GUÍA PARA COMENZAR A USAR LA SEDE ELECTRÓNICA · otra versión anterior de Java que nos interfiere en el funcionamiento correcto de la sede electrónica. Puede consultar el apartado

Guía para comenzar a usar la Sede electrónica Universidad de Las Palmas de Gran Canaria

Página 1

GUÍA PARA COMENZAR A USAR LA SEDE ELECTRÓNICA


Página 2

HISTÓRICO DEL DOCUMENTO Versión Fecha Descripción Autor

1.0 05/10/2012

Información general sobre cómo empezar a usar la Sede electrónica de la ULPGC, incluyendo requisitos técnicos y problemas más frecuentes

OTeA

2.0 07/03/2013 Se modifica el ejemplo de Solicitud genérica tras el cambio de modelado del procedimiento OTeA

2.1. 19/03/2013 Se incluye el anexo Cómo incorporar un documento a un trámite ya iniciado OTeA

2.2 20/09/2013 Se informa de que actualmente NO funciona la sede electrónica en sistemas Mac OSX OTeA

2.3 20/07/2015 Se ha instalado el MiniApplet @firma v1.2update1 y la forma de acceso cambia OTeA

2.4 24/07/2015 Se añade en el apartado de Problemas frecuentes cómo resolver el acceso usando Firefox y MacOS

OTeA

2.5 25/09/2015 Se actualizan los requisitos técnicos y se añade un enlace a la página de uso de la sede electrónica

OTeA

2.6 13/01/2016 Se cambiar la url de la sede electrónica por los problemas de redirección y se actualizan los requisitos técnicos

OTeA


Página 3

Contenido 1. ¿Qué es la Sede electrónica de la ULPGC? ..................................................................... 4

2. MUY IMPORTANTE: Los requisitos técnicos .................................................................... 5

3. Darse de alta como usuario de la Sede electrónica ......................................................... 6

4. Problemas más frecuentes en el uso de la Sede electrónica ....................................... 10

5. Cómo desinstalar una versión de Java ............................................................................ 14

Anexo 1. Presentar una solicitud genérica en la Sede electrónica .................................. 18

Anexo 2. Realizar un trámite en línea en la Sede electrónica ........................................... 25

Anexo 3. Cómo incorporar un documento a un trámite ya iniciado .................................. 32


Página 4

1. ¿Qué es la Sede electrónica de la ULPGC? La Sede electrónica de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (ULPGC) es la dirección de Internet puesta a disposición de los ciudadanos para la realización de trámites administrativos. Se accede a ella en la dirección: http://sede.ulpgc.es o a través del enlace que aparece en la parte superior de la web institucional (www.ulpgc.es).

En la Sede electrónica se pueden realizar una serie de Trámites en línea específicos y también presentar cualquier escrito, solicitud o comunicación dirigida a cualquier Órgano o Unidad de la ULPGC. Esto es lo que se conoce como “Solicitud genérica”.

El objetivo de esta guía es explicar los requisitos técnicos que debe cumplir el ordenador con el que vamos a hacer uso de la Sede electrónica. Para conocer más exhaustivamente el funcionamiento de la Sede electrónica puede consultar su manual de uso en la siguiente dirección: http://e-administracion.ulpgc.es/sites/default/files/Manual_Sede_Electronica_ULPGC.pdf

http://sede.ulpgc.es/

http://www.ulpgc.es/

http://e-administracion.ulpgc.es/sites/default/files/Manual_Sede_Electronica_ULPGC.pdf


Página 5

2. MUY IMPORTANTE: Los requisitos técnicos Para hacer uso de la Sede electrónica de la ULPGC necesita disponer de un ordenador que cumpla con los siguientes requisitos técnicos: En Windows:

• Máquina virtual de java: tener instalada la versión 1.8.0_66 o superior. Esto se puede llevar a cabo en la página: http://java.com Si tiene otras versiones de java instaladas en su ordenador y desea eliminarlas puede hacerlo tal como se explica en el apartado 5. Cómo desinstalar una versión de Java de esta guía.

