Guía de Microsoft ® Access 2003

Elaborada por Ing° Angela Galea

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El entorno de diseño de la base de datos

Vamos a empezar creando una base de datos. Ya que estamos familiarizados con el listín telefónico, vamos a ver como lo "modernizamos" para que esté a la altura de esta nueva era llena de maravillas tecnológicas.

Para ello, inicializamos el programa.

Pulsamos “Inicio”, “Todos los programas”.

“Microsoft Office” y hacemos click sobre “Microsoft Access 2003”.

Esta es la vista del entorno donde vamos a trabajar.

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En la parte izquierda del panel de tarea de inicio nos conseguimos con “Crear un

archivo”. Le damos click.

Elegiremos la opción "Base de datos de Access en blanco" y pulsamos “Aceptar”.

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Aparece una ventana llamada "Archivo nueva base de datos". Nosotros vamos a bautizar a nuestra base de datos "Agenda Telefónica", y así lo escribimos en el cuadro "Nombre de archivo". A continuación pulsamos en el botón "Crear".

Creación de la primera tabla:

Se elige la opción "Crear tabla en vista de diseño".

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Surgirá la ventana de diseño de tabla

En la parte inferior izquierda podremos concretar más sus características

según se van definiendo la columna "tipo de datos".

Y por último, en la parte inferior derecha MS Access nos ayudará

contextualmente sobre los datos relativos a los campos que vamos a diseñar.

Vamos a empezar por diseñar nuestra base de datos en la columna de

“Nombre de campo”. Introduciremos el nombre que queramos para identificar

cada "campo" de nuestra tabla.

Nuestro Agenda telefónica va a tener los siguientes campos:

Nombre, Apellidos, Dirección, Población, Código Postal, Nº Teléfono,

Relación Trabajo.

Añadiendo Campos:

Según se introducen los nombres en la columna al salir de cada celda, ya

sea con la tecla “Retroceso”, con los cursores o con el ratón, veremos como en la

celda continua de la columna "tipo de dato" aparece por si solo la palabra "texto",

por ahora vamos a ignorarlo, y con el ratón seguiremos introduciendo cada

nombre de campo en su fila correspondiente

Así es como quedaría nuestra tabla con los campos nombrados

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Si nos situamos de nuevo en cualquiera de los campos que acabamos de

crear, veremos cómo la zona inferior izquierda muestra los siguientes datos que

corresponden a las propiedades del campo. Y que en la parte inferior derecha

surge un texto que nos explica algo sobre las características que nos pueden

ayudar.

En ella se visualiza que tenemos predefinidos ciertos valores.

Por ejemplo: "Tamaño del Campo" que tiene el valor "50", esto quiere decir

que el numero de caracteres máximo que podemos introducir será de 50, si

quisiéramos que un campo en concreto aceptara más o menos caracteres

solamente tendríamos que cambiar ese valor por otro más ajustado, por ejemplo

quizás en el campo “Dirección” necesitaríamos mas longitud.

Y por el contrario, es evidente que el campo “Nº de teléfono” no

necesitaríamos tantos, ni siquiera con todos los prefijos internacionales.

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En la segunda columna "Tipo de datos", se han definido por defecto todos

los campos como "Texto". Pero si pulsamos sobre alguno de ellos vemos como se

despliega una cortina con diversas opciones.

Vamos a seleccionar "Texto" para los cuatro primeros campos. Para “Código

Postal” elegiremos "Numérico" y le pondremos un "tamaño de campo" de 5

caracteres y para el campo “Nº de teléfono” también elegiremos "Numérico", y en

"tamaño de campo" pondremos 9 caracteres.

Añadiendo descripciones de campos a una tabla:

Finalmente la tabla quedará así.

La función de cada campo es evidente con solo leer su titulo, pero es

posible que alguna vez el nombre del campo no sea tan significativo. Por ejemplo,

la función de nuestro campo "Relación Laboral", es algo confusa, de él solo

sabemos que es un campo lógico "Si/No", pero eso nos aporta poca información.

Para tener más información tenemos la tercera columna.

La tercera columna está titulada "Descripción":

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En ella escribiremos la descripción de la función de cada campo, y será útil

cuando estemos utilizando la tabla y no recordemos por ejemplo si cuando

creábamos la tabla, teníamos en mente que el campo "Nombre" se refería solo al

primer nombre, o al segundo nombre, el formato de las iniciales o si incluía o no

los apellidos.

