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UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA EXCEL BÁSICO NIVEL II 1 EXCEL BÁSICO NIVEL II VERSIÓN 2003 Microsoft Excel cuenta con una amplia variedad de funciones que permiten realizar procesos específicos, para el manejo de datos de tipo numérico, texto y lógicos. Además de herramientas para representación gráfica de la información, la asignación de características de estilo y comentarios, el manejo de libros y opciones de impresión. 1. FUNCIONES Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos (argumentos). Las funciones pueden emplearse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función SUMA adiciona valores y la función PAGO calcula los pagos de un préstamo basándose en un tipo de interés, la duración del préstamo y el importe principal del mismo. 1.1. ESTRUCTURA DE UNA FUNCION La estructura de una función inicia con el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas o puntos y comas (, ;) y un paréntesis de cierre. Nombre de función: Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3 o en el menú Insertar seleccione Función... Argumentos: Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. Cuando se escribe el nombre de la función, aparece la información de su sintaxis y argumentos. Por ejemplo, si se escribe “=PAGO(”, aparecerá la información de la sintaxis de esta función, así: PAGO(tasa; nper; va; [vf]; [tipo]), 1.2. ASISTENTE DE FUNCIONES Otra forma de escribir fórmulas es utilizando el asistente para funciones, cuando se crea una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayuda a introducir las funciones de la hoja de cálculo, este se activa empleando cualquiera de las siguientes acciones: El menú Insertar y la alternativa Función Presionando el botón de la Barra de Formulas. Al seleccionar cualquiera de las alternativas se activa el siguiente cuadro de diálogo: Buscar una función: Permite escribir una breve descripción de lo que necesita haga la función y, a continuación, haga clic en Ir. Dependiendo de la descripción especificada, aparecerá una lista con las funciones que probablemente se ajusten a sus necesidades. Si usted ya sabe que función utilizar no necesita colocar nada aquí. Seleccionar una categoría: Es una lista desplegable que muestra las categorías de función y dependiendo de la que seleccione aparece en Seleccionar una función los nombres de las funciones posibles por categoría. Si no conoce la categoría, seleccione Todas para que muestre todas las funciones disponibles. Signo Igual (si la función esta al inicio de la formula) Nombre de la función Argumentos =SUMA(A10:B5;B10:B50;50;37) Paréntesis para encerrar los argumentos El punto y coma separa los argumentos

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UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA EXCEL BÁSICO NIVEL II 1

EXCEL BÁSICO NIVEL II VERSIÓN 2003

Microsoft Excel cuenta con una amplia variedad de funciones que permiten realizar procesos específicos, para el manejo de datos de tipo numérico, texto y lógicos. Además de herramientas para representación gráfica de la información, la asignación de características de estilo y comentarios, el manejo de libros y opciones de impresión.

1. FUNCIONES Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos (argumentos). Las funciones pueden emplearse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función SUMA adiciona valores y la función PAGO calcula los pagos de un préstamo basándose en un tipo de interés, la duración del préstamo y el importe principal del mismo. 1.1. ESTRUCTURA DE UNA FUNCION

La estructura de una función inicia con el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas o puntos y comas (, ;) y un paréntesis de cierre.

Nombre de función: Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3 o en el menú Insertar seleccione Función...

Argumentos: Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

Cuando se escribe el nombre de la función, aparece la información de su sintaxis y argumentos. Por ejemplo, si se escribe “=PAGO(”, aparecerá la información de la sintaxis de esta función, así: PAGO(tasa; nper; va; [vf]; [tipo]),

1.2. ASISTENTE DE FUNCIONES

Otra forma de escribir fórmulas es utilizando el asistente para funciones, cuando se crea una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayuda a introducir las funciones de la hoja de cálculo, este se activa empleando cualquiera de las siguientes acciones: • El menú Insertar y la alternativa Función

• Presionando el botón de la Barra de

Formulas.

Al seleccionar cualquiera de las alternativas se activa el siguiente cuadro de diálogo:

Buscar una función: Permite escribir una breve descripción de lo que necesita haga la función y, a continuación, haga clic en Ir. Dependiendo de la descripción especificada, aparecerá una lista con las funciones que probablemente se ajusten a sus necesidades. Si usted ya sabe que función utilizar no necesita colocar nada aquí.