• Tener instalado su certificado digital en el navegador que vaya a usar. Si desea conocer cómo conseguir un certificado digital puede consultar el apartado 8 de la guía que puede descargar al final de la siguiente página Web: http://e-administracion.ulpgc.es/obtener_certificado

• Usar uno de los siguientes navegadores para acceder a la sede electrónica usando los siguientes navegadores:

o Internet Explorer (opción recomendada) o Mozilla Firefox ESR (Firefox estándar NO funciona bien desde la

versión 42). Para descargar FIREFOX ESR vaya al siguiente enlace: https://www.mozilla.org/en-US/firefox/organizations/all/

o • Adobe Reader DC 2015 o posterior para poder visualizar documentos

PDF. Se puede descargar la última versión en el siguiente enlace: https://get.adobe.com/es/reader/

En Mac OSX:

• Máquina virtual de java: tener instalada la versión 1.8.0_66 o superior. Esto se puede llevar a cabo en la página: http://java.com

• Tener instalado su certificado digital en el navegador Mozilla Firefox Mozilla Firefox ESR (Firefox estándar NO funciona bien desde la versión 42). Para descargar FIREFOX ESR vaya al siguiente enlace: https://www.mozilla.org/en-US/firefox/organizations/all/ Si desea conocer cómo conseguir un certificado digital puede consultar el apartado 8 de la guía que puede descargar al final de la siguiente página Web: http://e-administracion.ulpgc.es/obtener_certificado

• Adobe Reader DC 2015 o posterior para poder visualizar documentos PDF. Se puede descargar la última versión en el siguiente enlace: https://get.adobe.com/es/reader/

http://java.com/

http://e-administracion.ulpgc.es/obtener_certificado

https://www.mozilla.org/en-US/firefox/organizations/all/

https://get.adobe.com/es/reader/

http://java.com/

https://www.mozilla.org/en-US/firefox/organizations/all/

http://e-administracion.ulpgc.es/obtener_certificado



Página 6

3. Darse de alta como usuario de la Sede electrónica La primera vez que vaya a realizar cualquier trámite a través de la Sede electrónica deberá darse de alta como usuario. Para darnos de alta como usuario deberemos acceder a la Sede electrónica, y pinchar en el enlace de “Área Personal” (o en la imagen que se encuentra en la parte derecha de la pantalla).

En la siguiente pantalla que se nos presente deberá pulsar en el enlace que aparece en la parte superior derecha que pone “Identificarse”.

A continuación se nos presentará una ventana para pedir la forma de identificarnos para acceder a la Sede electrónica. Debemos elegir la opción de Certificado digital, pulsando en la imagen que se muestra a continuación. La opción de usuario/contraseña se usa exclusivamente para el servicio de cita previa.


Página 7

Se le mostrará la siguiente pantalla en la que se le dan instrucciones que debe seguir. La primera es la que se presenta en el recuadro a continuación.

La ventana que se le mostrará es similar a la que se ve en la siguiente imagen. Deberá pulsar el botón de “Aceptar”.

Una vez que pulse ese botón deberá pulsar el botón de “Cargar Certificados”


Página 8

Se nos podrán presentar a continuación un par de ventanas pidiéndonos permiso para ejecutar la aplicación de uso de la firma electrónica (MiniApplet de @firma) a la que debemos dar acceso. Siga las instrucciones que se muestran en las siguientes imágenes:

Esto hará que se localicen los certificados digitales que tenga instalado en su ordenador para que seleccione aquel con el que se va a identificar. Lo seleccionamos y pulsamos el botón de “Aceptar”.


Página 9

Una vez identificado, la primera vez que haga uso de la Sede electrónica deberá darse de alta como usuario. Para ello deberá cumplimentar una serie de datos personales. Para ello se le presentará inicialmente las Condiciones de uso de la sede electrónica que deberá aceptar marcando la casilla de verificación que se encuentra al final y pulsando el botón de “Alta”.

Después deberá cumplimentar el formulario con sus datos personales. Se trata básicamente de datos de contacto: apellidos y nombre, domicilio postal, correo electrónico y números de teléfono. Una vez cumplimentados deberá pulsar el botón de “Guardar” que aparece al final del formulario. Una vez realizado esto ya estará registrado como usuario de la Sede electrónica y ya podrá comenzar a realizar trámites en línea.


