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GUÍA DE COMPRAS
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CONTENIDO DE LA GUÍA DE COMPRAS
Guía para la adquisición de bienes y/o servicios.
Diagrama de la Guía para la adquisición de bienes y/o servicios.
Anexo 1 – Formas de distribuir los diferentes documentos de compras.
Anexo 2 – Modelo de Solicitud de Compras
Anexo 2A – Datos que debe contener una Solicitud de Compras
Anexo 3 – Modelo de Orden de Compra
Anexo 3A – Datos que debe contener una Orden de Compra
Anexo 4 – Datos que deben contener las cotizaciones
Anexo 5 – Datos que deben contener los comprobantes de crédito fiscal
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2. Métodos de control del área de Compras.
Verificar que las fechas de los documentos tributarios que se reciban estén
dentro de los plazos que establece la respectiva ley para la deducibilidad del
Crédito Fiscal.
Exigir la documentación requerida que respalden fehacientemente la
transacción.
Los cálculos del impuesto respectivo que se apliquen estos deberán de estar
de acuerdo a lo normado por las Leyes respectivas.
Cuando se adquieran bienes y/o servicios se deberá de exigir la
documentación de respaldo de acuerdo a lo normado por las respectivas
leyes, como por ejemplo para el caso de las compras con crédito fiscal deberá
de ser el original y triplicado y para las facturas el duplicado.
Que los responsables de recibir los documentos tributarios por las
operaciones de compras y/o servicios sea personal ideal para dicho puesto.
Para ello, recursos humanos debe valerse de un perfil definido para el puesto
(Ver Anexo)
Se sugiere utilizar un manual de procedimiento de compras
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c.) Área de Contabilidad
A continuación se presentan guías técnicas, para facilitar los procedimientos del área
de contabilidad que tienen relación directa con el cumplimiento de obligaciones
tributarias, este documento pretende apoyar en forma eficaz el desempeño de las
diferentes partes involucradas en los diferentes procesos, además constituyen un
instrumento de referencia fundamental para el desempeño de rutinas de trabajo, y
servirá de directriz para la capacitación, inducción y evaluación del personal
involucrado.
1. Guía de Contabilidad
A continuación se desarrollan guías para los diferentes procesos que debe realizar el
área contable, las cuales tienen como objetivo principal garantizar el cumplimiento de
las obligaciones tributarias que corresponden a esta área de la empresa.
Los procesos que están a cargo de contabilidad, y que tienen relación directa con el
cumplimiento de obligaciones tributarias, son los siguientes:
- Registros en los libros del IVA
- Elaboración y presentación de la declaración del IVA
- Elaboración y presentación de la declaración del Pago a Cuenta e
Impuesto Retenido
- Provisión mensual del impuesto sobre la renta
- Elaboración y presentación de la declaración del ISR
- Elaboración y Presentación del Informe de actualización de dirección
para recibir notificación (F211)
- Elaboración y Presentación del Informe de (F910)
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GUÍA PARA EL ÁREA DE CONTABILIDAD
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CONTENIDO DE LA GUÍA PARA EL AREA DE CONTABILDAD
GUIA PARA LA PREPARACION Y ACTUALIZACION DE LOS LIBROS DE
IVA.
Guía para la preparación y actualización de los libros de IVA.
Diagrama de la Guía para la preparación y actualización de los libros de IVA.
Anexo 1 – Requisitos mínimos que deben cumplir los libros de IVA.
Anexo 2 – Modelo del Libro de Compras.
Anexo 2A – Guía para el llenado de datos del libro de Compras.
Anexo 3 – Modelo del Libro de Ventas al Consumidor.
Anexo 3A – Guía para el llenado de datos del libro de Ventas al Consumidor.
Anexo 4 – Modelo del Libro de Ventas al Contribuyente.
Anexo 4A – Guía para el llenado de datos del libro de Ventas al Contribuyente.
GUIA PARA LA PREPARACION Y ELABORACION DE LA DECLARACION
DEL IMPUESTO A LA TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES Y A LA
PRESTACION DE SERVICIOS (F07)
Guía para la preparación y elaboración de la declaración del IVA
Diagrama de la Guía para la preparación y elaboración de la declaración del
IVA.