Seleccionar una categoría: Es una lista desplegable que muestra las categorías de función y dependiendo de la que seleccione aparece en Seleccionar una función los nombres de las funciones posibles por categoría. Si no conoce la categoría, seleccione Todas para que muestre todas las funciones disponibles.

Signo Igual (si la función esta al inicio de la formula)

Nombre de la función

Argumentos

=SUMA(A10:B5;B10:B50;50;37)

Paréntesis para encerrar los argumentos

El punto y coma separa los argumentos

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Seleccionar una función: Haga clic en una función para ver los argumentos y descripción de la función, en la parte inferior. Haga doble clic en un nombre de función o en el botón de Aceptar para mostrar el Asistente para argumentos de función. Este asistente le ayudará a escribir la fórmula.

A medida que se introduce la función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

1.3. FUNCIONES MATEMATICAS

Mediante las funciones que se encuentran en la categoría matemáticas, pueden ejecutarse cálculos simples, tales como redondear un número o calcular el valor total de un rango de celdas, o cálculos complejos, como, calcular el valor total de un rango de celdas que cumplan una condición en otro rango.

1.3.1. SUMA

Función que suma los números de un rango de celdas o números dado.

Sintaxis: =SUMA(número1;número2; ...)

Argumentos: Número1; número2; ... hasta 30 números, o un rango de celdas, de los números que desea sumar.

Características:

• La función trabaja con números, valores lógicos y representaciones de números que se escriben directamente en la lista de argumentos.

• Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores.

Ejemplos:

=SUMA(13; 2)

es igual a 15,

Si la celda A2 contiene 5 y B2 contiene 15:

=SUMA(A2; B2)

Es igual a 20.

=SUMA(13;” 2”)

es igual a 15, ya que los valores de texto se traducen a números.

A diferencia del ejemplo anterior, si A1 contiene "3" y B1 contiene VERDADERO, entonces:

=SUMA(A1; B1; 2)

es igual a 2, ya que las referencias a valores no numéricos de las referencias no se traducen.

Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50:

=SUMA(A2:E2) es igual a 140

=SUMA(B2:D2; 15) es igual a 100

1.3.2. PRODUCTO

Función que multiplica los números de un rango de celdas o números dados.

Sintaxis: =PRODUCTO(número1;número2; ...)

Argumentos: Número1; número2; ... hasta 30 números, o un rango de celdas, de los números que desea multiplicar.

Características:

• La función trabaja con números, valores lógicos o representaciones textuales de números.

• Los argumentos que son valores de error o texto que no se puede convertir en números causan errores.

Ejemplos:

Si las celdas A2:C2 contienen 5, 15 y 30:

=PRODUCTO(A2:C2)

es igual a 2.250

=PRODUCTO(A2:C2, 2)

es igual a 4.500

1.3.3. POTENCIA

Función que devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia.

Sintaxis: =POTENCIA(número;potencia)

Argumentos: Número es el número base. Puede ser cualquier número real. Potencia es el exponente al que desea elevar el número base.

Características:

• Se puede utilizar el operador "^" en lugar de la función POTENCIA para indicar a qué potencia se eleva el número base. Por ejemplo 5^2, dará como resultado 25.

Ejemplos:

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UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA EXCEL BÁSICO NIVEL II 3

=POTENCIA(5;2)

es igual a 25

=POTENCIA(98,6;3,2)

es igual a 2401077

=POTENCIA(4;5/4)

es igual a 5,656854

1.3.4. RAIZ

Función que devuelve la raíz cuadrada de un número.

Sintaxis: =RAIZ(número)

Argumentos: Número es el número cuya raíz cuadrada desea obtener. Si número es negativo, RAIZ devuelve el valor de error #¡NUM!.

Ejemplos:

=RAIZ(16)

es igual a 4

=RAIZ(-16)

es igual a #¡NUM!

