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GUÍA DE USUARIO

GUÍA DE USUARIO - JMTelcom€¦ · Componentes de la consola La 5550 IP Console está compuesta por una computadora personal (PC) con monitor, un teclado de computadora estándar,

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GUÍA DE USUARIO

AVISOLa información contenida en este documento se considera correcta en todos sus aspectos, pero no está garantizada por Mitel Networks™ Corporation (MITEL®). La información queda sujeta a modificaciones sin previo aviso y en ningún caso debe considerarse la existencia de ningún tipo de compromiso por parte de Mitel o de cualquiera de sus compañías asociadas o subsidiarias. Mitel, sus compañías asociadas y subsidiarias no asumen responsabilidad alguna por cualquier error u omisión que pudiera haber en este documento. Se pueden realizar revisiones de este documento o nuevas ediciones para incorporar dichos cambios.

Ninguna parte de este documento se puede reproducir o transmitir en forma alguna o por cualquier medio, electrónico o mecánico, para ningún propósito, sin la autorización por escrito de Mitel Networks Corporation.

Mitel es marca registrada de Mitel Networks Corporation.

Otros nombres de productos mencionados en este documento pueden ser marcas registradas de sus respectivas compañías y son reconocidos por medio del presente documento.

Guía de usuario de Mitel 5550 IP ConsoleJulio 2005 - Versión 2.1

, Marca registrada de MITEL Networks Corporation©Copyright 2005, MITEL Networks Corporation

Todos los derechos reservados

Avisos ♦ iii

Aviso para clientes de Canadá

Este aparato digital Clase A cumple con la norma ICES-003 canadiense.

Aviso para clientes de Estados Unidos

Este equipo ha sido sometido a prueba y cumple con los límites establecidos para un dispositivo digital Clase A, según la Sección 15 de las Normas FCC. El objetivo de estos límites es suministrar una protección razonable contra interferencias dañinas en una instalación residencial. Este equipo genera, utiliza y puede irradiar energía de radiofrecuencia y, si no está instalado ni se utiliza de acuerdo con las instrucciones, puede ocasionar interferencia dañina en las comunicaciones radiales. Sin embargo, no existe ninguna garantía de que no se producirá interferencia en una instalación particular. Si este equipo causa interferencia dañina en la recepción de radio o televisión, lo que se puede determinar al encender y apagar el equipo, es recomendable que el usuario intente corregir la interferencia tomando una o más de las siguientes medidas:

• Vuelva a orientar o a ubicar la antena receptora.

• Aumente la separación entre el equipo y el receptor.

• Conecte el equipo a un tomacorriente de un circuito que no sea el mismo al que está conectado el receptor.

• Consulte al distribuidor o a un técnico experto en radio y televisión para obtener ayuda.

Nota: los cambios o modificaciones no aprobados expresamente por Mitel Networks Corporation pueden anular el derecho del usuario a operar el equipo.

Aviso para clientes de países de la Unión Europea

Nosotros, Mitel Networks Ltd.de, Mitel Business ParkPortskewettCaldicottNP26 5YRREINO UNIDO

Declaramos que para el producto mencionado de aquí en adelante se otorga la presunción de conformidad con los requisitos

esenciales correspondientes

deDIRECTIVA 1999/5/EC DEL CONSEJO Y PARLAMENTO EUROPEO

(DIRECTIVA RTTE).

Mitel / 5550 IP Console

Cualquier modificación no autorizada de este producto invalida esta Declaración.

Para obtener una copia de la Declaración de conformidad original firmada (de total cumplimiento con la norma EN45014), comuníquese

con el Gerente de aprobaciones reglamentarias a la dirección antes mencionada.

Cumple con las normas EN55022, EN55024, EN60950.

Nota: este es un producto Clase A.

iv ♦ Avisos

Avisos

Estos avisos aparecen tanto en el producto como en la documentación técnica:

Símbolos

Estos símbolos aparecen en el producto:

ADVERTENCIA Advertencia indica una posible situación de peligro que, si no se evita, puede ocasionar la muerte o lesiones graves.

PRECAUCIÓN Precaución indica una posible situación peligrosa que, si no se evita, puede ocasionar lesiones menores o moderadas y/o daños a los equipos o a la propiedad.

El signo de exclamación dentro de un triángulo equilátero indica que se incluyen instrucciones importantes de operación y mantenimiento (servicio) en la información que acompaña al producto.

Tabla de contenido ♦ v

Tabla de contenidoAviso para clientes de Canadá . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iiiAviso para clientes de Estados Unidos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iiiAviso para clientes de países de la Unión Europea . . . . . . . . . . . iiiAvisos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ivSímbolos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iv

Tabla de contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . v

INICIOIntroducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Antes de comenzar a utilizar la consola . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Convenciones utilizadas en esta guía . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Componentes de la consola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Pantalla de la consola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Teclado de la consola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Auricular y base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Controles del teclado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Teclas variables (F1 a F12) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Inicio y cierre de la 5550 IP Console de Mitel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Herramientas para la programación y el mantenimientodel sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Ajuste de la consola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Timbre de la consola. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Teclado de la consola y base del auricular . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Auricular/Audífono. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Idioma de la consola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Hora de la consola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

ELEMENTOS BÁSICOS DE MANEJO DE LLAMADASManejo de llamadas en el área Llamadas en cola . . . . . . . . . . . . . . 13

Acceso a las pantallas de Llamadas en cola . . . . . . . . . . . . . . . 13Monitoreo de llamadas entrantes, en espera y transferidas . . . . 13Selección de llamadas desde las pantallas de llamadas en cola 14Adición de notas a las llamadas en la pantalla Llamadas en cola14

Contestación de llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Contestación de llamadas según el orden en que ingresaron o por prioridad de línea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Contestación de llamadas en forma selectiva. . . . . . . . . . . . . . . 17

Contestación de llamadas con teclas variables . . . . . . . . . . 17Contestación de llamadas desde la pantalla Llamadas entrantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Marcado de números telefónicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Cómo dejar una devolución de llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Realización de una llamada externa para una extensión . . . . . . 19Otras formas de marcar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Transferencia (extensión) de llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Cómo comunicarse con un número ocupado o una extensión con la función No molestar activada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Presentación de la persona que llama antes de completar la transferencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Transferencia de una llamada a un buzón de voz . . . . . . . . . . . 21Transferencia de llamadas a un número externo . . . . . . . . . . . . 22Recuperación de una llamada transferida. . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Retención de llamadas y recuperación de llamadas . . . . . . . . . . . . . 23Anotación de llamadas en espera con información del número llamado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Rellamadas retenidas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Llamadas de conferencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Colocación de una llamada en espera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Contestación de rellamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28Recuperación de una llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

FUNCIONES AVANZADASCódigos de cuenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Boletín electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Campo de luz de ocupado (BLF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Búsqueda en el Campo de luz de ocupado . . . . . . . . . . . . . . . . 32Llamadas, transferencia y recepción de llamadas en el Campo de luz de ocupado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Edición de la lista BLF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Prioridad para contestar llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Estacionamiento de llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

vi ♦ Tabla de contenido

Umbral de llamadas entrantes / Mensaje emergente . . . . . . . . . . . . . 36Cancelación del Reenvío de llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Eliminar todas las funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Personalización de las pantallas de Llamadas en cola . . . . . . . . . . . 38Llamadas de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Servicio diurno y nocturno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40No molestar (extensiones) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Llamadas de emergencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Programación de teclas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Un botón para el correo de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Mensaje en espera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Estado ausente/presente de la operadora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Intrusión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Anuncio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Bloc de notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Llamada en serie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Pantalla de estado de grupo de troncales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Marcado rápido del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Marcado por tonos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

FUNCIONES DE HOTEL/MOTELVisualización y cambio de información de las habitaciones . . . . . . . . 55Búsqueda de habitaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Cambio del estado de disponibilidad ycondición de las habitaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Ingreso/salida de huéspedes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57Configuración y cancelación de llamadas de despertador . . . . . . . . .57Configuración de restricciones de llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58Bloqueo de llamadas entre habitaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59Monitoreo de habitaciones de huéspedes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59Eliminación del registro de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60Impresión de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60

REFERENCIAAlarmas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63

Tipos de alarma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63MENOR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63MAYOR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63CRÍTICA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63

Saludos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63Llamadas reenrutadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64Clase de restricción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65Clase de servicio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65Códigos de acceso a función . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66Glosario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67Grupos de localización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69Zonas de localización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69Lista de marcado rápido del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70Mensajes del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70Directorio telefónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77Números de troncal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78Índice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79

Inicio

2 ♦ Inicio

Inicio ♦ 3

IntroducciónLa 5550 IP Console de Mitel es una aplicación de administración y consola de operadora para la Plataforma de Comunicaciones Integrada (Integrated Communications Platform, ICP) Mitel 3300. Cuenta con un teclado especializado y una interfaz de usuario intuitiva para un manejo de llamadas eficiente y sin problemas.

Nota acerca de la disponibilidad de las funciones

Las funciones disponibles en su sistema telefónico (es decir Mitel 3300 Integrated Communications Platform) se activan automáticamente.

Antes de comenzar a utilizar la consola

Dedique unos minutos a la lectura de esta guía, ya que contiene toda la información necesaria para operar la Mitel 5550 IP Console.

En la primera sección se describe la consola. Encontrará información acerca del teclado de la consola y lo que hacen las teclas de función en el teclado de la computadora. También trata sobre la pantalla de la consola y la forma de interpretar los datos que muestra.

Si tuviera problemas al utilizar la consola, póngase en contacto con su Departamento de comunicaciones para obtener ayuda.

Convenciones utilizadas en esta guía

En esta guía, las teclas de función fija y las teclas de función programable (ambos tipos de teclas se explican más adelante en esta sección) están en negrita; por ejemplo, Contestar o Liberar.

Los comandos de teclas variables que aparecen en su pantalla y que corresponden a las teclas de Funciones (F1, F2, F3, etc.) en la parte superior del teclado aparecen entre paréntesis, por ejemplo, [Origen] o [Destino]. Para obtener más información acerca de las teclas variables, consulte la página 7.

Componentes de la consolaLa 5550 IP Console está compuesta por una computadora personal (PC) con monitor, un teclado de computadora estándar, un teclado numérico, un mouse y un teléfono con su base.

El monitor muestra instrucciones de manejo de llamadas e información de estado de llamadas. Utilice el teclado para todas las funciones de manejo de llamadas, incluso marcar. El auricular (o audífono opcional) es para hablar con las personas que llaman.

El teclado de la computadora se utiliza para buscar entradas en la Agenda o para escribir en el Bloc de notas o en el Boletín electrónico. Las teclas de función (F1, F2, F3, etc.) de la parte superior del teclado ejecutan los comandos de teclas variables que aparecen en la pantalla.

4 ♦ Inicio

Pantalla de la consolaLa pantalla de la 5550 IP Console se divide en seis áreas:

Área de menú: proporciona otros medios para acceder a cada una de las cinco áreas de la pantalla de la consola. Para desplazarse a la pantalla que desea ver, selecciónela en los menús desplegables o haga clic en el icono que está directamente sobre el área Estado de consola.

Área de estado de la consola: le muestra a primera vista el estado en el que se encuentran la consola y el sistema; por ejemplo, si el timbre de la consola está activado o desactivado y si el sistema está en Servicio diurno o nocturno.

Área de la aplicación: incluye tres secciones:

• La sección Llamadas en cola (arriba a la izquierda) es la principal herramienta de manejo de llamadas. Muestra información detallada de las Llamadas entrantes, Llamadas en espera y de las Llamadas transferidas. Use estas pantallas para

contestar, retener y transferir llamadas, además de monitorear el estado de las llamadas o recuperar una llamada.

Nota: la última ficha que vio antes de apagar la pantalla de la consola aparecerá en forma predeterminada cuando vuelva a abrir la pantalla de la consola.

• La sección Herramientas (arriba a la derecha) proporciona herramientas tales como el Campo de luz de ocupado, para conocer el estado (ocupado, desocupado, etc.) de las extensiones seleccionadas y para realizar marcación rápida y transferencias de llamadas a esas extensiones. También incluye una Agenda para buscar usuarios en el sistema.

• Las secciones Origen y Destino (abajo a la izquierda y a la derecha) muestran a la persona que llama y a quien se llama en todas las llamadas que maneja la consola. El área de Origen muestra la línea en la que contestó la llamada. El área de Destino muestra la información de reenvío de llamadas. La información que aparece en ambas áreas incluye el nombre de la persona, el número de troncal o extensión o la etiqueta de troncal, el tipo de extensión, el estado de la llamada (por ejemplo, timbrando), los privilegios asignados a la troncal o extensión y el tipo de llamada (por ejemplo, Conferencia, Rellamada, En serie).

Área de Llamada en espera: muestra un icono ( ) como indicación visual de las llamadas entrantes. Esta área complementa la pantalla Llamadas entrantes del área Llamadas en cola, ya que le permite ver en forma general el número y prioridad de llamadas en espera. El icono aparece sobre la tecla variable que se utiliza para contestar la llamada. El color del icono le indica la cantidad de llamadas en espera: el amarillo ( ) indica que hay una llamada; el azul ( ) dos; y el rojo ( ) tres o más.

Área de teclas variables: muestra los comandos de las teclas variables. Dichos comandos corresponden a las teclas de función del teclado de la computadora. Consulte la siguiente sección para obtener más información sobre las teclas variables.

Área de respuesta: muestra mensajes de alerta sobre advertencias y errores del sistema. También indica la fecha y hora.

Área de teclas variables

Área de menú

Área de estadode la consola

Área de la aplicación

Área Llamadaen espera

Área de respuesta

Inicio ♦ 5

Preguntas acerca de Resilient Talk State¿Qué es Resilient Talk State?

Resiliency da a la red la capacidad de administrar llamadas y proporcionar servicio de buzón de voz en caso de falla del sistema 3300 ICP o de una falla general en la red. Cuando ocurre una falla, la 5550 IP Console entra en “Resilient Talk State” mientras intenta cambiar a una 3300 ICP secundaria. Todas las llamadas en estado de conversación al momento de la falla permanecen conectadas a la consola. Sabrá que la consola se encuentra en Resilient Talk State por la presencia de iconos (los que se describen más adelante) en el área Estado de consola.

¿Qué es el “enrutamiento por falla”?

Un “enrutamiento por falla” ocurre cuando la 5550 IP Console está en el proceso de conectarse a una 3300 ICP secundaria o alternativa después de una falla del sistema. Tenga presente que las funciones de manejo de llamadas tales como Retención, Transferencia, Conferencia y Localización no están disponibles durante el “enrutamiento por falla”. Una vez que el “enrutamiento por falla” se ha completado, las funciones de manejo de llamadas vuelven a estar disponibles.

¿Qué significa en el área Estado de consola?

La consola está conectada a la 3300 ICP primaria y funciona normalmente.

¿Qué significa en el área Estado de consola?

La consola está conectada a una 3300 ICP alternativa o secundaria, no a la 3300 ICP original o principal.

¿Qué significa en el área Estado de consola?

El intercambio entre las 3300 ICP está en progreso. La consola está en estado de “enrutamiento por falla”.

¿Qué significa en el área Estado de consola?

Diversos intentos por conectarse a una 3300 ICP principal o secundaria han fallado. La consola seguirá tratando de conectarse hasta obtener un resultado.

¿Qué se debe hacer cuando la 5550 IP Console está en estado de “enrutamiento por falla”?

Tome un mensaje o pida a quien llama que vuelva a llamar de nuevo más tarde (los estados de enrutamientos por falla suelen durar menos de treinta segundos). Una vez que la consola se ha conectado a una 3300 ICP, aparecerá un en el área de estado de la consola y usted podrá volver a operar normalmente.

6 ♦ Inicio

Teclado de la consolaEl teclado de la consola se utiliza para marcar, procesar llamadas y acceder a las funciones de la 3300 ICP. Es posible ajustar la inclinación del teclado y retirarlo o instalarlo en la base del auricular.

Las teclas están distribuidas en tres grupos:

Teclas Volumen y Silencio: se usan para subir (+) o bajar (-) el volumen del timbre y el volumen del audífono del o auricular. Silencio activa o desactiva el micrófono en el audífono o en el auricular.

Teclas de procesamiento de llamadas: se usan para contestar y manejar llamadas. Entre estas se incluyen Recobrar, En Espera, Contestar, Cancelar, Recobrar y Liberar.

Teclas de función programable: teclas programables que proporcionan acceso a las funciones de la consola y a los servicios del sistema que aparecen en la siguiente tabla.

Teclas de funciones programables

Teclas de procesamiento de llamadas

Teclas Volumen y Silencio

Teclas de función programableBLOC DE NOTAS Muestra un bloc de notas electrónico en el que puede

escribir mensajes de las personas que llaman, recordatorios, preguntas o cualquier otra cosa que pudiera escribir en un papel. También puede utilizar el Bloc de notas para almacenar números de teléfono que utilizará con la marcación rápida.

BOLETÍN ELECTRÓNICO

Muestra un área donde puede escribir mensajes que se podrán ver en todas las demás 5550 IP Console del sistema.

SERVICIO DE HUÉSPEDES

Muestra información sobre el estado de la habitación y las teclas variables para gestionar los servicios de huésped en una instalación de tipo hotel/motel.

BUSCAPERSONAS Ofrece acceso al equipo de ubicación para poder realizar anuncios.

LLAMADAS DE EMERGENCIA

activa una alarma en la consola cuando un usuario de extensión realiza una llamada de emergencia e identifica la extensión que ha realizado la llamada.

AYUDA Abre la ayuda, que ofrece información para facilitar la realización de tareas.

MODO DE OPERADORA

Vuelve a mostrar la pantalla principal de la consola.

AGENDA Le permite buscar y llamar a una extensión escribiendo el nombre del usuario, el número de la extensión u otra información.

BLF Se utiliza para conocer el estado (ocupada, libre, etc.) de las extensiones y líneas seleccionadas y para marcación rápida y transferencias.

LLAMADAS ENTRANTES

Muestra las llamadas entrantes con la identidad de la persona que llama y los detalles de la línea a la que se llama. Se usa para monitorear y contestar llamadas en forma selectiva.

LLAMADAS EN ESPERA

Muestra la información de la persona que llama y de la persona a la que se llama, en las llamadas que dejó en espera. Se usa para anotar y transferir llamadas en espera.

Inicio ♦ 7

Nota: algunas de las funciones de la lista anterior están programadas en forma predeterminada, otras son opcionales y puede que no estén rotuladas en las teclas de funciones programables del teclado. Para obtener información acerca de la programación del teclado, consulte Programación de teclas en la página 42.

Auricular y base

La 5550 IP Console está equipada con un auricular y su base. Es posible ajustar la inclinación de la base y retirarla o instalarla en el teclado de la consola.

Los audífonos aprobados por Mitel también pueden utilizarse con la consola.

Para obtener más información acerca de la utilización del auricular o de un audífono, consulte la página 9.

Controles del tecladoUse el teclado de la computadora para buscar entradas de la Agenda, escribir en el Bloc de notas o en el Boletín electrónico y ejecutar comandos de teclas variables.

Teclas variables (F1 a F12)

Las teclas variables son las teclas F1 a F12 del teclado de su computadora. Se utilizan para ingresar los comandos que se indican en el área de teclas variables de la pantalla. Los comandos no corresponden siempre a la misma tecla variable, sino que cambian de acuerdo con el estado de la llamada o la función utilizada. Por ejemplo, si la extensión a la que usted llama está ocupada, la tecla F4 se puede usar para solicitar una devolución de llamada. En otro momento, la misma tecla F4 podría utilizarse para configurar una llamada de conferencia.

