Guía de Manejo y Administración de Documentos de la ...sedecodf.gob.mx/archivos/transparencia/Articulo14/FraccionXIII/... · transferidos para completar su Ciclo Vital a la Unidad

SECRETARÍA DE DESARROLLO ECONÓMICO Jefatura de Unidad Departamental de Soporte Técnico

Av. Cuauhtémoc #899, Piso 1

Col. Del Valle de la Ciudad de México C.P. 03100, Del. Benito Juárez

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Guía de Manejo y Administración de

Documentos de la Secretaría de Desarrollo

Económico

(COTECIADSDCO)





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I. PRESENTACIÓN

Con el fin de transparentar el ejercicio de la función pública y garantizar el efectivo acceso de toda persona a la

información pública, se hace necesario contar con un Sistema de Archivo que permita localizar, con prontitud y

seguridad, los datos que genere, procese o reciba, con motivo del desempeño de su función sustantiva, la

SEDECO.

En este afán, la presente Guía de Manejo y Administración de Documentos describe la metodología y los

procedimientos sustantivos que sirven como herramienta normativa para las áreas que integran la SEDECO, así

como dar a conocer las normas reguladoras y criterios sobre ordenación, clasificación, transparencia, selección

y baja de documentos, conforme a lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal.





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II. OBJETIVO GENERAL

Dar a conocer los criterios y procedimientos que deben ser considerados por las Unidades Administrativas que

conforman la SEDECO, para la recepción, registro, seguimiento, organización, clasificación, localización,

despacho, uso, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos y

expedientes que generen, obtengan, adquieran o conserven por cualquier título en sus archivos, como resultado

de su gestión

.





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III. POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVO

1. El Sistema Institucional de Archivo de la SEDECO está regido por los procesos y procedimientos

vigentes establecidos en la Ley de Archivos del Distrito Federal, la Circular Uno 2014, apartado 7,

emitida por la Oficialía Mayor del G.DF., y demás normatividad aplicable.

2. Todo servidor público está obligado a garantizar la integridad y conservación de los expedientes y

documentos que, en razón de sus atribuciones, le corresponde resguardar, así como facilitar la consulta y

uso, conforme a la ley.

3. El eje fundamental para la administración de documentos y la archivística lo constituye el ciclo vital de

los documentos de archivo, el cual está integrado por las siguientes fases:

a. Activa o de gestión, 1ª Edad de los documentos.- Archivo de Trámite o de Gestión. Está conformada por

los documentos que se encuentran en trámite.

b. Semiactiva o de conservación precautoria, 2ª Edad de los documentos de archivo.- Archivo de

Concentración. Está conformada por los documentos que habiendo concluido su trámite y luego de

haber sido valorados, sean transferidos por la Unidad de Archivos de Trámite a la Unidad de Archivo de

Concentración para su conservación precautoria.

c. Inactiva o histórica, 3ª Edad de los testimonios documentales.- Archivo Histórico. Conformada por los

documentos que habiendo completado su vigencia en la Unidad de Archivo de Concentración, sean

transferidos para completar su Ciclo Vital a la Unidad de Archivo Histórico.

4. Las Unidades Administrativas de la SEDECO, generadoras de los documentos como producto de una

acción administrativa y con una función específica, deberán organizar sus Archivos de Trámite. De la

misma manera, deberán conservar los documentos originales como testimonios, prueba y continuidad de

la gestión administrativa necesaria para la adecuada toma de decisiones.

5. La Unidad de Archivo de Trámite es la responsable de la administración de los documentos de archivo

en gestión, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cada área

administrativa.

6. La Unidad de Archivo de Concentración es la responsable de la guarda, custodia y conservación de

documentos de archivo en la fase semiactiva, cuya frecuencia de consulta ha disminuido y que





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permanecen en él hasta que concluye su plazo de conservación en razón de sus valores primarios de

carácter administrativo, legal y fiscal.

7. La Unidad de Archivo Histórico o equivalente, es la responsable de organizar, describir, conservar,

preservar, administrar y divulgar la memoria documental institucional, el cual se establecerá conforme

al artículo 44 de la LADF.

