GOBIERNO NACIONAL DEL ECUADOR REPÚBLICA … · El registro de los asientos contables, la verificación de la documentación suficiente, la aplicación de las normas de control interno

GOBIERNO NACIONALDE LA REPUBLICA

DEL ECUADOR

REPÚBLICA DEL ECUADOR

SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL

Instructivo para la desconcentración declases de registros contables (fase 3)

INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES DEREGISTROS CONTABLES (Fase 3) 2012


DEL ECUADOR

INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASESDE REGISTROS CONTABLES (Fase 3)

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ECUADOR.

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Documento propiedad de:

MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.

República del Ecuador.

Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Autor: Ing. Luis Alberto Fiallos

Analista de Estados Financieros

Aprobado: Dra. Sonia Proaño

Directora Nacional de Estados Financieros:

Eco. Magdalena Vicuña

Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental:

Fecha: 05/07/2012

Actualización: 18/06/2014

ÍNDICE3


DEL ECUADOR

Contenido

BASE LEGAL...............................................................................5

ÁMBITO DE APLICACIÓN..........................................................6

PROCEDIMIENTO.......................................................................6

REGISTRO EN LA HERRAMIENTA INFORMATICA VIGENTE....................................................................................................17

INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASESDE REGISTROS CONTABLES (Fase 3)

Dirigido a: Entidades de gobierno central, descentralizadas yautónomas y empresas públicas que operan en el e-Sigef

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DEL ECUADOR

BASE LEGAL

La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en

concordancia con los artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y

Finanzas Públicas que respectivamente señalan:

“Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximasautoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables develar por el debido funcionamiento del componente de contabilidadgubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar lanormativa contable… ”.

“Art. 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene lafacultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normastécnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposicionescontables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades yorganismos del Sector Público no Financiero.”

Por lo expuesto, esta Subsecretaría emite las directrices para la desconcentración de

clases de registros contables (fase 3), para que las entidades ejecuten en la

herramienta informática e-Sigef los registros contables de forma directa.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

En esta oportunidad se liberaran clases de registros contables tipo, direccionadas a

ajustes y regularizaciones de bienes y existencias.

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DEL ECUADOR

Las directrices emitidas en este documento son de aplicación para las entidades que

operan en el sistema e-Sigef.

Las clases de registro contables tipo reemplazarán a algunas clases de registro

contables parametrizadas en la herramienta informática e-Sigef, las cuales pasarán a

estado restrictivo, las clases de registro contable tipo, tienen la característica de que

están a nivel de cuenta de mayor o de nivel 1, y dan la opción para que la entidad

pueda seleccionar la cuenta a un nivel más desagregado que es el que tiene la

asociación presupuestaria

PROCEDIMIENTO

El registro de los asientos contables, la verificación de la documentación suficiente, la

aplicación de las normas de control interno y el adecuado funcionamiento de la

gestión financiera es responsabilidad de la Entidad. La misión de la Subsecretaría de

Contabilidad Gubernamental es consolidar y analizar los estados financieros del

sector público, así como la emisión de directrices contables, políticas y manuales de

procedimientos relativos a activos, pasivos y patrimonio público.

A continuación se detallan las clases de registro contables desconcentradas para las

entidades de Gobierno Central, Descentralizadas y Autónomas y Empresas Públicas

que operan en el sistema e-Sigef, las cuales se registrarán de la misma forma como

indica en el “Instructivo para la Desconcentración de Clases de Registro Contables

(fase 2)”.

1.- En el caso que la entidad se encuentre produciendo, deberá utilizar las siguientes

clases de registro para productos semiterminados y terminados.

TXCP - TRASLADO EXISTENCIAS CONSUMO CORRIENTE A EXISTENCIAS PRODUCTOSSEMITERMINADOS

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DEL ECUADOR

Código Descripción Debe HaberÍtemPresupuestario

132.03.00 Existencias de Productos Semiterminados XXXX

131.01.00Existencias de Bienes de Uso y ConsumoCorriente XXXX

TXST - TRASLADO EXISTENCIAS PRODUCTOS SEMITERMINADOS A EXISTENCIASPRODUCTOS TERMINADOS


132.05.00 Existencias de Productos Terminados XXXX

132.03.00 Existencias de Productos Semiterminados XXXX

TXTC - TRASLADO EXISTENCIAS PRODUCTOS TERMINADOS A COSTOS ACUMULADOS DEPRODUCTOS TERMINADOS


133.93.00 Costos Acumulados de Productos Terminados XXXX

132.05.00 Existencias de Productos Terminados XXXX

2.- Para la acumulación de costos en proyectos y programas automáticos, deberán

utilizar las clases de registro descritas a continuación, las cuales se encuentran

asociadas a un tipo de transacción 100 y 101 respectivamente.