Página 10

4. Problemas más frecuentes en el uso de la Sede electrónica

La configuración recomendada de uso de la sede electrónica y los problemas más habituales están descritos en la siguiente página Web:

http://e-administracion.ulpgc.es/uso_sede

A modo de resumen, los problemas más habituales que se presentan al intentar usar la sede electrónica de la ULPGC son los siguientes:

• Las ruedas dentadas giran y giran pero no se terminan de cargar los certificados digitales.

Cuando vamos a identificarnos en la sede se nos presenta una pantalla en la que aparecen unas ruedas dentadas como las de la imagen y se va a intentar localizar los certificados digitales que tenemos instalados en el navegador que estemos usando.

Cuando ocurre esto puede ser debido a alguno de estos motivos:

a) No tenemos instalado nuestro certificado digital en el navegador b) No tenemos instalada una versión adecuada de la máquina Virtual Java. Revise los

requisitos técnicos descritos en el apartado 2 de esta guía. c) Aunque tenemos instalada la última versión de java también tenemos instalada alguna

otra versión anterior de Java que nos interfiere en el funcionamiento correcto de la sede electrónica. Puede consultar el apartado 6 de esta guía para saber cómo desinstalar otra versión de Java.

d) Aunque tenemos instalada la versión de java puede ser que el navegador haya desactivado el Complemento de java. Esto ocurre especialmente si usamos el navegador Mozilla Firefox. En ese caso debería comprobar en la opción de “Herramientas Complementos Plugins” que efectivamente tiene activado el complemento de Java (ver la imagen a continuación):

http://e-administracion.ulpgc.es/uso_sede


Página 11

• Estoy usando el navegador Google Chrome y no se cargan los certificados digitales

A partir de la versión 45 de Chrome NO SE SOPORTA JAVA en este navegador

• Estoy usando el navegador Google Chrome y no se cargan los certificados digitales

A partir de la versión 45 de Chrome NO SE SOPORTA JAVA en este navegador

• Estoy usando el navegador Microsoft Edge en Windows 10 y no se cargan los certificados digitales

Microsoft Edge NO es lo mismo que Internet Explorer y es un navegador que NO SE SOPORTA JAVA. Para más información consulta este artículo:

https://eadministracionblog.wordpress.com/2015/11/20/internet-explorer-y-edge-no-son-lo-mismo/

• Cuando voy a intentar visualizar un documento de los que he presentado por la Sede electrónica no se me presenta en la pantalla

Lo que nos suele ocurrir es que se nos presenta el marco en el que deberíamos ver el documento, pero éste está vacío y nos aparece un icono en la esquina superior izquierda tal como vemos en la imagen:




Página 12

Esto puede ser debido a que no tenga instalada una versión adecuada de Adobe Reader o de Adobe Acrobat para poder visualizar los documentos pdf (consulte el apartado 2 de esta guía). Se recomienda descargar e instalar la última versión de Adobe Acrobat Reader DC desde la siguiente página web:


• Al realizar un trámite en un ordenador Mac con Firefox aparece "Error se ha pedido un alias a un almacén no inicializado "

Si está utilizando Mozilla Firefox para realizar cualquier trámite a través de la Sede Electrónica y le aparece el error de esta imagen, siga estas instrucciones.

En primer lugar hay que verificar que la ruta de instalación del Firefox es Finder/Applications/Firefox.app. Para ello acceda a "Finder", "Aplicaciones", "Firefox.app" y, con el botón derecho del ratón, haga clic en "Mostrar contenido del paquete”. IMPORTANTE: Confirme que el icono se llama Firefox y no Firefox 20 o algo similar. En este último caso tendría que renombrarlo y llamarlo exclusivamente Firefox.



Página 13

Entre en la carpeta "Contents" y después en "MacOS". Localice el archivo "libsoftokn3.dylib" y cópielo. Regrese a la carpeta "Contents" y entre en "Resources" y pegue este archivo tal como se ve en las siguientes imágenes. Después cierre el navegador Firefox, arránquelo de nuevo y pruebe a realizar el trámite nuevamente.


Página 14

5. Cómo desinstalar una versión de Java en Windows A continuación se explica brevemente cómo verificar en Windows XP y Windows 7 la versión o versiones de Java que tiene instalada en su ordenador y cómo eliminar una versión Para ello debe hacer clic en “Inicio” (esquina inferior izquierda de la pantalla) y seleccionar “Panel de Control”.