Así es como quedaría la tabla definitivamente, naturalmente cada uno podrá

escribir la información que crea más apropiada para recordar el motivo del campo.

Primero borremos el campo "Relación Laboral", el nombre técnico de la

operación es eliminar el campo. Hay dos formas de hacerlo, el primer paso es

común, pulsaremos en el selector de fila para seleccionarlo. Y para borrarlo

pulsaremos la tecla "Suprimir" o seleccionaremos la acción "Eliminar filas" del

menú "Edición", al que accederemos pulsando el botón derecho del ratón.

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La tabla quedará de la siguiente forma.

Para añadir el campo "Notas", lo haremos como siempre, situándonos en

una fila en blanco e introduciendo los datos tal como hemos aprendido

anteriormente.

La única diferencia es que en el tipo de datos elegiremos "Memo”..

Cómo modificar la estructuras de las tablas

En la columna descripción añadiremos la información necesaria que sirva

para comprender el motivo del campo.

Hemos creado el campo "Notas" al final de la tabla, pero podíamos haberlo

creado en cualquier otra posición, por ejemplo entre los apellidos y la dirección,

simplemente eligiendo la opción "Insertar fila" del menú edición, que activamos

con el botón derecho del ratón, tras situar el puntero en la fila correspondiente.

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MS Access insertará una fila en blanco encima de la fila seleccionada, o si

somos indecisos podemos probar con distintas combinaciones moviendo los

campos tantas veces como queramos simplemente haciendo click sobre el

selector y arrastrándolo a la posición deseada.

Guardar las tablas I:

Como guardar las tablas.

Una vez que tengamos creada la estructura vamos a aprender como

guardarlas adecuadamente.

Podemos hacerlo desde el menú "Archivo", con la opción "Guardar" o bien

pulsando el icono "Guardar"

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Cuando pulsemos se nos pedirá que introduzcamos el nombre, por defecto

nos sugerirá el nombre "Tabla1", pero nosotros podemos nombrarla como

queramos.

Surgirá esta ventana en la que se nos preguntará si queremos una "clave

principal".

La clave es un campo que se crea automáticamente y que funciona como

un "índice" cuya utilidad es imprescindible cuando queramos relacionar distintas

tablas.

Así es como quedará nuestra tabla, con la clave principal definida.

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La "clave principal" la reconocemos porque en el símbolo del selector

aparece el icono de una llave.

El nombre por defecto del campo "clave principal" es "Id", podemos

cambiarlo y renombrarlo al nombre que consideremos más apropiado. También

hay otra cosa nueva, el tipo de datos se define automáticamente a "auto

numérico".

Introducir datos en las tablas I:

Para introducir datos en una base de datos tenemos dos formas de hacerlo:

La primera es la opción formulario de la ventana base de datos, y la otra forma es

introducir datos a través de la "Hoja de datos".

Para ello, vamos a abrir la tabla desde la ventana "Base de datos".

Tenemos dos maneras de abrir la tabla, una es pulsando en el icono "Abrir" en la

ventana "Base de datos".

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Y la otra es utilizar la opción "Abrir" en el menú edición que se despliega con el

botón derecho del ratón sobre la "Tabla1".

Aparecerá una ventana como esta

Vemos los campos de nuestra tabla ordenados tal como los diseñamos en el

capitulo anterior, en los que vamos a introducir los datos para nuestra tabla.

Cada fila es un "registro". Un "registro" es un conjunto de datos que está

relacionado. Esto quedará más claro cuando vayamos rellenando los registros.

Los datos se introducen en la columna correspondiente, si en el espacio visible de

un campo no caben los datos que tecleas, MS Access desplaza a la izquierda el

texto para que sigas escribiendo. También se puede modificar la anchura de la

columna arrastrándola con el cursor

.

Vemos que en nuestra tabla recién creada todos los campos aparecen en

blanco menos los campos numéricos que por defecto aparecen con el valor cero .

El campo "Id" es un campo "autonumérico" eso significa que NUNCA

podremos introducir datos en ese campo, es un campo control de funcionamiento

interno para Access.