8. Todas las series y los expedientes que se encuentren en el Archivo de Concentración, estarán a

disposición del área que los haya generado y transferido, presentando para tal efecto la solicitud

firmada, siendo la única que los podrá recibir en préstamo. La UCA establecerá los mecanismos de

consulta necesarios para garantizar que los expedientes archivados puedan ser ágilmente localizados y

que los expedientes en préstamo puedan ser devueltos una vez concluido el plazo máximo de consulta

que será de 30 días hábiles. Dicho tiempo podrá ser prorrogado a solicitud expresa y debidamente

justificada por 30 días hábiles más a cada prórroga. También podrán ser solicitados por la autoridad

competente en el ejercicio de sus atribuciones legales.

9. La UCA es la responsable de garantizar la óptima operación y mantenimiento de los archivos y sus

instalaciones, así como de la conservación en buen estado de sus acervos, asegurándoles condiciones de

seguridad e higiene y las dimensiones que permitan resguardar, conservar y localizar con prontitud

todos los documentos que los integren.

10. La UCA, en consulta con el COTECIADSDCO, emitirá los instrumentos de control para la

regularización de los procesos archivísticos que se lleven a cabo a lo largo del ciclo vital de los

documentos, e instrumentarlos en coordinación con las unidades responsables del manejo de los

archivos.

11. La integración de expedientes deberá hacerse en fólderes, carpetas o legajos plenamente identificados

con las carátulas estandarizadas establecidas en la SEDECO, con el objeto de homologar su

clasificación y descripción. Los expedientes deberán foliarse para preservar la integridad de la

información que contienen y también deberá evitarse incorporar elementos que dañen o lastimen a los

documentos que los constituyen, como clips o grapas.

12. Los archivos que contengan datos personales deberán mantenerse actualizados y ser utilizados

exclusivamente para los fines legales para los que fueron creados.

13. Por regla general, los expedientes deben contener los documentos originales o copias certificadas de los

mismos. Excepcionalmente, pueden contener copias simples para los casos en que jurídicamente se

permita o requiera su manejo.





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14. Las fotocopias de documentos y los expedientes multiplicados para controles internos son instrumentos

que facilitan la operación administrativa y no serán considerados como documento de archivo.

15. Las notas y tarjetas informativas podrán darse de baja en la propia oficina en el momento en que pierdan

su utilidad funcional.

16. Las síntesis informativas, revistas, diarios y otros materiales documentales similares, no se considerarán

como parte del archivo. Éstos, una vez concluida su vida útil, podrán canalizarse a otros acervos como

bibliotecas o centros de documentación o, en su caso, podrán darse de baja para su reciclamiento.

17. Los documentos de fax o impresiones de correo electrónico sin valor legal, son instrumentos de

comunicación empleados para optimizar tiempos y agilizar trámites; no excluyen el trámite de recepción

o envío del documento original y sólo serán materia de archivo temporal hasta que se reciban los

originales.

18. Las áreas generadoras de la SEDECO, sólo conservarán en sus Archivos de Trámite y en sus

expedientes los documentos de entrada y los “Acuses de Recibo”, documento que hacen las veces del

original emitido.

19. Los expedientes abiertos con anterioridad al 1º de enero de 2008 y que aún no hayan concluido, deben

mantener la clasificación con la que originalmente se abrieron.

20. Las Unidades Administrativas deberán implementar un control para el seguimiento de los números de

oficios que giran así como de la correspondencia que reciben y turnan a sus áreas respectivas para su

atención. Por ser este un control interno no será causa de apertura de serie, por lo que solamente

permanecerá en la Unidad Administrativa durante el tiempo que ésta estime pertinente.