Anexo 1 – Modelo del Formulario F07.
Anexo 2 – Guía para llenado del Formulario F07.
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GUIA PARA LA PREPARACION Y ELABORACIÓN DE LA DECLARACION
MENSUAL DE PAGO A CUENTA E IMPUESTO RETENIDO RENTA (F14)
Guía para la preparación y elaboración de la declaración.
Diagrama de la Guía para la preparación y elaboración de la declaración.
Anexo 1 – Modelo del Formulario F07.
Anexo 2 – Guía para llenado del Formulario F07.
GUIA PARA LA ELABORACION Y PRESENTACION DE DECLARACION DEL
IMPUESTO SOBRE LA RENTA (F11)
Guía para la preparación y elaboración de la declaración del ISR.
Diagrama de la Guía para la preparación y elaboración de la declaración del
ISR.
Anexo 1 – Modelo del Formulario F11.
Anexo 2 – Instructivo General para llenar el F11
GUIA PARA LA ELABORACION Y PRESENTACION DEL INFORME DE
ACTUALIZACION DE DIRECCION PARA RECIBIR NOTIFICACIONES (F211)
Guía para la elaboración y presentación del F211.
Diagrama de la Guía para la elaboración y presentación del F211.
Anexo 1 – Documentos necesarios para llenar el F211.
Anexo 2 – Modelo del Formulario F211.
Anexo 3 – Instrucciones generales para llenar el F211
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GUIA PARA LA ELABORACION Y PRESENTACION DEL INFORME ANUAL
DE RETENCIONES DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA (F910)
Guía para la elaboración y presentación del F910.
Diagrama de la Guía para la elaboración y presentación del F910.
Anexo 1 – Documentos necesarios para llenar el F910.
Anexo 2 – Modelo del Formulario F910.
Anexo 3 – Instrucciones generales para llenar el F910.
GUIA PARA LA ELABORACION Y PRESENTACION DEL INFORME SOBRE
DISTRIBUCION DE UTILIDADES, DIVIDENDOS O EXEDENTES Y/O LISTADO
DE SOCIOS, ACCIONISTAS O COOPERADORES (F915)
Guía para la elaboración y presentación del F915.
Diagrama de la Guía para la elaboración y presentación del F915.
Anexo 1 – Documentos necesarios para llenar el F915.
Anexo 2 – Modelo del Formulario F915.
Anexo 3 – Instrucciones generales para llenar el F915.
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GUIA PARA LA PREPARACION Y ACTUALIZACION
DE LOS LIBROS DE IVA
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GUIA PARA LA PREPARACION Y ELABORACIÓN DE LA DECLARACION DEL IMPUESTO A LA TRANSFERENCIA
DE BIENES MUEBLES Y A LA
PRESTACION DE SERVICIOS (F07)
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GUIA PARA LA PREPARACION Y ELABORACIÓN DE LA DECLARACION
MENSUAL DE PAGO A CUENTA E
IMPUESTO RETENIDO RENTA (F14)
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GUIA PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA DECLARACION
DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA (F11)
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GUIA PARA LA ELABORACION Y PRESENTACION DEL INFORME DE
ACTUALIZACION DE DIRECCION PARA
RECIBIR NOTIFICACIONES (F211)
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GUIA PARA LA ELABORACION Y PRESENTACION DEL INFORME ANUAL
DE RETENCIONES DEL IMPUESTO
SOBRE LA RENTA (F910)
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GUIA PARA LA ELABORACION Y PRESENTACION DEL INFORME
SOBRE DISTRIBUCION DE UTILIDADES, DIVIDENDOS O EXEDENTES Y/O
LISTADO DE SOCIOS, ACCIONISTAS O COOPERADORES (F915)
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2. Métodos de Control del área de Contabilidad
Monitoreo de la documentación tributaria emitida en el mes.
