Guía Básica de Usuario - Soluciones de gestión para la ... · PDF fileMantenimientos del Manual del Administrador de FirmaDoc BPM. Posteriormente, en el caso de que se haya autenticado

FirmaDoc BPM – Manual del Administrador

Guía Básica de Usuario

Dossier

B

F I R M A D O C B P M – M A N U A L D E U S U A R I O


SAGE AYTOS Avda. Blas Infante, 6 • 2ª planta • locales 1-2-3 • 41400 • Écija (Sevilla)

Teléfono 902 401 402 www.aytos.es


1. Prólogo 4 2. Estructura de FirmaDoc BPM 5 2.1. Entrada a la aplicación 5 2.2. FirmaDoc Hoy 6 2.3. Árbol de carpetas 9 3. Gestión Documental 11 4. Tipos de documentos 13 5. Inserción de documentos 16 6. Un primer vistazo a la interfaz 19 6.1. Visor 19 6.2. Datos del documento 19 6.3. Fichas 19 6.4. Texto 20 6.5. Referencias 20 6.6 Actividad 21 6.7. Más información 22 6.8. Agenda 23 7. Inserción por lotes 23 8. Insertar un documento desde el escáner 24 8.1 Compulsa electrónica 25 9. Localización de documentos 29 10. Visualización de documentos 34 11. Organización de documentos 37 12. Mis Carpetas 38 13. Aprobación y Rechazo de documentos 40 14. Anexos de un documento 46 15. Métodos de extracción de documentos 47 16. Imprimir 47 17. Enviar 50 18. Guardar 51 19. Importación de datos con firma 52 20. Expedientes 52 20.1. Tipos de Expedientes 53 20.2. Creación de Expedientes 53 20.3. Vincular un documento a un expediente 55

20.4. Localizar un expediente 55 21. Gestión de Procesos 58 22. Personalización de FirmaDoc Bandeja de entrada 63 23. Personalización de la rejilla de documentos 68 24. Personalización de la rejilla de expedientes 70 25. Marcas de Seguimiento de un documento 70

G U Í A B Á S I C A D E U S U A R I O

SAGE AYTOS – FirmaDoc BPM 4

1. Prólogo Este documento explica el funcionamiento básico de la aplicación FirmaDoc BPM en su uso como gestor documental y como software de Firma Electrónica Avanzada. Pretende ser una guía destinada a los usuarios que se inician en la aplicación dando un recorrido general por la misma.

Requisitos Técnicos para una buena experiencia con FirmaDoc BPM

Estación de trabajo:

CPU: Pentium III 350 Mhz o superior

RAM: 128 Mb

Configuración de pantalla recomendada:

Resolución mínima: 1024x768

Profundidad de color: 24 bits (16 MM de colores)

Tamaño de pantalla recomendado: 15" (mínimo)



2. Estructura de FirmaDoc BPM

2.1. Entrada a la aplicación Una vez ejecutamos FirmaDoc BPM, según hayamos personalizado como veremos posteriormente, la aplicación buscará nuevas actualizaciones de la misma, según los métodos que después se describirán. En caso de encontrar una nueva versión se actualizará automáticamente. Una vez actualizado o en caso de no haber actualización procederá a la autenticación de usuario. Véase Figura 1.

Figura 1- Autenticación de usuario

Esta autenticación se podrá llevar a cabo mediante usuario / contraseña, o bien seleccionando uno de los certificados que se mostrarán abajo. Los certificados admitidos pueden ser de tipo software (instalados en el sistema operativo), de tarjeta inteligente o del tipo token usb. Por seguridad, SAGE AYTOS recomienda utilizar siempre certificados en tarjeta o tokens usb. El usuario previamente ha de estar definido en el Administrador de Aplicaciones y posteriormente habérsele otorgado un rol y un cargo. Para más información acerca de esto ver el dossier de Instalación o Mantenimientos del Manual del Administrador de FirmaDoc BPM.

Posteriormente, en el caso de que se haya autenticado un usuario que tenga acceso a varios cargos, le dará a elegir con que cargo desea entrar a FirmaDoc BPM dentro de esa entidad. Ver Figura 2. En caso de que existan más de 10 entidades autorizadas al usuario aparecerá una búsqueda rápida de entidades. La elección de este cargo predeterminado es importante, pues determina quién es el propietario de un documento nuevo, de igual manera



que la unidad orgánica a la que pertenezca será la responsable de dicho documento. Esto es relevante de cara a la visibilidad y acceso a dicho documento.

Tras la elección del usuario ya tenemos entrada al sistema, que mostrará sólo aquellas opciones que hayan sido otorgadas por parte del administrador del sistema a su rol y a su cargo. Pasamos a describir la pantalla principal de FirmaDoc BPM. Ver Figura 3.

Figura 2 - Selección de Organización - Entidad – Cargo

2.2. FirmaDoc Hoy Nada más abrir FirmaDoc Bandeja de entrada nos aparece un resumen a modo de agenda con los últimos asuntos pendientes, como pueden ser avisos, mensajes, etc. Con la forma de organizar la aplicación ocurre algo parecido a lo que sería el escritorio de Windows: está por encima del resto de carpetas.



Figura 3 - FirmaDoc Hoy

En la parte superior tenemos un calendario que nos muestra en colores cuando tenemos avisos, cuando hay prevista delegación de firma, cuando tenemos notas, etc. Luego tenemos los documentos pendientes de revisar, que es lo que aparecerá en la bandeja de entrada. Por último, en el caso que usemos el módulo de BPM (Procesos de Negociado), aparecerán las tareas pendientes de completar por nuestra parte.



Figura 4 - Pantalla Principal de FirmaDoc BPM

Las secciones en las que se divide la pantalla principal de FirmaDoc BPM son las siguientes:

(1) Menú principal de la aplicación, típico de aplicaciones Windows, desde donde se ofrecen opciones sobre lo que aparece en los formularios inferiores.

(2) Barra de herramientas, que ofrece un acceso rápido a las operaciones más comunes dentro de la aplicación. Estarán activas aquellas a las que tengamos acceso en determinado momento.

(3) Árbol de carpetas o biblioteca. Tendremos acceso sólo a aquellas secciones a las que tengamos privilegios de sistema. Puede aparecernos como en la figura 3, o bien aparecernos como accesos rápidos (Favoritos), como aparece en la Figura 4. Cualquiera de las carpetas que tenemos en el árbol de biblioteca se puede añadir a favoritos usando el botón derecho del ratón sobre dicha carpeta. Además, existe una carpeta denominada “para seguimiento”. En esta carpeta aparecen los documentos que están en la bandeja de entrada del usuario marcados para seguimiento.

(6)

(3)

(2) (1)

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Figura 5 - Menú de Favoritos

(4) Rejilla de documentos, donde aparecerá el contenido de la carpeta seleccionada, que normalmente serán documentos o expedientes.

(5) Detalle del documento seleccionado en la rejilla, donde nos aparecerá toda la información disponible del documento o el expediente seleccionado, como datos personalizados, descripciones, formularios, etc. Desde aquí podremos visualizar el documento gráfico o bien en pantalla completa, mediante la opción de Ampliar.

(6) Barra de estado, donde se nos muestra información de fecha/hora, además de usuario y entidad en uso.

Pasamos a describir un poco más en detalle alguno de estos puntos.

2.3. Árbol de carpetas El árbol que aparece a la izquierda del menú, que como se dice arriba viene dividido entre Bandeja de Entrada, Gestión Documental y Gestión de Procesos y Expedientes.



Figura 6 - Árbol de carpetas

Pulsando con el botón derecho del ratón sobre cualquier rama, obtendremos un menú sensible con las opciones más comunes (este menú emergente también puede mostrarse pulsando sobre el botón “Opciones”, justo encima del árbol de carpetas), entre ellas la que antes de comentaba de Favoritos.



3. Gestión Documental Esta rama está dividida en cuatro carpetas principales, Documentos aprobados por mí, Documentos Rechazados por mí, Mis carpetas, y Biblioteca. Además de estas existen algunas otras que podrían ser consideradas como gestión documental, pero que por motivos visuales se han situado fuera de dicha organización, como es la Bandeja de Entrada y la Gestión de Expedientes. Describiremos estas últimas aquí por estar comprendidas implícitamente en la Gestión Documental.

B A N D E J A D E E N T R A D A

La bandeja de entrada contendrá todos los documentos pendientes de aprobar o revisar por parte del usuario activo. Aparecerán también en la sección correspondiente de FirmaDoc Hoy. Dentro de la bandeja de entrada tendremos los documentos organizados por tipos, y dentro de los tipos por fechas. Es posible marcar los documentos de la Bandeja de Entrada con el objeto de diferenciarlos del resto. Clicando en el botón derecho del ratón nos aparecerá el menú emergente en el que se permite marcar/desmarcar los documentos de la bandeja de entrada a través de la opción “Marcar/Desmarcar uso de documento”. Además existe una columna para personalizar “marcado por” que permite visualizar el usuario que tiene marcado el documento. Por otro lado el documento marcado aparecerá en color naranja para distinguirlo del resto. Al firmar el documento se desmarcará el documento automáticamente.