Ruta: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias/Ajustes y

Reclasificaciones/Ajustes por Acumulación de Costos en Proyectos y Programas.

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DEL ECUADOR

APRY-ACUMULACION COSTOS PROYECTOS


151.92 Acumulacioó n de Costos en Inversiones en proceso XXXX

151.00 Inversiones en obras en proceso XXXX

Tipo de transacción 101

APRG - ACUMULACION COSTOS PROGRAMAS


152.92Acumulacioó n de Costos en Inversiones enProgramas en ejecucioó n XXXX

152.00 Inversiones en Programas en ejecucioó n XXXX


LPBP - LIQUIDACION DE PROYECTOS - BIENES DE USO PUBLICO


151.98 Aplicacioó n a Gastos de Gestioó n XXXX

151.92Acumulacioó n de Costos en Inversiones enProgramas en Ejecucioó n XXXX


LPIN - LIQUIDACION DE PROGRAMAS - INTANGIBLES


152.98 Aplicacioó n a Gastos de Gestioó n XXXX

152.92Acumulacioó n de Costos en Inversiones enProgramas en Ejecucioó n XXXX


Nota: Para la acumulación de costos en proyectos y programas manuales las

entidades deberá utilizar las clases de registro ACPY para Proyectos y ACPP

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DEL ECUADOR

para Programas, la ruta será: Contabilidad - Registro Contable –

Comprobante Contable UE.

3.- La disminución de existencias se procederá con la utilización de la siguiente clase

de registro contable:

DEB1- CONSUMO EXISTENCIAS BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO


634.00.00 Bienes y servicios de consumo XXXX

131.00.00 Existencias para consumo corriente XXXX

4.- Para la actualización de existencias se utilizará la clase de registro:

DEB2- ACTUALIZACION DE EXISTENCIAS PARA CONSUMO CORRIENTE


639.52.00 Actualizacioó n del Patrimonio XXXX

131.00.00 Existencias para consumo corriente XXXX

DEB3- ACTUALIZACION DE EXISTENCIAS INVERSIONES EN PRODUCTOS EN PROCESO



133.00.00 Inversiones en Productos en Proceso XXXX

DEB4- ACTUALIZACION DE EXISTENCIAS INVERSIONES EN COMERCIALIZACIÓN YDISTRIBUCIÓN



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135.00.00 Inversiones en Comercializacioó n y Distribucioó n XXXX

5.- Para la incorporación de existencias no registradas se utilizara la clase de registro:

IEB5- INCORPORACION EXISTENCIAS PARA CONSUMO CORRIENTE


131.00.00 Existencias para consumo corriente XXXX629.51.00 Actualizacioó n de Activos XXXX

IEB6- - INCORPORACION EXISTENCIAS INVERSIONES EN PRODUCTOS EN PROCESO


133.00.00 Inversiones en Productos en Proceso XXXX629.51.00 Actualizacioó n de Activos XXXX

IEB7- - INCORPORACION EXISTENCIAS INVERSIONES EN COMERCIALIZACIÓN YDISTRIBUCIÓN


135.00.00 Inversiones en Comercializacioó n y Distribucioó n XXXX629.51.00 Actualizacioó n de Activos XXXX

6.- Para la baja de Bienes de Larga Duración se procederá con la utilización de las

siguientes clases de registro contables:

DBA1- ACTUALIZACION BIENES DE ADMINISTRACION


639.52 Actualizacioó n del Patrimonio XXXX

141.99.00 Depreciacioó n Acumulada XXXX

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141.00.00 Bienes de administracioó n XXXX

DBP2 - ACTUALIZACION BIENES DE PRODUCCION




142.00.00 Bienes de produccioó n XXXX

DBY4- ACTUALIZACION BIENES DE PROYECTOS




144.00.00 Bienes de proyectos XXXX

DBA5-ACTUALIZACION BIENES DE PROGRAMAS



611.00 Patrimonio XXXX


145.00.00 Bienes de programas XXXX

7.- En caso de que las instituciones efectúen compras de bienes de larga duración y

que no han sido registrados contablemente, se procederá a realizar un ajuste, para

que dichos bienes se registren en el grupo 14 correspondiente.

