actividad sustantiva, definiendo elcampo acción del personal de cada área administrativa.

COPIA NO CONTROLADA







1919191919


Obtiene del archivo cronológico temporal, el Calendario deindicadores de gestión (POA) en un tanto y determina laelaboración o actualización del Manual de procedimientos deacuerdo a la meta programada.

Informa vía telefónica, al área administrativa de la SEFIPLANcorrespondiente, sobre la elaboración o actualización del Manualde procedimientos.

Verifica la existencia del Manual de procedimientos anterior, yarchiva de manera cronológica temporal, el Calendario deindicadores de gestión (POA) en un tanto.

¿Existe Manual de procedimientos anterior?

En caso de no existir Manual de procedimientos anterior:

Elabora y turna al área administrativa involucrada, Cuestionariosde procedimientos en un tanto, para recopilar información.

Pasa el tiempo.

Recibe del área administrativa involucrada los Cuestionarios deprocedimientos en un tanto, y los analiza.

Captura en el disco duro el Manual de procedimientos, deacuerdo a la información de los Cuestionarios deprocedimientos en un tanto.

Imprime el Manual de procedimientos en un tanto, y archiva demanera cronológica temporal, los Cuestionarios deprocedimientos en un tanto.


En caso de existir Manual de procedimientos anterior:

Obtiene del archivo cronológico temporal, el Disco compacto (CD)de manual de procedimientos, con la información del Manualde procedimientos anterior.

Accesa al Disco compacto (CD) de manual de procedimientos,copia en disco duro el Manual de procedimientos y realizacorreciones.

Imprime el Manual de procedimientos en un tanto y archiva demanera cronológica temporal, el Disco compacto (CD) demanual de procedimientos.

1.

2.

3.

3A.

3A.1.

3A.2.

3A.3.

4.

5.

6.


COPIA NO CONTROLADA







2020202020

Presenta a revisión del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos el Manual de procedimientos en un tanto.





- Un tanto, a la Subdirección, Subprocuraduría, Oficina Sectorial oUnidad de Acceso a la Información Pública involucrada junto conel Manual de procedimientos en un tanto.


Pasa el tiempo.

Recibe de la Subdirección, Subprocuraduría, Oficina Sectorial oUnidad de Acceso a la Información Pública involucrada, el Manualde procedimientos en un tanto, junto con Oficio de envío en untanto y verifica si está firmado de visto bueno.

¿Está firmado de visto bueno el Manual de procedimientos?

En caso de no estar firmado de visto bueno el Manual deprocedimientos:

Analiza y captura en el Manual de procedimientos en discoduro, las correcciones que sugiere el área administrativainvolucrada y archiva de manera cronológica definitiva, el Manualde procedimientos en un tanto, junto con el Oficio de envío enun tanto.

Imprime el Manual de procedimientos en un tanto.


7.

8.

9.

10.

11.

12.

12A.

12A.1.



COPIA NO CONTROLADA







2121212121

En caso de estar firmado de visto bueno el Manual deprocedimientos:

Recaba firmas de autorización, en el Manual de procedimientosen un tanto del:- Jefe de Departamento, Ejecutivo de Proyectos o Consultor, Jefe

de la Unidad de Acceso a la Información Pública, Subdirector oSubprocurador, Director General, Jefe de la Oficina Sectorial,Tesorero, Director de Área, Subsecretario, Procurador oCoordinador Ejecutivo del área administrativa involucrada.

- Subdirector de Organización y Procesos Administrativos.- Director General de Administración.- Subsecretario de Finanzas y Administración.- Secretario de Finanzas y Planeación.Y archiva de manera cronológica temporal lo siguiente:- Manual de procedimientos en un tanto.- Oficio de envío en un tanto.

Publica en la página Web de Secretaría, el Manual deprocedimientos en formato pdf.



Escanea la Hoja de firmas, la integra al Manual deprocedimientos e imprime un tanto.

Sella de copia controlada el Manual de procedimientos un tantoy lo registra el número de copia en el Control de manuales.

Recaba sello de recibido en el Oficio de envío de manual en lacuarta y quinta fotocopias de laSubsecretaría, Procuraduría, Coordinación Ejecutiva o DireccionesGenerales adscritas directamente al Secretario, DirectoresGenerales, Tesorería, Oficina Sectorial, Directores de Área,Subdireciones o Subprocuradurías, Unidad de Acceso a laInformación Pública, Departamentos, Ejecutivo de Proyectos oConsultor que corresponda el manual y del Órgano Interno deControl en la SEFIPLAN.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.



COPIA NO CONTROLADA







2222222222


- Un tanto a la Subsecretaría, Procuraduría Fiscal, CoordinaciónEjecutiva, Dirección General adscrita directamente al Secretarioo Unidad de Acceso a la Información Pública según correspondael manual, junto con el Manual de procedimientos en un tantopara su difusión.



Manual de procedimientos en un tanto.

