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Manual de Procedimientos
Departamento de Organizacióny Métodos
Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos Administrativos
Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosDiciembre 2009
SFA/DGA/SOPA-P-02-A4
COPIA NO CONTROLADA
ÍNDICE
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
Presentación
Estructura Orgánica del Departamento ........................................................................................... 1
Simbología de Diagramas .................................................................................................................. 2
Descripción y Diagramas de Procedimientos
Departamento de Organización y Métodos
Elaboración del Manual General de Organización ................................................................................ 4
Elaboración o Actualización de los Manuales Específicos de Organización ...................................... 11
Elaboración o Actualización de los Manuales de Procedimientos ...................................................... 18
Elaboración o Actualización de los Manuales de Servicios ...................................................................25
Elaboración de Proyectos Especiales .................................................................................................. 32
Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Subdirección ........................................ 36
Integración del Calendario de Indicadores de Gestión (POA) .............................................................. 40
Elaboración de los Reportes de Avance del Calendario de Indicadores de Gestión (POA)e Integración de los Reportes de la Dirección General y Subsecretario ............................................. 44
Firmas de Autorización ...................................................................................................................... 49
COPIA NO CONTROLADA
PRESENTACIÓN
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
La actualización del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010, establece la adición de los siguientesobjetivos en el rubro de Reingeniería de Gobierno:
• Evaluar permanentemente la dimensión, organización, funcionamiento, responsabilidades yresultados de la actuación del personal en la Administración Pública Estatal centralizada,descentralizada y autónoma.
• Promover la mejoría de los procesos y los resultados en los programas del gobierno, parasatisfacer las necesidades de los ciudadanos, bajo el criterio rector de mejores prácticasoperacionales y administrativas y su apego al sistema de presupuesto orientado a resultados.
• Garantizar el acceso pleno de los ciudadanos a la información pública confiable, en lo posiblesin costo y en tiempo.
• Profundizar el concepto de e-gobierno mediante la sistematización y digitalización de todos lostrámites administrativos.
Por esta razón, la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos,establece los procesos que realizan las áreas administrativas, con el fin de permitir que los servidorespúblicos se apeguen a los mismos y contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad quedemanda la sociedad, asimismo se da cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del PoderEjecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruzde Ignacio de la Llave, Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz deIgnacio de la llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y Plan Veracruzanode Desarrollo 2005-2010.
Ante estos cambios, surge el presente Manual de Procedimientos del Departamento de Organización yMétodos, como un instrumento de consulta para la realización de los procesos que en el mismo sedetallan, definiendo las actividades del personal del área descrita.
La estructura del contenido, ofrece una respuesta a las necesidades de las áreas administrativasinvolucradas. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:
• Estructura Orgánica del Departamento: Se integra para dar una visión general de la jerarquizacióndel Departamento, objeto del Manual en cuestión.
• Simbología de Diagramas: Se incluyen las figuras que se utilizan en las representacionesgráficas de los procedimientos.
• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Se expone de manera clara y concreta, cuáles sonlas actividades que le son inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puestoresponsable de realizarlas.
• Firmas de Autorización: Se incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas yPlaneación hasta el Jefe del Departamento, dando formalidad al documento.
La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades:a) indirecto: a través del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con losniveles involucrados en cada procedimiento.
COPIA NO CONTROLADA
PRESENTACIÓN
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:
• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las
actividades que deben llevarse a cabo para operar el proceso.• Diagrama correspondiente.
COPIA NO CONTROLADA
ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
11111
PROCURADURÍAFISCAL
UNIDAD DE ACCESO ALA INFORMACIÓN
PÚBLICA
SECRETARÍA DEFINANZAS Y
PLANEACIÓN
DIRECCIÓNGENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA
TESORERÍA
SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
SUBSECRETARÍADE INGRESOS
COORDINACIÓNEJECUTIVA DEL COMITÉDE PLANEACIÓN PARAEL DESARROLLO DEL
ESTADO DE VERACRUZ
DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS Y
DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS
DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO DEL
ESTADO
DEPARTAMENTO DEPROGRAMAS
INSTITUCIONALES DEMODERNIZACIÓN
SUBDIRECCIÓNDE SERVICIO
PÚBLICO DE CARRERA
DEPARTAMENTO DECONTROL
PRESUPUESTAL
SUBDIRECCIÓN DEADQUISICIONES Y
CONTROL DEINVENTARIOS
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN Y
PROCESOSADMINISTRATIVOS
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
ANALISTAADMINISTRATIVO DE
ORGANIZACIÓN YMÉTODOS
DEPARTAMENTO DEORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS
OFICINA SECTORIALDE ENLACE DE
TURISMO, CULTURA YNEGOCIOS
INTERNACIONALES
COORDINACIÓN DEASESORES
DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL
DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
DIRECCIÓN GENERALDE INVERSIÓN
PÚBLICA
COPIA NO CONTROLADA
SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
22222
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
33333
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓNY MÉTODOS
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
44444
DICIEMBRE 2009
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
• El Manual general de organización, deberá contar con la firma del Secretario de Finanzas yPlaneación, Coordinador Ejecutivo del Comité de Planeación para el Desarrollo del Estado deVeracruz, Procurador Fiscal y Subsecretarios.
• En el Oficio de envío de validación de manual, se deberá incluir el material enviado a revisióny la fecha en que deberá ser devuelta la revisión con correcciones a la Subdirección deOrganización y Procesos Administrativos.
• Al enviar para validación el Manual general de organización, se incluirán las descripciones depuestos del área administrativa correspondiente, antecedentes, marco legal y directorio de laSecretaría.
• El Manual general de organización, deberá ser revisado por el Jefe del Departamento deOrganización y Métodos y por el Subdirector de Organización y Procesos Administrativos, antes desu envío a validación y autorización.
• El Manual general de organización, deberá publicarse en Internet en cumplimiento a loestablecido en el Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave y la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado deVeracruz.
Eventual.
Elaboración del Manual General de Organización.
Actualizar el Manual General de Organización de la Secretaría, de acuerdo al Reglamento Interiorvigente, para brindar un soporte documental a los interesados en las actividades que se realizan dentrode la misma, definiendo las funciones y responsabilidades encomendadas de cada área de laorganización.
- Elaboración o Actualización del Manual Específico de Organización.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
55555
• Los Oficios que firme el Director General de Administración deberán llevar la rúbrica delSubdirector de Organización y Procesos Administrativos.
• La documentación recibida en el Departamento, deberá ser autorizada por el Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos, para su trámite correspondiente.
• Las impresiones del Manual general de organización, se realizarán con el apoyo de la DirecciónGeneral de Innovación Tecnológica.
• Se deberá entregar a la Subdirección de Infraestructura Tecnológica el papel que se requiera para laimpresión de las portadas correspondientes.
• Los ejemplares del Manual general de organización que requieran las áreas administrativasllevarán un número de folio consecutivo de copia controlada, mismo que se deberá registrar en elControl de manuales.
• El Manual general de organización publicado en la página Web de la Secretaría deberácontener la leyenda “copia no controlada”.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
66666
Departamento deOrganización y Métodos.
Accesa a internet y obtiene el archivo del Reglamento Interiorautorizado.
Elabora e imprime el Manual general de organización en untanto, con base en el archivo del Reglamento Interiorautorizado.
Presenta a revisión del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos, el Manual general de organización en un tantoy en su caso realiza las correcciones correspondientes.
Elabora e imprime el Oficio de envío de validación del manualen un tanto y recaba firma del Secretario de Finanzas y Planeacióna través del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos.
Obtiene tres fotocopias del Oficio de envío de validación delmanual en un tanto.
Recaba sello de recibido de la segunda a la cuarta fotocopia delOficio de envío de validación del manual, de:- Coordinación de Asesores.- Coordinación Ejecutiva del Comité de Planeación para el
Desarrollo del Estado de Veracruz.- Procuraduría Fiscal.- Subsecretarías de la SEFIPLAN.- Direcciones Generales adscritas directamente al Secretario.- Unidad de Acceso a la Información Pública.Y turna la primera fotocopia al Órgano Interno de Control en laSEFIPLAN, segunda a la Jefatura del Secretario, la tercera a laDirección General de Administración y la cuarta la archiva demanera cronológica definitiva.
Distribuye para validación de la Coordinación de Asesores,Coordinación Ejecutiva del Comité de Planeación para el Desarrollodel Estado de Veracruz, Procuraduría Fiscal, Subsecretarías de laSEFIPLAN, Direcciones Generales adscritas directamente alSecretario y Unidad de Acceso a la Información Pública, losiguiente:- Oficio de envío de validación del manual en un tanto.- Manual general de organización en un tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Coordinación de Asesores, Coordinación Ejecutiva delComité de Planeación para el Desarrollo del Estado de Veracruz,Procuraduría Fiscal, Subsecretarías de la SEFIPLAN, DireccionesGenerales adscritas directamente al Secretario y Unidad deAcceso a la Información Pública, a través del Director General deAdministración, el Manual general de organización en un tanto.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Elaboración del Manual General de Organización.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
77777
Verifica que el Manual general de organización en un tanto,cuente con el visto bueno.
¿Cuenta con el visto bueno?
En caso de no contar con el visto bueno:
Analiza y captura las correcciones apropiadas del Manualgeneral de organización en un tanto, y lo archiva de maneracronológica definitiva.
Imprime el Manual general de organización en un tanto.
Continúa con la actividad No.4.
En caso de contar con el visto bueno:
Ordena y archiva de manera cronológica definitiva, el Manualgeneral de organización en un tanto con el visto bueno.
Imprime un tanto del Manual general de organización y recabafirmas de autorización del Coordinador Ejecutivo del Comité dePlaneación para el Desarrollo del Estado de Veracruz, ProcuradorFiscal, Subsecretarios de la SEFIPLAN y del Secretario.
Escanea la Hoja de firmas y la integra al Manual General deOrganización.
Realiza un respaldo en Disco compacto (CD) del Manualgeneral de organización en formato pdf y en el formato en el quese elaboró el manual.
Publica en la página Web de la Secretaría, el Manual general deorganización en formato pdf.
Solicita a través del Centro de Atención a Usuarios (CAU) laimpresión de portadas y manual general de organización enun tanto, anexando el archivo para impresión.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Atención a Usuarios de laSubdirección de Infraestructura Tecnológica, Portadas y Manualgeneral de organización en los tantos necesarios para sudistribución.