Página 15

A continuación debe elegir la opción de “Agregar o quitar programas”. Si tiene Windows XP la pantalla desde la que deberá elegir esa opción podrá ser cualquiera de las 2 que se presentan a continuación:

Si tiene Windows 7 la pantalla desde la que deberá elegir esa opción para Agregar o quitar programas podrá ser cualquiera de las 2 que se presentan a continuación:


Página 16

Una vez seleccionada la opción se nos presentará una pantalla en la que podemos ver todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro ordenador. Aquí deberemos comprobar qué versiones de Java tenemos instalada. El nombre que tienen estas versiones es: Java™ X. Update YY. En la pantalla de ejemplo que se muestra a continuación vemos que están instaladas 2 versiones de Java:

• Java ™ 6 Update 31 • Java ™ 7 Update 5

Sui quisiera eliminar una versión simplemente hacemos clic encima de ella y a continuación hacemos clic en el botón de “Quitar” y se procederá a la desinstalación de esa versión de Java.


Página 17


Página 18

Anexo 1. Presentar una solicitud genérica en la Sede electrónica Para presentar una solicitud genérica deberá conectarse a la sede electrónica de la ULPGC (http://sede.ulpgc.es/). Una vez allí deberá pinchar en la opción de Registro electrónico que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

A continuación se le presentará una pantalla informativa en la que se le indica que deberá cumplimentar un formulario y que podrá adjuntar los archivos que estime oportuno en cualquier formato estándar (PDF, archivos Word, OpenOffice, etc…). Para iniciar el trámite debe pinchar en el botón de “Acceso al Registro electrónico”

Se nos presentará una pantalla informativa sobre el procedimiento de “Solicitud genérica”. Para iniciar el trámite debemos pulsar el botón de “Tramitar”.

http://sede.ulpgc.es/


Página 19

Se nos presentará una pantalla con nuestro certificado digital que debemos tener previamente instalado tal y como se explica en el apartado 2 de esta guía Debemos seleccionarlo y pulsar el botón de “Aceptar”.

Si es la primera vez que va a realizar un trámite en la Sede electrónica de la ULPGC deberá darse de alta como usuario de la Sede. Para ello deberá consignar una serie de datos tal y como se explica en el apartado 4. Darse de alta como usuario de la Sede electrónica de esta guía.

A continuación se nos presentará una pantalla con nuestros datos personales y nuestros datos de contacto a efectos de notificación. Podemos cambiarlos si queremos o directamente pulsar el botón de “Comenzar”.


Página 20

Se nos presentará una pantalla en la que deberemos cumplimentar los datos que se nos piden tal y como se muestra en la imagen. Además si queremos tenemos la oportunidad de adjuntar cualquier documento en formato digital que queramos añadir a la solicitud.


Página 21

Una vez hayamos pulsado el botón de “Continuar”, y en el caso de que hayamos indicado que queremos adjuntar documentación, se nos presentará la siguiente pantalla. Cada documento que queramos adjuntar lo debemos localizar en la carpeta en la que se encuentre y añadirle una descripción. Si queremos añadir más de un documento podemos pinchar el icono del “(+)”.

Una vez hecho esto se nos presentará una pantalla con todos los documentos que hayamos adjuntado que deberos firmar con nuestro certificado digital. Para ello pulsaremos el botón de “Firmar”

Se nos presentará nuevamente nuestro certificado digital. Lo seleccionamos y le pulsamos al botón de “Aceptar”. En ese momento se está procedimiento a firmar electrónicamente los documentos adjuntados. Seguidamente se nos presentará el documento de Solicitud genérica que se genera en función del formulario Web que cumplimentamos inicialmente que también deberemos firmar, tal como se ve en la siguiente figura:


Página 22

Además de firmarse el documento en ese momento se le da registro de entrada en la ULPGC. Por último deberemos pulsar el botón de “Continuar” que se presenta al final de la solicitud.


Página 23

Una vez efectuado esto se nos presenta un mensaje informativo y se nos da indicación de que pulsando en la opción de “Documentos” podemos acceder a ver el documento.