Realiza un respaldo, en Disco compacto (CD) del manual deprocedimientos en formato pdf y en el programa en el que serealizó el manual.


20.

21.



COPIA NO CONTROLADA

OFICIO DE ENVÍO

1T

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1T

MANUAL DE PROCEDIMIEN-

TOS

DISCO DURO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS


INICIO



ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

1T


ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS VÍA TELEFÓNICA

OFICIO DE ENVÍO

1T



BUENO

1T


1

C



VERIFICA LA EXISTENCIA DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOSANTERIOR

1T

C

¿EXISTE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ANTERIOR?


ELABORA Y TURNA

1T


NO

SI

CUESTIONARIOS DE PROCEDIMIENTOS

RECIBE Y ANALIZA

1T


CAPTURA

DISCO DURO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE ACUERDO A LOS CUESTIONARIOS DE PROCEDIMIENTOS

CUESTIONARIOS DE PROCEDIMIENTOS


IMPRIME

1T

1T

C

1

OBTIENE


TOS

C



TOS


IMPRIME

1T

C



1T




1T



OBTIENE

1T

1-3F



2-3F



MANUAL ESPECÍF. DE ORGANIZACIÓN?

NO

SI


DISCO DURO:MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


IMPRIME

1T

1

OFICIO DE ENVÍO



1T

1T






C

C

1F


2F


1T


DISTRIBUYE

1T



3F

C


COPIA NO CONTROLADA

1-5F

CONTROL DE MANUALES

1

ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS


FIN

REVISIÓN








AUTORIZACIÓN


1T





1T



4-5F


ESCANEA, INTEGRA E IMPRIME

HOJA DE FIRMAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN PDF



1T

DIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN


OBTIENE FOTOCOPIAS

1T

REALIZA RESPALDO


TOS


REALIZÓ EL MANUAL




1T




DISTRIBUYE

1T

1F

2F

1T



SUBDIRECTORES O SUBPROCURADORES

4F


5F

C

3F


COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





2525252525

DICIEMBRE 2009







• El Manual de servicios, deberá publicarse en internet en cumplimiento a lo establecido en elCódigo de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y laLey de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Veracruz.

• El Manual de servicios para su publicación en internet, deberá contar con la autorización delSecretario de la Dependencia.

• Los Cuestionarios de servicios, así como los borradores de validación del Manual de servicios,deberán desecharse en el momento en que se autoriza dicho Manual.


• Los Manuales de servicios que requieran las áreas administrativas llevarán un número de folioconsecutivo de copia controlada, mismo que se deberá registrar en el Control de manuales.

• Los Manuales de servicios publicados en la página Web de la Secretaría deberán contener laleyenda “copia no controlada”.

Permanente.

Elaboración o Actualización de los Manuales de Servicios.

Integrar un documento que indique los servicios que se prestan al público o a otras áreasadministrativas.

COPIA NO CONTROLADA







2626262626


Obtiene del archivo cronológico temporal, el Calendario deindicadores de gestión (POA) en un tanto y determina laelaboración o actualización del Manual de servicios de acuerdo ala meta programada.

Informa vía telefónica, al área administrativa de la SEFIPLANcorrespondiente, sobre la elaboración o actualización del Manualde servicios.

Verifica la existencia del Manual de servicios anterior, y archivade manera cronológica temporal, el Calendario de indicadoresde gestión (POA) en un tanto.

¿Existe Manual de servicios anterior?

En caso de no existir Manual de servicios anterior:

Elabora y turna al área administrativa involucrada, Cuestionariosde servicios en original, para recopilar información.

Pasa el tiempo.

Recibe del área administrativa involucrada los Cuestionarios deservicios en un tanto, y los analiza.

Captura en el disco duro el Manual de servicios, de acuerdo a lainformación de los Cuestionarios de servicios en un tanto.

Imprime el Manual de servicios en un tanto, y archiva de maneracronológica temporal, los Cuestionarios de servicios en un tanto.


En caso de existir Manual de servicios anterior:

Obtiene del archivo cronológico temporal, el Disco compacto (CD)de manual de servicios, con la información del manual deservicios anterior.

Accesa al Disco compacto (CD) de manual de servicios, copiaen disco duro el Manual de servicios y realiza correcciones.

Imprime el Manual de servicios en un tanto y archiva de maneracronológica temporal, el Disco compacto (CD) de manual deservicios.

1.

2.

3.

3A.

3A.1.

3A.2.

3A.3.

4.

5.

6.


COPIA NO CONTROLADA







2727272727

Presenta a revisión del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos el Manual de servicios en un tanto.





- Un tanto, a la Subdirección, Subprocuraduría, Oficina Sectorial oUnidad de Acceso a la Información Pública involucrada junto conel Manual de servicios en un tanto.


Pasa el tiempo.

Recibe de la Subdirección, Subprocuraduría, Oficina Sectorial oUnidad de Acceso a la Información Pública involucrada, el Manualde servicios en un tanto, junto con Oficio de envío en un tanto yverifica si está firmado de visto bueno.