Se deberá de monitorear periódicamente la documentación tributaria emitida. Esto
para disminuir el riesgo de que se deje de informar y/o declarar en el periodo que
corresponda las Facturas, Créditos Fiscales, Notas de Crédito o Debito y cualquier
otra documentación tributaria exigida por la Ley, además se deberá monitorear
mediante chequeos y controles, como por ejemplo con la verificación física del último
documento declarado en el mes anterior y el ultimo emitido en el periodo a declarar.
Control Periódico de Actualización de Libros de IVA.
Los libros del IVA deberán de ser actualizados dentro del plazo establecido por la
Ley respectiva (no superior a 15 días calendario según Art. 242 CT), para tal efecto,
se deberán hacer verificaciones periódicas con el fin de que estos estén actualizados
con toda la documentación tributaria emitida y recibida.
Control sobre la presentación de las declaraciones en los plazos
establecidos.
Mediante monitoreo y revisiones continuas se deberá de verificar que las
declaraciones están siendo presentadas en los plazos establecidos (10 días hábiles
posteriores al finalizado el periodo a declarar) esto, con la finalidad de evitar el pago
de intereses y multas por presentaciones extemporáneos.
Conciliación del Saldo Contable contra saldo de Libros de IVA.
Al finalizar cada periodo tributario a declarar se deberá de conciliar, el saldo contable
contra los saldos registrados en los Libros del IVA, además de monitorear y
gestionar las posibles diferencias encontradas.
Esta conciliación de saldos puede realizarse semanalmente para evitar su
acumulación mensual además que ayudara de ejercer un mayor control sobre las
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transacciones registradas tanto en los libros del IVA como en los registros contables,
los cuales al final no deberán demostrar diferencia alguna.
Apertura de Cuenta Bancaria.
Para ejercer un efectivo control por las operaciones realizadas en la entidad es
conveniente la apertura de una cuenta bancaria exclusiva para el manejo del pago
de los impuestos, esto con la finalidad de disponer de los fondos necesarios para
cuando se presente la obligación de pagar los respectivos impuestos. Para ello se
recomienda realizarlo de la siguiente manera: para cuando se efectúen las ventas a
un periodo previamente determinado por la administración se deberán de realizar los
cálculos respectivos en la relación del debito y crédito fiscal para determinar el monto
de los impuestos a cancelar a ese momento e inmediatamente remesar o reservar
los fondos determinados para cuando se tenga que elaborar, presentar y pagar los
impuestos respectivos se pueda disponer de los fondos necesarios para no tener
problemas de impago por insolvencia.
Controles de Inventarios y Activos No Corrientes.
Es necesario establecer y ejecutar diversos controles para los inventarios y activos
no corrientes (activos fijos), esto para evitar contar con inventarios y activos
obsoletos, depreciados, inservibles etc. Para el caso de los activos no corrientes a
los cuales se les este aplicando depreciación y de los cuales ya no se esté
obteniendo ningún beneficio, dentro de estos controles se pueden mencionar:
Mantener un registro auxiliar para el manejo y control de los inventarios.
Adoptar un método de valuación de inventarios de acuerdo a lo normado por
la Ley respectiva.
Ejecución de inventarios físicos de activos no corrientes por lo menos una vez
al año.
De encontrarse activo fijo obsoleto, inservibles, en mal estado estos deberán
de darse de baja de acuerdo a lo normado por la Ley del ISR.
Verificación que todos los activos no corrientes estén siendo depreciados.
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De contar con inventarios estos deberán de monitorearse constantemente
para evitar pérdidas por diversos motivos y de existir deberá darse el
tratamiento según lo normado por la Ley respectiva.
Auxiliar para control de Depreciaciones de los Activos Fijos.
Se deberá de disponer de un auxiliar para ejercer control sobre la depreciación
practicada a los activos fijos de la empresa, para ello se recomienda, contar con una
herramienta que efectué los cálculos de depreciación de acuerdo a lo estipulado en
el Art. 30 y 30-A de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, dentro de los datos mínimos
con los que deberá de contar este auxiliar están:
Valor de adquisición
Fecha de adquisición
Plazo de depreciación (de acuerdo a la LISR)
Cuota mensual determinada
Cuota anual determinada
Valor acumulado de depreciación
Valor por depreciar. Además se pueden incorporar entre otros datos como por ejemplo: proveedor,
facturas o CCF`s que amparen la compra, ubicación física del bien, y/o cualquier otro
dato importante.
