GUÍA DE USUARIO DEL MÓDULO DE EXTENSIÓN

GUÍA DE USUARIO DEL MÓDULO

DE EXTENSIÓN

Vicerrectoría de Investigación y Extensión

2020

PRESENTACIÓN

Con el propósito de fortalecer las acciones de servicio desde la Universidad hacia la Comunidad, la guía de usuario del módulo de Extensión permite orientar al docente en la recolección y generación de solicitudes, para realizar trámites administrativos o financieros y aplica a los programas desarrollados por la Vicerrectoría de Investigación y Extensión que contemplan la asignación de recursos para el desarrollo de las actividades.

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GUÍA DE USUARIO DEL MÓDULO DE

EXTENSIÓN

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Página 3 de 49 Revisó:

Directora de Transferencia de Conocimiento

Profesional Vicerrectoría de Investigación y Extensión

Aprobó: Rector

Fecha de aprobación: Marzo 18 de 2021

Resolución No. 338

CONTENIDO

Pág.

1. ¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE ESTA GUÍA? .............................................................................. 4

2. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS ................................................................................... 4

3. NORMATIVA ........................................................................................................................... 4

4. EDITAR PERFIL Y MÓDULO REPORTES ............................................................................... 5

4.1. MÓDULO PERFIL .............................................................................................................................. 5

4.2 MÓDULO REPORTES ........................................................................................................................ 6

4.2.1 Propuestas de extensión ........................................................................................................... 7

4.2.2 Propuestas de servicios ............................................................................................................. 7

4.2.3 Seguimiento de Estados ............................................................................................................ 8

4.2.4 Observaciones ............................................................................................................................. 8

5 PORTAFOLIO DE SERVICIOS ................................................................................................ 9

5.1. Módulo portafolio de servicios ........................................................................................................... 9

5.1.1 Generalidades de la Unidad .................................................................................................... 10

6 PORTAL WEB......................................................................................................................... 28

6.1. Módulo portafolio de servicios ......................................................................................................... 28

6.2. Detalle del servicio ........................................................................................................................... 29

6.3 Detalle de UAA ................................................................................................................................. 30

6.4 Contáctenos ...................................................................................................................................... 33

7 PROPUESTAS DE EXTENSIÓN ........................................................................................... 34

7.1. Módulo ............................................................................................................................................. 34

7.2 Propuestas de extensión ................................................................................................................... 36

7.2.1 Selección del Servicio .............................................................................................................. 36

7.2.2 Identificación de la propuesta ................................................................................................ 37

7.2.3 Información de la propuesta: ................................................................................................. 41

7.2.4 Autorizar de Envío - Aprobación de las partes ................................................................... 42

7.2.5 Propuestas de extensión –DIEF ............................................................................................. 48

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Resolución No. 338

1. ¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE ESTA GUÍA?

La guía de usuario del sistema del módulo de Extensión tiene como objetivo orientar al docente acerca de los pasos a seguir en la generación de solicitudes para el registro de actividades de extensión ante la VIE, según la normativa Institucional aplicable.

2. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

DTC: Dirección de Trasferencia de Conocimiento DIEF: Dirección de Investigación y Extensión

3. NORMATIVA

Acuerdos del Consejo Superior

Acuerdo del Consejo Superior No.166 de 1993, Por el cual se expide el Estatuto General de la Universidad Industrial de Santander.

Acuerdo del Consejo Superior No. 067 de 2003 – artículos 41 y 45, Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander.

Acuerdo del Consejo Superior No. 027 de 2004, Se fija el alcance de una disposición estatutaria y se delegan atribuciones en el Rector de la Universidad.

Acuerdo del Consejo Superior No. 073 de 2005, Por el cual se crea la Vicerrectoría de Investigación y Extensión.

Acuerdo del Consejo Superior No. 006 de 2005, Por medio del cual se adoptan las Políticas y se definen los principios orientadores y los objetivos de la función de Extensión de la Universidad Industrial de Santander.