¿Está firmado de visto bueno el Manual de servicios?

En caso de no estar firmado de visto bueno el Manual deservicios:

Analiza y captura en el Manual de servicios en disco duro, lascorrecciones que sugiere el área administrativa involucrada yarchiva de manera cronológica definitiva, el Manual de serviciosen un tanto, junto con el Oficio de envío en un tanto.

Imprime el Manual de servicios en un tanto.


7.

8.

9.

10.

11.

12.

12A.

12A.1.



COPIA NO CONTROLADA







2828282828

En caso de estar firmado de visto bueno el Manual de servicios:

Recaba firmas de autorización, en el Manual de servicios en untanto del:

- Jefe de Departamento, Ejecutivo de Proyectos o Consultor, Jefede la Unidad de Acceso a la Información Pública, Subdirector oSubprocurador, Director General, Jefe de la Oficina Sectorial,Tesorero, Director de Área, Subsecretario, Procurador oCoordinador Ejecutivo del área administrativa involucrada.

- Subdirector de Organización y Procesos Administrativos.- Director General de Administración.- Subsecretario de Finanzas y Administración.- Secretario de Finanzas y Planeación.Y archiva de manera cronológica temporal lo siguiente:- Manual de servicios en un tanto.- Oficio de envío en un tanto.

Publica en la página Web de Secretaría, el Manual de serviciosen formato pdf.



Escanea la Hoja de firmas, la integra al Manual de servicios eimprime un tanto.

Sella de copia controlada el Manual de servicios un tanto y loregistra el número de copia en el Control de manuales.

Recaba sello de recibido en el Oficio de envío de manual en lacuarta y quinta fotocopias de la Subsecretaría, Procuraduría,Coordinación Ejecutiva o Direcciones Generales adscritasdirectamente al Secretario, Directores Generales, Tesorería,Oficina Sectorial, Directores de Área, Subdireciones oSubprocuradurías, Unidad de Acceso a la Información Pública,Departamentos, Ejecutivo de Proyectos o Consultor quecorresponda el manual y del Órgano Interno de Control en laSEFIPLAN.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.



COPIA NO CONTROLADA







2929292929


- Un tanto a la Subsecretaría, Procuraduría Fiscal, CoordinaciónEjecutiva, Dirección General adscrita directamente al Secretarioo Unidad de Acceso a la Información Pública según correspondael manual, junto con el Manual de servicios en un tanto para sudifusión.



Manual de servicios en un tanto.

Realiza un respaldo, en Disco compacto (CD) del manual deservicios en formato pdf y en el programa en el que se realizó elmanual.




20.

21.

COPIA NO CONTROLADA

OFICIO DE ENVÍO

1T

MANUAL DE SERVICIOS

1T

MANUAL DE SERVICIOS

DISCO DURO: MANUAL DE SERVICIOS

ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE SERVICIOS


INICIO



ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE SERVICIOS

1T


ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE SERVICIOS

VÍA TELEFÓNICA

OFICIO DE ENVÍO

1T

MANUAL DE SERVICIOS


BUENO

1T


1

C



VERIFICA LA EXISTENCIA DEL MANUAL DE

SERVICIOS ANTERIOR

1T

C

¿EXISTE MANUAL DE SERVICIOS ANTERIOR?

CUESTIONARIOS DE SERVICIOS

ELABORA Y TURNA

1T


NO

SI


RECIBE Y ANALIZA

1T


CAPTURA


DE ACUERDO A LOS CUESTIONARIOS DE

SERVICIOS


MANUAL DE SERVICIOS

IMPRIME

1T

1T

C

1

OBTIENE

MANUAL DE SERVICIOS

C


MANUAL DE SERVICIOS

MANUAL DE SERVICIOS

IMPRIME

1T

C

MANUAL DE SERVICIOS


1T




1T



OBTIENE

1T

1-3F



2-3F



MANUAL DE SERVICIOS?

NO

SI



MANUAL DE SERVICIOS

IMPRIME

1T

1

OFICIO DE ENVÍO

MANUAL DE SERVICIOS


1T






C

1T

C

1F


2F

MANUAL DE SERVICIOS

1T


DISTRIBUYE

1T



3F

C


COPIA NO CONTROLADA

1-5F

CONTROL DE MANUALES

1

ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE SERVICIOS


FIN

REVISIÓN








AUTORIZACIÓN

MANUAL DE SERVICIOS

1T


MANUAL DE SERVICIOS



1T



4-5F


ESCANEA, GUARDA, INTEGRA E IMPRIME

HOJA DE FIRMAS

MANUAL DE SERVICIOS EN PDF



1T

DIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN


OBTIENE FOTOCOPIAS

1T

REALIZA RESPALDO

MANUAL DE SERVICIOS


REALIZÓ EL MANUAL



MANUAL DE SERVICIOS

1T


MANUAL DE SERVICIOS


DISTRIBUYE

1T

1F

2F

1T



SUBDIRECTORES O SUBPROCURADORES

4F


5F

C

3F


COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





3232323232

DICIEMBRE 2009






Eventual.