Actualización de los apuntes y anotaciones contables.
Debe controlarse que las anotaciones y apuntes en los registros contables no tengan
un atraso mayor a los dos meses (Art. 242 CT), tales apuntes y anotaciones se
deberán de monitorear para que estos sean correcta y oportunamente registrados
para evitar incumplimientos a la Ley del Impuesto Sobre la Renta, para ello la
administración deberá de establecer políticas internas que establezcan los plazos
máximos permitidos para el asiento de las operaciones en la contabilidad.
Provisión mensual del Impuesto Sobre la Renta determinado.
Mensualmente es recomendable efectuar un cálculo y posterior registro en la
contabilidad de una provisión del Impuesto Sobre la Renta, para ello se debe
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determinar los ingresos gravados y los gastos deducibles del Impuesto Sobre la
Renta de acuerdo a dicha Ley, esta provisión mensual tiene como objetivo principal
la de reflejar en los estados financieros de la entidad en la medida de la generación
de ingresos y en la ocurrencia de los gastos, y así, no esperar hasta que termine el
ejercicio fiscal, para determinar en cuanto impacta a los estados financieros de la
entidad, además contribuye a conocer cuánto son los montos necesarios de efectivo
para hacerle frente a esta obligación al momento de pagar.
Determinación de gastos deducibles y no deducibles.
Con el afán de cumplir con todos los requisitos establecidos en la Ley del Impuesto
Sobre la Renta, los responsables de los registros contables deben tener el criterio
necesario para establecer cuáles y la cuantía de deducibilidad de gastos a deducirse
en el periodo tributario.
Deducibilidad de gastos incurridos en el último periodo tributario del
ejercicio de imposición.
Para que los gastos sean deducibles del Impuesto sobre la renta, para aquellos
casos que, cuando se incurriese fuese el último periodo de imposición (diciembre)
(Art. 29-A 13) y Art 62 de LISR) se deberá de retener y contabilizar en el mes de
diciembre, aun cuando el pago se le realice al beneficiario durante los periodos
tributarios siguientes al del cierre del año.
Este impuesto se deberá de mandar a pagar durante los primeros 10 días hábiles del
mes siguiente al del cierre del ejercicio. (Mes de enero) para que puedan ser
deducibles del Impuesto Sobre la Renta.
Retención del Impuesto sobre la Renta a Sujetos no domiciliados.
Cuando la entidad pague o acrediten a una persona natural o jurídica, sucesión o
fideicomiso que no esté domiciliada en el país, valores que sean provenientes de
cualquier clase de renta obtenida en el país, así como las que provengan de la
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transferencia a cualquier título de bienes intangibles. Aunque estos se traten de
anticipos de tales pagos, se estará obligado a retenerle por concepto de anticipo de
Impuesto sobre la Renta, el 20% de dichas sumas. (Artículo 158 C.T.)
Debe controlarse que en el momento del pago se retenga el referido impuesto para
su posterior pago de acuerdo a lo normado en las leyes respectivas (10 días hábiles
posteriores al cierre del periodo tributario en el que se efectuó la retención).
Control para cumplir con la obligatoriedad de expedir constancia de
retención por servicios sin dependencia laboral.
El agentes de retención está obligado a entregar constancia al sujeto pasivo, al
momento de efectuar la retención, por las cantidades retenidas sobre rentas por
prestaciones de servicios o por los adelantos que se perciban en la ejecución de
contratos, así como por rentas pagadas a sujetos pasivos no domiciliados.
Por ello debe controlarse que dichas constancias expresen el concepto del pago, su
monto, la cantidad retenida y los datos relativos al cálculo en efectivo, este último
dato, cuando se trate de rentas en especie; asimismo deberá hacerse constar el
nombre, número de identificación tributaria y domicilio del sujeto de retención; y el
nombre, número de identificación tributaria y firma del agente de retención,
representante legal o apoderado.