Elabora Oficio para encuadernación en un tanto y recaba firmadel Subdirector de Organización y Procesos Administrativos.
Obtiene una fotocopia del Oficio para encuadernación en untanto.Turna a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios
9.
9A.
9A.1.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Departamento deOrganización y Métodos.
Elaboración del Manual General de Organización.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
88888
Generales, el Oficio para encuadernación en un tanto, lasPortadas y Manual general de organización en los tantosnecesarios, recabando sello de recibido en el Oficio paraencuadernación en fotocopia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal:- Manual general de organización en un tanto con las firmas
autógrafas.- Disco compacto (CD) del Manual general de organización
en un respaldo.- Oficio para encuadernación en fotocopia.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y ServiciosGenerales, ejemplares del Manual general de organización.
Elabora Oficio de aviso en un tanto, para informar a los órganos yáreas administrativas de la Secretaría de la publicación del ManualGeneral de Organización en internet y Oficio de distribución enun tanto y recaba firma del Director General de Administración através del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos.
Obtiene tres fotocopias del Oficio de aviso en un tanto y dos delOficio de distribución en un tanto.
Distribuye la documentación de la siguiente manera:- A las áreas administrativas de la Secretaría, el Oficio de aviso
en un tanto, recabando sello de recibido en las dos fotocopias.- A las Coordinaciones, Procuraduría, Subsecretarías, Direcciones
Generales, Tesorería o equivalentes y Oficina Sectorial, el Oficiode distribución en un tanto, junto con el Manual general deorganización en un ejemplar para su distribución, recabandosello de recibido en las dos fotocopias.
- Al Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN el Oficio de avisoen primera fotocopia.
- A la Dirección General de Administración el Oficio de aviso ensegunda fotocopia y el Oficio de distribución en primerafotocopia.
- Al archivo cronológico definitivo, el Oficio de aviso en tercerafotocopia y el Oficio de distribución en segunda fotocopia.
- Al archivo cronológico temporal, ejemplares del Manual generalde organización.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Elaboración o Actualización de los Manuales Específicos de
Organización.
Elaboración del Manual General de Organización.
Departamento deOrganización y Métodos.
19.
20.
21.
22.
23.
COPIA NO CONTROLADA4F
ELABORACIÓN DEL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
INICIO
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
VERIFICA CUENTE CON EL VISTO BUENO
1T
¿CUENTA CON EL VISTO BUENO?
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
ANALIZA Y CAPTURA LAS CORRECCIONES
APROPIADAS
1T
NO
SI
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
ORDENA
1T
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
IMPRIME
1T
ACCESA Y OBTIENE
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
ELABORA E IMPRIME
1T
CON BASE EN ELREGLAMENTO INTERIOR
AUTORIZADO
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
PRESENTA A REVISIÓN Y EN SU CASO REALIZA LAS
CORRECCIONES CORRESPONDIENTES
1T
SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
ELABORA Y RECABA FIRMA
1T
SECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
A TRAVÉS DEL SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
OBTIENE
1T
1-4F
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
RECABA SELLO DE RECIBIDO Y TURNA
2F
COORDINACIÓN DE ASESORES, COORDINACIÓN EJECUTIVA DEL COPLADEVER, PROCURADURÍA FISCAL, SUBSECRETARÍAS DE LA SEFIPLAN, DIRECCIONES GENERALES ADSCRITAS DIRECTAMENTE AL SECRETARIO Y UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
3F
JEFATURA DEL SECRETARIO
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
C
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
DISTRIBUYE
COORDINACIÓN DE ASESORES, COORDINACIÓN EJECUTIVA DEL COPLADEVER, PROCURADURÍA FISCAL, SUBSECRETARÍAS DE LA SEFIPLAN, DIRECCIONES GENERALES ADSCRITAS DIRECTAMENTE AL SECRETARIO Y UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
1T
1T
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
RECIBE
1T
COORDINACIÓN DE ASESORES, COORDINACIÓN EJECUTIVA DEL COPLADEVER, PROCURADURÍA FISCAL, SUBSECRETARÍAS DE LA SEFIPLAN, DIRECCIONES GENERALES ADSCRITAS DIRECTAMENTE AL SECRETARIO Y UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
A TRAVÉS DEL DIRECTOR GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
C
1
1
CON EL VISTO BUENO
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
IMPRIME Y RECABA FIRMAS DE
AUTORIZACIÓN
1T
COORDINADOR EJECUTIVO DEL COPLADEVER, PROCURADOR FISCAL, SUBSECRETARIOS Y SECRETARIO DE LA SEFIPLAN
REALIZA RESPALDO
MGO
EN FORMATO PDF Y EN EL FORMATO EN EL QUE SE
ELABORÓ EL MANUAL
PUBLICA
SOLICITA LA IMPRESIÓN
E-MAIL: PORTADA Y MANUAL GENERAL DE
ORGANIZACIÓN
CENTRO DE ATENCIÓN A USUARIOS
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
NT
PORTADAS
RECIBE
NT
DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN A USUARIOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA
OFICIO PARA ENCUADERNACIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMA
1T
SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
1
INTERNET
REGLAMENTO INTERIOR
AUTORIZADO
REGLAMENTO INTERIOR
AUTORIZADO
C
EN LA PÁGINA WEB DE LA SECRETARÍA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN EN
1F
OFICIO PARA ENCUADERNACIÓN
OBTIENE
1T
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
PORTADAS
OFICIO PARA ENCUADERNACIÓN
TURNASUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
1T
NT
NT
RECABANDO SELLO DE RECIBIDO EN EL OFICIO
PARA ENCUADERNACIÓN EN FOTOCOPIA
ESCANEA E INTEGRA
HOJA DE FIRMAS
MANUAL DE ORGANIZACIÓN EN
1F
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA SEFIPLAN
COPIA NO CONTROLADA
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
OFICIO DE DISTRIBUCIÓN
OFICIO DE AVISO
OFICIO DE DISTRIBUCIÓN
1FOFICIO DE AVISO
1
ELABORACIÓN DEL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
RECIBE
NT
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
OFICIO DE DISTRIBUCIÓN
OFICIO DE AVISO
ELABORA Y RECABA FIRMA
1T
1T
DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
A TRAVÉS DEL SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
1-2F
OFICIO DE DISTRIBUCIÓN
1T
1-3F
OFICIO DE AVISO
OBTIENE
1T
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
OFICIO DE DISTRIBUCIÓN
OFICIO DE AVISO
DISTRIBUYE
1T
ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SECRETARÍA
COORDINACIONES, PROCURADURÍA, SUBSECRETARÍAS, DIRECCIONES GENERALES O EQUIVALENTES Y OFICINA SECTORIAL
1T
2F
1F
3F
2F
NT
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
C
C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES ESPECÍFICOS DE ORGANIZACIÓN
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DICIEMBRE 2009
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
1T
OFICIO PARA ENCUADERNACIÓN
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
ORDENA
1T
MGO
1F
C
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA SEFIPLAN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
1 11 11 11 11 1
DICIEMBRE 2009
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
• Los Oficios que firme el Director General de Administración, deberán llevar la rúbrica delSubdirector de Organización y Procesos Administrativos.
• El Manual específico de organización, deberá publicarse en internet en cumplimiento a loestablecido en el Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave y la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado deVeracruz.
• El Manual específico de organización para su publicación en internet, deberá contar con laautorización del Secretario de la Dependencia.
• Los Cuestionarios de funciones, así como los borradores de validación del Manual específicode organización, deberán desecharse en el momento en que se autoriza dicho Manual.
• La documentación recibida en el Departamento, deberá ser autorizada por el Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos, para su trámite correspondiente.
• Los Manuales específicos de organización que requieran las áreas administrativas llevarán unnúmero de folio consecutivo de copia controlada, mismo que se deberá registrar en el Control demanuales.
• Los Manuales específicos de organización publicados en la página Web de la Secretaríadeberán contener la leyenda “copia no controlada”.
Permanente.
Elaboración o Actualización de los Manuales Específicos de Organización.
Integrar un documento que indique las funciones específicas que realizan las áreas administrativas, ymantener actualizada la información que permita desarrollar eficientemente las diversas funciones delas mismas.
- Elaboración o Actualización de los Manuales de Procedimientos.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
1212121212
Departamento deOrganización y Métodos.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Calendario deindicadores de gestión (POA) en un tanto y determina laelaboración o actualización del Manual específico deorganización de acuerdo a la meta programada.
Informa vía telefónica, al área administrativa de la SEFIPLANcorrespondiente, sobre la elaboración o actualización del Manualespecífico de organización.
Obtiene de internet el Reglamento Interior actualizado.
Verifica la existencia del Manual específico de organizaciónanterior, y archiva de manera cronológica temporal, el Calendariode indicadores de gestión (POA) en un tanto.
¿Existe Manual específico de organización anterior?
En caso de no existir Manual específico de organizaciónanterior:
Elabora y turna al área administrativa involucrada, Cuestionariosde funciones en un tanto, para recopilar información.
Pasa el tiempo.
Recibe del área administrativa involucrada los Cuestionarios defunciones en un tanto, y los analiza.
Captura en el disco duro el Manual específico de organización,de acuerdo a la información de los Cuestionarios de funcionesen un tanto, adecuándola al Reglamento Interior actualizado yal Manual general de organización en un tanto.
Imprime el Manual específico de organización en un tanto, yarchiva de manera cronológica temporal, los Cuestionarios defunciones en un tanto.
Continúa con la actividad No. 8.
En caso de existir Manual específico de organización anterior:
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Disco compacto (CD)de manual específico de organización, con la información delManual específico de organización anterior.
1.
2.
3.
4.
4A.
4A.1.
4A.2.
4A.3.
5.
Elaboración o Actualización de los Manuales Específicos de Organización.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
1313131313
Accesa al Disco compacto (CD) de manual específico deorganización, copia en disco duro el Manual específico deorganización y realiza correcciones, con base en el ReglamentoInterior actualizado y el Manual general de organización enun tanto.
Imprime el Manual específico de organización en un tanto yarchiva de manera cronológica temporal, el Disco compacto (CD)de manual específico de organización.
Presenta a revisión del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos el Manual específico de organización en untanto.
Elabora el Oficio de envío de validación del manual en untanto y recaba firma del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos.
Obtiene tres fotocopias del Oficio de envío de validación delmanual en un tanto.
Recaba sello de recibido de la Subdirección, Subprocuraduría,Oficina Sectorial o Unidad de Acceso a la Información Públicainvolucrada y Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN, en lasegunda y tercera fotocopia del Oficio de envío de validacióndel manual.