21. Los documentos de archivo que se clasifiquen como de acceso restringido, bajo las figuras de

información reservada o confidencial por las Unidades Administrativas que conforman la SEDECO,

deberán identificarse y organizarse de conformidad con las presentes disposiciones y para su correcta

administración y control, se aplicarán las disposiciones técnicas siguientes:

I. Si dentro de una serie documental se ha restringido el acceso a un solo expediente o a un grupo de

expedientes, éstos deberán registrarse en un inventario especial dentro de cada área administrativa en el

que se señalen los datos de identificación siguientes:

a) Nombre de la unidad generadora o usuaria de los expedientes de acceso restringido;





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b) Titulo del expediente;

c) Serie documental a la que pertenece;

d) Año del expediente y en su caso fecha aproximada de cierre del mismo;

e) Plazo de reserva del expediente;

f) Justificación jurídica de la reserva;

g) Fecha de apertura pública del expediente; y

h) Unidad responsable de la custodia de los expedientes de acceso restringido;

22. Las Unidades Administrativas de la SEDECO que se percaten de la destrucción, alteración, daño,

pérdida o modificación de la documentación que obra en sus archivos, deberán proceder conforme al

Título Quinto de la Ley de Archivos del Distrito Federal y demás normatividad aplicable.





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IV. ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DEL SISTEMA DE ARCHIVO

El Sistema de Archivo se integrará a partir de la estructura siguiente:

a) NORMATIVA

• Tiene a su cargo la regulación y coordinación de la operación del sistema.

• Se integrará por:

I) Unidad Coordinadora de Archivos (UCA), y

II) El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD).

b) OPERATIVA

• Es la encargada del funcionamiento cotidiano del sistema, de conformidad con

el ciclo vital de los documentos.

• La estructura operativa se integrará por:

I) Unidades Generales de la SEDECO:

A. Oficina de Control de Gestión (Oficialía de Partes).

B. Unidad de Archivo de Concentración.

C. Unidad de Archivo Histórico.

II) Unidades particulares de cada área administrativa:

A. Unidad de documentación en trámite.

B. Unidad de Archivo de Trámite.

• Las funciones de estas secciones podrán ser desarrolladas de manera

conjunta, atendiendo las necesidades de cada una de las unidades





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administrativas.

La UCA es la responsable de instrumentar el Sistema de Archivos y el COTECIADSDCO será el órgano

técnico consultivo.

V. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVOS

El funcionamiento del Sistema de Archivos se basa en la teoría archivística del ciclo vital de los documentos, el

cual contempla tres fases o edades del documento:

* Primera fase: fase activa. En esta fase o edad el expediente está en plena actividad, es el período que va

desde su apertura e integración hasta su conclusión. Posee una utilidad administrativa inmediata, por lo

cual permanece en el Archivo de Oficina o de Trámite.

* Segunda fase: fase semi-activa. En esta fase el expediente ya está debidamente concluido, por lo cual su

conservación se realiza en una unidad distinta que es el Archivo de Concentración, debido a que su

consulta es esporádica.

* Tercera fase: fase pasiva. En esta fase se consideran los expedientes que por su naturaleza o por otros

factores adquirieron valores secundarios: evidenciales, testimoniales e informativos, por lo cual se

consideran de valor histórico, pasando a formar parte del acervo del Archivo Histórico.

A cada una de estas fases le corresponde una unidad constituida formalmente con los recursos humanos

expertos en la materia y con los recursos materiales necesarios para realizar el almacenamiento, conservación,

preservación de la información, así como llevar a cabo los procedimientos propios en cada una de estas fases.





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Nombre del procedimiento: 1.- Apertura y clasificación de expedientes

OBJETIVO GENERAL

Asegurar que los documentos de archivo de la SEDECO se encuentren debidamente integrados en cuanto a su

descripción, valoración, agrupación, presentación, accesibilidad y funcionalidad.

POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN

1. Los documentos deben corresponder a un mismo asunto para ser integrados al mismo expediente,

unidos por relación de causa y efecto con base a la secuencia del trámite.

2. Los documentos se integran de manera sucesiva y natural, siguiendo el orden cronológico ascendente o

descendente de acuerdo a la fecha de su recepción o generación.

3. Los expedientes se pueden guardar en fólder, carpeta u otro medio que garantice su integridad y fácil

manejo.

4. Todos los expedientes deben estar debidamente identificados de acuerdo a su origen estructural y

funcional.