Libro Auxiliar para el registro de constancias de retención emitidas
Para un mejor control de las retenciones del Impuesto Sobre la Renta retenido
durante un ejercicio tributario (relacionado con Art. 145 C.T.) y no tener problemas en
el informe anual de retenciones (F910) es conveniente llevar un libro auxiliar de las
retenciones del Impuesto Sobre la Renta, este será un registro mensual en donde se
debe de considerar entre otros: el código de retención, monto sujeto de retención,
monto retenido, NIT, nombre del contribuyente según NIT y cualquier otro dato
importante.
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Control Periódico de Actualización de Libro Auxiliar de Constancias de
Retención.
Además de contar con un libro auxiliar del registro de constancia de retención
emitidas será conveniente monitorear periódicamente el registro en el libro auxiliar
esto con la finalidad de evitar contratiempos en la presentación anual del informe
anual de retenciones (F910), dicho monitoreo se deberá de realizar para evitar
atrasos en dicho registro.
Conciliación del Saldo Contable contra saldo del Libro Auxiliar de
Constancias de Retención emitidas.
Se deberá de realizar un cruce de los valores contabilizados contra los montos
registrados en el libro auxiliar de las Constancias de Retención emitidas, este cruce
de saldo se deberá de ejecutar cada cierto periodo, lo recomendable es que sea al
final de cada periodo tributario, además de cruzar con los montos declarados en las
declaraciones del Pago a Cuenta e Impuesto Retenido (PCIR F14).
Control para cumplir con la emisión de Constancias de retención cuando
las retenciones son de carácter Permanente.
Las entidades deberán de establecer políticas internas y determinar los plazos que
estén dentro de los límites establecidos por la ley respecto a la obligación de emitir y
entregar constancias de retención por las remuneraciones pagadas por servicios de
carácter permanente.
Según el Código Tributario en el Art. 145 establece que el agente de retención está
obligado a entregar al titular de la remuneración, a más tardar un mes después que
se le haya efectuado la última retención del ejercicio, una constancia que indique, en
resumen, el total de remuneraciones pagadas, el período cubierto por ellas y el
monto total retenido.
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3.7.2. Correcto y Oportuno Cumplimiento de Obligaciones Tributarias.
Para que las pequeñas y medianas empresas de carga aérea, marítima y terrestre,
puedan cumplir en forma correcta y oportuna cada una de las obligaciones tributarias
a las que se encuentran sometidas, deben auxiliarse de un calendario de
cumplimiento de obligaciones tributarias, en el cual se detallen cada una de las
obligaciones que debe cumplir, a si como la fecha límite de cada una de ellas.
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AQUÍ PONER LA
CALENDARIZACION
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F. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN
El propósito de implementar la guía técnica, es facilitar el cumplimiento de las
obligaciones tributarias a las pequeñas y medianas empresas de carga aérea,
marítima y terrestre. Este documento intenta proveer un sólido punto de partida
desde el cual pueda crearse un ambiente enfocado en el cumplimiento de las
responsabilidades desde el punto de vista tributario, no pretende ser una auditoria
tributaria y/o fiscal, si no una herramienta necesaria para asegurar el correcto y
oportuno cumplimiento de las obligaciones tributarias de las pequeña y medianas
empresas de carga aérea, marítima y terrestre.
Existen muchas formas para implantar mejoras dentro de cualquier proceso
productivo o de cualquier actividad y cada una responde de acuerdo al problema
que se quiera solucionar, el método que se ajusta más para la implementación de
esta guía es el método instantáneo ya que se trata de un procedimiento que no
requiere gran volumen de operaciones , ni de personal, ni requiere un gran estudio
de nuevas técnicas, simplemente es, que en donde amerite el caso, deben
procurarse cambios significativos que propicien el logro de un objetivo en particular,
en este caso, el correcto y oportuno cumplimiento de las obligaciones tributarias.
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1. OBJETIVOS
1.1. Objetivo General
Implementar una Guía Técnica para facilitar el cumplimiento de
obligaciones tributarias.