Distribuye el Oficio de envío de validación del manual de lasiguiente manera:
- Un tanto, a la Subdirección, Subprocuraduría, Oficina Sectorial oUnidad de Acceso a la Información Pública involucrada junto conel Manual específico de organización en un tanto.
- Primera fotocopia, al Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN.- Segunda fotocopia a la Dirección General de Administración.- Tercera fotocopia, al archivo cronológico temporal.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Subdirección, Subprocuraduría, Oficina Sectorial oUnidad de Acceso a la Información Pública involucrada, el Manualespecífico de organización en un tanto, junto con Oficio deenvío en un tanto y verifica si está firmado de visto bueno.
¿Está firmado de visto bueno el Manual específico deorganización?
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Departamento deOrganización y Métodos.
Elaboración o Actualización de los Manuales Específicos de Organización.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
1414141414
En caso de no estar firmado de visto bueno el Manual específicode organización:
Analiza y captura en el Manual específico de organización endisco duro, las correcciones que sugiere el área administrativainvolucrada y archiva de manera cronológica definitiva, el Manualespecífico de organización en un tanto, junto con el Oficio deenvío en un tanto.
Imprime el Manual específico de organización en un tanto.
Continúa con la actividad No. 14.
En caso de estar firmado de visto bueno el Manual específico deorganización:
Recaba firmas de autorización, en el Manual específico deorganización en un tanto del:- Jefe de Departamento, Ejecutivo de Proyectos o Consultor, Jefe
de la Unidad de Acceso a la Información Pública, Subdirector oSubprocurador, Director General, Jefe de la Oficina Sectorial,Tesorero, Director de Área, Subsecretario, Procurador oCoordinador Ejecutivo del área administrativa involucrada.
- Subdirector de Organización y Procesos Administrativos.- Director General de Administración.- Subsecretario de Finanzas y Administración.- Secretario de Finanzas y Planeación.Y archiva de manera cronológica temporal lo siguiente:- Manual general de organización en un tanto.- Oficio de envío en original.
Publica en la página Web de Secretaría, el Manual específico deorganización en formato pdf.
Elabora Oficio de envío de manual en el cual informa lapublicación de dicho manual en internet en un tanto y recaba firmadel Director General de Administración a través del Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos
Obtiene cinco fotocopias del Oficio de envío de manual en untanto.
Escanea la Hoja de firma y la integra al Manual específico deorganización e imprime un tanto.
Sella de copia controlada el Manual específico de organizaciónun tanto y lo registra el número de copia en el Control demanuales.
13A.
13A.1.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Departamento deOrganización y Métodos.
Elaboración o Actualización de los Manuales Específicos de Organización.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
1515151515
Recaba sello de recibido en el Oficio de envío de manual en lacuarta y quinta fotocopias de la Subsecretaría, Procuraduría,Coordinación Ejecutiva o Direcciones Generales adscritasdirectamente al Secretario, Directores Generales, Tesorería,Oficina Sectorial, Directores de Área, Subdireciones oSubprocuradurías, Unidad de Acceso a la Información Pública,Departamentos, Ejecutivo de Proyectos o Consultor quecorresponda el manual y del Órgano Interno de Control en laSEFIPLAN.
Distribuye el Oficio de envío de manual de la siguiente manera:
- Un tanto a la Subsecretaría, Procuraduría Fiscal, CoordinaciónEjecutiva, Dirección General adscrita directamente al Secretarioo Unidad de Acceso a la Información Pública según correspondael manual, junto con el Manual específico de organización enun tanto para su difusión.
- Primera fotocopia a los Directores Generales, Tesorería, OficinaSectorial o Directores de área.
- Segunda fotocopia a los Subdirectores o Subprocuradores.- Tercera fotocopia al Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN.- Cuarta fotocopia al Director General de Administración.- Quinta fotocopia al archivo cronológico temporal, junto con el
Manual específico de organización en un tanto.
Realiza un respaldo, en Disco compacto (CD) del manualespecífico de organización en formato pdf y en el programa en elque se realizó el manual.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Elaboración o Actualización de los Manuales de Procedimientos.
20.
21.
22.
Departamento deOrganización y Métodos.
Elaboración o Actualización de los Manuales Específicos de Organización.
COPIA NO CONTROLADA1F
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
OFICIO DE ENVÍO
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN
RECABA FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
1T
1T
C
OFICIO DE ENVÍO
1T
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN
1T
2F
MANUAL ESPECIF. DE
ORG
DISCO DURO: MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN
ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES ESPECÍFICOS DE ORGANIZACIÓN
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
INICIO
CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
OBTIENE Y DETERMINA LA ELABORACIÓN O
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL ESPECÍFICO DE
ORGANIZACIÓN
1T
INFORMA SOBRE LA ELABORACIÓN O
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL ESPECÍFICO DE
ORGANIZACIÓN VÍA TELEFÓNICA
OBTIENE DE INTERNET
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN
1T
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
DISTRIBUYE
1T
SUBDIRECCIÓN, SUBPROCURADURÍA, OFICINA SECTORIAL O UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
OFICIO DE ENVÍO
1T
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁ FIRMADO DE VISTO
BUENO
1T
SUBDIRECCIÓN, SUBPROCURADURÍA, OFICINA SECTORIAL O UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA INVOLUCRADA
1
C
ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA SEFIPLAN
CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
VERIFICA LA EXISTENCIA DEL MANUAL ESPECÍFICO
DE ORGANIZACIÓN ANTERIOR
1T
C
¿EXISTE MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN
ANTERIOR?
CUESTIONARIOS DE FUNCIONES
ELABORA Y TURNA
1T
ÁREA ADMINISTRATIVA INVOLUCRADA
NO
SI
CUESTIONARIOS DE FUNCIONES
RECIBE Y ANALIZA
1T
ÁREA ADMINISTRATIVA INVOLUCRADA
CAPTURA
DISCO DURO: MANUAL ESP. DE
ORGANIZACIÓN
DE ACUERDO A LOS CUESTIONARIOS DE
FUNCIONES, ADECUÁNDOLA AL
REGLAMENTO INTERIOR ACTUALIZADO Y AL MGO
CUESTIONARIOS DE FUNCIONES
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN
IMPRIME
1T
1T
C
1
OBTIENE
MANUAL ESPECIF. DE
ORG
C
ACCESA, COPIA Y REALIZA CORRECCIONES
MANUAL ESPECIF. DE
ORG
CON BASE EN EL REGLAMENTO
INTERIOR ACTUALIZADO Y AL
MGO
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN
IMPRIME
1T
C
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN
PRESENTA A REVISIÓN
1T
SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
ELABORA Y RECABA FIRMA
1T
SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
OBTIENE
1T
1-3F
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
RECABA SELLO DE RECIBIDO
2-3F
SUBDIRECCIÓN, SUBPROCURADURÍA, OFICINA SECTORIAL O UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA INVOLUCRADA Y ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA SEFIPLAN
3F
C
¿ESTÁ FIRMADO DE VISTO BUENO EL
MANUAL ESPECÍF. DE ORGANIZACIÓN?
NO
SI
ANALIZA Y CAPTURA LAS CORRECCIONES
DISCO DURO: MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN
IMPRIME
1T
1
1T
- JEFE DE DEPARTAMENTO, EJECUTIVO DE PROYECTOS O CONSULTOR, JEFE DE LA UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, SUBDIRECTOR O SUBPROCURADOR, DIRECTOR GENERAL, JEFE DE LA OFICINA SECTORIAL, TESORERO, DIRECTOR DE ÁREA, SUBSECRETARIO, PROCURADOR O COORDINADOR EJECUTIVO DEL ÁREA ADMINISTRATIVA INVOLUCRADA.
- SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS.
- DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN.
- SUBSECRETARIO DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN.
- SECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN.
REGLAMENTO INTERIOR
ACTUALIZADO
C
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA SEFIPLAN
COPIA NO CONTROLADA
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN
1T
1-5F
CONTROL DE MANUALES
OFICIO DE ENVÍO DE MANUAL
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN
1
ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES ESPECÍFICOS DE ORGANIZACIÓN
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
OFICIO DE ENVÍO DE MANUAL
DISTRIBUYE
1T
1F
2F
1T
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
SUBSECRETARÍA, PROCURADURÍA FISCAL, COORDINACIÓN EJECUTIVA, DIRECCIÓN GENERAL ADSCRITA DIRECTAMENTE AL SECRETARIO O UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA SEGÚN CORRESPONDA EL MANUAL
DIRECTORES GENERALES , TESORERÍA, OFICINA SECTORIAL O DIRECTORES DE ÁREA
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DICIEMBRE 2009
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN
1T
PUBLICA EN LA PÁGINA WEB
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN
SELLA DE COPIA CONTROLADA Y
REGISTRA AL NÚMERO DE COPIA
1T
OFICIO DE ENVÍO DE MANUAL
RECABA SELLO DE RECIBIDO
4-5F
SUBSECRETARÍA, PROCURADURÍA, COORDINACIÓN EJECUTIVA O DIRECCIONES GENERALES ADSCRITAS DIRECTAMENTE AL SECRETARIO, DIRECTORES GENERALES, TESORERÍA, OFICINA SECTORIAL, DIRECTORES DE ÁREA, SUBDIRECIONES O SUBPROCURADURÍAS, UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, DEPARTAMENTOS, EJECUTIVO DE PROYECTOS O CONSULTOR QUE CORRESPONDA EL MANUAL Y DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA SEFIPLAN
ESCANEA, INTEGRA E IMPRIME
HOJA DE FIRMAS
MANUAL ESPECÍFICO DE ORGANIZACIÓN EN PDF
OFICIO DE ENVÍO DE MANUAL
ELABORA Y RECABA FIRMA
O
DIRECTOR GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
OFICIO DE ENVÍO DE MANUAL
OBTIENE FOTOCOPIAS
1T SUBDIRECTORES O SUBPROCURADORES
4F
DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
5F
C
REALIZA RESPALDO
MANUAL ESPECIF. DE
ORG
EN FORMATO PDF Y EN EL PROGRAMA EN EL QUE SE
REALIZÓ EL MANUAL
A TRAVÉS DEL SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
3F
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA SEFIPLAN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
1818181818
DICIEMBRE 2009
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
• La elaboración de los procedimientos, se deberá determinar con base en las funcionesestablecidas en el Manual específico de organización.
