Guía de causales de no inscripción de los documentos sometidos … · 2011-12-15 · Guía de causales de no inscripción de los documentos sometidos a registro Superintendencia

Guía de causales de noinscripción de los documentos

sometidos a registroSuperintendencia de Notariado y Registro

Calle 26 No. 13-49 Int. 201www.supernotariado.gov.co

Bogotá, D.C., 2010

Libertad y OrdenLibertad y Orden

CertificadoNo. GP 174-1

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CertificadoNo. SC 7086-1

CertificadoNo. SC 7086-1

Superintendencia de Notariado y Registro

Guía de causales de no inscripción de los

documentos sometidos a registroSuperintendencia de Notariado y Registro

Calle 26 No. 13-45 Int. 201www.supernotariado.gov.co

Año 2010

Superintendencia de Notariado y RegistroMinisterio del Interior y de JusticiaCalle 26 No. 13-49 Int. 201www.supernotariado.gov.coCorreo electrónico: [email protected]á, D. C., 2010

Guía de causales de no inscripción de los documentos sometidos a registro

Superintendencia de Notariado y RegistroMinisterio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia

Equipo DirectivoZaida Barrero de Noguera

Superintendente de Notariado y Registro (e)

Hernando Colmenares SalamancaSecretario General

Orlando Gallo SuárezSuperintendente Delegado para el Registro (e)

María Clemencia RangelDirectora de Registro (e)

Equipo de TrabajoFadys Mabel Argüello Niebles

Astrid Sánchez de GarcíaDora Rodríguez Ladino

Con el aporte de registradores

de registro de instrumentos públicos del país

Diseño Grupo de Divulgación

ImpresiónImprenta Nacional de Colombia

TABLA DE CONTENIDO

Presentación .......................................................................... 9

Capítulo IAspectos generales ................................................................11

Capítulo IIAfectación a vivienda familiar................................................19

Capítulo IIIEscrituras, otorgamientos, autorizaciones y aclaraciones .....23

Capítulo IVPredios, áreas y linderos ........................................................29

Capítulo VTitular del derecho - Representación.....................................33

Capítulo VIEmbargos, valorización y prohibiciones ................................37

Capítulo VIIHipoteca patrimonio de familiar ...........................................43

Capítulo VIIIReglamento de Propiedad Horizontal ....................................47

Capítulo IXPredios rurales y urbanos ......................................................51

Capítulo XOtras disposiciones ................................................................55

PRESENTACIÓN

Bogotá, D. C., agosto de 2010 Comoquiera que a las oficinas de registro de instrumentos públicos no les es dable acceder a la inscripción de determinados documentos, habida cuenta de que no cumplen con los requisitos de ley, bajo el contexto del principio de legalidad o per se, pues tales documentos no se enmarcan dentro del ámbito de los actos registrables, ha previsto el legislador la denegación de inscripción, la cual, a su vez, motiva las instancias en la vía gubernativa para proceder posteriormente, si fuese el caso, a avocar el contencioso administrativo. Dicha denegación ha sido denominada en el ambiente jurídico - registral “NOTA DEVOLUTIVA”, para la cual la Superintendencia de Notariado y Registro ha establecido un formato especial dentro del que advierte la causa o causas que ameritan la negativa de inscripción de un documento por la Oficina de Registro. Para presentar a Registradores de Instrumentos Públicos, a los funcionarios que desarrollan esta disciplina y a los usuarios del servicio registral en general, un listado, no necesariamente exclusivo, de las causales más recurrentes que originan la negativa de inscripción en el registro inmobiliario, por cuanto pueden darse infinidad de ellas como amplio es el universo jurídico, sin rayar con el escrúpulo adverso a la propia interpretación de la norma, deseamos con esta cartilla ofrecer algunas de las más recurrentes causales de devolución de los documentos sometidos a registro, producto de un trabajo adelantado y socializado en diferentes talleres registrales, desarrollados por la Superintendencia Delegada para el Registro y la Dirección de Registro. Esperamos sea un documento útil para el conocimiento y aplicación de la materia y principios registrales.

Zaida Barrero de Noguera

Superintendente de Notariado y Registro(e)

CAPÍTULO IAspectos generales


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Aspectos generales101 EL predio no corresponde a este círculo registral.

(Art. 3 Decreto Ley 1250/70)

Las oficinas de registro han sido organizadas en círculos territoriales correspondientes a una determinada zona geográfica, donde habrá de realizarse el registro de los documentos referidos a los predios ubicados en dicha zona.

102 El documento contiene un acto no sujeto a registro. (Art. 2 Decreto Ley 1250/70)

El artículo 2 del Decreto 1250 de 1970 establece qué actos o contratos están sujetos a registro, entendiéndose que dichos actos se refieren a bienes inmuebles.

103 Las protocolizaciones no son objeto de registro.(Art. 2 Decreto Ley 1250/70)

En el evento que actos o contratos referidos a inmuebles deban pro-tocolizarse, esta debe realizarse una vez se haya verificado el trámite del registro.

104 El presente documento ya fue registrado. (Art. 27 y 28 Decreto Ley 1250/70)

El registro de un documento que ya se encuentre inscrito no le aporta mayor validez, por el contrario dicha inscripción es inocua.

105 Las declaraciones de mejoras en suelo ajeno no son objeto de re-gistro.(Art. 2 Decreto Ley 1250/70)

Instrucciones Administrativas 15 y 23 de 1994 de la Superintendencia de Notariado y Registro.

106 El documento presentado para registro es una fotocopia o copia simple y no cumple con los requisitos establecidos en el numeral primero del Art. 254 del C.P.C.

107 El documento presentado para registro está incompleto.(Arts. 20 y 23 del Decreto Ley 960/70 y 18 del Decreto Ley 1250/70)

El documento sometido a registro debe ser estudiado en su totalidad, para determinar la viabilidad de inscripción de todos los actos o con-tratos que lo contienen.

Guía de causales de no inscripciónde los documentos sometidos a registro

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Aspectos generales108 A la presente providencia le falta la constancia de ejecutoria.