Acuerdo del Consejo Superior No. 067 de 2008, Por el cual se reestructura y reglamenta el reconocimiento y pago de bonificaciones extraordinarias no constitutivas de salario.

Acuerdo del Consejo Superior No. 103 de 2010, Por el cual se establecen los requisitos y procedimientos administrativos para la gestión de proyectos de extensión y educación continuada en la Universidad Industrial de Santander.

Acuerdo del Consejo Superior No. 093 de 2010, Por el cual se adopta el Reglamento de Propiedad Intelectual de la UIS.

Acuerdo del Consejo Superior No. 041 de 2012, Por el cual se modifican los artículos 38, 39, 52 y 70 del Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander; adoptados mediante el Acuerdo del Consejo Superior No. 067 de 2003.

Acuerdo del Consejo Superior No. 050 de 2014, Por el cual se realiza una delegación al Rector de la Universidad Industrial de Santander en materia presupuestal.

Acuerdo del Consejo Superior No. 020 de 2014, Por el cual se reglamentan las auxiliaturas docentes, de investigaci6n, de extensión, administrativas y especiales.

Acuerdo del Consejo Superior No. 055 de 2014, Por el cual se modifican los artículos 4° y 6° del Acuerdo del Consejo Superior No. 020 de 2014.

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Acuerdo del Consejo Superior No. 079 del 12 de diciembre de 2019, Por el cual se aprueba el Estatuto y la Reglamentación para la adquisición de bienes y servicios de la Universidad Industrial de Santander.

Resolución de Rectoría

Resolución de Rectoría No. 1537 de 2008, Por el cual se reglamenta la destinación y administración del Remanente de Proyectos de Investigación y Extensión suscritos con entidades externas, administrados en la Vicerrectoría de Investigación y Extensión.

Resolución de Rectoría No. 786 de 2012 – Artículo 2, Por la cual se establecen delegaciones para ejercer la Representación Legal de la Universidad en asuntos contractuales, se fijan los rangos de clasificación de las propuestas de actividades de extensión en la modalidad de Asesoría y Consultoría Profesional, Servicios Tecnológicos y Servicios de Educación Continuada y se delega su presentación.

Resolución de Rectoría No. 2527 de 2014 – Artículo 3, Por la cual se realizan delegaciones en personal de Dirección de la Universidad Industrial de Santander, y se adoptan otras disposiciones.

Resolución de Rectoría No. 002 de 2020, Por la cual se realizan delegaciones vía general en personal de dirección de la UIS en asuntos contractuales y de ordenación del gasto.

Resolución de Rectoría No. 003 de 2020, Por la cual se realizan delegaciones vía general en personal de Dirección de la UIS, para la suscripción de convenios.

Resolución de Rectoría No. 177 de 2020, Por la cual se actualiza el “Manual de procedimientos para la celebración y seguimiento de convenios”, en concordancia con lo establecido en el Acuerdo del Consejo Superior No. 079 del 12 de diciembre de 2019, y se adoptan otras disposiciones.

Resolución de Rectoría No. 001 de 2020- Modificada por la Resolución de Rectoría No. 085 de 2020, Por la cual se fijan tarifas del año 2020 para la contratación de servicios de apoyo a la gestión y profesionales o especializados de la UIS. Nota: Está resolución es actualizada cada año.

Manuales

Manual Plan de cuentas presupuestales MF 103 Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera UIS - MFI04

4. EDITAR PERFIL Y MÓDULO REPORTES

4.1. MÓDULO PERFIL

El objetivo de este módulo es permitirle autonomía al usuario del sistema de actualizar su información de contacto y cambio de clave de manera automática

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Figura 1. Acceso a portafolio de servicios UIS

4.2 MÓDULO REPORTES

Este módulo es la exposición de los reportes habilitados en el sistema. Acceso:

Figura 2. Exposición de los reportes habilitados en el sistema.