=RAIZ(ABS(-16))

es igual a 4

1.4. FUNCIONES ESTADISTICAS

Las funciones de la categoría estadísticas, ejecutan análisis estadísticos de rangos de datos. Por ejemplo, una función estadística puede proporcionar información del promedio, la media, la moda o desviación estándar de un conjunto de valores. 1.4.1. CONTAR

Función que cuenta el número de celdas que contienen números en un rango o los números en la lista de argumentos.

Sintaxis: =CONTAR(ref1;ref2; ...)

Argumentos: Ref1; ref2;... hasta 30 argumentos o un rango de celdas de los números que se desean contar.

Características:

• La Función trabaja con números, fechas o representaciones textuales de números que se cuentan.

• Los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a números se pasan por alto.

Ejemplos:

=CONTAR(A1:A7)

es igual a 3

=CONTAR(A5:A7)

es igual a 2

1.4.2. CONTARA

Esta función cuenta el número de celdas que no están vacías en un rango o los valores que hay en la lista de argumentos.

Sintaxis: =CONTARA(valor1;valor2; ...)

Argumentos: Valor1; valor2; ... hasta 30 argumentos que representan los valores que desea contar o un rango de celdas de cualquier tipo de información, incluyendo texto vacío ("") pero excluyendo celdas vacías.

Características:

• Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacías que se encuentran en la matriz o en la referencia.

• Si no necesita contar valores lógicos, texto, o valores de error, use la función COUNT.

Ejemplos:

=CONTAR(A1:A7)

es igual a 6

=CONTAR(A4:A7)

es igual a 4

1.4.3. PROMEDIO

Esta función devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

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Sintaxis: =PROMEDIO(número1;número2; ...)

Argumentos: Número1;número2; ..., hasta 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener o un rango de celdas de los números que se desea promediar.

Características:

• Los argumentos deben ser números, matrices o referencias que contengan números.

• Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0.

Ejemplos:

=PROMEDIO(A1:A5)

es igual a 3,9

=PROMEDIO(A1:A5; 2,0)

es igual a 3,6

1.4.4. MAX

Función que devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Sintaxis: =MAX(número1;número2; ...)

Argumentos: Número1; número2; ... , hasta 30 números para los que se desea encontrar el valor máximo o un rango de celdas de los números en que se desea el valor máximo.

Características:

• La función trabaja con números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones de números en forma de texto.

• Los argumentos que sean valores de error o de texto que no se puedan traducir a números causan errores.

• Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.

Ejemplos:

=MAX(A1:A5)

es igual a 5,0

=MAX(A1:A5;5,5)

es igual a 5,5

1.4.5. MIN

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores

Sintaxis: =MIN(número1;número2; ...)

Argumentos: Número1; número2; ..., hasta 30 números para los que se desea encontrar el valor mínimo, o un rango de celdas de los números en los que se desea el valor mínimo.

Características:

• La función trabaja con argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones textuales de números.

• Los argumentos que son valores de error o texto que no se puede traducir a números, causan errores.

• Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.

Ejemplos:

=MIN(A1:A5)

es igual a 2,5

=MIN(A1:A5; 0)

es igual a 0

2. ESTILOS

Estilo es la combinación de características de formato como la fuente, el tamaño de fuente o sangría que se almacena como un conjunto y al que se le da un nombre.

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2.1. CREAR UN ESTILO Seleccione en el menú Formato la opción Estilo, aparece la ventana de estilo como en la figura:

El estilo por defecto es el Normal, cuyas características aparecen en la ventana, para crear un nuevo estilo primero digite el nombre que desea asignar en el cuadro de texto Nombre del estilo, activándose el botón Agregar, de clic en el para guardar el nuevo estilo. 2.2. APLICAR UN ESTILO Si desea aplicar un estilo: 1. Seleccione las celdas a las cuales se les va a

aplicar el estilo. 2. En el menú Formato seleccione la opción

Estilo. 3. En el cuadro de texto Nombre del estilo,

seleccione el estilo que desee aplicar. 4. De clic en el botón Aceptar.