También tendremos una carpeta llamada “Documentos delegados”, donde nos aparecerán todos aquellos documentos que nos toque revisar o firmar pero que han sido delegados a mi cargo por parte de otro cargo de la entidad, con lo que yo firmo en su nombre por delegación.



En la parte de “Documentos Pendientes de Recibir” tendremos todos aquellos documentos que no han llegado aún a mi bandeja de entrada pero que en el momento que aprueben aquellos que van delante de mí me llegará para revisar o firmar.

D O C U M E N T O S A P R O B A D O S P O R M Í

Todos aquellos documentos que yo ya he revisado. Como en otras carpetas, por ejemplo la bandeja de entrada, los documentos vienen clasificados por tipos y por fechas.

D O C U M E N T O S R E C H A Z A D O S P O R M Í

De la misma manera que tengo los documentos aprobados por mí, tengo una carpeta con aquellos documentos que he rechazado, clasificados por tipos y fechas.

M I S C A R P E T A S

Son todas mis carpetas personales, que puedo crearme como si fuera un navegador de Windows, mediante botón derecho crear carpeta, pudiendo luego arrastrar documentos a esta carpeta.

También estarán aquí comprendidas las carpetas dinámicas o carpetas de búsqueda, generadas a partir de una búsqueda de documentos y que variará cuando varíen el conjunto de documentos que cumple los criterios de dicha búsqueda. Luego se verá cómo se generan estas carpetas de búsqueda.

Es importante tener en cuenta que la organización del contenido de dichas carpetas personales no influye en absoluto en la ubicación de los documentos originales, que estarán dentro de la biblioteca documental, dentro de su tipo correspondiente. Nosotros para nuestra interfaz, y siempre que tengamos acceso a dichos documentos, organizaremos los mismos como mejor nos parezca.

B I B L I O T E C A

El acceso a la biblioteca nos permite visualizar toda aquella documentación a la que tengamos acceso, pero ya no únicamente como bandeja de entrada o como parte de un procedimiento o carpeta de búsqueda, sino entrando en la propia organización documental.

En la biblioteca encontraremos una carpeta con nuestros documentos rechazados, documentos eliminados, y todos los documentos, donde se haya toda la base documental a la que tengamos acceso. Dentro de estos documentos rechazados se encuentran todos los documentos de la entidad a los que tenga acceso el cargo activo, independientemente de que sea este el que los haya rechazado o haya sido otro cargo cualquiera.

E X P E D I E N T E S

Los expedientes son una manera de agrupar documentación, que a su vez tenemos la posibilidad de agregar información adicional en dicho expediente, como podría ser documentación necesaria, procesos asociados



(BPM), nombre, tipo de expediente, etc. Cuando queramos agrupar información para un propósito determinado se suelen usar los expedientes.

Tienen especial utilidad cuando este expediente viene generado por un proceso de regla de negociado (BPM), lo cual hace que dicho expediente tenga una vida y forme un expediente activo (carpeta de expedientes en vigor) y posteriormente puedan ser archivados (carpeta de expedientes archivados).

Dentro de los expedientes también se organizan los documentos en tipos y a su vez internamente se organizan por fechas.

4. Tipos de documentos Antes de empezar a insertar documentos en nuestro gestor, debemos definir qué tipos de documentos vamos a tener en Mantenimientos - Tipos de Documentos.

Figura 7 - Definición de tipos de documentos

El tipo del documento es la clasificación básica que podemos utilizar para organizar el conjunto de documentos con el que vayamos a trabajar.

Una vez insertados los tipos de documentos podemos asignarle determinada visibilidad, dependiendo del usuario / cargo, podremos asignarle fichas, que veremos más adelante, asignarle firmas, es decir, los cargos que pueden aprobar este tipo de documento (aprobadores predeterminados), y añadir un perfil. El perfil es importante porque nos ayuda a identificar únicamente y rápidamente cada documento de este tipo. El perfil va personalizado por cada tipo de documento y es un identificativo del mismo.

Por ejemplo en la figura 7 se ha definido un tipo de documento como “Decretos de Presidencia”, con código DEC_PRES, y procedemos a



asignarle un perfil. Al crear cada tipo de documento se generará automáticamente su subcarpeta dentro del árbol de documentos.

La visibilidad nos permite especificar qué documentos podrán ser accedidos y en qué forma por los demás cargos de nuestra organización. Por defecto, los usuarios de nuestra unidad orgánica tienen acceso completo, mientras que los demás no podrán acceder a nuestros documentos.

Además de la visibilidad tendremos que tener en cuenta los privilegios y permisos sobre tipos de objetos para cada cargo, usuario o rol. Para más información consultar el dossier de Seguridad en el Manual del Administrador.

Figura 8 - Perfil de un tipo de documento.

La visibilidad es útil para delimitar el modo en el que los demás usuarios acceden a nuestros propios documentos, con independencia de los permisos generales que tengan.

Por defecto, sólo los usuarios pertenecientes a la unidad orgánica donde se creó el documento tienen permitidos todos los permisos, mientras que el resto de usuarios no podrán realizar ninguna acción sobre el documento. Si queremos compartir información entre distintas unidades orgánicas, podemos modificar la visibilidad de un tipo de documento y especificar nuevas reglas.

No se debe confundir visibilidad con los permisos o privilegios. Si un privilegio está otorgado (por ejemplo, modificar cualquier documento), el usuario podrá ejecutar la acción sin tenerse en cuenta la visibilidad. Los privilegios son permisos de alto nivel, concebidos para simplificar la gestión



de la seguridad. Otro tipo de permisos son los permisos por tipos de objetos, los cuales sí se ven afectados por la visibilidad.

En general, podemos tener dos tipos de configuraciones de seguridad:

Simplificada: sólo se emplean privilegios.

Detallada: se tienen en cuenta privilegios, visibilidad y permisos por tipos de objeto.



5. Inserción de documentos Para insertar un documento desde el disco duro procederemos a los pasos siguientes:

Desde el botón superior izquierdo “Insertar” o desde el menú principal “Archivo - Insertar”. Nos aparecerá la ventana que sigue (Figura 6):

Figura 9 - Insertar documento en la biblioteca



Insertaremos el nombre del documento y el tipo, dentro de los “Tipos de Documento” que previamente hemos creado. Al añadir el tipo de documento nos aparecerán debajo las claves de identificación de ese tipo de documento. Para identificar únicamente este documento es necesario introducir estas claves, de otro modo, para localizarlo en el futuro tendríamos que utilizar su nombre, fecha de gestión, etc. En definitiva atributos que no son exclusivos del documento.

Para insertar un documento desde el disco duro pincharemos en Examinar, o bien escribiremos la ruta completa. Si en este momento, el campo de nombre está vacío, automáticamente nos propone un nombre para el documento a partir del nombre del archivo seleccionado.

Una vez estén todos los campos necesarios rellenos, podremos pulsar Aceptar y FirmaDoc BPM procederá a insertar el documento en la Biblioteca. Así, si por ejemplo inserto un documento de Word, especificándole que es del tipo “Documento Económico”, me solicitará los datos identificativos del mismo e insertará el documento en la biblioteca, ordenados por fechas.

En la parte derecha del tipo de documento tenemos un botón que nos permite seleccionar el tipo de documento dentro de los más utilizados. Si pulsamos la estrella nos aparecerá el siguiente formulario:

Figura 10 - Historial de tipos de documentos



De esta manera será más fácil distinguir entre aquellos tipos que nunca usamos y aquellos tipos que habitualmente seleccionamos.

Este mismo botón se usa en la selección de tipos de documentos que se realiza en el mantenimiento de fichas o en el detalle de actividad de un tipo.

También, se permite la posibilidad de transferir –en el momento de insertar un documento- un documento a una unidad descendiente o a cualquier otra unidad desde la ventana de inserción de documentos.

1. Mediante el botón “Seleccionar descendiente” nos aparecen las áreas dependientes de la unidad a la que pertenece el cargo que inserta el documento.

2. Mediante el botón “Seleccionar cualquiera” nos aparece todo el organigrama de la entidad.

Figura 11 – Inserción de documentos



6. Un primer vistazo a la interfaz Puedo ir pinchando en cada una de las carpetas que me aparecen en el árbol, y en la rejilla de la derecha me irán apareciendo cada uno de los documentos insertados, con columnas que hacen referencia al nombre, versión, extensión del archivo, etc.