5. Los registros en cada área se harán por expediente y no por documento.

6. Cada expediente y/o carpeta deberá identificarse con la carátula estandarizada correspondiente, la cual

permite la plena identificación y agrupación, misma que debe ser adherida con pegamento líquido (no

utilizar lápiz adhesivo) para asegurar su permanencia.

7. Los expedientes deben contener los documentos originales o los que hacen las veces de estos.

Solamente se podrán integrar copias de los documentos cuando el asunto que desahoga el expediente así

lo requiera como único soporte existente y sin el cual perdería la ilación del mismo asunto.





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8. El grosor de los expedientes dependerá de la forma en que se encuadernen y sujeten los documentos con

el fin de evitar que se dañen o se desprendan los documentos que lo integran, y así facilitar también su

manejo. El grosor promedio será de cinco centímetros.

9. Para la clasificación de los expedientes, las Áreas podrán tomar las claves o títulos que se asigna por

normatividad a ciertos asuntos (Parques Industriales, Mercados, Abasto, Aperturas, etc.). En caso de no

contar con un sistema de clasificación, podrán consultar a la Unidad Coordinadora de Archivos para

implementar el sistema que mejor convenga.

10. Los funcionarios de estructura responsables de las áreas de la SEDECO, podrán nombrar un responsable

del archivo de trámite correspondiente.





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Nombre del procedimiento: 1.- Apertura y clasificación de expedientes

Unidad de documentación en trámite

Carátula

INICIO

Recibe o genera

documento

Identifica

expediente

Documento

¿EXISTE

EXPEDIENTE

??

1

2

Crea e identifica

expediente

3

1

NO SI

Integra

documento

Imprime carátula,

pestaña y lomo

FIN

4

5

6

1





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Nombre del procedimiento: 2.- Transferencia Primaria

OBJETIVO GENERAL

Garantizar el traslado controlado y sistemático de los expedientes que han dejado de tener vigencia dentro de la

fase activa o primera edad de su ciclo de vida, es decir, que pasan del Archivo de Trámite al Archivo de

Concentración, que representa la fase semiactiva o segunda edad, así como garantizar la integridad, localización

oportuna y conservación de los expedientes transferidos.


1. La unidad responsable de la captación y conservación de los expedientes semiactivos es el Archivo de

Concentración, el cual recibirá directa y exclusivamente de los Archivos de Trámite, los expedientes

cuya utilidad operativa haya concluido, conforme al Catálogo de Disposición Documental.

2. La transferencia debe llevarse a cabo con los documentos debidamente ordenados, depurados y foliados.

3. El Archivo de Concentración únicamente recibirá la documentación debidamente integrada en

expedientes originales, con el formato de inventario establecido y en cajas etiquetadas según modelo

señalado.

4. Todos los expedientes deben foliarse para preservar la integridad de la información que contienen. El

foliado se realiza en todas las fojas del expediente en el extremo superior derecho, sin ceros a la

izquierda (preferentemente con foliadora). No se debe combinar foliado manual y mecánico. El foliado

debe ser continuo, independientemente de los tomos que integren un expediente.

3

2

1

50

499

498





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5. Las pastas de los expedientes que se encuentren en mal estado se sustituirán por otras nuevas.

Nombre del procedimiento: 2.- Transferencia Primaria

6. Los expedientes deben contar solamente con los materiales metálicos necesarios para su integración,

retirando los innecesarios (clips, grapas...) para evitar daños por oxidación y rasgaduras de los

documentos; además de otros señaladores con pegamento. En caso de necesitar indicar apartados dentro

del mismo expediente, se utilizarán señaladores movibles.

7. Se evitará utilizar tinta de aceite para escribir sobre las carátulas de los expedientes; se preferirá la tinta

de agua.

8. Los expedientes se deben colocar de manera horizontal y en un sola fila consecutiva en cajas tamaño

oficio-largo. No se colocarán expedientes en los costados de las cajas.

9. Las cajas deberán identificarse mediante etiquetas (marbete), las cuales se pegarán en los lados angostos

de cada caja.