(Arts. 333 y 334 del C.P.C.)

109 Falta copia auténtica para el archivo de esta oficina.(Art. 18 Decreto Ley 1250/70)

110 El documento sometido a registro no cita título de antecedente y/o adquisitivo de dominio.(Art. 52 Decreto Ley 1250/70)

Uno de los principios básicos del derecho registral es el principio de tracto sucesivo, por el cual la tradición debe ser una cadena ininte-rrumpida de propietarios; este principio se materializa con la cita del título antecedente.

111 El título antecedente citado no corresponde al registrado en el folio de matrícula inmobiliaria. (Arts. 32 del Decreto Ley 960/70 y 52 del Decreto Ley 1250/70)

La cadena traditicia debe ser ininterrumpida, por tanto el título citado como antecedente de dominio debe corresponder al inscrito en el folio. Sin embargo, cuando no se cita el título antecedente, se podrá demostrar ante el registrador, por otro medio probatorio, cuál es el título antecedente que se pretende hacer valer.

112 No cita número de matrícula inmobiliaria u otros datos del sistema registral antiguo que identifique el predio en nuestros archivos.(Art. 5 Decreto Ley 1250/70)

La matrícula inmobiliaria es el número de identificación de los predios en el sistema registral, si no se cita el número de matrícula no hay manera de saber a cuál inmueble se refiere el documento. Es muy común que se confunda esta causal de devolución con la falta de la cita del título antecedente, sin embargo esta causal de devolución solo puede ser subsanada mediante documento aclaratorio.

113 La(s) matrícula(s) citada(s) no es (son) correctas.(Art. 5 Decreto Ley 1250/70)

Al igual que en la causal anterior, cuando se cita erróneamente el nú-mero de matrícula inmobiliaria, debe mediar documento aclaratorio para subsanar el error.

114 Falta pago del impuesto de registro.(Ley 223/1995 y Decreto 650/96)

Requisito imprescindible para la inscripción de los documentos someti-dos a registro, el cual no merece un mayor análisis; sin embargo, cabe resaltar que el registrador de instrumentos públicos puede incurrir en causal de mala conducta por la no comprobación de dicho pago.


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Aspectos generales115 Falta pago de interés moratorio por extemporaneidad en el registro

(dos meses si el documento es otorgado o expedido en el país y tres meses si es otorgado o expedido en el exterior.(Ley 223/1995 y Decreto 650/96)

116 No se establece el valor de la constitución de servidumbre para efectos del cobro de derechos de registro. (Parágrafo 5º artículo 1º Decreto 2280 de 2008)

117 No se ha insertado paz y salvo del impuesto predial del inmueble. (Art. 10 Ley 33/1986)

Los notarios no autorizarán ni los registradores inscribirán los docu-mentos contentivos de transferencia de dominio, donde no se com-pruebe haber realizado dicho recaudo.

118 No se cita el avalúo catastral para efectos del cobro de los derechos de registro.(Art. 1 Decreto 2280 de 2008)

En caso de encontrarse diferencia entre el avalúo catastral y el valor del acto de enajenación estipulado en el documento, se recaudará según el documento que tenga el mayor valor, es decir, el recaudo de los impuestos de registro nunca podrá ser inferior al avalúo catastral.

119 Falta pago de derechos de registro. (Art. 1 Decreto 2280 de 2008)

120 Debe determinarse el derecho de cuota que se enajena.(Sentencia del 29-11-1967 de la Corte Suprema de Justicia)

Para el cobro de los derechos de registro debe determinarse el de-recho de cuota transferido (Parágrafo 2º del Art. 1 del Decreto 2280 de 2008).

121 En la resciliación, rescisión o resolución del contrato se omitió indicar el valor o precio del contrato por el cual fue constituido. (Parágrafo del Art. 8 del Decreto 2280 de 2008)

Requisito indispensable para el recaudo de los derechos de registro.

122 No se cita la totalidad de las matrículas en las cuales debe inscribirse el documento.(Art. 5 Decreto Ley 1250/70)

123 En caso de desistimiento del registro o que este no sea procedente, cuentan las partes con cinco (5) días hábiles para solicitar la devo-lución de los dineros pagados por concepto de impuesto de registro. (Decreto 650 de 1996)


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Aspectos generales124 Con los datos suministrados en el formulario, más la información

existente en la oficina de registro de instrumentos públicos y la apor-tada por otras entidades o el no envío de la misma, no fue posible ubicar el folio de matrícula inmobiliaria que identificara el predio. (Arts. 5, 6 y 49 del Decreto Ley 1250 de 1970)

No obstante el no registro de la medida de protección en el folio de matrícula inmobiliaria, su solicitud será ingresada al registro único de predios abandonados, para que esa inscripción sirva como medio probatorio ante las autoridades judiciales y administrativas.

125 El predio sobre el que se solicita la protección es un baldío que per-tenece a la Nación, no cuenta con un folio de matrícula inmobiliaria y la propiedad de los territorios baldíos se adjudica por título traslaticio de dominio a través del Incoder.(Arts. 63 CN; 5, 6, 49 Decreto 1250/70; 65 Ley 160/94)

No obstante, el no registro de la medida de protección en el folio de matrícula inmobiliaria, su solicitud será ingresada al registro único de predios abandonados , para que esa inscripción sirva como medio probatorio ante las autoridades judiciales y administrativas.

126 El predio del cual es propietario se encuentra protegido por la prohibición de enajenar, proferida por el comité departamental o municipal de atención a la población desplazada.(Numeral 2° Art. 1° Decreto 2007 de 2001)

No obstante, el no registro de la medida de protección en el folio de matrícula inmobiliaria, su solicitud será ingresada al registro único de predios abandonados, para que esa inscripción sirva como medio probatorio ante las autoridades judiciales y administrativas.

127 El predio no es susceptible de apropiación privada pues se trata de un bien fiscal___, parque nacional___, territorio de comunidad étnica ____; zona de riesgo___ y en relación con estos no es posible a los particulares establecer derechos patrimoniales, por ser imprescrip-tibles inenajenables e inembargables.(Art. 63 C.N.)

