TtuloTECNOLOGIAS, HERRAMIENTAS GROUPWARE DE INTRANETC. J. Jurez
Lucas1192-06-07914 Universidad Mariano Glvez092504 Intranet y
[email protected] la actualidad la
mensajera, listas de distribucin de roles no son capaces de ofrecer
mayor soporte para la realizacin de trabajos en grupo, por ello
hemos estado viendo que la Intranet ha logrado eliminar las
barreras de la distancia mediante la integracin de espacios de
trabajo para darle solucin a problemas de la empresa, as como al
desarrollo de proyectos los cuales se deben ofrecer al cliente con
calidad pero en tiempo oportuno. Nos referimos a Groupware, es una
integracin de tecnologas que nos permite crear y compartir todo el
conocimiento corporativo entre grupos de trabajo de la empresa
englobando mtodos y herramientas de software que unifican el
trabajo en un solo proyecto ejecutado por muchas personas ubicadas
geogrficamente en puntos distintos. Hoy en da se cuentan con
soluciones software y herramientas para implementar, disear,
ajustar y poner en marcha en nuestra Intranet un Groupware, por
ello el objetivo de dicho artculo es ofrecer al lector una idea
sobre las distintas herramientas que se tienen para la
implementacin de un Groupware dentro de la organizacin.Como en toda
nueva implementacin se deben tomar las diferentes consideraciones
para que la creacin de un grupo de trabajo sea productivo y con una
misin unificada, podemos indicar que las empresas han llegado a la
madurez en el tema de redes internas y como sacarle el mayor
provecho a dichas redes, Intranet ofrece muchas facilidades y
oportunidades que llevan ms all de una simple comunicacin y
compartimiento de archivos.
Palabras clave: Groupware, gestin de documentos, trabajo grupal,
herramientas.
Desarrollo del temaObjetivo: Informar breve y objetivamente
sobre las herramientas, soluciones software para implantar
Groupware dentro de la Intranet empresarial. Los groupwares son
herramientas colaborativas que integran un solo proyecto, el
trabajo de muchos usuarios concurrentes, conectados a travs de una
red corporativa, que permite capturar y almacenar la comunicacin o
informacin de una organizacin, empresa que permite gestionar el
conocimiento e informacin de la misma.Las tecnologas groupware son
aquellas que permiten el trabajo en grupo, mediante las cuales
distintas personas situadas en diferentes puntos geogrficos o
localizaciones pueden trabajar en un mismo proyecto, pudiendo
cooperar, comunicarse, coordinarse, resolver problemas, compartir
ideas, competir, socializar e incluso negociar, realmente groupware
es una herramienta que permite interactuar en un proyecto en
comn.
Tipologas de groupware: segn los distintos usos o campos de
actuacin se pueden definir algunos tipos de groupware. Herramientas
de gestin del conocimiento. Herramientas de creacin del
conocimiento. Herramientas de distribucin de la informacin
Herramientas de gestin de proyectos colaborativos. Herramientas de
gestin de recursos. Herramientas de gestin de contenidos.
Las herramientas de Gestin del conocimiento se refieren al
proceso alineados a los objetivos de la informacin orientado a
crear, buscar, validar, almacenar, difundir y compartir
conocimiento individual y colectivo, para utilizarlos en la toma de
decisiones, en el mejoramiento de las funciones de la empresa
respondiendo adecuadamente a la demanda del mercado. Para el tema
de la gestin de contenidos se cuentan con herramientas para la
gestin de los contenidos, se deben considerar algunos elementos
bsicos que deben integrarla, dichos software ofrecen soluciones
integradas de las cuales podemos mencionar: JOOMLA, INTERACT para
Intranet CMS, DRUPAL, PLONE, PHP NUKE estas herramientas son
soluciones de cdigo abierto (OPEN SOURCE) gratuitas con licencias
GPL y se ejecutan sobre entornos igualmente OpenSource como: PHP,
Apache, MySQL, Perl y otros, tambin cabe mencionar que se ejecutan
sobre los Sistemas Operativos ms conocidos tales como: Windows, Mac
y Linux. Ofreciendo las siguientes facilidades o componentes para
su organizacin:
Organizacin del sitio Web. Publicacin de Contenidos.
Escalabilidad e implementacin de nuevas funcionalidades.
Administracin de usuarios. Diseo y aspecto esttico de los sitios
web de la empresa. Navegacin, Encuestas, Feed de Noticias,
Estadsticas de visitas. Administracin de imgenes, retroalimentacin
y automatizacin de las publicaciones. Email, Valoracin de los
contenidos, comentarios.Se tienen soluciones para nuestras
intranets relacionado a la implantacin de Groupware basados en el
trabajo en equipo, dependiendo del tipo de usuarios que seamos por
lo menos para los usuarios OpenSource se tiene Simple Groupware y
CMS, es una empresa de trabajo grupal de cdigo abierto que ofrece
correo electrnico, calendario, contactos, tareas, gestin de
documentos, gestin de proyectos, la sincronizacin de Outlook,
telfonos celulares esto es la parte de la Intranet Mvil, bsqueda de
texto completo, extensiones y mucho ms, basada en web gratuito
basada en PHP, ofrece las siguientes tareas: RSS, iCalendar, vCard.