Introduciremos los datos como correspondan:

Nombre: Gabriela Apellidos: Briceño Notas: Es una compañera Dirección: la limpia Población : Solaris CP: 31141 Nº Telefono: 900101010

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Introduciremos cada dato en su columna. Al pulsar la primera tecla surge una fila sobre la ultima.

Al campo "Id" se asigna automáticamente un numero secuencial, según el orden

de introducción de los registros.

En el campo "Notas", a pesar de que hemos introducido todo el comentario, solo

se muestra una parte de él. Para leer el resto podemos pulsar dentro del campo y

desplazarlo con los cursores o bien, modificar la anchura de la columna ampliando

sus límites con el arrastrándolos con el ratón. O bien con la opción "Ancho de

columna" del menú edición, que surge al pulsar el botón derecho del ratón sobre

alguna columna.

En la siguiente ventana podremos escribir concretamente el ancho de la columna que deseemos

La otra manera es pararse en el campo que queremos ampliar mover el

cursor que se señala que tiene esta forma hacia la derecha.

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Para insertar nuevos registros hay dos formas.

La primera pulsaremos en el botón "Nuevo registro" de la barra de herramientas.

La segunda pulsando enter al final del último registro intro y se habilita una nueva

línea para un siguiente registro.

EDITAR UN REGISTRO

Los registros aparecerán ordenados en orden ascendente según la clave principal.

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Con la tecla F2 cambiamos del modo edición al modo desplazamiento. En el modo

edición modificamos el contenido de la celda sin tener que rescribirlo entero.

¿Cómo distinguimos el modo edición del de desplazamiento? Fácil. En el modo

desplazamiento la celda seleccionada se muestra resaltada, y además al pulsar

las teclas de movimiento de cursor lo que conseguimos es movernos a las celdas

adyacentes. Si pulsamos alguna otra tecla borramos todo el contenido de la casilla

y tendremos que escribirlo entero.

El modo edición lo distinguimos por que aparece el cursor en la casilla señalada.

Al pulsar las teclas de movimiento de cursor nos movemos en el interior de la

celda. Podemos modificar la información sin tener que escribirlo entero.

Otra manera es posicionarnos sobre el registro y borrar con la tecla

retroceso.

Con el ratón, pulsando sobre la casilla del campo que queremos modificar

entramos directamente en el modo edición. Para pasar de uno a otro campo

podemos pulsar el tabulador y después pulsar F2 para volver al modo edición.

En el modo “Edición”, podemos utilizar las opciones habituales de : copiar

(ctrl.+ C), mover, pegar (ctrl..+ V) y eliminar (ctrl. + X).

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Se pueden COPIAR varias columnas o filas tal como lo haríamos solo con una.

Primero señalamos con el ratón sobre el titulo de la columna o fila que queremos

marcar, pulsamos sobre él y después lo pegamos como lo hacemos habitualmente

Para eliminar un registro, señalamos la fila como ya sabemos y en el menú

“Edición” (lo obtenemos pulsando el botón derecho del ratón) elegimos la opción

"Eliminar registro". Tras pulsar en ella surgirá una ventana que nos pedirá

confirmación.

Atención, si eliminas algún registro desde esta opción después no se podrá

recuperar.

Sin embargo todos los cambios que hagas dentro de las casillas son totalmente

reversibles, si te equivocas o te arrepientes, no te preocupes, puedes recuperar el

dato pulsando el icono "deshacer" en el menú Edición

Hemos aprendido a introducir datos, a corregirlos, e incluso borrarlos. En el

próximo capítulo aprenderemos a utilizar las ventajas de las tablas de datos

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APRENDIENDO A UTILIZAR LAS TABLAS I:

Después de aprender a diseñar la tabla y de introducir y editar los datos, vamos a

comenzar a sacarle partido a nuestra base de datos.

Generalmente utilizamos las guías telefónicas para encontrar un Nº de teléfono,

pues vamos a estrenar nuestra tabla buscando un número de teléfono.

Situamos el cursor sobre cualquier registro de la columna apellidos y en Edición

pulsamos "Buscar". También podemos utilizar el atajo (ctrl. + B)

En el dialogo "Buscar y reemplazar" , tecleamos el apellido que queramos

localizar, y hacemos clic en "Buscar siguiente" y aparecerá el primer dato de la

tabla que coincida con la búsqueda.

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En el caso de que haya varias entradas con el mismo dato, seguiremos pulsando

en "Buscar siguiente" hasta que encontremos lo que buscamos.