LLAMADAS TRANSFERIDAS

Muestra las llamadas transferidas que suenan en una extensión. Monitoree y recupere las llamadas que no se han contestado.

CORREO DE VOZ Transfiere una rellamada al correo de voz del usuario de una extensión.

REGISTROS DE LLAMADAS DE EMERGENCIA

Muestra la información del registro de las llamadas de emergencia.

MENSAJE Muestra las teclas variables para configurar o borrar el indicador de mensajes en espera en la extensión marcada.

APLIC DE TERCEROS

Inicia una aplicación determinada de otro fabricante.

TONOS Envía los dígitos que se marquen a continuación en forma de tonos (se utiliza para marcar en sistemas de correo de voz).

ESTADO DE ENLACES

Muestra información sobre el uso de troncales (línea externa).

SIN ASIGNAR Le permite programar una tecla no asignada (o “en blanco”) según sus necesidades de llamadas.

8 ♦ Inicio

Inicio y cierre de la 5550 IP Console de MitelLa 5550 IP Console se inicia con el estado de operadora en “Operadora ausente”. Para comenzar a recibir llamadas, debe cambiar el estado a “Operadora presente”. Para obtener mayor información, consulte la página 44.

Para iniciar la 5550 IP Console

• Inicie Windows.

• Escriba su nombre de usuario y contraseña.

• Haga clic en en el escritorio de Windows de la computadora.

Para cerrar la 5550 IP Console

• En el menú Archivo, haga clic en Salir.

Herramientas para la programación y el mantenimiento del sistema

La 5550 IP Console permite acceder a herramientas que se usan para programar y mantener el sistema 3300 ICP. El acceso requiere autorización (es decir, un nombre y contraseña de usuario) y, por lo general, está restringido a los técnicos capacitados.

Para acceder a las herramientas de programación y mantenimiento del sistema

• En el menú Archivo, haga clic en Conectar a ESM o en Conectar a Administrador OPS.

Nota: el Administrador OPS está disponible solamente en los sistemas operativos Windows 2000.

Preguntas acerca del inicio y cierre de la aplicación de la 5550 IP Console¿Qué sucede con las llamadas entrantes cuando cierro la aplicación de la 5550 IP Console?

Si su consola es la única del sistema, éste automáticamente cambia a Servicio nocturno 1. Entonces, las llamadas emiten timbres nocturnos u otro punto de contestación designado. Si hay otras consolas, la suya cambiará al estado Operadora ausente cuando cierre la aplicación. Otros puntos de contestación recibirán las llamadas que habrían ido a su consola. Para obtener más información, consulte Servicio diurno y nocturno en la página 40 y Estado de la operadora en la página 44.

¿Qué sucede con las llamadas entrantes cuando minimizo la ventana de la 5550 IP Console?

Las llamadas siguen sonando en la consola y pueden contestarse al oprimir la tecla Contestar en el teclado. Si la opción Mensaje emergente (consulte la página 36) está habilitada, la ventana de la consola también se maximiza automáticamente.

¿Qué sucede con las llamadas si mi computadora deja de funcionar?

Generalmente, una extensión cercana servirá como una posición de contestación de respaldo en caso de que se produzca un corte de energía u otro problema que haga que su computadora deje de funcionar. Las llamadas que normalmente suenan en la consola sonarían en la extensión de respaldo.

¿Puedo usar otras aplicaciones mientras funciona la 5550 IP Console?

Sí, pero recuerde que si mantiene varias aplicaciones abiertas al mismo tiempo que la consola, su rendimiento se puede ver perjudicado. Si es posible, trate de limitar el uso de otras aplicaciones a períodos en que el tráfico de llamadas sea bajo.

¿Por qué a veces mi pantalla queda en blanco?

Una función de ahorro de energía incorporada en la computadora reduce automáticamente la intensidad de la pantalla cuando no se ha utilizado el teclado ni el mouse por aproximadamente dos minutos. Después de casi cinco minutos, la pantalla queda en blanco. Cuando presiona la barra de espacio del teclado, la pantalla de la consola vuelve a aparecer.

Inicio ♦ 9

Ajuste de la consolaLa consola está diseñada pensando en su comodidad. Usted puede ajustar el timbre, el idioma del texto en pantalla, el ángulo del teclado, si desea manejar las llamadas utilizando un auricular o audífono, etc.

Timbre de la consola

Para desactivar o activar el timbre

• Seleccione Timbre activado o Timbre desactivado en las listas del área Estado de consola.

Cuando el timbre está desactivado, la pantalla Llamadas entrantes y los iconos de llamada en espera ( ) constituyen las únicas señales de las llamadas en espera.

Para ajustar el volumen del timbre

• Mientras la consola esté sonando, oprima la tecla en el teclado de la consola para ajustar el volumen al nivel que desee.

También puede usar el comando Opciones en el menú Herramientas para ajustar el volumen del timbre.

Teclado de la consola y base del auricular

Es posible ajustar la inclinación del teclado y retirarlo o instalarlo en la base del auricular. El ángulo de la base también se ajusta mediante el accesorio abisagrado conectado al soporte posterior de la base.

Para conectar la base del auricular al teclado de la consola

• Haga coincidir las lengüetas de la abrazadera con las ranuras en la parte inferior del teclado.

• Presione para fijar las lengüetas en las ranuras.

Para desconectar la abrazadera del teclado

• Sujete el teclado como muestra la ilustración.

• Coloque los pulgares en el borde de la abrazadera y presione para separarla del teclado.

Para desconectar la abrazadera de la base

• Use un dedo o una herramienta como un destornillador y ejerza presión contra cualquiera de las lengüetas, como muestra la ilustración.

• Mientras presiona la lengüeta, use la otra mano para girar la abrazadera hacia arriba.

ADVERTENCIA: al mantener la muñeca doblada mientras usa el teclado por períodos prolongados, puede lesionarse. Para minimizar el riesgo de lesiones, ajuste la inclinación del teclado para que su muñeca se mantenga recta.

Auricular/AudífonoEl teclado de la consola posee conectores para ajustar un auricular y un audífono. Uno de los conectores sirve sólo para audífonos; el otro sirve tanto para audífonos como para auriculares. Ambos

10 ♦ Inicio

conectores pueden estar en uso al mismo tiempo, pero cuando esto ocurre, el conector de uso doble se usa sólo para audio. (Por lo general, un supervisor usa el conector de uso doble para monitorear a una nueva operadora durante su capacitación).

Conecte al teclado sólo los audífonos aprobados por Mitel. Para obtener una lista de audífonos aprobados, consulte la Guía de instalación de 5550 IP Console.

El conector de uso doble proporciona niveles de audio diferentes para audífonos y auriculares. Utilice la lista para indicar qué dispositivo, audífono o auricular, está conectado.

Para utilizar el conector de uso doble para la operación de audífonos o auriculares

1. Enchufe el auricular o audífono en el conector de uso doble ( ) en la parte posterior del teclado de la consola.

2. Seleccione Auricular o Audífono en la lista en el área Estado de consola.

Para ajustar el volumen del auricular (o audífono) durante una llamada

• Oprima la tecla en el teclado de la consola para ajustar el volumen al nivel que desee.

También puede usar el comando Opciones en el menú Herramientas para ajustar el volumen. Después de seleccionar el comando (durante una llamada o mientras la consola se encuentra libre), haga clic en Audio y mueva el cursor para ajustar el volumen al nivel deseado.

Idioma de la consola

El texto que se visualiza en la pantalla de la consola puede aparecer en inglés (el idioma predeterminado), francés, español, holandés, italiano o alemán. Durante la instalación puede elegir el idioma deseado.

Para cambiar el idioma de la consola

1. Elija Opciones en el menú Herramientas.

2. Seleccione Idioma.

3. Seleccione el idioma que desea.

4. Haga clic en Aplicar o Aceptar.

El cambio se activará cuando reinicie la consola.

Hora de la consola

Puede utilizar el reloj de 3300 ICP o el reloj de su computadora personal como la hora oficial de la consola. Se recomienda usar el reloj de la 3300 ICP, ya que ésta es la hora oficial de las extensiones en el sistema.

También debe utilizar el reloj de la 3300 ICP si configura llamadas de despertador para huéspedes. (La función Configurar llamada de despertador se aplica sólo a los sistemas de hotel/motel).

Para ajustar la hora de la consola

1. Elija Opciones en el menú Herramientas.

2. Seleccione Hora.

3. Seleccione la opción que desee.

4. Haga clic en Aplicar o Aceptar.

Desconexión del auricular o audífonoSi desenchufa el auricular o audífono del teclado de la consola, se habilitará automáticamente el dispositivo que permanezca enchufado. Si ninguno de los dos está enchufado, la consola pasa al estado Operadora ausente. Ahora bien, si usted es la última operadora activa, el sistema pasa al modo Servicio nocturno 1.

Tenga en cuenta que, si vuelve a conectar el auricular/audífono, el estado de la operadora no volverá a Presente.

Elementos básicos demanejo de llamadas

12 ♦ Elementos básicos de manejo de llamadas

Elementos básicos de manejo de llamadas ♦ 13

Manejo de llamadas en el área Llamadas en cola

En el área Llamadas en cola de la pantalla de su consola, tiene acceso a tres herramientas de manejo de llamadas. Use estas herramientas para manejar las llamadas en cola:

• Llamadas entrantes: le permite contestar llamadas en forma selectiva. Llamadas entrantes muestra las rellamadas al principio de la lista, luego las demás llamadas en orden de llegada o en orden de prioridad de contestación asignada (si especificó una prioridad de línea). Puede contestar las llamadas en cualquier orden. Para conocer mayores detalles, consulte la página 17.

• Llamadas en espera: le permite ver, anotar y transferir las llamadas que haya puesto en espera. También puede utilizar esta pantalla para recordar los detalles de identidad de la persona que llama antes de volver a una llamada en espera. Para conocer mayores detalles, consulte la página 23.

• Llamadas transferidas: le permite monitorear y recuperar las llamadas transferidas que suenan en una extensión. Para conocer mayores detalles, consulte la página 22.

Puede personalizar cada pantalla de Llamadas en cola, especificando qué columnas desea ver y modificando el tamaño de cada columna. Consulte la página 38 para obtener más información.

Acceso a las pantallas de Llamadas en cola

Puede acceder a cualquiera de las pantallas de llamadas en cola a través de la pantalla de la consola o mediante una tecla programable en el teclado.

1. Haga clic en la ficha correspondiente en el área Llamadas en cola

o bien

2. Haga clic en el icono correspondiente ( , o ) en el área de menú

o bien3. Seleccione el menú Llamadas seguido de Llamadas

entrantes, Llamadas en espera o Llamadas transferidaso bien

4. Oprima la tecla programable asociada en el teclado. Para obtener información acerca de la programación de teclas, consulte la página 42.

Monitoreo de llamadas entrantes, en espera y transferidas

Use la pantalla de llamadas en cola para ver información acerca de la llamada:

1. Acceda a la pantalla de llamadas en cola correspondiente.

2. Desplácese a la izquierda o a la derecha con la barra de desplazamiento que está en la parte inferior de la pantalla

o bien3. Mueva el puntero del mouse sobre la llamada.

Aparece un mensaje emergente, como el que se muestra a continuación, y se queda en la pantalla durante 10 segundos o hasta que aleje el puntero de la llamada.

14 ♦ Elementos básicos de manejo de llamadas

Selección de llamadas desde las pantallas de llamadas en cola

Puede seleccionar llamadas utilizando el mouse o el teclado.

1. Acceda a la pantalla de llamadas en cola correspondiente.

2. Haga doble clic en una entrada de llamada de la lista

o bien3. Oprima la tecla Recobrar y luego ingrese el dígito de ID de la

llamada correspondiente (1 a 9) de la lista de llamadas en cola.

Si desea seleccionar una llamada Entrante o Transferida que tiene un dígito de ID igual o superior a 10, haga doble clic en la llamada con el mouse.

Nota: cuando use la tecla Recobrar para contestar una llamada, asegúrese de que la pantalla correcta de llamadas en cola esté seleccionada (visible) en la pantalla de su consola. Por ejemplo, si desea seleccionar una llamada entrante, pero oprime Recobrar y un dígito de ID de llamada cuando está visible la pantalla Llamadas en espera, usted conecta a la llamada en espera con ese dígito de ID.

Adición de notas a las llamadas en la pantalla Llamadas en cola

Puede agregar notas a las llamadas entrantes y en espera, así como anotar llamadas con el nombre, número, ubicación y estado del Campo de luz de ocupado de las llamadas entrantes y en espera. Consulte la página 24 para obtener más información.

Elementos básicos de manejo de llamadas ♦ 15

Contestación de llamadasCuando una llamada nueva ingresa a la consola

• la campana suena (si está encendida),

• la llamada aparece en la pantalla Llamadas entrantes y

• aparece un icono de llamada en espera ( ) sobre la tecla variable asociada con la llamada.

Cuando tiene llamadas entrantes, la pantalla puede verse como en esta ilustración:

Preguntas acerca del área Llamadas en cola¿Por qué al mover el puntero del mouse éste se vuelve de color azul?

Cuando mueve el puntero sobre las entradas en cualquiera de las pantallas de llamadas en cola, el puntero del mouse se vuelve de color azul para indicar que la lista se ha “congelado” momentáneamente.La lista se “congela” (es decir, deja de moverse) para que pueda seleccionar más fácilmente las llamadas. Esta función es útil especialmente cuando su pantalla es muy activa, con llamadas que ingresan y salen con rapidez.Para mantener la lista “congelada” durante más de un segundo o dos, siga moviendo el puntero del mouse sobre las entradas de llamadas, hasta que decida cuál desea seleccionar.

Nota: cuando la pantalla está congelada, las llamadas permanecen en cola. Si trata de seleccionar desde la lista congelada una llamada que ya se contestó cuando la lista estaba congelada, un mensaje le indica que la llamada ya no está en cola (por ejemplo, “No hay llamadas para recuperar”).

¿Qué indican los iconos , y , que aparecen en las fichas de Llamadas en cola?

Cuando aparece un icono en una ficha de Llamadas en cola, el icono es una indicación visual de que usted ha seleccionado esa ficha.

• aparece en Llamadas entrantes• aparece en Llamadas en espera• aparece en Llamadas transferidas

¿Qué indica el número entre paréntesis en las fichas Llamadas entrantes, Llamadas en espera y Llamadas transferidas?

El número que aparece en paréntesis en cada una de las fichas de Llamadas en cola muestra la cantidad de llamadas que están actualmente en cola en cada pantalla. Por ejemplo, Llamadas entrantes (3) indica que hay tres llamadas entrantes en cola.

¿Qué significa una ficha Llamadas en cola de color naranja que parpadea?

Cuando una ficha de Llamadas en cola parpadea en naranja, le informa que una llamada en cola requiere su atención (por ejemplo, llegó una llamada entrante o una llamada en espera está rellamando). Las fichas parpadean para informarle cada vez que una llamada debe ser atendida, aun cuando no haya seleccionado esa ficha.

16 ♦ Elementos básicos de manejo de llamadas

Puede contestar llamadas de diferentes maneras:

• Oprima Contestar para contestar llamadas según el orden en que ingresaron o por prioridad de línea o para contestar primero la Rellamadao bien

• Oprima la tecla variable correspondiente para contestar selectivamente una llamadao bien

• Seleccione una llamada de la pantalla Llamadas entranteso bien

• Oprima Recobrar y el dígito de ID de la llamada.

Nota: no puede contestar una nueva llamada hasta que su llamada actual se transfiera, desconecte o se deje en espera.

Contestación de llamadas según el orden en que ingresaron o por prioridad de línea

La tecla Contestar tiene una jerarquía de orden de ingreso: primero se contestan las rellamadas, luego las demás llamadas, ya sea en orden de ingreso o en orden de prioridad para contestar llamadas (línea).

Si usted tiene asignada una prioridad para contestar, la tecla Contestar contesta las llamadas que ingresan en las líneas de prioridad alta antes que las de líneas de prioridad baja.

Nota: para asignar prioridades para contestar las llamadas según el número telefónico que marquen las personas para comunicarse con la consola, consulte la página 35.

Para contestar una llamada usando la tecla Contestar

1. Asegúrese de que las áreas Origen y Destino estén despejadas.

2. Oprima Contestar.En el área Origen aparece la información de la llamada, como el nombre y número de la troncal para una llamada externa, o bien el nombre y número de extensión de la persona que llama para una llamada interna.

Acerca de las teclas variables para contestar llamadasLas teclas variables para contestar llamadas son asignadas por su Departamento de comunicaciones, según el tipo de llamadas que recibe la compañía.

Consulte al Departamento de comunicaciones qué tipo de llamadas prefiere que se contesten primero.

La tecla variable del extremo izquierdo se reserva para rellamadas (consulte Contestación de rellamadas en la página 35), pero las demás teclas variables se pueden programar de diversas maneras. Por ejemplo, puede tener las teclas variables etiquetadas de la siguiente forma:

• [Marcar 0] y [Externa] para indicar si una llamada es externa al sistema o interna; o bien

• [WATS] o [TIE] para señalar el tipo de troncal al que ingresó la llamada; o bien

• El nombre del departamento asignado a la troncal (por ejemplo, [Ventas]).

Use las teclas variables como guía al contestar una llamada. Por ejemplo, cuando vea una llamada hecha fuera del sistema, puede que la compañía desee que usted la conteste con un saludo diferente al utilizado para las llamadas internas o las rellamadas. Utilice el formulario que aparece en la página 63 para grabar los saludos preferidos de su compañía.

También puede usar la pantalla Llamadas entrantes como guía cuando contesta llamadas entrantes. Para obtener más información acerca de la contestación de llamadas utilizando la pantalla Llamadas entrantes, consulte la página 17.

Elementos básicos de manejo de llamadas ♦ 17

Contestación de llamadas en forma selectivaPara seleccionar la llamada que desea contestar:

• Oprima una tecla variable ([Rellamada], [Marcar 0], [Externa], [WATS], etc.) para seleccionar una llamada según la línea por la que ingrese

o bien• Seleccione una llamada en la pantalla Llamadas entrantes, para

elegir una llamada según los detalles específicos de ésta (tales como el nombre y número de la persona que llama).

Contestación de llamadas con teclas variablesSi hay más de una llamada en espera en una tecla variable en particular, esas llamadas se contestarán según el orden en que ingresan.

1. Utilice los iconos ( ) en el área Llamada en espera para ayudarle a decidir qué tipo de llamada contestar primero. El icono aparece sobre la tecla variable asociada con el tipo de llamada (externa, rellamada, etc.). El número ubicado bajo el icono indica la cantidad de llamadas en espera de ese tipo. El color del icono también indica la cantidad de llamadas de un tipo en particular que hay en espera: el amarillo indica que hay una llamada; el azul, dos y el rojo, tres o más.

2. Haga clic en la tecla variable que desee.

En el ejemplo anterior, observe que están en espera una llamada interna [Marcar 0] y dos llamadas externas. Puede oprimir

• Contestar para conectar a la rellamada; o bien

• [Marcar 0] para contestar la llamada interna; o bien

• [Externa] para contestar la llamada externa que ingresó primero a la consola.

Contestación de llamadas desde la pantalla Llamadas entrantesCuando una llamada ingresa, en la pantalla Llamadas entrantes aparece la información de la llamada.

La pantalla Llamadas entrantes es personalizable, de manera que puede seleccionar las columnas de información de llamadas que desea ver y ajustar el tamaño de las columnas para ver más o menos información. Consulte la lista de las columnas de información de llamadas que puede ver y personalizar en la página 35.