Si pincho en cualquiera de estos documentos me aparecerá la información detalle en la parte inferior: Visor, Datos del documento, Fichas, Referencias, Actividad, Más información y Agenda. La aparición de una, varias o todas estas fichas dependerá directamente de los permisos efectivos que tengamos sobre ese tipo de objeto.

6.1. Visor Nos muestra el documento en el marco detalle de la aplicación. FirmaDoc BPM identificará el formato del mismo y mostrará el visor correspondiente en el caso que lo reconozca. Los formatos que FirmaDoc BPM reconoce por defecto son PDF, XLS, DOC y PPT que requieren tener instalado el lector correspondiente (Acrobat Reader, MS Word…) y RTF, TXT, JPG, GIF, BMP, TIF, PNG que no requieren visores extendidos.

En cualquier caso se pueden adquirir licencias para los visores deseados, con los cuales podríamos contar con mas de cuatrocientos formatos entre los que se incluyen CAD/CAM, Ingeniería, Modelado 3D, todos los rasters, etc.

6.2. Datos del documento Esta es la pestaña que se mostrará por defecto, y mostrará información básica de identificación del documento, pero en detalle a diferencia de la rejilla superior. Esta información incluye Nombre / Alias, fecha de identificación, Perfil identificativo, que podemos editar, y notas detalladas acerca del documento.

Figura 12 – Datos del documento

6.3. Fichas En esta pestaña se incluirán campos que nos muestren información anexa o adicional del documento insertado. Estos datos pueden ser insertados manualmente por el usuario, automáticamente mediante una plantilla, ya sea mediante datos del propio gestor documental, o datos extraídos de bases de datos externas.



Un ejemplo de fichas podría ser los datos relativos a importes, texto explicativo o aplicación presupuestaria de una factura de gastos. Esto nos ofrece, además de dicha información a la hora de visualizar el documento, la posibilidad de buscar dicho documento por estos datos, como veremos posteriormente en las búsquedas.

Figura 13 – Ficha asociada a un documento

6.4. Texto En esta parte se insertará todo el texto que contiene un documento y que extrae el módulo indexador. En el caso de documentos que hayan sido digitalizados es necesario el uso de un módulo OCR que reconozca y extraiga el texto contenido en dicho documento.

6.5. Referencias Aquí se muestran documentos que van relacionados o anexados con el que estamos visualizando en ese momento. La diferencia entre una relación y un anexo es la siguiente: cuando un documento se anexa a otro existe un documento principal y otro anexado, que digamos que está supeditado al principal, mientras que en las relaciones, están todos los documentos al mismo nivel. Además una relación permite infinitas referencias, mientras que los anexos son uno a uno.

Si lo que tenemos seleccionado es una tarea o proceso en la pestaña “Referencias” se muestra el expediente activo de esa tarea o proceso. En cambio si tenemos seleccionado un expediente en la pestaña “Referencias” se muestra el expediente relacionado del que tenemos en rejilla. Se pueden navegar por las referencias desde este panel, o como veremos luego, en el visor ampliado. Un ejemplo típico de referencia sería una factura de gastos con su documento de operación contable correspondiente. Esa factura estaría relacionada con el documento. A la factura le podríamos anexar una nota adicional o un albarán de entrega.



Figura 14 – Referencias a un documento

6.6 Actividad Nos muestra el estado de aprobación en el que se encuentra en un documento.

Figura 15 – Actividad de un documento

Nos mostrará, por un lado en la parte superior, y con marca verde , todos aquellos cargos que hayan aprobado ya el documento. En la parte inferior aparecerán todos los cargos que están pendientes de firma. En este caso tenemos tres opciones:

Este cargo puede firmar en este momento. Si hay varios cargos con el mismo número de orden, aparecerá a todos a la vez. Es posible que la firma de cualquiera de ellos sea el único requerimiento para que pase al siguiente orden, con lo que al resto les desaparecerá de su bandeja, y también es posible que todos y cada uno de los que aparecen en ese orden sean requeridos para que el documento se apruebe, con lo que hasta que no firmen todos el documento no pasa al siguiente número de orden.

Este cargo está a la espera de que firmen los que están en un orden anterior. Hasta que estos no firmen no le llegará a su bandeja de entrada.



El documento no llegará a este cargo porque se encuentra bloqueado y debe ser activado por un agente externo o por Internal. Normalmente cuando se habla de agente externo suelen ser aplicaciones integradas con FirmaDoc BPM, que hacen uso de sus APIs, y que han de autorizar o fiscalizar determinado estado del documento para que se pueda pasar a su aprobación.

Finalmente, bajo del estado de aprobación del documento, aparece todo un histórico de acciones realizadas a este documento. Esto es lo que se conoce como Auditoria, y que viene configurada por el administrador para tener un control exhaustivo de las acciones sobre ese documento. Para más información consultar el manual del Administrador.

6.7. Más información En esta parte se ofrece información adicional técnica del documento, desde un punto de vista puramente interno, como la ubicación del mismo, si ha sido indexado, el tamaño real, el tamaño comprimido, etc. En principio esta información es interesante para los administradores del sistema, pero no para el resto de usuarios.

Se destaca en este punto que los dos primeros campos –Número registro y Fecha de registro- se reservan para la integración con la aplicación de Registro de Entrada/Salida de SAGE AYTOS. Para más información, véase el manual de administrador de la aplicación. En concreto, el capítulo correspondiente a Integraciones con aplicación de Registro.

Figura 16 – Pestaña de Más Información



6.8. Agenda Nos muestra la información relacionada con el documento, en cuanto a avisos y notas que hacen referencia a este. Además ofrece una serie de anotaciones adicionales.

7. Inserción por lotes La Inserción por Lotes nos permite insertar varios documentos desde el disco en un solo paso. El formulario que nos muestra es el que nos aparece en la figura 16. Los pasos del asistente son:

Seleccionar la ubicación en disco de los documentos a insertar.

Especificar el tipo de documento con el que se insertarán dichos documentos. Si el tipo de documento no existe aún porque no lo hemos dado de alta, podemos insertar un nuevo valor en el cuadro combinado.

Especificar opciones para la inserción de archivos. Aquí especificaremos varias opciones como el nombre a dar a los archivos (secuencial o por nombre del fichero), tomar o no la fecha del archivo como fecha de gestión o insertar los documentos dentro de un expediente (que previamente debe estar abierto).

Finalmente, FirmaDoc BPM insertará en la base de datos, de la forma que hemos especificado los documentos de dicha ubicación.

Figura 17 - Inserción por Lotes

Finalmente, destacar que desde la versión 9.3, existe la opción de poder digitalizar por lotes o insertar por lotes y además asociar dichos documentos



al expediente que se encuentre activo. Cada asociación de documento a un expediente debe refrescar la pestaña de documentos del expediente para mantener siempre una visión actualizada del contenido documental de este. El formulario asistente de digitalización quedará siempre visible y activado hasta que el usuario decida cerrarlo.

8. Insertar un documento desde el escáner A la hora de insertar documentos en FirmaDoc BPM mediante un escáner, antes que nada tenemos que tener seleccionado y configurado el escáner de trabajo. Para ello iremos al menú Archivo - Seleccionar Escáner. Una vez seleccionado podemos configurar el escáner, que por defecto llevará una configuración estándar. En el Manual del Administrador se explican detalles de la configuración de los escáneres.

Una vez seleccionado el escáner, podemos utilizar la opción Archivo - Digitalizar Multipágina, o bien Insertar Documento de la misma forma que vimos antes. Desde esta última opción podemos seleccionar opciones de digitalización: una página o multipágina.

En el caso de digitalización de una página, FirmaDoc BPM intentará conectar con el escáner para insertar el documento que haya cargado en éste. El documento será insertado con el formato establecido por defecto en la configuración del escáner (por defecto BMP). El resultado nos llevará a la situación en la que estaríamos si hubiésemos seleccionado un documento del disco, ya que FirmaDoc BPM ha insertado el mismo en una carpeta temporal, con lo cual ya sólo tenemos que guardar y nos aparecerá dentro de las carpetas correspondientes.

Para la digitalización multipágina FirmaDoc BPM tomará el formato por defecto establecido en la configuración del escáner (por defecto PDF), pero en este caso no sólo tomará una página, sino varias, en un mismo documento.

Una vez que se ha activado la digitalización multipágina, podemos ir añadiendo lotes de páginas digitalizadas e ir previsualizando cada una de ellas en el panel derecho. FirmaDoc BPM nos permite realizar una serie de operaciones interesantes para organizar la colección de páginas, como reordenar, duplicar, eliminar, fusionar grupos, etc. También podemos realizar algunos efectos, como girar, invertir y producir un efecto de negativo.

Cuando hayamos digitalizado todas las páginas, pulsamos Finalizar y componer, tras lo cual, FirmaDoc BPM habrá creado un único archivo en formato PDF o TIFF.