10. Los inventarios se deberán entregar en papel en dos tantos y en formato electrónico.

11. La Transferencia Primaria se realizará en el primer semestre de cada año.

12. El domicilio del Archivo de Concentración es el ubicado en: Av. Cuauhtémoc No. 899, planta baja, Col.

Del Valle, Delegación Benito Juárez.





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Nombre del procedimiento: 3.- Préstamo de expedientes del Archivo de Concentración

OBJETIVO

Garantizar el adecuado control de préstamos de expedientes que están bajo resguardo del Archivo de

Concentración.


1. Los préstamos se realizarán de lunes a viernes, de 9:00 a 15:00 hrs., en el domicilio del Archivo de

Concentración

2. El juego de Vales se requisitará por triplicado (Área Solicitante, Archivo de Concentración y UCA) y

por cada uno de los expedientes.

3. El préstamo será por expedientes completos y no por tomos, y el periodo de préstamo será por 30 días

hábiles.

4. Cuando las Áreas requieran un plazo mayor de préstamo deberán fijar una fecha compromiso, la cual no

podrá exceder el ejercicio vigente, por lo cual, al inicio de cada ejercicio se deberá renovar el vale

fijando una nueva fecha de entrega.

5. Al inicio de cada ejercicio la UCA solicitará la lista de los Servidores Públicos de cada Área que podrán

autorizar y recibir expedientes en préstamo. Los Servidores Públicos designados para autorizar deberán

ser personal de estructura. La lista deberá incluir nombres completos, cargo y firma. En el transcurso del

ejercicio los Titulares de las Áreas deberán mantener actualizado este registro.

6. Los Servidores Públicos autorizados para recibir expedientes deberán acreditar su identidad por medio

del gafete de la SEDECO o identificación oficial vigente con fotografía (IFE, Licencia de manejo, etc.).





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Nombre del procedimiento: 3.- Préstamo de expedientes del Archivo de Concentración

7. El Servidor Público que autorice el préstamo del expediente será el responsable de la oportuna y

completa devolución del mismo; por lo cual, al momento de dejar su cargo actual, deberá proceder a la

entrega de los expedientes en préstamo, si los hay, a fin de que la Subdirección de Recursos Materiales

y Servicios Generales otorgue la firma de liberación de no-adeudo de bienes.

8. Las Áreas deberán aportar los datos externos para la identificación de los expedientes (remesa, caja,

consecutivo, ubicación topográfica), toda vez que el Archivo de Concentración no podrá identificar los

expedientes por su contenido.

9. El tiempo “Variable” de algunas actividades depende de la cantidad de expedientes solicitados.





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1. ABREVIATURAS Y GLOSARIO DE TÉRMINOS DE LA GUÍA

ACTA: Documento formal en el que queda constancia de acuerdos y decisiones tomadas en una reunión

oficial.

ACUERDO: Resolución formal y obligatoria, que expresa las decisiones y acciones que se aprueban para la

solución o tratamiento de los asuntos.

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de métodos y procedimientos destinados a planificar,

dirigir, organizar y controlar la generación, circulación, conservación, uso y destino final del documento de

archivo.

ÁREA RESPONSABLE: Por Área Responsable se entienden las Subsecretarías, Secretaría Particular,

Coordinaciones Ejecutivas, Direcciones Generales, Direcciones de área, Subdirecciones y Jefaturas de Unidad

Departamental adscritas a la SEDECO.

ASUNTO: Planteamiento de un tema relacionado con las atribuciones que corresponden a cada una de las

Unidades Administrativas de la SEDECO.

COTECIAD: Comité Técnico Interno de Administración de Documentos.

COTECIADSDCO: Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Desarrollo

Económico.

DA: Dirección de Administración en la SEDECO.

INFO-DF: Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.

LADF: Ley de Archivos del Distrito Federal.

MANUAL: Manual Específico de Operación Archivística, documento formal de observancia obligatoria, que

establece las normas y procedimientos que regulan al Sistema de Archivo de la SEDECO.