IMAP, POP3, SMTP. CIFS, CSV. WebDAV, LDAP y SyncML todo esto bajo
una misma plataforma todas las funciones estn disponible en el
paquete de cdigo abierto no hay restricciones sobre el despliegue,
todo estas disponible bajo la filosofa de OpenSource.Groupware es
prcticamente utilizado para compartir la informacin, uno de los
grandes objetivos de Groupware es eliminar las barreras de la
distancia, disponibilidad oportuna de informacin, empleados,
proyectos, es importante destacar que con el uso de una intranet se
han mejorado considerablemente los problemas de tiempo, cosa que
costaba demasiado realizar en tiempos pasados en donde costaba
mucho reunir a los empleados en un solo punto geogrfico generando
con ello costos grandes en logstica transporte, y otros gastos
propios de logstica. En esta nueva forma de trabajar un aspecto
fundamental es la forma de trabajo de los diferentes grupos o
equipos de trabajo multidisciplinarios los cuales aportando cada
uno desde su especialidad generan soluciones adecuadas para los
problemas o realizacin de proyectos aumentando la productividad e
inmediatez para las respuestas al cliente. Compartiendo una
responsabilidad afn enfocada en el logro de los objetivos
empresariales, entonces groupware ofrece el trabajo conjunto de
forma electrnica, desde distintos puntos de ubicacin geogrficos.Cul
es el lmite o alcance de un groupware; esto lo define la empresa
propiamente pero se pueden establecer algunos basados en un perfil
estndar de implantacin del mismo, por ejemplo no se pueden tener
aplicaciones que no representen formalidad para la empresa misma,
algunos de las tecnologas que podramos integrar en nuestro
groupware seran las siguientes, segn HILLS: Comunicaciones,
calendario y planificacin. Videoconferencia, sistemas de reunin
electrnica. Pizarra electrnica y conferencia de datos. Worflow,
conversaciones, chats. Repositorios de informacin, noticias.
Colaboracin.Para la parte de Gestin de documentos en la actualidad
se cuentan con distintas herramientas o tecnologas para considerar
de las cuales podemos mencionar: Gestin de imgenes: procesadores de
textos potentes los cuales generan imgenes de los informes como una
copia fiel la cual se almacena en dispositivos de almacenamiento
masivo, de igual forma se pueden traducir textos a travs de
imgenes. Documentos con formato: generalmente se utilizan CMS y
portales Web, Web Services los cuales se encuentran la mayora en
formato HTML, aunque en la actualidad se cuentan con nuevos
formatos integrados. Bases de datos documentales: con potentes
motores de bsquedas y de recuperacin ofrecen soluciones para
obtener la informacin de la primera mano. Observaciones y
comentarios
Es indudable que los resultados obtenidos mediante trabajos en
grupo son mayores a los que se obtienen individualmente, por ello
se sugiere que se tome en cuenta este aspecto dentro de las
empresas. Por ello gracias al software colaborativo que integran
espacios de trabajo los diferentes empleados pueden aportar ideas
para el desarrollo de un proyecto, en tiempo real desde diferentes
puntos geogrficos esto sin duda mejora el rendimiento de las
empresas y sus oportunidades dentro del mercado. Se debe considerar
el nivel de flujo de procesos en la empresa para considerar la
implementacin de; en primer lugar una Intranet y por consiguiente
Groupware teniendo que evaluar la inversin necesaria contra las
ventajas y beneficios que esto traera a nuestra organizacin,
considero tambin que se debe despertar el inters de cada uno de los
miembros de la empresa para dar uso a dichas herramientas
tecnolgicas. Algo que tambin es sumamente importante es saber hasta
qu punto nuestros procesos pueden ser gestionados para adaptar una
solucin software de Groupware en nuestra intranet, si esta se puede
adaptar a nuestras necesidades.
Conclusiones
Las intranets con aplicaciones Groupware permiten el trabajo en
tiempo real con miembros que estn situados en distintos puntos
geogrficos, ofreciendo con esto un aumento considerable en el
desempeo de una empresa, as como la reduccin de tiempo y costes
para el traslado de los miembros de dichas empresas. Realmente la
implantacin de una Intranet debe de estar enfocada y encaminada a
que sea escalable en el tiempo, mientras la empresa va creciendo el
software debe permitir integrar nuevas herramientas sin mayores
dificultades, para ello el departamento de TI o de SI debe estar
bien informado y documentado sobre los procesos de la empresa. Una
vez se tenga automatizado, integrado y definido los procesos del
negocio, la comunicacin de los miembros de la empresa, mediante
Intranet y Groupware de calidad esto va a influir positivamente en
la obtencin de resultados importantes, tanto en la mejora de
procesos administrativos, mostrando y generando el activo ms
importante de una empresa LA INFORMACION (este es el conocimiento
empresarial).
Bibliografa
Siminiani, Mariano. INTRANETS, EMPRESA Y GESTION DOCUMENTAL.
McGraw-Hill. Madrid. 1997 Hills, Melanie. INTRANET PARA GROUPWARE.
Anaya Multimedia. Madrid. 1999 Chaffey, Dave. GROUPWARE, WORKFLOW
AND INTRANETS. Gulf Professional Publishing. 1998