Por último tenemos la Digitalización por Lotes, que nos permite digitalizar varios documentos en un solo paso.



Figura 18 - Digitalización por lotes

Los pasos a seguir son los siguientes:

Especificar número de páginas para cada documento del lote. De esta forma, cada número de páginas especificado será un nuevo documento.

Especificar el tipo de documento. Todos deben de pertenecer al mismo.

Especificar preferencias de las descripciones. Aquí le pondremos un texto, y FirmaDoc BPM añadirá un contador secuencial a cada documento.

Desde este formulario también podemos ir a preferencias de la digitalización, para configurar el funcionamiento del escáner.

8.1 Compulsa electrónica La compulsa electrónica de documentos es un procedimiento seguro de digitalización de la documentación de originales en papel que produce una copia electrónica del documento original, utilizando para ello la firma electrónica reconocida de un funcionario o empleado público, que es la que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y de la copia electrónica.



Si picamos en el botón, “Compulsa electrónica” nos pedirá el certificado digital sólo en caso de que no hayamos accedido a la aplicación con el mismo.

La compulsa electrónica permite la digitalización de una sola página o una digitalización multipágina. Una vez digitalizadas las páginas Firmadoc-BPM nos permitirá digitalizar más páginas o “finalizar y componer”. Una vez que piquemos en “Finalizar y componer” ya nos permitirá Guardar el documento.



Una vez insertado el documento en la biblioteca podremos verificar la firma del mismo picando en el botón “Verificar”.

Firmadoc BPM permite la verificación de firmas XADES siempre que se tenga habilitado la Capa de Integración de la Aplicación. Por último y en relación a este asunto cabe destacar que se ha creado un nuevo Perfil de digitalización denominado “Compulsa electrónica”. El formato de inserción de los documentos escaneados será PDF/A.



Podemos localizar fácilmente los documentos compulsados realizando una búsqueda filtrando en la pestaña “Otras características” por la opción “¿Es compulsa?”.

Una vez localizado el documento, en la pestaña “Metadatos” se visualizará si el documento es compulsa o no.



9. Localización de documentos Mediante la opción de menú Buscar podemos localizar cualquier documento dentro de nuestra biblioteca.

Figura 19 - Formulario de búsqueda de documentos



La primera pestaña sirve para introducir información identificativa del documento a la hora de filtrar. Podemos hacer búsquedas por Nombre del documento, por tipo, por la situación del mismo, por fecha de gestión o por palabras contenidas en el documento.1

El filtro externo hace referencia a una consulta SQL que se genera desde el módulo de integración. Por su complejidad en cuanto a conocimiento del lenguaje SQL y conceptos básicos de bases de datos, está reservado para usuarios avanzados y administradores. Este módulo está explicado en el Manual del Administrador, dossier de Integración.

También tenemos una serie de filtros avanzados, donde podremos buscar por fecha de documento (desde / hasta), nombre de archivo, jerarquía, documentos eliminados o no eliminados, versión del documento (si ha sido modificado posteriormente, etc.).

Además tenemos opciones de metadatos, que nos mostrará los tipos de identificadores que definimos para el tipo de documento, y por los que podremos también filtrar. No se activará hasta que no definamos el tipo de documento que queremos consultar.

Figura 20 – Búsqueda por metadatos

1 Cabe la posibilidad que, el cuadro de texto de búsqueda por contenido esté desactivado. Esto se debe a que el sistema no tiene instalado el módulo de indexación de palabras. Este es necesario para la búsqueda de documentos por su contenido, pues organiza todas y cada una de las palabras contenidas en los mismos. También es posible recoger el contenido de los documentos digitalizados, pero para ello es necesario el uso de un motor de OCR. Para más información consultar el Manual del Administrador, dossier de Aplicaciones.



En la parte de fichas podemos utilizar valores de referencia que estén almacenados en fichas con campos catalogados.

Ej: Facturas Búsqueda por nombre de tercero.

La pestaña de firmas y otras firmas nos ofrece filtrar documentos por datos relativos a la aprobación de dicho documento, o la revisión o firma de algunos cargos. Por ejemplo, todos los documentos aprobados, o los documentos en fase de aprobación, etc.

Además, existen estos parámetros a la hora de localizar documentos en función de algún dato (metadatos). Es importante destacar que los últimos dos parámetros (nulo) solo están operativos con gestores de base de datos ORACLE –para más información póngase en contacto con su administrador.

FFigura 21 – Búsqueda por metadatos

Además, existe una nueva opción –disponible desde la versión 9.1.3- que incluye un nuevo filtro en la búsqueda de documentos. Se denomina “Búsqueda libre”. Este nuevo filtro buscaría todos los documentos cuyo IDs o campo de ficha contenga lo escrito. Se puede marcar el check “coincidencia exacta” para que sólo busque los documentos cuyo IDs o campo de ficha contenga exactamente lo escrito.

Figura 21– Pestaña de firmas en búsqueda de documentos



La parte de creador nos ofrece la posibilidad de filtrar documentos por la fecha en la cual fueron insertados, por el nombre por el que fue almacenado, etcétera…

Figura 23 – Pestaña de almacenamiento en búsquedas

Por último la pestaña de de Otras Características permite buscar por el ID, que es el único dato que no se repite en los documentos, que identifica internamente al mismo (aparece en la ventana de “Más información”), buscar por jerarquía en cuanto a anexos, documentos eliminados, documentos que hayan sido impresos o no, versiones, etc.



Figura 24– Pestaña de Miscelánea en búsquedas

Una vez se ha realizado la búsqueda nos aparecerá una carpeta en la parte inferior del árbol en la cual tendremos los resultados de la búsqueda, en el caso de existir. En caso contrario nos aparecerá un mensaje en la parte inferior del formulario de búsqueda que nos avisa que no se ha encontrado ningún documento.

La carpeta resultado de la búsqueda se puede utilizar para añadir el resultado a una carpeta existente (dentro de mis carpetas), mediante el botón derecho - Agregar documentos a mis carpetas, o bien utilizarla como una carpeta de búsqueda que se explicará en detalle más adelante.

Finalmente la pestaña de Registro E/S para la localización de documentos. Desde esta pestaña se nos permitirá localizar más fácilmente los documentos que han pasado por registro de entrada o salida de la entidad.



Figura 25– Pestaña de Registro en búsquedas

10. Visualización de documentos Una vez que hemos localizado el documento, ya sea mediante la opción de búsqueda, o bien habiéndolo localizado en nuestro árbol de biblioteca, para visualizarlo tenemos varias opciones.

Utilizar el Visor Estándar que nos aparece en la en la parte inferior del interfaz de bandeja de entrada (5). De esta forma, si FirmaDoc BPM conoce el formato, y es capaz de interpretarlo nos lo mostrará (ver Inserción de documentos).

Utilizar la función de Visor Ampliado (Ampliar o doble clic) Mediante esta opción se nos muestra el documento seleccionado a pantalla completa. Además, desde tal y como aparece en la imagen adjunta, se muestran los IDs si está definido el perfil del tipo de documento.

Figura 26- Vista de un documento ampliado



En esta función de ampliar tendremos dentro del cuadro central, las opciones principales del visor asociado. Así en el ejemplo de la figura 15, estamos viendo un documento PDF, el cual nos muestra la barra de desplazamiento y las pestañas propias del visor de PDF (en el ejemplo se usa un visor avanzado de uso opcional, diferente al clásico Acrobat Reader,). Tenemos también la posibilidad de acercarnos y alejarnos del documento con la opción Zoom.

Las opciones que aparecen en la parte superior izquierda, tenemos las opciones de “Imprimir” y “navegar”. También se nos muestra el estado del documento, viendo si está pendiente de aprobar o no, o por el contrario ha sido rechazado. Mediante la opción de navegar podemos acceder al histórico de visualización de un documento, pues se guarda cada uno de los que hemos visualizado, pudiendo avanzar y retroceder.

En la parte derecha del visor podemos acceder a la actividad del documento, pudiendo ver los firmantes del mismo, los documentos relacionados y anexados y los expedientes en los que está incluido.

Esta visualización nos permite la navegación por los documentos que tengo en la carpeta en la que estoy situado. Por ejemplo, si el presente documento se haya en la bandeja de entrada, puedo ir navegando “adelante” y “atrás” por el contenido de dicha carpeta. Si tengo la opción de aprobar o rechazar también me aparecerá aquí. De esta manera podemos prescindir de la interfaz de la bandeja de entrada para visualizar los documentos e ir aprobando.

Existe una tercera manera de visualización: el Visor Flotante. Esto es muy útil especialmente cuando se están consultando documentos desde un programa externo. Podemos mostrarlo mediante F2 en cualquiera de los otros visores.