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Estos 4 reportes siguientes constituyen los relevantes del sistema que permiten cumplir el objetivo propuesto:

1) Propuestas de Extensión 2) Portafolios de Servicios 3) Seguimiento de Estados 4) Observaciones Cada uno de estos reportes son presentados tanto en pantalla como para exportar a Excel, cumpliendo con ello los parámetros o filtros que se indican, dado lo planeado para los mismos.

4.2.1 Propuestas de extensión Este reporte tiene como propósito extraer la información de los servicios de extensión registrados en el sistema:

Figura 3. Propuestas de extensión registradas en el sistema

4.2.2 Propuestas de servicios Este reporte tiene como propósito extraer la Información de los servicios de extensión registrados en el sistema:

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Figura 4. Servicios de extensión registrados en el sistema

4.2.3 Seguimiento de Estados Este reporte tiene como propósito visualizar el seguimiento del proceso desde la fecha de envío de la solicitud por la Unidad, fecha de respuesta de la VIE y finalización del trámite.

Figura 5. Seguimiento del trámite

4.2.4 Observaciones Este reporte tiene como propósito obtener un listado de las observaciones realizadas por trámite registrado en el sistema.

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Figura 6. Historial de observaciones por trámite 5 PORTAFOLIO DE SERVICIOS

5.1. Módulo portafolio de servicios

Sólo tienen acceso los Usuarios cuyo Personal este asociado como Jefe de Unidad, cuyo periodo esté vigente. Este módulo tiene 2 posibilidades de acceso:

Figura 7. Perfil para acceso como JEFE DE UNIDAD

Generalidades de la Unidad No hay restricción, esta información puede ser actualizada en cualquier momento bajo su autonomía.

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Crear servicios de Extensión Esta opción permite crear los servicios que la unidad requiera registrar dentro de su portafolio. Administración de portafolio Consiste en la consulta de los distintos servicios del portafolio, en sus distintos estados (Borrador, En

Revisión, DTC, Aprobado, En Corrección, Rechazado, En Actualización).

5.1.1 Generalidades de la Unidad

Figura 8. Generalidades de la unidad Esa información está organizada en 2 TABS.

GENERAL Información general de la Unidad: Se registra lo correspondiente a la Misión, Visión y Promesa de Servicio.

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Figura 9. Información general

Editores que permiten la creación y diseño de textos dado las funciones habilitadas.

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ADSCRITAS

Figura 10. Generalidades

Figura 11. Órganos Adscritos

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Crear servicio de extensión y Administración de Portafolio

Figura 12. Crear servicio de extensión y Administración de Portafolio

Este mantenimiento soporta la búsqueda de los diferentes servicios del portafolio que tenga la Unidad, mostrando así los estados en el que se encuentra.

Figura 13. Crear servicio de extensión y Administración de Portafolio

Identificación de la Unidad a la que pertenece el usuario jefe en sesión. Si el usuario no es JEFE entonces no dará permisos para acceder.

Estado Actual en el que se encuentra el servicio, cada uno de estos íconos tiene un tooltip que deja aún más claro su significado.

Este icono despliega un reporte de la secuencia que ha tenido el servicio. Más adelante detalle de esto.

2

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En la siguiente imagen se muestra que la información necesaria para crear un servicio, está organizada en 7

TABS. De manera general hay información básica obligatoria, pero así mismo si se despliega para diligenciar información, esta es validada para que se registre de manera exitosa.

Figura 14. Información necesaria para crear un servicio

Lo más importante es comprender las diferentes formas de diligenciar el formulario que se presenta:

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OPCIONAL Son opcionales los campos para esta sección, es decir, puede ser un Personal, lo cual implica seleccionar a través del popup (ventana emergente) el dato que corresponda o seleccionar la opción “Otro Personal”.

Figura15. Persona de contacto

Al marcar la opción “Otro personal” ya no se permite entonces escoger el dato, por esto mismo son opcionales, para ello entonces se abren los campos para diligenciar los datos necesarios de contacto.