• Los Oficios que firme el Director General de Administración, deberán llevar la rúbrica delSubdirector de Organización y Procesos Administrativos.
• La información recopilada, así como los borradores de validación del Manual de procedimientos,deberán desecharse en el momento en que se autoriza dicho Manual.
• La documentación recibida en el Departamento, deberá ser autorizada por el Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos, para su trámite correspondiente.
• Los Manuales de procedimientos que requieran las áreas administrativas llevarán un número defolio consecutivo de copia controlada, mismo que se deberá registrar en el Control de manuales.
• Los Manuales de procedimientos publicados en la página Web de la Secretaría deberáncontener la leyenda “copia no controlada”.
Permanente.
Elaboración o Actualización de los Manuales de Procedimientos.
Integrar un documento que indique la secuencia lógica de cada actividad sustantiva, definiendo elcampo acción del personal de cada área administrativa.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
1919191919
Departamento deOrganización y Métodos.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Calendario deindicadores de gestión (POA) en un tanto y determina laelaboración o actualización del Manual de procedimientos deacuerdo a la meta programada.
Informa vía telefónica, al área administrativa de la SEFIPLANcorrespondiente, sobre la elaboración o actualización del Manualde procedimientos.
Verifica la existencia del Manual de procedimientos anterior, yarchiva de manera cronológica temporal, el Calendario deindicadores de gestión (POA) en un tanto.
¿Existe Manual de procedimientos anterior?
En caso de no existir Manual de procedimientos anterior:
Elabora y turna al área administrativa involucrada, Cuestionariosde procedimientos en un tanto, para recopilar información.
Pasa el tiempo.
Recibe del área administrativa involucrada los Cuestionarios deprocedimientos en un tanto, y los analiza.
Captura en el disco duro el Manual de procedimientos, deacuerdo a la información de los Cuestionarios deprocedimientos en un tanto.
Imprime el Manual de procedimientos en un tanto, y archiva demanera cronológica temporal, los Cuestionarios deprocedimientos en un tanto.
Continúa con la actividad No. 7.
En caso de existir Manual de procedimientos anterior:
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Disco compacto (CD)de manual de procedimientos, con la información del Manualde procedimientos anterior.
Accesa al Disco compacto (CD) de manual de procedimientos,copia en disco duro el Manual de procedimientos y realizacorreciones.
Imprime el Manual de procedimientos en un tanto y archiva demanera cronológica temporal, el Disco compacto (CD) demanual de procedimientos.
1.
2.
3.
3A.
3A.1.
3A.2.
3A.3.
4.
5.
6.
Elaboración o Actualización de los Manuales de Procedimientos.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
2020202020
Presenta a revisión del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos el Manual de procedimientos en un tanto.
Elabora el Oficio de envío de validación del manual en untanto y recaba firma del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos.
Obtiene tres fotocopias del Oficio de envío de validación delmanual en un tanto.
Recaba sello de recibido de la Subdirección, Subprocuraduría,Oficina Sectorial o Unidad de Acceso a la Información Públicainvolucrada y Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN, en lasegunda y tercera fotocopia del Oficio de envío de validacióndel manual.
Distribuye el Oficio de envío de validación del manual de lasiguiente manera:
- Un tanto, a la Subdirección, Subprocuraduría, Oficina Sectorial oUnidad de Acceso a la Información Pública involucrada junto conel Manual de procedimientos en un tanto.
- Primera fotocopia, al Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN.- Segunda fotocopia a la Dirección General de Administración.- Tercera fotocopia, al archivo cronológico temporal.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Subdirección, Subprocuraduría, Oficina Sectorial oUnidad de Acceso a la Información Pública involucrada, el Manualde procedimientos en un tanto, junto con Oficio de envío en untanto y verifica si está firmado de visto bueno.
¿Está firmado de visto bueno el Manual de procedimientos?
En caso de no estar firmado de visto bueno el Manual deprocedimientos:
Analiza y captura en el Manual de procedimientos en discoduro, las correcciones que sugiere el área administrativainvolucrada y archiva de manera cronológica definitiva, el Manualde procedimientos en un tanto, junto con el Oficio de envío enun tanto.
Imprime el Manual de procedimientos en un tanto.
Continúa con la actividad No. 13.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
12A.
12A.1.
Departamento deOrganización y Métodos.
Elaboración o Actualización de los Manuales de Procedimientos.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
2121212121
En caso de estar firmado de visto bueno el Manual deprocedimientos:
Recaba firmas de autorización, en el Manual de procedimientosen un tanto del:- Jefe de Departamento, Ejecutivo de Proyectos o Consultor, Jefe
de la Unidad de Acceso a la Información Pública, Subdirector oSubprocurador, Director General, Jefe de la Oficina Sectorial,Tesorero, Director de Área, Subsecretario, Procurador oCoordinador Ejecutivo del área administrativa involucrada.
- Subdirector de Organización y Procesos Administrativos.- Director General de Administración.- Subsecretario de Finanzas y Administración.- Secretario de Finanzas y Planeación.Y archiva de manera cronológica temporal lo siguiente:- Manual de procedimientos en un tanto.- Oficio de envío en un tanto.
Publica en la página Web de Secretaría, el Manual deprocedimientos en formato pdf.
Elabora Oficio de envío de manual en el cual informa lapublicación de dicho manual en internet en un tanto y recaba firmadel Director General de Administración a través del Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos
Obtiene cinco fotocopias del Oficio de envío de manual en untanto.
Escanea la Hoja de firmas, la integra al Manual deprocedimientos e imprime un tanto.
Sella de copia controlada el Manual de procedimientos un tantoy lo registra el número de copia en el Control de manuales.
Recaba sello de recibido en el Oficio de envío de manual en lacuarta y quinta fotocopias de laSubsecretaría, Procuraduría, Coordinación Ejecutiva o DireccionesGenerales adscritas directamente al Secretario, DirectoresGenerales, Tesorería, Oficina Sectorial, Directores de Área,Subdireciones o Subprocuradurías, Unidad de Acceso a laInformación Pública, Departamentos, Ejecutivo de Proyectos oConsultor que corresponda el manual y del Órgano Interno deControl en la SEFIPLAN.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Departamento deOrganización y Métodos.
Elaboración o Actualización de los Manuales de Procedimientos.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
2222222222
Distribuye el Oficio de envío de manual de la siguiente manera:
- Un tanto a la Subsecretaría, Procuraduría Fiscal, CoordinaciónEjecutiva, Dirección General adscrita directamente al Secretarioo Unidad de Acceso a la Información Pública según correspondael manual, junto con el Manual de procedimientos en un tantopara su difusión.
- Primera fotocopia a los Directores Generales, Tesorería, OficinaSectorial o Directores de área.
- Segunda fotocopia a los Subdirectores o Subprocuradores.- Tercera fotocopia al Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN.- Cuarta fotocopia al Director General de Administración.- Quinta fotocopia al archivo cronológico temporal, junto con el
Manual de procedimientos en un tanto.
Realiza un respaldo, en Disco compacto (CD) del manual deprocedimientos en formato pdf y en el programa en el que serealizó el manual.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
20.
21.
Departamento deOrganización y Métodos.
Elaboración o Actualización de los Manuales de Procedimientos.
COPIA NO CONTROLADA
OFICIO DE ENVÍO
1T
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1T
MANUAL DE PROCEDIMIEN-
TOS
DISCO DURO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
INICIO
CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
OBTIENE Y DETERMINA LA ELABORACIÓN O
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
1T
INFORMA SOBRE LA ELABORACIÓN O
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS VÍA TELEFÓNICA
OFICIO DE ENVÍO
1T
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁ FIRMADO DE VISTO
BUENO
1T
SUBDIRECCIÓN, SUBPROCURADURÍA, OFICINA SECTORIAL O UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA INVOLUCRADA
1
C
ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA SEFIPLAN
CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
VERIFICA LA EXISTENCIA DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOSANTERIOR
1T
C
¿EXISTE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ANTERIOR?
CUESTIONARIOS DE FUNCIONES
ELABORA Y TURNA
1T
ÁREA ADMINISTRATIVA INVOLUCRADA
NO
SI
CUESTIONARIOS DE PROCEDIMIENTOS
RECIBE Y ANALIZA
1T
ÁREA ADMINISTRATIVA INVOLUCRADA
CAPTURA
DISCO DURO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE ACUERDO A LOS CUESTIONARIOS DE PROCEDIMIENTOS
CUESTIONARIOS DE PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IMPRIME
1T
1T
C
1
OBTIENE
MANUAL DE PROCEDIMIEN-
TOS
C
ACCESA, COPIA Y REALIZA CORRECCIONES
MANUAL DE PROCEDIMIEN-
TOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IMPRIME
1T
C
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PRESENTA A REVISIÓN
1T
SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
ELABORA Y RECABA FIRMA
1T
SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
OBTIENE
1T
1-3F
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
RECABA SELLO DE RECIBIDO
2-3F
SUBDIRECCIÓN, SUBPROCURADURÍA, OFICINA SECTORIAL O UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA INVOLUCRADA Y ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA SEFIPLAN
¿ESTÁ FIRMADO DE VISTO BUENO EL
MANUAL ESPECÍF. DE ORGANIZACIÓN?
NO
SI
ANALIZA Y CAPTURA LAS CORRECCIONES
DISCO DURO:MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IMPRIME
1T
1
OFICIO DE ENVÍO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
RECABA FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
1T
1T
- JEFE DE DEPARTAMENTO, EJECUTIVO DE PROYECTOS O CONSULTOR, JEFE DE LA UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, SUBDIRECTOR O SUBPROCURADOR, DIRECTOR GENERAL, JEFE DE LA OFICINA SECTORIAL, TESORERO, DIRECTOR DE ÁREA, SUBSECRETARIO, PROCURADOR O COORDINADOR EJECUTIVO DEL ÁREA ADMINISTRATIVA INVOLUCRADA.
- SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS.
- DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN.
- SUBSECRETARIO DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN.
- SECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN.