Figura 27 - Visor flotante sincronizado

De igual manera que en el Visor Ampliado ofrece la posibilidad de visualizar, navegar, aprobar, etc., en el visor flotante tenemos todas estas opciones, que aparecen en la parte superior izquierda. La mayor diferencia y ventaja que



ofrece sobre el Visor Ampliado es que se puede colocar con el tamaño que queramos en la ventana y puede permanecer visible siempre, con lo que conseguimos poder trabajar con otras aplicaciones a la vez que estamos trabajando con el visor flotante.

Otra ventaja importante que ofrece el visor flotante es que existe la posibilidad de estar sincronizado con la aplicación externa, donde conforme cambiamos de registro en SicalWin (parte izquierda) va cambiando el documento de la derecha (Visor Flotante de FirmaDoc BPM). Para ello debemos pulsar el botón de la barra de herramientas del visor con el símbolo del reloj.

Existe la posibilidad de que el Visor Flotante se muestre transparente, de manera que se pueda ver lo que hay detrás. Para ello usaremos la herramienta de la nube.

La última diferencia sustancial con el visor ampliado es que tenemos la opción de ver las fichas del documento mediante el cuadro combinado que se encuentra en la parte superior derecha.

Tanto el visor flotante como el ampliado nos permiten la personalización del tamaño de los paneles, guardando el ancho y el alto de los mismos para cada uno de los usuarios.



11. Organización de documentos A la hora de organizar nuestros documentos dentro de nuestra estructura de gestión documental, primero que nada tendremos que tener en cuenta los criterios de organización que sigue FirmaDoc BPM. En el apartado de “Árbol de Carpetas” se ha descrito esta estructura. Ahora pasaremos a detallar cada tipo de carpeta y su utilización.

Existen unas carpetas “rojas”, que en adelante llamaremos Carpetas de Documentos, y otras “rosas” que llamaremos Familias de tipos de documentos, que agrupan carpetas rojas de tipos de documentos. De las carpetas de familias directamente no pueden colgar documentos, ya que estos estarán agrupados por tipos dentro de las carpetas de documentos. Así pues, las carpetas de documentos se crearán automáticamente al crear un tipo de documento.

Por el contrario las carpetas de familias las podemos crear mediante el botón derecho del ratón - Nueva carpeta. Posteriormente podemos pinchar y arrastrar carpetas de documentos dentro de estas, y descolgarlas de nuevo mediante botón derecho - Descolgar. Además las carpetas contenedoras pueden a su vez anidar carpetas contenedoras de igual modo. De esta forma podremos crear nuestra estructura de árbol dentro de la biblioteca. En resumen, las carpetas de familias son útiles para clasificar y agrupar tipos de documentos.

Cabe destacar también que dentro de cada carpeta de documentos tendremos los mismos organizados por la fecha de gestión, por años y meses (determinados a partir de la fecha de gestión del documento):

Figura 28 - Organización en el árbol de documentos



Sin embargo, esta organización de documentos es estática desde el punto de vista de tipos de documentos. No podemos insertar documentos al libre albedrío, sino que irán organizados dentro de su tipo correspondiente. Para realizar una organización más dinámica utilizaremos Mis Carpetas, o bien la Gestión de Expedientes como un concepto más avanzado de esta organización, que se verá en un punto posterior.

12. Mis Carpetas Como hemos comentado anteriormente, este árbol es de libre configuración, de manera que podemos crear tantas carpetas como queramos, y dentro de estas anidar otras. La estructura sería análoga al explorador de Windows, de forma que una carpeta puede contener documentos, y a su vez carpetas.

Mediante botón derecho, crear carpeta, nos crearemos una carpeta que podrá contener información. En la figura 28 un ejemplo seria “Documentos por revisar”, donde podría ir añadiendo documentos libremente para ir revisando. Conviene recordar que esta organización no afecta a la organización global de la biblioteca, que seguirá por: familias de tipos – tipos – año – mes.

Figura 29 - Mis carpetas

Además de este tipo de carpetas existen las carpetas de búsqueda, que se agrupan también dentro de Mis Carpetas. Estas carpetas contienen un filtro de búsqueda que se ejecuta cada vez que accedemos a ellas. Para crearlas utilizaremos el botón Buscar de la barra de herramientas, tal y como se vio en el punto “Localización de documentos”.



Tras esto aparecerá un icono con el resultado de la búsqueda “Documentos encontrados”. Esta carpeta se puede usar como carpeta de búsqueda fija, de manera que siempre tengamos localizados los documentos que cumplan esos requisitos.

Por ejemplo “todos los documentos del tipo ‘Económicos’, que empiecen por “Firma”, con lo que seleccionaríamos el tipo correspondiente, y en el Nombre del archivo (Filtros Avanzados), usaremos caracteres comodín: “Firma*”. Para ello, pulsaremos con el botón derecho sobre la carpeta de resultados de búsqueda y seleccionaremos la opción “Crear carpeta de búsqueda”.

Tal y como se ha visto anteriormente, podemos buscar un documento y crear una carpeta de búsqueda asociada. En la figura 28 aparece una carpeta de búsqueda llamada “Facturas Pendientes de Registrar”, que se irá modificando conforme vayan cambiando las facturas que no esten registradas (que no cumplan los criterios del filtro).

En una carpeta de búsqueda podemos volver a redefinir los criterios de búsqueda, mediante la opción del menú contextual (botón derecho) “volver a buscar”.

También podemos publicar esta carpeta, igualmente mediante el menú contextual. De esta forma todo el mundo tendrá acceso a este filtro, siempre que tengan acceso a dichos documentos.



13. Aprobación y Rechazo de documentos Cuando se inserta un documento en FirmaDoc BPM, independientemente de su origen, puede darse la posibilidad que pase directamente a la biblioteca, o bien que tenga que seguir una tramitación preestablecida en la configuración del sistema. Esta tramitación no será sino un orden de aprobación o firma de una serie de cargos dentro de la entidad.

Para definir todo nuestro organigrama y tramitación debemos entrar en el menú Herramientas - Mantenimientos.

Primero que nada debemos definir el organigrama de la entidad (Figura 29):

Figura 30 - Definición de Organigrama



Aquí generaremos cada uno de los Departamentos / Áreas con sus Puestos / Cargos y/o sus departamentos dependientes, generando una estructura de árbol. Para ello pondremos el nombre, el tipo (Área, Departamento, Negociado, Puesto / Cargo, Sección y Servicio), un identificador alternativo, que puede ser automático, y posteriormente podremos ir creando dependientes, iguales o superiores mediante los botones de la parte inferior del formulario.

Finalmente podemos utilizar la delegación de firma, en otro cargo, situación bastante habitual en las Administración Pública. Mediante el botón quitar eliminaremos esta delegación. La delegación sin embargo no implica que el cargo que delega no pueda firmar, sino que da la posibilidad de que otro cargo pueda firmar por él.

Por otro lado se podrían definir grupos de firma, de manera que realizamos una agrupación en orden de cargos que participan en la tramitación de un documento. A este grupo se le da un alias o descripción (figura 30) y luego se puede importar al definir cargos que firman un determinado tipo de documento. De esta forma los catalogamos.

Figura 31 - Grupos de firmas

Sin embargo puede suceder que esta tramitación venga definida por una aplicación externa, como podría ser SicalWin. En este caso cuando se inserta un documento en FirmaDoc BPM, SicalWin le dice quiénes tienen que aprobarlo, y se le indica un identificador de un grupo de firma.

Pero si la llamada a almacenar el documento no le pasa un ID de grupo de firma, entonces FirmaDoc BPM asume que tienen que firmar los que él conozca, es decir, los que estén definidos en la opción de mantenimientos Aprobadores Predeterminados.

Normalmente, cuando los documentos son generados por una aplicación externa, es ésta la que le dice a FirmaDoc BPM quién debe firmar, ya que



desde FirmaDoc BPM sólo podemos especificar una misma configuración de cargos para un tipo determinado y los criterios de elegir uno u otro conjunto de cargos pueden ser muy variados, incluso dentro de un mismo tipo de documento. Por ejemplo, el tipo de documento Factura, según el importe puede firmarlo unos u otros, y esto FIRMADOC BPM no puede saberlo; la única opción es que o no se especifique nada o que sea la aplicación externa la que se lo indique.

En cualquier caso siempre queda la opción de utilizar Cargos y Tipos de Documentos, donde se asigna a cada tipo de documento la tramitación. La principal desventaja es que no los tenemos agrupados, y no podemos tratarlos como una unidad para ser importados / exportados.

Figura 32 - Cargos y Documentos

De este modo, una vez tengamos definidos los trámites y el orden de firma y/o aprobación, cuando entre en FirmaDoc BPM (por el método que sea, por ejemplo inserción desde disco), un determinado tipo de documento, este pasará a la bandeja de entrada de el cargo o cargos que tengan que aprobarlo, y hasta que no haya sido aprobado por todos ellos no pasará al siguiente orden.