Cuando pulsamos en “Documentos” se nos presentará la relación de documentos que forman parte de nuestra solicitud. A la derecha del mismo aparece un icono con una lupa de color verde. Pinchando en ella podemos acceder a ver el documento.

Éste tendrá en la esquina superior derecha el sello de entrada el la ULPGC:

Y al final de cada página podrá ver el pie de firma electrónica con la identidad del firmante del documento y la fecha en que se realizó la misma:


Página 24


Página 25

Anexo 2. Realizar un trámite en línea en la Sede electrónica Para ver los trámites que se pueden realizar en línea pulse en la imagen “Tramites en línea”.

Se le mostrarán los trámites que actualmente se pueden realizar en la Sede electrónica de la ULPGC. Podrá seleccionar uno de ellos en el apartado de “Procedimientos destacados” (en el lateral izquierdo de la pantalla) o localizarlos por tipo de usuario (PDI, PAS, Estudiantes, …).

Una vez localizado podemos iniciar el trámite pinchando en el nombre del procedimiento o en la flecha verde que se encuentra a la derecha del mismo. Se nos presentará una descripción


Página 26

del procedimiento administrativo que vamos a iniciar, los requisitos para tramitación, la documentación requerida, etc… Para comenzar el trámite deberá pinchar en el botón de “Tramitar”.

Se le pedirá que seleccione el certificado digital con el que se va a identificar.

En el caso de que lo tenga protegido con contraseña deberá introducir la misma.

Una vez identificado se le pedirá que introduzca sus datos a efectos de notificación. Para cada procedimiento administrativo que realice el ciudadano podrá recibir Notificaciones por la parte de la ULPGC por ello es necesario que indique por qué vía desea ser notificado (por la vía electrónica o por correo postal) y su dirección postal y la cuenta de correo electrónico. Una vez cumplimente los datos deberá pulsar el botón de “Comenzar”.


Página 27

A continuación tendrá que cumplimentar un formulario con los datos de su solicitud. Este formulario será diferente y específico para cada procedimiento administrativo. En este caso, y como ejemplo, se presenta un formulario de “Solicitud de permuta de asignaturas”. Al final de esta guía hay un anexo en la que se comentan las cuestiones específicas para cada procedimiento administrativo de los que se pueden iniciar en la Sede electrónica. Una vez se cumplimente el formulario hay que pulsar el botón de “Continuar”.

Una vez cumplimentado el formulario con los datos correspondientes al procedimiento que va tramitar se le presenta una pantalla cuya cumplimentación es OPCIONAL. Si cree necesario adjuntar cualquier otra documentación en formato digital de interés para tramitar su solicitud puede hacerlo a través de esta


Página 28

pantalla en caso de que no necesite adjuntar nada puede pulsar el botón “Continuar” para seguir con el trámite. Para adjuntar documentación deberá seleccionar el archivo pulsando el botón de “Examinar…” Además deberá cumplimentar el campo descripción indicando brevemente el asunto de la solicitud. Si además de la solicitud desea adjuntar cualquier otra documentación en formato digital que estime necesaria podrá añadirla pulsando en el botón de “+” que se encuentra en la parte derecha de la pantalla. Para cada archivo que adjunte deberá indicar la ubicación del mismo en su ordenador y una descripción del documento. En esta pantalla se indican los formatos de archivos admitidos en la Sede electrónica de la ULPGC. Cuando no necesite adjuntar nada puede pulsar el botón “Continuar” para seguir con el trámite.

Solamente si ha incorporado alguna documentación adicional aparte de la solicitud que ha cumplimentado en el formulario Web se le presentará una pantalla con la relación de archivos que usted ha incorporado a esta solicitud. En este momento usted puede eliminar alguno si lo estima necesario o ver el contenido de dichos archivos. Además desde esta pantalla se le va a pedir que firme electrónicamente todos los documentos adjuntados. Para ello deberá pinchar el botón de “Firmar”.


Página 29

Una vez se pulsa el botón de “Firmar” se le pedirá que seleccione el certificado digital con el que se va a realizar la Firma electrónica.