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SISTEMA DE ARCHIVO: Organización e integración archivística de los documentos generados y recibidos

para el cumplimiento de las atribuciones de la SEDECO.

UCA: Unidad Coordinadora de Archivos. El Responsable de esta Unidad para la SEDECO es el Subdirector

de Recursos Materiales y Servicios Generales.

2. GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS (Gestión de Documentos): Conjunto de métodos y prácticas

destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y

destino final de los documentos de archivo.

ARCHIVO: Conjuntos orgánicos y organizados de información. Conjunto de documentos, cualesquiera que

sean sus fechas, sus formas o sus soportes materiales, producidos o recibidos por personas físicas o jurídicas, de

derecho público o privado, en el desempeño de sus actividades. Espacio físico en el que se depositan los

archivos documentales de una institución. Unidad debidamente conformada dentro de la institución para la

administración documental.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Acervo documental establecido para administrar los documentos

transferidos por el Archivo de Trámite que ya no estén activos para sus fines; pero por el contenido de su

información, sean susceptibles de ser consultados, por lo que deban conservarse en los términos de las leyes.

ARCHIVO HISTÓRICO: Acervo documental constituido para la preservación permanente de todos aquellos

documentos cuyo contenido sea de gran trascendencia para la memoria de la sociedad o institución y que

conforme a otras leyes su conservación no corresponda a otros organismos.

ARCHIVO DE TRÁMITE: Acervo documental establecido en las áreas para administrar los documentos

generados por la tramitación cotidiana, respecto a asuntos relacionados con el desempeño de sus funciones.

BAJA DOCUMENTAL: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores

administrativos, legales y/o fiscales, y que no contenga valores históricos.

CALENDARIO DE CADUCIDADES: Registro de las fechas de conclusión de la guarda precautoria de todos

los expedientes transferidos por los Archivos de Trámite al Archivo de Concentración, con el fin de detectar

oportunamente la documentación susceptible de baja o transferencia secundaria.





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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CATÁLOGO DE VIGENCIAS): Registro general y

sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la

clasificación de pública, reservada o confidencial y el destino final de los documentos.

CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: El acto por el cual se determina que la información que posee

una dependencia o entidad es pública, reservada o confidencial.

UBICACIÓN TOPOGRÁFICA: Combinación alfanumérica que identifica la localización de todos los

espacios físicos (edificios, pisos y contenedores) destinados a la guarda de expedientes.

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA: Instrumento técnico que refleja la

estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de la SEDECO.

CUSTODIA: Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su posesión física y que no

siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos.

DEPURACIÓN: Se entiende como el procedimiento final de los documentos que serán conservados de manera

permanente, de aquellos que por su irrelevancia deben ser eliminados.

DESTINO FINAL: Selección en los archivos de Trámite o Concentración de aquellos expedientes cuyo plazo

de conservación o uso ha prescrito, con el fin de transferirlos a un archivo histórico o darlos de baja.

DOCUMENTO: Es todo registro material de información con independencia del soporte o medio en que se

encuentre y de los fines para los que haya sido producido.

DOCUMENTO DE ARCHIVO (Unidad de documentación simple): Es toda información registrada en

cualquier soporte, producida, recibida y conservada por cualquier persona física o jurídica en el ejercicio de sus

competencias o en el desarrollo de su actividad y funciones y que posee un contenido, un contexto y una

estructura que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos.

DOCUMENTO HISTÓRICO: Documento generado o rescatado por la SEDECO que da constancia de un

hecho o acto y que, por su contenido e información, sirve como testimonio para el acervo y la memoria cultural

de la Institución.

DOCUMENTO ORIGINAL: Todo registro implicado en los procesos sustantivos de cada Unidad

Administrativa generado, recibido, transformado o usado que cuente con firmas autógrafas, sellos de recibido o

sean copias que con carácter de original reciban las Unidades Administrativas de la SEDECO.





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EXPEDIENTE (Unidad de documentación compuesta): Se constituye a partir de la asociación de diversos

documentos que se refieren a un mismo asunto, tema o materia, o por ser el resultado de un mismo proceso de

gestión.