Un documento que esté pendiente de aprobar aparecerá en la bandeja de entrada del cargo correspondiente, o bien del cargo al que se hayan delegado. En este último caso aparecerá en Documentos delegados y dentro de una carpeta con el nombre de la persona que los ha delegado

Figura 32 - Visualización de documentos delegados por un tercero

El método de aprobar o denegar será utilizando los botones de la barra de

herramientas , o bien mediante las mismas opciones usando el



botón derecho. Para los rechazos tendremos unos motivos que vendrán catalogados en Herramientas - Mantenimientos - Motivos de Rechazo. Podrá darse aprobación mediante firma electrónica o sin firma (revisión).

Figura 33 - Aprobación de un documento.

Como hemos comentado, en el caso de existir firma, seleccionaremos el certificado asociado, y procederemos a validarnos mediante nuestro PIN de dicho certificado (figura 33), en el caso de que no se haya hecho ya. Es ahora cuando se realiza el proceso de firma, y quedará el documento firmado y aprobado, pasando al siguiente punto dentro del orden de firma, y pasando a engrosar un documento de la Biblioteca, de Mis Documentos y de los Documentos aprobados por mí.

En este proceso de firma tenemos algunas opciones que hay que señalar.

Detalles de firma

o Motivo de aprobación / rechazo: Se catalogan una serie de motivos de aprobación y rechazo que además se pueden asignar a determinados cargos, de manera que sólo ellos tengan potestad para aprobar o rechazar con determinado motivo. De igual manera puedo escribir el motivo en el momento que se firma.

También es posible que estos motivos vengan predeterminados en el grupo de firma. En este caso los motivos no serán modificables.

o Notas /Observaciones. En este punto se escribirán una serie de notas y observaciones que serán igualmente firmados y no



podrán ser modificados. Forman parte de lo que se llamará al Hash de la firma, junto con los motivos de firma.

o También se pueden incluir aquellos reparos que se estimen necesarios.

Reenviar: Puede darse el caso de que el cargo que va a firmar en un momento dado un documento tenga que elegir en ese instante quien va a ser el siguiente firmante. En estos casos en los que no estén claros a priori todos y cada uno de los aprobadores de un determinado documento, mediante esta opción de reenviar seleccionaremos cual será el siguiente firmante.

Esta opción de reenviar no aparecerá si no se ha configurado que dicho cargo pueda realizar reenvíos para ese grupo de firma.

La configuración de estos reenvíos se explican con detalle en el dossier de Mantenimientos del Manual del Administrador.

Además si se posee el privilegio “Reenvío directo de documentos” se permitirá construir el grupo de firma destino en el momento del reenvío tal y como se muestra en la imagen.

Notas privadas: Podemos enviar notar privadas que hagan referencia al documento que vayamos a aprobar. Estas notas vendrían a sustituir al clásico post-it o nota de papel amarillo de los documentos en papel. Se puede enviar a cualquier cargo de la entidad y sólo este lo recibirá, siempre que tenga acceso a ese tipo de documento. Hay otros tipos de avisos y mensajería, que se explicarán más adelante.



Datos del documento: Muestra datos adicionales del documento, que pueden servirnos para identificar el mismo, como el ID interno, el perfil, el creador, etc.

Para finalizar con este apartado, se puede hacer referencia a la opción de cancelar rechazo. Dicha utilidad está pensada para resolver el hecho de que por error algún cargo rechace un documento. Así, al utilizar esta utilidad lo que se consigue es crear una versión del documento, al original le dejará las firmas, y la nueva versión se situará en la bandeja de entrada del cargo que se equivocó en el rechazo del documento.

Figura 22- Aprobación de un documento.



14. Anexos de un documento Mediante la opción de Archivo - Anexar o utilizando el botón correspondiente de la barra de herramientas podemos anexar a un documento otro documento cualquiera. Un documento que tiene anexos muestra el icono siguiente: . Si hacemos clic sobre el botón derecho tenemos la opción de mostrar / ocultar esos anexos:

Figura 35 - Despliegue de anexos a un documento

La forma de tratar estos documentos es la misma que se daría al resto, es decir, los podemos incluir en un tipo, catalogarlos mediante sus identificadores, aprobarlos o denegarlos, visualizarlos, etc. La única particularidad es que están vinculados únicamente a un documento principal, lo que permite acceder a ellos a través de éste, o localizar el documento principal a partir de uno de sus anexos.

El método de anexar y relacionar es el siguiente:

Una vez hemos pulsado al botón de anexar nos aparece el siguiente panel:

Figura 36– Anexar y relacionar

Pinchando y arrastrando a la parte inferior podemos anexar / relacionar dichos documentos con el principal que aparece en la parte superior.

Desde la versión 7.1 se permite relaciones unidireccionales que nos permitan relacionar un documento con otro, de manera que se pueda acceder del principal al relacionado pero no más allá. Con esto conseguimos que documentos que no tengan nada que ver, por este sistema de navegación, al final estuvieran relacionados.



15. Métodos de extracción de documentos Cuando insertamos un documento en FirmaDoc BPM queda almacenado, comprimido e indexado dentro de la base de datos de nuestra biblioteca (ya como se puede ver en el Manual del Administrador existen métodos de configuración de distribución de carga y volúmenes secundarios).

Sin embargo estos documentos se pueden extraer de esta base de datos mediante varios métodos. En cualquier caso la exportación de estos documentos no supondría sino el muestreo de una copia del mismo, y el documento válido vamos a asumir que siempre será el que hay en la base documental.

16. Imprimir

Mediante el botón Imprimir de la barra de herramientas FirmaDoc BPM llamará al visor asociado a cada documento, y a su vez a la herramienta de impresión correspondiente al visor. Así, en el caso de un documento de Word, FirmaDoc BPM llamaría a Word, mostrando el documento, y se realizaría la función Imprimir del mismo.

Figura 23– Impresión de un documento



La impresión con datos adicionales nos muestra información de la aprobación de ese documento, así como un código de validación para utilizar por un agente externo que quiera comprobar dichas firmas, e incluso puede mostrar la firma escaneada (firmas gráficas) de cada uno de los firmantes. Se puede personalizar el texto lateral mediante una de las opciones del perfil del tipo de documento asociado.

Figura 38 - Vista previa de impresión con datos adicionales

Con respecto a la impresión con datos adicionales, se pueden utilizar 5 plantillas:

Según el modelo elegido, la apariencia del documento a imprimir es una u otra.

En caso de que la aplicación detecte que se desea imprimir un documento –por ejemplo- del tipo “Relaciones Contables de Sicalwin”, al mostrar la vista previa lo hará de forma apaisada. Esto supone un nuevo soporte de impresión con documentos adicionales en caso de tratarse de documentos apaisados.

Es imprescindible conocer los siguientes detalles de la impresión con datos adicionales para conocer todas las funcionalidades:

1. MANTENIMIENTO DE MOTIVOS DE FIRMAS

Existe un campo “Abreviatura” que indica la abreviatura correspondiente al motivo de aprobación/rechazo que será el que se indique cuando en la impresión con datos adicionales se elija la plantilla “con motivos de aprobación”. Además existe el campo “Texto Firmante”. Este será el texto en la acción de firmado cuando el cargo utilice este motivo de aprobación en cualquier modelo de impresión.



2. DETALLE DE FIRMAS En los distintos textos donde se especifica las acciones realizadas sobre el documento se especifica si ha sido firmado, aprobado o ambas cosas. Así aparecerá “el documento ha sido firmado por:” (cuando se requiere firma electrónica para todos los firmantes), “el documento ha sido aprobado por:” (cuando no se requiera firma electrónica para ningún firmante) o “el documento ha sido firmado o aprobado por:” (cuando existan aprobadores que firman con certificado o otros que no es necesario certificado). Si hay algún texto firmante específico en alguna de las firmas se suprime este texto para evitar incongruencias. Si fuera necesario algún comentario se podría usar el nuevo espacio para encabezado y pie de documento que aparece a la hora de imprimir con datos adicionales el documento. Este texto se guarda de la última impresión en el equipo.

Para cada acción después de indicar el cargo y la entidad a la que pertenece se especifica la acción realizada: Firmado, aprobado o el texto firmante especifico para ese motivo de firma (como p.ejemplo. “DOY FE”). Además si cuando se imprime se usa la plantilla “con motivos de aprobación” a continuación del texto firmante y la fecha de la misma aparecerá la abreviatura del motivo de la aprobación.