1.2. Objetivos Específicos
Proporcionar ayuda a las pequeñas y medianas empresas de carga
aérea, marítima y terrestre, que permita facilitar el cumplimiento de
las obligaciones tributarias.
Determinar los recursos necesarios para la implementación de la
Guía Técnica para Facilitar el Cumplimiento de las Obligaciones
Tributarias.
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2. PLAN DE ACCION
La implementación de la Guía Técnica para Facilitar el Cumplimiento de las
Obligaciones Tributarias que se presenta corresponde a un proceso inicial en la parte
directiva en la dirección de los despachos juega un papel protagónico tanto en la
aplicación de los procedimientos como en la evaluación y depuración de los mismos.
La implementación exitosa necesita del compromiso de todos los empleados de la
organización, es necesario que este compromiso comience en los niveles de
dirección más elevados. En consecuencia, conviene que la dirección superior
establezca la política y asegure la implementación de la guía como herramienta de
gestión, se recomienda que la dirección superior asegure que se destinen los
recursos apropiados, que garanticen implementar y mantener.
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2.1. Actividades a desarrollar.
Las actividades a desarrollar en el proceso de implementación de la guía técnica
para facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, son las siguientes:
Presentación de la Propuesta a los propietarios y gerentes de las distintas
empresas de carga aérea, marítima y terrestre, ubicadas en el Municipio de
San Salvador.
Se dará a conocer la guía, para su ejecución y para que puedan hacer uso de
las oportunidades, ventajas y beneficios que se obtendrán con su adecuada
implementación.
Revisión de la propuesta por parte de los propietarios y gerentes, Se le
brindará el tiempo necesario para la revisión detallada de la propuesta y
determinar nuevas ideas que puedan enriquecer el contenido de la guía
técnica.
Ejecución de la propuesta.
Los responsables del desarrollo de la guía técnica para facilitar el
cumplimiento de las obligaciones tributarias, serán los propietarios y gerentes
de las empresas de carga aérea, marítima y terrestre. El documento y los
resultados deberá ser revisado periódicamente para evaluar su efectividad, si
los resultados no son los esperados se tomarán las medidas correctivas
necesarias.
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3. DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES
Los propietarios y gerentes de las empresas de carga aérea, marítima y terrestre,
serán los responsables y los indicados para determinar la ejecución de la Guía
Técnica.
3.1. Conocimiento, habilidades, capacitación y entrenamiento
Es recomendable que el conocimiento y las habilidades necesarios para lograr los
objetivos, se identifiquen. Asimismo, que estos se consideren al momento de
seleccionar, contratar, capacitar, entrenar, desarrollar habilidades y entregar
educación permanente al personal.
Es conveniente que una capacitación y un entrenamiento apropiados al logro de las
políticas, los objetivos y las metas, se proporcione a todo el personal de la
organización. Asimismo, que los involucrados directamente tengan una base de
conocimiento apropiada, que incluya la capacitación y el entrenamiento en los
métodos y las habilidades requeridos para desempeñar sus tareas en forma eficiente
y competente.
Se necesita educar, capacitar y entrenar para garantizar que el personal que
interviene directamente en el correcto y oportuno cumplimiento de las obligaciones
tributarias, tengan un conocimiento apropiado y actualizado de toda la normativa
tributaria.
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4. CRONOGRAMA
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5. RESUPUESTO DE IMPLEMENTACION DE LA GUÍA TÉCNICA PARA
FACILITAR EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
Para implementar la Guía Técnica Para Facilitar el Cumplimiento de las Obligaciones
Tributarias en las Pequeñas y Medianas Empresas de Carga Aérea, Marítima y
Terrestre, ubicadas en el Municipio de San Salvador, es necesario que se incurra en
los siguientes costos:
Recursos Humanos: $ 125.00
Personal Capacitador $ 125.00
Equipo de Tesis (Viáticos de 3 Personas)
Papelería y útiles de oficina: $ 72.00
Papel bond tamaño carta $ 20.00
Empastado $ 17.00
Tinta para impresión $ 35.00
Capacitación y entrenamiento $ 200.00
$10 c/hora x 20 hrs
Imprevistos: $ 40.00
Total $ 437.00