Puede transferir llamadas a una extensión o a un número externo. Utilice la pantalla Llamadas transferidas para ver y recuperar una llamada transferida que suena en una extensión.

Para conocer detalles acerca de cómo acceder a la pantalla Llamadas entrantes, consulte la página 13.

Para contestar llamadas mediante la pantalla Llamadas entrantes

1. Acceda a la pantalla Llamadas entrantes.2. Haga doble clic en una entrada de llamada de la lista

o bienOprima la tecla Recobrar, seguida por el dígito de ID de llamada correspondiente de la lista Llamadas entranteso bienOprima la tecla Contestar para contestar la llamada con la prioridad mayor.

Nota: para usar la tecla Recobrar para contestar una llamada entrante, asegúrese de que la pantalla Llamada entrantes esté seleccionada (visible) en la pantalla de su consola. Para conocer detalles acerca de la selección de llamadas en cola, consulte la página 14.

18 ♦ Elementos básicos de manejo de llamadas

Marcado de números telefónicosPuede marcar el número de una extensión interna o el número de un teléfono fuera del sistema. El área Origen o el área Destino debe estar despejada.

Para llamar a una extensión

1. Marque el número de la extensión utilizando el teclado de la consola.La información sobre la extensión aparece en el área Destino. Si la información sobre una llamada contestada está actualmente en el área Destino, la información pasa al área Origen en cuanto usted comienza a marcar.

2. Oprima Liberarpara liberar la llamada. Si la extensión está ocupada, la llamada transferida acampará automáticamente en la línea, esperando a que quede libre. La llamada se puede manejar de una de las siguientes maneras:

Si la extensión está ocupada

1. Oprima [Origen]y pregunte a la persona de Origen lo que desea hacer. Esto deja expuesta la información de Destino, de modo que puede tomar un mensaje fácilmente y configurar Mensaje en espera para la extensión de destino, si es necesario. (Consulte Mensaje en espera en la página 43).o bien

2. Oprima Cancelarpara cancelar la llamada. La persona que llama permanece en el área Origen, pero se pierde la información en el área Destino, lo que hace más difícil configurar Mensaje en espera. o bien

3. Oprima [Intrusión]para intervenir en la llamada de la persona de Destino si lo permite su Clase de servicio y la de la extensión (consulte Intrusión en la página 45).

Preguntas acerca de cómo contestar llamadas¿Por qué a veces oigo un timbre corto mientras estoy manejando las llamadas?

El sonido indica que ha ingresado una nueva llamada o que una llamada en espera ha vuelto a llamar. Como usted ya se encuentra atendiendo una llamada, la consola sólo suena una vez. Si lo desea, puede bajar el control de volumen. También puede desactivar completamente la campana utilizando la lista en el área Estado de consola. (NOTA: esta acción también desconecta todas las demás indicaciones de timbre, excepto por el timbre Alarma crítica.)

¿Qué oye la persona que llama cuando yo marco el número de extensión?

Una vez que usted empieza a marcar, la persona que llama queda en Consulta en retención hasta que termina de marcar, establece comunicación con la persona llamada y conecta a la persona que llama con la persona llamada. Si el sistema posee música en espera, la persona que llama escuchará música; de lo contrario, sólo habrá silencio.

¿Puedo contestar otra llamada mientras sigo conectado a la primera?

No. Antes de que pueda contestar una nueva llamada, debe transferir la llamada actual a otro destino (consulte la página 20), colocarla en espera (consulte la página 23) o desconectarla de la consola presionando Liberar.

¿Por qué los números de extensión que aparecen en el área Origen y Destino a veces tienen el icono delante de ellos?

Cuando aparece junto a una extensión, significa que la extensión está designada como privada. Las operadoras ven el número de la extensión en sus pantallas; los usuarios de otras extensiones ven solamente el nombre del usuario (si está disponible) en su pantalla.

Elementos básicos de manejo de llamadas ♦ 19

Para llamar a un número externo

1. Marque el código de acceso a línea externa ( ______ )1.

2. Marque el número telefónico.

La información sobre la llamada externa aparece en el área Destino.

Cómo dejar una devolución de llamadaAl encontrar una línea ocupada (extensión o troncal), usted puede solicitar una devolución de llamada. El sistema monitorea la línea y hace sonar la consola cuando la línea queda libre. Observe que las devoluciones de llamadas en líneas externas se utilizan cuando todas las troncales del sistema están ocupadas, no cuando la persona llamada está ocupada.

Para dejar una devolución de llamada al encontrar una línea ocupada

• Oprima [Dev llam].

Realización de una llamada externa para una extensiónPor lo general, los usuarios de una extensión pueden realizar sus propias llamadas. Sin embargo, pueden solicitarle a usted que realice una llamada. Antes de marcar, puede anotar el número de COR de la extensión (consulte Clase de restricción en la página 65). Consulte con su Departamento de comunicaciones para obtener instrucciones específicas sobre cómo manejar este tipo de solicitudes.

Para hacer una llamada externa en una extensión

1. Conteste la llamada de la extensión.

2. Marque el código de acceso a línea externa ( ______ )1.

3. Marque el número telefónico.

4. Oprima Liberarpara liberar la llamada desde la consola y conectar la extensión a la línea externa.

Otras formas de marcar

Es posible utilizar los siguientes modos alternativos de marcar un número telefónico:

Remarcación de último número: en lugar de volver a marcar la última llamada, deje que el sistema lo haga por usted marcando el código de Remarcación de último número ( ______ ).2

Marcado rápido del sistema: le permite marcar un número telefónico ingresando un breve código de acceso. Consulte Marcado rápido del sistema en la página 50.

Marcar desde Agenda: resulta útil cuando no sabe el nombre completo de la persona que debe localizar o sólo sabe la ubicación o el departamento en que trabaja esa persona. Consulte Agenda en la página 46.

Marcar desde el Campo de luz de ocupado (BLF): muestra una lista de teléfonos, con iconos de estado junto a ellos. Puede utilizar el botón Llamar para marcar cualquiera de estos teléfonos monitoreados. Consulte Campo de luz de ocupado en la página 32.

Marcar desde Bloc de Notas: permite marcar un número telefónico escrito en un bloc de notas electrónico. Consulte Bloc de notas en la página 48.

1 Utilice este espacio para registrar los dígitos que marca para acceder a una línea externa.

Opciones

2 Utilice este espacio para registrar los dígitos que marca para acceder a una troncal específica.

20 ♦ Elementos básicos de manejo de llamadas

Transferencia (extensión) de llamadasPuede transferir llamadas a una extensión o a un número externo. Utilice la pantalla Llamadas transferidas para ver y recuperar una llamada transferida que suena en una extensión.

Cuando se libera una llamada transferida, en la pantalla Llamadas transferidas aparece la información de la llamada. Esta pantalla muestra las llamadas que han estado sonando en una extensión por más tiempo al principio de la lista y las llamadas recién transferidas al final.

La pantalla Llamadas transferidas es personalizable, de manera que puede seleccionar las columnas de información de llamadas que desea ver y ajustar el tamaño de las columnas para ver más o menos información. Consulte la lista de las columnas de información de llamadas que puede ver y personalizar en la página 38.

Para transferir una llamada

1. Marque el número de destino. La persona que llama pasa automáticamente a Consulta en retención mientras usted completa la transferencia.

2. Oprima Liberar para conectar a la persona que llama al teléfono que suena.

3. Si lo desea, acceda a la pantalla Llamadas transferidas para ver la llamada.

Nota: si el destinatario no contesta la llamada dentro de un período determinado, la llamada transferida (si es una línea externa) regresa a la consola como una Rellamada.

Cómo comunicarse con un número ocupado o una extensión con la función No molestar activada

Si el número marcado está ocupado o la extensión tiene activada la función No molestar, proceda de la siguiente manera:

1. Oprima [Origen] para hablar con la persona que llama en Origen sin perder la información de Destino. Explique a la persona que llama que el número solicitado está ocupado y pregúntele si

Preguntas acerca del marcado de números telefónicos¿Puedo acceder a una troncal específica?

Sí, puede seleccionar una troncal específica donde marcar.

• Marque el Código de acceso a troncal individual ( ______ ).*• Marque el número de la troncal. Los números de troncal pueden tener

de 1 a 4 dígitos.

• Al oír el tono de marcado, marque el número telefónico.

Si oye la señal de ocupado, esto indica que la troncal está siendo utilizada. Usted puede

• Oprimir [Intrusión] para interrumpir la llamada en una emergencia

o bien• Oprimir Liberar o Cancelar para liberar la consola de la troncal.

¿Qué puedo hacer si cometo un error al marcar?

Si se da cuenta del error antes de terminar de marcar, oprima Cancelar y vuelva a ingresar el número.

Si se da cuenta de que transfirió una llamada a la extensión equivocada y desea cancelar la transferencia y volver a conectar a la persona que llama,

• Oprima Recobraro bien

• Haga doble clic en la entrada en la lista Llamadas transferidasConsulte la página 22 para obtener más información.

Nota: usted puede recuperar una llamada siempre que ésta no haya sido contestada en la extensión a la que se fue transferida, reenviada o reenrutada por el sistema. Una vez que la llamada se contesta en una extensión, ya no puede recuperarla.

* Utilice este espacio para registrar los dígitos que marca para acceder a una troncal específica.

Elementos básicos de manejo de llamadas ♦ 21

desea volver a llamar en otro momento o dejar un mensaje de voz para el interlocutor ocupado (consulte Opciones en la página 19). También puede tomar un mensaje y enviar al interlocutor ocupado una indicación de mensaje en espera (consulte Mensaje en espera en la página 43).

o bien2. Oprima Cancelar y luego marque un número diferente si cree

que puede ubicar en otra parte a la persona solicitada

o bien3. Oprima [Origen] y luego [Remarcar dest] para volver a marcar

el mismo número de destino

o bien4. Oprima [Intrusión] para intervenir en la llamada del usuario de

la extensión (si lo permite la Clase de servicio suya y de la extensión. Consulte Intrusión en la página 45.)

o bien5. Oprima Liberar para acampar a la persona que llama en la

extensión ocupada. (No se permite el acampado si la extensión tiene activado No molestar). El usuario de la extensión escucha dos sonidos para indicar que hay una llamada en espera. Cuando el usuario cuelga, la extensión suena y la llamada en espera se conecta automáticamente.

Nota: si no hay respuesta después de un período determinado, la llamada transferida (si es una línea externa) regresa a la consola como una Rellamada.

Presentación de la persona que llama antes de completar la transferencia

Cuando hayan contestado su llamada y haya tenido oportunidad de hablar en privado con la persona

1. Oprima Liberar para completar la transferencia

o bien2. Oprima [Origen]

para hablar en privado con la persona de Origen; la persona de Destino se encuentra en Consulta en retención. Para hablar nuevamente en privado con la persona de Destino, Oprima [Destino].

Transferencia de una llamada a un buzón de vozLa tecla Correo de voz del teclado de la consola le permite

• Transferir las rellamadas directamente al correo de voz del usuario de una extensión.

Esta tecla sólo puede utilizarse para transferir rellamadas; es decir, llamadas que regresaron a la consola porque la extensión no contestó.

• Llamar directamente al sistema de correo de voz.

Después de oprimir la tecla Correo de voz, ingrese manualmente el número de buzón de correo de voz. El dígito que se requiere (#) para activar el sistema de correo de voz para solicitar un número de buzón de correo de voz se ingresa automáticamente. Para obtener información sobre cómo programar la tecla Correo de voz para realizar transferencias con un botón al Correo de voz, consulte la página 43.

Nota: esta función requiere un código de acceso, que debe ingresarse en la consola utilizando el comando Opciones del menú Herramientas. Para obtener mayor información, consulte la página 42.

22 ♦ Elementos básicos de manejo de llamadas

Transferencia de llamadas a un número externo

Usted puede solicitar a la operadora de la compañía telefónica que efectúe un conteo de pulsos. Una vez finalizada la llamada, la consola sonará. Cuando usted conteste, el conteo de pulsos aparecerá en la pantalla de la consola. Si desea obtener mayor información sobre esta función, solicítela a su Departamento de comunicaciones.

Recuperación de una llamada transferida

Puede recuperar una llamada transferida una vez que aparezca en la pantalla Llamadas transferidas.

Si la pantalla Llamadas transferidas está muy activa, mueva el puntero del mouse sobre las llamadas para “congelar” la lista mientras recupera una llamada.

Nota: si trata de recuperar desde la lista congelada una llamada que ya se contestó cuando la lista estaba congelada, un mensaje le indica que la llamada ya no está en cola (por ejemplo, “No hay llamadas para recuperar en la posición de transferencia especificada”).

Para recuperar una llamada transferida

1. Haga doble clic en la entrada de la llamada en la lista de la pantalla Llamadas transferidas

o bien2. Oprima la tecla Recobrar seguida del dígito de ID que aparece

en la pantalla Llamadas transferidas, sólo si el dígito de ID de la llamada transferida está entre 1 y 9. Para recuperar entradas de llamadas con dígitos de ID superiores a 9, siga el método de doble clic que se describe anteriormente.

Nota: cuando use la tecla Recobrar para recuperar una llamada transferida, asegúrese de que la pantalla Llamadas transferidas esté seleccionada (visible) en la pantalla de su consola. Para conocer más detalles acerca de la selección de llamadas en cola, consulte la página 14.

Preguntas acerca de la transferencia de llamadas¿Qué debo hacer si el destino al que transfiero la llamada no contesta?• Oprima [Origen] para volver a conectar a la llamada de Origen y

mantener la información de Destino. Esto le da más opciones para manejar la llamada, porque las teclas variables, tales como [Remarcar dest], permanecen en pantalla.o bien

• Marque un número diferente si cree que puede ubicar a la persona requerida en otro lugar.o bien

• Oprima Cancelar para volver a conectar a la llamada Origen, pero borrando la información de Destino.

¿Es necesario oprimir Liberar al contestar varias llamadas sucesivas?No. Si utiliza la tecla Contestar para contestar llamadas, al oprimir Contestar transfiere la llamada actual al destino marcado y usted se conecta con la siguiente llamada en espera. Esta modalidad sólo funciona si hay llamadas tanto en el área Origen como en Destino.

¿Qué debo hacer si alguien solicita hablar con una persona y luego con otra?Si una persona externa desea hablar con varias personas sucesivas, utilice la función Llamada en serie (consulte la página 48). Cuando la persona externa finalice la primera llamada, usted recibirá una Rellamada y entonces podrá marcar el número de la próxima persona solicitada.

¿Puedo transferir una llamada a otra consola?Si, marcando el número de extensión de la otra consola. Es posible transferir llamadas a otras consolas pero no puede dejar en espera a otra operadora.

¿Puedo agregar una nota a una llamada en la pantalla Llamadas transferidas?

No. Esto se debe a que la cola de Llamadas transferidas es tan dinámica (las llamadas entran y salen rápidamente), que no puede agregar ni editar notas para las llamadas en esta pantalla.No obstante, puede agregar una nota cuando la llamada está en el área Origen o en la pantalla Llamadas en espera.

¿Existe una forma simple de hacer doble clic en una llamada transferida cuando la lista Llamadas transferidas cambia rápidamente?

Sí, puede congelar la lista. Consulte la página 15 para obtener más información.

Elementos básicos de manejo de llamadas ♦ 23

Retención de llamadas y recuperación de llamadas

Usted puede dejar en espera hasta seis llamadas mientras verifica la información o localiza a la persona solicitada.

Cuando se ha puesto en espera una llamada, en la pantalla Llamadas en espera aparece la información de la llamada en espera.

La pantalla Llamadas en espera es personalizable, de manera que puede seleccionar las columnas de información de llamadas que desea ver y ajustar el tamaño de las columnas para ver más o menos información. Consulte la lista de las columnas de información de llamadas que puede ver y personalizar en la página 38.

Para poner una llamada en espera

• Oprima En Espera.

Para recuperar una llamada en espera

Puede recuperar una llamada en espera sólo cuando el área Origen y/o Destino en la pantalla están despejadas:

1. Oprima Recobrar y marque el número de posición de la llamada (1 a 6) que desea recuperar

o bienHaga doble clic en la entrada de la llamada, en la pantalla Llamadas en espera

o bienOprima Recobrar y luego la tecla asterisco (*) del teclado para recuperar la llamada que más tiempo lleva en espera.

2. Hable con la persona que llama.

3. Oprima [Marcar DEST] para liberar la llamada hacia la persona original de Esperar, si la persona que llama desea comunicarse nuevamente con esa persona.

Nota: si usted anotó la llamada, consulte esas notas, de manera que no tenga que pedirle nuevamente a la persona que llama el nombre de la persona con la que intenta comunicarse. Para conocer mayores detalles, consulte “Anotación de llamadas” en la página 24.

24 ♦ Elementos básicos de manejo de llamadas

Anotación de llamadas en espera con información del número llamado

Al anotar las llamadas en espera podrá llevar un registro de múltiples llamadas en espera y manejarlas de manera más eficiente.

Registre la información específica de la llamada (por ejemplo, “¡Urgente!”) en el campo Notas de las áreas Origen, Destino o Llamadas en espera. Estas notas permanecen con la llamada hasta que libera la llamada hacia la extensión con la cual la persona que llama trata de comunicarse o hasta que la llamada vuelve como rellamada.

Anote las llamadas en espera con información de “Espera” mediante el comando [Espera] en el área de resultados de búsqueda de la Agenda o en el área de Campo de luz de ocupado.

Para agregar una nota a un llamada entrante o en espera

1. Conteste o recupere la llamada.

2. Haga clic en el campo Notas en una de estas áreas:

- Área Origen (es decir, mientras habla con la persona que llama), o bien

- Área Destino (es decir, después de marcar el número de destino), o bien

- Pantalla Llamadas en espera (es decir, después de haber puesto la llamada en espera).

3. Escriba el mensaje deseado y oprima

- INTRO para aceptar el mensaje o bien- ESC para cancelar el mensaje que escribió.

4. Oprima En Espera.

Para anotar una llamada en espera

Use el comando [Espera] para retener una llamada y anotar en ella información de la persona a la que se llama.

1. Seleccione la llamada en la pantalla Llamadas en cola correspondiente.

2. Haga clic una vez en la extensión que desea en la lista Campo de luz de ocupado o en la Agenda.

3. Oprima [Espera] para anotar la llamada.

La consola agrega el nombre y número de la persona con la que intenta comunicarse, así como el estado actual de esa línea (por ejemplo, ocupado) al registro de la llamada.

Por ejemplo, en el siguiente caso, la consola anota la llamada:

• Una persona que llama desde el área Origen solicita una transferencia, pero la extensión está ocupada o no contesta.

• Oprima Cancelar, luego [Espera]. En la llamada en espera se anota automáticamente el nombre y número del usuario de la extensión. Si la extensión está en la lista BLF, el departamento, la ubicación y el estado de la línea también se incluirán en la anotación.

Nota: el sistema anota en forma automática la información de “espera” al oprimir En Espera inmediatamente después de tratar de conectar una llamada con una extensión que no contesta o que está ocupada. Para obtener más detalles, consulte “Preguntas acerca de Retener y Recuperar” en la página 26.

Elementos básicos de manejo de llamadas ♦ 25

Rellamadas retenidas

El área de Llamadas en espera puede mostrar dos temporizadores para cada llamada en espera:

• El temporizador Tiempo total comienza el conteo cuando la llamada llega a la consola. Indica la duración total de la llamada.