En la ventana del dialogo vemos un botón "Mas>>", si pulsamos sobre el

podremos acceder a una ampliación de las opciones de búsquedas.

Pulsando en "Buscar en" se desplegara una cortinilla en la que podremos elegir

entre realizar la búsqueda en solo en el campo que tengamos señalado o bien en

toda la tabla.

En "Coincidir", podremos elegir si queremos que la cadena de búsqueda coincida

con todo, con parte o con el comienzo del campo.

Y por ultimo "Buscar", podemos señalar si queremos buscar en todo el campo o

solo entre los registros que estén por encima o por debajo de la casilla donde

tengamos situado el cursor.

Marcando la casilla "Mayúscula y minúscula" distinguirá Sánchez de SÁNCHEZ.

Y marcando "Formato" forzaremos que el dato coincida también con el formato.

En el mismo cuadro de dialogo de buscar vemos una pestaña titulada

Reemplazar".

.

Funciona exactamente igual que "Buscar" con el añadido de que ahora

tenemos un cuadro más, titulado "Reemplazar por".

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Otra caso podría ser el cambio de nombre de una calle, en vez de cambiar una a

una todas las direcciones, podríamos sustituir una dirección por otra fácilmente

con una sola acción.

Una cuestión importante es que si dejamos en blanco la casilla "reemplazar por",

eliminaremos el dato. Así que cuidado con esta funcionalidad, porque no se podrá

deshacerla con el botón Ctrl+Z.

En la ventana "Buscar", la opción "Buscar siguiente" Access busca la siguiente

ocurrencia del texto y sitúa el cursor en el siguiente registro que cumpla los

requisitos. Sin embargo en la venta "Reemplazar", la opción "Buscar siguiente"

MS Access busca el texto y si lo encuentra se activa el botón "Reemplazar".

Pulsando el botón "Reemplazar" MS Access sustituye la ocurrencia que fue

encontrada y en caso de que pulsemos "reemplazar todos" se sustituyen todas las

apariciones sin pedir confirmación.

Hay otra cosa más que podemos hacer con las tablas de forma sencilla, y que no

se puede hacer con una guía telefónica de papel, y esto es ordenar la tabla por

cualquier campo que deseemos. Y podemos hacerlo tanto "Ascendentemente"

como "Descendentemente". Esta opción esta en el menú edición que se obtiene

pulsando el botón derecho del ratón.

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Por defecto las tablas están ordenadas por el campo clave "Id"

Por ejemplo: podemos ordenar nuestra tabla alfabéticamente según el nombre, así

es muy fácil encontrar el dato que buscamos, simplemente recorriendo

alfabéticamente la lista hasta llegar al registro buscado

Y así con todos los campos, incluidos los campos "dirección" y "Nº Teléfono".

CONSULTAS

Pero Access guarda herramientas mejores y más potentes para realizar

búsquedas. Una de ella es la consulta. ¿Qué diferencia hay entre una consulta y

una búsqueda?

La diferencia principal es que con la consulta solo aparece los registros que

estamos buscando, y de estos solo se nos mostraran los campos sobre los que

consultemos. Al contrario de lo que ocurría con las búsquedas, que lo que hacía

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era situar el cursor en el primer registro que buscábamos y nos los mostraba

dentro de la tabla al completo.

Vamos a crear una consulta desde "Vista de diseño", en la ventana de la base de

datos, para ello pulsaremos en la opción "Crear consulta".

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Vemos que surgen una serie de pantallas e iconos que no hemos visto antes que

pueden inducirnos a la confusión. Una vez que aprendamos las opciones

fundamentales veremos que no hay tal dificultad. Vamos a abordar este tópico tal

como lo hemos hecho con los anteriores, explicando cada punto según lo

necesitemos.

La ventana que está en primer término nos invita a que elijamos entre las tablas y

las consultas que existan. Como nosotros solo tenemos una tabla, pulsamos

directamente en "Agregar".

Y seguidamente "Cerramos" la ventana "Mostrar tabla", porque ya no la

necesitamos.

La ventana que está activa se titula "Consulta1"

Vemos que hay dos zonas claramente diferenciadas, la mitad superior se

denomina "Zona de datos" y en ella se muestra los campos de la tabla que esta

activa, a través de la barra de desplazamiento podemos ver el resto de los campos

de la tabla.