No obstante el no registro de la medida de protección en el folio de matrícula inmobiliaria, su solicitud será ingresada al registro único de predios abandonados, para que esa inscripción sirva como medio probatorio ante las autoridades judiciales y administrativas.


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Aspectos generales128 En el folio de matrícula que identifica el predio que usted declara

haber abandonado por causa de la violencia, presenta inscrita con anterioridad a su solicitud una transferencia de dominio. (Arts. 669 y 756 del Código Civil)

No obstante el no registro de la prohibición de enajenar en el folio de matrícula inmobiliaria, su solicitud será ingresada al registro único de predios abandonados para que esa inscripción sirva como medio probatorio ante las autoridades judiciales y administrativas.

129 La nomenclatura y determinación del inmueble no corresponde a la registrada.(Art. 6 Decreto Ley 1250/70)

130 Falta Paz y Salvo de Administración para la inscripción de los actos traslaticios de dominio.(Art. 29 Ley 675/2001)

En lo que se refiere a inmuebles que se encuentran dentro de una copropiedad, debe la administración certificar que el inmueble que pretende enajenarse se encuentra a paz y salvo con la administración, para que el registrador pueda inscribir el documento contentivo del acto traslaticio de dominio.

131 El poder otorgado en el exterior debe exhibir el apostille ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. (Art. 259 del C. de P. C.)

132 En el folio de matrícula inmobiliaria se encuentra registrada liqui-dación del efecto plusvalía vigente. (Art. 81 Ley 388/97, Instrucción Administrativa 31 del 28-12-2004 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

133 Las providencias deben ser aclaradas por la misma autoridad que las profirió.(Art. 310 C. de P. C.)

134 En el texto de la escritura no debe haber espacios en blanco. La pre-visión a esta causal de devolución se hace previniendo la posterior utilización que pueda hacerse de dichos espacios en blanco. (Art. 18 del Decreto Ley 960/70)

135 No procede el registro provisional del presente documento por cuanto no se cumple con los requisitos establecidos en el Art. 33 del Decreto Ley 1250/70.

Esta causal de devolución cobra mayor importancia, ahora que la Su-perintendencia de Notariado y Registro está dando un mayor impulso al registro provisional de los actos de compraventa; no sobra aclarar que una vez efectuado el registro provisional, el usuario cuenta con el plazo perentorio de un (1) mes para efectuar el registro definitivo.


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Aspectos generales136 Para proceder al registro parcial del documento, este debe ser so-

licitado por todas las partes que intervienen en el acto o contrato.

El registro parcial no se encuentra reglamentado en ninguna norma, sin embargo, en la práctica registral se utiliza con cierta frecuencia, pero con la autorización de todas las partes que intervienen en el acto a fin de evitar reclamaciones futuras.

137 El documento del cual se solicita reproducción de sellos no se encuentra inscrito.(Art. 38 Decreto Ley 1250/70)

138 Los centros de conciliación deben anexar certificado de vigencia y la resolución que autoriza su funcionamiento. (Art. 67 Ley 23 de 1991)

139 El folio de matrícula inmobiliaria es inexistente por encontrarse jurídicamente cerrado.(Art. 5 Decreto Ley 1250/70)

Básicamente los folios de matrícula inmobiliaria se cierran por orden judicial o por agotamiento de área, si ocurre algunos de estos dos eventos se dice que jurídicamente no existe. Así, en la práctica se encuentran abiertos por encontrarse hipotecas sin cancelar en su totalidad o cualquier otro acto que impida el cierre del mismo, no obstante, de dichos folios se pueden expedir certificados de tradición.

140 Falta cédula catastral del bien inmueble.(Arts. 18, 19 y 20 Decreto 2148 de 1983, Artículo 31 Decreto Ley 960/70 , Instrucción Administrativa 04 de 2007 de la Superintenden-cia de Notariado y Registro)

Como quiera que debe existir plena identificación de los inmuebles para la inscripción en el registro, la identificación catastral se convierte en uno de los elementos esenciales para la identificación del mismo; y así evitar confusiones. Esta identificación cobra vital importancia en la pretendida interrelación Registro-Catastro.

141 Deben anexar el formulario de calificación notarial en la copia del documento con destino a registro. (Art. 94 Decreto Ley 2150/95)

142 El paz y salvo del impuesto predial protocolizado en el documento no corresponde al inmueble objeto del negocio. (Art. 5 Decreto Ley 1250/70)

CAPÍTULO IIAfectación a

vivienda familiar


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Afectación a vivienda familiar151 El inmueble se encuentra afectado a vivienda familiar.

(Art. 3 Ley 258/96)

El legislador pretende dar una categoría especial a la vivienda des-tinada como habitación de la familia, la cual hace que esta solo sea embargable por las entidades que financiaron su consecución.

152 No procede la afectación a vivienda familiar por cuanto no se ostenta la calidad de pleno propietario.(Ley 258 de 1996)

Como quiera que la afectación a vivienda familiar es una categoría especial, la ley prevé que ésta sea propiedad de uno o ambos cónyuges.

153 El Notario omitió indagar sobre la afectación a vivienda familiar.(Ley 258 de 1996 y Ley 854 de 2003)

La no indagación acerca de la afectación a vivienda familiar podría generar nulidad del acto escriturario.

154 Para cancelar la afectación a vivienda familiar deben comparecer y suscribir la escritura ambos cónyuges o compañeros permanentes. (Ley 258/96 y Ley 854/2003)

El consentimiento para que el inmueble afectado a vivienda familiar pase a las normas del derecho común, debe ser expresado por ambos cónyuges así el propietario del mismo sea uno solo de ellos.