C
C
1F
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
2F
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1T
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
DISTRIBUYE
1T
SUBDIRECCIÓN, SUBPROCURADURÍA, OFICINA SECTORIAL O UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
3F
C
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA SEFIPLAN
COPIA NO CONTROLADA
1-5F
CONTROL DE MANUALES
1
ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
FIN
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DICIEMBRE 2009
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1T
PUBLICA EN LA PÁGINA WEB
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SELLA DE COPIA CONTROLADA Y
REGISTRA AL NÚMERO DE COPIA
1T
OFICIO DE ENVÍO DE MANUAL
RECABA SELLO DE RECIBIDO
4-5F
SUBSECRETARÍA, PROCURADURÍA, COORDINACIÓN EJECUTIVA O DIRECCIONES GENERALES ADSCRITAS DIRECTAMENTE AL SECRETARIO, DIRECTORES GENERALES, TESORERÍA, OFICINA SECTORIAL, DIRECTORES DE ÁREA, SUBDIRECIONES O SUBPROCURADURÍAS, UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, DEPARTAMENTOS, EJECUTIVO DE PROYECTOS O CONSULTOR QUE CORRESPONDA EL MANUAL Y DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA SEFIPLAN
ESCANEA, INTEGRA E IMPRIME
HOJA DE FIRMAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN PDF
OFICIO DE ENVÍO DE MANUAL
ELABORA Y RECABA FIRMA
1T
DIRECTOR GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
OFICIO DE ENVÍO DE MANUAL
OBTIENE FOTOCOPIAS
1T
REALIZA RESPALDO
MANUAL DE PROCEDIMIEN-
TOS
EN FORMATO PDF Y EN EL PROGRAMA EN EL QUE SE
REALIZÓ EL MANUAL
A TRAVÉS DEL SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1T
OFICIO DE ENVÍO DE MANUAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OFICIO DE ENVÍO DE MANUAL
DISTRIBUYE
1T
1F
2F
1T
SUBSECRETARÍA, PROCURADURÍA FISCAL, COORDINACIÓN EJECUTIVA, DIRECCIÓN GENERAL ADSCRITA DIRECTAMENTE AL SECRETARIO O UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA SEGÚN CORRESPONDA EL MANUAL
DIRECTORES GENERALES , TESORERÍA, OFICINA SECTORIAL O DIRECTORES DE ÁREA
SUBDIRECTORES O SUBPROCURADORES
4F
DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
5F
C
3F
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA SEFIPLAN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
2525252525
DICIEMBRE 2009
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
• Los Oficios que firme el Director General de Administración, deberán llevar la rúbrica delSubdirector de Organización y Procesos Administrativos.
• El Manual de servicios, deberá publicarse en internet en cumplimiento a lo establecido en elCódigo de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y laLey de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Veracruz.
• El Manual de servicios para su publicación en internet, deberá contar con la autorización delSecretario de la Dependencia.
• Los Cuestionarios de servicios, así como los borradores de validación del Manual de servicios,deberán desecharse en el momento en que se autoriza dicho Manual.
• La documentación recibida en el Departamento, deberá ser autorizada por el Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos, para su trámite correspondiente.
• Los Manuales de servicios que requieran las áreas administrativas llevarán un número de folioconsecutivo de copia controlada, mismo que se deberá registrar en el Control de manuales.
• Los Manuales de servicios publicados en la página Web de la Secretaría deberán contener laleyenda “copia no controlada”.
Permanente.
Elaboración o Actualización de los Manuales de Servicios.
Integrar un documento que indique los servicios que se prestan al público o a otras áreasadministrativas.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
2626262626
Departamento deOrganización y Métodos.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Calendario deindicadores de gestión (POA) en un tanto y determina laelaboración o actualización del Manual de servicios de acuerdo ala meta programada.
Informa vía telefónica, al área administrativa de la SEFIPLANcorrespondiente, sobre la elaboración o actualización del Manualde servicios.
Verifica la existencia del Manual de servicios anterior, y archivade manera cronológica temporal, el Calendario de indicadoresde gestión (POA) en un tanto.
¿Existe Manual de servicios anterior?
En caso de no existir Manual de servicios anterior:
Elabora y turna al área administrativa involucrada, Cuestionariosde servicios en original, para recopilar información.
Pasa el tiempo.
Recibe del área administrativa involucrada los Cuestionarios deservicios en un tanto, y los analiza.
Captura en el disco duro el Manual de servicios, de acuerdo a lainformación de los Cuestionarios de servicios en un tanto.
Imprime el Manual de servicios en un tanto, y archiva de maneracronológica temporal, los Cuestionarios de servicios en un tanto.
Continúa con la actividad No. 7.
En caso de existir Manual de servicios anterior:
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Disco compacto (CD)de manual de servicios, con la información del manual deservicios anterior.
Accesa al Disco compacto (CD) de manual de servicios, copiaen disco duro el Manual de servicios y realiza correcciones.
Imprime el Manual de servicios en un tanto y archiva de maneracronológica temporal, el Disco compacto (CD) de manual deservicios.
1.
2.
3.
3A.
3A.1.
3A.2.
3A.3.
4.
5.
6.
Elaboración o Actualización de los Manuales de Servicios.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
2727272727
Presenta a revisión del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos el Manual de servicios en un tanto.
Elabora el Oficio de envío de validación del manual en untanto y recaba firma del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos.
Obtiene tres fotocopias del Oficio de envío de validación delmanual en un tanto.
Recaba sello de recibido de la Subdirección, Subprocuraduría,Oficina Sectorial o Unidad de Acceso a la Información Públicainvolucrada y Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN, en lasegunda y tercera fotocopia del Oficio de envío de validacióndel manual.
Distribuye el Oficio de envío de validación del manual de lasiguiente manera:
- Un tanto, a la Subdirección, Subprocuraduría, Oficina Sectorial oUnidad de Acceso a la Información Pública involucrada junto conel Manual de servicios en un tanto.
- Primera fotocopia, al Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN.- Segunda fotocopia a la Dirección General de Administración.- Tercera fotocopia, al archivo cronológico temporal.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Subdirección, Subprocuraduría, Oficina Sectorial oUnidad de Acceso a la Información Pública involucrada, el Manualde servicios en un tanto, junto con Oficio de envío en un tanto yverifica si está firmado de visto bueno.
¿Está firmado de visto bueno el Manual de servicios?
En caso de no estar firmado de visto bueno el Manual deservicios:
Analiza y captura en el Manual de servicios en disco duro, lascorrecciones que sugiere el área administrativa involucrada yarchiva de manera cronológica definitiva, el Manual de serviciosen un tanto, junto con el Oficio de envío en un tanto.
Imprime el Manual de servicios en un tanto.
Continúa con la actividad No. 13.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
12A.
12A.1.
Departamento deOrganización y Métodos.
Elaboración o Actualización de los Manuales de Servicios.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
2828282828
En caso de estar firmado de visto bueno el Manual de servicios:
Recaba firmas de autorización, en el Manual de servicios en untanto del:
- Jefe de Departamento, Ejecutivo de Proyectos o Consultor, Jefede la Unidad de Acceso a la Información Pública, Subdirector oSubprocurador, Director General, Jefe de la Oficina Sectorial,Tesorero, Director de Área, Subsecretario, Procurador oCoordinador Ejecutivo del área administrativa involucrada.
- Subdirector de Organización y Procesos Administrativos.- Director General de Administración.- Subsecretario de Finanzas y Administración.- Secretario de Finanzas y Planeación.Y archiva de manera cronológica temporal lo siguiente:- Manual de servicios en un tanto.- Oficio de envío en un tanto.
Publica en la página Web de Secretaría, el Manual de serviciosen formato pdf.
Elabora Oficio de envío de manual en el cual informa lapublicación de dicho manual en internet en un tanto y recaba firmadel Director General de Administración a través del Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos
Obtiene cinco fotocopias del Oficio de envío de manual en untanto.
Escanea la Hoja de firmas, la integra al Manual de servicios eimprime un tanto.
Sella de copia controlada el Manual de servicios un tanto y loregistra el número de copia en el Control de manuales.
Recaba sello de recibido en el Oficio de envío de manual en lacuarta y quinta fotocopias de la Subsecretaría, Procuraduría,Coordinación Ejecutiva o Direcciones Generales adscritasdirectamente al Secretario, Directores Generales, Tesorería,Oficina Sectorial, Directores de Área, Subdireciones oSubprocuradurías, Unidad de Acceso a la Información Pública,Departamentos, Ejecutivo de Proyectos o Consultor quecorresponda el manual y del Órgano Interno de Control en laSEFIPLAN.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Departamento deOrganización y Métodos.
Elaboración o Actualización de los Manuales de Servicios.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
2929292929
Distribuye el Oficio de envío de manual de la siguiente manera:
- Un tanto a la Subsecretaría, Procuraduría Fiscal, CoordinaciónEjecutiva, Dirección General adscrita directamente al Secretarioo Unidad de Acceso a la Información Pública según correspondael manual, junto con el Manual de servicios en un tanto para sudifusión.
- Primera fotocopia a los Directores Generales, Tesorería, OficinaSectorial o Directores de área.
- Segunda fotocopia a los Subdirectores o Subprocuradores.- Tercera fotocopia al Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN.- Cuarta fotocopia al Director General de Administración.- Quinta fotocopia al archivo cronológico temporal, junto con el
Manual de servicios en un tanto.
Realiza un respaldo, en Disco compacto (CD) del manual deservicios en formato pdf y en el programa en el que se realizó elmanual.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Departamento deOrganización y Métodos.
Elaboración o Actualización de los Manuales de Servicios.
20.
21.
COPIA NO CONTROLADA
OFICIO DE ENVÍO
1T
MANUAL DE SERVICIOS
1T
MANUAL DE SERVICIOS
DISCO DURO: MANUAL DE SERVICIOS
ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
INICIO
CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
OBTIENE Y DETERMINA LA ELABORACIÓN O
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE SERVICIOS
1T
INFORMA SOBRE LA ELABORACIÓN O
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE SERVICIOS
VÍA TELEFÓNICA
OFICIO DE ENVÍO
1T
MANUAL DE SERVICIOS
RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁ FIRMADO DE VISTO
BUENO
1T
SUBDIRECCIÓN, SUBPROCURADURÍA, OFICINA SECTORIAL O UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA INVOLUCRADA
1
C
ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA SEFIPLAN
CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
VERIFICA LA EXISTENCIA DEL MANUAL DE
SERVICIOS ANTERIOR
1T
C
¿EXISTE MANUAL DE SERVICIOS ANTERIOR?