FECHAS EXTREMAS: El periodo durante el cual la documentación incluida en el inventario correspondiente

ha sido reunida por su productor; registro de las fechas de la documentación resguardada, especificando los

años del primer expediente y del último.

FONDO: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por la SEDECO, con cuyo nombre se identifica.

GUARDA PRECAUCIONAL (Guarda precautoria): Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los

documentos en el Archivo de Concentración antes de proceder a la selección y valoración histórica para su

conservación permanente o baja definitiva.

INFORMACIÓN DE ACCESO RESTRINGIDO: Son los documentos que bajo las figuras de reservada o

confidencial, contienen información que no puede hacerse pública, como la tutela de datos personales, y que

tienen un periodo máximo de reserva de doce años.

INVENTARIO: Instrumento de control archivístico que describe las series documentales y expedientes de un

archivo y que permite su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja

documental (inventario de baja documental).

PAPEL DE TRABAJO: Información impresa que se genera y conserva en oficina y que se constituye por

ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad reside en los datos que contiene para apoyar las

tareas administrativas. No es documento de archivo.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Principio básico de la archivonomía que establece que los

documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los

mismos.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Principio archivístico que consiste en mantener agrupados los

documentos de cualquier índole, recibidos o generados por una dependencia, unidad, área o persona, organismo

público o privado determinado, sin mezclarlos con otros.

SECCIÓN: Cada una de las divisiones del Fondo; en el caso de la SEDECO, las Secciones son: Oficina del C.

Secretario, Subsecretaría, Direcciones Generales.

SEDECO: Secretaría de Desarrollo Económico del Distrito Federal.





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SERIE DOCUMENTAL: Asociación de expedientes cuya creación y uso deriva del desempeño de una misma

función o atribución (una función institucional puede dar lugar a la creación de varias Series o Subseries, éstas

constituyen categorías subordinadas a la Serie de la que forman parte, pero se singularizan por dar cuanta de

atribuciones específicas dentro de una función mayor).

SISTEMA DE ARCHIVO: Conjunto de normas, políticas y procedimientos técnicos que regulan el ciclo vital

de los documentos desde su ingreso, gestión, turno, conservación y destino final; así como los procesos

inherentes a los archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la Contraloría General.

SUBSECCIÓN: Cada una de las divisiones de la Sección y se corresponde con las Direcciones,

Subdirecciones, Coordinaciones y Jefaturas de Unidad Departamental.

TRANSFERENCIA PRIMARIA: Es el envío de la documentación organizada al cumplir su tiempo de

vigencia en el Archivo de Trámite, continuando con el tiempo de resguardo en el Archivo de Concentración.

VALOR ADMINISTRATIVO: Es aquel que posee un documento, serie o sección documental para el área

productora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El valor administrativo se encuentra en todos los

documentos producidos o recibidos por una institución u organismo, responden a procesos y actividades

administrativas.

VALOR FISCAL (O CONTABLE): Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y

comprobación de las operaciones contables y financieras, o sirven de testimonio de obligaciones tributarias.

VALOR DOCUMENTAL: Condición de los documentos que le confiere características administrativas,

legales, fiscales o contables en los archivos de Trámite o Concentración (valores primarios); o bien,

evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios).

VALOR HISTÓRICO: Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia.

VALOR LEGAL: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante la ley o que se

refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicos. También es el plazo durante el cual los documentos de

archivo se conservarán en la institución para su posible uso y así certificar derechos u obligaciones de la

administración pública.

VALOR PRIMARIO: Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción, puede ser

administrativo, legal o fiscal. Su vigencia es en función de su operatividad; los documentos que están en el

Archivo de Trámite son lo que no han perdido el principio de continuidad de consulta, haya o no terminado el

trámite.





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VALOR SECUNDARIO: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y

tiene una utilidad histórica y social.

VALORACIÓN: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para

establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

VIGENCIA DOCUMENTAL: Periodo durante el cual un documento de archivo se mantiene con sus valores

administrativos, legales o fiscales, de conformidad con la disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

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