155 El adquirente omite la constitución de la afectación a vivienda fami-liar en el acto escriturario de la compraventa. (Arts. 1 y 2 Ley 258/96)

156 Quedan viciados de nulidad absoluta los actos jurídicos que desco-nocen la afectación a vivienda familiar. (Inciso 3º del Art. 6º de la Ley 258/96)

157 El inmueble sobre el cual se pretende constituir afectación a vivienda familiar no cumple con los requisitos contemplados.(Ley 258/96)

Escrituras, otorgamientosautorizaciones y aclaraciones

CAPÍTULO IIIEscrituras, otorgamientos

autorizaciones y aclaraciones


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Escrituras, otorgamientos, autorizaciones y aclaraciones201 Falta fecha de otorgamiento de la escritura.

(Art. 9 Decreto 2148/83)

De acuerdo a lo previsto en el Art. 13 del Decreto 960 de 1970, el proceso de perfeccionamiento de la escritura pública consta de varias etapas, recepción, extensión, otorgamiento y autorización, además de que todos los documentos deben tener fecha de su otorgamiento, esta tiene especial incidencia para el registro por cuanto no solo va a determinar el cobro por extemporaneidad del impuesto de registro sino que también va a determinar si el documento contentivo de hipoteca y patrimonio de familia no se encuentra vencido.

202 Falta firma del notario o su delegado en la copia de la escritura objeto de registro. (Art. 85 Decreto Ley 960/70)

Con la firma en el documento el notario autoriza el mismo, sin este requisito la escritura aún no se ha perfeccionado.

203 Falta la autorización (firma) del notario en el original (matriz) de la escritura pública.(Art. 40 Decreto Ley 960/70)

204 La reproducción mecánica de las copias del documento que se pretende registrar es ilegible en todo o en algunos de sus apartes.(Art. 18 Decreto Ley 1250/70)

205 Falta otorgamiento, firma de uno o varios de los comparecientes en el original de la escritura.(Art. 35 Decreto Ley 960/70)

La escritura en tales condiciones no puede surtir efectos legales por cuanto no se ha perfeccionado.

206 El documento objeto de aclaración debe radicarse primero que el documento aclaratorio. (Art. 27 y 82 del Decreto Ley 1250/70)

Causal de devolución, por demás lógica, ya que no se puede inscribir una aclaración a un documento que no se encuentra inscrito.

207 El documento que se pretende aclarar no ha sido registrado.(Art. 52 Decreto Ley 1250/70)

208 Las enmendaduras deben venir avaladas por el ente emisor. (Art. 101 Decreto Ley 960/70, Instrucción Administrativa 034 de 1998 de la Superintendencia de Notariado y Registro)


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Escrituras, otorgamientos, autorizaciones y aclaraciones209 Una vez autorizada la escritura, cualquier corrección que pretendan

hacer los otorgantes deberá consignarse en documento separado, con todas las formalidades y por todas las personas que intervinieron en el instrumento corregido. (Art. 102 Decreto Ley 960/70)

210 El registro debe realizarse con la primera copia o, en su defecto, justificación de la no presentación de la misma.(Concepto de 27-03-1992 de la División Jurídica de la Superinten-dencia de Notariado y Registro)

211 Falta citar documento de identificación de los otorgantes.(Arts. 24 y 25 Decreto Ley 960/70)

Para recepcionar cualquier declaración, el notario deberá identificar al declarante y la única manera de identificación es con el respectivo documento de identidad, de lo cual deberá dejar constancia en el documento.

212 No se puede, por escritura aclaratoria, variar los elementos esen-ciales del contrato inicial. (Art. 48 Decreto 2148 de 1983, Decreto 231 de 1985, Art. 92 Decreto 960 de1970)

213 La escritura que se pretende registrar no contiene licencia urbanís-tica que autorice la construcción, ampliación, mejoras, subdivisión, parcelación, loteo del inmueble. (Arts. 7 de la Ley 810 de 2003 y 99 de la Ley 388 de 1997)

214 El término de vigencia de la licencia otorgada para la construcción, ampliación, loteo o subdivisión del predio se encuentra vencida. (Art. 41 Decreto 564 de 2006)

215 El documento sometido a registro no establece con claridad el acto o contrato que se pretende inscribir.(Art. 15 Decreto Ley 960/70)

El acto a registrar debe estar denominado y plenamente identificado para que pueda ser inscrito en el registro.

216 La escritura sometida a registro no contiene el poder que acredita la calidad en que se comparece.(Arts. 25 y 28 del Decreto Ley 960/70)

Cuando se firma una escritura a nombre o en representación de otra persona, debe anexarse poder debidamente constituido, requisito sin el cual es inexistente la representación.


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Escrituras, otorgamientos, autorizaciones y aclaraciones217 Todas las hojas del documento sometido a registro deben ser rubri-

cadas y selladas por el emisor.(Art. 85 Decreto Ley 960/70)

218 La licencia de Planeación y Obras Públicas Municipales no cumple con los requisitos en la citada ley.(Ley 564 de 2006)

219 Toda acta de conciliación que conlleve transferencia de dominio debe elevarse a escritura pública.(Instrucción Administrativa 05 de febrero 5 de 2004 Superintendencia de Notariado y Registro)

Cuando las actas de conciliación se refieran a la transferencia de do-minio de bienes inmuebles, es necesario que los acuerdos plasmados en las mismas se eleven a escritura pública, de lo contrario no pueden inscribirse en la oficina de registro.

CAPÍTULO IVPredios,

áreas y linderos


31

Predios, áreas y linderos301 Se cambia el inmueble objeto del negocio jurídico.

(Art. 48 Decreto 2148 de 1983, Art. 92 Decreto 960 de 1970)

Por medio de escritura aclaratoria no es viable el cambio del objeto del negocio jurídico inicial. En el evento que suceda tal hecho, es necesario resciliar el contrato inicial y hacer un nuevo contrato.

302 Existe incongruencia entre el área y/o los linderos del predio citados en el presente documento y los inscritos en el folio de matrícula inmobiliaria y/o antecedentes que se encuentran en esta oficina de registro.(Arts. 5, 52 y 82 Decreto Ley 1250/70, Instrucción Administrativa conjunta - IGAC - 011 - 2010 de la Superintendencia de Notariado y Registro - 01 del 2010 del IGAC)

Los datos consignados en el documento sometido a registro y la denominación y determinación del área y linderos del inmueble con-signados en el folio, deben corresponder perfectamente.