CUESTIONARIOS DE SERVICIOS
ELABORA Y TURNA
1T
ÁREA ADMINISTRATIVA INVOLUCRADA
NO
SI
CUESTIONARIOS DE SERVICIOS
RECIBE Y ANALIZA
1T
ÁREA ADMINISTRATIVA INVOLUCRADA
CAPTURA
DISCO DURO: MANUAL DE SERVICIOS
DE ACUERDO A LOS CUESTIONARIOS DE
SERVICIOS
CUESTIONARIOS DE SERVICIOS
MANUAL DE SERVICIOS
IMPRIME
1T
1T
C
1
OBTIENE
MANUAL DE SERVICIOS
C
ACCESA, COPIA Y REALIZA CORRECCIONES
MANUAL DE SERVICIOS
MANUAL DE SERVICIOS
IMPRIME
1T
C
MANUAL DE SERVICIOS
PRESENTA A REVISIÓN
1T
SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
ELABORA Y RECABA FIRMA
1T
SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
OBTIENE
1T
1-3F
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
RECABA SELLO DE RECIBIDO
2-3F
SUBDIRECCIÓN, SUBPROCURADURÍA, OFICINA SECTORIAL O UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA INVOLUCRADA Y ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA SEFIPLAN
¿ESTÁ FIRMADO DE VISTO BUENO EL
MANUAL DE SERVICIOS?
NO
SI
ANALIZA Y CAPTURA LAS CORRECCIONES
DISCO DURO: MANUAL DE SERVICIOS
MANUAL DE SERVICIOS
IMPRIME
1T
1
OFICIO DE ENVÍO
MANUAL DE SERVICIOS
RECABA FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
1T
- JEFE DE DEPARTAMENTO, EJECUTIVO DE PROYECTOS O CONSULTOR, JEFE DE LA UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, SUBDIRECTOR O SUBPROCURADOR, DIRECTOR GENERAL, JEFE DE LA OFICINA SECTORIAL, TESORERO, DIRECTOR DE ÁREA, SUBSECRETARIO, PROCURADOR O COORDINADOR EJECUTIVO DEL ÁREA ADMINISTRATIVA INVOLUCRADA.
- SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS.
- DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN.
- SUBSECRETARIO DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN.
- SECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN.
C
1T
C
1F
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
2F
MANUAL DE SERVICIOS
1T
OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL
DISTRIBUYE
1T
SUBDIRECCIÓN, SUBPROCURADURÍA, OFICINA SECTORIAL O UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
3F
C
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA SEFIPLAN
COPIA NO CONTROLADA
1-5F
CONTROL DE MANUALES
1
ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
FIN
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DICIEMBRE 2009
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
MANUAL DE SERVICIOS
1T
PUBLICA EN LA PÁGINA WEB
MANUAL DE SERVICIOS
SELLA DE COPIA CONTROLADA Y
REGISTRA AL NÚMERO DE COPIA
1T
OFICIO DE ENVÍO DE MANUAL
RECABA SELLO DE RECIBIDO
4-5F
SUBSECRETARÍA, PROCURADURÍA, COORDINACIÓN EJECUTIVA O DIRECCIONES GENERALES ADSCRITAS DIRECTAMENTE AL SECRETARIO, DIRECTORES GENERALES, TESORERÍA, OFICINA SECTORIAL, DIRECTORES DE ÁREA, SUBDIRECIONES O SUBPROCURADURÍAS, UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, DEPARTAMENTOS, EJECUTIVO DE PROYECTOS O CONSULTOR QUE CORRESPONDA EL MANUAL Y DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA SEFIPLAN
ESCANEA, GUARDA, INTEGRA E IMPRIME
HOJA DE FIRMAS
MANUAL DE SERVICIOS EN PDF
OFICIO DE ENVÍO DE MANUAL
ELABORA Y RECABA FIRMA
1T
DIRECTOR GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
OFICIO DE ENVÍO DE MANUAL
OBTIENE FOTOCOPIAS
1T
REALIZA RESPALDO
MANUAL DE SERVICIOS
EN FORMATO PDF Y EN EL PROGRAMA EN EL QUE SE
REALIZÓ EL MANUAL
A TRAVÉS DEL SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE SERVICIOS
1T
OFICIO DE ENVÍO DE MANUAL
MANUAL DE SERVICIOS
OFICIO DE ENVÍO DE MANUAL
DISTRIBUYE
1T
1F
2F
1T
SUBSECRETARÍA, PROCURADURÍA FISCAL, COORDINACIÓN EJECUTIVA, DIRECCIÓN GENERAL ADSCRITA DIRECTAMENTE AL SECRETARIO O UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA SEGÚN CORRESPONDA EL MANUAL
DIRECTORES GENERALES , TESORERÍA, OFICINA SECTORIAL O DIRECTORES DE ÁREA
SUBDIRECTORES O SUBPROCURADORES
4F
DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
5F
C
3F
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA SEFIPLAN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
3232323232
DICIEMBRE 2009
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Elaboración de Proyectos Especiales.
• Los Documentos de proyectos especiales, deberán elaborarse en estricto apego a lanormatividad aplicable en cada caso.
• En el caso de que los proyectos requieran especificaciones técnicas especializadas, se deberárecurrir al apoyo de las áreas administrativas correspondientes en la SEFIPLAN.
Realizar todos aquellos proyectos relacionados con aspectos administrativos de mejoramiento yevaluación de procesos, que le sean encomendados por sus superiores.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
3333333333
Departamento deOrganización y Métodos.
Recibe de la Dirección General de Administración a través de laSubdirección de Organización y Procesos Administrativos, Oficioinformativo en original, en el cual se señala la necesidad deelaborar un proyecto especial.
Accesa a Internet y consulta las Leyes, reglamentos ydocumentación, aplicables según el proyecto.
Analiza la información, elabora e imprime Documento deproyecto especial en un tanto.
Presenta a revisión del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos, el Documento de proyecto especial en untanto.
Turna para visto bueno del Director General de Administración através del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos, el Documento de proyecto especial en un tantoy archiva de manera cronológica temporal el Oficio informativo enoriginal.
Pasa el tiempo.
Recibe del Director General de Administración a través delSubdirector de Organización y Procesos Administrativos, elDocumento de proyecto especial en un tanto.
Verifica si el Documento de proyecto especial en un tanto estálibre de correcciones.
¿Está libre de correcciones el documento?
En caso de no estar libre de correcciones el documento:
Realiza las correcciones necesarias y archiva de maneracronológica definitiva, el Documento de proyecto especial en untanto, con la indicación de correcciones.
Imprime el Documento de proyecto especial en dos tantos, conlas correcciones realizadas.
Continúa con la actividad No. 8.
En caso de estar libre de correcciones el documento:
Imprime un segundo del Documento de proyecto especial.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
7A.
7A.1.
8.
Elaboración de Proyectos Especiales.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
3434343434
Turna el Documento de proyecto especial en segundo tanto alDirector General de Administración.
Pasa el tiempo.
Da seguimiento a la implementación de las acciones señaladas enel Documento de proyecto especial en primer tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica definitiva el Documentode proyecto especial en primer tanto, una vez concluido elproyecto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
9.
10.
11.
Departamento deOrganización y Métodos.
Elaboración de Proyectos Especiales.
COPIA NO CONTROLADA
OFICIO INFORMATIVO
O
INTERNET: LEYES, REGLAMENTOS Y DOCUMENTACIÓN
ELABORACIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
DOCUMENTO DE PROYECTO ESPECIAL
RECIBE
1T
DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTO DE PROYECTO ESPECIAL
VERIFICA SI ESTÁ LIBRE DE CORRECCIONES
1T
DOCUMENTO DE PROYECTO ESPECIAL
IMPRIME
1T
FIN
OFICIO INFORMATIVO
RECIBE
O
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
ACCESA Y CONSULTA
DOCUMENTO DE PROYECTO ESPECIAL
DA SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS
ACCIONES SEÑALADAS
1T
C
INICIO
A TRAVÉS DE LA SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DOCUMENTO DE PROYECTO ESPECIAL
ANALIZA LA INFORMACIÓN, ELABORA
E IMPRIME
1T
DOCUMENTO DE PROYECTO ESPECIAL
PRESENTA A REVISIÓN
1T
SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DOCUMENTO DE PROYECTO ESPECIAL
TURNA PARA VISTO BUENO
1T
DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
A TRAVÉS DEL SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
C
A TRAVÉS DEL SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
¿ESTÁ LIBRE DE CORRECCIONES EL
DOCUMENTO?
NO
SI
DOCUMENTO DE PROYECTO ESPECIAL
REALIZA LAS CORRECCIONES
NECESARIAS
1T
DOCUMENTO DE PROYECTO ESPECIAL
IMPRIME CON LAS CORRECCIONES
REALIZADAS
1T
DOCUMENTO DE PROYECTO ESPECIAL
TURNA
2T
DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTO DE PROYECTO ESPECIAL
ORDENA
1T
C
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DICIEMBRE 2009
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
3636363636
DICIEMBRE 2009
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Anual.
Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Subdirección.
• El Proyecto del presupuesto de egresos se efectuará de acuerdo con los lineamientos depresupuestación establecidos por la Dirección General de Programación y Presupuesto para elejercicio correspondiente.
• La Subdirección de Organización y Procesos Administrativos, deberá capturar su Proyecto depresupuesto de egresos en el sistema que determine la Dirección General de Programación yPresupuesto.
• La Subdirección de Organización y Procesos Administrativos, deberá enviar su Proyecto depresupuesto de egresos al Departamento de Control Presupuestal, conforme al calendarioestablecido por la Dirección General de Programación y Presupuesto.
• El Departamento de Organización y Métodos integrará el Anteproyecto del Calendario deindicadores de gestión (POA) del Director General de Administración y del Subsecretario deFinanzas y Administración para su captura en el Proyecto de Presupuesto de Egresos.
Elaborar el Presupuesto de Egresos de la Subdirección para el ejercicio siguiente, con base en losrequerimientos y necesidades para el logro de las metas establecidas en el Calendario de indicadoresde gestión (POA) correspondiente.
- Integración del Calendario de Indicadores de Gestión (POA).
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
3737373737
Departamento deOrganización y Métodos.
Recibe de la Dirección General de Administración, a través de laSubdirección de Organización y Procesos Administrativos, losLineamientos de presupuestación en fotocopia y la Plantilla depersonal en fotocopia, para la elaboración del proyecto depresupuesto de egresos correspondiente.
Analiza los Lineamientos de presupuestación en fotocopia y laPlantilla de personal en fotocopia.
Acuerda en coordinación con el Subdirector de Organización yProcesos Administrativos, el Calendario de indicadores degestión (POA), para el ejercicio correspondiente.