Elaboración de Proyectos Especiales.

• Los Documentos de proyectos especiales, deberán elaborarse en estricto apego a lanormatividad aplicable en cada caso.

• En el caso de que los proyectos requieran especificaciones técnicas especializadas, se deberárecurrir al apoyo de las áreas administrativas correspondientes en la SEFIPLAN.

Realizar todos aquellos proyectos relacionados con aspectos administrativos de mejoramiento yevaluación de procesos, que le sean encomendados por sus superiores.

COPIA NO CONTROLADA







3333333333


Recibe de la Dirección General de Administración a través de laSubdirección de Organización y Procesos Administrativos, Oficioinformativo en original, en el cual se señala la necesidad deelaborar un proyecto especial.

Accesa a Internet y consulta las Leyes, reglamentos ydocumentación, aplicables según el proyecto.

Analiza la información, elabora e imprime Documento deproyecto especial en un tanto.

Presenta a revisión del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos, el Documento de proyecto especial en untanto.

Turna para visto bueno del Director General de Administración através del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos, el Documento de proyecto especial en un tantoy archiva de manera cronológica temporal el Oficio informativo enoriginal.

Pasa el tiempo.

Recibe del Director General de Administración a través delSubdirector de Organización y Procesos Administrativos, elDocumento de proyecto especial en un tanto.

Verifica si el Documento de proyecto especial en un tanto estálibre de correcciones.

¿Está libre de correcciones el documento?

En caso de no estar libre de correcciones el documento:

Realiza las correcciones necesarias y archiva de maneracronológica definitiva, el Documento de proyecto especial en untanto, con la indicación de correcciones.

Imprime el Documento de proyecto especial en dos tantos, conlas correcciones realizadas.


En caso de estar libre de correcciones el documento:

Imprime un segundo del Documento de proyecto especial.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

7A.

7A.1.

8.


COPIA NO CONTROLADA







3434343434

Turna el Documento de proyecto especial en segundo tanto alDirector General de Administración.

Pasa el tiempo.

Da seguimiento a la implementación de las acciones señaladas enel Documento de proyecto especial en primer tanto.

Ordena y archiva de manera cronológica definitiva el Documentode proyecto especial en primer tanto, una vez concluido elproyecto.


9.

10.

11.



COPIA NO CONTROLADA

OFICIO INFORMATIVO

O

INTERNET: LEYES, REGLAMENTOS Y DOCUMENTACIÓN

ELABORACIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES


DOCUMENTO DE PROYECTO ESPECIAL

RECIBE

1T



VERIFICA SI ESTÁ LIBRE DE CORRECCIONES

1T


IMPRIME

1T

FIN

OFICIO INFORMATIVO

RECIBE

O


ACCESA Y CONSULTA


DA SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS

ACCIONES SEÑALADAS

1T

C

INICIO

A TRAVÉS DE LA SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y



ANALIZA LA INFORMACIÓN, ELABORA

E IMPRIME

1T



1T



TURNA PARA VISTO BUENO

1T




C



¿ESTÁ LIBRE DE CORRECCIONES EL

DOCUMENTO?

NO

SI


REALIZA LAS CORRECCIONES

NECESARIAS

1T


IMPRIME CON LAS CORRECCIONES

REALIZADAS

1T


TURNA

2T



ORDENA

1T

C

REVISIÓN








AUTORIZACIÓN

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





3636363636

DICIEMBRE 2009






Anual.

Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Subdirección.

• El Proyecto del presupuesto de egresos se efectuará de acuerdo con los lineamientos depresupuestación establecidos por la Dirección General de Programación y Presupuesto para elejercicio correspondiente.

• La Subdirección de Organización y Procesos Administrativos, deberá capturar su Proyecto depresupuesto de egresos en el sistema que determine la Dirección General de Programación yPresupuesto.

• La Subdirección de Organización y Procesos Administrativos, deberá enviar su Proyecto depresupuesto de egresos al Departamento de Control Presupuestal, conforme al calendarioestablecido por la Dirección General de Programación y Presupuesto.

• El Departamento de Organización y Métodos integrará el Anteproyecto del Calendario deindicadores de gestión (POA) del Director General de Administración y del Subsecretario deFinanzas y Administración para su captura en el Proyecto de Presupuesto de Egresos.

Elaborar el Presupuesto de Egresos de la Subdirección para el ejercicio siguiente, con base en losrequerimientos y necesidades para el logro de las metas establecidas en el Calendario de indicadoresde gestión (POA) correspondiente.

- Integración del Calendario de Indicadores de Gestión (POA).

COPIA NO CONTROLADA







3737373737


Recibe de la Dirección General de Administración, a través de laSubdirección de Organización y Procesos Administrativos, losLineamientos de presupuestación en fotocopia y la Plantilla depersonal en fotocopia, para la elaboración del proyecto depresupuesto de egresos correspondiente.