La mitad inferior se llama "Zona de consulta", y en ella especificaremos las

condiciones de la consulta que queramos realizar.

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La zona consulta se compone de una cuadricula, vamos a verla detalladamente

con un ejemplo: ¿Cuál es el teléfono de George?

Lo primero es saber qué campos queremos que nos muestre el resultado.

Nosotros necesitaremos los campos "Nombre", "Apellidos", y naturalmente el "Nº

de teléfono". Así que tendremos que elegir al menos estos tres. Podemos hacerlo

de dos formas, buscándolos en la tabla de la "Zona de datos".

O en la "Zona de consulta" pulsando en la fila campo, eligiendo un cada campo

por cada columna de entre todos los que se despliegan. En esta imagen se verá

más claro.

Hemos dicho que queríamos una consulta para averiguar el teléfono de George,

así que debemos señalar los campos: Nombre, apellidos y teléfono.

Automáticamente se asignan los valores "Tabla1" para la fila "Tabla", porque

tenemos solo una tabla activa, en caso de que tuviéramos mas de una,

deberíamos elegir una de entre ellas. Los campos que seleccionemos

manualmente aparecerán marcados con la opción "Mostrar".

En la fila "Criterios", introduciremos el dato que conocemos y por el que

queremos realizar la búsqueda, deberemos introducirlo en la columna del campo

al que pertenezca, de nada serviría preguntar por "George" en la columna "Nº

Teléfono"

Una vez que tengamos la consulta creada, la "Zona de consulta" tendrá esta

apariencia.

Para ejecutarla pulsaremos en el icono "Ejecutar".

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y el resultado será este:

Podemos querer visualizar todos los demás campos, una forma es ir asignándolos

uno a uno en cada columna, como ya hemos aprendido. Pero MS Access tiene

una manera más sencilla, utilizando el valor asterisco "*".

Para ello tenemos que introducir manualmente los criterios para los campos que

deseemos especificar, y en la última columna, en la fila "Campo" elegimos el valor

"Tabla1.*". Atención, si elegimos la opción ver toda la tabla "Tabla1.*", tendremos

que quitar las marcas de las casillas "Mostrar" para que los demás campos no

salgan duplicados

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CERRAR ,GUARDAR , BORRAR Y EDITAR CONSULTAS.

Cuando hayamos terminado de trabajar con la consulta podemos cerrarla como lo

hacemos habitualmente en Windows: pulsando el icono del aspa

o bien "Cerrar" en el menú "Archivo"

Si no lo hemos antes, al cerrarla Access nos preguntara si deseamos "Guardar" la

consulta. ¿Qué utilidad tiene guardar una consulta que ya hemos realizado?. Fácil,

si en algún momento los datos han cambiado podemos volver a realizar la

consulta que tenemos guardada con un solo click.

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Se cierra automáticamente.

Cada vez que abrimos una consulta, MS Access la ejecuta automáticamente en

función de los datos que contenga la tabla en este momento. Es decir que no

importa los cambios que hagamos en la tabla, cada vez que ejecutemos la

consulta, obtendremos siempre los datos actualizados.

Puede que consideremos que no necesitaremos mas una consulta en concreto,

podemos borrarla fácilmente o pulsando la tecla "Suprimir" una vez que tengamos

la consulta seleccionada. O también pulsando en el icono "suprimir" de la ventana

"Base de datos"

Aunque, en vez de borrar y crear múltiples consultas, es mucho más cómodo

modificar las consultas existentes para que se ajusten a nuestras necesidades

actuales. Es muy sencillo. Pulsando el icono "vista de diseño", teniendo

seleccionada la consulta que queramos modificar, se nos abre instantáneamente

la consulta en la ventana de diseño que ya conocemos.

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INFORMES

Es posible que queramos tener un registro físico de ello en papel. Quizás

queramos tener una copia impresa para analizarla más cómodamente o para

enviársela a alguien, o simplemente para guardarla en el cajón del escritorio.

Aparece esta nueva ventana

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Nos muestra una venta como esta. En el asistente.

En la lista desplegable. Seleccionamos Tabla 1.

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Con este botón se insertan los campos requeridos

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Referencias Bibliográficas:

1. http://www.aulafacil.com/Access/CursoAccess/CursoAccess.htm