3. ESTADO DE DOCUMENTO En el estado del documento se especifica “APROBADO” si solamente ha sido aprobado nadie ha firmado el documento con certificado digital,



o “FIRMADO” si al menos un cargo ha firmado con certificado digital. Este mismo texto es el que aparecerá en la leyenda lateral. Cuando haya más de un firmante se indica también el último cargo que actuó sobre el mismo, y si se especifica la plantilla “con motivos de aprobación” se indica el motivo de aprobación de la acción del último firmante. Cuando solo haya aprobadores, se indique en la impresión “solo firmas reconocidas” y se utilice la plantilla “con motivos de aprobación” también se indicará en el estado la abreviatura del motivo de aprobación. 4. NUEVA ZONA DE ENCABEZADO Y PIE DE DOCUMENTO Con objeto de flexibilizar esta impresión y dar cabida a peticiones futuras de los clientes que podrían tener de esta forma una solución inmediata se han creado dos campos de encabezamiento y pie de documento que se imprime justo encima y debajo de la imagen del documento firmado, respectivamente. Estos textos se indican a la hora de imprimir y se guardan en el equipo utilizado al igual que los márgenes de impresión. Podemos especificar independientemente tanto para el encabezado como para el pie, que el texto aparezca justificado a derecha, izquierda o centrado y tres tipos de tamaños: Grande, Mediano o pequeño. Estos textos por supuesto son opcionales y pueden omitirse.

También podemos destacar que, marcando la opción de imprimir con datos adicionales, existe la posibilidad de configurar los márgenes de impresión con objeto de respetar aquel “papel que ya venga con el detalle de la entidad”. Pudiéndose configurar tanto en los márgenes laterales como los superiores e inferiores –todos en centímetros.

17. Enviar Pinchando en el botón de enviar, se realizará un envío por correo del documento seleccionado2. Se tomará para ello la cuenta que hay definida por defecto en el cliente, en el Asunto se pondrá “Enviando [núm_documentos] documento(s) por correo electrónico”, se adjuntará(n) el / los documento(s) seleccionados y en el cuerpo del mensaje se enumerarán los documentos adjuntos, mostrando finalmente el total. También se pueden incluir anexos, mostrándolos como se ha visto anteriormente y seleccionándolos.

Cuando enviamos el documento nos ofrece las posibilidades de enviar con datos adicionales, enviar con los reparos y observaciones a parte, o incluso incluir la firma en formato F64, por si el receptor pudiese cargar datos con firma, como es el caso del propio FirmaDoc BPM, que como veremos más adelante puede importar documentos firmados.

2 Se puede utilizar cualquier cliente de correo compatible con MAPI (Outlook, Outlook Express, Eudora, etc.)



Figura 39 – Envío de documentos por correo electrónico

Posteriormente se explicarán opciones adicionales de mensajería entre usuarios de FirmaDoc BPM.

Figura 40 - Uso de Outlook Express para envío de documentos con sus anexos.

18. Guardar La opción guardar la podemos utilizar para guardar a disco una copia del documento en un fichero, extrayéndolo de la base de datos. Este será guardado con el mismo formato y extensión con el que fue guardado en la base de datos, y nos pedirá que le demos una ruta donde depositarlo. De la misma manera que podemos enviar documentos firmados con sus datos de firma, igualmente podremos hacerlo a la hora de guardar.



19. Importación de datos con firma FirmaDoc BPM incorpora un sistema de importación de datos externos de firma, que hagan referencia a documentos existentes en el sistema.

Se toma el fichero con las firmas el documento en formato PKCS#7, uno de los estándares más difundidos, y se comparan los certificados incluidos en esta, junto con el hash de firma para verificar la integridad de la misma y que efectivamente se corresponde con ese documento.

FirmaDoc BPM incorpora estos aprobadores en la biblioteca almacenados en un repositorio especial de firmas importadas. En la pestaña actividad aparecerá un botón:

que nos permitirá acceder a las firmas importadas y que se mostrarán según se aparece en la siguiente figura.

Figura 41 – Visualización de firmas externas

20. Expedientes Los expedientes son útiles para realizar una agrupación de documentos heterogéneos. Su origen está en lo que serían los expedientes utilizados en los procedimientos administrativos, de manera que se inicia un expediente y se van añadiendo documentos al mismo. Lo que se verá en este manual



básico será utilización elemental de los expedientes, mediante su creación, modificación, anexión de documentos y personalización.

Los expedientes pueden ser creados manualmente o ser iniciados junto a un proceso, lo que sería el seguimiento automático de ese expediente (BPM). Esto se verá en el siguiente punto.

20.1. Tipos de Expedientes

Lo primero que hay que hacer es dar de alta los tipos de expedientes y su código correspondiente, para poderlos tener clasificados. Ejemplos de estos tipos podrían ser Expedientes de Modificación de Crédito o Liquidaciones para el Área Económica y Licencias de Obras o Proyectos de Urbanismo para el Área de Urbanismo (Figura 45). A los tipos de expedientes, al igual que a los tipos de documentos, se les pueden agregar fichas. Como datos particulares tenemos la documentación requerida y los objetivos. (Ver Manual del Administrador)

20.2. Creación de Expedientes

Posteriormente podríamos dar de alta el expediente utilizando la opción de Expedientes - Nueva. Le asignaríamos un código libre, año del expediente, el tipo que lo habremos dado de alta previamente, un nombre, una serie de descripciones del mismo.

Si elegimos en primer lugar el tipo de expediente, FirmaDoc BPM propone automáticamente un autonumérico para el código de éste.

También podemos configurar FirmaDoc BPM para que a partir del código que introduzcamos, se deduzca el tipo de expediente. Esta opción, denominada máscara de códigos de expedientes, se especifica en configuración general del sistema.

Tras la creación del expediente pasará a formar parte del árbol de expedientes. De este modo al igual que sucede con los documentos, se creará una carpeta roja para cada tipo de expedientes en la parte donde están los expedientes activos. Además al final del árbol irán apareciendo una carpeta simbolizando el expediente, donde se irán insertando todos los documentos que formarán parte de estos. Estos serán los expedientes abiertos. Para abrir un expediente habrá que pulsar o bien menú Expedientes - Abrir, o haciendo doble clic sobre el expediente correspondiente. Los expedientes abiertos serán aquellos con los que podremos gestionar documentos, es decir insertar, extraer…



Figura 42 - Mantenimiento de Tipos de Expedientes

Figura 43 – Creación de Expedientes

Si el código de expediente ya está en uso se muestra un mensaje avisando y otorgando el siguiente número disponible.



Para modificar un expediente habrá que seleccionarlo y pulsar el botón Editar de la barra de herramientas, con lo que nos mostrará el formulario de creación de expediente.

20.3. Vincular un documento a un expediente Para insertar un documento dentro de un expediente tendremos que colocarnos sobre el expediente y pulsar el botón de la barra de herramientas Insertar:

Mediante esta fórmula insertaremos nuevos documentos a nuestro expediente. Sin embargo también puede suceder que queramos insertar documentos que ya existan en nuestra biblioteca a un expediente. Para ello hay que tener el expediente donde queramos insertar los documentos abierto al final de nuestro árbol. Mediante botón derecho - vincular al expediente insertaremos el documento en un expediente, que nos dará a elegir entre los expedientes abiertos.

Dentro del expediente la organización será idéntica a la de los documentos en la biblioteca, es decir, irán organizados por tipo de documento.

Al pulsar botón derecho sobre cualquiera de los documentos de la biblioteca también podemos visualizar el expediente al que está vinculado, siempre que esté vinculado a alguno.

20.4. Localizar un expediente Para localizar un expediente tenemos la búsqueda dentro del menú expedientes. De la misma manera que ocurría con los documentos, tenemos varios criterios de filtrado de expedientes, como son Alias, Tipo, Año, si está archivado o no, descripciones y fechas, como muestran las figuras 46 ,47 y 48.



Figura 44 - Búsqueda de expedientes - Criterios

Figura 45 - Búsqueda de expedientes – Fechas

Donde dice fecha de última actualización –en la figura anterior-, hay que mencionar que un expediente será actualizado cuando pulsamos editar expediente y modificamos algo. Es decir, cuando se insertan o retiran documentos del expediente no se actualiza.



Figura 46 - Búsqueda de expedientes - Fechas

Una vez realizada la búsqueda aparecerá una carpeta al final con los expedientes encontrados que han cumplido los criterios de búsqueda. Al tenerlos localizados ya podemos abrirlos (doble clic o abrir) y gestionar lo que necesitemos de ellos: ver sus documentos, abrirlos, etc.

Ya veremos en el manual avanzado que se puede asignar mucha más información a estos expedientes, como formularios adicionales, etc.



21. Gestión de Procesos Si nuestro sistema incorpora gestión de procesos (BPM), nos aparecerá un apartado para tal efecto en la parte inferior del árbol de carpetas:

Figura 47 – Panel de gestión de procesos

Mediante este panel podemos controlar todos los procedimientos en los que participemos o tengamos privilegios de visualización del mismo.

Entendemos por proceso a todo el ciclo de un procedimiento, desde que arranca hasta que se finaliza.