Una vez seleccionado el certificado se procederá a la firma electrónica de los documentos incorporados. Una vez realizada la firma se le presentará el documento de solicitud que se genera a partir de los datos que usted ha cumplimentado en el formulario Web. Usted debería revisar que los datos consignados son correctos. En el caso de que tenga que corregir algún dato podrá volver a cumplimentar la solicitud pinchando en el enlace “DATOS DE LA SOLICITUD” .

En caso que de que todos los datos sean correctos tendrán que firamr electrónicamente la solicitud. Para ello cuenta con el botón “Firmar” que se encuentra al final de la solicitud.


Página 30

Una vez se pulsa el botón de “Firmar” se le pedirá que seleccione el certificado digital con el que se va a realizar la Firma electrónica.

Una vez seleccionado el certificado se procederá a la firma electrónica de los documentos incorporados. En este momento se está dando de alta su solicitud en el Registro electrónico de la ULPGC y asignándole un número de expediente (código alfanumérico largo) y una referencia del expediente (código numérico corto que aparece entre paréntesis).. Se le presentará el documento de su solicitud con el sello en la parte superior derecha conteniendo fecha y hora de entrega y número entrada en el Registro electrónico de la ULPGC, constatación de que su solicitud ya ha sido recibida en la ULPGC.


Página 31

Además al final del documento podrá ver la “huella digital” correspondiente a la firma electrónica del documento. En ella se pueden ver varios datos entre otros la identidad del firmante del documento, la validez del certificado digital usado para fírmalo electrónicamente, fecha de la firma y un identificador del documento (tanto en código alfanumérico como en código de barras).

Pulsando el botón de Continuar dará por finalizado el proceso de solicitud de su trámite. IMPORTANTE: Si no pudiera ver este documento o éste no presentara el sello de registro de entrada significará que el trámite no se ha realizado correctamente por lo que deberá realizar la presentación en otro momento o utilizando otros medios.


Página 32

Anexo 3. Cómo incorporar un documento a un trámite ya iniciado Puede ocurrir que hayamos iniciado un trámite por la Sede electrónica y que nos hayamos olvidado de incorporar uno o varios documentos necesarios para el procedimiento. En estos casos tenemos la oportunidad de incorporar dichos documentos y a continuación vamos a explicar cómo hacerlo. Debemos ir al Área personal de la sede electrónica.

Y a continuación identificarnos con nuestro certificado digital pinchando en el enlace “Identificarse” situado en la parte superior derecha de la pantalla.

Se nos mostrará el menú de las opciones del Área personal en la parte izquierda de la pantalla y deberemos elegir la opción de “Expedientes”. Se nos mostrará un buscador por el que podemos localizar nuestra solicitud por diferentes criterios (o simplemente dejarlo en blanco y pulsar la opción de “Consultar”).


Página 33

Nos parecerá en pantalla la lista de expedientes que hemos iniciado pro la sede electrónica y podemos acceder a cada uno de ellos haciendo clic en el icono de la lupa verde que se encuentra a la derecha de cada expediente.

A continuación se nos presenta una información relativa al estado de nuestro expediente y en la parte superior de la pantalla aparecen varios enlaces que nos permiten consultar información sobre el mismo. Para incorporar nuevos documentos al expediente deberemos seleccionar el enlace de “Otras acciones”.


Página 34

Y a continuación hacer clic en el enlace de “Incorporación de documentación”:

Debemos localizar en nuestro ordenador el archivo que queremos incorporar. Para ello usaremos el botón de “Examinar”. A cada documento que adjuntemos deberemos ponerle una descripción. Si queremos incorporar más de un documento debemos usar el icono con el (+) para ir añadiéndolos uno a uno. Una vez hayamos adjuntado todos los documentos pincharemos en el botón de “Continuar”.

Una vez incorporados todos los documentos se nos presenta una lista con ellos y debemos pulsar el botón de “Firmar”.


Página 35

Se nos pedirá que seleccionemos el certificado digital y que introduzcamos la contraseña del mismo (en el caso de que tengamos protegido de uso el certificado con una contraseña). A continuación se firman los documentos adjuntos y se incorporan al expediente electrónico.

Documents

GUÍA PARA COMENZAR A USAR LA SEDE ELECTRÓNICA · otra versión anterior de Java que nos interfiere en el funcionamiento correcto de la sede electrónica. Puede consultar el apartado