2.3. MODIFICAR UN ESTILO Para modificar un estilo: 1. En el menú Formato seleccione la opción

Estilo. 2. Se busca el estilo a modificar desplegando el

cuadro de texto Nombre del estilo y se selecciona el que desea modificar, luego hace clic en el botón Modificar, aparece la ventana:

Aquí se puede modificar los formatos apropiados del estilo, en cada una de las pestañas de la ventana, como, número, alineación, bordes, fondo, etc. 2.3.1. ELIMINAR UN ESTILO

Si desea borrar un estilo: 1. Seleccione en el menú Formato la opción

Estilo. 2. En el cuadro de texto Nombre del estilo

seleccione el estilo que desee eliminar 3. Haga clic en el botón Eliminar.

3. GRÁFICOS

Excel permite crear gráficos con el fin de hacer comparaciones y resúmenes estadísticos de grandes volúmenes de información.

Los gráficos de Microsoft Excel son llamativos y facilitan al usuario la visualización de los datos, la comparación y tendencias estos.

3.1. CREAR UN GRÁFICO

Se puede crear un gráfico en la misma hoja donde se encuentran los datos o como objeto incrustado en otra hoja de cálculo. Así mismo, puede publicarlo en una página Web.

En Excel los datos de una hoja o de un rango de celdas se pueden mostrar en forma gráfica y se actualizan cuando se cambian los datos.

Se puede crear gráficos a partir de celdas o rangos, contiguos o no contiguos, siempre y cuando sean de la misma hoja.

Para crear un nuevo gráfico:

1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar. Si se desea incluir los encabezados o títulos de filas o columnas, estos deben hacer parte de la selección.

2. La selección, puede ser de rangos continuos o discontinuos.

3. Active el Asistente para gráficos, haciendo clic

en el botón: de la Barra de Herramientas o seleccionando en el menú Insertar la opción Gráfico…, para observar el siguiente cuadro de diálogo:

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3.1.1. SELECCIONE EL TIPO DE GRAFICO

Seleccione el tipo de gráfico en la pantalla de inicio del Asistente para gráficos. Para obtener la vista preliminar con cualquier gráfico, seleccione un Tipo de gráfico, luego un Subtipo de gráfico y haga clic en el botón Presionar para ver muestra. Excel analiza los datos de su hoja de cálculo y muestra un pequeño esbozo del gráfico que seleccionó.

TIPO DE GRÁFICO DESCRIPCIÓN

Columnas Muestra cambios que se han realizado con el tiempo y compara valores.

Barras Compara elementos de datos. Líneas Muestra tendencias y proyecciones

Circular Ilustra el tamaño proporcional de elementos de una misma serie.

XY (dispersión) Muestra relaciones de varios valores de una serie.

Áreas Pone énfasis en la magnitud de los cambios que se han hecho.

Anillos Ilustra el tamaño proporcional de elementos de varias series.

Radial

Cada categoría contiene un eje que irradia del centro del gráfico (útil para encontrar la serie de datos con mayor penetración, como se necesita en los estudios estadísticos de investigación de mercado).

Superficie Localiza combinaciones óptimas entre dos series de datos.

Burbujas

Muestra relaciones entre varios valores de serie, pero también (con círculos o burbujas de varios tamaños) muestra la magnitud de intersecciones de datos.

Cotizaciones Ilustra los precios máximo, mínimo y de cierre de una acción (u otra inversión).

Cilíndrico, cónico, piramidal

Indica Tendencias y comparaciones con símbolos especiales de cono, cilindro y pirámide en 3D.

Tipos personalizados: Un tipo de gráfico personalizado, que es similar a una plantilla o un estilo, permite cambiar con gran rapidez el aspecto del gráfico. Cada tipo de gráfico personalizado está

basado en un tipo de gráfico estándar y contiene opciones y formato adicionales, como una leyenda, líneas de división, etiquetas de datos, un eje secundario, colores, tramas, rellenos y opciones de colocación para diversos elementos del gráfico.

Puede usar uno de los tipos de gráficos personalizados integrados o crear uno propio.

Luego de seleccionar el tipo de gráfico oprima el botón Siguiente para continuar con el paso 2 en el asistente o datos de origen.

3.1.2. DATOS DE ORIGEN

Los datos de origen es una serie de datos que puede seleccionarse de una columna o fila para un gráfico.

Con frecuencia, una serie de datos está definida por un rango de tiempo, como una semana, un mes o un año. Algunos gráficos como los circulares, sólo representan una serie, mientras que otros ofrecen comparaciones entre dos o más series de datos.

Rango de datos: Son los datos que se desean graficar.

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Series en: indica al Asistente en cuál dirección fluye la serie de datos, haciendo clic en Filas o columnas en este cuadro de diálogo.

En la pestaña Serie, podrá agregar o quitar los datos, incluso agregar datos que no están en la hoja de datos, se agregan nuevas o se asigna o modifica el nombre y datos de las que ya están definidas, empleando los botones Agregar, Quitar y las casilla Nombre y Valores.

En Rótulos del eje de categorías(X), señale el rango donde se encuentran rótulos que desea para el eje X.

A continuación oprima el botón Siguiente para ir al paso 3 del Asistente u opciones del gráfico. 3.1.3. OPCIONES DE GRÁFICO

En el tercer paso del asistente Opciones de gráfico, se puede modificar las características del gráfico seleccionado, como son:

Titulo: En este cuadro se puede asignar o modificar el titulo del gráfico, los títulos de los ejes, X o Y y secundarios si existen en el tipo de gráfico seleccionado.

Eje: Se utiliza para definir el tipo de escala del eje X, entre el automático (definido por Excel), el que aparece como rango en la pestaña Series o eje de

una escala de tiempo es un tipo especial de eje de categorías para los datos organizados por fecha.

Líneas de División: Pueden agregarse a un gráfico para facilitar la visualización y evaluación de los datos. Abarcan desde las marcas de graduación en un eje hasta el área de trazado. Se activa o se desactivan haciendo clic en la casilla de verificación correspondiente.

Leyenda: Cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico. En esta parte se activa o se desactivan y se le señala su ubicación dentro del gráfico.

Rótulos de datos: Barra, área, punto, sector u otro símbolo de un gráfico que representa un único punto de datos o valor procedente de una celda de la hoja de cálculo.

Tabla de Datos: Cuadrícula en un gráfico que contiene los datos numéricos utilizados para crear el gráfico. Cada fila de la tabla de datos representa una serie de datos. La tabla de datos normalmente se agrega al eje de categorías del gráfico y reemplaza los rótulos de las marcas de graduación en el eje de categorías.

Al oprimir el botón Siguiente se llega al paso 4 o ubicación del gráfico.

3.1.4. UBICACIÓN DEL GRAFICO

El último paso del asistente para gráficos, consiste en determinar la ubicación del gráfico, como un objeto dentro de la hoja del libro utilizado o como una nueva hoja dentro del mismo libro.

3.2. MODIFICACIÓN DEL GRAFICO

Para modificar algunas de las características de un gráfico ya existente, teniendo seleccionado el gráfico

haga clic en el icono de gráfico de la barra de herramientas y se activa nuevamente todo el asistente.

También es posible modificar algún elemento en particular del gráfico, seleccionando el gráfico para activar la barra de herramientas Gráfico, para seleccionar los diferentes elementos.

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3.2.1. Área de trazado y Área del gráfico

Puede modificar o asignar formato al área de trazado y del gráfico:

1. Seleccione el gráfico.

2. Seleccione de la barra de herramientas Gráfico en el cuadro Objetos del gráfico, Área de

trazado o Área del gráfico según sea el caso.

3. De clic en el botón de la barra de herramientas Gráfico.

4. En el cuadro de diálogo modifique las características en las pestañas Tramas (fondo y bordes), Fuente (formato del texto) y Propiedades (ubicación del objeto y bloquear objetos). Para el caso del Formato de Trazado el cuadro de diálogo solo tiene la pestaña Tramas.

3.2.2. Eje de categorías

Puede modificar las características del eje de categorías, así:

1. Seleccione el gráfico. 2. Seleccione de la barra de herramientas Gráfico

en el cuadro Objetos del gráfico, Eje de categorías.

3. De clic en el botón Formato de ejes de la barra de herramientas Gráfico, mostrando el siguiente cuadro de diálogo:

4. El cuadro de diálogo Formato de Ejes, contiene estas pestañas:

Tramas: estilo, color y grosor de la línea del eje. Escala: permite modificar las características de los datos del eje X. Fuente: características de la letra del eje. Número: formato de los datos numéricos. Alineación: Orientación del texto del eje. 3.2.3. Eje de valores

Puede modificar las características del eje de valores, así:

1. Seleccione el gráfico. 2. Seleccione de la barra de herramientas Gráfico

en el cuadro Objetos del gráfico, Eje de valores.

3. De clic en el botón Formato de valores de la barra de herramientas Gráfico, mostrando un cuadro de diálogo similar al Eje de categorías, pero en este caso la escala permite modificar el límite inferior de la serie de datos, el límite superior, el incremento y el intervalo máximo y mínimo.

3.2.4. Tamaño del gráfico

Para modificar el tamaño de un gráfico seleccione el grafico y ubique el cursor en alguno de los puntos que aparecen alrededor del mismo, llamados puntos de control de

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tamaño de la imagen y desplace hasta el tamaño deseado.

4. COMENTARIOS

Un comentario es un texto alusivo al contenido de una celda o un rango de celdas, no aparece como parte de los datos, pero permite documentar la información allí contenida.

Ejemplo:

4.1. CREAR UN COMENTARIO

Para crear un comentario siga estos pasos: 1. Seleccione la celda donde desea agregar el

comentario.

2. En el menú Insertar haga clic en Comentario o active el menú contextual y seleccione Insertar comentario.

3. Escriba el texto del comentario dentro del cuadro.

4. Haga clic, fuera del cuadro al terminar de escribir.

Puede utilizar el botón Nuevo comentario de la barra de herramientas de Revisión, para crear un comentario.

4.2. MODIFICAR UN COMENTARIO

Para modificar el contenido de un comentario: 1. Ubique el marcador de celda en la celda donde

se encuentra el comentario. 2. En el menú Insertar seleccione Modificar

comentario o en el menú contextual Modificar comentario.

3. Modifique el texto 4. Para confirmar los cambio haga clic fuera del

cuadro También puede utilizar el botón de la barra de herramientas de Revisión, para modificar el comentario.

4.3. CAMBIAR EL TAMAÑO Y MOVER UN COMENTARIO

Para cambiar el tamaño del cuadro del comentario,

cuando se este escribiendo el texto del comentario, seleccione los botones de control de tamaño del objeto y arrastre hasta lograr el tamaño deseado. Si el comentario ya se encuentra creado siga los pasos para modificar y aparecen los botones de control de tamaño del objeto.

Para mover un comentario arrastre el borde del cuadro del comentario hasta la posición deseada.

4.4. COPIAR UN COMENTARIO

Para copiar un comentario:

1. Mueva el cursor a la celda donde se encuentra el comentario que desea copiar.

2. Seleccione Copiar de la barra de herramientas estándar.

3. Ubique el cursor en la celda donde desea copiar el comentario.

4. En el menú Edición seleccione Pegado especial...

5. En el cuadro de diálogo seleccione la opción Comentario.

4.5. MOSTRAR U OCULTAR UN

COMENTARIO Para mostrar u ocultar un comentario: 1. Ubique el cursor en la celda que contiene el

comentario. 2. En el menú Ver seleccione la opción

Comentarios o en el menú contextual la opción Mostrar u ocultar comentarios.

Puede utilizar el botón de la barra de herramientas de Revisión, para mostrar u ocultar el comentario.

También puede activar o desactivar la vista de comentarios en el menú de herramientas Opciones y en la pestaña Ver, aparecen las opciones para mostrar u ocultar los comentarios y sus indicadores

4.6. DAR FORMATO A UN COMENTARIO Para dar formato al texto y al cuadro de un comentario.

1. Ubique el cursor en la celda que contiene el comentario.

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2. Active el menú contextual sobre el comentario.

3. Seleccione la opción Formato de comentario.

En el cuadro de dialogo seleccione las características que desee modificar en el comentario, tales como: cambiar la fuente, el color del texto, cambiar el color del fondo, cambiar el color y grosor del borde, cambiar la sombra o utilizar un efecto 3D.

4.7. ELIMINAR UN COMENTARIO

Para eliminar un comentario:

1. Ubique el cursor en la celda que contiene el comentario.

2. En el menú contextual seleccione la opción Eliminar comentario.

También puede utilizar el botón de la barra de herramientas de Revisión, para eliminar el comentario.

4.8. VER LOS COMENTARIOS DE UN LIBRO

Para ver todos los comentarios de un libro:

1. En el menú Ver seleccione la opción Comentarios.

2. En la barra de herramientas emplee los botones Comentario anterior y Comentario siguiente de la barra de herramientas de Revisión,.para revisarlos uno a uno.

5. CONFIGURAR PAGINA

Para controlar el diseño y la preparación de las hojas que se desean imprimir se debe configurar la página, márgenes, encabezados y pies de página y la hoja en general. Para ello seleccione del menú Archivo, la opción Configurar página, aparecerá un cuadro de diálogo, con las siguientes pestañas:

5.1. PÁGINA

Podemos configurar las opciones de ubicación, tamaño y tipo de papel de la página, calidad de la impresión, número de página a partir del cual se comienza la numeración de las páginas y ajuste de la escala dentro de la página.

5.2. MÁRGENES

Permite modificar las márgenes de páginas, encabezado y pies de página, también centrar la hoja en la página ya sea horizontalmente, verticalmente o ambos. Los cambios realizados se aprecian en una muestra que aparece en el centro de esta misma ficha.

5.3. ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

En esta ventana aparecen las listas desplegables, que permiten seleccionar el texto que se imprimirá como encabezado y pie de página. Se incluyen los botones Personalizar encabezado.. y Personalizar pie de página.., que al seleccionarlos abren un cuadro de diálogo donde construye el encabezado (o pie de página) con un determinado formato.

5.4. HOJA

Aquí podemos modificar aspectos cualitativos de la hoja de cálculo que se va a imprimir.

Área de Impresión: (especifica el rango de la hoja de cálculo que se desea imprimir, arrastrando el

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puntero del mouse por las celdas que desea imprimir.).

Imprimir títulos: que permite imprimir los títulos de una fila o columna en todas las páginas de una hoja de cálculo, arrastrando el puntero del mouse sobre las filas o columnas que desea repetir.

Imprimir: para indicar si las líneas de división, comentarios y título de filas y columnas se imprimirán, y además si serán en calidad de borrador o en blanco y negro.

Orden de las páginas: especifica el orden como se imprimirán las páginas, Hacia abajo, luego hacia la derecha o Hacia la derecha, luego hacia abajo.

6. IMPRIMIR

Luego de ajustar las opciones de impresión, se puede enviar el archivo a la impresora seleccionada.

Para hacerlo se selecciona alguna de las siguientes opciones:

• Seleccione del menú Archivo la opción Imprimir.

• En la barra de herramientas estándar, dar clic

sobre el icono

A continuación aparece un cuadro de diálogo donde se puede especificar las siguientes propiedades:

Impresora: permite seleccionar la impresora que desea utilizar.

Intervalo de páginas: permite seleccionar las páginas que se imprimirán.

Copias: escribe en el recuadro el número de copias que desea imprimir.

Imprimir: especifica si se imprimirá una selección de celdas, gráfico seleccionado, sólo las hojas seleccionas o imprimir todo el libro de trabajo actual.

7. MANEJO DE LIBROS

Excel cuenta con herramientas para trabajar simultáneamente con varios libros a la vez.

7.1. COMPARAR LIBROS EN PARALELO

Es posible comparar dos libros que se encuentren abiertos en paralelo para ello:

1. En el menú Ventana seleccione la opción Comparar en paralelo con…

2. Activando la barra de herramientas Comparar en paralelo.

3. El primer botón Desplazamiento sincrónico, permite desplazarse por los libros al mismo tiempo. El segundo botón Restablecer posición de la Ventana, cambia de sitio las ventanas antes de la comparación.

4. Con el botón Cerrar en paralelo, desactiva la comparación de los libros.

7.2. INSERTAR Y MOVER CELDAS

Para insertar celdas:

1. Seleccione el rango de celdas en donde desea insertar las nuevas celdas.

2. En el menú Insertar seleccione la opción Celdas ó empleando el menú contextual seleccione Insertar.

3. En el cuadro de diálogo seleccione la forma como desea desplazar las celdas seleccionadas.

4. A continuación de clic en el botón Aceptar.

Para mover celdas:

1. Seleccione las celdas que desea mover.

2. En menú Edición seleccione la opción Cortar ó empleando el menú contextual Cortar.

3. Ubique el cursor en la nueva posición.

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4. En el menú Edición ó en el menú contextual Pegar. También puede emplear Celdas cortadas del menú Insertar.

5. En el cuadro Insertar datos a pegar, seleccione la forma como desea desplazar las celdas existentes.

También puede mover celdas seleccionando el rango y señalando el borde de la selección arrastrar hasta el nuevo sitio.

7.3. COMBINAR LIBROS

Para combinar libros:

1. Los libros que se van a combinar deben estar guardados en la mismo sitio o carpeta, y se deben compartir.

2. Abra el archivo que desea actualizar y seleccione la opción Compartir o combinar libros del menú Herramientas.

3. En el cuadro de diálogo Seleccione archivos para combinar en el libro actual, seleccione la(s) copia(s) que desea combinar en el libro actual.

4. En el libro actual aparecen las modificaciones del libro combinado.

7.4. GUARDAR LIBROS EN UN AREA DE TRABAJO ORGANIZADA.

Un archivo de área de trabajo es aquel que guarda información de visualización sobre libros abiertos, de manera que pueda reanudar su trabajo más adelante con los mismos tamaños de ventana, área de impresión, ampliaciones de pantalla y configuraciones de visualización. Para guardar libros en un área de trabajo organizada:

1. Abra los libros que se van a guardar en el área.

2. Ajuste el tamaño y organizar las ventanas de acuerdo a como desea que aparezcan, al abrir el área.

3. En el menú Archivo, seleccione la opción Guardar área de trabajo.

4. En el cuadro de diálogo de el nombre y el sitio

donde desea guardar los libros.

5. Para abrir el área, en el menú Archivo seleccione Abrir y en el cuadro de diálogo ubique el nombre del archivo del área de trabajo organizada.

7.5. MOSTRAR EL CUADRO DE DIALOGO PROPIEDADES AL GUARDAR UN LIBRO

Para mostrar el cuadro de diálogo de propiedades en el momento de guardar un libro:

1. En el menú Herramientas seleccione Opciones.

2. En el cuadro de diálogo Opciones, en la pestaña General, active la casilla de verificación Solicitar información de propiedades.

3. Después de guardar el libro aparece el cuadro de diálogo Propiedades.

7.6. ALMACENAR UNA HOJA COMO PAGINA WEB

Para almacenar una hoja de cálculo como página Web:

1. Abra el libro que se va a guardar como página Web.

2. En el menú Archivo seleccione Guardar como página Web.

3. En el cuadro de diálogo Guardar como, en Guardar en seleccione el sitio donde se va a guardar el archivo.

4. En Nombre de archivo escriba el nombre del archivo que quedará como página Web.

5. Seleccione el botón Cambiar título, escriba el texto que aparecerá en la barra de título como

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UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA EXCEL BÁSICO NIVEL II 13

parte de la página.

6. En Guardar como tipo debe estar seleccionado Página Web.

7. Haga clic en el botón de Guardar.

7.7. GUARDAR UN LIBRO CON OTRO FORMATO DE ARCHIVO

Al guardar un libro de Excel en otro formato es posible que las características exclusivas de mismo no se conserven.

Para guardar un libro con otro formato de archivo:

1. Abra el archivo que desea abrir con formato de otro programa.

2. En el menú Archivo seleccione Guardar como.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del nuevo libro.

4. En la lista Guardar como tipo seleccione el formato del otro programa.

5. Haga clic en el botón Guardar.