Analiza los Lineamientos de presupuestación en fotocopia y laPlantilla de personal en fotocopia.

Acuerda en coordinación con el Subdirector de Organización yProcesos Administrativos, el Calendario de indicadores degestión (POA), para el ejercicio correspondiente.

Elabora el Calendario de indicadores de gestión (POA) enborrador junto con los Requerimientos de recursos materiales,humanos y financieros en borrador y recaba visto bueno delSubdirector de Organización y Procesos Administrativos.

Solicita, a través del Centro de Atención de Usuarios CAU, alDepartamento de Atención a Usuarios, la instalación del Sistemade Proyecto de Presupuesto de Egresos.

Solicita, vía telefónica, al Departamento de Elaboración delPresupuesto e Informes Institucionales, la alta de la clave paraacceder al Sistema de Proyecto de Presupuesto de Egresos.

Captura en el Sistema de Proyecto de Presupuesto de Egresos, elCalendario de indicadores de gestión (POA) y losRequerimientos de recursos materiales, humanos yfinancieros.

Imprime del Sistema de Proyecto de Presupuesto de Egresos, lossiguientes documentos:- Reportes por partida presupuestal en dos tantos.- Resúmenes por capítulo presupuestal en dos tantos.- Calendario de indicadores de gestión (POA) en dos tantos.

Elabora, captura en disco duro e imprime la Exposición demotivos en dos tantos.

Integra en dos tantos, Cuadernillo del proyecto de presupuestode egresos con la siguiente documentación:- Reportes por partida presupuestal en dos tantos.- Resúmenes por capítulo presupuestal en dos tantos.- Calendario de indicadores de gestión (POA) en dos tantos.- Exposición de motivos en dos tantos.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


COPIA NO CONTROLADA







3838383838

Turna al Departamento de Control Presupuestal, el Cuadernillodel proyecto de presupuesto de egresos en un tanto y archivade manera cronológica temporal lo siguiente:- Cuadernillo del proyecto de presupuesto de egresos en

segundo tanto.- Lineamientos de presupuestación en fotocopia.- Plantilla de personal en fotocopia.


Conecta con el procedimiento:- Integración del Calendario de Indicadores de Gestión (POA).



11.

COPIA NO CONTROLADA


RESÚMENES POR CAPÍTULO PRESUPUESTAL

REPORTES POR PARTIDA PRESUPUESTAL

PLANTILLA DE PERSONAL

1F

REQUERIMIENTOS DE RECURSOS MATERIALES, HUMANOS Y FINANCIEROS

B

ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS DE LA SUBDIRECCIÓN


SOLICITA LA INSTALACIÓN DEL SISTEMA DE PROYECTO DE

PRESUPUESTO DE EGRESOS

FIN

LINEAMIENTOS DEPRESUPUESTACIÓN

RECIBE

1F


INICIO

A TRAVÉS DE LA SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y


ACUERDA EL CALENDARIO DE INDICADORES DE

GESTIÓN (POA)


ELABORA Y RECABA VISTO BUENO

B

DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN A USUARIOS


1F

LINEAMIENTOS DEPRESUPUESTACIÓN

ANALIZA

1F


EN COORDINACIÓN CON EL

SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y


SOLICITA LA CLAVE PARA ACCEDER AL SISTEMA DE

PROYECTO DE PRESUPUESTO DE

EGRESOS

DEPARTAMENTO DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO E INFORMES INSTITUCIONALES

VÍA TELEFÓNICA

CAPTURA

SISTEMA DE PROYECTO DE


EL CALENDARIO DE INDICADORES DE

GESTIÓN (POA) Y LOS REQUERIMIENTOS DE

RECURSOS MATERIALES, HUMANOS Y FINANCIEROS

IMPRIME

SISTEMA DE PROYECTO DE


1-2T

1-2T

1-2T

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

ELABORA, CAPTURA E IMPRIME

DISCO DURO: EXPOSICIÓN DE

MOTIVOS

1-2T

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS


RESÚMENES POR CAPÍTULO PRESUPUESTAL

REPORTES POR PARTIDA PRESUPUESTAL

INTEGRA EN DOS TANTOS, CUADERNILLO DEL


EGRESOS

1-2T

1-2T

1-2T

1-2T


LINEAMIENTOS DE PRESUPUESTACIÓN

CUADERNILLO DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS


TURNA

1T

2T

1F

1F

DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- INTEGRACIÓN DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA).

C

REVISIÓN








AUTORIZACIÓN

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





4040404040

DICIEMBRE 2009






Anual.

Integración del Calendario de Indicadores de Gestión (POA).

• La Subdirección de Organización y Procesos Administrativos, deberá adecuar el Calendario deIndicadores de Gestión (POA) a los recursos financieros autorizados en el Presupuesto de Egresosdel ejercicio correspondiente.