Por ejemplo, en la generación de un decreto, arrancaría con el proceso de redacción del decreto y finalizaría con la numeración y el sellado, después de las firmas correspondientes.

Entendemos por tarea a todos y cada uno de los pasos por los que pasa un proceso. En el ejemplo anterior, tareas serían la redacción del decreto o la firma por parte de un cargo.

Figura 48 - Árbol de procesos



Mis Tareas: Representa todas las tareas que yo tengo que desempeñar, organizadas por:

Pendientes: las tengo que realizar

Completadas: ya están realizadas

Asignadas: las he reasignado a otro cargo / usuario

Canceladas: las he cancelado yo u otro cargo.

Mis Procesos: Aparecen todos los procesos que he iniciado, organizados por:

En Ejecución

Finalizados

Sobreseídos

Todos los procesos: aparecen TODOS los procesos a los que tengo acceso.

En la parte de la derecha del interfaz de bandeja de entrada, tenemos, en la parte superior, una rejilla con todas las tareas: o procesos de la parte seleccionada en el árbol de la izquierda.

En la parte inferior aparecerá información de esa tarea o proceso organizado en las siguientes pestañas de información (siempre que tengamos acceso):

Datos de la tarea: Nos ofrece información genérica acerca de la tarea que tenemos marcada, como la situación, el proceso al que pertenece, el expediente asociado (luego veremos cómo se inicia un expediente asociado a un proceso), y el usuario creador.

Figura 49 – Detalle de la pestaña de tareas

En la segunda pestaña nos aparece documentación asociada a dicho proceso, ya sea generada automáticamente, o adjuntada al mismo:



Figura 50– Documentación

En la parte de “Procesos” tenemos un histórico con todas y cada una de las acciones asociadas a dicho proceso, teniendo un histórico de por dónde va pasando:

Figura 51 – Procesos

Finalmente tenemos un diagrama del proceso que nos ofrece en detalle cada una de las tareas.

Figura 52– Diagrama del proceso

En la parte superior la barra de herramientas ha cambiado para su uso con procesos.



Figura 53 – Barra de Herramientas de Gestión de Procesos

Tendremos activos más o menos botones dependiendo, por un lado de los permisos y de si estamos situados en una tarea o en un proceso.

Realizar: Inicia la tarea activa.

Cancelar: Cancela la tarea

Rehacer: Vuelve a iniciar la tarea, siempre que no esté finalizada ni cancelada.

Asignar: Se reasigna la tarea a otro cargo del sistema.

Ejecutar: Inicia un Proceso, dentro de los que tengamos permiso.

Dentro de mis tareas pendientes tendremos las tareas a completar, como una especie de bandeja de entrada.

Si le damos doble clic sobre la tarea en cuestión o bien al botón realizar, se abrirá la ventana de realización de tareas:

Figura 54 - Panel de realización de tareas

Al darle INICIAR, FirmaDoc BPM analizará las condiciones y efectuará lo correspondiente según el tipo de tarea. Por ejemplo, si hay que rellenar una ficha y generar un documento podría salir algo similar a esto:



Figura 55 - Cumplimentación de tarea

Igualmente podríamos reasignar, aplazar para que nos genere un aviso, cancelar, etc. Todo ello quedará reflejado en el histórico del proceso.

Los detalles de cada tipo de tarea y del diseño de los procesos se ven el el dossier de BPM.



22. Personalización de FirmaDoc Bandeja de entrada Veremos ahora las opciones que nos ofrece la personalización de FirmaDoc BPM. El menú lo podemos encontrar dentro de Herramientas - Preferencias.

Figura 56 - Personalización (I)

La figura anterior nos muestra las opciones de visualización. La primera opción nos permite utilizar visores mejorados, en el caso de tenerlos instalados, como podrían ser visores de PDF, DOC, etc.

La segunda opción nos permite que al visualizar las imágenes en el visor ocupen todo el tamaño del visor, independientemente del tamaño original.

La tercera opción nos indica que aquellas carpetas de la biblioteca que no contengan documentos no se muestren. Aparecerán cuando insertemos alguno.

La octava opción nos personaliza el hecho de que cuando abramos un documento gráfico, en lugar de ir a los datos del documento, que nos vaya al



visor. Esto evidentemente ralentizaría el funcionamiento de la aplicación, con lo que aparece desmarcado por defecto. Igualmente tenemos la opción de que al acceder a un documento tipo ficha, que no hemos visto en este manual básico, vaya directamente a sus propiedades de ficha.

Por otro lado tenemos la opción de decirle que nos muestre o no una ventana informativa al iniciar FirmaDoc BPM, y la ruta del visor de PDF predeterminado. La ventana informativa que aparece por defecto es la siguiente:

La segunda pestaña nos ofrece opciones de personalización de la firma.

Figura 57 - Personalización (II)



Estas opciones son relativas a la inclusión o no de la firma de un documento, en caso de existir en correos o al guardar en disco, y si ha de avisarnos al firmar un documento con un formato no seguro. Estos formatos no seguros son aquellos documentos que son susceptibles de cambios automáticos que invalidarían dicha firma, como por ejemplo documentos de Office que puedan incluir macros que hagan que dependiendo de la fecha o de determinados valores el contenido del documento cambie.

Eliminar mis certificados de usuario registrados en el sistema, borra todos los que hay registrados para que vuelva a pedirnos los datos de autenticación al conectarnos con un nuevo certificado.

Por otro lado tenemos opciones de configuración de delegación de firma y tareas. Con esto lo que podemos hacer es personalizar para cada cargo y tipo de documento las delegaciones que vamos a realizar, así como la delegación de tareas en los diferentes procedimientos.

Figura 58 - Configuración de la delegación de firma y tareas

En la quinta pestaña, “Seguridad y Rendimiento”, podemos configurar:

Caché de documentos, para ir almacenando en disco los últimos documentos accedidos para mejorar el rendimiento de acceso a los mismos. Podemos configurar el tamaño del caché y cuando queremos que se vacíe.



Figura 59 – Seguridad y Rendimiento

En la sexta pestaña, Carpetas de recogida: Las carpetas de recogida son ubicaciones físicas (servidor, disco duro, etc.) en la que se depositan documentos con el objetivo de que Firmadoc los inserte de forma automática en el repositorio documental. Para ello es necesario crear carpetas para cada tipo de documento que se necesite almacenar de esta forma en la ubicación elegida. En el manual del administrador se describe cómo hacerlo.



Figura 60 – Otras opciones

Si una vez configurada la carpeta de recogida se inserta un documento en la ruta definida sin clasificar tipo de documento y unidad orgánica nos aparecerá la siguiente ventana:

El botón “Importar ahora” nos permitirá indicar en el momento la unidad orgánica y/o tipo de documento donde se insertarán los documentos.



El botón “Importar más Tarde” deshabilita la carpeta de recogida durante la sesión del usuario. Cuando el usuario vuelva a entrar en Firmadoc se volverá a habilitar.

Con respecto a la figura siguiente, se puede decir que la pestaña seleccionada “Avanzadas” no está disponible para todos los usuarios, sino que aparecerá a aquellos usuarios avanzados y administradores:

Figura 61 – Opciones Avanzadas

Esta pestaña está descrita en detalle en el Manual del Administrador.

23. Personalización de la rejilla de documentos Otra posible opción de personalización de la Bandeja de Entrada es poder mostrar los campos asociados de un documento que deseemos. Para conseguir esto basta con pulsar el botón derecho del ratón para visualizar las columnas disponibles, entre las que podemos destacar: fecha de aprobación final/rechazo, fecha de inserción, unidad orgánica creadora y unidad orgánica propietaria.



Figura 62 - Menú contextual - Personalizar Columnas

Figura 63 - Columnas disponibles

Además de los datos relativos a un documento cualquiera, que es lo que se nos ofrece en la parte superior izquierda (aprobado, cargo, IDs, nombre del archivo…), en la parte inferior podemos añadir campos asociados a fichas (ver diseño de fichas en Manual del Administrador). Las columnas que se mostrarán son las que aparecen en la parte derecha.

Es necesario mencionar que la configuración de la rejilla se hace o bien por tipo de documento o bien se encuadra en el marco de las carpetas que están debajo de mis carpetas. Esta configuración no se guarda para las carpetas de mis carpetas que se crean/guardan por el usuario.



24. Personalización de la rejilla de expedientes

Se permite la personalización de las rejillas de los expedientes.

Figura 64 – Personalización de columnas

25. Marcas de Seguimiento de un documento Podemos utilizar para hacer un seguimiento de un documento, marcas muy similares a las utilizadas en MS Outlook.

Figura 65 - Marcas de Seguimiento

Mediante estas marcas podemos usar una carpeta de búsqueda que nos seleccione sólo estos documentos para poder hacerles así un seguimiento.

Está pendiente de desarrollar su funcionalidad con más profundidad en próximas versiones.

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