Figura16. Datos de la persona de contacto

LISTA: ITERADO SENCILLO Si no se oprime el botón “Agregar” pasa inadvertido este dato, dado que no es obligatorio como tal.

Figura17. Palabras clave

Pero si se oprime entonces se despliega un espacio para diligenciar el dato y se valida su obligatoriedad con el propósito de no guardar vacíos. Para tal caso, si el usuario no quiere tener el dato, selecciona el check de la parte izquierda y oprime el botón Remover.

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Figura18. Agregar o remover palabras clave

RESPUESTA: SI / NO

Al definir un “No”, que no genera ninguna validación ocultando todos los datos requeridos.

Figura19. Respuesta

Si al grupo de datos se oprime que SI, entonces estos son obligatorios y así mismo se validan, como lo corrobora la imagen inferior.

Figura 20. Datos de la respuesta

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Figura 21.

Errores emergentes

LISTAS -POPUP Hay tipo de listas que requieren no sólo de campos de texto como se ha mostrado anteriormente, pero de igual forma permite libertad al usuario en la información a entregar, éste puede agregar y/o remover los ítems que considere. Y sucede lo mismo, si agrega, se validan que deposite información. Para el siguiente caso al “Agregar” uno de los datos que se solicitan corresponde a información

requerida a través de la selección de un mantenimiento previamente alimentado.

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Figura 22. Listas Popup

Que al seleccionar trae la información respectiva:

Figura 23. Información-Lista Popup

O si se deja vacía la información procede a mostrar la validación respectiva:

Figura 24. Validación de la información

LISTA ESPECIAL -POPUP Hay un caso especial de Lista similar al anterior pero además conjuga con la respuesta Si/No para que permita desplegarse el iterado. En la lista se requiere que el dato abra un Popup, sin embargo, en este lo que se requiere es el registro

de datos a través de un formulario particular dispuesto para este tema.

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Figura 25. Entidades externas aliadas

Figura 26. Registro de aliados externos y mantenimiento de empresas

Finalmente existen 4 controles importantes dentro del formulario para la ejecución de acciones pertinentes para el registro de la información contenido en los diferentes TABS.

Los tooltips ayudan al usuario a ubicarse en cada una de las acciones a desempeñar

Cada vez que se referencia11 a Empresa, el aplicativo posibilita a través del icono no sólo abrir el popup para seleccionar algún registro con anterioridad creado; sino que también permite la creación en línea de empresas que se consideren; se debe diligenciar por supuesto un formulario que se mostrará después de oprimir el botón “Agregar”.

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Figura 27. Controles

Descripción de los Controles:

Regresar Remite al usuario al panel de consulta, el usuario debe tener cuidado de guardar antes, dado que esta no es función del botón Regresar, sólo así de esta forma la información permanecerá intacta tal como se deje hasta la última vez que lo haya hecho.

Guardar como Borrador Guarda la información contenida hasta el momento y mantiene al

usuario en la misma pantalla. En este punto el servicio permanecerá en un estado: Borrador el cual en cualquier momento lo puede retomar y seguir adelantando.

Enviar Esta función redirecciona al usuario al panel de consulta, pero con una particularidad muy

importante y es que cambia de estado el servicio a: En Trámite; en este estado no es posible la edición por parte del Jefe de Unidad dado que este registro ya se encuentra en responsabilidad del usuario que sea perfil: Profesional DTC. Esto será detallado a continuación.

Imprimir A través de este botón, se puede generar un borrador de la información depositada;

Sólo hasta tanto el servicio no se encuentre en Aprobado, la etiqueta “Borrador” permanecerá como marca de agua del PDF del servicio:

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Figura 28. Registro de portafolio de servicios de extensión

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Eliminar Sólo cuando el servicio está en estado “Borrador” se presenta la opción “Eliminar” que permite entonces ejecutar esta función.

Figura 29. Portafolio de servicios

El proceso indica una pantalla para asegurarse del proceso a realizar:

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Provisional a Portafolio Cuando la propuesta se ha creado como provisional esta no es posible editar, pero se hace importante también el poder bloquearla para que no se use más en caso de que así sea.

Figura 30. Provisional a Portafolio Esta función “Registrar servicio en Portafolio”: - INACTIVA el servicio que era provisional

- Y CREA UN SERVICIO en Borrador. Es decir, es similar al proceso de COPIAR, pero además cumple con la función de inactivar el uso del servicio provisional.

Figura 31. Provisional de servicios-edición

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El panel de consulta muestra la información relevante del servicio creado, y a través del icono Flecha Roja permite entrar en modo Edición dado los permisos que el Estado en que se encuentre le permita.

Figura 32. Panel de consulta La siguiente imagen muestra el cambio de icono a estado “En Trámite” cuando el usuario (Jefe de Unidad) ha oprimido el botón “Enviar”.

La función COPIAR es una ventaja que ha sido creada para el usuario, para dar mayor agilidad en la creación de servicios de extensión, permitiendo como su mismo nombre lo indica un nuevo servicio que comenzará su proceso desde BORRADOR

Cada estado maneja un ícono para que sea referenciado visualmente, pero refuerza su información mostrando un tooltip. Los Estados son:

Borrador

En Trámite

En DTC

Aprobado

Rechazado

Para Corrección

Provisional Bajo este último estado no es posible la edición, debido a que fue construido de manera temporal para una propuesta de extensión, y debe mantenerse intacto para conservar las mismas condiciones.

Con esta opción se logra conocer la trazabilidad del servicio y los distintos estados por los que se ha encontrado el servicio, y con ello el responsable en cada uno de estos. Es de tener en cuenta que mientras el servicio esté en estado En trámite, y DTC, no es posible desplegar esta ventana informativa, precisamente, por la confidencialidad del estado en que se encuentra.

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Figura 33. Portafolio de servicios Una vez la VIE haya realizado la revisión del servicio, tomado su decisión sobre el mismo y esta decisión sea que el servicio debe corregirse, el Jefe de Unidad al ingresar al servicio a través de la Administración de Portafolio: Encontrará las indicaciones dadas por el DTC en la ventana respectiva de COMENTARIOS para lo cual

no hay forma de edición, sólo de visualización. En este punto se encuentran nuevamente habilitados cada uno de los campos del formulario, para que

realice los cambios pertinentes. El sistema toma nota de los campos que modifica y así finalmente cuando ya se quiere enviar nuevamente, el sistema regresa al estado: En Trámite, para continuar con el ciclo descrito anteriormente.

A continuación, se muestra un detalle del reporte LOG que se emite por cada uno de los servicios, el cual brinda la información acerca de los estados en los que este ha pasado.

Ejemplo 1:

El servicio fue CREADO, de allí parte el reporte, lo cual se forma como el encabezado del servicio. Así mismo la línea siguiente indica el usuario, fecha y hora en que cambia al estado: En Trámite.

Para el proceso, la importancia radica en el momento en que se realiza el cambio de estado, parte fundamental para su auditoría.

Figura 34. Proceso de registro para portafolio de servicios

Icono que representa el estado: En Trámite

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Ejemplo 2:

Posteriormente se muestra el cambio que se realiza al usuario (en ese momento actúa el Profesional

DTC) realizando el cambio ha estado DTC.

Figura 35. Cambio de estado en el proceso de registro para portafolio de servicios

Ejemplo 3:

El DTC realiza cambios en los mismos comentarios del Profesional, en donde la responsabilidad ya no

es de este, sino del mismo DTC. Por ello, esto se refleja en los comentarios que se muestran, el usuario, fecha y hora en que pasa a estado Corrección.

Figura 36. Cambio de estado en el proceso de registro para portafolio de servicios

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Ejemplo 4:

La siguiente imagen muestra el proceso completo, donde ahora, el jefe de unidad pasa del estado

Corrección al estado En Trámite, evidenciando que siempre se muestra primero los cambios que se realizan y posteriormente se muestra que hace el cambio ha estado En Trámite

Figura 37. Proceso completo de registro para portafolio de servicios

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6 PORTAL WEB

6.1. Módulo portafolio de servicios

Esta página corresponde al inicio del portal, para lo cual se cuenta con una consulta general de servicios, sin embargo, también existe la versión avanzada:

Una vez se ejecuta una consulta indistintamente de lo anterior los resultados se muestran de la siguiente manera: Cada servicio permite ir al detalle del servicio.

Figura 38. Portafolio de servicios UIS

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Y si se selecciona la UAA a la que pertenece dicho servicio, se direcciona al usuario al detalle de dicha UAA.

Figura 39. Portafolio de servicios UIS-Resultado de búsqueda

6.2. Detalle del servicio

Como anteriormente se indicaba el acceso al detalle del servicio resulta desde la tabla de resultados de consulta, o puede que el usuario desde el inicio haya seleccionado un servicio de los que se lista:

Figura 40. Detalle del servicio

Finalmente se presenta de la siguiente manera el detalle del servicio:

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Figura 41. Presentación final detalle del servicio El usuario del portal en este punto, puede oprimir el botón Contáctenos y lo remite a un formulario. Más adelante se presenta más información al respecto.

6.3 Detalle de UAA

El acceso a esta información puede darse: A través del detalle del servicio, en el encabezado de la información; o a través del panel de consulta;

simplemente por el acceso que se dispone en el menú encabezado.

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Figura 42. Detalle de UAA

Figura 43. Resultado de búsqueda

Finalmente se detalla mostrando las generalidades de la Unidad:

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Figura 44. Lista de unidades

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6.4 Contáctenos

Existe un formulario básico que aplica de manera general y direcciona la información de los usuarios a los profesionales de Extensión. El acceso a este formulario se hace directamente a través del menú encabezado.

Figura 45. Pestaña contacto general

Y finalmente, el correo que notifica esta información se presenta de la siguiente manera:

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Figura 46. Solicitud de servicio portafolio UIS

7 PROPUESTAS DE EXTENSIÓN

7.1. Módulo

Este módulo presenta 2 posibilidades de acceso:

Figura 47. Propuestas de extensión

Para este proceso cabe aclarar que pasa por 4 pasos indispensables: Selección de un Servicio de portafolio previamente aprobado

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Como alternativa el usuario tiene la posibilidad de crear un servicio provisional que le será útil sólo para una propuesta Identificación de la propuesta que constituye la información básica de la misma. Información de la propuesta que relaciona el personal, los recursos y los soportes empleados en la

ejecución del proyecto Aprobación de las partes: Director de Proyecto y Jefe de Unidad Una vez las partes aprueben el envío de la propuesta, la Dirección de Trasferencia de conocimiento hará la revisión de la misma y decidirá si la propuesta se Aprueba, se envía a Corrección o se Rechaza. El proceso llevado a cabo en este módulo, es similar a como se procede con la creación de servicios de extensión. La diferencia es mínima y consiste en el seguimiento de pasos, utilizando el botón “siguiente”. Acceso:


La opción de “Crear Propuesta de Extensión” permite surtir el proceso de registro de propuestas en la plataforma. La “Administración Propuestas de Extensión” habilita un panel de búsqueda de las diferentes propuestas de extensión que tenga la Unidad, mostrando así los estados en el que se encuentra la propuesta.

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7.2 Propuestas de extensión

La siguiente descripción consiste en los pasos para registrar una propuesta de extensión:

7.2.1 Selección del Servicio

Este paso constituye el proceso de seleccionar el servicio que se relacionará con la propuesta de extensión, para ello el usuario sólo tiene posibilidad de:

Escoger entre los servicios Aprobados de su unidad académica administrativa, o de lo contrario crear un Servicio provisional a través del botón “Crear Servicio de Extensión”; esta última opción direcciona al usuario al formulario de servicios y lo diligencia operando de la misma forma como lo expuesto para un servicio de portafolio, con la diferencia que el servicio al crearse queda como Servicio provisional, y no queda en la posibilidad posterior de ser modificado.

Identificación de la Unidad a la que pertenece el usuario en sesión, para lo cual TODOS los usuarios tienen habilitado mientras tengan asociada una unidad.

Estado Actual en el que se encuentra la propuesta, cada uno de estos íconos tiene un tooltip que deja aún más claro su significado.

A través de este botón también se puede iniciar el proceso de registro de una propuesta.

Este icono despliega un reporte de la secuencia que ha tenido. Más adelante detalle de esto.

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Figura 50. Selección del Servicio

7.2.2 Identificación de la propuesta Información base para la creación de una propuesta. Este es un formulario básico que recoge la información con la que se parte para la creación de la propuesta:

Figura 51. Identificación de la propuesta

Cabe resaltar que:

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Se tiene en cuenta la validación dada cuando es una propuesta “Con sentido solidario”, dado que esto afecta en los recursos financieros que posteriormente se toman para el cálculo respectivo. El jefe de unidad es asumido por quien está programado para dicha unidad, si es este usuario (Jefe) quien está creando la propuesta entonces el campo “Director de proyecto” se encuentra habilitado para que seleccione un personal de la misma UAA, en donde puede suceder que sea el mismo jefe. Finalmente, cuando el formulario ha sido diligenciado, se habilita entonces una serie de botones que permiten realizar distintas acciones:

Figura 52. Opciones del usuario Regresar Devuelve al usuario al panel de la selección del servicio relacionado con la propuesta, sin guardar. Guardar como Borrador Mantiene al usuario en esta misma pantalla, pero procede a realizar el Guardar de lo que va hasta este momento diligenciado. Siguiente Permite el paso a la información detalle de la propuesta. Salir Guarda la información actual, y devuelve al usuario al panel de consulta del módulo. Imprimir A través de este botón, se puede generar un borrador de la información depositada; Sólo hasta tanto el servicio no se encuentre en Aprobado, la etiqueta “Borrador” permanecerá como marca de agua del PDF de la propuesta:

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Figura 53. Generalidades de la propuesta de extensión

Eliminar Sólo cuando la propuesta está en estado “Borrador” se presenta la opción “Eliminar” que permite entonces ejecutar esta función.

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Figura 54. Información básica

Luego de haber seleccionado el servicio, y pasada la identificación de la propuesta corresponde ahora diligenciar:

El proceso indica una pantalla para asegurarse del proceso a realizar:

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7.2.3 Información de la propuesta: Consiste en diligenciar la información restante de la propuesta la cual está organizada en 7 TABS o pestañas. El manejo de esto se da así mismo como lo trabajado en servicios, se debe tener en cuenta cada uno de los procesos para el registro, escatimando en los detalles para su diligenciamiento y los campos que se validan como obligatorios.

Figura 55. Diligenciamiento de propuesta

Nótese aquí que los botones de acción son los mismos a excepción que se agrega uno:

PROCESO EXTENSIÓN

Código: GEX.01


EXTENSIÓN

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Autorizar Envío A través de este botón, se direcciona al usuario al último paso que permite la finalización de la propuesta de extensión para que sea enviada a trámite de revisión por parte de DTC. Así mismo es posible ingresar a esta opción “Autorizar envío” directamente por el panel de consulta:

Figura 56. Autorizar envío

7.2.4 Autorizar de Envío - Aprobación de las partes Dado que una propuesta de extensión se basa en la responsabilidad de dos personas que adquieren el rol de Jefe de Unidad y Director de proyecto, entonces esta pantalla consiste en registrar dicha aprobación de cada una de las partes. Tener en cuenta lo siguiente: Si una de ellas aprueba la información no es modificable ya, se identifica así mismo cuando esta ha sido enviada. (Ver imagen)

El usuario en sesión sólo tiene potestad sobre su mismo rol.

La siguiente imagen corresponde a un caso donde el director es el mismo jefe de unidad para lo cual tiene para ambos casos habilitado el botón “Enviar” y deberá ingresar dos veces para dar clic en el botón mencionado.

PROCESO EXTENSIÓN

Código: GEX.01


EXTENSIÓN

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Figura 57. Autorización de envío

Cuando una de las partes ha autorizado, la contraparte recibe correo de notificación de la siguiente manera:

Figura 58. Correo de notificación

Finalmente, cuando ambas partes han autorizado el envío, la propuesta puede tomar dos rumbos o estados:

PROCESO EXTENSIÓN

Código: GEX.01


EXTENSIÓN

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APROBADA SIN DTC Que cumple automáticamente con las condiciones mínimas estipuladas en el proceso, es decir, que el valor del proyecto sea inferior a 50 SMLMV. La siguiente imagen corresponde a uno de estos casos:

Figura 59. Aprobada sin DTC

Cada una de las partes, tanto Jefe de Unidad como Director de proyecto y Personal de rol DTC, reciben correo de notificación y aviso acerca de la propuesta:

PROCESO EXTENSIÓN

Código: GEX.01


EXTENSIÓN

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Figura 60. Propuesta de extensión aprobada sin DTC

EN TRÁMITE Que corresponde ahora continuar con el flujo de la propuesta de la misma forma como es tratado para los servicios de extensión del portafolio, es decir, que debe pasar por revisión y aprobación por parte de DTC

Figura 61. Propuesta de extensión En trámite

PROCESO EXTENSIÓN

Código: GEX.01


EXTENSIÓN

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Cada una de las partes, tanto Jefe de Unidad como Director de proyecto y en este caso, Personal de rol PROFESIONAL DTC, reciben correo de notificación y aviso acerca de la propuesta que ha sido enviada a Trámite:

Figura 62. Notificación propuesta de extensión En trámite Sólo para el caso en que el servicio haya optado el estado “En Trámite” corresponde ahora el flujo de trabajo de los roles Profesional DTC y posteriormente el de DTC.

De igual manera el panel de consulta muestra la información relevante de las propuestas de extensión.

PROCESO EXTENSIÓN

Código: GEX.01


EXTENSIÓN

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Figura 63. Panel de consulta

Cuando la Dirección de Trasferencia de Conocimiento ha hecho la revisión y considera que la propuesta debe modificarse, se realizan los comentarios pertinentes y la propuesta pasa a estado “En Corrección”.

Cada estado maneja un ícono para que sea referenciado visualmente,

pero refuerza su información mostrando un tooltip. Estados:

Borrador

Aprobado sin DTC

En Trámite

En DTC

Aprobado

Rechazado

Para Corrección

Con esta opción se logra conocer la trazabilidad de la propuesta y los distintos estados por los que se ha encontrado, y con ello el responsable en cada uno de estos.

La función COPIAR es una ventaja que ha sido creada para el usuario, para dar mayor agilidad en la creación de propuestas de extensión, permitiendo como su mismo nombre lo indica copiar una propuesta previamente aprobada para generar una nueva propuesta que comenzará su proceso desde BORRADOR.

PROCESO EXTENSIÓN

Código: GEX.01


EXTENSIÓN

Versión: 01




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Si este es el caso, el Director de Proyecto debe ingresar nuevamente a la propuesta, realizar los cambios solicitados y ENVIAR NUEVAMENTE A REVISIÓN, esto quiere decir, que tanto el Jefe de Unidad como el Director de Proyecto deben AUTORIZAR EL ENVÍO nuevamente. Cuando DTC considere que la propuesta esta OK, dará su aval y la propuesta cambiará su estado a “Aprobada”

7.2.5 Propuestas de extensión –DIEF

Figura 64. Propuestas de extensión - DIEF

PROCESO EXTENSIÓN

Código: GEX.01


EXTENSIÓN

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

01 Marzo 18 de 2021

Creación del documento.

Documents

GUÍA DE USUARIO DEL MÓDULO DE EXTENSIÓN