• El Calendario de Indicadores de Gestión (POA) de las Subdirecciones adscritas a la DirecciónGeneral de Administración, deberá estar firmado por los Titulares correspondientes de cada áreaadministrativa.

• El Calendario de Indicadores de Gestión (POA) de las siguientes áreas administrativas serecibirán a través del Departamento de Control Presupuestal:- Departamento de Seguridad.- Subdirección de Recursos Humanos.- Subdirección de Servicio Público de Carrera.- Departamento de Control Presupuestal.

Concentrar el Calendario de Indicadores de Gestión (POA) de la Dirección General de Administración ySubsecretario de Finanzas y Administración, conforme al Presupuesto de Egresos autorizado.

- Elaboración de los Reportes de Avance del Calendario de Indicadores de Gestión (POA) eIntegración de los Reportes de la Dirección General y Subsecretario.

COPIA NO CONTROLADA







4141414141


Recibe del Departamento de Control Presupuestal, elPresupuesto de Egresos en original y obtiene del archivocronológico temporal, el Cuadernillo del proyecto depresupuesto de egresos en un tanto.

Coteja el Presupuesto de Egresos en original, contra elCuadernillo del proyecto de presupuesto de egresos en untanto en cada una de las partidas presupuestales y verifica si seaprobó lo proyectado.

¿Se aprobó lo proyectado?

En caso de no aprobarse lo proyectado:

Obtiene el Calendario de indicadores de gestión (POA) en untanto del Cuadernillo del proyecto de presupuesto de egresosen un tanto.

Determina en coordinación con el Subdirector de Organización yProcesos Administrativos, los ajustes a realizar en las actividadescontempladas en el Calendario de indicadores de gestión(POA) en un tanto y lo integra al Cuadernillo del proyecto depresupuesto de egresos en un tanto.

Accesa, captura modificaciones e imprime en el Sistema delAnteproyecto de Presupuesto, el Calendario de indicadores degestión (POA) en un tanto, con base en el Presupuesto deEgresos en original y recaba firma del Subdirector de Organizacióny Procesos Administrativos.


En caso de aprobarse lo proyectado:

Integra al Cuadernillo del proyecto de presupuesto deegresos en un tanto, el Presupuesto de Egresos en original.

Elabora la Tarjeta de solicitud del calendario de indicadoresde gestión (POA) en un tanto, para las áreas administrativasadscritas a la Dirección General de Administración y alSubsecretario de Finanzas y Administración recaba firma delSubdirector de Organización y Procesos Administrativos.

Obtiene dos fotocopias, de la Tarjeta de solicitud delcalendario de indicadores de gestión (POA) en un tanto.

Recaba sello de recibido de las áreas administrativas adscritas a laDirección General de Administración y al Subsecretario deFinanzas y Administración, en la Tarjeta de solicitud delcalendario de indicadores de gestión (POA) en las dosfotocopias.

1.

2.

2A.

2A.1.

2A.2.

3.

4.

5.

6.


COPIA NO CONTROLADA







4242424242

Distribuye la Tarjeta de solicitud del calendario deindicadores de gestión (POA) de la siguiente manera:- Un tanto a las áreas administrativas adscritas a la Dirección

General de Administración y al Subsecretario de Finanzas yAdministración.

- Primera fotocopia a la Dirección General de Administración, parasu conocimiento.

- Segunda fotocopia, al archivo cronológico temporal, junto con elCuadernillo del proyecto de presupuesto de egresos en untanto.

Pasa el tiempo.

Recibe y revisa los Calendarios de indicadores de gestión(POA) en un tanto de las áreas administrativas adscritas a laDirección General de Administración y al Subsecretario deFinanzas y Administración.

Accesa, captura modificaciones en el Sistema de Anteproyecto dePrespuesto de Egresos e imprime el Calendario de indicadoresde gestión (POA) en un tanto del Director General deAdministración y al Subsecretario de Finanzas y Administración,con base en los Calendarios de indicadores de gestión (POA)en un tanto.

Integra los Calendarios de indicadores de gestión (POA) en untanto en Cuadernillo.

Elabora e imprime Tarjeta de envío del calendario deindicadores de gestión (POA) en un tanto y recaba firma delDirector General de Administración a través del Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos.

Obtiene dos fotocopias de la Tarjeta de envío del calendario deindicadores de gestión (POA) en un tanto.

Distribuye la Tarjeta de envío del calendario de indicadoresde gestión (POA), de la siguiente manera:- Un tanto junto con el Cuadernillo del Calendario de

Indicadores de Gestión (POA) en un tanto, al Contralor Internoen la SEFIPLAN, recabando sello de recibido en las dosfotocopias.

- Primera fotocopia, a la Dirección General de Administración.- Segunda fotocopia, al archivo cronológico temporal.


Conecta con el Procedimiento:- Elaboración de los Reportes de Avance del Calendario de

Indicadores de Gestión (POA) e Integración de los Reportes delDirector General y Subsecretario.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.