Elabora el Calendario de indicadores de gestión (POA) enborrador junto con los Requerimientos de recursos materiales,humanos y financieros en borrador y recaba visto bueno delSubdirector de Organización y Procesos Administrativos.
Solicita, a través del Centro de Atención de Usuarios CAU, alDepartamento de Atención a Usuarios, la instalación del Sistemade Proyecto de Presupuesto de Egresos.
Solicita, vía telefónica, al Departamento de Elaboración delPresupuesto e Informes Institucionales, la alta de la clave paraacceder al Sistema de Proyecto de Presupuesto de Egresos.
Captura en el Sistema de Proyecto de Presupuesto de Egresos, elCalendario de indicadores de gestión (POA) y losRequerimientos de recursos materiales, humanos yfinancieros.
Imprime del Sistema de Proyecto de Presupuesto de Egresos, lossiguientes documentos:- Reportes por partida presupuestal en dos tantos.- Resúmenes por capítulo presupuestal en dos tantos.- Calendario de indicadores de gestión (POA) en dos tantos.
Elabora, captura en disco duro e imprime la Exposición demotivos en dos tantos.
Integra en dos tantos, Cuadernillo del proyecto de presupuestode egresos con la siguiente documentación:- Reportes por partida presupuestal en dos tantos.- Resúmenes por capítulo presupuestal en dos tantos.- Calendario de indicadores de gestión (POA) en dos tantos.- Exposición de motivos en dos tantos.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Subdirección.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
3838383838
Turna al Departamento de Control Presupuestal, el Cuadernillodel proyecto de presupuesto de egresos en un tanto y archivade manera cronológica temporal lo siguiente:- Cuadernillo del proyecto de presupuesto de egresos en
segundo tanto.- Lineamientos de presupuestación en fotocopia.- Plantilla de personal en fotocopia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Integración del Calendario de Indicadores de Gestión (POA).
Departamento deOrganización y Métodos.
Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Subdirección.
11.
COPIA NO CONTROLADA
CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
RESÚMENES POR CAPÍTULO PRESUPUESTAL
REPORTES POR PARTIDA PRESUPUESTAL
PLANTILLA DE PERSONAL
1F
REQUERIMIENTOS DE RECURSOS MATERIALES, HUMANOS Y FINANCIEROS
B
ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS DE LA SUBDIRECCIÓN
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
SOLICITA LA INSTALACIÓN DEL SISTEMA DE PROYECTO DE
PRESUPUESTO DE EGRESOS
FIN
LINEAMIENTOS DEPRESUPUESTACIÓN
RECIBE
1F
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
INICIO
A TRAVÉS DE LA SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
ACUERDA EL CALENDARIO DE INDICADORES DE
GESTIÓN (POA)
CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
ELABORA Y RECABA VISTO BUENO
B
DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN A USUARIOS
PLANTILLA DE PERSONAL
1F
LINEAMIENTOS DEPRESUPUESTACIÓN
ANALIZA
1F
SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
EN COORDINACIÓN CON EL
SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SOLICITA LA CLAVE PARA ACCEDER AL SISTEMA DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO DE
EGRESOS
DEPARTAMENTO DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO E INFORMES INSTITUCIONALES
VÍA TELEFÓNICA
CAPTURA
SISTEMA DE PROYECTO DE
PRESUPUESTO DE EGRESOS
EL CALENDARIO DE INDICADORES DE
GESTIÓN (POA) Y LOS REQUERIMIENTOS DE
RECURSOS MATERIALES, HUMANOS Y FINANCIEROS
IMPRIME
SISTEMA DE PROYECTO DE
PRESUPUESTO DE EGRESOS
1-2T
1-2T
1-2T
EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
ELABORA, CAPTURA E IMPRIME
DISCO DURO: EXPOSICIÓN DE
MOTIVOS
1-2T
EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
RESÚMENES POR CAPÍTULO PRESUPUESTAL
REPORTES POR PARTIDA PRESUPUESTAL
INTEGRA EN DOS TANTOS, CUADERNILLO DEL
PROYECTO DE PRESUPUESTO DE
EGRESOS
1-2T
1-2T
1-2T
1-2T
PLANTILLA DE PERSONAL
LINEAMIENTOS DE PRESUPUESTACIÓN
CUADERNILLO DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS
CUADERNILLO DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS
TURNA
1T
2T
1F
1F
DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- INTEGRACIÓN DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA).
C
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DICIEMBRE 2009
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
4040404040
DICIEMBRE 2009
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Anual.
Integración del Calendario de Indicadores de Gestión (POA).
• La Subdirección de Organización y Procesos Administrativos, deberá adecuar el Calendario deIndicadores de Gestión (POA) a los recursos financieros autorizados en el Presupuesto de Egresosdel ejercicio correspondiente.
• El Calendario de Indicadores de Gestión (POA) de las Subdirecciones adscritas a la DirecciónGeneral de Administración, deberá estar firmado por los Titulares correspondientes de cada áreaadministrativa.
• El Calendario de Indicadores de Gestión (POA) de las siguientes áreas administrativas serecibirán a través del Departamento de Control Presupuestal:- Departamento de Seguridad.- Subdirección de Recursos Humanos.- Subdirección de Servicio Público de Carrera.- Departamento de Control Presupuestal.
Concentrar el Calendario de Indicadores de Gestión (POA) de la Dirección General de Administración ySubsecretario de Finanzas y Administración, conforme al Presupuesto de Egresos autorizado.
- Elaboración de los Reportes de Avance del Calendario de Indicadores de Gestión (POA) eIntegración de los Reportes de la Dirección General y Subsecretario.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
4141414141
Departamento deOrganización y Métodos.
Recibe del Departamento de Control Presupuestal, elPresupuesto de Egresos en original y obtiene del archivocronológico temporal, el Cuadernillo del proyecto depresupuesto de egresos en un tanto.
Coteja el Presupuesto de Egresos en original, contra elCuadernillo del proyecto de presupuesto de egresos en untanto en cada una de las partidas presupuestales y verifica si seaprobó lo proyectado.
¿Se aprobó lo proyectado?
En caso de no aprobarse lo proyectado:
Obtiene el Calendario de indicadores de gestión (POA) en untanto del Cuadernillo del proyecto de presupuesto de egresosen un tanto.
Determina en coordinación con el Subdirector de Organización yProcesos Administrativos, los ajustes a realizar en las actividadescontempladas en el Calendario de indicadores de gestión(POA) en un tanto y lo integra al Cuadernillo del proyecto depresupuesto de egresos en un tanto.
Accesa, captura modificaciones e imprime en el Sistema delAnteproyecto de Presupuesto, el Calendario de indicadores degestión (POA) en un tanto, con base en el Presupuesto deEgresos en original y recaba firma del Subdirector de Organizacióny Procesos Administrativos.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de aprobarse lo proyectado:
Integra al Cuadernillo del proyecto de presupuesto deegresos en un tanto, el Presupuesto de Egresos en original.
Elabora la Tarjeta de solicitud del calendario de indicadoresde gestión (POA) en un tanto, para las áreas administrativasadscritas a la Dirección General de Administración y alSubsecretario de Finanzas y Administración recaba firma delSubdirector de Organización y Procesos Administrativos.
Obtiene dos fotocopias, de la Tarjeta de solicitud delcalendario de indicadores de gestión (POA) en un tanto.
Recaba sello de recibido de las áreas administrativas adscritas a laDirección General de Administración y al Subsecretario deFinanzas y Administración, en la Tarjeta de solicitud delcalendario de indicadores de gestión (POA) en las dosfotocopias.
1.
2.
2A.
2A.1.
2A.2.
3.
4.
5.
6.
Integración del Calendario de Indicadores de Gestión (POA).
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
4242424242
Distribuye la Tarjeta de solicitud del calendario deindicadores de gestión (POA) de la siguiente manera:- Un tanto a las áreas administrativas adscritas a la Dirección
General de Administración y al Subsecretario de Finanzas yAdministración.
- Primera fotocopia a la Dirección General de Administración, parasu conocimiento.
- Segunda fotocopia, al archivo cronológico temporal, junto con elCuadernillo del proyecto de presupuesto de egresos en untanto.
Pasa el tiempo.
Recibe y revisa los Calendarios de indicadores de gestión(POA) en un tanto de las áreas administrativas adscritas a laDirección General de Administración y al Subsecretario deFinanzas y Administración.
Accesa, captura modificaciones en el Sistema de Anteproyecto dePrespuesto de Egresos e imprime el Calendario de indicadoresde gestión (POA) en un tanto del Director General deAdministración y al Subsecretario de Finanzas y Administración,con base en los Calendarios de indicadores de gestión (POA)en un tanto.
Integra los Calendarios de indicadores de gestión (POA) en untanto en Cuadernillo.
Elabora e imprime Tarjeta de envío del calendario deindicadores de gestión (POA) en un tanto y recaba firma delDirector General de Administración a través del Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos.
Obtiene dos fotocopias de la Tarjeta de envío del calendario deindicadores de gestión (POA) en un tanto.
Distribuye la Tarjeta de envío del calendario de indicadoresde gestión (POA), de la siguiente manera:- Un tanto junto con el Cuadernillo del Calendario de
Indicadores de Gestión (POA) en un tanto, al Contralor Internoen la SEFIPLAN, recabando sello de recibido en las dosfotocopias.
- Primera fotocopia, a la Dirección General de Administración.- Segunda fotocopia, al archivo cronológico temporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el Procedimiento:- Elaboración de los Reportes de Avance del Calendario de
Indicadores de Gestión (POA) e Integración de los Reportes delDirector General y Subsecretario.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Departamento deOrganización y Métodos.
Integración del Calendario de Indicadores de Gestión (POA).
COPIA NO CONTROLADA
CUADERNILLO DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
2F
CONTRALOR INTERNO EN LA SEFIPLAN
1-2F
CUADERNILLO DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS 1T
2F
CUADERNILLO DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS
INTEGRACIÓN DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
FIN
PRESUPUESTO DE EGRESOS
RECIBE Y OBTIENE
O
DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUSETAL
INICIO
CUADERNILLO DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS 1T
PRESUPUESTO DE EGRESOS
COTEJA
O
TARJETA DE ENVÍODEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
DISTRIBUYE
1T
1F
1T
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- ELABORACIÓN DE LOS REPORTES DE AVANCE DEL CALENDARIO DE
INDICADORES DE GESTIÓN (POA) E INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE LA DIRECCIÓN GENERAL Y SUBSECRETARIO
C
C
1T
¿SE APROBÓ LO PROYECTADO?