303 El inmueble no se determinó por su área y linderos.(Art. 31 Decreto 960/70)

Este es uno de los requisitos indispensables para identificar el predio en los archivos registrales, si no existe dicha determinación la ofici-na de registro no sabrá con certeza que el documento se refiere al mismo predio.

304 Las medidas deben expresarse en el sistema métrico decimal.(Decreto Ley 960/70, Arts. 10 y 30 Resolución 1126 de 1967 del Ministerio de Desarrollo Económico)

305 No se identifica el predio resultante del englobe y/o los predios objeto de englobe.(Art. 19 Decreto 2148 de 1983)

La determinación de los predios es un requisito indispensable para que sea inscrito en el registro cualquier acto de disposición.

306 No se identifican los lotes segregados.(Arts. 1 y 8 Decreto 2148 de 1983 y 8 del Decreto 2157 de 1995)

307 Solo se puede englobar teniendo pleno dominio sobre los predios.(Art. 669 del C.C.) Por ser el englobe un acto de disposición, se requiere que sobre el mismo se tenga pleno dominio, porque de lo contrario se estaría disponiendo de derechos que no le corresponden.


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Predios, Áreas y Linderos308 El cambio de área y linderos que conlleve aumento respecto de los

inscritos, debe hacerse con base en certificación o resolución, de catastro y/o Instituto Geográfico Agustín Codazzi-(IGAC), elevada a escritura pública. (Art. 5 Decreto 1711 de 1984, Instrucción Administrativa conjunta Superintendencia de Notariado y Registro - IGAC - 011-2010)

309 Falta identificar y alinderar la parte restante del inmueble.(Art. 8 Decreto 2157 de 1995)

Siempre que el documento sometido a registro conlleve la segre-gación de uno o más predios, la oficina de registro debe exigir la identificación y alinderación de la parte restante a fin de evitar confusiones cuando sobre esta ejerce actos de disposición o de transferencia de dominio.

CAPÍTULO VTitular del derecho

representación


35

Titular del derecho - Representación352 Para efectuar división material, loteo, segregación o cualquier otro

acto de disposición, debe ostentar pleno dominio y/o comparecer todos los titulares del derecho real de dominio. (Arts. 669 y 2340 del C.C.)

Se sugiere el mismo comentario que se dio a la causal 307.

353 Quien comparece como heredero no está habilitado para disponer del inmueble.(Decreto de la Posesión Efectiva de la Herencia - Art. 757 C.C.) Hasta tanto no se encuentre inscrita la adjudicación del causante, el heredero sólo podrá enajenar los derechos y acciones que le corres-pondan en la misma.

354 Quien dispone de la totalidad del inmueble sólo es titular de dere-chos de cuota.(Art. 669 C.C.)

Nadie puede enajenar más derechos de los que posee, en el caso de que un comunero disponga de la totalidad del inmueble estaría vendiendo cosa ajena.

355 Quien dispone del inmueble solo es titular de derechos y acciones. (Art. 669 C.C.)

Aplica los comentarios hechos a las causales 351 y 353.

356 Para efectuar la liquidación de la comunidad deben comparecer la totalidad de los comuneros.(Numeral 3º Art. 2340 C.C.) Si no comparecen todos los comuneros a la liquidación de la comu-nidad se están vulnerando los derechos de los comuneros que no comparecen a la liquidación de la misma.

357 No se aporta autorización expresa del mandante, conforme lo or-denado en el Art. 2170 del C.C. (Art. 2170 del C.C.)

Aplica igual comentario que se hizo a la causal 216.

358 Falta autorización expresa de la junta de socios para que el repre-sentante adquiera para sí mismo. (Art. 839 del C. Co.)

Por mandato expreso del Art. 839 del Código de Comercio, el represen-tante de la sociedad no puede adquirir para sí mismo los bienes que esta pretenda enajenar, excepto que la junta de socios expresamente lo haya autorizado.

CAPÍTULO VIEmbargos,

valorización y prohibiciones


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Embargos, valorización y prohibiciones401 En el folio de matrícula inmobiliaria se encuentra embargo vigente.

(Art. 43 Ley 57 de 1887)

En principio, cuando se encuentra vigente un embargo en un folio de matrícula inmobiliaria no se pueden inscribir actos de enajenación y de hipotecación, sin embargo, hay algunos actos que excepcional-mente pueden ser inscritos, cancelaciones de hipotecas, demandas, gravámenes de valorización.

402 La medida cautelar que ordena cancelar no figura registrada en el folio de matrícula inmobiliaria. (Arts. 40 y 43 Decreto Ley 1250/70)

403 El ejecutado no es titular inscrito.(Arts. 839-1 Estatuto Tributario)

404 El embargado no es titular del derecho real de dominio. (Art. 681 del C. de P.C.)

405 Sobre el bien inmueble objeto de embargo se encuentra vigente patrimonio de familia. (Arts. 21 y 23 de la Ley 70 de 1931)

Una de las características principales de la inscripción del patrimonio de familia es que el inmueble se vuelve inembargable, excepto por el acreedor hipotecario con cuyo crédito se financió la construcción, compra o mejoramiento de la vivienda.

406 Sobre el bien inmueble objeto de embargo se encuentra vigente afectación a vivienda familiar. (Art. 7 Ley 258 de 1996)

Aplica igual comentario que el de la causal anterior.

407 En el folio de matrícula inmobiliaria citado se encuentra inscrito otro embargo.(Art. 558 del C. de P.C.)

En principio, en registro la concurrencia de embargos no existe.

408 No se aporta constancia del Juzgado que acredite inexistencia de remanentes. (Incisos 3 y 5 del Art. 543 del C. de P.C.)