COPIA NO CONTROLADA

CUADERNILLO DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)

2F

CONTRALOR INTERNO EN LA SEFIPLAN

1-2F

CUADERNILLO DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS 1T

2F


INTEGRACIÓN DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)


FIN


RECIBE Y OBTIENE

O

DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUSETAL

INICIO

CUADERNILLO DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS 1T


COTEJA

O

TARJETA DE ENVÍODEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)

DISTRIBUYE

1T

1F

1T

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- ELABORACIÓN DE LOS REPORTES DE AVANCE DEL CALENDARIO DE

INDICADORES DE GESTIÓN (POA) E INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE LA DIRECCIÓN GENERAL Y SUBSECRETARIO

C

C

1T

¿SE APROBÓ LO PROYECTADO?

NO

SI


INTEGRA AL CUADERNILLO DEL


EGRESOS

O


1T

EN COORDINACIÓN CON EL SUBDIRECTOR DE

ORGANIZACIÓN Y PROCESOS

ADMINISTRATIVOS


OBTIENE DEL CUADERNILLO DEL


EGRESOS

1T


DETERMINA LOS AJUSTES A REALIZAR Y LO INTEGRA

AL CUADERNILLO DEL PROYECTO DE


1T

ACCESA, CAPTURA MODIFICACIONES,

IMPRIME Y RECABA FIRMA

SISTEMA DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO DE



TARJETA DE SOLICITUD DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)


1T




OBTIENE

1T

1-2F



1-2F

ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y AL SUBSECRETARIO DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN


DISTRIBUYE

1T

ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SUBSECRETARIO DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN

1F


C

CALENDARIOS DE INDICADORES DE GESTIÓN (POAS)

RECIBE Y REVISA

1T

ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y DEL SUBSECRETARIO DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN


1T

ACCESA, CAPTURA MODIFICACIONES E

IMPRIME

SISTEMA DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO DE

EGRESOS

CON BASE EN LOS PROGRAMAS

OPERATIVOS ANUALES


INTEGRA EN CUADERNILLO DEL


1T

TARJETA DE CAPTURA DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)

ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA

1T




TARJETA DE CAPTURA DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)

OBTIENE

1T


REVISIÓN








AUTORIZACIÓN

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:





4444444444

DICIEMBRE 2009






- Mensual.

Elaboración de los Reportes de Avance del Calendario de Indicadores de Gestión (POA) eIntegración de los Reportes del Director General y Subsecretario.

• La suma de los porcentajes mensuales deberá programarse para que al final del ejercicio secumpla con el 100% de las metas establecidas en el Calendario de Indicadores de Gestión(POA).

• Las justificaciones que se realicen al Calendario de Indicadores de Gestión (POA), deberánexponer claramente los motivos del retraso de las actividades.

Determinar el avance de las actividades establecidas en el calendario de indicadores de gestión (POA)de la Subdirección, e integrar los Reportes de la Dirección General de Administración y Subsecretariode Finanzas y Administración.

COPIA NO CONTROLADA







4545454545


Obtiene del archivo cronológico temporal el Cuadernillo delcalendario de indicadores de gestión (POA) en un tanto, ydetermina el avance de las actividades proyectadas a cumplir en elperíodo a reportar.

Simultáneamente a la actividad 4, captura e imprime los Reportesde avance del calendario de indicadores de gestión (POA) enun tanto.

Simultáneamente a la actividad 5, recaba firma del Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos en los Reportes deavance del calendario de indicadores de gestión (POA) en untanto.

Simultáneamente a la actividad 2, elabora la Tarjeta de solicituddel calendario de indicadores de gestión (POA) ) en un tanto,para las áreas administrativas adscritas a la Dirección General deAdministración y al Subsecretarioy recaba firma del Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos.

Simultáneamente a la actividad 3, obtiene dos fotocopias laTarjeta de solicitud del calendario de indicadores de gestión(POA) en un tanto.

Recaba sello de recibido de las áreas administrativas adscritas ala Dirección General de Administración y Subsecretario, en laTarjeta de solicitud del calendario de indicadores de gestión(POA) en las dos fotocopias.

Distribuye la Tarjeta de solicitud del calendario deindicadores de gestión (POA) de la siguiente manera:

- Un tanto a las áreas administrativas adscritas a la DirecciónGeneral de Administración y al Subsecretario.

- Primera fotocopia, a la Dirección General de Administración,para su conocimiento.

- Segunda fotocopia, al archivo cronológico temporal.

Pasa el tiempo.

Recibe los Reportes de avance del calendario de indicadoresde gestión (POA) en un tanto de las áreas administrativasadscritas a la Dirección General de Administración y alSubsecretario.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.


COPIA NO CONTROLADA







4646464646

Compara el Cuadernillo del calendario de indicadores degestión (POA) en un tanto contra los porcentajes presentados enlos Reportes de avance del calendario de indicadores degestión (POA) en un tanto.

¿Coinciden los porcentajes?