AJB1 - AJUSTES BIENES DE LARGA DURACIÓN – BIENES DE ADMINISTRACIÓN


141.01.03 Mobiliarios XXXX

141.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX

141.01.06 Herramientas XXXX

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DEL ECUADOR

141.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informaó ticos XXXX

141.01.08 Bienes Artíósticos y Culturales XXXX

141.01.09 Libros y Colecciones XXXX

141.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Puó blica XXXX

141.01.11 Partes y Repuestos XXXX

141.05.12 Semovientes XXXX

141.05.13 Bosques XXXX

141.05.14 Acuaó ticos XXXX

141.05.15 Plantas XXXX

629.51 Actualizacioó n de Activos XXXX

AJB2 - AJUSTES BIENES DE LARGA DURACIÓN – BIENES DE PROYECTOS





144.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informaó ticos XXXX










AJB3 - AJUSTES BIENES DE LARGA DURACIÓN – BIENES DE PROGRAMAS





145.01.07 Equipos, Sistema y Paquetes Informaó ticos XXXX




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DEL ECUADOR







8.- Se utiliza este tipo de ajuste cuando se registra un bien de larga duración dentro

de los subgrupos 141, 144 o 145, por error. Así como también para traslado de activos

institucionales.

AJB4- AJUSTE DE BIENES DESTINADOS A LA ADMINISTRACIÓN, PROGRAMAS OPROYECTOS


141.01.03 Mobiliarios XXXX 141.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX 141.01.06 Herramientas XXXX

141.01.07Equipos, Sistemas y PaquetesInformaó ticos XXXX

141.01.08 Bienes Artíósticos y Culturales XXXX 141.01.09 Libros y Colecciones XXXX

141.01.10Pertrechos para la Defensa y SeguridadPuó blica XXXX

141.01.11 Partes y Repuestos XXXX 141.05.12 Semovientes XXXX 141.05.13 Bosques XXXX 141.05.14 Acuaó ticos XXXX 141.05.15 Plantas XXXX 144.01.03 Mobiliarios XXXX 144.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX 144.01.06 Herramientas XXXX




144.01.11 Partes y Repuestos XXXX 144.05.12 Semovientes XXXX 144.05.13 Bosques XXXX 144.05.14 Acuaó ticos XXXX 144.05.15 Plantas XXXX

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DEL ECUADOR

145.01.03 Mobiliarios XXXX 145.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX 145.01.06 Herramientas XXXX





145.01.11 Partes y Repuestos XXXX 145.05.12 Semovientes XXXX 145.05.13 Bosques XXXX 145.05.14 Acuaó ticos XXXX 145.05.15 Plantas XXXX 141.99 Depreciacioó n Acumulada XXXX 144.99 Depreciacioó n Acumulada XXXX 145.99 Depreciacioó n Acumulada XXXX 141.01.03 Mobiliarios XXXX 141.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX 141.01.06 Herramientas XXXX









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145.01.11 Partes y Repuestos XXXX 145.05.12 Semovientes XXXX 145.05.13 Bosques XXXX 145.05.14 Acuaó ticos XXXX 145.05.15 Plantas XXXX 141.99 Depreciacioó n Acumulada XXXX 144.99 Depreciacioó n Acumulada XXXX 145.99 Depreciacioó n Acumulada XXXX

9.- Este tipo de ajustes se los realizaran para la liquidación de bienes de larga

duración referentes a Proyectos y programas, así como también los bienes de

administración.

AJB5- AJUSTE LIQUIDACION BIENES DE ADMINISTRACION – PROYECTOS BIENES LARGADURACION


141.00.00 Bienes de Administracioó n XXXX

151.99.00Depreciacioó n Acumulada de Bienes deInversioó n XXXX

151.41.00 Bienes Muebles XXXX

151.42.00 Bienes Inmuebles XXXX

151.43.00 Bienes de Exportaciones XXXX151.44.00 Bienes Bioloó gicos XXXX151.45.00 Bienes Muebles no Depreciables XXXX151.46.00 Bienes Bioloó gicos no Depreciables XXXX141.99.00 Depreciacioó n Acumulada XXXX