Para ser inscrito en el registro cualquier acto de transferencia de domi-nio del bien embargado, no solo debe mediar consentimiento expreso del acreedor sino también la constancia del Juzgado que ordenó el embargo que acredite la inexistencia de un embargo de remanentes.


40

Embargos, valorización y prohibiciones409 Falta autorización del Juez o acreedor para registrar el documento.

(Art. 1521 del C.C.)

Como en el caso anterior, se puede inscribir un documento en un folio donde aparezca inscrito un embargo, siempre que el juez lo autorice.

410 Falta certificación del juzgado que acredite que no se ha dictado sentencia favorable al demandante, debidamente ejecutoriada. (Numeral 2 Art. 691 C. de P.C.)

411 Los lugares destinados a cementerios son inembargables. (Numeral 8 Art. 684 del C. de P.C.)

412 El embargo que se ordena cancelar fue levantado oficiosamente de conformidad con lo dispuesto con el numeral 1º del Art. 558 del C. de P.C.

413 Los derechos y acciones son inembargables. (Inciso 1º Art. 681 del C. de P.C., Instrucción administrativa 21 de 2005 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

414 El embargo de mejoras no es objeto de registro.(Numeral 2º Art. 681 del C. de P.C.)

Lo anterior tiene fundamento en que solo se pueden embargar los derechos reales.

415 Los bienes de uso público son inembargables.(Numeral 1º Art. 684 del C. de P.C.)

416 Los derechos personalísimos e intransferibles de uso y habitación son inembargables.(Numeral 14 Art. 684 del C. de P.C.)

417 Falta citar los datos del oficio con el cual se comunicó la medida cautelar que se cancela. (Arts. 31, 38, 39 y 40 del Decreto Ley 1250/70) Esta causal se fundamenta en la seguridad que debe existir en que el documento a inscribir se refiera exactamente a la medida que se va a cancelar y así evitar futuras confusiones.

418 En el folio de matrícula inmobiliaria no figura inscrita garantía real a favor del demandante. (Art. 558 del C. de P.C.)

Ella se refiere a la inscripción de un embargo hipotecario cuando no se encuentra inscrita hipoteca a favor del acreedor.


41

Embargos, valorización y prohibiciones419 En el folio de matrícula inmobiliaria se encuentra vigente patrimonio

de familia y/o afectación a vivienda familiar, no siendo procedente la inscripción del embargo de acción mixta por no existir garantía real vigente inscrita. (Ley 258 de 1996, Ley 70 de 1931)

Comoquiera que tanto en los predios con patrimonio de familia o afectación a vivienda familiar vigentes, solo se pueden inscribir aquellos embargos que se ordenen dentro de los procesos ejecutivos hipotecarios instaurados por los acreedores hipotecarios inscritos y no es posible la inscripción de un embargo de naturaleza mixta ade-lantado por quien no tenga la calidad de acreedor hipotecario inscrito.

420 No son inscribibles los embargos decretados sobre un inmueble afectado a vivienda familiar, salvo que la medida cautelar tenga su origen en una obligación hipotecaria cuya constitución sea anterior a la afectación a vivienda familiar o el inmueble se hubiera gravado para garantizar préstamos de adquisición, construcción o mejora de la vivienda familiar. (Art. 7 Ley 258 de 1996 y 1º Ley 854 de 2003)

Aplica igual comentario que se dio a la causal anterior.

421 El predio se encuentra afectado con valorización.(Art. 13 Decreto 1604 de 1966)

Esta es una medida cautelar real, lo cual quiere decir que persigue directamente el bien que se encuentre gravado con dicha afectación.

422 El folio de matrícula inmobiliaria citado se encuentra en custodia por orden de autoridad competente, razón por la cual no es viable inscri-bir documento alguno o expedir certificado de libertad y tradición.

423 En el folio de matrícula inmobiliaria citado se encuentra inscrita prohibición judicial de inscripción de documentos.

424 En el folio de matrícula inmobiliaria citado se encuentra inscrito oficio de oferta de compra que deja el bien fuera del comercio. (Art. 7 Decreto 2400 de 1989 Reforma Urbana)

425 Previa la inscripción de la escritura de compraventa debe cancelarse la oferta de compra. (Inciso 2º Art. 14 Ley 9 de 1989)


42

Embargos, valorización y prohibiciones426 No es procedente la cancelación de la medida cautelar hasta tanto

se subsane la causal que originó la devolución de la providencia que ordena el remate. (Sentencia del 13-06-1996 del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá)

La cancelación de la medida cautelar inscrita en el folio que identifica un predio que ha sido rematado, deja el bien a merced de la buena o mala fe de las personas y podría llegar a constituirse un fraude a decisión judicial si dicho bien queda desprotegido jurídicamente.

427 No es procedente la inscripción del embargo sobre los inmuebles afectados por resolución de la Dirección Nacional de Estupefacientes que ordena la destinación provisional.(Art. 55 del Decreto Ley 99 de 1991)

428 No es procedente la inscripción de las demandas que tengan como fundamento un asiento registral anterior a la inscripción de la Sen-tencia Declarativa de Pertenencia.(Art. 70 Decreto Ley 1250/70)

429 De acuerdo con lo informado por el Grupo Operativo, no se encontró matrícula inmobiliaria que identifique bien(es) inmueble(s) a nombre de la(s) persona(s) citada(s) en su oficio. Se procedió a incluir el nombre en la tabla de prohibiciones para enajenar.(Art. 5 Decreto Ley 1250 de 1970)

430 No son inscribibles los títulos referidos a un inmueble afectado en proceso de extinción de dominio. (Art. 12 Ley 793 de 2002)

CAPÍTULO VIIHipoteca

patrimonio familiar


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Hipoteca patrimonio familiar501 Quien hipoteca no es titular inscrito.

(Art. 2443 del C.C.)

Se requiere que quien hipoteca un inmueble sea titular de los dere-chos que hipoteca, de tal suerte que quien sea titular de derechos de cuota puede hipotecar solamente dichos derechos y no la totalidad del inmueble.