NO
SI
PRESUPUESTO DE EGRESOS
INTEGRA AL CUADERNILLO DEL
PROYECTO DE PRESUPUESTO DE
EGRESOS
O
CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
1T
EN COORDINACIÓN CON EL SUBDIRECTOR DE
ORGANIZACIÓN Y PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
OBTIENE DEL CUADERNILLO DEL
PROYECTO DE PRESUPUESTO DE
EGRESOS
1T
CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
DETERMINA LOS AJUSTES A REALIZAR Y LO INTEGRA
AL CUADERNILLO DEL PROYECTO DE
PRESUPUESTO DE EGRESOS
1T
ACCESA, CAPTURA MODIFICACIONES,
IMPRIME Y RECABA FIRMA
SISTEMA DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO DE
SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
TARJETA DE SOLICITUD DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
ELABORA Y RECABA FIRMA
1T
SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
TARJETA DE SOLICITUD DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
OBTIENE
1T
1-2F
TARJETA DE SOLICITUD DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
RECABA SELLO DE RECIBIDO
1-2F
ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y AL SUBSECRETARIO DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
TARJETA DE SOLICITUD DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
DISTRIBUYE
1T
ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SUBSECRETARIO DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
1F
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
C
CALENDARIOS DE INDICADORES DE GESTIÓN (POAS)
RECIBE Y REVISA
1T
ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y DEL SUBSECRETARIO DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
1T
ACCESA, CAPTURA MODIFICACIONES E
IMPRIME
SISTEMA DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO DE
EGRESOS
CON BASE EN LOS PROGRAMAS
OPERATIVOS ANUALES
CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
INTEGRA EN CUADERNILLO DEL
CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
1T
TARJETA DE CAPTURA DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA
1T
DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
A TRAVÉS DEL SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
TARJETA DE CAPTURA DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
OBTIENE
1T
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DICIEMBRE 2009
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
4444444444
DICIEMBRE 2009
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
- Mensual.
Elaboración de los Reportes de Avance del Calendario de Indicadores de Gestión (POA) eIntegración de los Reportes del Director General y Subsecretario.
• La suma de los porcentajes mensuales deberá programarse para que al final del ejercicio secumpla con el 100% de las metas establecidas en el Calendario de Indicadores de Gestión(POA).
• Las justificaciones que se realicen al Calendario de Indicadores de Gestión (POA), deberánexponer claramente los motivos del retraso de las actividades.
Determinar el avance de las actividades establecidas en el calendario de indicadores de gestión (POA)de la Subdirección, e integrar los Reportes de la Dirección General de Administración y Subsecretariode Finanzas y Administración.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
4545454545
Departamento deOrganización y Métodos.
Obtiene del archivo cronológico temporal el Cuadernillo delcalendario de indicadores de gestión (POA) en un tanto, ydetermina el avance de las actividades proyectadas a cumplir en elperíodo a reportar.
Simultáneamente a la actividad 4, captura e imprime los Reportesde avance del calendario de indicadores de gestión (POA) enun tanto.
Simultáneamente a la actividad 5, recaba firma del Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos en los Reportes deavance del calendario de indicadores de gestión (POA) en untanto.
Simultáneamente a la actividad 2, elabora la Tarjeta de solicituddel calendario de indicadores de gestión (POA) ) en un tanto,para las áreas administrativas adscritas a la Dirección General deAdministración y al Subsecretarioy recaba firma del Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos.
Simultáneamente a la actividad 3, obtiene dos fotocopias laTarjeta de solicitud del calendario de indicadores de gestión(POA) en un tanto.
Recaba sello de recibido de las áreas administrativas adscritas ala Dirección General de Administración y Subsecretario, en laTarjeta de solicitud del calendario de indicadores de gestión(POA) en las dos fotocopias.
Distribuye la Tarjeta de solicitud del calendario deindicadores de gestión (POA) de la siguiente manera:
- Un tanto a las áreas administrativas adscritas a la DirecciónGeneral de Administración y al Subsecretario.
- Primera fotocopia, a la Dirección General de Administración,para su conocimiento.
- Segunda fotocopia, al archivo cronológico temporal.
Pasa el tiempo.
Recibe los Reportes de avance del calendario de indicadoresde gestión (POA) en un tanto de las áreas administrativasadscritas a la Dirección General de Administración y alSubsecretario.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Elaboración de los Reportes de Avance del Calendario de Indicadores de Gestión (POA) eIntegración de los Reportes del Director General y Subsecretario.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
4646464646
Compara el Cuadernillo del calendario de indicadores degestión (POA) en un tanto contra los porcentajes presentados enlos Reportes de avance del calendario de indicadores degestión (POA) en un tanto.
¿Coinciden los porcentajes?
En caso de no coincidir los porcentajes:
Verifica si la justificación que se presenta es adecuada.
¿Es adecuada la justificación?
En caso de no ser adecuada la justificación:
Solicita vía telefónica, al área administrativa correspondiente,modifique su avance y la justificación y le devuelve sus Reportesde avance del calendario de indicadores de gestión (POA) enun tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe del área administrativa correspondiente, los Reportes deavance del calendario de indicadores de gestión (POA) en untanto.
Continúa con la actividad No. 9.
En caso de que sea adecuada la justificación:
Continúa con la actividad No. 10.
En caso de coincidir los porcentajes:
Accesa, captura e imprime los Reportes de avance delcalendario de indicadores de gestión (POA) en un tanto delDirector General de Administración y del Subsecretario, con baseen los Reportes de avance del calendario de indicadores degestión (POA) recibidos en un tanto.
Elabora e imprime Tarjeta de envío de avance del calendariode indicadores de gestión (POA) en un tanto y recaba firma delDirector General de Administración a través del Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos.
9.
9A.
9B.
9B.1.
10.
11.
Departamento deOrganización y Métodos.
Elaboración de los Reportes de Avance del Calendario de Indicadores de Gestión (POA) eIntegración de los Reportes del Director General y Subsecretario.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
4747474747
Obtiene dos fotocopias de la Tarjeta de envío de avance delcalendario de indicadores de gestión (POA) en un tanto.
Distribuye la Tarjeta de envío de avance del calendario deindicadores de gestión (POA) de la siguiente manera:- Un tanto, junto con el el Cuadernillo de reportes del
calendario de indicadores de gestión (POA) en un tanto, alContralor Interno en la SEFIPLAN, recabando sello de recepciónen las dos fotocopias.
- Primera fotocopia a la Dirección General de Administración.
Integra los Reportes de avance del calendario de indicadoresde gestión (POA) en un tanto en Cuadernillo de reportes delcalendario de indicadores de gestión (POA) en un tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, Cuadernillodel calendario de indicadores de gestión (POA) en un tanto yla Tarjeta de envío de avance del calendario de indicadoresde gestión (POA) en segunda fotocopia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Departamento deOrganización y Métodos.
Elaboración de los Reportes de Avance del Calendario de Indicadores de Gestión (POA) eIntegración de los Reportes del Director General y Subsecretario.
12.
13.
14.
15.
COPIA NO CONTROLADA
1-2F
REPORTES DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
2F
1F
1-2F
ELABORACIÓN DE LOS REPORTES DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)E INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE LA DIRECCIÓN GENERAL Y SUBSECRETARIO
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
CUADERNILLO DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
OBTIENE Y DETERMINA EL AVANCE DE LAS
ACTIVIDADES PROYECTADAS A
CUMPLIR EN EL PERÍODO A REPORTAR
1T
INICIO
C
REPORTES DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA) 1T
CAPTURA E IMPRIME
REPORTES DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
RECABA FIRMA
1T
SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
TARJETA DE SOLICITUD DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
ELABORA Y RECABA FIRMA
1T
SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
TARJETA DE SOLICITUD DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
OBTIENE
1T
TARJETA DE SOLICITUD DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
RECABA SELLO DE RECIBIDO
1-2F
ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA DIR. GRAL DE ADMÓN Y SUBSECRETARIO.
TARJETA DE SOLICITUD DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
DISTRIBUYE
1T
ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA DIR. GRAL DE ADMÓN.
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
C
REPORTES DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
RECIBE
1T
ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA DIR. GRAL DE ADMÓN. Y SUBSECRETARIO
CUADERNILLO DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
COMPARA CONTRA LOS PORCENTAJES PRESENTADOS
1T
1T
¿COINCIDEN LOS PORCENTAJES?
NO
VERIFICA SI LA JUSTIFICACIÓN QUE SE
PRESENTA ES ADECUADA
SI
¿ES ADECUADA LA JUSTIFICACIÓN?
NO
SI
REPORTES DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
SOLICITA MODIFIQUE LA JUSTIFICACIÓN Y LE
DEVUELVE
1T
VÍA TELEFÓNICA
ÁREA ADMINISTRATIVA CORRESPONDIENTE
REPORTES DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
RECIBE
1T
ÁREA ADMINISTRATIVA CORRESPONDIENTE
1
1
REPORTES DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA) 1T
ACCESA, CAPTURA E IMPRIME
CON BASE EN LOS REPORTES DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
TARJETA DE ENVÍO DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA
1T
DIR. GRAL DE ADMÓN.
A TRAVÉS DEL SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
TARJETA DE ENVÍO DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
OBTIENE
1T
CONTRALOR INTERNO EN LA SEFIPLANTARJETA DE ENVÍO DE
AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
DISTRIBUYE
1T
1F
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
REPORTES DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
INTEGRA EN CUADERNILLO DE REPORTES DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE
GESTIÓN (POA
1T
TARJETA DE ENVÍO DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
CUADERNILLO DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
CUADERNILLO DE REPORTES DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN (POA)
ORDENA
1T
1T
2F
FINC
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DICIEMBRE 2009
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN YYYYY P P P P PROCESOSROCESOSROCESOSROCESOSROCESOS A A A A ADMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOSDMINISTRATIVOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SOSOSOSOSOPPPPPAAAAA
4949494949
C.P. AMÉRICA AGUILAR BOZADADIRECTORA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANOSUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
LIC. JOSÉ SALVADOR SÁNCHEZ ESTRADASECRETARIO DE FINANZAS
Y PLANEACIÓN
LIC. ANTONIO FERRARI CAZARÍNSUBSECRETARIO DE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
L.A.E. MACARIA ANGELES FUENTESJEFA DEL DEPARTAMENTO DEORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
Elaborado y autorizado en diciembre de 2009Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave