Guía Operativa Módulo de Conciliación de Cierre V5shcp.gob.mx/EGRESOS/PEF/PIPP/guia_pipp...cierre.pdfGuía Operativa del Módulo de Conciliación del Cierre (Prueba Piloto 2007)

SECRETARÍA DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

SUBSECRETARÍA DE EGRESOS UNIDAD DE POLÍTICA Y CONTROL PRESUPUESTARIO

Guía Operativa del Módulo de Conciliación del Cierre (Prueba Piloto 2007) Hoja 1 de 19

Guía Operativa del Módulo de Conciliación del Cierre (Prueba piloto para ejercicio fiscal 2007)




Índice

1. Introducción .................................................................................................................. 3

2. Acceso al sistema y perfil de usuario ......................................................................... 4

3. Definiciones y Consideraciones Generales ............................................................... 5

A. Definiciones ................................................................................................................ 5

B. Consideraciones Generales........................................................................................ 6

4. Proceso de Conciliación de Cierre.............................................................................. 7

A. Consulta de importes por clave presupuestaria .......................................................... 7

B. Pasos para la carga de información para conciliación ................................................ 8

B.1. Descarga de plantilla............................................................................................ 8

B.2. Descripción y llenado de plantilla ......................................................................... 9

B.3. Carga de la plantilla............................................................................................ 11

C. Conciliación .............................................................................................................. 14

C.1. Consulta de conciliación .................................................................................... 14

C.2. Consulta de conciliaciones aceptadas ............................................................... 16

C.3. Consulta de cifras control................................................................................... 17

4. Glosario ....................................................................................................................... 18

5. Contactos .................................................................................................................... 19




1. Introducción El presente documento tiene como propósito orientar a las dependencias para operar el Módulo de Conciliación del Cierre del Portal Aplicativo de la Secretaría de Hacienda (PASH), y que para el ejercicio fiscal 2007 será utilizado como prueba piloto.

Esta guía pretende facilitar el acceso y uso de la aplicación del Módulo de Conciliación del Cierre, por consiguiente, este documento no es de carácter normativo. Para efectos de lineamientos normativos a los cuales deberán sujetarse las dependencias y entidades para la conciliación del cierre, la Unidad de Política y Control Presupuestario emitirá las disposiciones donde se indican las fechas, metodología y características que deberá contener la información para las operaciones de cierre presupuestario.

En el documento se describe el proceso para que la dependencia cargue en el sistema la información de su presupuesto en sus distintos momentos, consulte el resultado de la conciliación entre los datos cargados por la dependencia y los que tiene registrados la Secretaría y finalmente acepte los datos conciliados; así la información correspondiente se tendrá como la definitiva y oficial del ramo de que se trate para efectos del cierre técnico, información que será utilizada por la Unidad de Contabilidad Gubernamental para efectos de Cuenta Pública.




2. Acceso al sistema y perfil de usuario ACCESO AL SISTEMA El acceso al Módulo de Conciliación del Cierre es a través del Portal Aplicativo de la Secretaría de Hacienda (PASH), en la opción “Conciliación Cierre”, de la sección “Seguimiento y Control” en la dirección electrónica http://www.sistemas.hacienda.gob.mx

PERFILES DE USUARIO Dependencias: Usuario de captura y conciliación: Las dependencias podrán acceder al Módulo de Conciliación del Cierre a través del usuario autorizado en la gestión de adecuaciones presupuestarias con el perfil de DGPOP, o en su caso podrán solicitar la asignación del perfil al usuario que estimen conveniente.

En caso de no contar con cuenta de usuario deberá solicitarse a la UPCP mediante Procedimiento para el Registro de Usuarios del Sistema Proceso Integral de Programación y Presupuesto (PIPP) y Modificación de Perfiles, publicado en: http://www.apartados.hacienda.gob.mx/presupuesto/temas/lineamientos/2005/alta_usuarios_pipp.pdf

El formato necesario para el registro de usuarios del PIPP 2005 (vigente), se encuentra publicado en la siguiente liga: http://www.apartados.hacienda.gob.mx/presupuesto/temas/lineamientos/2005/formato_alta_usuarios_pipp_2005.doc

Direcciones Generales de Programación y Presupuesto: Usuario de consulta: Las DGPyP podrán tener acceso al Módulo de Conciliación del Cierre para consultar y conocer los resultados de la conciliación, para efectos del presupuesto modificado autorizado.

UPCP: Usuario de consulta: La UPCP tendrá acceso de consulta y conocimiento de los resultados generales de la conciliación para efectos de coordinación con todas las áreas de la Secretaría.




3. Definiciones y Consideraciones Generales

A. Definiciones I. Acuerdos de Ministración: ministración de fondos federales a los ramos autónomos,

administrativos y generales autorizada para atender contingencias o, en su caso, gastos urgentes de operación, y que se regulariza con cargo a sus respectivos presupuestos invariablemente mediante la expedición de una cuenta por liquidar certificada.

II. ADEFAS pagadas: los adeudos de ejercicios fiscales anteriores derivados de compromisos devengados y no pagados al 31 de diciembre, con base en el presupuesto autorizado de los ramos en el ejercicio fiscal anterior, y con cargo al presupuesto autorizado del Ramo 30 “Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores”, que se encuentren registrados mediante cuentas por liquidar certificadas autorizadas para pago, incluyendo las cuentas por liquidar certificadas para rectificaciones.

III. Economías: los remanentes de recursos no devengados del presupuesto modificado autorizado.

IV. Pasivo circulante: los adeudos de ejercicios fiscales anteriores de las dependencias por concepto de gastos devengados y no pagados al último día de cada ejercicio fiscal, derivados del ejercicio del Presupuesto de Egresos, incluido el gasto devengado de las dependencias cuya cuenta por liquidar correspondiente está pendiente de presentarse a la Tesorería, así como las cuentas por liquidar presentadas a ésta que quedaron pendientes de pago.

V. Presupuesto aprobado: las asignaciones presupuestarias anuales comprendidas en el presupuesto de egresos aprobado por la Cámara de Diputados a nivel de clave presupuestaria en el caso de los ramos autónomos, administrativos y generales y a nivel de los rubros de gasto que aparecen en las carátulas de flujo de efectivo para las entidades, también denominado presupuesto original.

VI. Presupuesto modificado autorizado: la asignación presupuestaria para cada uno de los ramos autónomos, administrativos y generales, así como para las entidades, a una fecha determinada, que resulta de incorporar, en su caso, las adecuaciones presupuestarias que se tramiten o informen conforme a lo dispuesto por el artículo 92 de este Reglamento y demás disposiciones aplicables, al presupuesto aprobado, y que se expresa a nivel de clave presupuestaria para los ramos, y de flujo de efectivo para las entidades.

VII. Presupuesto pagado neto: la suma de las operaciones presupuestarias que a una fecha determinada se encuentren registradas como pagadas, derivadas de recursos que la Tesorería autorizó para pago por instrucción de los ramos autónomos, administrativos y generales, mediante la transferencia de recursos a la cuenta bancaria del mismo ramo o un proveedor, incluyendo las cuentas por liquidar certificadas para regularización de acuerdos de ministración y rectificaciones; el descuento de los reintegros y las devoluciones.




VIII. Rectificación de cuentas por liquidar certificadas: afectación presupuestaria mediante la cual los ramos autónomos, administrativos y generales registran una rectificación a una cuenta por liquidar certificada cuyo pago haya sido efectuado por la Tesorería, en los términos de las disposiciones aplicables.

IX. Reintegro al presupuesto de egresos: afectación presupuestaria a los ramos autónomos, administrativos y generales derivada de remanentes obtenidos de una cuenta por liquidar certificada pagada y que son reintegrados a la Tesorería mediante depósito a su(s) cuenta(s) bancaria(s) y registro a través de un “Aviso de Reintegro”.

B. Consideraciones Generales I. Para efectos de la conciliación, la información presupuestaria considerada es la

siguiente: presupuesto aprobado, presupuesto modificado autorizado, presupuesto pagado neto, ADEFAS pagadas y reintegros al presupuesto de egresos.

II. La información presupuestaria se conciliará a nivel de clave presupuestaria, con el nivel de desagregación que corresponda.

III. La información presupuestaria sólo podrá se comparada entre claves presupuestarias con el mismo nivel de agregación, dado que el nivel de detalle para el presupuesto aprobado, modificado autorizado, pagado neto, ADEFAS pagadas y reintegros al presupuesto de egresos es distinto.

IV. Para una mejor y más rápida conciliación de los reintegros al presupuesto de egresos, se consideró la siguiente partición de los mismos:

a) Reintegro 07 - Entero 07: reintegros al presupuesto de egresos que fueron depositados a la Tesorería durante 2007 y cuyo registro del Aviso de Reintegro fue en 2007.

b) Reintegro 08 - Entero 07: reintegros al presupuesto de egresos que fueron depositados a la Tesorería durante 2007 y cuyo registro del Aviso de Reintegro fue en 2008.

c) Reintegro 08 - Entero 08: reintegros al presupuesto de egresos que fueron depositados a la Tesorería durante 2008 y cuyo registro del Aviso de Reintegro fue en 2008.

d) Reintegro ADEFA: reintegros al presupuesto de egresos del Ramo 30 que fueron depositados a la Tesorería durante 2008 y cuyo registro del Aviso de Reintegro fue en 2008.




4. Proceso de Conciliación de Cierre

A. Consulta de importes por clave presupuestaria Las dependencias podrán consultar y descargar en el Módulo de Conciliación de Cierre los montos de la SHCP del presupuesto original, modificado, pagado, ADEFAS, reintegros 2007 entero 2007, reintegros 2008 entero 2007, reintegros 2008 entero 2008, reintegros ADEFAS para cada clave presupuestaria. Para descargar el archivo con los datos descritos en el párrafo anterior, debe acceder a la opción de menú “Descarga de datos” ubicada en la opción de menú “Conciliación Cierre>Dependencia”, y deberá hacer clic en el botón “Obtener Datos” de la pantalla. Tendrá la posibilidad de abrir o guardar el archivo.

Columna Descripción CICLO RAMO UNIDAD GRUPO FUNCIONAL FUNCION SUBFUNCION PROGRAMA ACTIVIDAD INSTITUCIONAL IDENFICADOR ACTIVIDAD PRIORITARIA ACTIVIDAD PRIORITARIA PARTIDA TIPO DE GASTO FUENTE DE FINANCIAMIENTO

Campos que conforman la Clave Presupuestaria. Deberán registrarse únicamente las autorizadas




Columna Descripción

PRESUPUESTO ORIGINAL Importes del Presupuesto Aprobado

PRESUPUESTO MODIFICADO Importes del Presupuesto Modificado Autorizado

PAGADO NETO

Importes de las cuentas por liquidar certificadas autorizadas para pago mas las CLC’s autorizadas para regularizar acuerdos de ministración más/menos rectificaciones menos reintegros.

ADEFAS Importe Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores

REINTEGRO ADEFAS Enteros de Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores

REINTEGRO 2008 NO ADEFAS Enteros 2008 entero 2008 que no son ADEFAS REINTEGRO 2007 ENTERO 2007 Enteros 2007, Ingreso entero 2007 REINTEGRO 2008 ENTERO 2007 Enteros 2008, Ingreso entero 2007

B. Pasos para la carga de información para conciliación

B.1. Descarga de plantilla La carga de la información de la dependencia deberá realizarse a través de un archivo de carga en formato .csv (archivo separado por comas) que deberá cumplir con una serie de características. Para facilitar este proceso en el sistema está disponible una plantilla en Excel que prepara la información para su carga. Para descargar la plantilla se deberá acceder a la transacción “Descarga datos” ubicada en la opción de menú “Conciliación Cierre>Dependencia” y pulsar en el botón “Obtener Plantilla” de donde aparece un recuadro que pregunta si desea abrir o guardar el archivo, deberá elegir la opción “Guardar”.




B.2. Descripción y llenado de plantilla El archivo de la plantilla tiene dos secciones principales: El Encabezado, en el que se deberá indicar un resumen de los datos que contiene el archivo y el Detalle, que contendrá las claves presupuestarias con los importes de i) presupuesto aprobado; ii) presupuesto modificado autorizado; iii) pagado; iv) ADEFAS; v) reintegros al presupuesto modificado autorizado y v) economías al cierre (técnico) presupuestario.

Asimismo, la plantilla incluye un botón de acción que ejecuta una “Macro” la cual convierte el archivo a formato csv y valida que la información contenida cumpla con los siguientes requisitos:

Los importes deberán registrarse con centavos y no deberá tener formato de miles (separados por comas).

En caso de que en algún mes no exista importe, se deberá registrar un cero.

Que el número de los registros del archivo coincida con el reportado en el campo Número de Registros de la cabecera.

Para que la “Macro” pueda funcionar, es necesario que al momento de abrir el archivo de la Plantilla se elija la opción de “Habilitar Macros”

Datos a completar en la Plantilla: Encabezado

Columna Cómo llenarlo

Número de registros

Con el número de la fila en donde se encuentre la última clave presupuestaria, en la sección de detalle.

Detalle

Columna Descripción Cómo llenarlo CICLO Se deberá llenar con “2007” RAMO UNIDAD GRUPO FUNCIONAL FUNCION SUBFUNCION PROGRAMA ACTIVIDAD INSTITUCIONAL IDENFICADOR ACTIVIDAD PRIORITARIA ACTIVIDAD PRIORITARIA PARTIDA TIPO DE GASTO FUENTE DE FINANCIAMIENTO

Campos que conforman la Clave Presupuestaria. Deberán registrarse únicamente las autorizadas

Las claves presupuestarias autorizadas pueden obtenerse de la consulta descrita en “Consulta de importes por clave presupuestaria” de la sección 3.B de esta guía.




Columna Descripción Cómo llenarlo PRESUPUESTO ORIGINAL Importes del Presupuesto Aprobado

PRESUPUESTO MODIFICADO Importes del Presupuesto Modificado Autorizado

PAGADO NETO

Importes de las cuentas por liquidar certificadas autorizadas para pago mas las CLC’s autorizadas para regularizar acuerdos de ministración más/menos rectificaciones menos reintegros.

ADEFAS Importe Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores

REINTEGRO ADEFAS Enteros de Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores

REINTEGRO 2008 NO ADEFAS Enteros 2008 entero 2008 que no son ADEFAS

REINTEGRO 2007 ENTERO 2007 Enteros 2007, Ingreso entero 2007 REINTEGRO 2008 ENTERO 2007 Enteros 2008, Ingreso entero 2007

Los campos son obligatorios, en los importes, si no aplica un valor, se deben llenar con cero.




B.3. Carga de la plantilla Para cargar la plantilla con la información de la dependencia, será necesario elegir la opción “Vía archivo” ubicado en la opción de menú “Conciliación Cierre>Dependencia” Paso 1. Adjuntar el archivo

a. Examinar archivo. Permite al usuario seleccionar el archivo a adjuntar b. Agregar archivo. Carga el archivo al sistema

Paso 2. Validar archivo

ab




Paso 3. Revisar resultado de validación

Si el archivo tiene errores, en el estatus aparecerá y en el recuadro aparecerán las causas del error y que tendrán que ser corregidas por el usuario y volver a iniciar el proceso de carga.

En caso de que el estatus sea y en el cuadro de texto no aparezcan errores, se podrá aplicar el archivo. Antes de grabar los datos en el sistema, se preguntará al usuario si está seguro, pues los datos que se carguen en este momento, eliminará versiones anteriores, en caso de existir.




Paso 4. Aplicar archivo

Paso 5. Resultado de la carga de archivo

Si el proceso de carga se lleva a cabo satisfactoriamente se mostrará una leyenda que indica el número de registros que se insertaron al sistema.




C. Conciliación

C.1. Consulta de conciliación Para consultar la conciliación entre los datos de la Secretaría y los de la Dependencia, será necesario elegir la opción “Consulta conciliación” ubicado en la opción de menú “Conciliación Cierre>Dependencia”, en la cual deberá elegir el ramo y la unidad responsable a revisar:

En seguida se presentará una pantalla que muestra los registros por clave presupuestaria y por cada uno de los momentos de presupuesto.

Los datos de la Secretaría Los datos de la Dependencia La diferencia entre los datos de la Secretaría y la Dependencia, y Semáforo, cuya combinación de colores significa:

Verde Cuando Importes de Secretaría = Importes de la Dependencia Amarillo Cuando Importes de Secretaría > Importes de la Dependencia Rojo Cuando Importes de Secretaría < Importes de la Dependencia

Original Modificado Ejer




En caso de que existan diferencias entre los datos de la Secretaría y la Dependencia, la Dependencia deberá de efectuar las aclaraciones correspondientes ante la autoridad administrativa competente. Mientras los datos no sean iguales, no se podrá registrar la información como definitiva.

PANTALLA CON DIFERENCIAS EN LOS DATOS

Una vez hecha la revisión y no habiendo encontrado diferencia entre la información de la Secretaría y la que cargó la Dependencia, la información deberá ser registrada como la definitiva haciendo clic en el botón “Aceptar” de manera opcional se pueden colocar comentarios en el cuadro de texto:

PANTALLA SIN DIFRENCIAS EN LOS DATOS




A partir de este momento la información será la oficial del ramo de que se trate para efectos del cierre técnico, información que será utilizada por la Unidad de Contabilidad Gubernamental para efectos de Cuenta Pública

C.2. Consulta de conciliaciones aceptadas Todas las conciliaciones que se han registrado como aceptadas podrán ser consultadas en la opción “Consulta Aceptados” ubicada en la opción de menú “Conciliación Cierre>Dependencia”, en la cual deberá elegir el ramo y la unidad responsable a revisar:

En la pantalla se mostrará la lista de las Unidades del Ramo cuyas conciliaciones ya han se han registrado como definitivas.




C.3. Consulta de cifras control El Módulo de Conciliación de Cierre, contiene un apartado para obtener un reporte de cifras control, esto con el fin de que puedan ser revisadas las cifras de una manera más sencilla ya que muestra las claves presupuestarias, en su parte económica, al mismo nivel que el Módulo de Adecuaciones Presupuestarias 2007. Todas las conciliaciones que se han registrado como aceptadas podrán ser consultadas en la opción “Consulta Cifras de Control” ubicada en la opción de menú “Conciliación del Cierre>Dependencia”, en la cual deberá elegir el ramo y la unidad responsable a revisar:




4. Glosario Glosario de Términos PASH Portal Aplicativo de la Secretaría de Hacienda

PIPP Sistema Integral de Programación y Presupuesto

Secretaría Secretaría de Hacienda y Crédito Público

SIAFF Sistema Integral de Administración Financiera Federal

Tesorería Tesorería de la Federación

UPCP Unidad de Política y Control Presupuestario

.csv Del inglés comma-separated values, formato de archivo con datos separados por comas




5. Contactos Para información referente al Presupuesto Modificado Autorizado: Las DGPYP correspondiente. Para información del Ejercido (Pagado Neto y Reintegros No ADEFAS): C.P. Rodolfo Demetrio Alor Muñoz Tel 3688-4710 [email protected] Lic. Laura J. García Medina Tel 3688-4953 [email protected] Para información de ADEFAS y reintegros ADEFAS C.P. Raúl Zamora Salazar Tel 3688-4797 [email protected]

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