• El temporizador Tiempo comienza el conteo cuando coloca la llamada en espera. Indica cuánto tiempo ha estado la llamada en espera. El temporizador vuelve a cero cada vez que se recupera la llamada y se pone en espera.

Los temporizadores Tiempo y Total tienen un límite de 99:59 (minutos:segundos).

Las llamadas que permanecen en espera un tiempo superior al período determinado por la programación del sistema, vuelven a ingresar en la consola como una rellamada. Cuando una llamada rellama, sus valores de ID y Tiempo de espera aparecen en negrita y se alternan entre los colores predeterminados (blanco o negro) y naranja. El valor de Tiempo total para las llamadas también aparece en negrita. Conteste las rellamadas utilizando el procedimiento para recuperar una llamada en espera.

Para conectar una llamada en espera a la persona de Origen o Destino

1. Oprima Recobrar y marque el número de posición de la llamada (1 a 6) que desea recuperar.

o bienHaga doble clic en la llamada que desea recuperar, en la pantalla Llamadas en espera.

2. Oprima [Origen] o [Destino] si desea hablar en forma privada con cualquiera de las partes.

3. Oprima Liberar para conectar a las partes y liberar la consola de la llamada.

Para conectar dos llamadas en espera

Asegúrese de que las áreas Origen y Destino estén despejadas.

1. Oprima Recobrar y marque el dígito de ID de una de las dos llamadas que desea conectar

o bienHaga doble clic en la llamada en la pantalla Llamadas en espera.

La información sobre la llamada aparece en el área Origen.

2. Repita el Paso 1 para recuperar la otra de las dos llamadas que desea conectar. La información sobre la llamada aparece en el área Destino.

3. Oprima [Conferencia] para conectar las llamadas y retener la llamada

o bien4. Oprima Liberar para conectar las llamadas y liberar la consola

de la llamada.

Nota: si desea retener la llamada conectada y desea que la llamada conectada incluya una nota de una de las dos llamadas originales, oprima [Alternar notas] después de oprimir [Conferencia] y retener las dos llamadas. [Alternar notas] aparece sólo si ambas llamadas contenían notas y sólo después de haber conectado y retenido la llamada.Opciones

26 ♦ Elementos básicos de manejo de llamadas

Preguntas acerca de Retener y Recuperar¿Cuál es la forma más rápida de anotar en una llamada el nombre y número de la persona con la que se trata de comunicar quien llama?

Si no puede conectar a una persona que llama en el área Origen a una extensión en el área Destino, porque la línea está ocupada o porque la persona a la que se llama no contesta, oprima Cancelar y En Espera. La consola anota automáticamente en la llamada el nombre y número de la extensión con la cual trata de conectar la llamada. Para conocer otras maneras de anotar las llamadas, consulte Anotación de llamadas en espera en la página 24.

¿Puedo dejar una conferencia en espera?

Sí. Si no logra ubicar a uno de los participantes de la conferencia, puede dejar en espera la conferencia hasta que ubique a la persona solicitada. Para obtener detalles, consulte la página 27.

Si cometo un error al agregar una nota a una llamada en el área Origen o Destino, ¿puedo “deshacer” la nota?

Sí. Si aún no ha oprimido INTRO al agregar una nota al campo Notas, oprima ESC para cancelar el mensaje que escribió y prepare un mensaje nuevo.Si observa un error en el campo Notas después de haber oprimido INTRO, puede editar la nota al hacer clic en ella. Corrija el error y oprima INTRO para volver a guardar la nota editada.

¿Tienen límite de extensión las notas?

Los campos de notas en las áreas Origen y Destino admiten hasta 50 caracteres.

Elementos básicos de manejo de llamadas ♦ 27

Llamadas de conferenciaEs posible conectar hasta ocho personas (incluido usted) en una llamada de conferencia.

Para configurar una llamada de conferencia

• Con ambas personas conectadas a la consola (una en el área Origen y la otra en el área Destino), oprima la tecla variable Conferencia.

Para dividir una conferencia con el fin de hablar en privado con alguna de las personas

• Oprima [Origen] o [Destino].

Para agregar más personas a una conferencia

1. Marque el número del nuevo interlocutor.

La palabra “Conferencia” y un número de Conferencia aparecen ahora en el área Origen, mientras que el número de la persona a quien se llamó aparece en el área Destino.

2. Oprima [Conferencia].El nuevo interlocutor se suma a la conferencia. Las personas que estaban en conferencia oyen un breve tono cada vez que se suma un interlocutor.

Si la línea está ocupada, no se recibe contestación o la persona no está disponible

• Oprima Cancelar.para volver a conectarse a la conferencia. Puede continuar marcando números para agregar más interlocutores a la conferencia.

Para liberar a la consola de la conferencia

• Oprima Liberar.Una vez que libera la conferencia, no es posible volver a entrar en ella.

Colocación de una llamada en espera

Si no logra ubicar a una de las personas solicitadas para la conferencia, puede dejar en espera la conferencia hasta que ubique a la persona.

Para dejar una conferencia en espera

1. Oprima En Espera.

La conferencia queda en espera. Los interlocutores de la conferencia pueden hablar entre sí, pero usted se retira de la llamada.

2. Verifique la conferencia periódicamente, dado que los interlocutores no pueden comunicarse con usted.

Para recuperar una conferencia en espera

Usted puede recuperar una conferencia únicamente cuando el área Origen y/o Destino de la pantalla están despejadas.

1. Oprima Recobrar y marque el número de ID de la llamada de la conferencia en espera

o bien2. Haga doble clic en la conferencia en espera, en la pantalla

Llamadas en espera.

28 ♦ Elementos básicos de manejo de llamadas

Contestación de rellamadasSi una llamada externa transferida desde la consola a una extensión no se contesta en un determinado período, regresa a la consola como una rellamada. El icono de llamada en espera ( ) aparece sobre la tecla variable [Rellamada] y la llamada aparece con la mayor prioridad en la pantalla Llamadas entrantes.

Puesto que las rellamadas tienen prioridad, se contestan primero cuando oprime Contestar.

Para contestar una Rellamada

Las áreas Origen y Destino deben estar despejadas.

1. Oprima [Rellamada]o bien

2. Oprima Contestar.Usted se conecta y puede preguntar a la persona que llama si desea seguir esperando o si prefiere llamar a otra extensión.

Nota: todas las notas que hayan sido agregadas a la llamada antes de que ésta vuelva como rellamada desaparecerán. Si lo desea, puede volver a anotar la llamada (para obtener detalles, consulte la página 24).

3. Dependiendo de lo que solicite la persona que llama, usted tiene varias opciones:

• Si la persona que llama desea seguir esperando, oprima [Remarcar dest].

• Marcar otra extensión.

• Oprima Liberar para desconectar la llamada.

• Oprima Correo de voz para transferir a la persona que llama a la casilla de correo de voz de la extensión.

Nota: las llamadas en serie también regresan a la consola como rellamadas. Consulte Llamada en serie en la página 48.

Recuperación de una llamadaPuede recuperar una llamada liberada a una extensión equivocada de varias maneras.

Para recuperar la última llamada liberada desde la consola

Use la tecla Recobrar del teclado de la consola para recuperar una llamada que liberó a una extensión equivocada.

• Oprima Recobrar.Nota: para recuperar correctamente la llamada, oprima Recobrar mientras la extensión suena, sin haber iniciado otra acción, tal como marcar o contestar, antes de oprimir Recobrar.

Para recuperar una llamada que no sea la última llamada liberada desde la consola

Puede recuperar cualquier llamada liberada que aparezca en la pantalla Llamadas transferidas. Para obtener más información, consulte Recuperación de una llamada transferida en la página 22.

Para recuperar una llamada que suena en una extensión en el Campo de luz de ocupado

Si una llamada suena en una extensión en el área de Campo de luz de ocupado (BLF) y la extensión está ocupada, no contestan o usted sabe que la persona a la que llaman no está disponible, puede recuperar esa llamada para hablar directamente con la persona que llama.

Con su consola en estado desocupado (es decir, que no tenga llamadas en las áreas de Origen ni de Destino):

1. Asegúrese de que la extensión en la lista de BLF esté sonando (debe haber uno de estos iconos junto a ella): o bien .

2. Haga clic una vez en la extensión que suena para seleccionarla.3. Oprima [Recibir].

Nota: si una o más operadoras atienden llamadas con usted, asegúrese de no tomar una llamada que suena que otra operadora recién haya realizado. Para obtener mayor información, consulte la página 32.

Funciones avanzadas

30 ♦ Funciones avanzadas

Funciones avanzadas ♦ 31

Códigos de cuentaUn Código de cuenta es un tipo de contraseña para utilizar en el sistema. Puede que deba ingresar un código de cuenta para acceder a algunas funciones o para grabar una llamada en el registro SMDR para fines de facturación o contabilidad.

Para ingresar un Código de cuenta

1. Marque el Código de acceso a cuenta verificado o no verificadoUn código verificado permite acceder a las funciones; un código no verificado permite ingresar llamadas en el registro SMDR.

2. Marque el Código de cuenta, y luego oprima #.Si se equivoca, oprima Cancelar y vuelva a intentarlo.

3. Siga marcando.

Para obtener mayor información acerca de los Códigos de cuenta, comuníquese con su Departamento de comunicaciones.

Boletín electrónicoEl Boletín electrónico es una función común a todas las 5550 IP Console del sistema. Utilícelo para escribir la información que desee comunicar a otras operadoras y para guardar números de marcado rápido a los que puedan acceder todas las operadoras.

Para publicar información en el Boletín electrónico

1. Oprima Boletín electrónico.

2. Oprima [Editar].Sólo una persona a la vez puede editar el Boletín electrónico; si hay otra persona editándolo, el fondo del Boletín electrónico permanece en gris después de oprimir [Editar].

3. Ingrese la información que desea publicar.

4. Oprima [Guardar]. Para ver los cambios más recientes del Boletín electrónico, oprima [Actualizar].

Para marcar un número telefónico publicado en el Boletín electrónico

1. Seleccione el número telefónico usando el mouse o el teclado de la computadora.

2. Oprima [Llamar] o haga doble clic en el número seleccionado.

Nota: la información ingresada en el Boletín electrónico se guarda en un archivo de la red. La ubicación real del archivo se determina durante la instalación de la consola. Si el archivo ha sido movido, ingrese la nueva ubicación utilizando el comando Opciones del menú Herramientas.

32 ♦ Funciones avanzadas

Campo de luz de ocupado (BLF) El Campo de luz de ocupado (BLF) es una función opcional. Si está disponible, puede usarla para monitorear el estado de extensiones y líneas, para realizar marcado rápido y transferencias a dichas extensiones, además de recibir llamadas en extensiones. Los iconos del BLF le indican de una sola vez si una extensión o línea está desocupada, ocupada, sonando o en estado de No molestar. Consulte la siguiente página para conocer una lista de iconos y sus significados.

Si la función del BLF no está disponible, ya sea porque no estaba habilitada cuando se instaló la consola o porque la consola perdió sus conexiones con 3300 ICP, el icono en la parte superior de la columna de Estado en el área del BLF aparecerá atenuado ( ). Además, no hay iconos de estado del BLF junto a las entradas del BLF, lo que indica que están “Sin monitoreo”.

En el cuadro de diálogo Editar lista BLF, usted puede agregar y eliminar extensiones y líneas o cambiar el orden de las extensiones y líneas.

Nota: aun cuando la función BLF esté deshabilitada, puede utilizarla para llamar a las extensiones.

Para mostrar el Campo de luz de ocupado

• Oprima la tecla BLF en el teclado de la consola. (Utilice el comando Opciones en el menú Herramientas para programar una tecla BLF en el teclado), o bien

• Haga clic en el icono Campo de luz de ocupado ( ) en la barra de herramientas, o bien

• Haga clic en el menú Herramientas seguido de Campo de luz de ocupado.

Para ordenar el Campo de luz de ocupado

Puede ordenar las columnas de la lista BLF para buscar más fácilmente Nombres, Números, Departamentos o Ubicaciones. Las columnas Nombre, Departamento y Ubicación aparecen en orden alfabético normal o invertido. No es posible ordenar las columnas BLF ( ) o Privado ( ).

• Haga clic una vez en el encabezado de la columna para ordenarla, una segunda vez para invertir el orden y una tercera vez para desordenar la información.

Búsqueda en el Campo de luz de ocupadoPuede ubicar rápidamente una entrada en la lista BLF al hacer coincidir los valores de búsqueda (es decir, números, palabras o las primeras letras de una palabra) con las entradas de las columnas BLF.

Para buscar en el Campo de luz de ocupado

Puede buscar por nombre, número, departamento o ubicación:

1. Haga clic en y seleccione una columna para buscar en la lista desplegable. (La columna de búsqueda predeterminada es Nombre.)

2. Escriba un valor de búsqueda en el campo junto al icono .

Por ejemplo, si busca “John Smith”, ingrese valores tales como

• S, J: apellido, nombre

• J S: primera letra del nombre y del apellido

• Smi: primeras letras del nombre o del apellido

Mientras escribe, la función busca la entrada con la mayor coincidencia, luego selecciona y muestra la entrada de la lista.

Si los valores que escribe no coinciden con ninguna entrada, el cuadro de búsqueda se pone de color amarillo y un mensaje le informa que no hay entradas que coincidan.

3. Si comete un error, oprima ESC, RETROCESO o SUPR para borrar el cuadro de búsqueda.

4. Haga clic en para desplazarse a la siguiente entrada o para ir a la entrada anterior.

Si la búsqueda llega al principio o al final de la lista, la lista de búsqueda regresa al inicio y la consola muestra un mensaje en el área de estado y emite una señal sonora.

5. Oprima INTRO para marcar la extensión que seleccionó en la lista de búsqueda.

Funciones avanzadas ♦ 33

o bienOprima [Nueva búsqueda] para comenzar una nueva búsqueda.

Llamadas, transferencia y recepción de llamadas en el Campo de luz de ocupado

Para marcar una extensión, utilice cualquiera de estos métodos

• Seleccione una entrada y luego oprima [Llamar].

• Seleccione una entrada y luego oprima INTRO en el teclado.

• Haga doble clic en cualquier entrada.

Para transferir una llamada a una extensión en el área del Campo de luz de ocupado

• Marque la extensión y luego oprima Liberar.

Para tomar una llamada

Si una llamada suena en una extensión en el área de Campo de luz de ocupado (BLF) y la extensión está ocupada, no contestan o usted sabe que la persona a la que llaman no está disponible, puede recuperar esa llamada para hablar directamente con la persona que llama.

Con su consola en estado desocupado (es decir, que no tenga llamadas en las áreas de Origen ni de Destino):

1. Asegúrese de que el icono de timbre o aparezca junto a la extensión.

2. Haga clic una vez en la extensión para seleccionarla.

Nota: si accidentalmente hace doble clic en la extensión que suena, su consola marca la extensión seleccionada en lugar de contestar la llamada que suena. Oprima Cancelar para colgar la extensión.

3. Oprima [Recibir].Nota: si una o más operadoras atienden llamadas con usted, asegúrese de no tomar una llamada que suena que otra operadora recién haya realizado.

Edición de la lista BLFLas listas BLF pueden ser locales o compartidas. Una lista local se almacena en la computadora de la consola para usarla sólo desde esa consola. Una lista compartida se guarda en la red, donde otras consolas pueden acceder a ella. Todas las operadoras pueden editar una lista compartida. Los cambios que se apliquen a una consola aparecerán en todas las demás. Sólo una operadora a la vez puede editar la lista. La operadora que realiza los cambios los ve inmediatamente; las otras operadoras sólo los ven cuando vuelven a ingresar al área Campo de luz de ocupado o cuando la actualizan.

Sugerencia: Si usted sabe que una operadora ha realizado un cambio en una lista que comparte con usted, pero el cambio no aparece en su pantalla, oprima BLF o el icono BLF ( ) para actualizar la pantalla de la lista BLF.

Para editar la lista BLF

• Seleccione Editar lista BLF en el menú Herramientas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

A la izquierda están las extensiones y las líneas disponibles para el monitoreo. Si falta una extensión o línea necesaria para el monitoreo, comuníquese con el administrador del sistema para que la incluya.

34 ♦ Funciones avanzadas

Para ver las extensiones nuevas que su administrador ha agregado, debe reiniciar la consola.

Para agregar, eliminar o volver a colocar entradas en la Lista BLF

1. Seleccione la entrada.

Para seleccionar entradas consecutivas, primero haga clic en la primera entrada, mantenga oprimida la tecla SHIFT y luego seleccione la última.

Para seleccionar entradas no consecutivas, mantenga oprimida la tecla CTRL al hacer clic en cada entrada.

Para buscar una entrada, escriba todo o parte del nombre en el cuadro Buscar nombres que comiencen con.

2. Siga alguno de estos pasos:

• Haga clic en Agregar para agregar la selección al comienzo de la lista BLF o en Quitar para eliminarla.

• Haga clic en Mover hacia arriba o Mover hacia abajo varias veces hasta que la selección esté en la posición deseada.

• Para mover una entrada rápidamente, mantenga oprimido el botón del mouse sobre el botón Mover hacia arriba o Mover hacia abajo.

3. Haga clic en Aceptar.

Preguntas acerca del Campo de luz de ocupadoSugerencia: cree la lista BLF con sus favoritos al principio de la lista. Aparecerán siempre al principio, cuando la lista no esté ordenada.

¿Qué significa el icono ?

Cuando aparece junto a una extensión, significa que la extensión está designada como privada. Las operadoras ven el número de la extensión en sus pantallas; los usuarios de otras extensiones ven solamente el nombre del usuario (si está disponible) en su pantalla. Es posible que no desee entregar ninguna información del estado de las extensiones bloqueadas a las personas que llaman.

¿Qué significan los iconos de la columna ?

Estos iconos están junto a las extensiones. Indican los siguientes estados:

teléfono desocupado, No molestar* desactivado

teléfono desocupado, No molestar* activado

teléfono sonando, No molestar* desactivado

teléfono sonando, No molestar* activado

teléfono ocupado, No molestar* desactivado

teléfono ocupado, No molestar* activado

En blanco (sin icono)

No está monitoreado o no se puede monitorear. La ausencia de iconos junto a todas las entradas del BLF indica que la consola ha perdido la conexión con la 3300 ICP o se produjo un enrutamiento por falla en la 3300 ICP secundario. El icono del encabezado de la columna ( ) también se oscurece cuando se produce una pérdida de conexión o un enrutamiento por falla.

* No molestar sólo se aplica a las extensiones.

¿Por qué en ocasiones las columnas BLF aparecen desordenadas?

Si ordena alguna de las columnas de la lista BLF y sale del Campo de luz de ocupado, la lista queda en el último orden que especificó.

Dado que la lista mantiene el último orden que especificó, puede que aparezca “desordenada” cuando vuelva a ingresar al área BLF.

Para volver a poner la lista en el orden que prefiera, simplemente haga clic una o dos veces en el encabezado de la columna, hasta obtener el orden deseado.

Funciones avanzadas ♦ 35

Prioridad para contestar llamadasPor lo general, la consola está configurada para contestar las llamadas entrantes según el orden en que ingresan. Cuando oprime la tecla Contestar con múltiples llamadas en espera, se contestará primero la llamada que ha estado más tiempo en espera. También es posible asignar prioridades a las llamadas según su destino. Por ejemplo, usted puede asignar a las llamadas dirigidas al principal número de directorio publicado (LDN) de su compañía mayor prioridad que a las llamadas “Marcar 0” (es decir, las llamadas internas a la consola).

Su departamento de comunicaciones le indicará qué tipo de llamadas prefiere que conteste primero.

Nota: la tecla Contestar tiene una jerarquía cuando se configura la consola para contestar llamadas según el orden en que ingresan: primero se contestan las rellamadas, luego las demás llamadas en orden de prioridad para contestar o en orden de ingreso. Si hay más de una llamada en espera en una tecla variable en particular, esas llamadas se contestarán según el orden en que ingresan.

Para especificar qué llamadas serán contestadas en primer lugar

1. Elija Opciones en el menú Herramientas.

2. Haga clic en Prioridad para contestar llamadas.

3. Siga uno de estos pasos:

• Para contestar las llamadas según el orden en que ingresan, seleccione Orden de llamada.

• Para asignar prioridades a las llamadas por línea, seleccione Prioridades de la línea asignada y luego escriba un número entre 1 y 7 para cada línea. Cuanto más bajo sea el número, más alta será la prioridad.

4. Haga clic en Aplicar o Aceptar.

Estacionamiento de llamadaSi se ha programado en el sistema el código de acceso apropiado, dicha función permitirá que el usuario de una extensión recupere una llamada que usted puso en espera, marcando el código de acceso Estacionamiento de llamada - Recuperación remota (los primeros dos dígitos del valor de ID de llamada) y el número de posición en espera (el último dígito del valor de ID de llamada) que aparece en su pantalla.

Para estacionar una llamada y un usuario de extensión la recupere

1. Ponga una llamada en espera (consulte Retención y recuperación de llamadas en la página 23). La pantalla muestra la llamada en la primera posición de Espera disponible:

2. Envíe un anuncio a la persona solicitada, informándole el número de posición de espera. Para conocer detalles acerca de cómo enviar anuncios, consulte la página 45.En el ejemplo anterior, suponga que Silvia Gómez (posición de espera 2) desea hablar con el Sr. Pérez. Suponga que el código de Estacionamiento de llamada – Recuperación remota es 69. Envíe un anuncio al Sr. Pérez de la siguiente manera: “Sr. Pérez, marque el 69 142.”El Sr. Pérez (la persona a la que se llama) puede recuperar la llamada marcando 69 (el código de acceso de Estacionamiento de llamada - Recuperación remota), seguido por 14 (el número

36 ♦ Funciones avanzadas

de identidad de dos dígitos de la consola) y 2 (el número de posición en espera).

Cuando la persona a la que se llama recupera la llamada, ésta abandona la posición de retención en su pantalla.

En cualquier momento, se pueden estacionar hasta seis llamadas en la consola.

Umbral de llamadas entrantes / Mensaje emergente

Para reducir los tiempos de espera de las llamadas, es posible programar el sistema para que las derive a otras consolas o posiciones de respuesta. Si su sistema está programado de este modo, usted puede especificar la cantidad de llamadas entrantes que puede haber antes de que el sistema las derive a su consola.

El Mensaje emergente es una opción que, al activarse, le permite minimizar la ventana de la consola y hacer que “emerja” cuando ingrese una llamada que exceda el Umbral de llamadas entrantes.

Para configurar el umbral de llamadas entrantes

1. Elija Opciones en el menú Herramientas.

2. Haga clic en Misceláneo.

3. Escriba un número en el cuadro Umbral de llamadas entrantes.

Para activar o desactivar la función Mensaje emergente

1. Elija Opciones en el menú Herramientas.

2. Haga clic en Atributos.

3. Haga clic en Sí para activar la función Mensaje emergente o No para desactivarla.

Preguntas acerca de Estacionamiento de llamada¿Qué sucede si el destinatario de la llamada no recupera la llamada?

Después de un período predeterminado de tiempo, la llamada regresa a la consola automáticamente como una rellamada.

¿Qué sucede si modifico el estado de la consola a “Operadora ausente” mientras hay llamadas estacionadas?

La llamada estacionada permanece en posición de retención en la operadora durante el período predeterminado de tiempo. Esto permite a los usuarios del sistema recuperar llamadas estacionadas en la consola cuya operadora se encuentra ausente. Después del período predeterminado de tiempo, todas las llamadas estacionadas (tanto externas como internas) son enrutadas automáticamente a un punto de respuesta programado.

Funciones avanzadas ♦ 37

Cancelación del Reenvío de llamadasEl Reenvío de llamadas le permite al usuario de una extensión enrutar algunas o todas las llamadas a otras extensiones. Es posible cancelar el Reenvío de llamadas para los usuarios de extensiones individuales o para todas las extensiones del sistema.

Para cancelar todo tipo de Reenvío de llamadas para una extensión única

1. Seleccione Cancelar Reenvío de llamada en el menú Programación.

2. Ingrese el número de extensión en el teclado de la computadora.

3. Haga clic en Sí.

Para cancelar Reenvío de llamada - Sígueme en una extensión única

Es posible cancelar el Reenvío de llamada - Sígueme en una extensión y dejar activados los otros tipos de Reenvío (Ocupado y No responde).

1. Seleccione Cancelar CFFM del teléfono en el menú Programación.

2. Ingrese el número de extensión en el teclado de la computadora.

3. Haga clic en Sí.

Para cancelar todos los tipos de Reenvío de llamadas para todos los usuarios de extensiones

1. Seleccione Cancelar Reenvío de llamada en el menú Programación.

2. Haga clic en Sí.3. Haga clic nuevamente en Sí para confirmar la cancelación.

Eliminar todas las funcionesDesde su consola, usted puede deshabilitar las funciones activadas en cualquier extensión del sistema.

A continuación, se indican las funciones que puede eliminar:

• Todo tipo de reenvío de llamadas

• No molestar

• Devolución automática de llamadas a otros usuarios

• Mensajes de aviso

• Contestación automática

• Recordatorio programado

Para cancelar todas las funciones en una extensión

1. Seleccione Cancelar funciones del teléfono en el menú Programación.

2. Ingrese el número de extensión en el teclado de la computadora.

3. Haga clic en Sí.

Preguntas acerca de Eliminar todas las funciones¿El uso de Eliminar todas las funciones en una extensión afectará los Mensajes o la Devolución automática de llamadas configuradas en esa extensión por otros usuarios?

No, sólo afectará las funciones activadas por el usuario de la extensión. Las notificaciones de Mensajes o la Devolución automática de llamadas configuradas en la extensión por otros usuarios seguirán activas. Del mismo modo, Eliminar todas las funciones no afectará a los Códigos de cuenta o a la Clase de servicio del usuario de la estación.

38 ♦ Funciones avanzadas

Personalización de las pantallas de Llamadas en cola

Cada una de las pantallas de Llamadas en cola presenta diversa información acerca de las llamadas entrantes, en espera o transferidas.

Dependiendo de la forma en que ajuste las pantallas de Llamadas en cola, cada una puede mostrar las siguientes columnas de información:

• ID de llamada (Entrante, En espera o Transferida)

• La Hora y el Tiempo total que la llamada ha estado en cola

• Nombre y número de la persona que llama

• Notas: use este campo para anotar las llamadas en espera (consulte “Anotación de llamadas en espera con información del número llamado” en la página 24).

• Nombre o número de la línea que marcó la persona que llama y por la cual ingresó la llamada

• Icono que indica el estado de privacidad del destino

• Icono que muestra el estado BLF del destino

• Para Nombre y Número muestran el nombre y número de extensión de la persona con la que intenta comunicarse quien llama (en la pantalla Llamadas en espera)

• El campo Transferido a muestra el nombre de la persona a la que se transfirió la llamada (en la pantalla Llamadas transferidas)

• Departamento y ubicación señala el departamento y ubicación de la persona con la que intenta comunicarse quien llama

• Tipo de dispositivo muestra el tipo de dispositivo que está usando la persona que llama, si la llamada es interna; o el tipo de troncal a la que ingresó la llamada, si la llamada es externa

• Orden de retención de las llamadas en espera

Nota: Algunas de las columnas de información de llamadas que se mencionan anteriormente aparecen de manera predeterminada en las pantallas de Llamadas en cola; otras están ocultas de manera predeterminada. Usted puede ver u ocultar las columnas de información de acuerdo con sus necesidades de procesamiento de llamadas.

Usted puede seleccionar qué columnas desea ver. Para personalizar esta área a fin de que se ajuste a sus necesidades puede hacer lo siguiente:

• eliminar y recuperar columnas

• cambiar el tamaño de las columnas para que muestren mayor o menor información.

La columna de ID y las que tienen iconos como etiquetas de encabezados (Estado privado y BLF) no pueden cambiar su tamaño. Todas las columnas son removibles excepto la columna de ID; esta columna y por lo menos alguna otra debe aparecer en pantalla.

Para eliminar columnas innecesarias

1. Haga clic con el botón derecho del mouse en el encabezado de la columna que desea eliminar.

2. Haga clic en Quitar esta columna en el menú emergente.

Para restaurar una columna eliminada anteriormente

1. Haga clic con el botón derecho del mouse en el encabezado de la columna.

2. Haga clic en Seleccionar campos en el menú emergente. Aparece el cuadro de diálogo Selección de campo.

3. Marque las columnas que desea que aparezcan en pantalla.

4. Haga clic en Aceptar.

Cualquier columna que se haya ocultado anteriormente vuelve a su posición fija y al ancho predeterminado.

Para cambiar el tamaño de las columnas

• Use el mouse y el cursor para hacer las columnas más anchas o angostas, según lo requiera.

Funciones avanzadas ♦ 39

Llamadas de datosEs posible que le soliciten que conecte una llamada externa a una conexión de datos para efectuar comunicaciones de datos.

Para conectar una llamada a un módem

1. Adviértale a la persona que llama que cambie el módem local a “Datos” al escuchar el tono agudo de módem.

2. Marque el número de módem.

En el área de estado aparece ‘Llamada de módem’.

3. Marque el número de la terminal de datos de destino.

En el área Destino aparece ‘Timbrando’ y luego ‘Conectada’ para confirmar que se ha conectado.

4. Espere el tono agudo de módem.

5. Oprima Liberar para conectar a la persona que llama al módem.

Si el número está ocupado o no responde, oprima Cancelar para regresar a la persona que llama en el área Origen.

Para configurar una llamada de Línea de datos asociada local

1. Marque el código de Línea de datos asociada.

Si no escucha ningún sonido, continúe.

Si oye un tono de ocupado, la Línea de datos asociada está siendo utilizada o no está lista.

2. Marque el número de la terminal de datos de destino.

En Destino aparecen ‘Timbrando’ y luego ‘Conectada’. Espere el tono de conexión.

3. Oprima Liberar.La línea de datos ya se encuentra conectada.

Para configurar una Línea de datos asociada en una instalación remota

1. Marque el Código de acceso a datos.

Si no escucha ningún sonido, continúe.

2. Marque el número del grupo de localización del módem.

En el área de estado aparece ‘Llamada de módem’.

3. Marque el número de la instalación de datos remota.

En Destino, aparecen ‘Tomada’ y luego ‘Conectada’.

4. Espere el tono de conexión.

5. Oprima Liberar.

Nota: para poder marcar con mayor rapidez usando la Agenda, pídale a su Departamento de comunicaciones que agregue los números de datos marcados con mayor frecuencia al directorio del sistema.

40 ♦ Funciones avanzadas

Servicio diurno y nocturnoPor lo general, los sistemas telefónicos de las oficinas entran en Servicio Nocturno pasado el horario de trabajo, o cuando la última consola disponible queda sin operadora.

Las llamadas suenan en diferentes puntos de respuesta: en las extensiones designadas o con un timbre nocturno.

Los usuarios de las extensiones pueden marcar el código TAFAS (Contestación de troncal desde cualquier estación) para contestar las llamadas entrantes que suenen con el timbre nocturno.

Si la última consola de operadora disponible no ha procesado una llamada después de un período de espera programable, el sistema pasa automáticamente al Servicio nocturno 1.

Para cambiar el modo de servicio

• Seleccione el modo apropiado en la lista en el área Estado de consola.

Nota: comuníquese con su Departamento de comunicaciones para obtener información acerca de dónde se encuentran los puntos de respuesta y cuándo debe seleccionar los diferentes servicios.

No molestar (extensiones)Los usuarios de las extensiones generalmente pueden configurar y cancelar la función No molestar (DND) en sus teléfonos, pero también es posible que le pidan a usted que lo haga. La función DND evita que suenen llamadas en la extensión.

Para configurar No molestar para el usuario de una extensión

1. Seleccione Fijar teléfono en no molestar en el menú Programación.

2. Ingrese el número de extensión en el teclado de la computadora.

3. Haga clic en Sí.

Para cancelar No molestar para el usuario de una extensión

1. Seleccione Cancelar No molestar en el teléfono en el menú Programación.

2. Ingrese el número de extensión en el teclado de la computadora.

3. Haga clic en Sí.

Para cancelar No molestar en todas las extensiones

1. Seleccione Cancelar No molestar en el menú Programación.

2. Haga clic en Sí.3. Haga clic nuevamente en Sí para confirmar la cancelación.

Preguntas acerca del Servicio diurno y nocturno¿Qué servicios se ven afectados por el Servicio diurno o nocturno?

El cambio de Servicio diurno a nocturno puede afectar a algunos usuarios, dependiendo de su COS y COR. Por ejemplo, un usuario puede tener un COR que permita llamadas externas cuando el sistema está en Servicio diurno, pero no cuando está en Servicio nocturno.

Preguntas acerca de la función No molestar¿Por qué razón querría usar No molestar el usuario de una extensión?

No molestar evita que la mayoría de las llamadas suenen en la extensión. Sólo sonarán las rellamadas, intrusiones y troncales especiales que ingresen directamente en la extensión. Si los usuarios de las extensiones desean protegerse de la intrusión de tono (por ejemplo, durante una llamada de datos), deben usar la función Privacidad de llamadas.

¿Qué clase de tonos oye la operadora o el usuario de otra extensión cuando llama a una extensión que tiene configurada la función No molestar?

Escuchan una señal lenta de ocupado. La persona autorizada a intervenir en la otra extensión podrá hacerlo.

Funciones avanzadas ♦ 41

Llamadas de emergenciaEsta función produce una alarma en la consola cuando un usuario de extensión realiza una llamada de emergencia y también identifica la extensión que realizó la llamada. Con esta información, usted puede enviar servicios de emergencia (por ejemplo, personal policial o de ambulancia) al lugar desde donde se realizó la llamada.

Cuando se produce una alarma de llamada de emergencia, la consola timbra y aparece el mensaje LLAMADA DE EMERGENCIA. La llamada de emergencia se deriva directamente a los servicios de emergencia; por lo tanto, la operadora no tiene posibilidad de entrar en comunicación con la persona que realizó la llamada de emergencia.

Para interpretar una Llamada de emergencia

1. Haga clic en en la barra de herramientas.o bienHaga clic en Herramientas y luego haga clic en Registro de llamadas de emergencia.Aparecerá la ventana Registro de llamadas de emergencia:

Si antes se borraron llamadas de emergencia, aparecerán en el Registro de llamadas de emergencia, con la llamada más reciente en primer lugar.

2. Haga clic en Eliminar para reconocer la llamada. LLAMADA DE EMERGENCIA desaparece cuando se elimina la última llamada de emergencia pendiente.

Nota: sólo una persona a la vez puede ver la llamada de emergencia actual.

Para borrar una Llamada de emergencia

1. En el Registro de llamadas de emergencia, seleccione la llamada de emergencia eliminada que desea borrar.

2. Haga clic en Borrar.

Nota: sólo se pueden borrar los registros eliminados. La 3300 ICP conservará todos los Registros de llamadas de emergencia.

Para cerrar el Registro de llamadas de emergencia

• Haga clic en Salir.

Nota: una vez que sale de la aplicación 5550 IP Console, todos los registros se descartan del Registro de llamadas de emergencia; sin embargo, los registros pueden ser recuperados mediante la 3300 ICP.

Preguntas acerca de Llamadas de emergencia¿Qué significa el icono en la barra de herramientas?Es el icono de Registro de llamadas de emergencia. Para ver las llamadas que aparecen en el Registro de llamadas de emergencia, haga clic una vez en el icono.

¿Qué significa el icono en el Registro de llamadas de emergencia?Las llamadas de emergencia aparecen en el Registro de llamadas de emergencia, con la llamada más reciente en primer lugar. Una llamada de emergencia actual se marca con el icono , mientras que las llamadas de emergencia anteriores no se marcan con el icono , por lo tanto, sólo se pueden eliminar las llamadas de emergencia marcadas con el icono.

¿Por qué en ocasiones no puedo ver los detalles de la llamada de emergencia actual?Sólo una persona a la vez puede ver los detalles de la llamada de emergencia actual. Otras operadoras reciben “Llamada de emergencia mostrada por <extensión>” en el área de respuesta en la parte inferior de su aplicación. Si otra operadora está viendo los detalles de la llamada de emergencia en curso, usted igualmente puede acceder a la información de las llamadas de emergencia eliminadas en forma local, pero no puede acceder ni eliminar la llamada en curso.

42 ♦ Funciones avanzadas

Programación de teclas Usted puede reprogramar las dos filas superiores de teclas que se encuentran en el teclado de la consola con otras funciones o eliminar una función de una tecla si ésta no se encuentra disponible.

Para asignar funciones a las teclas

1. Elija Opciones en el menú Herramientas.

2. Haga clic en Teclado.

3. Haga clic en la tecla que desea programar utilizando el botón secundario del mouse.

Aparecerá una lista de funciones.

4. Seleccione la función que desea asignar a la tecla.

5. Repita los pasos 3 y 4 para programar otras teclas.

6. Haga clic en Aplicar o Aceptar.

Para restaurar la programación original de la tecla

• Haga clic en Restaurar valores predeterminados.

¿Por qué en ocasiones desaparece el Registro de llamadas de emergencia?Si no hace clic en Eliminar aproximadamente 60 segundos después de recibir la llamada de emergencia, el registro vuelve a la Agenda, de modo que otra operadora podrá ver los detalles de la llamada de emergencia actual.

Si otra operadora no reconoce la llamada de emergencia, haga clic nuevamente en el icono para abrir el Registro de llamadas de emergencia.

Preguntas acerca de Llamadas de emergencia

Preguntas acerca de la Programación de teclas¿Qué es una tecla Sin asignar y para qué sirve programar una?La tecla Sin asignar le permite configurar una o más teclas de funciones programables para que queden “en blanco”, es decir, la tecla no inicia ninguna función.

Puede programar el estado no asignado para una tecla que a menudo oprime por accidente, por ejemplo, si oprime frecuentemente la tecla junto a Correo de voz por error, puede configurar esa tecla como no asignada, para no seguir cometiendo el mismo error al marcar.

Funciones avanzadas ♦ 43

Un botón para el correo de vozPuede programar la tecla Correo de voz en el teclado de la consola para realizar transferencias con un botón al correo de voz.

1. Elija Opciones en el menú Herramientas.

2. Haga clic en Correo de voz.

3. En Número del sistema de correo de voz, ingrese los dígitos requeridos para acceder a su sistema de Correo de voz.

4. En Un botón para el correo de voz, ingrese la siguiente información:

• La cantidad de demora (por ejemplo, milésimas de segundo) entre el envío del número de sistema de Correo de voz desde la consola y la respuesta del sistema de Correo de voz. Para asegurarse de que el sistema está listo para contestar la llamada, se requiere de una demora entre la respuesta del sistema de Correo de voz y el envío de los dígitos por parte de la consola. El valor predeterminado es 1000 milésimas de segundo.

• Los dígitos que se requieren para activar el sistema de Correo de voz para solicitar un número de casilla de Correo de voz. La tecla predeterminada es la tecla con el signo de libra (#).

• La cantidad (por ejemplo, milésimas de segundo) de demora antes de enviar el número de casilla de Correo de voz. El valor predeterminado es 1000 milésimas de segundo.

Mensaje en esperaUsted puede configurar (activar) un indicador de mensajes en espera en una extensión para notificarle al usuario que tiene un mensaje. También puede verificar si una extensión tiene un mensaje en espera y borrar la indicación de mensaje en espera.

Si la extensión marcada está ocupada, no responde o ha activado la función No molestar

1. Oprima [Origen] y tome el mensaje.

2. Oprima Mensaje.

3. Oprima [Estblcer Mens en esp].4. Usted puede:

• oprimir Cancelar para regresar a la llamada que está en Origen, si es necesario, y después

• oprimir Liberar para liberar la llamada en Origen.

Para configurar un mensaje en espera si no se encuentra actualmente conectado con una extensión ni está tratando de conectarse con la misma

1. Oprima Mensaje.

2. Oprima [Estblcer Mens en esp].3. Marque el número de la extensión.

Para cancelar una indicación de mensaje en espera

Puede cancelar una indicación de mensaje en espera esté conectado o no con la extensión.

1. Oprima Mensaje.

2. Oprima [Borrar Mensje en esp].3. Marque el número de la extensión (si no está conectado a ella).

44 ♦ Funciones avanzadas

Para verificar si una extensión tiene un mensaje en espera

1. Oprima Mensaje.

2. Oprima [Revsar Mensje en esp].3. Marque el número de la extensión.

Si la extensión tiene un mensaje en espera, en el área Destino aparecen las palabras “Mensaje en espera”.

Estado ausente/presente de la operadoraEs posible cambiar el estado de la Operadora a Ausente cuando tiene la intención de alejarse de su escritorio y no desea que envíen llamadas a su consola. Todas las llamadas nuevas y en espera sonarán en otro destino determinado por la programación del sistema.

Para cambiar el estado presente/ausente de la operadora

• Seleccione el estado que desea en la lista en el área Estado de consola.

Si usted es la única Operadora en el sistema y trata de cambiar el estado de la consola a Ausente, un mensaje de advertencia aparecerá en su pantalla: “Función Ausente desactivada para la última operadora. Seleccione Servicio nocturno’. Para obtener mayor información acerca del Servicio nocturno, consulte la página 40.

Nota: al desconectar el teléfono o auricular, el Estado de la operadora cambiará automáticamente a Ausente. Para obtener más información, consulte Desconexión del teléfono o auricular en la página 9.

Preguntas acerca de Mensajes en espera¿Cómo saben los usuarios de una extensión que hay un mensaje en espera para ellos?

La indicación depende del tipo de teléfono. Al levantar el auricular, un usuario con un teléfono estándar escucha el tono de mensaje en espera. (Si el teléfono del usuario posee una luz indicadora de mensajes, la luz parpadeará). En los teléfonos que cuentan con pantalla de cristal líquido, además del tono, aparece una indicación de mensaje en espera.

¿Cuándo debo cancelar las notificaciones de Mensaje en espera?

Puede hacerlo en el momento en que le resulte conveniente; sin embargo, ahorrará tiempo y esfuerzo si lo hace en el momento en que envía el mensaje al usuario de la extensión.

Mientras envía el mensaje a la extensión,

1. Oprima Mensaje.

2. Oprima [Borrar Mensje en esp].3. Oprima Liberar cuando termine la llamada.

Preguntas acerca de la función Estado ausente/presente de la operadora¿Qué sucede con mis llamadas cuando activo la función Operadora ausente?

Todas las llamadas nuevas y en espera que ingresen en su consola serán reenrutadas automáticamente a los destinos programados. Las llamadas que usted deja en espera superarán el tiempo de espera estipulado y recibirán tono de ocupado rápido o serán redirigidas al destino programado. Sin embargo, usted aún podrá originar llamadas.

Nota: si una consola no ha procesado una llamada después de un período de tiempo de espera programable, el estado de la consola pasará automáticamente a Operadora ausente.

Funciones avanzadas ♦ 45

IntrusiónUsted puede interrumpir una extensión ocupada o intervenir en una línea externa ocupada.

Para intervenir en una extensión ocupada

1. Oprima [Intrusión].Todos los participantes de la conversación escucharán un Tono de intrusión (un tono breve cada seis segundos) durante el tiempo en que usted esté conectado a la llamada.

Todo lo que usted diga será oído por las personas conectadas.

Si su Clase de servicio no le permite intervenir la extensión, aparece el mensaje ‘Función no autorizada’.

2. Después de la intrusión, usted puede:

• oprimir Liberar para desconectar la llamada de la consola.

O bien

• oprimir Cancelar para volver a conectarse a la llamada en Origen y desconectarse de la llamada en Destino.

Para intervenir en una troncal ocupada (línea externa)

1. Marque el Código de acceso a troncal individual.

2. Marque el número de troncal.

Para obtener una lista de números de troncales, use la función Visualización del estado del grupo de troncales, que se describe en la página 49.

3. Oprima [Intrusión].Las personas que llaman oirán el Tono de intrusión mientras usted esté conectado a la llamada. Cuando cuelguen, la línea estará disponible para su uso.

AnuncioSi su sistema posee un equipo de localización, puede utilizarlo para hacer anuncios a una o más áreas o “zonas”.

Utilice la tabla Zonas de localización en la sección Referencia para registrar la ubicación de las zonas de localización.

Para realizar una localización

Las áreas Origen y Destino de su pantalla deben estar despejadas.

1. Oprima Buscapersonas.

Si tiene sólo una zona de localización, se conectará con el buscapersonas en forma inmediata.

2. Haga su anuncio.

46 ♦ Funciones avanzadas

Si tiene más de una zona de localización

• Después de oprimir Buscapersonas, marque el código de 2 dígitos de Zona de localización (01 a 15) ó 00 para todas las zonas.

Oirá un tono de larga duración. Una vez que esté conectado al circuito de localización, en su pantalla aparecerá uno de los siguientes mensajes:

“Zona de localización ocupada”: hay alguien más conectado al equipo de localización. Vuelva a intentarlo en otro momento u oprima [Intrusión] (si lo permite la Clase de servicio suya o de su unidad de localización) para interrumpir el anuncio en marcha.

“Zona de localización no asignada”: usted no tiene acceso a esa zona de localización.

“Conectado a buscapersonas”: usted está conectado y puede realizar su anuncio.

Para terminar una localización

• Oprima Cancelar o Liberar.Quedará desconectado del equipo de localización.

AgendaLa Agenda se utiliza para buscar personas y extensiones en el directorio telefónico del sistema. Es posible efectuar una búsqueda ingresando el nombre de una persona, un número de extensión, un departamento o una ubicación. La búsqueda por departamento es útil cuando la persona que llama solicita hablar con “alguien de Ventas” en lugar de mencionar una persona específica. Una ubicación podría ser una sala de conferencias, la entrada de su edificio o cualquier otro lugar donde haya un teléfono. También es posible efectuar una llamada desde la Agenda.

Para acceder al directorio del sistema

Puede acceder el directorio en cualquier momento.

1. Oprima Agenda. 2. Ingrese el apellido de la persona u otra información en los

cuadros correspondientes. (Use el mouse o la tecla Tab para pasar de un cuadro a otro).

Oprima Retroceso para eliminar pulsaciones incorrectas.

3. Oprima [Buscar] o INTRO.

Las entradas que coinciden con lo que ha escrito aparecen en el área Agenda.

Funciones avanzadas ♦ 47

4. Para desplazarse por la lista, haga clic en los botones o u oprima las teclas Av Pág/Re Pág en el teclado.

5. Haga clic en la entrada deseada para seleccionarla.

6. Oprima [Llamar] o INTRO para llamar a la entrada seleccionada. También puede hacer doble clic sobre la entrada para llamarla.

7. Oprima [Esperar] para retener una llamada entrante o en espera para la entrada seleccionada.

Nota: al oprimir [Esperar] anota automáticamente en la llamada en espera el nombre, número, ubicación y estado BLF de la entrada seleccionada de la Agenda.

8. Oprima [Nueva búsqueda] para comenzar una nueva búsqueda.

Preguntas acerca de la Agenda¿Qué significa el icono ?

Cuando aparece junto a una extensión, significa que la extensión está designada como privada. Las operadoras ven el número de la extensión en sus pantallas; los usuarios de otras extensiones ven solamente el nombre del usuario (si está disponible) en su pantalla. Es posible que no desee entregar ninguna información del estado de las extensiones bloqueadas a las personas que llaman.

¿Qué significan los iconos de la columna ?

Estos iconos están junto a las extensiones. Indican los siguientes estados:

teléfono desocupado, No molestar* desactivado

teléfono desocupado, No molestar* activado

teléfono sonando, No molestar* desactivado

teléfono sonando, No molestar* activado

teléfono ocupado, No molestar* desactivado

teléfono ocupado, No molestar* activado

En blanco (sin icono)

No está monitoreado o no se puede monitorear. La ausencia de iconos junto a todas las entradas de BLF indica que la consola ha perdido la conexión con la 3300 ICP o se produjo un enrutamiento por falla en la 3300 ICP secundaria. El icono del encabezado de la columna ( ) también se oscurece cuando se produce una pérdida de conexión o un enrutamiento por falla.

* No molestar sólo se aplica a las extensiones.

48 ♦ Funciones avanzadas

Bloc de notasEl Bloc de notas es su directorio telefónico personal y su Lista de marcado rápido. Utilícelo para guardar números telefónicos con el fin de acelerar el marcado o para almacenar los nombres y números de las personas que llaman y así poder consultarlos en el futuro.

Para ingresar información en el Bloc de notas

Usted puede utilizar el Bloc de notas mientras esté conectado con una persona.

1. Oprima Bloc de notas.

2. Escriba un nombre, número telefónico o de extensión y cualquier otra información que desee guardar.

Incluya el Código de acceso a línea externa en el caso de los números externos y omita los espacios entre los dígitos.

3. Oprima [Guardar] para guardar la información.

Para borrar información guardada en el Bloc de notas

• Seleccione la información usando el mouse o las teclas de dirección y luego oprima Borrar.

Para marcar un número telefónico guardado en el Bloc de notas

• Seleccione el número que desea marcar y luego oprima [Llamar].

Llamada en serieSi una persona solicita hablar con varias personas en forma consecutiva, utilice la función Llamada en serie. Al finalizar la primera llamada, la persona regresa a la consola en lugar de ser desconectada. En ese momento, puede marcar el número de la siguiente llamada. La llamada en serie regresa a la consola hasta que se hayan efectuado todas las llamadas solicitadas.

Para configurar una llamada en serie para una persona que llama en el área Origen o Destino:

1. Pídale a la persona que permanezca en línea después de terminar cada llamada.

2. Oprima [Estblcer Llam en serie].3. Marque un número de extensión.

4. Oprima Liberar.La llamada sale de la consola. Cuando la extensión que usted marcó cuelga, la Llamada en serie vuelve a la consola como una rellamada (consulte Rellamada en la página 28).

Para cancelar una Llamada en serie

• Cuando la persona que llama haya terminado la serie de llamadas, oprima [Cancelar en serie].Si la llamada en serie regresa pero no hay nadie en la línea, significa que la persona ha colgado.

Funciones avanzadas ♦ 49

Pantalla de estado de grupo de troncalesLa Pantalla de estado de grupo de troncales es una función opcional que le permite monitorear el tráfico del sistema. Durante los períodos de tráfico intenso, algunos usuarios podrían tener problemas para hacer llamadas externas y es posible que lo contacten para conocer la causa. La función Pantalla de estado de grupo de troncales le permite confirmar el tráfico excesivo como la causa más probable. Puede explicar a los usuarios que la situación es transitoria y sugerirles que intenten hacer la llamada en otro momento.

Para ver la información de tráfico especifique los números del grupo de troncales o los dígitos que se marcan para acceder a ellos; por ejemplo, el dígito 9.

El uso de esta función no altera el procesamiento de las llamadas.

Para mostrar la información de tráfico por número de grupo de troncales

1. Oprima Estado de enlaces.2. Seleccione Buscar por número de grupo.3. Ingrese el número del grupo de troncales inicial y luego oprima

[Buscar].La pantalla muestra una lista de grupos de troncales, la cantidad de troncales de cada grupo y la cantidad de ellas que están actualmente en uso; por ejemplo,

Indicación de tiempo muestra la hora de la última búsqueda.

Para visualizar solamente la información de las troncales a las que se accede marcando una cadena de dígitos determinada

1. Oprima Estado de enlaces.

2. Seleccione Buscar por dígitos marcados.

3. Ingrese la cadena de dígitos inicial; por ejemplo, el código de área “416”.

4. Oprima [Buscar].

Después de obtener la información de tráfico, usted puede...

• Hacer clic en [Imprimir] para imprimir sólo la información del estado de los grupos de troncales visualizados.

• Hacer clic en [Imprimir todo] para imprimir la información del estado de todos los grupos de troncales, incluidos aquéllos que no se visualizaron en pantalla.

Opciones

50 ♦ Funciones avanzadas

Marcado rápido del sistemaTanto usted como otros usuarios de extensiones pueden guardar los números telefónicos marcados con mayor frecuencia para utilizar la función de marcado rápido. Utilice la tabla que aparece en la sección Referencia para registrar los números de Marcación rápida del sistema que posiblemente use con mayor frecuencia.

• Marque el Número de marcado rápido del sistema.

El número telefónico almacenado se marca automáticamente.

Notas:

• Si marca los mismos números con mucha frecuencia, agréguelos a su lista personal de Llamadas de marcado rápido en el Bloc de notas. Para obtener mayor información, consulte la página 48. También puede usar el Boletín electrónico para guardar números de marcado rápido que podrán ser utilizados por todas las operadoras. Para obtener mayor información, consulte la página 31.

• La programación de los números de marcado rápido del sistema es efectuada por el departamento de comunicaciones de su empresa y no puede realizarse desde la consola.

Marcado por tonosSeguramente habrá advertido que, al marcar un número desde la consola, no se oyen los tonos o pulsos que normalmente se asocian con un teléfono. Esto se debe a que la consola se “comunica” con el resto del sistema telefónico con otros tipos de señales.

Sin embargo, hay ocasiones en que es necesario enviar tonos para finalizar la llamada. Generalmente, los servicios especiales como el correo de voz requieren contraseñas u otra información transmitida en forma de tonos para permitir el acceso.

Funciones avanzadas ♦ 51

Para generar tonos

Una vez que realiza la conexión y el sistema le solicita que ingrese los dígitos:

1. Oprima Tonos.

El indicador de Tonos del área Estado de consola aparece atenuado cuando el marcado por tonos está desactivado.

2. Marque el código.

Para desactivar el marcado por tonos

• Oprima Liberarpara desconectar la llamada de la consola. El marcado por tonos se desactiva automáticamente.

O bien

• Oprima Tonos de nuevo para desactivar los tonos.

52 ♦ Funciones avanzadas

Funciones de hotel/motel

54 ♦ Funciones de hotel/motel

Funciones de hotel/motel ♦ 55

Visualización y cambio de información de las habitaciones

La información de una habitación incluye el nombre del huésped, la condición y disponibilidad de la habitación (disponible, limpia, fuera de servicio, etc.), los cargos por llamadas efectuadas y restricción de llamadas y el estado de los servicios de mensaje en espera y despertador, entre otros.

Para visualizar, ingresar o modificar la información de una habitación

Usted puede visualizar, cambiar o ingresar información sobre las habitaciones mientras la consola está libre o mientras está en una llamada para la habitación.

1. Oprima Servicio de huéspedes, o bien, si está en una llamada para la habitación, oprima la tecla variable [Servicio de huéspedes].

2. Ingrese la extensión de la habitación utilizando el teclado de la computadora (no es necesario si ya se encuentra en una llamada para la habitación). La pantalla muestra, por ejemplo:

En este ejemplo, John Smith de Mitel Corp., que está registrado en la habitación 4002, tiene autorización para efectuar llamadas

de larga distancia, tiene un mensaje en espera y una llamada de despertador programada para las 7:30 AM. La habitación está ocupada y limpia y no tiene Bloqueo de llamadas.

Nota: la información señalada puede diferir, dependiendo de si la consola está conectada a una habitación o a una suite; para obtener detalles, vea Acerca de los Servicios de suite a continuación.

3. Haga los cambios necesarios (si los hay) y luego oprima [Guardar] para guardar las modificaciones.

Acerca de los Servicios de suiteLos Servicios de suite proporcionan Servicio telefónico compartido (STS, Shared Telephone Service) opcional a todos los teléfonos en las habitaciones o suites interconectadas de hoteles/moteles. Cuando el STS está operando para una suite en particular, las llamadas a la suite suenan en todos los teléfonos. Las funciones de llamadas de despertador, Mensaje en espera, No molestar y Bloqueo de llamadas se aplican de igual manera a todos los teléfonos. Al operar sin STS, cada teléfono actúa en forma independiente, permitiendo, por ejemplo, que los huéspedes de una suite de dos dormitorios configuren llamadas de despertador separadas.

¿Cómo se sabe si la consola está conectada a una habitación o a una suite y si está operando el STS?

Cuando está conectada a una suite con STS en operación, la sección Teléfono de la pantalla Servicios de huéspedes mostrará el número y nombre de la extensión que llama o que contesta, como se indica a continuación:

La parte superior de la pantalla Servicios de huéspedes mostrará el número primario de la suite, es decir, el número que se usa para llamar a la suite y para el ingreso y salida.

Si STS no está en operación, se activa el cuadro Número en la sección Teléfono, lo que le permite seleccionar un teléfono y establecer una llamada de despertador para el mismo.

56 ♦ Funciones de hotel/motel

Después de visualizar la información de la habitación, usted puede...

• Ingresar o modificar el nombre del huésped y la empresa o grupo al que pertenece. El nombre del huésped puede tener un máximo de 20 caracteres.

• Registrar el ingreso o la salida de un huésped (consulte la página 57).

• Modificar la disponibilidad o condición de la habitación (consulte la página 57).

• Ingresar, cambiar o eliminar la hora de la llamada de despertador (consulte la página 57).

• Configurar o modificar las restricciones de llamadas salientes (consulte la página 58).

• Autorizar o bloquear las llamadas entre habitaciones (consulte la página 59).

• Eliminar la información de Costo de mensaje de las llamadas realizadas desde la habitación (consulte la página 60).

Nota: Servicios de huéspedes sólo muestra si No molestar (DND) o Mensaje en espera (MW) están activados o desactivados. Para obtener información acerca de cómo cambiar el estado de estas funciones, consulte la página 40 y 43.

Búsqueda de habitacionesEs posible buscar una habitación usando los datos de condición y disponibilidad como parámetros de búsqueda. Esto permite buscar, por ejemplo, todas las habitaciones que estén disponibles y limpias o las habitaciones que estén en proceso de limpieza. También puede buscar utilizando el apellido de un huésped para determinar en qué habitación se encuentra.

Para buscar las habitaciones

1. Pulse Servicio de huéspedes.

2. Siga uno de estos pasos:

• Para mostrar información sobre una habitación específica, utilice el teclado del equipo para escribir el número de la habitación en el cuadro Número de habitación.

• Para buscar habitaciones según su estado de ocupación y condición, haga clic en Estado de la habitación y, a continuación, seleccione los estados en las listas Ocupación y Condición.

• Para iniciar la búsqueda desde una habitación específica, escriba el número de la habitación en el cuadro Comenzar en habitación.

• Para buscar la habitación de un huésped, haga clic en Apellido del huésped y, a continuación, escriba el apellido del huésped.

3. Oprima [Buscar].

4. Para ver información de una habitación en la lista, haga clic para seleccionarla y, a continuación, oprima [Seleccionar]. Use las teclas de dirección o las teclas Av Pág y Re Pág para desplazarse por las habitaciones.

Si hay una impresora conectada a la consola, es posible imprimir los datos de disponibilidad y condición de todas las habitaciones de un hotel o motel. Para obtener mayor información, consulte Imprimir informes en la página 60.

Opciones

Funciones de hotel/motel ♦ 57

Cambio del estado de disponibilidad ycondición de las habitaciones

A continuación, se indica la disponibilidad y estado de la habitación:

Para modificar la disponibilidad y condición de una habitación

1. Oprima Servicio de huéspedes, o bien, si está en una llamada para la habitación, oprima la tecla variable [Servicio de huéspedes].

2. Ingrese la extensión de la habitación utilizando el teclado de la computadora (no es necesario si ya se encuentra en una llamada para la habitación).

3. Oprima [Buscar].4. Seleccione los estados deseados en las listas Ocupación y

Condición.

5. Oprima [Guardar] para guardar los cambios.

Nota: de acuerdo con la programación del sistema, las habitaciones ‘ocupadas y limpias’ pueden cambiar automáticamente a ‘ocupadas y no limpias’ a una determinada hora del día.

Ingreso/salida de huéspedesEl ingreso de un huésped cambia el estado de una habitación a Ocupada; la salida cambia la habitación a Disponible. Tanto el ingreso como la salida eliminan el nombre, afiliación y hora de despertador (si se configura) del huésped. La configuración de Bloqueo y Restricción de llamadas definida para la habitación también se puede restaurar a los valores especificados por la programación del sistema.

Para registrar el ingreso o la salida de un huésped

1. Oprima Servicio de huéspedes, o bien, si está en una llamada para la habitación, oprima la tecla variable [Servicio de huéspedes].

2. Ingrese la extensión de la habitación utilizando el teclado de la computadora (no es necesario si ya se encuentra en una llamada para la habitación).

3. Oprima la tecla variable [Ingreso] o [Salida].4. Oprima [Guardar] para guardar los cambios.

Para cancelar los cambios que hizo y volver a la pantalla anterior, oprima [Anterior].

Configuración y cancelación de llamadas de despertador

Tanto usted como el huésped pueden configurar, cambiar y cancelar las llamadas de despertador para una habitación. El sistema no distingue si una llamada de despertador fue configurada, cambiada o cancelada desde la consola o el teléfono de la habitación de un huésped. Así, por ejemplo, un huésped puede cancelar una llamada de despertador configurada por usted y viceversa.

Las llamadas de despertador se pueden ajustar para que se repitan hasta tres veces al día o sin repetición diaria. Para cada despertador, puede especificar si la llamada la realiza el sistema (despertador automático) o la operadora u otro empleado del hotel (despertador personal).

Disponibilidad Condición

DisponibleOcupadaReservada

LimpiaNo limpiaEn proceso de limpieza (ver nota)Para revisiónFuera de servicio

Nota: el estado En proceso de limpieza sólo puede modificarse desde la habitación marcando un código.

58 ♦ Funciones de hotel/motel

Para configurar, cambiar o cancelar la hora de una llamada de despertador durante la visualización de la información de la habitación del huésped

1. Para cada llamada de despertador que desee configurar, especifique la frecuencia (una vez o diariamente) y el método de entrega (en forma automática por el sistema o personalmente por un empleado del hotel).

2. Haga clic en la casilla Despertador y luego escriba la hora y minutos en formato de 24 horas. Debe ingresar cuatro dígitos, por ejemplo, 0630 para las 6:30 AM (o 1830 para las 6:30 PM).

Para cancelar una llamada de despertador, borre la hora del cuadro Despertador.

3. Oprima [Guardar] para guardar los cambios.

Para configurar, cambiar o cancelar la hora del despertador cuando NO está visualizando la información de la habitación del huésped

1. Oprima Servicio de huéspedes.

2. Ingrese el número de habitación utilizando el teclado de la computadora.

3. Siga los pasos 1 y 2 del procedimiento anterior.

Notas:

• Si el huésped no contesta la llamada de despertador, el sistema llamará a la habitación hasta cuatro veces más, a intervalos de dos a siete minutos. Si el huésped sigue sin contestar, la llamada de despertador podría ser enrutada a la consola.

• Algunos teléfonos con pantalla permiten configurar su propio recordatorio programado. Los procedimientos descritos anteriormente también eliminan o modifican los recordatorios configurados por el usuario.

• Si hay una impresora conectada a la consola, usted puede imprimir un informe cada vez que configura, cambia o cancela una llamada de despertador.

Configuración de restricciones de llamadaEs posible controlar el tipo de llamadas telefónicas que los huéspedes pueden realizar desde el teléfono de su habitación. Existen tres niveles de restricción de llamadas: Internas, Locales y de Larga Distancia.

El sistema proporciona tres niveles más (Opción 1, 2 y 3) que pueden usarse para imponer restricciones especiales de llamadas. Solicite a su departamento de comunicaciones que le brinde instrucciones acerca del uso de estas restricciones.

Para configurar o anular restricciones de llamadas para una habitación

1. Oprima Servicio de huéspedes, o bien, si está en una llamada para la habitación, oprima la tecla variable [Servicio de huéspedes].

2. Ingrese la extensión de la habitación utilizando el teclado de la computadora (no es necesario si ya se encuentra en una llamada para la habitación).

3. Oprima [Buscar].4. En la lista Restricción de llamadas, elija una de las siguientes

opciones:

• Interna para permitir únicamente llamadas internas.

• Local para permitir llamadas internas y locales.

• Larga distancia para permitir llamadas internas, locales y de larga distancia.

• Opción 1, Opción 2, Opción 3 para imponer restricciones especiales a las llamadas, determinadas por la programación del sistema.

Nota: es posible programar el sistema para que modifique automáticamente las restricciones de llamadas de las habitaciones durante el ingreso y salida de los huéspedes.

Funciones de hotel/motel ♦ 59

Bloqueo de llamadas entre habitacionesEl Bloqueo de llamadas evita que los huéspedes realicen llamadas a otras habitaciones. Usted puede controlar la activación del Bloqueo de llamadas y las habitaciones afectadas.

Para controlar si el Bloqueo de llamadas afecta a una habitación

1. Oprima Servicio de huéspedes, o bien, si está en una llamada para la habitación, oprima la tecla variable [Servicio de huéspedes].

2. Ingrese la extensión de la habitación utilizando el teclado de la computadora (no es necesario si ya se encuentra en una llamada para la habitación).

3. Oprima [Buscar].4. En la lista Bloqueo de llamadas, seleccione la opción que desee.

5. Oprima [Guardar].

Para activar o desactivar el Bloqueo de llamadas en todo el sistema

1. Seleccione Servicios de huéspedes en el menú Herramientas.

2. Seleccione Alternar Bloqueo de llamadas.

El indicador de Bloqueo de llamadas en el área Estado de consola aparece atenuado cuando Bloqueo de llamadas está desactivado.

Nota: es posible programar el sistema para activar o desactivar el Bloqueo de llamadas para todas las habitaciones afectadas a determinadas horas del día y para cada habitación en particular en el momento del ingreso o salida de huéspedes.

Monitoreo de habitaciones de huéspedesLos huéspedes pueden utilizar el teléfono de su habitación como dispositivo de audio para monitorear su habitación desde una estación remota. La estación remota puede ser la consola de una operadora, una extensión o un teléfono externo que llama al sistema en una línea especial (es decir, una troncal DISA).

Para usar la consola con el fin de escuchar lo que sucede en una habitación con monitoreo activado

Sólo es posible monitorear una habitación desde una consola inactiva.

1. Seleccione Servicios de huéspedes en el menú Herramientas.

2. Seleccione Supervisión.

3. Marque el número de la habitación utilizando el teclado de la consola.

4. Después de las tres señales sonoras, escuchará el audio de la habitación.

Si la función de supervisión no está activada en el teléfono de la habitación, oirá un tono de ocupado rápido o una señal sonora.

Si en pantalla aparece el mensaje ‘Monitor ocupado’, significa que otra extensión está monitoreando la habitación en ese momento.

Si aparece el mensaje ‘Clase restringida’ o ‘Acceso denegado’, significa que no es posible monitorear la habitación debido a restricciones en la consola o en el teléfono de la habitación.

Para desconectar la consola de la habitación

• Oprima Cancelar o Liberar.

60 ♦ Funciones de hotel/motel

Eliminación del registro de mensajesEl registro de mensajes es un registro de la cantidad y costo de todas las llamadas externas realizadas desde el teléfono de una habitación. Para calcular los costos, el sistema utiliza las mediciones de pulsos recibidas de la compañía telefónica local. Si no se reciben los pulsos, sólo se cuenta el número de llamadas externas efectuadas.

El registro de mensajes de un huésped se elimina automáticamente cuando éste efectúa su salida. Si un huésped prefiere pagar las llamadas a diario, es posible eliminar los registros en forma manual.

Para visualizar o eliminar el registro de mensajes de una habitación

1. Oprima Servicio de huéspedes, o bien, si está en una llamada para la habitación, oprima la tecla variable [Servicio de huéspedes].

2. Ingrese el Número de habitación usando el teclado de la computadora (esto no es necesario durante una llamada para la habitación).

Los campos Costo de mensaje y Llamadas muestran el costo total y el número de todas las llamadas externas realizadas desde la habitación.

3. Haga clic en Eliminar para borrar los totales de Costo de mensaje y Llamadas.

Si hay una impresora conectada a la consola, usted puede imprimir un informe de los contenidos del registro antes de que sea eliminado.

Impresión de informesSi hay una impresora conectada a la consola, puede solicitar informes impresos de los registros de mensajes, estado de habitación y llamadas de despertador automáticas. Algunos informes se imprimen automáticamente. Por ejemplo, cuando se establece, cambia o cancela una llamada de despertador, se imprime un registro del evento.

Para imprimir un informe

• En el menú Herramientas, seleccione Servicio de huéspedes, seguido por el comando que corresponda al informe que desea imprimir.

Referencia

62 ♦ Referencia

Referencia ♦ 63

AlarmasSu sistema telefónico verifica si hay fallas en el sistema mediante el monitoreo automático y el diagnóstico de fallas.

Un indicador del estado de la alarma que aparece en la parte superior derecha de la pantalla le avisará cuando ocurra una falla. Cuando no hay fallas en el sistema, esta área se encuentra en blanco. Si se produce una alarma crítica, se oirá una señal sonora continua.

El indicador de la alarma desaparece automáticamente después de que la falla es corregida.

Tipos de alarma

Existen tres clases de alarma: menor, mayor y crítica.

MENOR

Hay una alarma menor dentro del sistema telefónico que probablemente no afecte a los usuarios del teléfono.

MAYOR

Ha ocurrido una alarma que afecta el servicio, pero aún pueden realizarse llamadas. Consulte a su Departamento de comunicaciones.

CRÍTICA

El sistema telefónico no está brindando un servicio normal y deberá pasar automáticamente al modo Transferencia por falla de sistema (si está disponible en el sistema). DEBE contactarse con su Departamento de comunicaciones.

SaludosGrabe los saludos preferidos de su compañía para cada una de las siguientes situaciones.

Llamadas en líneas externas

Llamadas en líneas internas

Rellamadas

Llamadas acampadas en una línea

Mensajes

64 ♦ Referencia

Llamadas reenrutadasAlgunos usuarios pueden reenrutar sus llamadas a su consola, o bien el sistema se puede programar para reenrutar cierto tipo de llamadas realizadas en momentos determinados a su consola.

Existen cuatro tipos de llamadas que se pueden reenrutar a su consola:

• Llamadas que un usuario ha reenviado (Sígueme, Ocupado o No responde).

• Llamadas a un número determinado, reenrutadas por la programación del sistema.

• Llamadas en determinadas troncales, si estas llamadas entrantes se “transfieren” siempre a su consola.

• Cuando el usuario marca un número que el sistema rechaza por alguna razón, se puede programar la función Manejo de intercepción para reenrutar la llamada a su consola.

Reenvío de llamadas

Cuando un usuario reenvía sus llamadas a su consola, las llamadas entrantes para esa extensión sonarán en su consola. Cuando usted contesta, en el área Destino aparece la información de la persona a la que se llama.

Tenga presente que el área Destino muestra el nombre y el número de la persona a la que se llama y el tipo de Reenvío de llamada que programó la persona y que hizo que la llamada se reenrutara a su consola (Sígueme, Ocupado o No responde).

Además, siempre hay disponibles dos teclas variables en esta situación: [Estblcer Llam en serie] y [Remarcar dest]. Al oprimir [Remarcar dest] se remarcará en forma automática el número de la persona a la que se llamó, lo que anula el Reenvío de llamada a su consola.

Reenrutamiento del sistema

Cuando el sistema se programa para redirigir llamadas a una extensión a su consola en todo momento, aparece el mensaje “Reenvío de llamada – Reenrutar siempre” en el área Destino, debajo del nombre y número de extensión del usuario.

Llamadas transferidas

Si transfiere una llamada entrante a una extensión y el usuario de la extensión transfiere la llamada de vuelta a su consola, en el área Destino aparece el mensaje ‘‘Transferida”.

Manejo de intercepción

Cuando un usuario marca un número que el sistema rechaza, la llamada se reenruta a su consola. Cuando usted contesta, en el área Destino aparece el mensaje de Manejo de intercepción correspondiente. Consulte Mensajes del sistema en la página 70 para obtener información acerca de los mensajes que pueden aparecer en esas circunstancias.

Referencia ♦ 65

Clase de restricciónA cada extensión y troncal del sistema se le asigna una Clase de restricción. Como su nombre lo revela, una Clase de restricción (COR) puede restringir el acceso de una extensión (o de una troncal) a una ruta externa en un momento determinado.

La COR de la extensión aparece en el área Origen o Destino de la pantalla de la consola, junto con su Clase de servicio y el resto de la información acerca de la persona que llama.

A continuación presentamos unos ejemplos del efecto que puede tener en los usuarios la Clase de restricción:

• Las extensiones con una COR determinada no pueden llamar fuera del sistema en absoluto y deben pedir asistencia a la operadora para tal efecto.

• Las extensiones con otra COR puede que deban pasar por la operadora a fin de realizar llamadas de larga distancia.

• Las extensiones con otra COR pueden marcar únicamente a ciertos números de larga distancia y a determinadas horas del día.

• Las extensiones con la menor cantidad de restricciones pueden llamar a cualquier número en cualquier momento.

• La COR de la extensión puede cambiar con los servicios Diurno, Nocturno 1 y Nocturno 2.

• El enrutamiento puede cambiar según la hora del día y el día de la semana, lo que indica diferentes privilegios de llamadas externas de acuerdo con la hora de la llamada.

Clase de servicioNo todas las funciones descritas en esta Guía están disponibles en su consola o en otras extensiones.

La Clase de servicio (COS) de una extensión aparece en el área Origen o Destino de la pantalla de la consola, con la información acerca de esa extensión.

Cada COS define qué funciones puede activar una extensión o consola. Cuando intenta acceder a una función que no está permitida en la COS de su consola o de la extensión, en la pantalla de la consola aparece el mensaje “Función no autorizada”.

A continuación presentamos unos ejemplos del efecto que puede tener en los usuarios una Clase de servicio:

• La COS puede cambiar dependiendo de que el sistema esté en Servicio Diurno, Nocturno 1 o Nocturno 2.

• A las extensiones que no tengan una COS adecuada se les puede negar el acceso a determinadas funciones, tales como Intrusión de llamada, Acceso de localización o Configuración de notificación de mensaje en espera.

• Puede que se les solicite a usted y a los usuarios de otras extensiones el ingreso de un Código de cuenta para tener un acceso adicional al sistema o cuando desee usar su COS en una extensión diferente.

• Los usuarios de algunas extensiones no pueden ser intervenidos.

66 ♦ Referencia

Códigos de acceso a función

FUNCIÓN CÓDIGO

Acceso al Código de cuenta

- Verificable

- No verificable

Acceso a línea de datos asociada

Retroalimentación

Retención de llamadas

- Recuperar

- Recuperación remota

Devolución de llamada

- Cancelar

Reenvío de llamada

- Ocupada (externa)

- Ocupada (interna)

- Sígueme

- Encadenamiento Sígueme

- Estoy aquí

- No contesta (externa)

- No contesta (interna)

Estacionamiento de llamada Recuperación remota

Recepción de llamada

- Marcado

- Dirigida

Privacidad de llamada

Acampado de operadora

- Recuperar

Eliminar todas las funciones

- Remoto

Conferencia

No molestar

- Remoto

- Cancelar remoto

Acceso a línea externa

Liberación forzada

Remarcación de último número

Acceso a troncal individual

Consulta de mensaje en espera

Notificación de mensajes

- Cancelar

Intrusión

Anuncio

Marcación rápida personal

- Invocar

- Almacenar

TAFAS - Recuperación remota

FUNCIÓN CÓDIGO

Referencia ♦ 67

GlosarioAcampado de operadora

Función que permite al sistema poner en cola las llamadas dirigidas a una extensión ocupada para luego conectar automáticamente la llamada en espera al desocuparse la extensión. El usuario de la extensión ocupada oye un Tono de acampado de operadora, que le indica que una llamada está acampada. La persona que queda en espera oye música o no escucha ningún sonido.

Acceso directo al sistema interno (DISA)

Función que permite llamar directamente al sistema telefónico y activar funciones y servicios.

ARS - Selección automática de ruta

Aplicación que maneja el enrutamiento de llamadas de larga distancia en forma automática.

Clase de restricción (COR)

Control del acceso de una estación o troncal a los circuitos de troncal. Una estación puede tener hasta tres COR distintas especificadas para el Servicio Diurno, Nocturno 1 o Nocturno 2.

Clase de servicio (COS)

Nivel de servicio definido por un conjunto específico de funciones que controla el acceso de una extensión a estas funciones. Una estación puede tener hasta tres COS distintas especificadas para Servicio Diurno, Nocturno 1 o Nocturno 2.

Código de acceso a línea externa

Código que precede a un número marcado para indicar al sistema telefónico que ese número está fuera del sistema.

Código de cuenta

Código que se marca para acceder a determinadas funciones del sistema; para aplicar su Clase de servicio (COS) en una extensión diferente; o para asociar a una persona que llama con un registro SMDR con fines contables.

Código TAFAS

(Respuesta de troncal de cualquier estación) Código usado para responder llamadas que suenen en los Puntos de respuesta nocturna.

Consulta en retención

Retención temporal aplicada a una llamada mientras el usuario de una extensión o consola activa una función o realiza una llamada.

Entrada de datos del cliente (CDE)

Ingreso de datos programados, específicos para los requerimientos del cliente. Los datos del cliente incluyen elementos como información de directorio, asignaciones de COS y COR y datos de troncal.

Grupo de difusión

Se considera que una línea está en un grupo de difusión cuando aparece en otro teléfono. Esto significa que todas las extensiones que se encuentren en esa línea tienen acceso a ella y pueden utilizarla.

Grupo de localización

Extensiones enlazadas en grupo con un número telefónico en común (piloto) así como sus propios números de extensión personales. En su sistema telefónico, hay dos tipos de localización: circular y terminal.

68 ♦ Referencia

Localización circular: una nueva llamada al Grupo de localización se dirige a la primera extensión libre que se encuentra después de la extensión que recibió la última llamada. Este sistema permite una distribución equitativa de las llamadas a todas las extensiones.

Localización terminal: La localización se produce en el orden en que las extensiones se programaron en el grupo de localización. Siempre comienza con la primera extensión de la lista y termina con la primera extensión libre que se encuentra.

Grupo de recepción

Las extensiones ubicadas en una misma área o que poseen funciones departamentales similares, a menudo pertenecen al mismo grupo de recepción.

Línea

Canal de comunicaciones telefónicas entre los centros de conmutación o la central pública y la 3300 ICP.

Privacidad de llamadas (Seguridad de la línea de datos)

Es una función de Clase de servicio que evita que una extensión reciba tono de acampado de operadora, el cual podría interferir en la transmisión de datos.

Punto(s) de respuesta nocturna

El usuario de una extensión puede contestar las llamadas entrantes que suenen en el Punto de respuesta nocturna marcando el código TAFAS.

Rellamada

Llamada que regresa a la consola para ser manejada nuevamente por la operadora.

SMDR - Registros de detalles de mensajes de estación

Ésta es una aplicación que registra de forma automática la información de llamadas como “duración de la llamada” y “número de extensión de la persona que llama”, entre otras cosas.

Selección directa de extensiones (DID)

Función que permite a troncales externas comunicarse directamente con extensiones previamente programadas, sin pasar por la consola de la Operadora.

Señal por gancho conmutador

Señal utilizada por los usuarios de las extensiones para indicar al sistema telefónico que desean activar una función.

Servicio nocturno

Modo de operación del sistema que enruta las llamadas entrantes al Punto de respuesta nocturna cuando el sistema está en Servicio nocturno y las consolas de la Operadora están en modo Ausente.

Teclas de funciones programables

Teclas de la consola que pueden programarse para acceder a las funciones de la consola y los servicios del sistema.

Troncal

Línea externa que conecta dos sistemas de conmutación. Este enlace puede efectuarse entre uno o más sistemas telefónicos privados y/o entre su sistema privado y el sistema telefónico público (Oficina central).

Referencia ♦ 69

Grupos de localizaciónAl marcar un Número piloto de un Grupo de localización, ya sea en el teclado o a través de la función de Agenda, se conecta a la primera extensión disponible en esa área. Para obtener más información, póngase en contacto con el Departamento de comunicaciones.

Zonas de localizaciónUse esta tabla para registrar las zonas de localización que utiliza su sistema. Para obtener más información, póngase en contacto con el Departamento de comunicaciones.

Número piloto

Nombre del Grupo de localización Extensiones

Ubicación Código de zona

Todas las zonas 00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

70 ♦ Referencia

Lista de marcado rápido del sistema Mensajes del sistemaEn las diversas áreas de su pantalla, aparecen los siguientes mensajes:

5550 IP Console

Está conectado a otra 5550 IP Console.

Acceso a troncal denegado

Usted no puede acceder a la troncal debido a su Clase de restricción o a la de la troncal.

Acceso denegado

El código de acceso a función que ha marcado no está disponible para una Operadora.

Bloqueada

Indica que una estación está fuera de servicio y no puede recibir ni efectuar llamadas.

Cancelando No molestar para todas las estaciones

La operación solicitada está en curso.

Cancelando Reenvío para todas las estaciones

La operación solicitada está en curso.

Cancelar CFFM para estación Nº:

Ingrese el número de la extensión en la que desea cancelar la función Reenvío de llamada - Sígueme.

Cancelar No molestar para todas las estaciones ... Completado

Confirma que la acción solicitada ha sido efectuada.

Nombre Número

Referencia ♦ 71

Cancelar No molestar para estación Nº:

Ingrese el número de la extensión en la que desea cancelar la función No molestar.

Cancelar Reenvío para todas las estaciones ... Completado

Confirma que la acción solicitada ha sido efectuada.

Cancelar Todas las funciones para estación Nº:

Ingrese el número de la extensión en la que desea cancelar todas las funciones.

Cancelar todos los tipos de Reenvío de llamada para estación Nº:

Ingrese el número de la extensión en la que desea cancelar todos los tipos de Reenvío de llamada.

Clase restringida

Su Clase de servicio no permite esta función.

Código de cuenta no válido

Verifique su Código de cuenta y vuelva a intentarlo.

Cola de devolución automática de llamada completa

Su solicitud de Devolución automática de llamada ha sido denegada debido a que los recursos del sistema son insuficientes.

Completado

Mensaje de confirmación que aparece cuando el número ingresado es válido y la acción requerida ha sido efectuada.

Conectado

Mensaje de confirmación que aparece en pantalla cuando su llamada está conectada a una llamada de datos.

Conectado al buscapersonas

Mensaje de confirmación que indica que usted ha accedido a la zona de localización y puede realizar su anuncio.

Conferencia

Indica que hay una conferencia configurada o en espera.

Configurar No molestar para estación Nº:

Ingrese el número de la extensión para la cual desea configurar la función No molestar.

COR

Indica la Clase de restricción aplicable a esa estación o troncal.

COS

Indica la Clase de servicio aplicable a esa estación o troncal.

Debe CANCELAR antes de marcar

Oprima Cancelar en el teclado de la consola y luego vuelva a marcar.

Devolución automática de llamada - Rellamada

La extensión o troncal ocupada que usted solicitó al sistema que supervisara está disponible en este momento.

El funcionamiento de la operadora necesita el auricular o audífono

Enchufe el audífono o auricular.

72 ♦ Referencia

El sistema está en Servicio nocturno 1

La llamada ha sido reenrutada debido a que el sistema está en Servicio nocturno 1.

El sistema está en Servicio nocturno 2

La llamada ha sido reenrutada debido a que el sistema está en Servicio nocturno 2.

El sistema no puede completar la operación seleccionada. Vuelva a intentarlo

El sistema telefónico no puede procesar la operación solicitada. Vuelva a intentarlo en otro momento.

En serie

Indica que la persona que llama desea hablar con varias personas en forma consecutiva.

En serie – No responde

La Llamada en serie regresó a su consola debido a que el destino no contestó después de un límite de tiempo predeterminado.

En serie - Ocupado

La Llamada en serie regresó a su consola debido a que el destino está ocupado.

En serie – Rellamada

La Llamada en serie se realizó con éxito.

Error al cargar archivo configuración Campo luz de ocupado.

No se puede acceder al archivo donde se almacenan las entradas de la lista BLF. Comuníquese con su administrador de sistema.

Establecer mensaje en espera para estación Nº:

Ingrese el número de la extensión en la cual desea configurar una notificación de mensaje en espera.

Externo

Indica que hay una llamada externa a su sistema (llamada de troncal).

Falla de interconexión

Existen restricciones de interconexión locales que no le permiten conectarse a los dispositivos requeridos.

Fuera de servicio

El dispositivo con el que desea comunicarse no está disponible.

Función activada

Está activada una función como No molestar.

Función Ausente desactivada para la última operadora. Seleccione Servicio nocturno

Como la última o la única operadora del grupo, usted no puede utilizar la consola en el modo ausente.

Función cancelada

Está cancelada una función como No molestar.

Función no autorizada

Existe una restricción que le impide usar determinada función o realizar determinada acción.

Grupo de datos

Nombre de equipo que aparece en pantalla al llamar a un grupo de datos.

Referencia ♦ 73

Grupo de difusión

Grupo de extensiones que comparten la misma línea. De hecho, cada línea del sistema forma parte de un grupo de difusión, aunque aparezca sólo en una extensión (por ejemplo, las líneas privadas).

Grupo de localización

Indica que una estación o troncal es miembro de un grupo de localización.

Grupo de módem

Indica que el módem al que usted está conectado se encuentra en un grupo de módem.

Grupo de operadoras

Aparece en pantalla cuando una operadora llama a otro número que pertenece a una o más operadoras.

Interno

Indica una llamada efectuada dentro del sistema.

Intrusión

Mensaje de confirmación que aparece en pantalla al intervenir en una extensión ocupada.

La operación seleccionada no es reconocida. Solicitud abandonada

El sistema telefónico no puede procesar la operación solicitada. Vuelva a intentarlo en otro momento o verifique su operación.

Llamada con cargo denegada – Marcado ilegal

El usuario marcó un número con cargo incorrecto y la llamada ha sido reenrutada a su consola.

Llamada con cargo denegada – Restricción de ruta

El usuario intentó marcar un número con cargo no permitido en su Clase de restricción y la llamada ha sido reenrutada a la consola.

Llamada de despertador - Error del sistema

Parte del paquete de funciones para hoteles/moteles. La función Despertador no está operando correctamente. Consulte a su Departamento de comunicaciones.

Llamada de despertador no reconocida

Parte del paquete de funciones para hoteles/moteles. El huésped no respondió al despertador automático. (Nota: el paquete para hoteles/moteles es una función opcional).

Llamada de módem

Mensaje de confirmación que aparece en pantalla al llamar a un módem.

Llamada retenida bloqueada

La llamada ha permanecido en espera demasiado tiempo y regresa a la consola.

Límite de tono superado

Usted ha escuchado el tono de ocupado o de llamada demasiado tiempo y el sistema ha desconectado la llamada. Cancele la llamada y vuelva a intentarlo.

Línea de datos

Nombre de equipo que aparece en pantalla al llamar a una línea de datos.

74 ♦ Referencia

Marcado no válido

Verifique el número marcado y vuelva a intentarlo.

Mensaje en espera

Al oprimir la tecla variable [Revsar Mensje en esp], podrá ver si la extensión tiene uno o más mensajes en espera.

Mensaje en espera ACTIVADO

Confirmación de que usted ha activado el indicador de mensajes en espera de la extensión oprimiendo la tecla de variable [Estblcer Mens en esp].

Mensaje en espera DESACTIVADO

Confirmación de que usted ha desactivado el indicador de mensajes en espera de la extensión oprimiendo la tecla variable [Borrar Mensje en esp].

Módem

Usted está conectado a un módem.

Módem fuera de servicio

Indica que el módem al que usted llamó está fuera de servicio y no puede ser utilizado en este momento.

Módem ocupado

El módem marcado está ocupado.

Monitor ocupado

La extensión que desea monitorear está siendo supervisada desde otra estación.

No es posible activar la función si hay una llamada en DESTINO

Libere la llamada que se encuentra en DESTINO y vuelva a intentarlo.

No es posible poner la llamada conectada en Consulta en retención

Ya hay una llamada en Consulta en retención y, si no despeja el campo de destino, no podrá utilizar ciertas funciones, como la activación de mensaje en espera para una extensión.

No está listo

La llamada de datos no puede completarse en este momento. Vuelva a intentarlo en otro momento.

No hay llamadas para contestar en la posición entrante especificada

Revise su pantalla Llamadas entrantes. Otra operadora pudo haber contestado la llamada mientras su lista estaba “congelada”, o bien puede que la persona que llamaba colgó.

No hay llamadas que recuperar en la posición de espera especificada

Revise su pantalla Llamadas en espera. Otra operadora pudo haber transferido la llamada mientras su lista estaba “congelada”, o bien puede que la persona que llamaba colgó.

No hay llamadas para recuperar en la posición de transferencia especificada

Revise su pantalla Llamadas transferidas. Otra operadora pudo haber transferido la llamada mientras su lista estaba “congelada”, o bien puede que la persona que llamaba colgó.

No molestar

El usuario de la extensión marcada ha activado la función No molestar. Usted no puede llamar a esta extensión a menos que utilice la función Intrusión.

Referencia ♦ 75

No responde

La extensión solicitada no contesta.

No se pudo recibir la llamada.

Otra operadora recibió la llamada, se contestó en la extensión que sonaba o la persona que llamaba colgó.

No se pudo recuperar la llamada.

No se pudo recuperar la llamada porque se contestó en la extensión o la persona que llamaba colgó.

No se puede configurar ni agregar a conferencia

En este caso:

• existe una restricción en su COS/COR que le impide establecer una conferencia;

• usted ha alcanzado el número máximo de troncales permitidas en una conferencia;

• usted ha alcanzado el número máximo de personas permitidas en una conferencia; o bien

• no puede haber dos operadoras en una conferencia.

Número de directorio fuera de servicio

La persona que llama ha marcado un número de directorio inexistente. La llamada ha sido reenrutada a su consola.

Número de directorio no asignado

El sistema telefónico no reconoce el número marcado. Verifique el número y vuelva a intentarlo.

Número de troncal no válido

La troncal que intentó seleccionar es incorrecta o está fuera de servicio.

Número no válido

El número que intentó marcar es incorrecto. Verifique el número y vuelva a intentarlo.

Ocupado

El número que acaba de marcar está ocupado.

Opción de selección de idioma no instalada

El idioma solicitado no está instalado en su sistema telefónico.

Operadora ausente

Si usted cambió el estado de su consola a Operadora ausente, este mensaje aparece en el área DESTINO de la consola de otra operadora que intente comunicarse con usted.

Oprima “Sí” para confirmar la solicitud y “No” para salir

Oprima la tecla variable correspondiente.

Quitar mensaje en espera para estación Nº:

Ingrese el número de la extensión en la que desea eliminar una notificación de mensaje en espera.

Red

Muestra que usted ha marcado a través de una línea MSDN/DPNSS (Sistema de Señalización en Red Privada Digital), que conecta los sistemas 3300 ICP en una red privada.

76 ♦ Referencia

Reenvío de llamada – No responde

El usuario de esta extensión no está disponible y ha reenviado las llamadas a usted (Reenvío de llamada - No responde).

Reenvío de llamada - Ocupado

El usuario de esta extensión está ocupado y ha reenviado las llamadas (Reenvío de llamada - Reenvío de llamada/Ocupado) a usted.

Reenvío de llamada – Reenrutar siempre

El usuario de esta extensión tiene todas las llamadas reenrutadas hacia usted.

Reenvío de llamada - Sígueme

El usuario de esta extensión ha reenviado todas las llamadas a usted (Reenvío de llamada - Sígueme).

Rellamada

Una llamada extendida previamente ha regresado a su consola porque se ha superado el límite de tiempo establecido.

Rellamada – No responde

Una llamada extendida previamente regresa a su consola porque la extensión no contesta.

Rellamada – Ocupado

Una llamada extendida previamente regresa a su consola debido a que la extensión está ocupada.

Rellamada – Ocupado, no se permite acampado de operadora

Existe una restricción que no le permite acampar llamadas en el destino solicitado.

Restricción de interconexión

La extensión de la persona que llama está programada con Restricción de interconexión. El Manejo de intercepción ha reenrutado la llamada a su consola.

Revisar mensaje en espera para estación Nº:

Ingrese el número de la estación para la cual desea revisar las notificaciones de mensaje en espera.

Ruta

Usted está llamando a una ruta.

Seleccionar Zona de localización

Ingrese el número de la zona a la que desea acceder a través del Buscapersonas.

Servicio de huéspedes

Parte del paquete de funciones para hoteles/moteles. Este mensaje aparece en varias operaciones de modo de operadora. Al oprimirla, la consola pasa de inmediato al modo de Servicio de huéspedes.

Solicitud denegada

Verifique la operación que acaba de efectuar y vuelva a intentarlo.

Solicitud ignorada. Para recuperar una llamada, oprima la tecla Recobrar y luego la tecla del dígito asociado con la ID.

Intente de nuevo, pero oprima Recobrar seguido del dígito de ID asociado con la llamada (1 a 6).

Sonando

El número marcado está sonando.

Referencia ♦ 77

SUPERSET x...x

La estación en cuestión es un teléfono SUPERSET.

Tomada

Mensaje de confirmación que aparece en pantalla al acceder a una troncal.

Transferida

La llamada ha sido transferida desde una extensión interna.

Troncal seleccionada

Indica que se ha seleccionado una troncal en particular.

Violación de COS

La persona que llama intentó acceder a una función no disponible. El manejo de interceptación ha reenrutado la llamada a su consola.

Ya está usando el idioma seleccionado. No se cambió el idioma.

Cometió un error al seleccionar el idioma. Repita el procedimiento.

Zona de localización ocupada

El número de zona marcado está ocupado; marque otro código de zona o vuelva a intentarlo en otro momento.

Zona de localización no asignada

Verifique el número marcado. Si aun así no funciona, consulte a su Departamento de comunicaciones.

Directorio telefónico

Nombre Número

78 ♦ Referencia

Números de troncalUse esta tabla para registrar los números de troncal que utiliza su sistema. Para obtener más información acerca de los números de troncal, póngase en contacto con su Departamento de comunicaciones.

Número de troncal

Use

Índice ♦ 79

Índice

AAgenda 46Área de estado 4Área de la aplicación 4Audífono

Habilitación 9Volumen, ajuste 9

Auricular 7Habilitación 9Volumen, ajuste 9

BBLF 32Bloc de notas 48Bloqueo de llamadas 59Boletín electrónico 31

CCampo de luz de ocupado 32Cancelar

Mensaje en espera en extensiones 43No molestar en extensiones 40Reenvío de llamadas en extensiones 37Todas las funciones en las extensiones 37

Cierre de la consola Consulte 8Clase de restricción 65Clase de servicio (COS) 65Consola

Ajustes 9Componentes 3Hora 10Idioma 10Inicio y cierre 8Pantalla 4Teclado 6Teclas 6Timbre 9

Contestar llamadas 11COR (Clase de restricción) 65Correo de voz, un botón para 43COS (Clase de servicio) 65

DDesp pantalla 36Devolución de llamada 19Directorio telefónico 77DND 40

EEliminar todas las funciones 37Espera, poner una llamada en 20, 23Estacionamiento de llamada 35Estacionamiento, llamada 35Extensión de llamadas Consulte Transferencia de llamadas 20

FFunciones, eliminar todas 37

GGrupos de localización 69

HHabitación de huéspedes

Buscar habitaciones 56Condición, cambio 57Estado de disponibilidad, cambio 57Visualizar/cambiar información de las habitaciones 55

Habitaciones de huéspedesBloqueo de llamadas 59Informes, impresión 60Ingreso/salida de huéspedes 57Llamadas de despertador 57Monitoreo 59Registro de mensajes, eliminación 60Restricciones de llamada para 58

Hora, configuración 10

80 ♦ Índice

IIdioma, cambio en la consola 10Ingreso/salida de huéspedes Consulte Habitaciones de huéspedes 57Inicio de la consola 8

LLínea de datos asociada 39Lista de marcado rápido del sistema 70Llamada en serie 48Llamadas de conferencia 27Llamadas de datos 39Llamadas de despertador Consulte Habitaciones de huéspedes 57Llamadas entre habitaciones, bloqueo 59Llamadas reenrutadas 64

MMarcado de números telefónicos 18Marcado por tonos 50Marcado rápido del sistema 50Marcado rápido, sistema 50Mensaje en espera 43Mensajes del sistema 70Monitoreo

Habitaciones de huéspedes 59Monitoreo de tráfico Consulte Pantalla de estado de grupo de troncales 49

NNo molestar 40Número ocupado, transferencia a 20Números de troncal 78Números telefónicos, marcado 18

PPantalla de estado, grupo de troncales 49Prioridad para contestar llamadas 35

Prioridad para contestar, cambio 35Programación de teclas 42

RRecuperación

Llamadas en espera 20, 23Recuperación, última llamada liberada 28Reenvío de llamadas, cancelación en extensiones 37Registro de mensajes, eliminación para las habitaciones de huéspedes 60Rellamadas 25, 28Restricciones de llamada, configuración para habitaciones de huéspedes 58

SServicio diurno y nocturno 40

TTeclado, consola 6Teclas variables 3, 4, 7Teclas, programación 42Timbre

Silencio 9Volumen, ajuste 9

Transferencia de llamadas 20Troncales

Acceso directo 20

VVolumen

Audífono/Auricular, ajuste 9Timbre 9

ZZonas de localización 69