502 La hipoteca debe ser cancelada por el acreedor.(Art. 49 y 50 Decreto Ley 960 de 1970)

503 Quien cancela la hipoteca no cita la calidad de cesionario. (Art. 49 y 50 Decreto Ley 960 de 1970)

504 Falta documento o carta donde conste el monto del crédito aprobado para la hipoteca indeterminada.(Art. 15 Decreto 1572 de 1994, párrafo 2º Art. 6 Decreto 2289 del 23-06-2008)

505 Se encuentra vencido el término de 90 días para la inscripción de la hipoteca y/o patrimonio de familia, por lo tanto deberá constituirse nuevamente por otro instrumento público. (Art. 32 Decreto Ley 1250/70)

Aquí se toma como referencia la fecha en que fue otorgado el docu-mento para contabilizar los noventa días hábiles.

506 Se omite protocolizar con la escritura el documento con el cual los entes crediticios autorizan la inscripción de una segunda hipoteca (VIS). (Art. 38 Ley 3 de 1991)

Esta causal se refiere únicamente a los inmuebles catalogados como vivienda de interés social y sobre los cuales se encuentra vigente patrimonio de familia inembargable.

507 La hipoteca que se ordena cancelar no aparece registrada.(Art. 39 y 40 del Decreto Ley 1250/70)

508 Falta consignar en la primera copia del instrumento que esta presta mérito ejecutivo.(Art.80 Decreto Ley 960 de 1970)

Ella se refiere únicamente a las escrituras contentivas de hipoteca, ya que por mandato de la ley debe consignarse en la primera copia, que esta presta mérito ejecutivo.

509 La cesión del crédito hipotecario no es objeto de registro.(Art. 2 Decreto Ley 1250/70)

510 Para proceder a la cancelación del patrimonio de familia debe ad-juntar la autorización del acreedor hipotecario inscrito. (Art. 22 Ley 546 de 1999)


46

Hipoteca patrimonio familiar511 Para proceder a la inscripción de una nueva hipoteca sobre un bien

afectado con patrimonio de familia, debe expresar que esta será destinada para la mejora de la vivienda o pago de un gravamen hipotecario anterior. (Art. 38 Ley 3 de 1991)

512 Cuando el documento contiene venta e hipoteca y esta última se encuentra vencida, debe adjuntar la carta del acreedor hipotecario autorizando el registro parcial. (Art. 32 Decreto 1250/70)

513 El documento no contiene los datos completos del inmueble sobre el cual se solicita cancelar la hipoteca.(Art. 40 Decreto Ley 1250/70 y 54 Decreto Ley 960 de 1970)

Los inmuebles deben individualizarse a fin de evitar cualquier con-fusión.

514 La escritura de cancelación de hipoteca no contiene el valor por el cual se constituyó el gravamen. (Párrafo 5 Art. 6 Decreto 2280 de 2008)

515 Las hipotecas sobre derechos y acciones no son registrables. (Art. 669 del C.C.)

Por cuanto la hipoteca debe efectuarse sobre pleno dominio.

516 Los adquirentes omiten constituir patrimonio de familia en el acto escriturario de la compra de vivienda de interés social.(Art. 60 Ley 9 de 1989)

517 Sobre el predio se encuentra vigente patrimonio de familia.(Art. 22 Ley 70 de 1931)

518 Quien cancela el patrimonio de familia no es beneficiario de él ni propietario del inmueble sobre el cual se constituyó. (Art. 7 y 23 Ley 70 de 1931)

519 La orden judicial y/o exhorto que ordena la cancelación del grava-men hipotecario debe elevarse a escritura pública. (Art.52 Decreto Ley 960 de 1970)

CAPÍTULO VIIIReglamento de

Propiedad Horizontal


49

Reglamento de Propiedad Horizontal551 El reglamento de propiedad horizontal debe elevarse a escritura

pública.(Art. 4º Ley 675 de 2001)

Todos los actos o contratos referidos a inmuebles deben hacerse por escritura pública.(Art. 12 Decreto 960 de 1970 y específicamente la Ley 675 de 2001 exige solemnidad)

552 Se omite protocolizar el acta de copropietarios que autoriza la mo-dificación al reglamento.(Art. 21 concordante con el Numeral 6 del Art. 38 de la Ley 675 de 2001)

Las modificaciones al reglamento de propiedad horizontal deben estar avaladas o autorizadas por los copropietarios reunidos en asamblea.

553 No se cumple con la totalidad de los requisitos para la constitución, modificación y/o adición del reglamento de propiedad horizontal.(Arts. 5º y 6º de la Ley 675 de 2001)

554 La sumatoria total de los coeficientes de copropiedad debe ser igual al 100% .(Arts. 4º y 5º de la Ley 675 de 2001)

Tal exigencia tiene fundamento lógico en todas las actividades y decisiones de la asamblea donde se requieren algunos porcentajes de participación para la toma de decisiones y también para el pago de las expensas.

555 Comoquiera que el conjunto se desarrollará por etapas, el presente documento debe contener los requisitos establecidos en el Art. 7º de la Ley 675 de 2001.

556 Se omite protocolizar la licencia de construcción o el documento que haga sus veces en el presente documento. (Art. 6 Ley 675 de 2001)

557 Falta citar la totalidad de las matrículas inmobiliarias que conforman la propiedad horizontal sobre la que se pretende registrar modifi-cación, aclaración y/o adición del mismo.(Art. 5 Decreto Ley 1250 de 1970)

558 No se insertó el paz y salvo por concepto de administración, ni se dejó constancia de la solidaridad del nuevo propietario en relación con las deudas que existan con la copropiedad.(Art. 29 Ley 675 de 2001)


50

Reglamento de Propiedad Horizontal559 No se anexa la aprobación de los planos y alinderamiento, cuadro

de áreas aprobado por la curaduría urbana. (Numeral 5º Art. 45 Decreto 564 de 2006)

560 Los lotes donde se constituye el presente reglamento de propiedad horizontal deben ser previamente englobados.(Art. 19 Decreto 2148 de 1983)

561 En el presente documento no se determinan las zonas objeto de cesión obligatoria.(Ley 388 de 1997)

Las zonas de cesión obligatoria deben señalarse y alinderarse en la es-critura pública donde se constituye la respectiva urbanización o loteo. A cada una de dichas zonas se le abrirá el respectivo folio de matrícula inmobiliaria a favor del municipio o distrito, según el caso.