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AJB6 - AJUSTE LIQUIDACION BIENES DE ADMINISTRACION – PROGRAMAS BIENES LARGADURACION


141.00.00 Bienes de Administracioó n XXXX

152.99.00Depreciacioó n Acumulada de Bienes deInversioó n XXXX

152.41.00 Bienes Muebles XXXX

152.42.00 Bienes Inmuebles XXXX

152.43.00 Bienes de Exportaciones XXXX

152.44.00 Bienes Bioloó gicos XXXX

152.45.00 Bienes Muebles no Depreciables XXXX

152.46.00 Bienes Bioloó gicos no Depreciables XXXX


AJB7- AJUSTE LIQUIDACION DE PROYECTOS - BIENES PARA LA INSTITUCIONCódigo Descripción Debe Haber Ítem

Presupuestario141.00.00 Bienes de Administracioó n XXXX

151.92 Acumulacioó n de Costos en Inversiones enObras en Proceso

XXXX


DEL ECUADOR

REGISTRO EN LA HERRAMIENTA INFORMATICA VIGENTE

Para la utilización de las clases de registros desconcentradas, los usuarios de las

instituciones que utilizan la herramienta informática e-Sigef, deberán considerar el

siguiente procedimiento:

1. Analizar el caso presentado por la entidad, con respecto a los ajustes en las

diferentes cuentas contables y sus respectivos auxiliares utilizados.

2. Definir en forma teórica el asiento contable a utilizar, para lograr la regulación

del ajuste contable a solucionar.

3. Confirmar los saldos de las cuentas contables que se está analizando, en la

herramienta informática e-Sigef.

4. Verificar la documentación suficiente y competente, que sirva de soporte para

sustentar la aplicación del ajuste contable a efectuar.

5. Una vez identificado el problema y la posible solución de los débitos y créditos

que serán aplicados contablemente, consultará en la herramienta informática e-

Sigef, si las cuentas contables, a las que hace referencia el análisis, se

encuentran parametrizadas para su aplicación, a través de la siguiente ruta de

consulta:

Ruta: Catalogo/Contabilidad/Asiento Tipo de Operaciones

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DEL ECUADOR

Ingresando a esta ruta le permitirá visualizar la siguiente lista de clases de registros:

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DEL ECUADOR

Por medio de la opción de Filtros, ubicada en la parte inferior izquierda de la pantalla,

el servidor podrá realizar la búsqueda de la cuenta contable que requiere, para lo cual

deberá llenar los campos como se muestra a continuación:

En el ejemplo se busca una cuenta 124.98.01; se utiliza el filtro hasta la opción de

Cuenta Nivel 1, para que aparezcan todas las opciones de parametrización existentes

en la herramienta informática e-Sigef; al dar click en “Aplicar Criterios”, aparecen las

clases de registros conforme a los datos seleccionados a través del filtro.

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Se debe tomar en consideración la descripción de la clase de registro como primera

opción, y la naturaleza del movimiento contable que necesite (Débito o Crédito D/C)

como segunda alternativa, tal como se muestra en la pantalla:

Una vez identificada la clase de registro, podrá visualizar el movimiento contable con

una nueva consulta por Filtros, de la siguiente manera:

Dar click en el ícono de “Consultar Todos los Registros” para limpiar las

consultas anteriores y llenar los campos del Filtro como se indica:

En esta opción se verificara las cuentas contables que posee la clase de registro

seleccionada.

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Ejecutar la clase de registro contable; la entidad será la responsable del

adecuado uso de la clase de registro contable, cumpliendo con las principios

contables y normativa contable vigente para realizar el registro por medio de la

herramienta informática e-Sigef, tal como se muestra en la siguiente ruta:

El funcionario deberá seguir los procedimientos de utilización general contemplados

en todo registro de ajuste contable dentro del sistema; los cuales son: Crear, Detallar

y Aprobar. A continuación se presentan las pantallas que muestran el proceso.

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DEL ECUADOR

Después de llenar la cabecera, se ingresa a la pantalla de detalles, donde se digitan

las cuentas que forman parte del asiento contable con sus respectivos auxiliares,

montos y naturaleza de la cuenta.

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DEL ECUADOR

Una vez ingresados los datos, deberá confirmar que el asiento contable esté

cuadrado, que los auxiliares y el monto sean los correctos, para proceder con la

aprobación del mismo.

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