En caso de no coincidir los porcentajes:

Verifica si la justificación que se presenta es adecuada.

¿Es adecuada la justificación?

En caso de no ser adecuada la justificación:

Solicita vía telefónica, al área administrativa correspondiente,modifique su avance y la justificación y le devuelve sus Reportesde avance del calendario de indicadores de gestión (POA) enun tanto.

Pasa el tiempo.

Recibe del área administrativa correspondiente, los Reportes deavance del calendario de indicadores de gestión (POA) en untanto.


En caso de que sea adecuada la justificación:


En caso de coincidir los porcentajes:

Accesa, captura e imprime los Reportes de avance delcalendario de indicadores de gestión (POA) en un tanto delDirector General de Administración y del Subsecretario, con baseen los Reportes de avance del calendario de indicadores degestión (POA) recibidos en un tanto.

Elabora e imprime Tarjeta de envío de avance del calendariode indicadores de gestión (POA) en un tanto y recaba firma delDirector General de Administración a través del Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos.

9.

9A.

9B.

9B.1.

10.

11.



COPIA NO CONTROLADA







4747474747

Obtiene dos fotocopias de la Tarjeta de envío de avance delcalendario de indicadores de gestión (POA) en un tanto.

Distribuye la Tarjeta de envío de avance del calendario deindicadores de gestión (POA) de la siguiente manera:- Un tanto, junto con el el Cuadernillo de reportes del

calendario de indicadores de gestión (POA) en un tanto, alContralor Interno en la SEFIPLAN, recabando sello de recepciónen las dos fotocopias.

- Primera fotocopia a la Dirección General de Administración.

Integra los Reportes de avance del calendario de indicadoresde gestión (POA) en un tanto en Cuadernillo de reportes delcalendario de indicadores de gestión (POA) en un tanto.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, Cuadernillodel calendario de indicadores de gestión (POA) en un tanto yla Tarjeta de envío de avance del calendario de indicadoresde gestión (POA) en segunda fotocopia.




12.

13.

14.

15.

COPIA NO CONTROLADA

1-2F

REPORTES DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)

2F

1F

1-2F

ELABORACIÓN DE LOS REPORTES DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)E INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE LA DIRECCIÓN GENERAL Y SUBSECRETARIO



OBTIENE Y DETERMINA EL AVANCE DE LAS

ACTIVIDADES PROYECTADAS A

CUMPLIR EN EL PERÍODO A REPORTAR

1T

INICIO

C

REPORTES DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA) 1T

CAPTURA E IMPRIME


RECABA FIRMA

1T




1T



OBTIENE

1T



1-2F

ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA DIR. GRAL DE ADMÓN Y SUBSECRETARIO.


DISTRIBUYE

1T

ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA DIR. GRAL DE ADMÓN.


C


RECIBE

1T

ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA DIR. GRAL DE ADMÓN. Y SUBSECRETARIO


COMPARA CONTRA LOS PORCENTAJES PRESENTADOS

1T

1T

¿COINCIDEN LOS PORCENTAJES?

NO

VERIFICA SI LA JUSTIFICACIÓN QUE SE

PRESENTA ES ADECUADA

SI

¿ES ADECUADA LA JUSTIFICACIÓN?

NO

SI


SOLICITA MODIFIQUE LA JUSTIFICACIÓN Y LE

DEVUELVE

1T

VÍA TELEFÓNICA

ÁREA ADMINISTRATIVA CORRESPONDIENTE


RECIBE

1T

ÁREA ADMINISTRATIVA CORRESPONDIENTE

1

1

REPORTES DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA) 1T

ACCESA, CAPTURA E IMPRIME

CON BASE EN LOS REPORTES DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)

TARJETA DE ENVÍO DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)

ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA

1T

DIR. GRAL DE ADMÓN.




OBTIENE

1T

CONTRALOR INTERNO EN LA SEFIPLANTARJETA DE ENVÍO DE

AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)

DISTRIBUYE

1T

1F



INTEGRA EN CUADERNILLO DE REPORTES DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE

GESTIÓN (POA

1T



CUADERNILLO DE REPORTES DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)

ORDENA

1T

1T

2F

FINC

REVISIÓN








AUTORIZACIÓN

COPIA NO CONTROLADA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN





4949494949

C.P. AMÉRICA AGUILAR BOZADADIRECTORA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANOSUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y


LIC. JOSÉ SALVADOR SÁNCHEZ ESTRADASECRETARIO DE FINANZAS

Y PLANEACIÓN

LIC. ANTONIO FERRARI CAZARÍNSUBSECRETARIO DE FINANZAS

Y ADMINISTRACIÓN

L.A.E. MACARIA ANGELES FUENTESJEFA DEL DEPARTAMENTO DEORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Elaborado y autorizado en diciembre de 2009Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave

Documents

Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave - Manual …veracruz.gob.mx/wp-content/uploads/sites/2/2014/10/... · 2014-10-20 · SOPA La actualización del Plan Veracruzano