562 No comparece el acreedor hipotecario autorizando la extinción de la propiedad horizontal.(Art. 9 Ley 675 de 2001)

563 No cumple con los requisitos exigidos por el Art. 9 de la Ley 675 de 2001 para la extinción de la propiedad horizontal.

564 No se cumple con el quórum establecido por la Ley 675 de 2006 en sus Arts. 45 y 46.

CAPÍTULO IXPredios

rurales y urbanos


53

Predios rurales y urbanos601 El documento que se presenta a registro no cuenta con la autoriza-

ción expresa del Incoder para enajenar, gravar o arrendar la UAF, ni hay declaración juramentada del adjudicatario de no haberle sido notificada la decisión de autorización del Incoder, teniendo en cuenta que es un predio rural adjudicado por el Incoder y no han transcurrido los quince años contados desde la primera adjudicación que se hizo sobre la respectiva parcela. (Art. 39 incisos 3 y 4 de la Ley 160 de 1994)

La inobservancia de esta exigencia puede constituir causal de mala conducta para el notario que autoriza el documento y para el regis-trador que lo inscribe.

602 El documento que se presenta para registro contiene la transmisión de dominio de un predio rural adquirido con subsidio, sin que hayan transcurrido los doce años siguientes a la adquisición y no se proto-coliza autorización expresa y escrita del Incoder. (Parágrafo del Art. 25 Ley 160 de 1994)

Esta causal constituye una de las prohibiciones establecidas en la Ley 160 de 1994 para la enajenación de predios adquiridos con subsidios del Incoder.

603604

El documento que se presenta para registro contiene una enajena-ción o gravamen de una parcela adjudicada bajo el régimen de la UAF y no se acredita la oferta previa al Incoder y la constancia o prueba de su rechazo. (Art. 39, Incisos 6 y 7 Ley 160 de 1994)

Aplican los comentarios de las causales 601 y 602.

605 El documento que se presenta a registro contiene una cesión de derechos de cuota que se tienen sobre una UAF y no se cuenta con la autorización del Incoder para efectuarla. (Inciso 2 del numeral 4 del Art. 40 Ley 160 de 1994)

606 El documento que se presenta a registro contiene una división o fraccionamiento de un inmueble rural, cuyos predios resultantes tienen una cabida inferior a la determinada por el Incoder como UAF para ese municipio, tampoco hay constancia que la escritura fue autorizada por el Incoder por tratarse de una de las excepciones. (Art. 45 de la Ley 160/94. Art. 44 Ley 160 de 1994)

En principio, por mandato legal, está prohibido el fraccionamiento de inmuebles rurales por debajo de una UAF del respectivo municipio, salvo que en el documento se deje expresa constancia que cambia la vocación agropecuaria del mismo conforme a las excepciones previstas en la misma norma.


54

Predios rurales y urbanos607 No se puede adquirir la propiedad sobre terrenos inicialmente

adjudicados como baldíos si la cabida del predio supera los límites máximos de la unidad agrícola familiar (UAF). (Inciso 9 Art. 72 Ley 160 de 1994)

Con la declaratoria de inexequibilidad de la Ley 1152 de 2007, vol-vemos a la reglamentación de la Ley 160 de 1994, la cual trae como expresa prohibición la adquisición de predios que exceda una UAF.

608 No se puede aportar a sociedades o comunidades la propiedad de tierras que se hubieran adjudicado como baldíos, si con ese aporte la sociedad consolida propiedad en superficie que excedan la unidad agrícola familiar (UAF). (Inciso 9 Art. 72 Ley 160 de 1994)

Aplica el mismo comentario para la devolución 607.

609 No es viable la inscripción del documento por cuanto no han trans-currido cinco años después de la adjudicación y la hipoteca que contiene no expresa que sea para garantizar las obligaciones deriva-das de créditos agropecuarios otorgados por entidades financieras. (Art. 73 Ley 160 de 1994)

CAPÍTULO XOtras

disposiciones


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Otras disposiciones701 Señor usuario tiene un plazo límite de dos meses contados a partir de

la fecha de radicación del documento para cancelar el mayor valor. (Resolución 4907 del 30 de junio de 2009 y Decreto 2280 de 2008)

Cuando al analizar el documento, el funcionario calificador observe que lo recaudado por derechos de registro no cubre totalmente los actos a registrar, así lo informará al usuario del servicio registral, sin devolver al público el documento; el usuario dispone de dos (2) meses, desde la fecha de radicación del documento, para hacer efectivo el pago de los mismos.

702 Se reitera el contenido de la causal que originó la negativa del regis-tro de este documento consignada en la devolución anterior.

703 No se ha subsanado la totalidad de las causales que dieron origen a la negativa del registro del presente documento, consignadas en la devolución anterior.

704 El documento sometido a registro no contiene la licencia judicial para ejercer actos de disposición de bienes inmuebles del menor de edad.(Arts. 649 y siguientes C. de P.C.)

Por tratarse de menores de edad, debe mediar licencia judicial para ejercer actos de disposición y la venta de los mismos debe hacerse en pública subasta.

Las causales de devolución de los documentos sometidos a registro se encuentran dispersas a lo largo de nuestra legislación; las anteriores aquí esbozadas constituyen las más utilizadas, ya que sería imposible tratar de definirlas todas, toda vez que la legislación es cambiante de acuerdo con la evolución de las relaciones de los seres humanos.

www.imprenta.gov.coPBX(0571) 457 80 00Carrera 66 No. 24 - 09Bogotá, D. C., Colombia

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Guía de causales de no inscripción de los documentos sometidos … · 2011-12-15 · Guía de causales de no inscripción de los documentos sometidos a registro Superintendencia